THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Mục lục 1 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế lao động và dân số đã cung cấp cho em những kiến thức quý báu về chuyên ngành Kinh tế lao động và quản trị nguồn nhân lực. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo Nguyễn Vân Điềm đã tận tình hướng dẫn em trong suốt 15 tuần thực tập, cảm ơn cô đã có những gợi mở, phê bình và góp ý cho em khi thực hiện chuyên đề thực tập của mình. Em xin cảm ơn các cô chú trong phòng Tổ chức cán bộ- Lao động thuộc công ty Tư vấn xây dựng điện I, đặc biệt là cô Đỗ Thị Diễm Nghi đã tạo mọi điều kiện cho em đến thực tập tại công ty và cung cấp cho em những tài liệu cần thiết. Hà Nội, tháng 5 năm 2004 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thu Giang 2 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CÁC TỪ VIẾT TẮT PTCV: Phân tích công việc MTCV: Mô tả công việc YCCV: Yêu cầu công việc với người thực hiện TCTHCV: Tiêu chuẩn thực hiện công việc CBCNV: Cán bộ công nhân viên TCCB-LĐ: Tổ chức cán bộ lao động P.8: Phòng 8 VP: Văn phòng HTQT: Hợp tác quốc tế ĐD:Đường dây NMĐ: Nhà máy điện TVTN:Thuỷ văn thuỷ năng KT-KH: Kinh tế- kế hoạch TC-KT: Tài chính kế toán KHCNMT: Khoa học công nghệ môi trường BP.TBCTĐ: Bộ phận thiết bị công trình điện BP.ĐDĐP: Bộ phận đường dây địa phương TV PTĐĐP: Tư vấn phát triển điện địa phương 3 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Phân tích công việc là một công cụ quan trọng để tiến hành các hoạt động QTNL khác như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo phát triển, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động… Khái niệm Phân tích công việc không còn mới mẻ đối với các doanh nghiệp ở phương Tây và đã được họ tiến hành hơn 100 năm qua. Tuy nhiên tại các doanh nghiệp Việt Nam lí thuyết Quản trị nhân lực nói chung và Phân tích công việc nói riêng còn khá mới. Vì vậy số lượng các công ty thực hiện công tác này còn ít. Trong thời gian thực tập tại công ty Tư vấn xây dựng điện I em nhận thấy ban lãnh đạo công ty đã bắt đầu quan tâm đến công tác này nhưng vẫn chưa có điều kiện để tổ chức thực hiện. Đến thời điểm này, công ty chưa có bất kì các bản Mô tả công việc, Yêu cầu của công việc với người thực hiện, Tiêu chuẩn thực hiện công việc nào. Vì thế em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập của mình là: “GÓP Ý CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I ”. Trong khi thực hiện chuyên đề của mình em đã sử dụng cả hai nguồn số liệu là số liệu của công ty cung cấp và số liệu do em tự khảo sát. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu và Kết luận thì Nội dung gồm có 3 phần chính như sau: Phần I: Mục đích và tầm quan trọng của công tác Phân tích công việc trong doanh nghiệp Phần II: Thực trạng công tác Phân tích công việc tại công ty Tư vấn xây dựng điện I Phần III: Các góp ý và giải pháp về tổ chức thực hiện công tác Phân tích công việc tại công ty Tư vấn xây dựng điện I. 4 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PHẦN I MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP I. MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đều phải thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi. Phân tích công việc đã được nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn 100 năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở Việt Nam đây vẫn là khái niệm mới mẻ. Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việc thực hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc đó. Có thể có nhiều người còn nhầm lẫn công việc và “ nghề” do đó còn hiểu sai về PTCV, cho rằng PTCV hay phân tích một nghề, một nhiệm vụ hay một vị trí là giống nhau. Thực chất các khái niệm “ nhiệm vụ”, “ vị trí”, “ công việc”, “nghề” là khác nhau. Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện. Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí là cấp độ tiếp theo của phân tích. Công việc là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hay là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động. 5 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Công việc khác với nghề. Nghề là một khái niệm rộng hơn. Nghề là một tập hợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện. PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp cho người lao động đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên môn, trách nhiệm với công việc của người khác…), người lao động để thực hiện công việc đó thì cần có những tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi, giới tính…). PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc, ngoài nhiệm vụ chính người lao động còn phải thực hiện những nhiệm vụ gì khác… Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩ năng cần thiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị sẽ biết công việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biết tuyển chọn người có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặc biết cần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gì để thực hiện công việc. PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết qua bản Mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên được chính xác, từ đó mà trả thù lao cho người lao động một cách công bằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra… Kết quả của PTCV là đưa ra ba bản: bản MTCV, bản YCCV, bản TCTHCV 6 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bản MTCV: Là văn bản viết để giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và tất cả những khía cạnh khác có liên quan đến công việc cụ thể. Bản MTCV bao gồm các nội dung chính sau: Chức danh công việc, bộ phận, người viết, ngày viết, mã số công việc, số trang, chức danh ngừơi quản lí trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, tóm tắt công việc, các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc( phương tiện vật chất kĩ thuật, vệ sinh và an toàn lao động .) .Bản mô tả công việc là bản liệt kê chính xác và súc tích những điều mà công nhân viên phải thực hiện. Nó cho ta biết công nhân viên làm cái gì, làm như thế nào và các điều kiện cần thiết để các nhiệm vụ đó được được thực hiện. Bản YCCV: Là một văn bản liệt kê về những đòi hỏi của công việc với người thực hiện bao gồm các yêu cầu về kĩ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục, đào tạo phẩm chất và những đặc trưng cần phải có của người lao động như sự chính xác, trung thực, phán đoán tốt, khả năng lãnh đạo, tính cẩn thận và tỉ mỉ… Bản TCTHCV: Là bản mô tả một hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầu của việc hoàn thành các nhiệm vụ được qui định trong bản MTCV cả về mặt số lượng chất lượng, đây là bản chi tiết hoá bổ sung cho bản MTCV. II. TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PTCV: PTCV có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạn của Quản trị nhân lực: 1. Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL): 7 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp KHH NNL là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng các nhu cầu đó. KHH NNL là điều kiện để các tổ chức thực hiện thắng lợi các mục tiêu của mình vì nhờ KHH mà có thể dự tính các giải pháp đáp ứng NNL, giúp doanh nghiệp có đủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời KHH NNL cũng là cơ sở cho các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác trong công ty. PTCV cung cấp những thông tin cần thiết cho những người thực hiện công tác KHH NNL, thông qua các nội dung có trong bản YCCV họ sẽ biết cần phải bổ sung những lao động như thế nào cho những vị trí công việc còn trống. 2. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực: Tuyển mộ là quá trình tìm được những người có khả năng và động viên họ tham gia vào dự tuyển. Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để xác định được những người phù hợp với công việc.Nhiều tổ chức vẫn nghĩ rằng khi tổ chức mình thiếu người thì cứ đăng báo tìm người, thậm chí nhiều khi tổ chức đó thiếu nhân lực trong một thời gian rất ngắn mà vẫn cứ tuyển thêm người. Hậu quả là tổ chức đó ngày càng đông và làm ăn vẫn thiếu hiệu quả. Tuyển chọn tốt, nghĩa là tìm được người phù hợp với công việc về nhiều phương diện, là điều kiện trung tâm cho thắng lợi của công việc sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, giúp các hoạt động quản lý nhân lực khác trong công ty được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả hơn. