Góp ý công tác phân tích công việc tại công ty tư vấn xây dựng điện I.docx

Góp ý công tác phân tích công việc tại công ty tư vấn xây dựng điện I.

Mục lục

LỜI CẢM ƠN 3

CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI MỞ ĐẦU 4

PHẦN I 5

I MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 6

II TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PTCV: 8

1 Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL): 8

2 Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực: 9

3 Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL): 9

4 Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV): 10

5 Thù lao lao động: 11

III CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PTCV: 12

1 Phương pháp quan sát: 12

2 Phương pháp bảng câu hỏi: 13

3 Phương pháp phỏng vấn: 13

4 Phương pháp quan sát: 14

5 Nhật kí công việc: 14

6 Phối hợp các phương pháp: 15

IV TIẾN TRÌNH PTCV: 15

1 Những điều kiện cần phảI có để làm tốt công tác PTCV trong một doanh nghiệp: 15

2 Các bước tiến hành: 16

PHẦN II 19

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 19

1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty: 19

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh: 19

3 Đặc điểm về qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm: 21

4 Đặc điểm bộ máy tổ chức: 24

I.1 Trưởng phòng 28

I.2 Phó phòng 28

I.3 CV 28

I.4 CV 28

I.5 CV 28

I.6 CV 28

I.7 CV 28

I.8 CV 28

5 Đặc điểm lao động của công ty: 34

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY

TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I 36

1.Thực trạng công tác PTCV tại công ty Tư vấn xây dựng điện I 36

2 Nguyên nhân: 38

3 Ảnh hưởng của việc thiếu công tác PTCV tới một số hoạt động QTNL của công ty: 39

PHẦN III 47

I GÓP Ý: 47

II KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP: 48

1 Kiến nghị: 48

2 Giải pháp: 53

KẾT LUẬN : 76

Tài liệu tham khảo : 77

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế lao động vàdân số đã cung cấp cho em những kiến thức quý báu về chuyên ngành Kinh tếlao động và quản trị nguồn nhân lực

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới cô giáo Nguyễn Vân Điềm đã tận tình hướngdẫn em trong suốt 15 tuần thực tập, cảm ơn cô đã có những gợi mở, phê bình vàgóp ý cho em khi thực hiện chuyên đề thực tập của mình

Em xin cảm ơn các cô chú trong phòng Tổ chức cán bộ- Lao động thuộc công

ty Tư vấn xây dựng điện I, đặc biệt là cô Đỗ Thị Diễm Nghi đã tạo mọi điềukiện cho em đến thực tập tại công ty và cung cấp cho em những tài liệu cầnthiết

Hà Nội, tháng 5 năm 2004

Sinh viên thực hiệnNguyễn Thị Thu Giang

CÁC TỪ VIẾT TẮT

MTCV: Mô tả công việc

YCCV: Yêu cầu công việc với người thực hiện

TCTHCV: Tiêu chuẩn thực hiện công việc

CBCNV: Cán bộ công nhân viên

KHCNMT: Khoa học công nghệ môi trường

BP.TBCTĐ: Bộ phận thiết bị công trình điện

BP.ĐDĐP: Bộ phận đường dây địa phương

TV PTĐĐP: Tư vấn phát triển điện địa phương

LỜI MỞ ĐẦU Phân tích công việc là một công cụ quan trọng để tiến hành các hoạt độngQTNL khác như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạophát triển, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động…

Khái niệm Phân tích công việc không còn mới mẻ đối với các doanh nghiệp

ở phương Tây và đã được họ tiến hành hơn 100 năm qua Tuy nhiên tại cácdoanh nghiệp Việt Nam lí thuyết Quản trị nhân lực nói chung và Phân tích côngviệc nói riêng còn khá mới Vì vậy số lượng các công ty thực hiện công tác nàycòn ít Trong thời gian thực tập tại công ty Tư vấn xây dựng điện I em nhận thấyban lãnh đạo công ty đã bắt đầu quan tâm đến công tác này nhưng vẫn chưa cóđiều kiện để tổ chức thực hiện Đến thời điểm này, công ty chưa có bất kì cácbản Mô tả công việc, Yêu cầu của công việc với người thực hiện, Tiêu chuẩnthực hiện công việc nào Vì thế em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập củamình là:

“GÓP Ý CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TƯ VẤNXÂY DỰNG ĐIỆN I ”

Trong khi thực hiện chuyên đề của mình em đã sử dụng cả hai nguồn số liệu là

số liệu của công ty cung cấp và số liệu do em tự khảo sát

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu và Kết luận thì Nội dunggồm có 3 phần chính như sau:

Phần I: Mục đích và tầm quan trọng của công tác Phân tích công việc trong

doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng công tác Phân tích công việc tại công ty Tư vấn xây dựng

điện I

Phần III: Các góp ý và giải pháp về tổ chức thực hiện công tác Phân tích công

việc tại công ty Tư vấn xây dựng điện I

PHẦN I

MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PHÂN TÍCH

CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP

I MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Phân tích công việc là một việc làm quan trọng mà tất cả các công ty đềuphải thực hiện nếu muốn các hoạt động QTNL khác được tiến hành thuận lợi.Phân tích công việc đã được nhiều nước phát triển trên thế giới thực hiện hơn

100 năm qua và là công cụ quản trị nhân lực phổ biến nhất, tuy nhiên ở ViệtNam đây vẫn là khái niệm mới mẻ

Vậy PTCV là gì? Có thể hiểu PTCV là một quá trình thu thập các tư liệu vàđánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến việcthực hiện công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng côngviệc đó

Có thể có nhiều người còn nhầm lẫn công việc và “ nghề” do đó còn hiểu sai

về PTCV, cho rằng PTCV hay phân tích một nghề, một nhiệm vụ hay một vị trí

là giống nhau Thực chất các khái niệm “ nhiệm vụ”, “ vị trí”, “ công việc”,

“nghề” là khác nhau

Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất của phân tích biểu thị từng hoạt động lao độngriêng biệt với tính mục đích cụ thể và mỗi người lao động phải thực hiện

Vị trí biểu thị tất cả các hoạt động của cùng một người lao động, vị trí là cấp

độ tiếp theo của phân tích

Công việc là tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hay

là tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau được thực hiện bởi một số người lao động Công việc khác với nghề Nghề là một khái niệm rộng hơn Nghề là một tậphợp các công việc tương tự nhau về nội dung có liên quan đến nhau ở một mức

độ nhất định với những đặc tính vốn có đòi hỏi người lao động có sự hiểu biếtđồng bộ về chuyên môn, nghiệp vụ, có những kĩ năng, kĩ xảo và kinh nghiệmcần thiết để thực hiện PTCV là công tác quan trọng là vì PTCV cung cấp chongười lao động đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm củamình khi thực hiện công việc được giao (trách nhiệm trong lĩnh vực chuyên

môn, trách nhiệm với công việc của người khác…), người lao động để thực hiệncông việc đó thì cần có những tiêu chuẩn gì ( tiêu chuẩn về trình độ đào tạo,chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêuchuẩn về sức khoẻ, độ tuổi, giới tính…) PTCV còn giúp người lao động hiểuđược cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc,ngoài nhiệm vụ chính người lao động còn phải thực hiện những nhiệm vụ gìkhác…

Không chỉ cung cấp thông tin cho người lao động, PTCV còn cung cấp cho nhàquản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc nào đó,mối tương quan của công việc đó với công việc khác, kiến thức và kĩ năng cầnthiết và các điều kiện làm việc… Từ những thông tin đó nhà quản trị sẽ biếtcông việc đó thích hợp với nhân viên nào, hay nói cách khác là biết tuyển chọnngười có những tiêu chuẩn cần thiết để thực hiện những công việc đó hoặc biếtcần phải đào tạo những nhân viên trong công ty có những kĩ năng gì để thựchiện công việc PTCV cũng cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiếtqua bản Mô tả công việc để đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhânviên được chính xác, từ đó mà trả thù lao cho người lao động một cách côngbằng, xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra…

Kết quả của PTCV là đưa ra ba bản: bản MTCV, bản YCCV, bản TCTHCV Bản MTCV:

Là văn bản viết để giải thích về các nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làmviệc và tất cả những khía cạnh khác có liên quan đến công việc cụ thể

Bản MTCV bao gồm các nội dung chính sau: Chức danh công việc, bộ phận,người viết, ngày viết, mã số công việc, số trang, chức danh ngừơi quản lí trựctiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, tóm tắt công việc, các nhiệm vụ, tráchnhiệm, điều kiện làm việc( phương tiện vật chất kĩ thuật, vệ sinh và an toàn lao

công nhân viên phải thực hiện Nó cho ta biết công nhân viên làm cái gì, làmnhư thế nào và các điều kiện cần thiết để các nhiệm vụ đó được được thực hiện Bản YCCV:

Là một văn bản liệt kê về những đòi hỏi của công việc với người thựchiện bao gồm các yêu cầu về kĩ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần phải có, trình

độ giáo dục, đào tạo phẩm chất và những đặc trưng cần phải có của người laođộng như sự chính xác, trung thực, phán đoán tốt, khả năng lãnh đạo, tính cẩnthận và tỉ mỉ…

Bản TCTHCV:

Là bản mô tả một hệ thống các chỉ tiêu để phản ánh các yêu cầucủa việc hoàn thành các nhiệm vụ được qui định trong bản MTCV cả về mặt sốlượng chất lượng, đây là bản chi tiết hoá bổ sung cho bản MTCV

II TẦM QUAN TRỌNG CỦA CÔNG TÁC PTCV:

PTCV có ý nghĩa quan trọng và là công cụ cơ bản nhất trong mọi giai đoạncủa Quản trị nhân lực:

1 Đối với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực(KHH NNL):

KHH NNL là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từmục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng cácnhu cầu đó KHH NNL là điều kiện để các tổ chức thực hiện thắng lợi các mụctiêu của mình vì nhờ KHH mà có thể dự tính các giải pháp đáp ứng NNL, giúpdoanh nghiệp có đủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêungắn hạn và dài hạn Đồng thời KHH NNL cũng là cơ sở cho các hoạt độngquản lý nguồn nhân lực khác trong công ty

PTCV cung cấp những thông tin cần thiết cho những người thực hiện công tácKHH NNL, thông qua các nội dung có trong bản YCCV họ sẽ biết cần phải bổsung những lao động như thế nào cho những vị trí công việc còn trống

2 Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực:

Tuyển mộ là quá trình tìm được những người có khả năng và động viên họtham gia vào dự tuyển

Tuyển chọn là quá trình lựa chọn để xác định được những người phù hợp vớicông việc.Nhiều tổ chức vẫn nghĩ rằng khi tổ chức mình thiếu người thì cứ đăngbáo tìm người, thậm chí nhiều khi tổ chức đó thiếu nhân lực trong một thời gianrất ngắn mà vẫn cứ tuyển thêm người Hậu quả là tổ chức đó ngày càng đông vàlàm ăn vẫn thiếu hiệu quả Tuyển chọn tốt, nghĩa là tìm được người phù hợp vớicông việc về nhiều phương diện, là điều kiện trung tâm cho thắng lợi của côngviệc sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp tránh nhiều rủi ro có thể xảy ratrong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, giúp các hoạt động quản lý nhânlực khác trong công ty được thực hiện thuận lợi, dễ dàng và có hiệu quả hơn Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực là cả một quá trình phức tạp mà trước hếtnhà quản trị phải PTCV Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực cho tổ chức không thểthành công nếu không dựa trên những tiêu chuẩn có trong bản YCCV và TCCV,đồng thời những tiêu chuẩn có trong hai bản đó sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực đểsắp xếp và bố trí lao động trong tổ chức Như vậy, PTCV là công cụ không thểthiếu phục vụ công tác biên chế nguồn nhân lực

3 Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực (ĐT PTNNL):

Đào tạo là tổng thể các hoạt động học tập giúp người lao thực hiện có hiệuquả hơn công việc hiện tại người lao động đang làm

Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắtnhằm cung cấp cho người lao động những kiến thức và kĩ năng cần thiết để thựchiện các công việc trong tương lai hoặc phát triển nghề nghiệp nói chung chohọ

Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập được thực hiện

hành vi nghề nghiệp của người lao động(cách thức làm việc, thái độ làmviệc…).

ĐT PTNNL là điều kiện để các tổ chức có thể phát triển trong môi trườngcạnh tranh ngày nay, khi các yếu tố cạnh tranh không phải là lượng vốn nhiềuhay ít nữa mà là yếu tố con người trong tổ chức ĐT PTNNL có nhiều tác dụng:nếu ĐT PTNNL được tổ chức quan tâm đúng mức, được thực hiện một cáchnghiêm túc và khoa học sẽ giúp cho chất lượng sản phẩm, năng suất lao độngcủa doanh nghiệp tăng, tai nạn lao động giảm, sự giám sát của người quản lýkhông cần nhiều như trước và tính thích ứng của người lao động được nâng caobởi vì sau khi được đào tạo người lao động không chỉ nâng cao về trình độ , taynghề mà ý thức của họ cũng được nâng lên rất nhiều, họ có thái độ làm việcnghiêm túc hơn và ý thức chấp hành kỉ luật cũng cao hơn

PTCV cung cấp cho người quản lý những thông tin cần thiết để họ biết cầnphải trang bị cho người lao động biết những kiến thức, kĩ năng gì để người laođộng có thể đáp ứng được công việc trong hiện tại và tương lai Như vậy, bảnYCCV có thể được coi là một cơ sở quan trọng khi xây dựng chương trình ĐTPTNNL cho tổ chức

4 Đánh giá thực hiện công việc (ĐGTHCV):

ĐGTHCV là đánh giá một cách chính thức và có hệ thống tình hình thực hiệncông việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với cáctiêu chuẩn đã được xây dựng từ trước và thảo luận về kết quả đánh giá với ngườilao động

ĐGTHCV là một công tác quan trọng bởi vì nó ảnh hưởng đến lợi ích củangười lao động trong tổ chức, đánh giá không chính xác người lao động là ngườiđầu tiên chịu thiệt thòi, đánh giá không chuẩn tạo ra sự bất công bằng trongdoanh nghiệp Qua đánh giá có thể biết được hiệu quả của các chính sách: chínhsách đào tạo đã tốt chưa? công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đã hợp lý chưa?

công tác tuyển mộ tuyển chọn có cung cấp cho cho tổ chức những người laođộng đạt đủ tiêu chuẩn để thực hiện công việc hay chưa? việc bố trí sử dụng laođộng có phù hợp không? trả lương có công bằng không? ĐGTHCV đều đặn vàchính xác có tác dụng lớn đến thái độ của người lao động và bầu không khí tâm

lý trong tập thể Vì thế ĐGTHCV tuy rất khó nhưng vẫn phải làm tốt nếu muốnmang lại hiệu quả cao trong công việc

Để xây dựng được một hệ thống ĐGTHCV tốt thì một trong những điều kiệnkhông thể bỏ qua là xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc, đây là nhữngtiêu chuẩn buộc phải xuất phát từ bản MTCV Nói cách khác, PTCV là công cụtối quan trọng đối với việc xây dựng một hệ thống ĐGTHCV

5 Thù lao lao động:

Thù lao lao động bao gồm tất cả các khoản người lao động nhận được thôngqua quan hệ thuê mướn giữa họ với tổ chức Thù lao lao động ảnh hưởng tớiviệc chọn nghề, chọn việc, sự thoả mãn trong công việc, sự thực hiện công việc

và ngày công của người lao động Để xây dựng một hệ thống thù lao lao độnghợp lý thì bất cứ tổ chức nào cũng cần phải đánh giá một cách chính xác giá trịcủa mỗi công việc Muốn vậy phải hiểu được bản chất của công việc và những

bộ phận cấu thành liên quan đến công việc ấy cũng như các tác động và phạmảnh hưởng có thể có của mỗi công việc Ngoài ra thù lao lao động còn được trảphụ thuộc vào sự hoàn thành công việc của người lao động, có thể phụ thuộcvào thâm niên, kinh nghiệm của người lao động Một nhân viên hoàn thànhcông việc với chất lượng cao phải được trả lương cao hơn một nhân viên hoànkhông hoàn thành công việc hay hoàn thành công việc với chất lượng kém Trảlương theo sự thực hiện công việc sẽ khuyến khích người lao động làm việchăng say hơn, việc trả lương dựa vào thâm niên hay kinh nghiệm của người laođộng chỉ nên xem là yếu tố tham khảo và không phải là yếu tố quyết định Như

PTCV sẽ cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác đánh giá công việc vànhững yêu cầu của công việc với người lao động để từ đó nhà quản trị xây dựngđược các hình thức trả lương cho phù hợp.

Để có một hệ thống thông tin quản trị nhân lực tốt thì không thể thiếu nhữngthông tin mà công tác PTCV đem lại PTCV là cơ sở quan trọng của hệ thốngthông tin QTNL của một tổ chức

Như vậy, PTCV trở thành một bộ phận không thể thiếu đối với hoạt độngQTNL nếu tổ chức đó muốn hoạt động QTNL của mình được thực hiện có hiệuquả nhất PTCV là một việc rất khó, nó đòi hỏi nhiều thời gian , công sức và tiềncủa nhưng vẫn là công tác không thể bỏ qua và phải thường xuyên cập nhật cácthông tin về công việc PTCV giúp người lao động hiểu được đầy đủ công việc

họ đang thực hiện và ý nghĩa của nó, giúp họ gắn bó hơn với công việc và công

ty, giúp các nhà quản trị tìm ra phương pháp lao động tiên tiến, cải thiện điềukiện lao động hiện có

Để tiến hành PTCV trước tiên cần phải có các thông tin về công việc, muốnvậy cần phải tiến hành thu thập thông tin Dưới đây là một số phương pháp thuthập thông tin phổ biến

III CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN PTCV:

1 Phương pháp quan sát:

Phương pháp này cần có một cán bộ nghiên cứu quan sát một số người laođộng đang làm việc Cán bộ này vừa quan sát vừa ghi lại trên mẫu phiếu quansát tất cả các hoạt động lao động, cách thức người lao động thực hiện, công cụ

mà họ sử dụng, những lời chú thích… trên bản quan sát

Phương pháp này có ưu điểm có ưu điểm là nghiên cứu công việc tuỳ theo mức

độ chúng ta muốn, cho thông tin phong phú và thực tế về công vịêc Phươngpháp quan sát trực tiếp rất hữu ích khi cần thu thập thông tin để phân tích cáccông việc do công nhân sản xuất thực hiện Tuy nhiên, tính hợp lý và tin cậy có

thể bị hạn chế vì các thông tin quan sát có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quancủa người quan sát và người bị quan sát và không thích hợp để thu thập thôngtin về công việc của những người lao động trí óc Sau khi thu thập thông tin theophương pháp này cần phải phỏng vấn tiếp nhân viên thực hiện công việc để tìmhiểu những điều chưa hiểu trong quá trình quan sát và bổ sung thêm các thông

mà người quan sát bị bỏ sót

2 Phương pháp bảng câu hỏi:

Theo phương pháp làm bảng câu hỏi, cấp quản trị gửi cho tất cả các côngnhân viên bản câu hỏi Trong bảng câu hỏi này ngoài những chi tiết cơ bản nhưtên tuổi, phòng ban, chức vụ, người lao động phải mô tả toàn bộ các nhiệm vụhoặc mục đích của công việc, khối lượng công việc… kể cả góp ý cuối cùng củahọ

Thu thập thông tin theo phương pháp này có thể sử dụng dễ dàng, nhanhchóng, lượng thông tin thu được lớn, một mẫu phiếu có thể sử dụng cho nhiềucông việc có những đặc thù gần giống nhau, người thu thập có thể thu thậpthông tin ở những mức độ chi tiết khác nhau mà họ muốn

Tuy nhiên việc thiết kế bảng câu hỏi thường khó và tốn kém vì nó đòi hỏiphải có kĩ năng và hiểu biết về công việc, mặt khác người được hỏi không thíchđiền vào những bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời câu hỏimột cách đầy đủ Ngoài ra, họ thường trả lời ngay khi nhận được bản câu hỏi màkhông nghiên cứu kĩ càng do đó câu trả lời còn mang tính khái quát, chưa cụthể, cấp điều hành cũng không có nhiều thời gian để xử lý bản câu hỏi

3 Phương pháp phỏng vấn:

Đó là cuộc đàm thoại hai chiều giữa người nghiên cứu và người lao độngthực hiện công việc Người nghiên cứu có thể phỏng vấn cả công nhân lẫn quảnđốc Phỏng vấn công nhân để công nhân mô tả các nhiệm vụ mà họ phải hoàn

thông tin do công nhân cung cấp có chính xác không hoặc làm sáng tỏ một sốvấn đề nào đó.

Phỏng vấn cho phép người nghiên cứu phát hiện ra nhiều thông tin về cáchoạt động, các quan hệ quan trọng trong công việc mà các phương pháp kháckhông thể tìm ra, cho nhà nghiên cứu cơ hội để giải thích các yêu cầu và chứcnăng của PTCV, nhanh chóng và đơn giản khi thực hiện

Nhược điểm lớn nhất của phương pháp phỏng vấn là sự bóp méo thông tin,công nhân và nhân viên thường cảm thấy PTCV sử dụng như màn mở đầu đểthay đổi tiền lương, nâng cao định mức, giảm bớt nhân viên… do đó họ có xuhướng đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngượclại hạ thấp mức độ trách nhiệm và khó khăn trong công việc của người khác.Người phỏng vấn cũng cần phải có kỹ thuật phỏng vấn, việc phỏng vấn tốn khánhiều thời gian do đó muốn phỏng vấn thành công cần phải có thái độ hợp táccủa người được phỏng vấn

4 Phương pháp quan sát:

Người quan sát chỉ ghi chép lại những hành vi của những người lao động làm việc có hiệu quả và những người lao động làm việc không có hiệu quả, tức là chỉghi chép những hành vi hoặc xuất sắc hoặc yếu kém Việc ghi chép này giúpchoviệc xây dựng tiêu chuẩn thực hiện công việc, tuy nhiên nếu chỉ bằng phương pháp này thì chưa đủ thông tin để PTCV

5 Nhật kí công việc:

Người lao động sẽ tự ghi chép lại các hoạt động lao động của họ Muốn vậyngười phân tích phảI có một mẫu phiếu để hướng dẫn họ Phương pháp này sẽcho nhà phân tích thông tin thực tế về công việc, về những nội dung không dễquan sát Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là người lao động dễ bỏsót thông tin, việc ghi chép không thống nhất giữa tất cả mọi người do đó ngườiphân tích lại mất thêm thời gian để xử lí thông tin thu thập được

6 Phối hợp các phương pháp:

Thông thường nhà phân tích không dùng một phương pháp duy nhất để thuthập thông tin mà họ thường phối hợp các phương pháp khác nhau Mỗi phươngpháp đều có ưu điểm, nhược điểm riêng, việc phối hợp sẽ phát huy được ưuđiểm và hạn chế được các nhược điểm của các phương pháp đó Tuy nhiên cầnphải căn cứ vào công việc cần phân tích để phối hợp các phương pháp cho hợp

lý, đạt hiệu quả thu thập thông tin cao

IV TIẾN TRÌNH PTCV:

1 Những điều kiện cần phảI có để làm tốt công tác PTCV trong một doanhnghiệp:

a Nhận thức của ban lãnh đạo về PTCV:

Mỗi nhà lãnh đạo có một triết lý quản lý riêng Triết lý quản lý của ngườilãnh đạo ảnh hưởng rất nhiều tới các hoạt động trong công ty trong đó có côngtác QTNL PTCV cần có quan điểm nhìn nhận đúng đắn của người lãnh đạo.Nếu họ không hiểu được vai trò của công tác PTCV thì sẽ không ủng hộ, gâycản trở cho quá trình PTCV

b Yêu cầu về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp:

Cơ cấu tổ chức và PTCV có mối quan hệ hai chiều Cơ cấu tổ chức qui địnhchức năng nhiệm vụ từ cấp cao xuống cấp thấp nhưng không qui định chức năngnhiệm vụ của từng công việc ở mỗi bộ phận Cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ qui định

rõ mối quan hệ giữa các bộ phận vì thế cung cấp cho quá trình PTCV nhữngthông tin chung rất cần thiết Nếu công việc trong tổ chức không ổn định,thường xuyên biến động, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chồng chéo lênnhau thì sẽ không thể tiến hành công tác PTCV Khi tổ chức có thêm công việcmới, khi cơ cấu tổ chức thay đổi thì cần thiết phải tiến hành PTCV trong tổ chức

và quá trình PTCV sẽ phát sinh nhu cầu cần phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức

c Vai trò của phòng Nhân sự:

Phòng nhân sự đóng vai trò chính trong toàn bộ quá trình thực hiện vì phòngphụ trách về các vấn đề nhân sự trong toàn công ty.Phòng nhân sự phải xâydựng được kế hoạch về tổ chức thực hiện PTCV trong toàn công ty trong đó xácđịnh lí do vì sao phải tiến hành PTCV, sự cần thiết phải tiến hành PTCV, thờiđiểm PTCV, những công việc cần phân tích…Tiếp theo phòng nhân sự phải biếtphối hợp các hoạt động thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin thu được và thunhận, xử lý các thông tin phản hồi, cần phải căn cứ vào đặc điểm công việc của

tổ chức mình để xác định phương pháp thu thập thông tin PTCV Đồng thờiphòng nhân sự chịu trách nhiệm chính trong quá trình tổ chức thực hiện PTCV

và đưa ra các bản MTCV, YCCV, TCTHCV cuối cùng

d Nhận thức, thái độ của người lao động và những người quản lí cáccấp về PTCV:

Người lao động thường chỉ được đào tạo về chuyên môn do đó họ chỉ tậptrung thực hiện công việc của mình mà thiếu sự quan tâm và không hiểu đượccông việc của đồng nghiệp Vì thế cần phải tập huấn để họ hiểu những lợi íchcủa PTCV, có hiểu được tác dụng của PTCV người lao động mới ủng hộ việcthực hiện công tác này bằng cách sẵn sàng hợp tác với nhà phân tích, cung cấpnhững thông tin mà nhà phân tích cần, sẵn sàng hợp tác với đồng nghiệp đồngthời họ có thể đánh giá công việc của mình chính xác hơn từ đó mà làm việc cốgắng hơn

Người lãnh đạo bộ phận là người am hiểu công việc của nhân viên của bộphận nhất, người lãnh đạo bộ phận cũng là người trực tiếp đánh giá tình hìnhthực hiện công việc của các nhân viên trong bộ phận nhưng lại ít người đượcđào tạo về cách đánh giá PTCV sẽ giúp các nhà lãnh đạo bộ phận đánh giá nhânviên của mình chính xác hơn, vì thế khi được sự ủng hộ của lãnh đạo thì côngtác PTCV được tiến hành thuận tiện hơn rất nhiều

2 Các bước tiến hành:

Xác định mục đích sử dụng thông tin PTCV

Xác định công việc hay vị trí đặc trưng cần PT

Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với mục tiêu của PTCV

Thu thập thông tin cơ bản

Tiến hành tổng hợp thông tin theo mục tiêu ban đầu

đã đặt ra và xác minh độ

chính xác

Tiến hành xây dựng các bản MTCV, YCCV, TCCV

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin PTCV:

Cần phải xác định mục đích thu thập thông tin mới có thể ấn định phươngpháp thu thập thông tin cho phù hợp Nếu trước khi thu thập thông tin mà khôngxác định xem những thông tin thu được dùng để làm gì thì khi thu thập thông tin

sẽ mất rất nhiều thời gian nhưng có những thông tin thu được có khi lại khôngthật cần thiết và như vậy vừa mất công thu thập thông tin vừa thiếu những thôngtin cần thiết.

Bước 2: Xác định những công việc hay vị trí đặc trưng cần phân tích:

Đây là việc làm cần thiết khi doanh nghiệp có nhiều vị trí công việc tương tựnhư nhau, điều này sẽ giúp tiết kiệm cả thời gian và chi phí PTCV

Bước 3: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin cho phù hợp với mục tiêu của

tổ chức

Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập,tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sửdụng một trong các phương pháp thu thập thông tin PTCV như đã trình bày ởphần 2

Bước 4: Thu thập thông tin cơ bản:

 Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện vệ sinh lao động,điều kiện tổ chức hoạt động của công ty

 Thông tin về các phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong công việc

 Thông tin về trình độ học vấn, kiến thức,kĩ năng,kinh nghiệm, tuổi, giới tính của CBCNV

 Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên.Bước 5: Tiến hành tổng hợp thông tin theo mục tiêu ban đầu đã đặt ra và xácminh độ chính xác

Thông tin thu được có thể có thể rất nhiều, sau khi đã thu thập đủ cầntổnghợp theo từng mục tiêu ban đầu đã đặt ra để việc xử lí được dễ dàng hơn

Bước 6: Tiến hành xây dựng các bản MTCV, YCCV, TCTHCV

Sau khi đã thu được đầy đủ những thông tin cần thiết cho công tác PTCV thìbắt đầu tiến hành xây dựng các bản MTCV, YCCV, TCTHCV

PHẦN II

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PTCV TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

1.Chức năng, nhiệm vụ của công ty:

Công ty Tư vấn xây dựng điện I thực hiện công việc tư vấn thuộc lĩnh vựcđiện và thuỷ điện

Công ty tư vấn xây dựng điện I là một doanh nghiệp Nhà nước có tư cáchpháp nhân hoạt động theo cơ chế hạch toán độc lập, có tàI khoản riêng, có condấu riêng Công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các mặt công tác qui hoạchkhảo sát, thiết kế các công trình điện và điều hành hệ thống sản xuất trong công

ty Công ty còn có nhiệm vụ nghiên cứu tổng sơ đồ lưới điện quốc gia từng giaiđoạn, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm và 5 năm trình Tổng công typhê duyệt; quản lý, bảo toàn và phát triển vốn được giao, thực hiện các nghĩa vụvới ngân sách Nhà nước

Các ngành nghề kinh doanh chính của công ty:

 Khảo sát và thiết kế các công trình điện

 Xây dựng và sửa chữa thuỷ điện nhỏ

 Xây dựng lưới điện từ 35 KV trở xuống

 Gia công thử nghiệm các cột điện bằng thép

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

Toàn bộ tài sản của công ty bao gồm: các loại tàI sản cố định, công cụ laođộng, vật tư, nguyên liệu, hàng hoá, vốn bằng tiền (tiền mặt, ngoại tệ các loại),các văn bằng chứng chỉ các loại có giá trị thanh toán, các hợp đồng kinh tế,các

đề tài nghiên cứu, các chương trình tính toán, các tư liệu là sản phẩm của khảosát, thiết kế và các tàI sản khác có nguồn gốc hình thành từ Nhà nước, công tyđều thuộc diện công ty quản lý

Công ty có tiềm lực về vốn khá mạnh, số vốn của công ty khi mới thành lập lạigồm có:

218687 250783

Doanh thu khảo

sát và thiết kế

Triệuđồng

152166 221511

Lợi nhuận trước

thuế

Triệuđồng

Hợp đồng kí nhận Khảo sát sơ bộ B/cáo n/cứu tiền

khả thi

Đề án bản vẽ thi công

Giá trị sản lượng khảo sát và thiết kế tăng 14.6%

Doanh thu khảo sát và thiết kế tăng 23.8%

Lợi nhuận trước thuế tăng 37.7%

Nộp thuế tăng 8.23%

Lương tăng 8.2%

Điều đó chứng tỏ công ty đã quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, thực tế cũng cho thấy đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty được cảI thiện rõ rệt

3 Đặc điểm về qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm:

Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:

Với chức năng chính là khảo sát và thiết kế các công trình điện, sản phẩm của công ty Tư vấn xây dựng điện I mang đặc thù riêng Sản phẩm của công ty sau khi hoàn thành là các bản vẽ, thiết kế mẫu thăm dò địa chất…Những sản phẩm này sẽ được chuyển đến các công ty xây lắp khác thực hiện tiếp việc hoàn thành công việc Thời gian trước công ty tổ chức sản xuất theo kế hoạch Nhà nứơc

giao, tuy nhiên thời gian gần đây công ty đứng ra nhận thầu và thực hiện chế độ khoán nội bộ trong toàn công ty.

Căn cứ vào các công trình do Nhà nước cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnhhoặc dựa vào nhu cầu của thị trường công ty lập đề cương sơ bộ về nộidung,khối lượng công việc cần được thực hiện, lập dự toán chi phí sơ lược làm

cơ sở thảo luận và kí kết hợp đồng với cơ quan chủ đầu tư Dựa vào hợp đồngkinh tế, công ty xây dựng đề cương dự toán chi phí tương ứng trình chủ đầu tưphê duyệt Theo đó công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất và giá thành kếhoạch, phân giao nhiệm vụ thực hiện việc kiểm soát, thiết kế lập ra phương ánthi công thông qua các phòng quản lí chức năng và chịu sự giám sát, theo dõi,chỉ đạo của các phòng ban chức năng

Sau khi công ty kí nhận hợp đồng sẽ tiến hành khảo sát sơ bộ, việc khảo sátnày nhằm phục vụ cho việc thiết kế các bản vẽ Để khảo sát sơ bộ cần có một bộphận đo đạc địa hình để có thể lên được bản đồ địa hình Công việc này dophòng địa hình đảm nhận, Những công việc chủ yếu phải làm khi đo đạc là đocác toạ độ, góc độ, vị trí đặt đập, vị trí đặt nhà máy…Phòng địa hình sẽ cửnhững kĩ sư chuyên trách công việc này đến nơi xây dựng công trình để tiếnhành đo đạc

Sau khi việc đo đạc được thực hiện xong, phòng địa chất sẽ đảm nhận côngviệc khoan, đào lấy mẫu thí nghiệm ở những độ sâu khác nhau Tại những nơIhay có đường hầm, đội địa vật lí sẽ phụ trách việc nổ mìn để phá hầm, khoanđào và đo đạc trong đó Đặc biệt ở những vùng sâu phảI tiến hành siêu âm mớilấy được mẫu đất, đá, cát, sỏi… về thí nghiệm

Phòng thí nghiệm khi nhận được các mẫu này sẽ tiến hành làm thí nghiệm đểrút ra các tính chất của chúng.Nếu sau khi thí nghiệm, phòng thí nghiệm kết luậncác mẫu đó phù hợp để xây dựng công trình công việc lập báo cáo nghiên cứutiền khả thi được tiến hành Việc lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi nhằm mục

đích xem khả năng thực thi công trình có được hay không Trong báo cáo nghiêncứu tiền khả thi có xem xét đến lợi ích chung mà công trình mang lại cho đấtnước cũng như tính kinh tế của công trình (hay lợi nhuận mang lại cho công ty) Nếu báo cáo nghiên cứu tiền khả thi kết luận là có khả năng thực thi thì sẽđược trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt ( đó là bộ Khoa học công nghệ vàmôi trường) Bộ Khoa học công nghệ và môi trường xem xét và duyệt thì mớitiến hành lập báo cáo nghiên cứu khả thi Báo cáo nghiên cứu khả thi về nộidung tương tự như báo cáo nghiên cứu tiền khả thi nhưng nó đi sâu và chi tiếttất cả các nội dung Báo cáo nghiên cứu khả thi được duyệt thì lúc này việc thiết

kế kĩ thuật mới được tiến hành

Các kĩ sư được giao nhiệm vụ thiết kế bản vẽ thi công sẽ căn cứ vào đó đểthiết kế một bản vẽ chi tiết công trình sẽ xây dựng Việc lập báo cáo nghiên cứutiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kĩ thuật, lập bản vẽ thi công do

bộ phận thiết kế phụ trách Những bản vẽ này cuối cùng sẽ được chuyển đến cáccông ty xây lắp để xây dựng công trình

Sau khi hoàn tất việc khảo sát và đề án thiết kế, phòng kế hoạch thay mặtcông ty giao nộp toàn bộ số liệu khảo sát và thiết kế cho cơ quan chủ đầu tư phêduyệt dự án, lập nghiệm thu và thanh quyết toán với cơ quan chủ đầu tư, với đơn

vị trực thuộc đã tham gia thi công công trình

Từ qui trình trên có thể thấy sản phẩm của công ty là sản phẩm đơn chiếc vàđặc điểm công việc ở đây là lao động bằng trí tuệ Sản phẩm của công ty là sảnphẩm đặc biệt vì ai cũng có thể nhìn thấy nó nhưng không phảI ai cũng hiểuđược nó và hình dung ra quá trình các kĩ sư thiết kế ra Việc thiết kế ra bản vẽ

đó cần có sự phối hợp của các phòng ban, tất cả các khâu công việc cần phảIđược tiến hành một cách cẩn thận, một sai sót dù nhỏ ở bất kì khâu công việcnào đều có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng

Sơ đồ bộ phận máy tổ chức:

Giám đốc

PGĐTrạm biến áp

PGĐĐường dây

PGĐKhảo sát

P.1VP

P.4TC-KT

P.2KTKH

P.3TCCBLĐ

P.6HTQT

P.7KHCNMT

Banthanh tra

P.20

TK trạm

P.21PĐNMNĐ

TTtin học

XN1 Địa hìnhP.10

P.thínghiệm

P.địa vật lý

XNDVKHKT

§oµnTKT§2TBNM§

TVTN

Do đặc điểm của ngành điện và do yêu cầu về mặt quản lí nên tổ chức bộ máyquản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Đây là môhình phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp hiện nay vì nó có ưu điểm là ngườilao động thường xuyên phối hợp với nhau, giao tiếp và hợp tác trong cùng mộtphòng ban Trong phòng ban này, những người lao động cùng làm những côngviệc tương tự nhau do đó họ có thể học hỏi nhau về trình độ chuyên môn, traođổi và chia sẻ với nhau các thông tin, kinh nghiệm, những thuận lợi và khó khănkhi thực hiện công việc Tuy nhiên mô hình này có nhược điểm là những ngườilao động trong các phòng ban khác nhau có xu hướng bị hạn chế về trao đổithông tin, hợp tác và phối hợp với nhau Theo mô hình này, giám đốc là ngườitrực tiếp chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, các bộ phận sản xuất của công ty vàcác phó giám đốc cùng các phòng ban tham mưu cho giám đốc theo chức năngnhiệm vụ của mình, giúp giám đốc ra những quyết định chỉ thị công tác đúngđắn.

4.1 Ban giám đốc: 5 người :

a Giám đốc:

Là người điều hành sản xuất kinh doanh của toàn công ty, làm việc theonguyên tắc chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm cá nhân, tăng cường kỉ luậthành chính, là đại diện pháp nhân của công ty trong quan hệ kinh tế với các đốitác trong và ngoàI nước, là đại diện của công ty trước pháp luật, chịu tráchnhiệm trước tổng công ty điện lực Việt Nam, Bộ công nghiệp, Nhà nước và tậpthể người lao động về điều hành sản xuất kinh doanh của công ty

b Bốn phó giám đốc:

- Phó giám đốc phụ trách khối khảo sát

- Phó giám đốc phụ trách về đường dây

- Phó giám đốc phụ trách về trạm biến áp

- Phó giám đốc phụ trách về thuỷ điện

Các phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phâncông và uỷ quyền của giám đốc trong từng công việc cụ thể.

4.2 Các phòng ban chức năng :

a Phòng kĩ thuật công nghệ và môi trường:

Chịu trách nhiệm giám sát kĩ thuật, nghiên cứu khoa học, lưu trữ kĩ thuật,thông tin khoa học kĩ thuật và một số công tác về môi trừơng trong hoạt độngcủa công ty

b Ban thanh tra:

Là đơn vị quản lí, tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thanh tra toàn côngty

c Văn phòng công ty:

- Sao y các văn bản, giấy tờ liên quan đến các hoạt động nghiệp vụ của công ty

- Phân phối, quản lí, lưu trữ các ấn phẩm của công ty phát hành, các loại sáchbáo tạp chí do công ty mua, các biểu tượng bằng khen của công ty

- Tổ chức quản lý, theo dõi về mặt hiện vật, số lượng đơn vị sử dụng các tài sản

cố định, trang thiết bị, phương tiện, công cụ làm việc, phương tiện vận tải và cácvật phẩm phục vụ cho hoạt động của công ty theo các qui định của Nhà nước vàcông ty

- Là đầu mối cung cấp và quản lý giấy đi đường, giấy giới thiệu đối với cán bộcông nhân viên trong toàn công ty

- Đón tiếp và chỉ dẫn các đoàn khách đến làm việc tại công ty

d Phòng tài chính kế toán:

- Lập, trình duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quí,hàng tháng của công ty trên cơ sở kế hoạch kinh doanh của công ty và các quiđịnh của Nhà nước

-Tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch tài chính của công ty hàngquí, hàng năm, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và cácquyết định kế toán tài chính.

- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ hạch toán kế toán mọi hoạt động của công tymột cách đầy đủ, chính xác và kịp thời

- Quản lý các dự trữ tài chính hợp lí bảo đảm khả năng thanh toán của công ty

- Thực hiện chức năng cân đối quĩ, cân đối nguồn vốn, bảo đảm cho các hoạtđộng kinh doanh có liên quan của công ty được thực hiện thuận lợi và hiệu quả

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty các giải pháp, biện pháp nhằm chuẩn hóa vàthúc đẩy quá trình luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ

- Tổ chức thực hiện lập, ghi chép, kiểm tra kiểm soát và bảo quản chứng từ, sổsách, tài liệu, số liệu, báo cáo về kế toán trên văn bản, phiếu, băng đĩa từ củacông ty

- Kiểm tra giám sát các hoạt động thu chi tài chính, các nghiệp vụ thu nộp, thanhtoán công nợ, kiểm tra việc quản lí, sử dụng tài sản và nguồn vốn

- Phối hợp với phòng TCCB-LĐ làm lương và các chế độ cho CBCNV

 Xây dựng mô hình tổ chức, dự thảo các văn bản quản lý pháp qui về quản lýhành chính cũng như quản lý kinh tế trong công ty

 Tiếp thu và hướng dẫn các đơn vị triển khai thực hiện chính sách của Nhànước mới ban hành, giúp các xí nghiệp trực thuộc xây dựng nội qui, qui chế củađơn vị

 Tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong việc tuyển chọn, kí kết HĐLĐ, đàotạo bồi dưỡng, qui hoạch, bố trí, sắp xếp, đề bạt, thuyên chuyển, quản lí CBCNVtrong công ty

 Lập quĩ tiền lương, tổ chức nâng bậc công nhân hàng năm

 Lập sổ bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên trong công ty, giải quyết các chế

độ hưu trí, lễ tết, nghỉ phép, ốm đau, thai sản, hiếu, hỉ, các loại hình bảo hiểmtrong công ty

 Lưu trữ, khai thác, quản lí hồ sơ CBCNV hiện đang làm việc tại công ty và sốnghỉ chế độ từ trước

Phòng TCCB-LĐ chỉ tham mưu giúp việc cho giám đốc trong quản lí và điềuhành, phòng không được trực tiếp ra lệnh hay quyết định cho bộ phận thực hiện

mà chỉ tham mưu giúp lãnh đạo có quyết định chính xác, phòng không có quyềnquyết định đối với các bộ phận khác để nắm bắt thông tin, tạo điều kiện để cùngnhau thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Các phòng ban chức năngkhác có nghĩa vụ đáp ứng các yêu cầu cần thiết khác cho hoạt động của phòngTCCB-LĐ

 Nhiệm vụ cụ thể của mỗi người trong phòng TCCB-LĐ như sau:

 Trưởng phòng:

Phụ trách chung về mọi vấn đề của phòng

 Phó phòng:

Phụ trách về công tác bộ máy, cơ cấu bộ máy và thực hiện các nhiệm vụ kháckhi trưởng phòng phân công.

 Chuyên viên 1:

Phụ trách về các loại HĐLĐ, theo dõi kinh phí đào tạo học tập bậc ĐH và sau

ĐH, chế độ phép, ăn ca, phụ trách về chia lương cho khối quản lí

 Theo dõi về công tác đào tạo: các lớp ngắn hạn, dài hạn, tại chức, sau ĐH, Tiến

sĩ, đào tạo trong và ngoài nước

 Theo dõi một phần về công tác cán bộ của các chủ nhiệm đề án công trình

 Theo dõi một số chế độ đối với người lao động: chế độ phụ cấp thu hút, khókhăn, độc hại nguy hiểm

 Theo dõi các sinh viên thực tập

 Chuyên viên 6:

 Phụ trách về công tác tiền lương, theo dõi về kế hoạch nghiệm thu, duyệt quyếttoán hàng quí, hàng năm cho toàn công ty

 Làm các đơn giá tiền lương

Bảng 2 : Bảng cơ cấu trình độ của các nhân viên phòng TCCB- LĐ

Trình độtin học

1 Trưởng phòng phụ trách chung Kĩ sư thủy lợi Anh C Cơ bản

2 Phó phòng phụ trách về cơ cấu

tổ chức

Kĩ sư địa vật lí Anh C Cơ bản

3 Chuyên viên phụ trách về đào

tạo

Cử nhân KTLĐ Anh B Cơ bản

4 Chuyên viên phụ trách về tiền

lương

Cử nhân KTLĐ Anh B Cơ bản

5 Chuyên viên phụ trách về

HĐLĐ

Cử nhân QTKD Anh B Cơ bản

6 Chuyên viên phụ trách về BH Cử nhân QTKD Anh B Cơ bản

7 Chuyên viên phụ trách về hồ sơ

bộ này đều đã có trên 20 năm làm việc tại công ty nên đã tích lũy được nhiềukinh nghiệm phục vụ cho công việc hàng ngày

Tuy vậy nếu xét về chuyên ngành đào tạo thì không có người nào trongphòng được đào tạo chính qui về chuyên ngành QTNL, mọi người vừa làm việcvừa phải tìm mọi cách học hỏi, cập nhật kiến thức của mình… vì thế khi làmviệc dễ sa vào nguyên tắc, máy móc, chủ quan duy ý chí Mặc dù thực tế tất cảcác CBCNV trong phòng đều đạt trình độ đại học nhưng có những công việckhông đòi hỏi trình độ đại học như chuyên viên phụ trách về hồ sơ nhân sự Nếu

xét về cơ cấu tuổi thì hiện nay phòng TCCB-LĐ có 1 người dưới 40 tuổi, 4người từ trên 40 đến 50 tuổi và có 3 người trên 50 tuổi Như vậy trong khoảng 5năm nữa sẽ có 3 người đến tuổi nghỉ hưu và số còn lại ở độ tuổi gần nghỉ hưu.Nếu cán bộ không tích cực học tập sẽ dẫn đến bảo thủ, trì trệ, ít có những sángkiến mới và cũng rất khó để đào tạo nâng cao chất lượng lao động khi các cán

b Phòng địa hình:

Thực hiện công tác trắc địa công trình cả nguồn và lưới điện từ việc xây dựng

kế hoạch khống chế cao, tọa độ công trình nối với hệ thống khống chế quốc giađến việc đo vẽ bản đồ địa hình bằng phương pháp toàn đạc với tỉ lệ từ 1:200đến 1:10000, xây dựng lưới điện tam giác, lưới điện thủy chuẩn công trình cáccấp khác nhau

c Phòng thí nghiệm :

Chuyên đảm nhận việc phân tích các loại mẫu đất, đá, cát , sỏi, nước… phục

vụ cho công tác khảo sát các công trình thủy điện và lưới điện, đặc biệt là thínghiệm các chỉ tiêu chống cắt của đất với mẫu chế bị có tiết diện 600 cm2, đặcbiệt đến 1200 cm2

d Đội địa vật lý:

Có nhiệm vụ khảo sát địa chất trên mặt đất và trong hầm, thăm dò điện bằngphương pháp địa vật lý như đo từ và Karota lỗ khoan, siêu âm, địa chấn, đo điệntrở suất, khoan đào phục vụ cho việc thiết kế các nhà máy thủy điện , nhiệt điện.4.4 Bộ phận thiết kế:

a Thiết kế thủy điện- nhiệt điện gồm các đơn vị sau:

 Đoàn thiết kế thủy điện 1 và đoàn thiết kế thủy điện 2 Hai đoàn này có nhiệm

vụ lập báo cáo khả thi, thiết kế kỹ thuật, nghiên cứu qui hoạch thủy điện Tuy cócùng chức năng, nhiệm vụ nhưng khác nhau là phân định hoạt động theo khuvực.ĐTK 2 hoạt động ở khu vực miền Trung và miền Nam, ĐTK 1 hoạt động ởkhu vực miền Bắc

 Phòng nhiệt điện: có nhiệm vụ lập báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật và lập bản

vẽ thi công, lập và xét các hồ sơ mời thầu, giám sát chất lượng thi công các côngtrình Nhà máy nhiệt điện

b Thiết kế lưới điện:

Bao gồm các đơn vị: phòng tư vấn phát triển địa phương, phòng thiết kếđường dây, phòng thiết kế trạm, có nhiệm vụ lập báo cáo khả thi, thiết kế kỹthuật và lập bản vẽ thi công, lập và xét các hồ sơ mời thầu, giám sát tác giả,giám sát chất lượng thi công các công trình đường dây và trạm

c Các xí nghiệp trực thuộc:

 Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện 1 (XN1): có trụ sở đóng tại Hà Đông- HàTây XN 1 có nhiệm vụ khảo sát các nhà máy nhiệt điện, thủy điện, trạm Diezel

và xây lắp các đường dây 6,10,35,KV

 Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện 2 (XN 2): Có trụ sở tại thành phố Biên tỉnh Đồng Nai, XN2 có nhiệm vụ khảo sát các công trình điện và công trìnhcông nghiệp dân dụng ở phía Nam, khoan giếng, khai thác nước ngầm, khoanphun gia cố, sửa chữa xây dựng các công trình thủy điện, san nền làm đường, thicông nền móng công trình

Hòa- Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện 3(XN 3): có trụ sở đóng tại thành phố ĐàNẵng, nhiệm vụ giống như XN 1 , chỉ khác ở địa bàn hoạt động là khu vực miềnTrung

 Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật: có trụ sở tại Thanh Xuân- Hà Nội, cónhiệm vụ xây lắp các đường dây 5,10,35 KV, sửa chữa đường dây điện, sửachữa ô tô, gia công chế tạo các cột điện bằng thép từ 35 KV đến 220 KV

Bốn xí nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân không đầy đủ, hoạt động theochế độ hạch toán phụ thuộc, có con dấu riêng

5 Đặc điểm lao động của công ty:

Bảng 3: Bảng phân loại số lượng lao động của công ty năm 2003

Đơn vị: ngườiSTT Thành phần CBCNV Số lượng %

1abcd

Tổng số :Quản lí + phục vụThiết kế

Khảo sátCác xí nghiệp

1310111360196643

1008.4727.4814.9649.08

2 Phân tích:

Đại họcTrung cấpCông nhânCác loại khác

57015051050

43.5111.4538.933.81Nguồn: Phòng TCCB-LĐ Đội ngũ nhân lực là điểm mạnh của công ty, CBCNV có trình độ đại học trởlên chiếm tỉ lệ cao Phần lớn các kĩ sư, cán bộ đại học được đào tạo chính qui tạicác trường đại học trong nước và ngoài nước.Công nhân các ngành nghề thuộccông ty đa số được đào tạo từ các trường công nhân kĩ thuật trong cả nước Tỉ lệlao động quản lí đối với công ty như vậy là tương đối hợp lí Đối với một công

ty tư vấn thì yêu cầu đầu tiên đặt ra cho cán bộ công nhân viên là phải có trình

độ cao mới có thể đảm nhận được công vịêc tư vấn, do đó có thể thấy trình độcủa cán bộ công nhân viên của công ty là tương đối cao.Hiện nay ở công ty tỉ lệlao động nữ chiếm khoảng 29-30% Tỉ lệ này thấp vì đặc thù công việc ở đây làcán bộ công nhân viên thường phải đi công tác xa ở những vùng xa xôi hiểm trở

vì phải theo công trình do đó khi tuyển người mới vào công ty thường ưu tiênnam giới hơn nữ giới

Bảng 2: Bảng phân loại chất lượng lao động (%) – 2003

STT Các khối trực thuộc Khá giỏi Trung bình Dưới TB

I Khối cơ quan

Nguồn: Phòng TCCB-LĐ

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY

TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

1.Thực trạng công tác PTCV tại công ty Tư vấn xây dựng điện I

Hiện nay tại công ty tư vấn xây dựng điện I chưa thực hiện công tác PTCV.Thực ra công ty cũng đã có văn bản qui định chức danh, nhiệm vụ tiêu chuẩncần thiết của mỗi viên chức để thực hiện công việc của mình Tuy nhiên đâymới chỉ là những tiêu chuẩn chung nhất mà công ty áp dụng theo tiêu chuẩnviên chức của Tổng công ty điện lực Việt Nam ban hành Nếu chỉ dựa vàonhững tiêu chuẩn này thì chưa thể hiểu rõ công việc của mỗi cán bộ công nhânviên trong công ty Ví dụ công ty qui định cho các trưởng đơn vị của công tynhư sau:

Các đơn vị quản lí của công ty có chức năng giúp giám đốc chỉ đạo, quản lítrong lĩnh vực được phân công đồng thời tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đượcgiao, trưởng đơn vị là người điều hành một tập thể các nhân viên, các cán bộgiỏi thuộc các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ, chịu trách nhiệm trước giám đốc

về việc hoàn thành nhiệm vụ của công ty vì vậy phải có những nhiệm vụ sau:

 Có năng đề xuất với giám đốc công ty những giải pháp, cơ chế, chính sách liênquan đến lĩnh vực công tác đảm nhiệm

 Năng lực tổ chức thực hiện công việc được giao

 Thực hiện kịp thời chương trình công tác hàng quí, 6 tháng, hàng năm của cácphòng đáp ứng đề nghị của các đơn vị

 Hiểu biết về cơ cấu bộ máy, chức năng nhiệm vụ của công ty và các đơn vịtrực thuộc

 Có thâm niên công tác tại công ty liên tục từ 10 năm trở lên

 Có thâm niên công tác ở lĩnh vực đang đảm nhận 5 năm trở lên

Như vậy chỉ với những tiêu chuẩn trên thì các CBCNV trong công ty chưathể hiểu rõ chức năng nhiệm vụ chính của các trưởng đơn vị là gì, hơn nữanhững tiêu chuẩn này qui định chung cho trưởng các đơn vị mà công việc củamỗi người lãnh đạo bộ phận không giống nhau Ngoài ra công ty cũng áp dụng

từ tiêu chuẩn viên chức các tiêu chuẩn cho một số chức danh công việc tiêu biểucủa công ty như chuyên viên hay kĩ sư mà chưa nói rõ những chuyên viên, kĩ sư

đó làm cụ thể công việc gì Do đó các tiêu chuẩn đó chưa có nhiều ý nghĩa Khicác trưởng đơn vị nhận nhiệm vụ từ ban lãnh đạo thì họ sẽ giao việc cho nhânviên bằng con đường truyền miệng Giao việc bằng cách đó lam mất khá nhiềuthời gian và làm giảm tính chủ động của nhân viên Khi nhận nhiệm vụ, cácnhân viên sẽ phải tìm mọi cách như đọc thêm sách báo, tài liệu, nghiên cứu cácvăn bản, qui định của pháp luật để có thể hoàn thành công việc Cũng do thiếuvắng hệ thống các bản MTCV nên mỗi nhân viên ở phòng ban này chưa hiểuhoặc hiểu rất ít về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn… của nhân viên ở phòng bankhác Ví dụ ở phòng Kinh tế – Kế hoạch , mọi người trong phòng đều hiểu rõcông việc của nhau nhưng lại không hiểu nhiều về công việc của mỗi ngườitrong phòng TCCB-LĐ và chỉ nắm được một cách chung nhất chức năng nhiệm

vụ của phòng TCCB-LĐ Chính vì thế khi công việc cần có sự phối kết hợp giữacác phòng ban thì nhân viên thực hiện công việc ở phòng ban này phải liên hệqua trưởng phòng kia sau đó mới biết mình phải làm việc với ai, việc đó cũngmất rất nhiều thời gian và sự phối kết hợp gặp khó khăn Ví dụ khi ban thanh tranhận được đơn khiếu kiện của một nhân viên về việc người đó được chia lươngkhông công bằng, ban thanh tra phải qua trưởng phòng TCCB-LĐ mới biết nhânviên nào trong phòng chuyên phụ trách việc chia lương cho công nhân viên vàsau đó sẽ làm việc trực tiếp với chuyên viên đó để làm rõ đơn khiếu kiện Ngoài

ra khi nhận nhiệm vụ mỗi nhân viên thường chỉ tập trung thực hiện công việc

của mình , trách nhiệm với việc thực hiện công việc của người khác còn hạnchế.

2 Nguyên nhân:

Khi công ty chuyển sang nhận thầu và thực hiện chế độ khoán nội bộ trongtoàn công ty, công ty đã gặp rất nhiều khó khăn do nguồn vốn ít, các công ty tưvấn trong nước ra đời ngày càng nhiều và nhiều công ty tư vấn nước ngoài xuấthiện ở nước ta Để tăng khả năng cạnh tranh, công ty đã tập trung mọi nguồn lực

để nhận thầu càng nhiều công trình càng tốt, làm sao phải đảm bảo cuộc sốngcho hơn 1000 CBCNV Lúc đó ban lãnh đạo công ty chưa nhận thức được tầmquan trọng của công tác PTCV, cho rằng đó là một việc làm không cần thiết Đến nay sau một thời gian nỗ lực và phấn đấu, công ty đã trở thành một trongnăm đơn vị tư vấn chính của ngành điện, có đủ chức năng thực hiện công tác tưvấn xây dựng điện toàn diện cả nguồn và lưới điện, đời sống của CBCNV đãđược cải thiện rõ rệt, ban lãnh đạo công ty cũng đã nhận thức được sự cần thiếtphải thực hiện công tác PTCV ở công ty mình nhưng vẫn chưa có thời gian để tổchức thực hiện Hơn nữa, phòng TCCB-LĐ phụ trách về các vấn đề nhân sự củacông ty cũng chưa quan tâm đến vấn đề này nên chưa tư vấn cho ban lãnh đạo

về tầm quan trọng của công tác PTCV, cho rằng không có tiêu chuẩn nào để đolường sự thực hiện công việc hoặc cho rằng mọi người trong công ty đều đã cónăng lực…Các cán bộ của phòng lại chưa được đào tạo chính qui về chuyênngành QTNL, để thực hiện công tác PTCV đầu tiên phải thuê chuyên gia bênngoài về tập huấn cho cán bộ của phòng trước PTCV là một việc làm khó vàtốn kém nên mặc dù công ty đã có dự định làm nhưng đến thời điểm này vẫnchưa thực hiện được

3 Ảnh hưởng của việc thiếu công tác PTCV tới một số hoạt động QTNL củacông ty: