Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

Các yếu tố ảnh hởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng

Ngày nay với sự tiến bộ vợt bậc của khoa học công nghệ đã giúp cho quá trình tổ chức quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở nên thuận lợi và tăng năng suất lao động, các quyết định quản lý của lãnh đạo nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản trị cùng với các nhân viên văn phòng của mình luôn nghiên cứu tìm giải pháp duy trì sự tác động tích cực của các yếu tố đó nhằm củng cố bộ máy văn phòng phát triển nói riêng và uy tín của doanh nghiệp nói chung.

Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng

Ngày 14/02/2005, Công ty Công trình Giao thông Hải Phòng có quyết định chuyển thành Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng theo hình thức bán một phần vốn Nhà nớc hiện có tại Doanh nghiệp kết hợp với phát hành cổ phiếu nhằm thu hút thêm vốn để thành lập Công ty Cổ phần. - Sau khi cổ phần hoá, tình hình tài chính của công ty cũng gặp một số khó khăn nh việc thu hồi công nợ thấp, mặt khác công ty nâng cấp cải tạo hàng loạt máy móc thiết bị và đầu t thêm trạm bê tông xi măng có công suất cao và sắp xếp lại các tổ chức phòng ban, xí nghiệp thành viên.

XN cung ứng vËt t

Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

Căn cứ vào quy định đó, phòng Tổ chức - Hành chính luôn khuyến khích tạo mọi điều kiện cho nhân viên đa ra nhiều sáng kiến để thu thập đợc các thông tin phản hồi từ phía khách hàng và nội bộ Công ty nh : phiếu nhận xét, đánh giá, phiếu thăm dò ý kiến khách hàng về chất lợng sản phẩm, dịch vụ, thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm của các nhân viên văn phòng nói riêng và nhân viên Công ty nói chung. GIAO NHậN TàI LIệU Từ BÊN NGOàI : (không thuộc văn bản đến). Đơn vị gửi. Néi dung tài liệu. máytính xách tay. Nguồn: Phòng Tổ chức-Hành chính B. ớc 5 : Trình thủ trởng và ngời phụ trách xem xét, cho ý kiến phân phối văn bản đến. Trởng phòng xem và cho ý kiến vào lề, nhân viên văn th lấy lại văn bản và chuyển giao cho các phòng ban , bộ phận trong công ty. - Nắm đợc số lợng văn bản đến cơ quan, nắm đợc nội dung văn bản và biết đợc đối tợng giải quyết văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu. - Mỗi văn bản chỉ đợc đăng ký 1 lần tránh trùng lặp.Văn bản đến phải đợc vào sổ ngay ngày nhận. ớc 7 : Phân phối chuyển giao văn bản đến. - Văn bản phải đợc chuyển giao đúng và trực tiếp cho đơn vị và cá nhân ngời có trách nhiệm giải quyết, tuyệt đối không nhờ đơn vị hoặc ngời khác nhận hộ. - Văn bản đến ngày nào phải đợc phân phối và chuyển giao ngay trong ngày đó:. + Trình xin ý kiến phân phối văn bản: sau khi bóc bì, đóng dấu lên văn bản, cán bộ văn th đăng ký một phần văn bản vào sổ, rồi trình tất cả mọi văn bản giấy tờ đã nhận choTrởng phòng, sau đó trình lên thủ trởng cơ quan để ghi ý kiến phân phối lên văn bản. + Chuyển giao văn bản đến:.  Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của thủ trởng cơ quan thì phải chuyển ngay đến tận tay ngời có trách nhiệm giải quyết.  Trớc khi chuyển giao văn bản đến ngời giải quyết, văn th phải đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản và ngời nhận văn bản phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn bản của cơ quan. Tổ chức giải quyết văn bản đến và theo dừi giải quyết văn bản đến trong cơ. *) Tổ chức giải quyết văn bản đến:. + Đối với văn bản thờng: nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của đơn vị, cá nhân nào thì do đơn vị cá nhân đó trực tiếp giải quyết. - Tất cả các văn bản đến cơ quan phải đợc xem xét giải quyết nhanh đặc biệt đối với những văn bản khẩn cấp, đột xuất phải xin ý kiến giải quyết khi nhận đợc văn bản đó. - Đối với những văn bản gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo khi có ý kiến lãnh đạo ghi ở lề thì không đợc đóng dấu ở lề văn bản và soạn thảo văn bản để trả lời dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo. - Những văn bản có ý kiến lãnh đạo phải lu lại trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành chuyên môn. - Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những ngời có trách nhiệm. - Không sao chụp, ghi chép những bí mật của văn bản.Không đợc trao đổi những. điều bí mật của văn bản trong điều kiện không đảm bảo an toàn. *)Theo dừi kiểm tra giải quyết văn bản đến. - Thủ trởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản theo quy. định, chế độ chính sách của Đảng và nhà nớc. - Ngời phụ trách công tác văn th có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến. độ chuyển giao văn bản. Sổ đăng ký văn bản mật. Sè, kÝ hiệu. TrÝch yếu têngọi. Ngêi ký v¨n bản. Ngêi nhËn v¨n bản. V¨n bản lu tại. Mật Thu Lý P.Tổ. Chức Hành chÝnh. Nguồn:Phòng Tổ chức-Hành chính. *Kết quả thực hiện: Nhân viên văn th đã tiến hành theo đúng qui trình mà công ty đã. qui định dới sự quản lý, kiểm tra thờng xuyên của Trởng phòng, phó phòng trong việc quản lý, ban hành, chuyển phát các loại VB đợc Giám đốc đánh giá cao tính chuyên môn nghiệp vụ của các nhân viên trong phòng Tổ chức - Hành chính. đạo Công ty thờng xuyên khuyến khích bộ phận văn phòng phát huy sáng tạo, đổi mới phơng thức mang tính khoa học, hiện đại, thờng xuyên học hỏi các phơng thức quản lý VB có hiệu quả cao. Đầu năm 2009 vừa qua, lãnh đạo có cuộc trao đổi kinh nghiệm quản lý với Trởng, phó phòng và trao đổi về tính chuyên nghiệp của các nghiệp vụ văn phòng dành cho nhân viên văn phòng. Tuy nhiên việc áp dụng theo qui trình một cách cứng nhắc đôi lúc cũng gây ra nhợc điểm ảnh hởng đến hiệu quả công việc chung. Ví dụ cụ thể: Trong trờng hợp văn th đang bận giải quyết một số công việc với lãnh đạo mà có nhân viên bu điện đến giao tài liệu, bắt buộc phải đợi nhân viên văn. th xuống ký nhận trong khi đó các nhân viên trong phòng Tổ chức-Hành chính có thể hỗ trợ nhau trong công việc. Vì vậy, nó ảnh hởng rất lớn tới hiệu quả công việc quản lý, ban hành văn bản trong trờng hợp có công văn, thông báo khẩn cần đợc giải quyết nhanh chãng. - Ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi và những phơng tiện đăng kí nhằm quản lý chặt chẽ văn bản đi. - Trớc khi đăng kí văn bản vào sổ, văn th sẽ phải hoàn thiện những thủ tục phát hành:. +) Ghi số lên văn bản: là số đăng kí của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm. +) Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ đó. +) Tất cả văn bản đi đều đăng ký tập trung ở văn th cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản. đợc đăng ký vào các phơng tiện: sổ, máy tính. +) Nếu cơ quan ban hành ít văn bản trong một năm thì lập 2 sổ: sổ đăng kí văn bản mật đi, sổ đăng ký văn bản đi chung. +) Nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản đi trong một năm thì lập 3 sổ: sổ văn bản đi mật, sổ văn bản đi thờng, sổ văn bản quy phạm pháp luật.

Môc lôc