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực là cả một quá trình phức tạp mà trước hết nhà quản trị phải PTCV. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho tổ chức không thể thành công nếu không dựa trên những tiêu chuẩn có trong bản YCCV và TCCV, đồng thời những tiêu chuẩn có trong hai bản đó sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực để 8 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp sắp xếp và bố trí lao động trong tổ chức. Như vậy, PTCV là công cụ không thể thiếu phục vụ công tác biên chế nguồn nhân lực. 3. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL): Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp người lao thực hiện có hiệu quả hơn công việc hiện tại người lao động đang làm. Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt nhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp nói chung cho họ. Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện một cách có tổ chức và trong khoảng thời gian nhất định nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động(cách thức làm việc, thái độ làm việc…). ĐT PTNNL là điều kiện để các tổ chức có thể phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày nay, khi các yếu tố cạnh tranh không phải là lượng vốn nhiều hay ít nữa mà là yếu tố con người trong tổ chức. ĐT PTNNL có nhiều tác dụng: nếu ĐT PTNNL được tổ chức quan tâm đúng mức, được thực hiện một cách nghiêm túc và khoa học sẽ giúp cho chất lượng sản phẩm, năng suất lao động của doanh nghiệp tăng, tai nạn lao động giảm, sự giám sát của người quản lý không cần nhiều như trước và tính thích ứng của người lao động được nâng cao bởi vì sau khi được đào tạo người lao động không chỉ nâng cao về trình độ , tay nghề mà ý thức của họ cũng được nâng lên rất nhiều, họ có thái độ làm việc nghiêm túc hơn và ý thức chấp hành kỉ luật cũng cao hơn. PTCV cung cấp cho người quản lý những thông tin cần thiết để họ biết cần phải trang bị cho người lao động biết những kiến thức, kĩ năng gì để người lao động có thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai. Như vậy, bản 9 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp YCCV có thể được coi là một cơ sở quan trọng khi xây dựng chương trình ĐT PTNNL cho tổ chức. 4. Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV): ĐGTHCV là đánh giá một cách chính thức và có hệ thống tình hình thực hiện công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các tiêu chuẩn đã được xây dựng từ trước và thảo luận về kết quả đánh giá với người lao động. ĐGTHCV là một công tác quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng đến lợi ích của người lao động trong tổ chức, đánh giá không chính xác người lao động là người đầu tiên chịu thiệt thòi, đánh giá không chuẩn tạo ra sự bất công bằng trong doanh nghiệp. Qua đánh giá có thể biết được hiệu quả của các chính sách: chính sách đào tạo đã tốt chưa? công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã hợp lý chưa? công tác tuyển mộ tuyển chọn có cung cấp cho cho tổ chức những người lao động đạt đủ tiêu chuẩn để thực hiện công việc hay chưa? việc bố trí sử dụng lao động có phù hợp không? trả lương có công bằng không? .ĐGTHCV đều đặn và chính xác có tác dụng lớn đến thái độ của người lao động và bầu không khí tâm lý trong tập thể. Vì thế ĐGTHCV tuy rất khó nhưng vẫn phải làm tốt nếu muốn mang lại hiệu quả cao trong công việc. Để xây dựng được một hệ thống ĐGTHCV tốt thì một trong những điều kiện không thể bỏ qua là xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đây là những tiêu chuẩn buộc phải xuất phát từ bản MTCV. Nói cách khác, PTCV là công cụ tối quan trọng đối với việc xây dựng một hệ thống ĐGTHCV. 5. Thù lao lao động: Thù lao lao động bao gồm tất cả các khoản người lao động nhận được thông qua quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức. Thù lao lao động ảnh hưởng tới việc chọn nghề, chọn việc, sự thoả mãn trong công việc, sự thực hiện công việc 10 Nguyễn Thị Thu Giang - QTNL 42 A 10 [...]... nghiờn cu tin kh thi nhng nú i sõu v chi tit tt c cỏc ni dung Bỏo cỏo nghiờn cu kh thi c duyt thỡ lỳc ny vic thit k k thut mi c tin hnh 22 22 Nguyn Th Thu Giang - QTNL 42 A Chuyờn thc tp tt nghip Cỏc k s c giao nhim v thit k bn v thi cụng s cn c vo ú thit k mt bn v chi tit cụng trỡnh s xõy dng Vic lp bỏo cỏo nghiờn cu tin kh thi, bỏo cỏo nghiờn cu kh thi, thit k k thut, lp bn v thi cụng do b phn thit... vic thit k bng cõu hi thng khú v tn kộm vỡ nú i hi phi cú k nng v hiu bit v cụng vic, mt khỏc ngi c hi khụng thớch in vo nhng bn cõu hi mt cỏch chi tit v vỡ th s khụng tr li cõu hi mt cỏch y Ngoi ra, h thng tr li ngay khi nhn c bn cõu hi m khụng nghiờn cu k cng do ú cõu tr li cũn mang tớnh kh i quỏt, cha c th, cp iu hnh cng khụng cú nhiu thi gian x lý bn cõu hi 3 Phng phỏp phng vn: ú l cuc m thoi... cụng ty mua, cỏc biu tng bng khen ca cụng ty - T chc qun lý, theo d i v mt hin vt, s lng n v s dng cỏc ti sn c nh, trang thit b, phng tin, cụng c lm vic, phng tin vn ti v cỏc vt phm phc v cho hot ng ca cụng ty theo cỏc qui nh ca Nh nc v cụng ty - L u mi cung cp v qun lý giy i ng, giy gii thiu i vi cỏn b cụng nhõn viờn trong ton cụng ty - ún tip v ch dn cỏc on khỏch n lm vic ti cụng ty d Phũng ti chớnh... hin cú hiu qu nht PTCV l mt vic rt khú, nú i hi nhiu thi gian , cụng sc v tin ca nhng vn l cụng tỏc khụng th b qua v phi thng xuyờn cp nht cỏc thụng tin v cụng vic PTCV giỳp ngi lao ng hiu c y cụng vic h ang thc hin v ý ngha ca nú, giỳp h gn bú hn vi cụng vic v cụng 11 11 Nguyn Th Thu Giang - QTNL 42 A Chuyờn thc tp tt nghip ty, giỳp cỏc nh qun tr tỡm ra phng phỏp lao ng tiờn tin, ci thin iu kin lao... bt u tin hnh xõy dng cỏc bn MTCV, YCCV, TCTHCV PHN II THC TRNG CễNG TC PTCV TI CễNG TY T VN XY DNG IN I I TNG QUAN V CễNG TY T VN XY DNG IN I 1.Chc nng, nhim v ca cụng ty: Cụng ty T vn xõy dng in I thc hin cụng vic t vn thuc lnh vc in v thu in Cụng ty t vn xõy dng in I l mt doanh nghip Nh nc cú t cỏch phỏp nhõn hot ng theo c ch hch toỏn c lp, cú tI khon riờng, cú con du riờng Cụng ty chu trỏch nhim qun... tu theo loi hỡnh cụng vic v kh nng v ti chớnh ca doanh nghip cú th s dng mt trong cỏc phng phỏp thu thp thụng tin PTCV nh ó trỡnh by phn 2 Bc 4: Thu thp thụng tin c bn: Thụng tin v cỏc yu t ca iu kin lm vic nh iu kin v sinh lao ng, iu kin t chc hot ng ca cụng ty Thụng tin v cỏc phng phỏp lm vic, cỏc mi quan h trong cụng vic Thụng tin v trỡnh hc vn, kin thc,k nng,kinh nghim, tui, gii tớnh ca... giỏm c theo chc nng nhim v ca mỡnh, giỳp giỏm c ra nhng quyt nh ch th cụng tỏc ỳng n 4.1 Ban giỏm c: 5 ngi : a Giỏm c: L ngi iu hnh sn xut kinh doanh ca ton cụng ty, lm vic theo nguyờn tc ch th trng, cao trỏch nhim cỏ nhõn, tng cng k lut hnh chớnh, l i din phỏp nhõn ca cụng ty trong quan h kinh t vi cỏc i tỏc trong v ngoI nc, l i din ca cụng ty trc phỏp lut, chu trỏch nhim trc tng cụng ty in lc Vit... cú khi li khụng tht cn thit v nh vy va mt cụng thu thp thụng tin va thiu nhng thụng tin cn thit Bc 2: Xỏc nh nhng cụng vic hay v trớ c trng cn phõn tớch: õy l vic lm cn thit khi doanh nghip cú nhiu v trớ cụng vic tng t nh nhau, iu ny s giỳp tit kim c thi gian v chi phớ PTCV Bc 3: La chn phng phỏp thu thp thụng tin cho phự hp vi mc tiờu ca t chc Tu theo yờu cu v mc chớnh xỏc v chi tit ca thụng tin cn... thớ nghim cỏc ch tiờu chng ct ca t vi mu ch b cú tit din 600 cm2, c bit n 1200 cm2 d i a vt lý: Cú nhim v kho sỏt a cht trờn mt t v trong hm, thm dũ in bng phng phỏp a vt lý nh o t v Karota l khoan, siờu õm, a chn, o in tr sut, khoan o phc v cho vic thit k cỏc nh mỏy thy in , nhit in 4.4 B phn thit k: a Thit k thy in- nhit in gm cỏc n v sau: on thit k thy in 1 v on thit k thy in 2 Hai on ny cú nhim v... trong cụng vic ca mỡnh; ngc li h thp mc trỏch nhim v khú khn trong cụng vic ca ngi khỏc Ngi phng vn cng cn phi cú k thut phng vn, vic phng vn tn khỏ nhiu thi gian do ú mun phng vn thnh cụng cn phi cú th i hp tỏc ca ngi c phng vn 4 Phng phỏp quan sỏt: Ngi quan sỏt ch ghi chộp li nhng hnh vi ca nhng ngi lao ng lm vic cú hiu qu v nhng ngi lao ng lm vic khụng cú hiu qu, tc l ch ghi chộp nhng hnh vi hoc xut . trọng của công tác Phân tích công việc trong doanh nghiệp Phần II: Thực trạng công tác Phân tích công việc t i công ty Tư vấn xây dựng i n I Phần III: Các. PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PTCV T I CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG I N I I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG I N I 1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty: