QUẢN LÝ CÔNG VĂN VỚI CÔNG NGHỆ SỐ

Hàng ngày, tại các trường phổ thông luôn nhận được các công văn từ các nơi ngoài nhà trường gửi tới như: Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội, UBND thành phố, Bộ Tài chính, Kho bạc, Ngân hàng, Đảng ủy thành phố Hà Nội,.. Hoặc có thể từ chính các bộ phận, các phòng ban chức năng, tổ chuyên môn gửi đến Ban giám hiệu. Hoặc ngược lại, Ban giám hiệu cũng có các quyết định, các thông báo quan trọng gửi đến các thành viên là học sinh, phụ huynh, giáo viên, các phòng ban chức năng.Công văn có tiêu chí phân loại như: nghị định, nghị quyết liên tịch, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo, thông cáo, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, …Công văn là một thể thức văn bản đã được nhà nước công nhận và ban hành các quyết định về các mẫu công văn như: quyết định đình chỉ công tác, quyết định thành lập ban tuyển sinh, quyết định tốt nghiệp, báo cáo thống kê tài chính, thông báo nghỉ học...tất cả đều có mẫu chuẩn.

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HÀ NỘI TRƯỜNG THPT NGUYỄN TRÃI - BA ĐÌNH - HÀ NỘI ************** ĐỀ TÀI DỰ THI KHOA HỌC, KỸ THUẬT DÀNH CHO HỌC SINH TRUNG HỌC CẤP THÀNH PHỐ LẦN THỨ TƯ (NĂM HỌC 2014 - 2015). Tên đề tài: QUẢN LÝ CÔNG VĂN VỚI CÔNG NGHỆ SỐ Lĩnh vực: Khoa học máy tính NGƯỜI HƯỚNG DẪN 1. Hướng dẫn 1: ThS.Phạm Kim Oanh - Đơn vị công tác Trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội. 2. Hướng dẫn 2: HT Phạm Vương Tấn - Đơn vị công tác Trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội. 3. Hướng dẫn 3: PGS.TS Đỗ Trung Tuấn - Đơn vị công tác Trường ĐH Quốc Gia - Hà Nội. TÁC GIẢ: 1.Nguyễn Ngọc Thắng Lớp: 11A11 Trường: THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình -Hà Nội 2.Nguyễn Trung Lớp: 11A3 Trường: THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình -Hà Nội MỤC LỤC 1 PHẦN 1 - LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2 PHẦN 2 - TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ ĐIỂM MỚI, SÁNG TẠO CỦA ĐỀ TÀI 3 1.Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu 3 2. Tính sáng tạo của đề tài 4 3. Điểm mới của đề tài 4 PHẦN 3 - QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ 4 1. Tìm hiểu về văn bản và phân loại văn bản 4 2. Tìm hiểu quy trình công văn đi - công văn đến 10 3. Tìm hiểu về tổ chức cơ cấu Phòng - Ban ở trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội 12 4. Tìm hiểu về Công nghệ số biểu diễn tài liệu văn bản 13 4.1 Siêu dữ liệu (metadata) 13 4.2 Tài liệu số 14 4.3 Tài liệu số - XML 14 4.4 Chuẩn mô tả dữ liệu 16 4.5 Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition) 19 5. Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình ASP.NET ứng dụng cho bài toán “Quản lí công văn với công nghệ số” 20 6. Đánh giá những vấn đề đã đạt được 23 7. Mục tiêu phát triển đề tài thi cấp Quốc gia - tháng 3/2015 24 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27 PHẦN 1 - LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hàng ngày, tại các trường phổ thông luôn nhận được các công văn từ các nơi ngoài nhà trường gửi tới như: Sở Giáo dục & Đào tạo Hà Nội, UBND thành phố, Bộ Tài chính, Kho bạc, Ngân hàng, Đảng ủy thành phố Hà Nội, Hoặc có thể từ chính các bộ phận, các phòng ban chức năng, tổ chuyên môn gửi đến Ban giám hiệu. Hoặc ngược lại, Ban giám hiệu cũng có các quyết định, các thông báo quan 2 trọng gửi đến các thành viên là học sinh, phụ huynh, giáo viên, các phòng ban chức năng. Công văn có tiêu chí phân loại như: nghị định, nghị quyết liên tịch, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo, thông cáo, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công điện, … Công văn là một thể thức văn bản đã được nhà nước công nhận và ban hành các quyết định về các mẫu công văn như: quyết định đình chỉ công tác, quyết định thành lập ban tuyển sinh, quyết định tốt nghiệp, báo cáo thống kê tài chính, thông báo nghỉ học tất cả đều có mẫu chuẩn. Công văn thuộc quyền quản lí của các đơn vị hành chính sự nghiệp như:Bộ Giáo Dục, Sở Giáo dục & Đào tạo Hà Nội, Các trường trực thuộc Sở (ví dụ: trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội,…), UBND Thành phố Hà Nội, Sở Tài Chính, Công An phường, Công an Quận Ba Đình,… Tùy thuộc phân loại đơn vị hành chính của các trường mà có sơ đồ luồng hướng dẫn bố trí nơi gửi công văn đi và nơi tiếp nhận công văn đến: Hiệu trưởng, Hiệu phó, văn phòng, kế toán, đảng bộ, đoàn thanh niên, các tổ chuyên môn như: tổ toán, tổ văn, tổ lý - kỹ thuật - tin, tổ hóa - sinh, tổ ngoại ngữ - thể dục, tổ hành chính,… Công văn có hai dạng : công văn trên giấy và công văn điện tử. Việc phân loại này ám chỉ công văn trực tiếp (công văn giấy), công văn gián tiếp (công văn điện tử) chứ không phụ thuộc là công văn đến hay công văn đi. Quản lý công văn là công việc quản lí mã số của công văn; quản lý theo tiêu chí phân loại công văn đi, công văn đến; tìm kiếm công văn theo các tiêu chí phân loại trên; tìm kiếm theo ngày gửi, ngày nhận; tìm kiếm theo nơi ban hành hoặc nơi nhận. Nhóm chúng em, Nguyễn Trung và Nguyễn Ngọc Thắng đã xây dựng đề tài này với mong muốn trợ giúp trường THPT Nguyễn Trãi - Ba Đình - Hà Nội có một phần mềm tin học để quản lý việc gửi - nhận công văn. PHẦN 2 - TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ ĐIỂM MỚI, SÁNG TẠO CỦA ĐỀ TÀI 1.Tổng quan vấn đề cần nghiên cứu Quản lí công văn là một bài toán cần thiết cho công tác quản lí văn bản ở các văn phòng của một trường THPT, một đơn vị hành chính nhà nước, các doanh nghiệp liên doanh hoặc ở các ngân hàng liên doanh trong nước và quốc tế. Phần mềm có đầy đủ các chức năng: 3 - Nhập, sửa, xóa công văn đi, đến. - Tổ chức phân loại công văn: báo cáo, quyết định, thông báo, luật - pháp lệnh, biểu mẫu, thủ tục, khác, - Tổ chức các đơn vị được ban hành công văn. - Tổ chức các đơn vị nhận công văn. - Định hướng mức ưu tiên lưu chuyển công văn: độ mật( thường, mật, tuyệt mật, tối mật), độ khẩn (thường, khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc), với nhiều hình thức gửi - nhận: mạng máy tính, bưu điện, fax, trực tiếp, email, khác, - Có nhiều tiêu chí tìm kiếm: tìm kiếm công văn đi đến trong ngày, tìm kiếm theo phòng quản lí đơn vị, tìm kiếm qua nơi ký nhận văn bản, tìm kiếm theo số công văn, tìm kiếm theo tên hoặc nội dung văn bản. - Có chức năng thống kê công văn theo ngày truy nhập, theo đơn vị quản lí, theo số văn bản hoặc theo tên công văn. 2. Tính sáng tạo của đề tài Phần mềm được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ số, là công nghệ hiện đại dựa trên những bộ sưu tập thông tin của các đối tượng số hoặc đã được số hóa có tổ chức và có tập trung ứng dụng trên nền tảng web. Là phần mềm mã nguồn mở để chương trình có thể chạy với bất cứ mục đích nào; có thể chỉnh sửa phù hợp với yêu cầu của lập trình viên; có thể chỉnh sửa và tái phân phối bản sao hoặc không thu phí trên phần chỉnh sửa của phần mềm. 3. Điểm mới của đề tài Sử dụng công nghệ quét hình - scannning cho ra sản phẩm số hóa dạng hình. Tiếp đó cho ra sản phẩm dạng số hóa văn bản nhờ công nghệ nhận dạng kí tự quang học- OCR (Optical Character Recognition). Sử dụng kỹ thuật trích dẫn metadata tự động được định trước, xây dựng bộ tổ chức biên mục và chỉ mục để định vị tổ hợp từ theo chuẩn MARC (Marchine - Readable Cataloging record). PHẦN 3 - QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU VÀ KẾT QUẢ 1. Tìm hiểu về văn bản và phân loại văn bản Khái niệm văn bản, theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Khái niệm văn bản, theo nghĩa hẹp là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các 4 hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án, báo cáo,… đều được gọi là văn bản. Văn bản quản lí nhà nước là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là: lập pháp, hành pháp và tư pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do pháp luật quy định. Trong khái niệm này, cần lưu ý: + Thể thức (mẫu các loại văn bản) nếu không đúng thì không có giá trị và nó là yêu cầu mang tính bắt buộc. +Thủ tục, tùy loại văn bản khác nhau mà khi ban hành phải theo trình tự nhất định (Ví dụ: muốn ban hành một QĐ của Trường thì Hiệu trưởng phải soạn thảo văn bản, tập trung ý kiến của các BGH khác liên quan, sau đó ký ban hành, nếu không làm đúng các quy trình trên thì tính hợp pháp cũng không có giá trị. +Thẩm quyền, là giới hạn quyền hạn của chủ thể (Ví dụ: QĐ tuyển sinh 10 là do Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội ban hành, thông báo tuyển sinh là do Hiệu trưởng ban hành,…) Phân loại văn bản là áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho mọi người có thể đi sâu nhận biết một cách đầy đủ, cụ thể về các loại hình văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Để phân loại văn bản, người ta dựa theo các tiêu chí: + Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản: Chia theo hệ cơ quan ban hành văn bản; chia theo các cơ quan cụ thể hoặc kết hợp với mối quan hệ giữa các cơ quan trong hoạt động quản lý. Ví dụ: hệ thống văn bản của Sở Giáo dục & Đào tạo Hà Nội, hệ thống văn bản của Bộ Tài chính, + Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ của văn bản, xem văn bản từ đâu ra, từ đâu đến, thường được chia làm 3 loại: công văn đi, công văn đến,công văn lưu hành nội bộ. + Phân loại theo tên gọi của văn bản (vd: QĐ, CT, BC, TT, Hợp đồng…). Cách thức này hay được sử dụng để tra tìm, nghiên cứu chuyên đề nào đó, thuận lợi cho lập hồ sơ và công tác văn thư. + Phân loại theo mức độ chính xác: bản chính, bản sao (có giá trị như bản chính và bản phô tô), bản gốc (bản có chữ ký và đóng dấu đỏ của thủ trưởng cơ quan). + Phân loại theo kỹ thuật chế tác văn bản, hình thức này thường được các kho lưu trữ quan tâm để có cách thức tổ chức, bảo trì phù hợp: nhóm đánh máy, nhóm in rô - nê - ô, nhóm viết tay (chủ yếu là bản thảo, biên bản ), nhóm vi tính (có in kim, in laze, ) 5 + Phân loại theo mục đích soạn thảo, ban hành văn bản: nhóm văn bản hỏi, chất vấn; nhóm văn bản trao đổi; nhóm văn bản thống kê; nhóm văn bản mệnh lệnh. + Phân loại theo giá trị pháp lý của văn bản. Người ta căn cứ vào phạm vi hiệu lực về không gian hay thời gian để chia thành các nhóm: nhóm văn bản QPPL, nhóm văn bản áp dụng pháp luật, nhóm văn bản hành chính. Trong đó hai nhóm đầu thường được ghép vào gọi là văn bản pháp luật và nó có giá trị pháp lý cao, còn nhóm văn bản hành chính chủ yếu mang tính chất trao đổi thông tin. + Phân loại văn bản theo tính chất nội dung: văn bản QPPL, văn bản hành chính, văn bản chuyên môn (ví dụ như: các văn bản hướng dẫn các thao tác nghiệp vụ như sổ sách, biểu mẫu,…), văn bản kỹ thuật (ví dụ như: các bản vẽ, các số liệu kỹ thuật, các đề tài,…) Theo thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính phủ(hướng dẫn thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ), *Văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau đây: a) Luật (Lt): là văn bản được ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp nhằm mục đích điều chỉnh các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của đất nước; quy định những nguyên tắc chủ yếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt động của công dân. Luật có tính ổn định, không thể sửa đổi, bổ sung mà có thể thay thế bằng văn bản luật mới, luật được Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố. b) Pháp lệnh (Pl): là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hóa những quy tắc được quy định trong Hiến pháp, quy định những vấn đề được Quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét quyết định ban hành thành luật. Pháp lệnh có thể sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện, do Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố. c) Lệnh (L): là văn bản dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổng động viên cục bộ; để công bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địa phương; để công bố lệnh đặc xá hoặc ân xá; để phong cấp hàm ngoại giao hoặc quân sự cao cấp. Lệnh do Chủ tịch nước ban hành. d) Nghị quyết (NQ): là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của Chính phủ, thông qua các dự án, kế hoạch và ngân sách nhà nước, phê duyệt và điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thể hóa các chương trình hoạt động của Quốc hội, Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân; thông qua ý kiến kết luận tại các kỳ họp của cơ quan quản lý Nhà nước. Nghị quyết là cơ sở để tổ chức hoạt động và ban hành các văn bản về quản lý nhà nước như hiến pháp, 6 luật, pháp lệnh. Nghị quyết do Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng Nhân dân các cấp ban hành. e) Nghị quyết liên tịch (NQLT): là quyết định do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền kết hợp ban hành, thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia quản lý Nhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản liên tịch gồm có Thủ trưởng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương có thẩm quyền tham gia quản lý nhà nước theo luật định. f) Nghị định (NĐ): là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết của Quốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của cơ quan nhà nước ở cấp trung ương; quy định những vấn đề cấp thiết nhưng chưa được xây dựng thành luật hoặc pháp lệnh. Nghị định do Chính phủ ban hành. g) Quyết định (QĐ): là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính sách trong phạm vi của cơ quan có thẩm quyền (Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, thành phố, quận huyện); điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp ban hành. h) Chỉ thị (CT): là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định các biện pháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do cơ quan có thẩm quyền phụ trách. Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các cấp ban hành. i) Thông tư (TT): là văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích và đề ra các biện pháp thi hành các quy định của những văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. Thông tư do Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ ban hành. k) Thông tư liên tịch (TTLT): là thông tư do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị xã hội cấp trung ương được tham gia quản lý Nhà nước theo luật định) cùng phối hợp ban hành để hướng dẫn thi hành các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó. *Hệ thống văn bản hành chính: Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. 7 Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại sau: ** Văn bản cá biệt a) Quyết định (cá biệt) (QĐ): là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ tưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh. b) Chỉ thị (cá biệt) (CT): là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ trưởng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành. **Văn bản hành chính thông thường có tên loại: c) Thông cáo (TC): là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt Nam ban hành. d) Thông báo (TB): là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. e) Chương trình (CTr): là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định. f) Kế hoạch (KH): là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. g) Phương án( PA): là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định. h) Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị. 8 i) Báo cáo (BC): là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý. k) Biên bản (BB): là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân. l) Tờ trình (TTr): là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được. m) Hợp đồng (HĐ): là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ. n) Công điện (CĐ): là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. p) Giấy chứng nhận (CN): là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. q) Giấy ủy nhiệm (UN): là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật). r) Giấy mời (GM): là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính). s) Giấy giới thiệu (GT): là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác. t) Giấy nghỉ phép (NP): là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ phép theo Luật Lao động để giải quyết các công việc của cá nhân. u) Giấy đi đường (ĐĐ): là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu. v) Giấy biên nhận hồ sơ (BN): là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến. w) Phiếu gửi (PG): là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công văn. 9 x) Phiếu chuyển (PC): là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không có thẩm quyền giải quyết. **Văn bản hành chính thông thường không có tên loại: y) Công văn (hành chính): là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức. *Phân loại bản sao văn bản a) Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung văn bản và được trình bày theo thể thức đúng quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. b) Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. c) Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. Từ nhiều năm nay, các trường phổ thông ở Việt Nam có sự phân cấp quản lý. Ví dụ: hệ thống các trường mầm non - tiểu học là các trường trực thuộc quản lý của UBND Thành phố, hệ thống các trường trung học cơ sở trực thuộc quản lý của Quận, hệ thống các trường trung học phổ thông trực thuộc quản lý của Sở Giáo dục, hệ thống các trường trung cấp nghề và cao đằng nghề trực thuộc quản lý của Bộ Lao động thương binh và xã hội hoặc các đơn vị hành chính liên quan, các trường trung học, cao đẳng chuyên nghiệp và đại học trực thuộc quản lý của Bộ Giáo Dục. Như vậy, việc phân loại công văn đi - đến phụ thuộc rất nhiều vào các cấp quản lý. Để tìm hiểu nó, ta đi vào tìm hiểu về quy trình công văn đi - đến sau. 2. Tìm hiểu quy trình công văn đi - công văn đến Xác định quy trình công văn đi - công văn đến căn cứ theo các tiêu chí sau: 2.1 Căn cứ theo đơn vị ban hành văn bản : Văn bản của cơ quan cấp trên ban hành Văn bản do chính cơ quan ban hành Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành 2.2 Căn cứ theo loại văn bản Văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) Văn bản hành chính 2.3 Căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản 10 [...]... liệu chưa số hóa (tài liệu giấy) Phần mềm máy tính với cái tên Quản lý công văn với công nghệ số sẽ giúp các thầy các cô quản lý dễ dàng công văn đi - đến diễn ra hàng ngày Phần mềm có khả năng tự động phân loại văn bản theo chuẩn quốc tế, chuẩn MARC và chuẩn Dublin Core Metadata Phần mềm cũng triển khai ứng dụng công nghệ số đối với mọi tài liệu văn bản (ở đây là các công văn đi, công văn đến) để... hành văn bản và nó thuộc vào hệ thống cơ quan nào 2.6 Căn cứ vào Số, ký hiệu văn bản Số, ký hiệu thông tin của văn bản là ký hiệu ghép giữa phần số + ký hiệu Ví dụ: Số 25/BC - NT Trong đó, + Số của văn bản: là số thứ tự Có nhiều cách đánh STT khác nhau: đánh theo năm, theo nhiệm kỳ công tác hoặc theo học kỳ,… + Ký hiệu văn bản: là chữ viết tắt của tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn. .. trang chức năng của phần mềm + Thoát hệ thống + Đổi mật khẩu + Quản lí đơn vị + Ký nhận văn bản + Sổ công văn + Nhập văn bản + CV trong ngày + Sổ công văn + Kiểm tra kỳ nhập + Tìm văn bản Phần mềm được viết bằng ngôn ngữ ASP.NET với mã nguồn mở Chuyển tài liệu giấy thành dạng tài liệu điện tử, tài liệu số hóa 23 Quy trình chuyển - nhận công văn đi đến được thực hiện trên mạng Internet hoặc mạng nội bộ... tháng 3/2015 Tiếp tục triển khai phần mềm có chất lượng cao hơn: mẫu công văn sẽ được định dạng theo tiêu chuẩn của nhà nước ban hành để các đơn vị truy cập, tải và sử dụng Kiểm soát các công văn sai mẫu quy định Sử dụng công nghệ quét hình - scannning cho ra sản phẩm số hóa dạng hình Tiếp đó cho ra sản phẩm dạng số hóa văn bản nhờ công nghệ nhận dạng kí tự quang học- OCR (Optical Character Recognition)... tiến trình số hóa tài liệu Giai đoạn đầu là quét hình scanning cho ra sản phẩm số hóa dạng hình, công cụ thông thường được sử dụng là các máy quét văn bản bày bán trên thị trường Giai đoạn hai cho ra một sản phẩm dạng số hóa văn bản qua một tiến trình gọi là nhận dạng ký tự quang học - OCR (Optical Character Recognition) Đây là giai đoạn quan trọng nhất đối với việc xử lý văn bản thành dạng số Vì ở giai... “1.0” encoding = “utf - 8” ?> + Thẻ chỉ thị xử lý: cho phép mô tả thêm một số thông tin (liên quan xử lý) về tài liệu XML có ý nghĩa với một công cụ xử lý nào đó Đây chính là một phương pháp cho phép mở rộng, bổ sung các xử lý riêng vào một lớp tài liệu XML cùng thuộc một hệ thống phân lớp nào đó Ví dụ: thẻ chỉ thị cần xử lý định dạng thể hiện tài liệu XML với “chương trình định dạng” theo ngôn ngữ css... Đối với các văn bản viết tay thì hầu như chưa nhận dạng được Hạn chế của OCR là: các chương trình hỗ trợ OCR có thể nhận dạng ký tự với tỷ lệ trên 90% đối với chất lượng hình ảnh rõ nét và font chữ thông thường Nhưng đối với hình chất lượng kém, font chữ đặc biệt hoặc chữ viết tay thì kết quả cho ra không mấy khả quan Đối với văn bản Tiếng Việt thì tỷ lệ phần trăm chính xác không cao so với các văn. .. lệ phần trăm chính xác không cao so với các văn bản ngôn ngữ khác 5 Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình ASP.NET ứng dụng cho bài toán Quản lí công văn với công nghệ số a) Khái quát về ASP ASP (Active Server Pages) là một công cụ phát triển Web hàng đầu của Microsoft Sự thành công của nó nhờ vào tính dễ dùng và tính linh hoạt, cung cấp một cách đơn giản để tạo các chuyên khu Web động ASP.NET là một phần... tỉnh hoặc TP thuộc TW, còn với cơ quan địa phương thì ghi tên của đơn vị hành chính cấp mình Ngày tháng văn bản, là ngày tháng năm vào sổ đăng ký, đóng dấu vào văn bản Văn bản phải ghi ngày tháng năm để xác định thời gian có hiệu lực của văn bản và trách nhiệm pháp lý của văn bản, và nó cũng xác định tính chân thực cho văn bản Ngoài ra, nó còn phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản Vị trí trình bày... trường tác nghiệp sang kho dữ liệu 4.2 Tài liệu số Tài liệu số là đối tượng số hoặc đã được số hóa có tổ chức và có tập trung Có hai loại tài liệu: tài liệu đã ở dạng điện tử rồi và tài liệu in ấn cần phải số hóa Với tài liệu ở dạng điện tử rồi thì công việc hết sức dễ dàng để tổ chức tập tin và chuyển đổi dạng thức, việc này rẻ hơn rất nhiều so với việc số hóa tài liệu Vấn đề là chúng ta phải xác định . văn trên giấy và công văn điện tử. Việc phân loại này ám chỉ công văn trực tiếp (công văn giấy), công văn gián tiếp (công văn điện tử) chứ không phụ thuộc là công văn đến hay công văn đi. Quản. công văn đến hay công văn đi. Quản lý công văn là công việc quản lí mã số của công văn; quản lý theo tiêu chí phân loại công văn đi, công văn đến; tìm kiếm công văn theo các tiêu chí phân loại. kê công văn theo ngày truy nhập, theo đơn vị quản lí, theo số văn bản hoặc theo tên công văn. 2. Tính sáng tạo của đề tài Phần mềm được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ số, là công nghệ