gắn kết hành vi trong doanh nghiệp

mục tiêu của đơn vị đạt được phụ thuộc vào hành động của các thành viên. kết quả của các thành viên tạo nên kết quả của toàn đơn vị. vì thế đơn vị cần có cách thức kiểm soát và phát huy tác dụng từ hành động của các thành viên. bài này giới thiệu và cách thức thống nhất mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu các thành viên trong doanh nghiệp nhằm kết nối mục tiêu doanh nghiệp với mục tiêu các thành viên, xác định cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phù hợp với đặc diểm sản xuất kinh doanh

10/30/20 14 1 GẮN KẾT HÀNH VI TRONG DOANH NGHIỆP Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh Thuan CHƯƠNG 02 1HCE H.A.T Mục tiêu học tập 1. Nắm được bản chất của sự phù hợp mục tiêu trong tổ chức 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự phù hợp mục tiêu trong tổ chức 3. Mô hình tổ chức và kiểm soát trong các mô hình 2HCE H.A.T Mục tiêu của Doanh nghiệp • Mục tiêu là gì? – Mục tiêu là những trạng thái, những cột mốc, những kết quả, thành tích cụ thể mà tổ chức muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định • Đặc tính của mục tiêu là gì? - SMART – Cụ thể, rõ rang (S – Specific) – Đo lường được (M – Measurable) – Tính khả thi (A – attainable) – Tính thực tế (R – Realistic – Giới hạn về thời (T – Timely) 3HCE H.A.T 10/30/20 14 2 Mục tiêu của Doanh nghiệp (tt) – Tùy theo các tiếp cận và mục đích quản lý, mục tiêu được phân loại • Căn cứ thời gian – Mục tiêu dài hạn, trung hạn, ngắn hạn • Căn cứ theo bản chất mục tiêu – Mục tiêu kinh tế, xã hội, chính trị • Căn cứ theo cấp độ mục tiêu – Mục tiêu cấp doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh, chức năng 4HCE H.A.T Kiểm soát quản lý quan tâm tới mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào? • Kiểm soát quản lý quan tâm tới mục tiêu của DN (mục tiêu hợp lý) nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu (th ích hợp) ở mức độ cao nhất có thể. • Hành động của con người vừa phải được đặt trong mối liên hệ với lợi ích của họ đồng thời phải đặt trong lợi ích (cao nhất) của tổ chức • Mục đích của các nhân và mục đích của tổ chức thường không cùng chiều 5HCE H.A.T Q&A? • Lấy ví dụ minh hoạ về sự mâu thuẫn giữa lợi ích cá nhân với lợi ích của tổ chức? – Phân tích ảnh hưởng tới kiểm soát. 6HCE H.A.T 10/30/20 14 3 Thống nhất các mục tiêu trong DN • Tạo ra cơ chế thống nhất mục tiêu của DN với mục của các đơn vị thành viên hoặc từng cá nhân trong doanh nghiệp ở mức cao nhất có thể để đạt mục tiêu chung của DN • Mức độ thống nhất các mục tiêu càng cao thì khả năng hiện thực hóa mục tiêu doanh nghiệp càng lớn. 7HCE H.A.T Nhân tố ảnh hưởng tới thống nhất mục tiêu 8 Thường không thể qui định chi tiết bằng văn bản Nhân tố phi chính thức Có thể lượng hóa được Được qui định bằng văn bản Thiết lập mang tính máy móc : Nhân tố chính thức HCE H.A.T Nhân tố phi chính thức • Nhân tố bên ngoài DN – Là các chuẩn mực về hành vi đáng mong đợi trong cộng đồng mà DN đang hoạt động • Hành vi đạo đức công việc • Hành vi mang tính địa phương hoặc một số khác mang đặc trưng của ngành, hoặc quốc gia – Ví dụ: • Dịch vụ Giao thông vận tải và thông tin liên lạc ở Nhật Bản, Sigapore 9HCE H.A.T 10/30/20 14 4 Nhân tố phi chính thức (tt) • Các nhân tố bên trong – Văn hóa Doanh nghiệp – Phong cách quản lý – Tổ chức không khuôn mẫu – Cảm nhận và truyền tin – Cộng tác hay xung đột 10HCE H.A.T Nhân tố phi chính thức (tt) • Các nhân tố bên trong (tt) – Văn hóa doanh nghiệp • Tập hợp những niềm tin chung, thái độ, chuẩn mực, các mối quan hệ, và các giải thiết được chấp nhận và diễn ra trong doanh nghiệp. • Ảnh hưởng như thế nào đối với doanh nghiệp? • Ảnh hưởng bởi tác nhân nào? 11HCE H.A.T Nhân tố phi chính thức (tt) • Các nhân tố bên trong (tt) – Phong cách quản lý • Thái độ/ quan điểm của nhà quản lý cấp cao đối với kiểm soát quản lý • Ảnh hưởng của Phong cách quản lý tới kiểm soát như thế nào? 12HCE H.A.T 10/30/20 14 5 Nhân tố phi chính thức (tt) • Các nhân tố bên trong (tt) – Tổ chức không chính thức • Cơ cấu tổ chức mô tả tổ chức chính thức – quyền chính thức và trách nhiệm của các nhà quản lý • Các mối quan hệ cấu thành tổ chức không chính thức ảnh hưởng đến tính hiệu quả và hiệu năng của tổ chức 13HCE H.A.T Nhân tố phi chính thức (tt) • Các nhân tố bên trong (tt) – Cảm nhận và truyền tin • Các giám đốc (chức năng, bộ phận ) phải nhận thức và thực hiện các hành động nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức • Tiếp nhận thông tin từ nhiều kênh khác nhau (kể cả thông tin chính thức và không chính thức) và xử lý chúng 14HCE H.A.T Nhân tố phi chính thức (tt) • Các nhân tố bên trong (tt) – Cộng tác hay xung đột • Sơ đồ cơ cấu tổ chức DN biểu thị cách thức mục tiêu của doanh nghiệp đạt được • Hệ thống KSQL giúp đạt được sự cân bằng giữa xung đột và cộng tác 15HCE H.A.T 10/30/20 14 6 Hệ thống kiểm soát chính thức • Nhân tố chính thức – Có thể lượng hóa được, quy định bằng văn bản, thiết lập mang tính máy móc – Các kế hoạch chiến lược, các dự toán, báo cáo là các nhân tố trong hệ thống kiểm soát chính thức. 16HCE H.A.T Hệ thống kiểm soát chính thức (tt) • Nhân tố chính thức (tiếp) – Các quy định, quy tắc: • Chỉ dẫn hiện hành, thông thường thể hiện bằng văn bản • Xét về nội dung kiểm soát – Qui định hoạt động – Qui định hiệu lực hóa 17HCE H.A.T Hệ thống kiểm soát chính thức (tt) • Nhân tố chính thức (tt) – Xét về đối tượng kiểm soát • Kiểm soát vật chất, tài sản – Quy định, quy tắc về kiểm soát vật chất, tài sản của đơn vị (quy định về bảo vệ, an toàn kho bãi, bảo quản tài sản ). • Cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ hoặc sổ tay hướng dẫn – Quy định, quy tắc thể hiện trong các cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ hay sổ tay hướng dẫn. • Hệ thống kiểm soát chất lượng hay kiểm tra việc hoành thành nhiệm vụ – Quy định liên quan đến hệ thống kiểm soát chất lượng hay kiểm tra độ tin cậy của thông tin. 18HCE H.A.T 10/30/20 14 7 Hệ thống kiểm soát quản lý chính thức 19 Mục tiêu và chiến lược Quy định Thông tin khác Lập KH chiến lược Lập dự toán Hoạt động của TTTN BC chênh lệch TT- KH Hoạt động đã thoả mãn? Xét duyệt Hành động sửa chữa Đo lường Phản hồi Thông tin Thưởng (phản hồi) Y N HCE H.A.T Mô hình tổ chức doanh nghiệp 1. Tổ chức theo chức năng 2. Tổ chức theo khối kinh doanh 3. Tổ chức theo ma trận 20HCE H.A.T Tổ chức theo chức năng 21 Giám đốc điều hành Nhân viên VP GĐ kế hoạch 1 GĐ kế hoạch 2 GĐ kế hoạch 3 GĐ sản xuất Nhân viên VP Nhân viên VP GĐ Marketing GĐ khu vực A GĐ khu vực B GĐ khu vực C HCE H.A.T 10/30/20 14 8 Tổ chức theo chức năng (tt) • Ưu điểm – Giám đốc chức năng ra quyết định tốt hơn do được chuyên môn hóa – Kiểm soát được nhân viên cấp dưới chặt chẽ hơn do có mối quan hệ theo ngành dọc. • Nhược điểm – Khó xác định được hiệu quả kinh tế của từng bộ phận chức năng – Khó lập kế hoạch cho các bộ phận chức năng ở cấp độ thấp trong doanh nghiệp. – Tranh chấp có thể nảy sinh giữa các giám đốc chức năng – Không dễ dàng đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ cũng như lĩnh vực kinh doanh 22HCE H.A.T Tổ chức theo mô hình đơn vị kinh doanh 23 Giám đốc điều hành Nhân viên VP GĐ kế hoạch GĐ Marketing GĐ đơn vị X Nhân viên VP Nhân viên VP GĐ kế hoạch GĐ Marketing GĐ đơn vị Y Nhân viên VP GĐ kế hoạch GĐ Marketing GĐ đơn vị Z HCE H.A.T Tổ chức theo mô hình đơn vị kinh doanh (tt) • Ưu điểm – Khắc phục hạn chế mô hình chức năng – Các giám đốc có thể ra quyết định trên cơ sở những tín hiệu của thị trường sản phẩm đồng thời có thể ứng phó nhanh đối với những tình huống xấu hoặc tận dụng cơ hội. • Nhược điểm – Khó khăn giải quyết hài hòa mối quan hệ giữa các Khối – Mỗi nhân viên trong đơn vị kinh doanh có thể thực hiện các công việc trùng lặp – Các đơn vị này có thể phải giải quyết cùng một vấn đề từ 2 cấp, có thể làm tăng chi phí,… 24HCE H.A.T 10/30/20 14 9 Tổ chức theo mô hình ma trận 25 Giám đốc điều hành GĐ chức năng A Nhân viên VP GĐ chức năng B GĐ chức năng C GĐ dự án A GĐ dự án B GĐ dự án C HCE H.A.T Tổ chức theo mô hình ma trận (tt) • Ưu điểm: – Tạo ra mối liên hệ giữa các dự án với các chức năng quản lý khác nhau • Nhược điểm – Nhân viên then chốt có thể bị quá tải do thực hiện nhiều công việc – Vi phạm nguyên tắc một người đứng đầu trong quản lý 26HCE H.A.T Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh • Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh được phân chia trên cơ sở sự tin tưởng • Bộ phận kiểm soát trong đơn vị kinh doanh: – Có trách nhiệm kiểm soát đối với tất cả các hoạt động của hệ thống kiểm soát – Chịu trách nhiệm đối với những giám đốc ở đơn vị kinh doanh • Có 2 mô hình tổ chức chủ yếu đối với bộ phận này 27HCE H.A.T 10/30/20 14 10 Mô hình 1 28 GĐ bộ phận kinh doanh Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh Bộ phận kiểm soát của công ty HCE H.A.T Mô hình 1 (tt) • Trong một số công ty, bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh báo cáo với nhà quản lý công ty • Giám đốc (phụ trách chung) của đơn vị kinh doanh sẽ là trưởng của bộ phận kiểm soát trung gian này, có quyền phê chuẩn trong tuyển dụng, đào tạo, chuyển giao, phạt, xúc tiến và xa thải nhân viên kiểm soát trong phạm vi đơn vị kinh doanh của mình • Nhược điểm: – Kiểm soát viên sẽ không cung cấp đầy đủ các báo cáo theo mục tiêu về kế hoạch ngân sách và hoạt động của đơn vị kinh doanh cho nhà quản lý cấp cao. 29HCE H.A.T Mô hình 2 (tt) 30 GĐ bộ phận kinh doanh Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh Bộ phận kiểm soát của công ty HCE H.A.T [...]...10/30/2014 Mô hình 2 (tt) • Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh báo cáo trực tiếp cho bộ phận kiểm soát công ty • Bộ phận kiểm soát công ty là bộ phận chủ quản • Nhược điểm: – Trong trường hợp này, nhà quản lý tại đơn vị kinh doanh có thể thiếu hợp tác hoặc làm sai lệch HCE H.A.T 31 KẾT THÚC CHƯƠNG 02 Hue College of Economics Faculty of Accounting and Finance Huynh Anh . kinh doanh 23 Giám đốc điều hành Nhân vi n VP GĐ kế hoạch GĐ Marketing GĐ đơn vị X Nhân vi n VP Nhân vi n VP GĐ kế hoạch GĐ Marketing GĐ đơn vị Y Nhân vi n VP GĐ kế hoạch GĐ Marketing. có quyền phê chuẩn trong tuyển dụng, đào tạo, chuyển giao, phạt, xúc tiến và xa thải nhân vi n kiểm soát trong phạm vi đơn vị kinh doanh của mình • Nhược điểm: – Kiểm soát vi n sẽ không cung. Nhược điểm – Nhân vi n then chốt có thể bị quá tải do thực hiện nhiều công vi c – Vi phạm nguyên tắc một người đứng đầu trong quản lý 26HCE H.A.T Bộ phận kiểm soát đơn vị kinh doanh • Bộ phận kiểm