Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty xi măng Việt Nam

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty xi măng Việt Nam

Lời mở đầu

Theo thời gian, cùng với sự tiến bộ và phát triển của xã hội đã đa nềnkinh tế toàn cầu sang một hình thái mới Cơ chế thị trờng ra đời làm cho cáchoạt động tài chính và sở hữu ngày càng đa dạng và phức tạp, chức năng kiểmtra kiểm soát đòi hỏi ngày càng chặt chẽ nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý

Ơ Việt Nam, công tác kiểm tra kiểm soát luôn đợc quan tâm Trong cơchế kế hoạch hoá tâp trung bao cấp, công tác kiểm tra kiểm soát đợc tổ chứcmột cách phù hợp với cơ chế Nhà nớc với t cách là ngời quản lý vĩ mô đồngthời là chủ sở hữu nắm toàn bộ trong tay công tac kế toán và kiểm tra nóichung, kiểm soát nội bộ chủ yếu đợc thực hiện thông qua tự kiểm tra

Từ đại hội đảng lần thứ VI, Việt Nam đã có những bớc chuyển đổi tolớn trong cải cách nền kinh tế từ kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thịtrờng có sự điều tiết của nhà nớc Quá trình đổi mới đã đa Việt Nam từng bớcvơn lên và đạt đợc nhiều thắng lợi trong kinh tế và phát triển xã hội Nhà nớc

đã và đang cố gắng tạo dựng một môi trờng pháp lý, một hành lang pháp luậtkinh tế rõ ràng và bình đẳng cho mọi thành phần kinh tế Song vẫn đề đặt ra làcơ chế thị trờng cạnh tranh gay gắt đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực vơn lên

từ chính bản thân mình, phải tự tìm hiểu những thông tin về quản lý và phải tựchịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị mình Do đó cácnhà quản trị phải có những quyết định và phơng pháp quản lý đúng đắn để

đảm bảo cho việc kinh doanh có hiệu quả Một công cụ để giúp cho các nhàquản trị có đợc những thông tin chính xác và kịp thời để ra các quyết định

đúng đắn nhằm đảm bảo công tác kiểm tra kiểm soát đợc thờng xuyên và hiệuquả đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ

Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế tại tổng công ty xi măng về hệthống kiểm soát nội bộ, em đã nhận thấy những yếu tố tích cực và những mặtcòn hạn chế trong công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ Để nâng cao hiệu quảtrong công tác quản lý tại tổng công ty xi măng nói riêng và các doanh nghiệpnói chung cần phải xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Do vậy

em đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam”.

Nội dung đề tàI gồm 3 phần:

Phần I: Cơ sở lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Phần II: Thực trạng về kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam.

Phần III Phơng hớng xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam.

Để hoàn thành đề tà này em đã nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình củaphòng kế toán tổng công ty xi măng và sự hớng dẫn, chỉ bảo tận tình của côgiáo – thạc sĩ: Nguyễn Thị Hồng Thuý Nhng do còn nhiều hạn chế về chuyênmôn nên đề tài chắc chắn còn nhiêu hạn chế và sai sót, vì vậy em rất mongnhận đợc sự chỉ dẫn của thầy cô giáo để giúp em hoàn thiện đề tài này

m xin chân thành cảm ơn!

Phần I Cơ sở lý luận chung về hệ thống

kiểm soát nội bộ.

I Bản chất về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm soátluân giữ vai trò quan trọng trong qúa trình quản lý và đợc thực hiện chủ yếubởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểmsoát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt đông của

đơn vị nhằm đảm bảo các mục tiêu sau:

- Bảo vệ tàI sản của đơn vị

- Bảo đảm độ tin cậy của thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.

- Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát là một hệthống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị,bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp

lý, và bảo đảm hiệu quả hoạt động

Theo VSA 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủtục kiểm soát do đơn vị đợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảmcho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngănngừa và phát hiện các gian lận và sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực vàhợp lý nhằm bảo vệ và quản lý, sử dụng có hiệu quả tàI sản của đơn vị

Nh vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờng xuyên của các đơn vị,

tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc

để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thức hiện hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt

ra của đơn vị:

1/ Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bảo gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình,chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hhại nếu không đợc bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tơng tựcũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác nh sổ sách kế toán, cáctài liệu quan trọng

2/ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

Thông tin kế toán, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn

cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Nh vậycác thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác

và tịn cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nộidụng chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

3/ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thiết kế trong doanh nghiệp phải đảmbảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp phải đợc tuân thủ đúng mức Cụ thể hệ thống kiểmsoát nội bộ cần:

 Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến cáchoạt động của doanh nghiệp

 Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng nh xử lý các sai phạm và gianlận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

 Đam bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng nh việc lậpbáo cáo tài chính trung thực và khách quan.

4/ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năn lực quản lý

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đợc thiết kế nhằm ngăn ngừa

sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và

sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thờng đánh giá kết quả hoạt độngtrong doanh nghiệp đợc thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soátnội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máyquản lý doanh nghiệp

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng

có mâu thuẫn với nhau nh giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo

vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nh vậy hệ thốngkiểm soát nội bộ dù đợc thiết kế hoàn hảo đến đâu cũng không thể ngăn ngừahay phát hiện mọi sai phạm có thể xảy ra, đó là những hạn chế cố hữu của hệthống kiểm soát nội bộ Theo VSA 400, những hạn chế đó gồm:

 Ban giám đốc thờng yêu cầu chi phí cho hệ thông kiểm soát nội bộkhông vợt quá lợi ích mà hệ thống đó mang lại

 Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thờng tác động đến những nghiệp

vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bất thờng

 Sai sót bởi con ngời thiếu chú ý, đãng chí, sai sót về xét đoán hoặc

do không hiểu rõ yêu cầu công việc

 Khả năng vợt tầm kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ do có sựthông đồng của một ngời trong ban giám đốc hay một nhân viên với nhữngngời khác trong hay ngoài đơn vị

 Khả năng những ngời chịu trách nhiệm thực hiện kiểm soát nội bộlạm dụng đặc quyền của mình

 Do sự biến động tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị

vị phạm

I Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh đảm bảo hiệu quả trong hoạt độngcác đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểmsoát nội bộ với bốn yếu tố chính: môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin (hệthống kế toán), các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ

1 Môi trờng kiểm soát

Môi trờng kiểm soát là khái niệm bao gồm toàn bộ các nhân tố bêntrong và bên ngoài của đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế,hoạt động và sử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ.

Theo VSA 400 môi trờng kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sựquan tâm và hành động của các thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc

đối với hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị Môi trờng kiểm soát có ảnh ởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, môi trờng kiểm soátmạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể Tuy nhiên môi trờngkiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh Môitrờng kiểm soát mạnh tự nó cha đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệthống kiểm soát nội bộ

h-Các nhân tố thuộc môi trờng kiểm soát chung chủ yếu liên quan tớiquan điểm, thái độ và nhận thức cũng nh hành động của các nhà quản lý trongdoanh nghiệp Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soáttrong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lýtại doanh nghiệp đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểmsoát là quan trọng và không thể thiếu đợc đối với mọi hoạt động trong đơn vịthì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểmtra, kiểm soát và tuân thủ mọi qui định cũng nh chế độ đề ra Ngợc lại, nếuhoạt động kiểm tra, kiểm soát bị cọi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắncác qui chế về kiểm soát nội bộ sẽ không đợc vận hành một cách có hiệu quảbởi các thành viên của đơn vị

1.1 Đặc thù về quản lý

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điềuhành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnhhởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các qui định và cách thức tổ chức kiểmtra, kiểm soát trong doanh nghiệp Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt làcác nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủtục kiểm soát áp dụng tại doanh nghiệp

1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận đợc chuyênmôn hoá với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiếtvới nhau, nhằm thực hiện các chức năng quản lý

Cơ cấu tổ chức đợc xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo

ra môi trờng kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thốngxuyên suốt từ trên xuống dới trong việc ban hàn các quyết định, triển khai các

quyết định đó cũng nh kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quyết định đótrong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngănngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kếtoán của doanh nghiệp.

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trêntoàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồngchéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo

đảm sự độc lập tơng đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soátlẫn nhau trong các bớc thực hiện công việc

Nh vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, cácnhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

 thiết lập đợc sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động củadoanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đông thời không có sự chồng chéogiữa các bộ phận

 Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ,ghi chép sổ và bảo quản tài sản

 Đảm bảo sự độc lập tơng đối giữa các bộ phận nhằm đạt đợc hiệuquả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

1.3 Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn găn liền với đội ngũ nhân viên

và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát cũng nh chủ thểtrực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trìn kiểm soát có thể khôngcần thiết phải thực hiện mà vẫn đảm bảo đợc các mục tiêu đề ra của kiểm soátnội bộ Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chínhsách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhng với đội ngũ nhân viên kém năng lựctrong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểmsoát nội bộ không thể phát huy hiệu quả

Tóm lại, với những lý do nêu trên, các nhà quản lý doanh nghiệp cần cónhững chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt,khen thởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí nhân cán bộ và đề bạt nhân

sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thờiphải mang tính kế tục và liên tiếp

1.4 Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sữa chữa tài sản cố định, đặc biệt là

kế hoach tài chính gồm những ớc tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt

động và sự luân chuyển tiền trong tơng lai là những nhân tố quan trọng trongmôi trờng kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch đợc tiến hành khoahọc và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụkiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thờng quan tâmxem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hởng đến kếhoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thờng và xử lý, điều chỉnh kếhoạch kịp thời

1.5 Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những ngời trong bộ máy lãnh đạo cao nhấtcủa đơn vị nh thành viên hội đồng quản trị nhng không kiêm nhiệm các chức

vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểmsoát thờng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

 Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty

 Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ

 Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

 Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểmtoán viên bên ngoài

1.6 Môi trờng bên ngoài

Môi trờng kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vàocác nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của cácnhà quản lý nhng có ảnh hởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành củacác nhà quản lý cũng nh sự thiết kế và vận hành các qui chế và thủ tục kiểmsoát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơquan chức năng của nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ, môi trờng pháp lý, đ-ờng lối phát triển của đất nớc…

2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệthống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệthống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyểnchứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiêm soát nội bộ của doanhnghiệp

Hệ thống chúng từ và sổ sách kế toán là những công cụ phản ánh cácnghiệp vụ kinh tế, chúng gồm những khoản mục đa dạng nh hoá đơn bánhàng, đơn đặt mua hàng, sổ phụ, sổ nhật ký ban hàng… cả chứng từ của bút cả chứng từ của búttoán gốc và sổ sách mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế đợc phản ánh đều quan

trọng, nhng tính không đầy đủ của chứng từ thờng gây ra những vấn đề lớn vềkiểm soát Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổchức của công ty Chứng từ đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả tàisản đã đợc kiểm soát đúng đắn và tất cả nghiệp vụ kinh tế đợc ghi sổ chínhxác Khi sử dụng chứng từ sổ sách phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

 Phải đợc đánh số liên tiếp để dẽ dàng kiểm soát các chứng từ bịthiếu

 Phải đợc lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau

đó càng sớm càng tốt Khi thời gian càng xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm

và cơ hội để có sai lầm càng tăng

 Phải đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu

Hệ thống tài khoản đợc thiết lập để phân loại những nghiệp vụ kinh tếthành những tài khoản riêng biệt trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vàtrên bảng cân đối tài sản Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan trọngvì nó cung cấp bố cục để xác định thông tin trình bày cho ban quản trị vànhững ngời sử dụng báo cáo tài chính Nó phải bao gồm đủ thông tin để chophép sự trình bày của các báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kếtoàn đã đợc thừa nhận Sơ đồ tài khoản có ích trong việc ngăn ngừa sai sót dophân loại sai nếu nó mô tả chính xác và chuẩn mực loại nghiệp vụ kinh tế nàophải đợc xếp vào tài khoản đó Điều đặc biệt quan trọng là những mô tả phảiphân biệt rõ ràng giữa tài sản, vốn, hàng tồn kho và các khoản mục chi phí vìchúng là những loại chủ yếu mà những ngời bên ngoài sử dụng báo cáo tàichính quan tâm

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhân biết, thuthập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổchức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán một

hệ thông kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

 Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép nhữngnghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị

 Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải đợc phê chuẩnhợp lý

 Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tếphát sinh

 Sự đánh giá: bảo đảm không có sại phạm trong việc tính toán cáckhoản giá phí

 Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ đợc ghi chép đúng theo sơ đồtàI khoản và ghi nhân đúng đắn ở các laọi sổ sách kế toán.

 Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh đợc thựchiện kịp thời theo quy định

 Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán đợc ghivào sổ phảo đớc tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trêncác báo cáo tài chính của doanh nghiệp

3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập vàthực hiện nhằm đạt đợc các mục tiêu quản lý cụ thể

Theo VSA 400 thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh

đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đợc mục tiêuquản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

 Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến

đơn vị

 Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

 Kiểm tra chơng trình ứng dụng và môi trờng tin học

 Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

 Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán

 Đối chiếu số liệu với bên ngoài

 So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kếtoán

 Gới hạn việc tiệp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

 Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát thiêt lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơbản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm;

và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, tráchnhiệm và công việc cần đợc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiềungời trong bộ phận Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên mônhoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thờng dễ phát hiện do có sựkiểm tra chéo

Trong phân công phân nhiệm cần tránh cả hai xu hớng quá tập trunghoặc quá phân tán Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn

đến những quyết định trong quản lý không đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời hoặckhong chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền khong nắm đợc thông tin

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này qui định sự cách lýthích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừacác sai phạm và hành vị lạm dụng quyền hạn.

- Cách ly chức năng thực hiện nhiệm vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có

nh vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mớinghiêm túc

Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, điều 9 - điều lệ tổ chức kế toánnhà nớc, đã quy định: “ cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công ty hợpdoanh, và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nuớc hoặc đoàn thể không

đợc kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và các công tác vật chất khác.Lãnh đạo đơn vị, kể cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán của đơn vị nêu trênkhông đợc bố trí những ngời thân trong gia đình làm công tác tài chính kếtoán, thủ kho, thủ quỹ tại đơn vị mình”

 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dới đợc giao cho quyết

định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Quá trình uỷquyền đớc tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thốngphân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung củadoanh nghiệp

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụkinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn sự phê chuẩn đợc thực hiện qua hai loại:phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể

Sự phê chuẩn chung đợc thực hiện thông qua việc xây dựng các chínhsách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dới tuân thủ

Sự phê chuẩn cụ thể đợc thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn baogồm việc qui định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kỉêm soát vật chất

đối với tài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt độngcủa đơn vị

4 Kiểm toán nội bộ.

4.1 Khái niệm về kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập của đơn vị, thực hiện chứcnăng kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơnvị

Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ do viện kiểm toán nội bộHoa Kỳ ban hành 1978, “kiểm toán nội bộ là một chức năng đánh giá độc lập

đợc thiết kế trong một tổ chức để kiểm tra, đánh giá các hoạt động của tổ chức

nh là một hoạt động phục vụ cho một tổ chức

Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt

động đánh giá đợc lập ra trong một doanh nghiệp nh là một loại dịch vụ chodoanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp vahiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ củadoanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giáthờng xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệuquả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội

bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có đợc nhngthông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lợngcủa hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các qui chếkiểm soát thích hợp và hiệu quả

4.2 Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

4.2.1 Chức năng của kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ hình thành do nhu cầu quản lý nên chức năng của nócũng trảI qua quá trình phát triển từ thấp tới cao cùng với khoa học quản lýkinh tế, trình độ và kinh nghiệm quản lý của các nhà quản lý doanh nghiệp.Mặc dù theo kinh nghiệm của các nớc có nền kinh tế thị trờng phát triển, chứcnăng của kiểm toán nội bộ hiện đại là đánh giá độc lập hệ thống kiểm soát nội

bộ, nhng chức năng truyền thống của kiểm toán nội bộ là xem xét, đánh giá

độ tin cậy, thống nhất của các thông tin tài chính, đánh giá việc sử dụng tiếtkiệm, hữu hiệu vốn và tài sản của doanh nghiệp Chính vì thế, việc qui địnhchức năng của kiểm toán nội bộ cần phải xem xét phù hợp với điều kiện cụthể của từng quốc gia, từng khu vực kinh tế, từng ngành và từng đơn vị cụ thể

4.2.2 Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

Về cơ bản nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ gồm những nhiệm vụ sau:

Thứ nhất: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ, tài liệu,

số liệu kế toán, việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán tài chính của nhà nớc,kiểm tra việc tuân thủ các chính sách, các qui định, các kế hoạch và thủ tụchiện hành

Các kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra các hệ thống thiết lập xem có

sự bảo đảm, sự tuân thủ với các chính sách, thủ tục, biện pháp và các qui định

mà có thể tác động quan trọng đến mọi hoạt động của tổ chức Tiếp nối vớichức năng này, trong một số trờng hợp và nếu đợc phép của ban quản trị tốicao, các kiểm toán viên nội bộ đánh giá tính hợp lý và sự u việt của các chínhsách, qui định, kế hoạch trớc khi đi đến việc xác định mức độ tuân thủ Họ sẽchỉ ra khoản lợi nhuận từ các hoạt động bởi việc tuân thủ thích đáng các chínhsách, các kế hoạch và thủ tục đợc lập ra, các mất mát nếu không có sự tuânthủ đó Bên cạnh đó, các kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra tính pháp lý củacác thông tin kế toán với chuẩn mực là các qui định pháp chế của nhà nớc

Thứ hai: kiểm tra tính trung thức và độ tin cậy của thông tin trong

đó chủ yếu là kiểm tra và xác định mức độ trung thực, hợp lý của các báo cáoquyết toán do kế toán và các bộ phận khác trong doanh nghiệp lập ra

Kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra tính trung thực và độ tin cậy củathông tin không chỉ của bản thân các thông tin tài chính mà cả các hoạt động

và phơng tiện đợc sử dụng để xác minh, đo đạc, phân loại và báo cáo cácthông tin đó Việc kiểm tra hệ thông thông tin này là cơ sở để khẳng định các

sổ sách và báo cáo tài chính chứa đựng các thông tin chính xác, kịp thời vàhữu ích Các kiểm toán viên nội bộ thực hiện kiểm tra các báo cáo tài chínhcủa doanh nghiệp trong hai trờng hợp:

 Trờng hợp thứ nhất: với mục đích giúp chủ doanh nghiệp hay nhàquản lý của doanh nghiệp kiểm tra lại các thông tin tài chính, kiểm toán viênnội bộ tiến hành kiểm tra, soát xét việc tính toán, phân loại báo cáo, thẩm định

cụ thể các khoản mục cá biệt Điều này cũng có tác dụng giảm phí kiểm toáncủa các kiểm toán viên độc lập khi công việc của kiểm toán viên nội bộ đạthiệu quả tốt

 Trờng hợp thứ hai: công việc kiểm tra đợc thực hiện nhằm hoànthiện việc thẩm tra các lĩnh vực khác để có thể đa ra kết luận

Thứ ba: kiểm tra việc tuân thủ các mục tiêu đề ra đối với các

ch-ơng trình hay các hoạt động nghiệp vụ Kiểm tra xác nhận giá trị vốn góp củadoanh nghiệp và các đối tác tham gia liên doanh với doanh nghiệp Kiểm tra

xác nhận tính trung thực, hợp lý, đầy đủ của số liệu kế toán và báo cáo quyếttoán của đơn vị liên doanh.

Kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra hoạt động hay chơng trình để xemxét kết quả thủ đợc có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không và các hoạt động,chơng trình đó có đợc thực hiện theo kế hoạch đã định hay không

Thứ t: kiểm tra các phơng tiện bảo đảm an toàn cho tài sản kiểmtra tính hiệu quả và pháp lý của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đó có hệthống kế toán Giám sát sự hoạt động và tham gia hoàn thiện chúng

Các kiểm toán viên nội bộ phải kiểm tra các phơng tiện đợc sử dụng để

đảm bảo an toàn cho các tài sản để tránh mất mát Đồng thời cần có nhữngkiến nghị cho nhà quản lý để phòng ngừa các hành vi bất hợp pháp xâm phạmtài sản của đơn vị

Thứ năm: đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả hoạt độngcủa các nguồn lực

Kiểm toán viên phải đánh giá chất lợng thực hiện các nhiệm vụ đợcgiao Việc thực hiện này liên quan đến các nhóm hay các nhân viên của đơn

vị ở đây kiểm toán viên không chỉ quan tâm tới việc các nhóm hay các nhânviên thực hiện công việc của họ có mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệphay không? Do các công việc rất đa dạng trong một tổ chức kinh tế nên đểhoàn thành đợc nhiệm vụ trên, bộ phận kiểm toán phải tuyển chọn đợc nhữngngời có trình độ nghiệp vụ tơng xứng

Thứ sáu: thẩm tra các thủ tục kiểm soát để xác định tính thích hợp

và u việt của nó Kiểm tra tính hiệu quả và tính pháp lý của qui chế kiểm soátnội bộ đồng thời có kiến nghị hoàn thiện các qui chế này

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đồng thời kiểm toán nội bộ phảithực hiện việc giám sát thực hiện các qui chế kiểm soát nội bộ đã đề ra, qua

đó phát hiện những điểm cha hợp lý để tham gia hoàn thiện chúng

Mục đích của việc thẩm tra tính thích hợp của kiểm toán nội bộ đểkhẳng định rằng hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành đều đặn và có hiệu quả,

đáp ứng mọi mục tiêu đã định trớc

Thứ bảy: các nhiệm vụ đặc biệt khác

Ngoài các nhiệm vụ chính trên, kiểm toán viên nội bộ có thể đợc giaobất cứ nhiệm vụ gì mà có ích cho ban giám đốc nh: điều tra về cá nhân, đạidiện cho ban giám đốc hoặc giám sát trong các thoả thuận, tham gia vào cácchơng trình đào tạo của đơn vị…

Thông qua việc thực hiện các nhiệm vụ trên, kiểm toán viên nội bộ cótrách nhiệm hớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ kế toán và các cán bộ nghiệp vụkhác có liên quan, đề xuất các quyết định quản lý, xử lý về tài chính kế toán

và các nội dung xử lý khác

4.3 Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ,

4.3.1 Nguyên tắc của tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ

Bộ máy kiểm toán bao gồm con ngời và các phơng tiện chứa đựng cácyếu tố cấu thành của kiểm toán để thực hiện chức năng của kiểm toán

Tổ chức bộ máy kiểm toán chính là việc tạo ra các mối liên hệ giữa cácyếu tố cấu thành kiểm toán, giữa các phân hệ trong hệ thống kiểm toán vàchính giữa bản thân của hệ thống kiểm toán với các yếu tố khác trong môi tr-ờng hoạt động của kiểm toán Chính từ việc tổ chức bộ máy kiểm toán mà cácmối liên hệ đợc duy trì đảm bảo cho hệ thống thực hiện tốt chức năng xácminh và bày tỏ ý kiến Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phảo đảm bảo:

 Tính khoa học: tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải phù hợp vớinguyên lý chung của lý thuyết kiểm toán Tuỳ theo đặc điểm tổ chức củadoanh nghiệp là tổ chức theo phơng pháp chức năng hay trực tuyến tham mu

mà đa ra mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ cho phù hợp

 Tính nghệ thuật: tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải chú ý tớinhân tố con ngời Trong sơ đồ tổ chức bộ máy kiểm toán cần phải phân công

rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của mỗi kiểm toán viên nhằm đạt hiệu quả vàhiệu suất cao Phải đảm bảo đủ về số lợng nhân viên trong bộ phận kiểm toáncũng là một vấn đề quan trọng

 Điều quan trọng trong tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ là phải xác

định quy mô của doanh nghiệp: doanh nghiệp có thực sự cần bộ máy kiểmtoán nội bộ hay không, quy mô của doanh nghiệp nh thế thì bộ máy kiểm toánnên có quy mô nh thế nào thì thích hợp…

 Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ phải tuỳ theo cơ cấu của doanhnghiệp nh thế nào mà tổ chức sao cho đem lại hiệu quả cao nhất, tốn chi phí ítnhất Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ đểkhông giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải đợc giao một quyềnhạn tơng đối rộng rãi và hoạt đông tơng đối độc lập với phòng kế toán và các

bộ phận hoạt động đợc kiểm tra

 Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhânviên có năng lực chuyên môn và đạo đực nghề nghiệp phù hợp với các qui

định hiện hành

4.3.2 Mô hình tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ.

Bộ máy kiểm toán nội bộ là hệ thống tổ chức của các kiểm toán viên do

đơn vị tự lập theo yêu cầu quản trị nội bộ và thực hiện nề nếp, kỷ cơng quảnlý

Để tổ chức và quản lý hoạt động kiểm toán nội bộ trong bộ máy lãnh

đạo cao nhất của đơn vị cử ra những ngời phụ trách công việc này Theo yêucầu đo, thông thờng một uỷ ban kiểm toán đợc lập ra do một tập thể thờng baogồm 3 thành viên hội đồng quản trị phụ trách Trong trờng hợp cần thiết, hội

đồng quản trị có thể quyết định thuê các chuyên gia kiểm toán tham gia hoặc

t vấn cho uỷ ban

Uỷ ban kiểm toán, vừa có trách nhiệm trong tổ chức hoạt động kiểmtoán nội bộ, vừa có trách nhiệm tạo lập mối quan hệ với chủ thể kiểm toán tàichính từ bên ngoài Trong trờng hợp không có hội đồng quản trị, chủ đầu thoặc ngời đợc uỷ quyền phụ trách sẽ chỉ đạo công tác kiểm toán Tất nhiên,

uỷ ban kiểm toán hoặc ngời phụ trách chỉ có chức năng tổ chức, chỉ đạo côngviệc kiểm toán Ngời thực hiện kiểm toán nộ bộ là những kiểm toán viên trong

đơn vị hoặc chuyên gia từ bên ngoài Từ đó có thể có hai mô hình cơ bản làhội đồng hay bộ phận kiểm toán nội bộ và giám định viên kế toán

 Hội đồng hay bộ phận kiểm toán nội bộ: là mô hình phổ biến đặcbiệt ở các nớc Bắc Mỹ Thành viên của bộ phận này là các kiểm toán viên nội

bộ Số lợng và cơ cấu các thành viên tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị, vàonhiệm vụ kiểm toán nội bộ cụ thể trong từng thời kỳ Hội đồng có nhiệm vụthực hiện tất cả các công việc do uỷ ban kiểm toán giao cho kẻ cả việc xâydựng hoặc hoàn thiện qui chế đã ban hành và cả công việc đột xuất khác

Mô hình này có u điểm là rất thích hợp với các doanh nghiệp có qui môlớn Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết để phát huy u việt này là chất lợng độingũ kiểm toán viên nội bộ

 Giám định viên kế toán: là mô hình ứng dụng phổ biến ở các xínghiệp nhà nớc và các doanh nghiệp có qui mô nhỏ Trong trờng hợp này, ng-

ời thực hiện công việc kiểm toán có thể là kiểm toán viên chuyên nghiệp,thậm chí ở một sô nớc trong các xí nghiệp công và doanh nghiệp nhà nớc đợcbiên chế trong bộ máy kiểm toán nhà nớc

Mô hình này rất thích hợp với các xí nghiệp công, các doanh nghiệp cóqui mô nhỏ không cần biên chế kiểm toán viên nội bộ Nó phát huy đợc thếmạnh nghề nghiệp của các chuyên gia giỏi Tuy nhiên trong trờng hợp này chiphi kiểm toán thờng cao do phải thuê nhân viên Mặt khác, do công việc kiểm

toán nội bộ cũng do số ít chuyên gia có trình độ cao đảm nhiệm nên cần chútrọng đảm bảo tính khách quant rung thực của kiểm toán viên bằng các phơngpháp bổ sung nh kiểm tra chéo, định kỳ thay đổi nơi làm việc của các kiểmtoán viên tăng cơng trách nhiệm của kiểm tra bên ngoài…

Thực tế tại một số nơi cho thấy bộ máy kiểm toán nội bộ đợc thiết lậptại các cơ quan và tổ chức kinh tế nhà nớc có thể là chân rết của các cơ quanhữu quan Trong những trờng hợp này bộ phận kiểm toán nội bộ chịu sự chỉ

đạo trực tiếp của cơ quan tổng kiểm soát, kiểm toán nhà nớc, bộ tài chính.Kiểm toán viên nội bộ đợc kiểm toán nhà nớc đào tạo, bổ nghiệm, quản lý vàchỉ đạo hoạt động Việc xây dựng mô hình nh vậy có u điểm là:

- Thống nhất quản lý nhà nớc đối với hoạt động kiểm toán nội bộtrong các cơ quan và tổ chức kinh tế nhà nớc

- Tiêu chuẩn hoá đợc đội ngũ kiểm toán viên

- Công tác kiểm toán nội bộ sẽ đợc hớng dẫn và chỉ đạo thống nhất

- Kiểm toán nội bộ sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho cơ quankiểm toán nhà nớc trong việc thực hiện hoạt động kiểm tra, kiểm soát khi bộmáy kiểm toán nhà nớc mới hình thành với số lợng kiểm toán viên còn ít ỏi sovới nhu cầu thực tế

Từ những vai trò của kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp thì việc tổchức kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp là cần thiết để nâng cao hiệu quảhoạt động của doanh nghiệp Tuy nhiên, tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp

mà tổ chức bộ máy kiểm toán cho phù hợp Bộ máy kiểm toán nội bộ trongdoanh nghiệp nên đợc tổ chức nh thế nào? vấn đề này có hai loại quan điểmkhác nhau:

Quan điêm thứ nhất: bộ máy kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng quảntrị mà trực tiếp là chịu sự chỉ đạo của ban kiểm soát

Mô hình 1: mô hình bộ máy kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng quảntrị

Mô hình trên đợc coi là mô hình lý tởng, nó bảo đảm điều kiện về tính

độc lập của kiểm toán nội bộ nhng không có tính thực tế Đó là vì hội đồngquản trị và ban kiểm soát không trực tiếp điều hành và quản lý doanh nghiệp,hơn nữa hội đồng quản trị ở tổng công ty nhà nớc hiện nay còn nhiều thànhviên kiêm chức nên không đảm bảo đợc tính độc lập đặt ra

Quan điểm thứ hai: bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc tổng giám đốccủa doanh nghiệp

Mô hình 2: mô hình bộ máy kiểm toán nội bộ trực thuộc tổng giám

đốc

Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị

Các bộ phận khác

Các bộ phận khác

Cơ quan quản

lý cấp trung gian

Cơ quan quản

lý cấp trung gian

Cán bộ quản lý cấp doanh nghiệp

Cán bộ quản lý cấp doanh nghiệp

Ban kiểm soát

Bộ phận kiểm toán nội bộ

Bộ phận kiểm toán nội bộ

Cơ quan tổng giám đốc

Cơ quan tổng giám đốc

Mô hình này dựa trên cơ sở kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọngcủa doanh nghiệp, đặt tại doanh nghiệp, tiếp cận thờng xuyên, liên tục với mọihoạt động của doanh nghiệp, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanhnghiệp và phát hiện kịp thời những sai sót, sơ hở, những điểm yếu để báo cáokịp thời cho lãnh đạo để có các biện pháp khắc phục, hoàn thiện Cách tổ chứctheo mô hình này phù hợp với điều kiện thực tiễn của các doanh nghiệp nhà n-

ớc trong giai đoạn hiện nay

4.4 Các loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ

4.4.1 Phân loại theo đối tợng cụ thể, hoạt động kiểm toán có 3 loạihình: kiểm toán tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ

 Kiểm toán tài chính: là hoạt động xác minh và bày tỏ ý kiến về bảngkhai tài chính có đợc lập trung thực hay hợp lý không, có phù hợp với cácnguyên tắc và chuẩn mực kế toán đợc ban hành không… Kết quả kiểm toán

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Cán bộ, quản lý trung gian

Cán bộ, quản lý trung gian

Cán bộ quản lý cấp doanh nghiệp

Cán bộ quản lý cấp doanh nghiệp

Bộ phận kiểm toán nội bộ

Bộ phận kiểm toán nội bộ

báo cáo tài chính sẽ đợc báo cáo với ngời hoặc tổ chức yêu cầu hoặc đợc dingcông khai số liệu báo cáo tàI chính Trong trờng hợp này kiểm toán nội bộthực hiện khi có yêu cầu của nhà quản lý cấp cao.

 Kiểm toán hoạt động: là việc thẩm tra các trình tự và các phơng pháptác nghiệp ở bộ phận hoặc đơn vị đợc kiểm toán nhằm mục đích đánh giá tínhhiệu quả và hiệu năng của các nghiệp vụ, từ đó đa ra các kiến nghị để cải tiến

và hoàn thiện các nghiệp vụ của bộ phận hoặc đơn vị đợc kiểm toán

Đối tợng của kiểm toán hoạt động rất đa dạng, từ việc đánh giá một

ph-ơng an kinh doanh, một quy trình công nghệ, một loại tài sản thiết bị mới, đavào hoạt động hay việc luân chuyển chứng từ trong một đơn vị… Vì thế, khó

có thể đa ra một khuân mẫu cho loại hình kiểm toán này Đồng thời, tính hiệulực và hiệu quả của quá trình hoạt động rất khó đợc đánh giá một cách kháchquan so với tính tuân thủ và tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính.Thay vào đó, việc xây dựng các chuẩn mực để đánh giá các thông tin có thể

định lợng trong một cuộc kiểm toán hoạt động là một việc mang nặng tínhchất chủ quan Sản phẩm của kiểm toán hoạt động là báo cáo cho ngời quản lý

về kết quả kiểm toán và những ý kiến đề xuất cảI tiến hoạt động

Trong loại hình này kiểm toán nội bộ là chủ thể tiến hành kiểm toánmột cách thờng xuyên và chủ yếu

 kiểm toán tuân thủ: là việc xác minh và bày tỏ ý kiến về chấp hànhluật pháp, thể lệ, chế động và quy định nào đó của đơn vị Trong kiểm toánliên kết phải đồng thời giải quyết hai yêu cầu:

Một là: xác minh tính trung thực của các thông tin tài chính cùng vớixác định mức an toàn của các nghiệp vụ tài chính và chất lợng của hệ thốngkiểm soát nội bộ

Hai là: hớng vào những thành tích và hiệu quả trong đó cần xem xétviệc thiết lập hệ thống thông tin và quản lý cõng nh việc điều hành hớng tớitối u hoá việc sử dụng các nguồn lực

Trong loại hình này kiểm toán viên nội bộ tiến hành cuộc kiểm toántrong trờng hợp cấp trên yêu cầu

4.4.2 Dựa vào thời gian tiến hành cuộc kiểm toán có 3 loại hình: kiểmtoán trớc quá trình hoạt động, kiểm toán trong quá trình hoạt động và kiểmtoán sau quá trình hoạt động

 Kiểm toán trớc quá trình hoạt động: chủ yếu là kiểm tra tính khả thi,tính hiệu quả các dự án, kế hoạch nhằm giúp các cấp ra các quyết định quản lý

có đợc những thông tin và sự đảm bảo chắc chắn về các quyết định của mình

 Kiểm toán trong quá trình hoạt động: Mục đích nhằm giúp các nhàquản lý điều chỉnh những sai lệch thiếu sót khi thực hiện hoặc điều chỉnh cáchoạt động để đảm bảo tối u về hiệu quả các hoạt động đang và tiếp tục diễn ra.

 Kiểm toán sau quá trình hoạt động: nhằm mục đích thẩm định tínhhợp lý, trung thực và độ tin cậy của các thông tin trong các báo cáo tình hìnhhoạt động cảu một tổ chức, cá nhân Trong đó nội dụng chủ yếu là kiểm toánbáo cáo tài chính

4.4.3 Dựa vào chu kỳ của kiểm toán có: kiểm toán thờng xuyên vàkiểm toán định kỳ

 Kiểm toán thờng xuyên: là thực hiện các việc kiểm tra, xem xét liêntục hàng tuần, hàng tháng, hàng quý Hình thức này tỏ ra khá hữu hiệu và cóthể giúp cho việc phát hiện mau chóng, kịp thời các sai sót, gian lận nhờ đóhạn chế đợc các tác hại Mặt khác do đợc thực hiện thờng xuyên, các cuộckiểm toán này có tác dụng ngăn chặn, phòng ngừa rất hiệu quả

 Kiểm toán định kỳ: trái với kiểm toán thờng xuyên, kiểm toán định

kỳ chỉ nhằm theo dõi tình hình qua các báo cáo tài chính hàng tháng, hàngquý hoặc cả năm nghiên cứu, đánh giá bảng cân đối kế toán giữa năm hoặccuối năm để đa ra những nhận xét, đánh giá về công việc kinh doanh củadoanh nghiệp

II Mục tiêu của hệ thống kiểm soat nội bộ

Có bảy mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn đểngăn ngừa sai sót trong sổ sách Hệ thống kiểm soát nội bộ phải đầy đủ đểcung cấp sự đảm bảo hợp lý là:

1 Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính hiệu lực).Cơ cấu kiểm soát nội bộ không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụkhông tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ nhật ký hoặc các sổ sách

kế toán khác

2 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn).Nếu một nghiệp vụ kinh tế không đợc phê chuẩn xảy ra, có có thểdẫn đến một nghiệp vụ la đảo và nó cũng có thể có ảnh hởng làm tăng phíhoặc phá hoại tài sản của công ty

3 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ)

Các thể thức của khách hàng phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp vụkinh tế ra ngoài sổ sách

4 Các nghiệp vụ kinh tế phải đớc đánh giá đúng đắn (sự đánh giá)

Một cơ cấu kiểm soát nội bộ đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai

số khi tính toán và ghi sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khácnhau của quá trình ghi sổ

5 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phân loại đúng đắn (sự phân loại) Quá trình phân loại đúng đăn tài khoản phù hợp với cơ cấu tàI khoảncủa doanh nghiệp phải đợc thực hiện trên các sổ nhật ký nếu các báo cáo tàichính đợc trình bày đúng đăn Sự phân loại cũng bao gồm những nhóm nh khuvực và sản phẩm

6 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phản ánh đúng kỳ (tính đúng kỳ).Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế hoặc trớc hoặc sau khi chúng xảy ralàm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổvới số tiền không chính xác Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì cácbáo cáo tài chính sẽ bị sai

7 Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng

đắn

Trong nhiều trờng hợp, các nghiệp vụ cá lẻ phải đợc tổng hợp và tínhtổng cộng trớc khi chúng đợc ghi vào sổ nhật ký Sau đó, từ sổ nhật ký đợcchuyển qua sổ cái tổng hợp, và sổ cái tổng hợp đợc tổng hợp và đợc ding đẻlập các báo cáo tài chính Không cần biết đến phơng pháo nào đợc ding đểnhập các nghiệp vụ vào sổ phụ và để tổng hợp các nghiệp vụ, các quá trìnhkiểm soát đầy đủ là cần thiết để đảm bảo quá trình tổng hợp là chính xác

Phần II: thực trạng về kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng việt nam

I Quá trình hình thành và phát triển của tổng công ty

Xi măng là một trong những cơ sở công nghiệp đợc hình thành và pháttriển sớm nhất ở Việt Nam Cái nôi đầu tiên của nghành xi măng Việt Nam lànhà máy xi măng Hải Phòng, đợc khởi công xây dung ngày 25/12/1899 Saukhi miền bắc dành đợc hoàn toàn độc lập, nhà máy xi măng Hải Phòng đợckhôi phục và phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu xi măng phục vụ cho các côngtrình quốc phòng và phát triển kinh tế miền bắc

Sau ngày 30/4/1975, ngoàI nhà máy xi măng Hải Phòng và một số cơ sở

xi măng là đứng, nghành xi măng còn tiếp quản nhà máy xi măng Hà Tiên

Bớc vào kế hoạch 5 năm lần thứ II (1976 – 1980) để phục vụ cho côngcuộc của đất nớc, đảng, chính phủ và bộ xây dựng đã có nhiều chủ trơng đầu

t xây dựng mới nhà máy xi măng Bỉm Sơn và nhà máy xi măng Hoàng Thạch.Tháng 10/1976, công trờng xây dựng nhà máy xi măng Bỉm Sơn đã đợc thànhlập và triển khai các bớc thi công xây dựng với sự giúp đỡ về kỹ thuật, thiết bị

và chuyên gia của Liên Xô, cùng các đơn vị xây lắp của nghành xây dựng

Đầu năm 1977, công trơng xây dựng nhà máy xi măng Hoàng Thạch

đ-ợc thành lập và tiến hành thi công xây dựng Cũng trong năm này, chính phủ

đã phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật xây dựng mở rộng nhà máy xi măng

sự giúp đỡ của các chuyên gia Đan Mạch ngày 3/12/1983 những tấn xi măngHoàng Thạch cũng đợc xuất xởng Với kết quả đầu t đúng hớng, kịp thời của

đảng, chính phủ và bộ xây dựng, hai nhà máy này đã nâng công suất thiết kếcủa toàn LHCXN xi măng từ 0,67 triệu tấn/năm lên gần 3 triệu tấn/năm

Đến năm 1990, LHCXN xi măng đã đát sản lợng 2,406 triệu tấn ximăng, nộp ngân sách 189,957 tỷ đồng.Năm 1990 công trình mở rộng nhà máy

xi măng Hà Tiên đợc hoàn thành và ngày 19/12/1990 những tấn clinker đầutiên ra là, không cần đội ngũ chuyên gia nớc ngoài nh trớc đây

Năm 1991, công ty xuất nhập khẩu xi măng đợc thành lập theo quyết

định của bộ xây dựng

Năm 1993, bộ xây dựng đã có quyết định đổi tên LHCXN xi măngthành tổng công ty xi măng Việt Nam và đến ngày 14/11/1994, thủ tớng chínhphủ đã có quyết định số 670/TTg của chính phủ về việc thành lập tổng công ty

xi măng Việt Nam theo quyết định 91/TTg của chính phủ ngày 07/03/1994.Tổng công ty xi măng Việt Nam có ban cán sự đảng, có HĐQT và đợc chínhphủ xếp hạng doanh nghiệp đặc biệt

Kết thúc năm 1995, tổng công ty xi măng Việt Nam đã hoàn thành kếhoạch sản xuất – tiêu thụ 4,8 triệu tấn xi.

Từ năm 1996 – 2000 tổng công ty xi măng đã đa vào hoạt động nhàmáy xi măng Bút Sơn, góp vốn liên doanh đầu t nhà máy xi măng chin Fon(Hải Phòng), nhà máy xi măng Sao Mai (Hòn Chông), nhà máy bê tông tới,nhà máy xi năng Nghi Sơn (Thanh Hoá), một số trạm nghiền với các địa ph-

ơng và nâng công suất nhà máy xi măng Bỉm Sơn Kết thúc kế hoạch 5 năm

1996 – 2000 tổng công ty xi măng đạt tổng doanh thu 30.935 tỷ đồng, nộpngân sách nhà nớc là 3.900 tỷ đồng

Hiện nay sản lợng xi măng sản xuất tiêu thụ của tổng công ty xi măngtơng đối ổn định ở mức 18 triệu tấn/năm và đang trong quá trình xây dựng nhàmáy xi măng Tam Điệp

Một số kết quả hoạt động kinh doanh của tổng công ty xi măng trongnhững năm gần đây

II Đặc điểm bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán ở tổng công ty xi măng Việt Nam đợc tổ chức theo hìnhthức kế toán nửa tập chung, nửa phân tán và tiến hành công tác hạch toán kếtoán theo hình thức sổ nhật ký chung Sự lựa chọn này phù hợp với quy môsản của tổng công ty, với trình độ của các nhân viên kế toán vì kết cấu sổ đơngiản, dễ ghi chép và có thể đa các phơng tiện kỹ thuật hiện đại vào sử dụngtrong côn gtác kế toán nh máy vi tính

Bộ máy kế toán của tổng công ty có nhiệm vụ tổ chức hớng đãn, kiểmtra đôn đốc thực hiện toàn bộ công tác thu thập và xử lý thông tin kế toán,công tác thống kê trong phạm vi toàn tổng công ty, hớng dẫn và kiểm tra cácphòng ban trong tổng công ty thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu.Thực hiện chế độ hạch toán và chế độ quản lý tài chính, giúp đỡ cơ quan tổnggiám đốc tổ chức thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế

Bộ máy kế toán của tổng công ty xi măng gồm 8 ngời và đợc chia thành

2 phòng gồm: trởng phòng kế toán (kế toán trởng), 2 phó phòng kế toán và 5

nhân viên kế toán đợc tổ chức theo mô hình sau:

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Trong đó:

- Trởng phòng kế toán: là ngời quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động, kiểm tra

toàn bộ công tác tài chính kế toán của tổng công ty, tham mu giúp tổng giám

đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán, đánh giá các phơng án kinh

doanh Trởng phòng kế toán duyệt các báo cáo quyết toán của các đơn vị

thành viên

- Hai phó phòng kế toán: giúp trởng phòng chỉ đạo hoạt động khi trởng phòng

đi công tác, trong đó: phó phòng 1 quản lý việc tổ chức công tác kế toán tại

tổng công ty còn phó phòng 2 quản lý theo dõi việc tổ chức công tác kế toán

tại các đơn vị thành viên

- 5 nhân viên kế toán: trong đó 2 nhân viên thuộc sự quản lý của phó phòng 1

thực hiên công tác kế toán tại tổng công ty, còn 3 nhân viên thuộc sự quản lý

của phó phòng 2 thực hiện công việc quản lý công tác kế toán tại các đơn vị

thành viên

Tr ởng phòng kế toán

Kế toán viên

Kế toán viên Kế toán Kế toán viên viên Kế toán Kế toán viên viên Kế toán viên

Kế toán viên Kế toán Kế toán viên viên

III các yếu tố có tính môi trờng ảnh hởng đến công tác kiểm soát

nội bộ

1 Tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một bộ phận quan trọng của hệ thống

kiểm soát nội bộ Khi xác lập cơ cấu tổ chức của tổng công ty cũng là lúc hình

thành một biện pháp kiểm tra, kiểm soát tự động giữa các bộ phận

Bộ máy quản lý của tổng công ty xi măng đợc mô tả nh sau:

Bộ máy quản lý tại tổng công ty xi măng gồm hội đồng quản trị, cơ quan

tổng giám đốc và mời phòng ban có chức năng nhiệm vụ nh sau:

điều độ

Phòng kế toán thống

kê tàI chính

Phòng kế toán thống

kê tàI chính

Phòng kỹ thuật

Phòng kỹ

động

Phòng tổ chức lao

động

Phòng hợp tác quốc tế

Phòng hợp tác quốc tế Phòng đầu t Phòng đầu t xây dựng xây dựng Văn phòng Văn phòng

Ban thanh tra

Ban thanh tra