kỹ năng lãnh đạo theo tình huống

Việc áp dụng một kiểu phong cách lãnh đạo nào đó trong hoạt động quảntrị kinh doanh không đơn giản là áp dụng nguyên bản một kiểu phong cáchnào đó trong thực tiễn sản xuất, kinh doanh mà

Lời nói đầu

Ngày nay, quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ, xóa đi các rào cảngiữa các quốc gia và biến thế giới thành một thị trường duy nhất Cácdoanh nghiệp, lớn cũng như nhỏ, đều có cơ hội để trở thành một đối thủcạnh tranh trên thị trường quốc tế Điều đó, càng đòi hỏi các nhà lãnh đạodoanh nghiệp phải có những kỹ năng cần thiết để điều hành một công ty cóphạm vi hoạt động vượt ra khỏi biên giới quốc gia mình, đủ sức cạnh tranhvới các công ty khác trên toàn cầu

Một doanh nhân có kỹ năng lãnh đạo tốt sẽ đối phó với các tình huống khókhăn một cách bình tĩnh và sáng suốt hơn Một số người còn nhìn thấy khókhăn cũng chính là một cơ hội và luôn sẵn sàng để thích nghi và có nhữngđột phá

Việc áp dụng một kiểu phong cách lãnh đạo nào đó trong hoạt động quảntrị kinh doanh không đơn giản là áp dụng nguyên bản một kiểu phong cáchnào đó trong thực tiễn sản xuất, kinh doanh mà đòi hỏi người quản trì phảivận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo để tìm ra kiểu phong cách lãnh đạothích hợp, tuỳ vào những điều kiện, tình huống cụ thể của doanh nghiệp

Từ những vấn đề trên chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu về " Kỹ năng lãnh đạo theo tình huống"

I/ KHÁI QUÁT VỀ PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO

1 Lãnh đạo là gì?

Lãnh đạo là khả năng thuyết phục và gây ảnh hưởng đến người khác đểhoàn thành những mục tiêu mong muốn Nói cách khác, lãnh đạo thiên vềkhía cạnh nhân bản và nhắm đến “người” để nối kết họ thành một đội ngũ

và động viên họ tiến tới mục tiêu mong muốn

Có hai loại lãnh đạo là lãnh đạo chính thức và lãnh đạo không chính thức.Lãnh đạo chính thức là người lãnh đạo có thực quyền, là người đồng thờiđóng vai trò quản trị viên trong một tổ chức, được trao ban quyền hạn vàchức năng hành xử trên người khác để thi hành một công tác theo hoạchđịnh Người lãnh đạo không chính thức hay còn gọi là lãnh đạo tự nhiên, làngười lãnh đạo do thiên phú với phong cách lôi cuốn người khác Tuy họkhông có quyền hạn chính thức để sai khiến, nhưng lời nói của họ có giátrị, được người khác lắng nghe và thực hiện Những người lãnh đạo tựnhiên này thường được người khác ngưỡng mộ như một chứng nhângương mẫu về cách tổ chức và thực hiện đối với đời sống cá nhân cũngnhư xã hội

2 Phong cách lãnh đạo

 Phong cách lãnh đạo là gì ?

Từ góc độ lý luận cũng như thực tiễn tâm lý học, vấn đề quản lý, trong đónổi bật là phong cách lãnh đạo, đã được bàn nhiều trong các công trìnhkhoa học Khái niệm phong cách lãnh đạo thường được hiểu theo các góc

độ sau:

 Được coi là một nhân tố quan trọng của người quản lý, lãnh đạo, nógắn liền với kiểu người lãnh đạo và nghệ thuật lãnh đạo, quản lý conngười

 Phong cách lãnh đạo không chỉ thể hiện về mặt khoa học và tổ chứclãnh đạo, quản lý mà còn thể hiện tài năng, chí hướng, nghệ thuậtđiều khiển, tác động người khác của người lãnh đạo.

 Phong cách lãnh đạo là cách thức làm việc của nhà lãnh đạo

 Phong cách lãnh đạo là hệ thống các đấu hiệu đặc trưng của hoạt vàđộng quản lý của nhà lãnh đạo, được quy định bởi các đặc điểmnhân cách của họ

 Phong cách lãnh đạo là kết quả của mối quan hệ giữa cá nhân và sựkiện, và được biểu hiện bằng công thức: Phong cách lãnh đạo = Cátính x Môi trường

Nhìn chung, những định nghĩa trên đã đề cập và phản ánh khá rõ nhiềumặt, nhiều đặc trưng khác nhau của phong cách lãnh đạo Tuy nhiên, phầnlớn các định nghĩa chỉ nhấn mạnh đến mặt chủ quan, mặt cá tính của chủthể lãnh đạo chứ chưa đề cập, xem xét phong cách lãnh đạo như một kiểuhoạt động Kiểu hoạt động đó được diễn ra như thế nào còn phụ thuộc vàoyếu tố môi trường xã hội, trong đó có sự ảnh hưởng của hệ tư tưởng, củanền văn hoá Như vậy, chúng ta có thể đính nghĩa như sau: Phong cáchlãnh đạo là kiểu hoạt động đặc thù của người lãnh đạo được hình thànhtrên cơ sở kết hợp chặt chẽ và tác động qua lại biện chứng giữa yếu tố tâm

lý chủ quan của người lãnh đạo và yêu tố môi trường xã hội trong hệ thốngquản lý

Theo Lewin có ba hình thức lãnh đạo sau đây:

 Phân loại Phong cách lãnh đạo

 Phong cách lãnh đạo độc đoán

Kiểu quản lý mệnh lệnh độc đoán được đặc trưng bằng việc tập trung mọiquyền lực vào tay một mình người quản lý, người lãnh đạo - quản lý bằng

ý chí của mình, trấn áp ý chí và sáng kiến của mọi thành viên trong tập thể

Phong cách lãnh đạo này xuất hiện khi các nhà lãnh đạo nói với các nhânviên chính xác những gì họ muốn các nhân viên làm và làm ra sao màkhông kèm theo bất kỳ lời khuyên hay hướng dẫn nào cả Hình thức nàythường phù hợp với lối quản trị cổ điển, hoặc khi tổ chức đang trong tìnhtrạng canh tân nội bộ để loại trừ những phần tử làm lũng đoạn sinh hoạtchung, vv… Nhất là khi tinh thần kỷ luật và trật tự của tổ chức lỏng lẻocần sửa đổi.

Đặc điểm: Nhân viên ít thích lãnh đạo Hiệu quả làm việc cao khi có mặtlãnh đạo, thấp khi không có mặt lãnh đạo Không khí trong tổ chức: gâyhấn, phụ thuộc vào định hướng cá nhân

 Phong cách lãnh đạo dân chủ:

Kiểu quản lý dân chủ được đặc trưng bằng việc người quản lý biết phânchia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ thamgia vào việc khởi thảo các quyết định Kiểu quản lý này còn tạo ra nhữngđiều kiện thuận lợi để cho những người cấp dưới được phát huy sáng kiến,tham gia vào việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, đồng thời tạo ra bầukhông khí tâm lý tích cực trong quá trình quản lý

Đặc điểm: Nhân viên thích lãnh đạo hơn Không khí thân thiện, định hướngnhóm, định hướng nhiệm vụ Năng suất cao, kể cả không có mặt của lãnhđạo

 Phong cách lãnh đạo tự do

Với phong cách lãnh đạo này, nhà lãnh đạo sẽ cho phép các nhân viênđược quyền ra quyết định, nhưng nhà lãnh đạo vẫn chịu trách nhiệm đốivới những quyết định được đưa ra Phong cách lãnh đạo này được sử dụngkhi các nhân viên có khả năng phân tích tình huống và xác định những gìcần làm và làm như thế nào Bạn không thể ôm đồm tất cả mọi công việc!Bạn phải đặt ra các thứ tự ưu tiên trong công việc và uỷ thác một số nhiệm

vụ nào đó

Đặc điểm: Nhân viên ít thích lãnh đạo Không khí trong tổ chức thân thiện,định hướng nhóm, định hướng vui chơi Năng suất thấp, người lãnh đạovắng mặt thường xuyên.

 Các yếu tố ảnh hưởng tới PCLĐ

 Thời gian là bao nhiêu?

 Các mối quan hệ được dựa trên sự tôn trọng và tin tưởng hay dựatrên sự thiếu tôn trọng?

 Ai là người nắm giữ thông tin - bạn, các nhân viên, hay cả hai?

 Các nhân viên được huấn luyện ra sao và bạn hiểu rõ các nhiệm vụnhư thế nào?

 Các mâu thuẫn nội bộ

 Mức độ sức ép

 Kiểu nhiệm vụ Đó là kiểu cấu trúc, phi cấu trúc, phức tạp, hay đơngiản?

 Luật lệ hay các quy trình thủ tục được thiết lập

II/ LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG

1 Thế nào là lãnh đạo theo tình huống ?

 Nhiều nhà lãnh đạo đang cố lựa chọn cho mình một phong cách lãnhđạo hoàn hảo để áp dụng với tất cả các nhân viên của mình? Nhưngthực tế cho thấy rằng không có phong cách nào là tốt nhất cho tất cả cácnhân viên Việc lãnh đạo hiệu quả đòi hỏi nhà lãnh đạo nên sử dụngnhiều phong cách quản lý khác nhau một cách linh hoạt và phù hợp vớitừng đối tượng và hoàn cảnh cụ thể

 Kỹ năng lãnh đạo theo tình huống đang được nhiều nhà quản trị sửdụng.Vậy thế nào là lãnh đạo theo tình huống? Lãnh đạo theo tình

huống bao gồm việc sử dụng bốn phong cách quản lý khác nhau: Quản

lý kiểu hướng dẫn, Quản lý kiểu tư vấn hay kiểu “ông bầu, Quản lýkiểu hỗ trợ Phong cách phân cấp hay uỷ quyền

 Quản lý kiểu hướng dẫn : Nhà quản trị sẽ hướng dẫn nhân viên làm thếnào để hoàn thành công việc, kiểm tra chặt chẽ hoạt động của nhân viên

và tự mình đưa ra hầu hết quyết định Đây là phong cách thích hợp nhất

để quản lý nhân viên mới vào nghề hoặc đối với những người thực hiệncông việc không tốt Tuy nhiên, nếu nhà quản lý chỉ sử dụng một phongcách này thì sẽ trở thành tiểu tiết, độc đoán

 Quản lý kiểu tư vấn hay kiểu “ông bầu” : Nhà quản trị liên tục đưa racác định hướng và buộc nhân viên cùng tham gia giải quyết vấn đề vàtham gia vào quá trình ra quyết định Để thực hiện được điều này, cầnlôi kéo ý kiến của nhân viên, trả lời các câu hỏi được nêu ra và thể hiện

sự hứng thú bàn bạc công việc với từng cá nhân Phong cách này thíchhợp khi nhân viên không còn là người mới đối với công việc nhưngcũng chưa đủ khả năng hoặc sự tự tin về khả năng thực hiện công việccủa mình

 Quản lý kiểu hỗ trợ: Nhà quản trị sử dụng phong cách này khi nhânviên của anh ta đã có khả năng thực hiện một công việc được giaonhưng còn thiếu tự tin Theo phong cách này, nhà quản lý là nơi đểnhân viên nêu ra những lo ngại và để bàn bạc về những khó khăn Tuynhiên, thay vì giải quyết hộ, nhà quản lý chỉ hỗ trợ họ Làm như vậy sẽtăng cường tính độc lập và sự tự tin của nhân viên

 Phong cách phân cấp hay uỷ quyền Sử dụng đối với nhân viên có cả kỹnăng và sự tự tin trong việc xử lý công việc Tuy nhiên, nếu bạn sử

dụng phong cách này trước khi nhân viên của bạn sẵn sàng cho côngviệc thì họ có thể sẽ cảm thấy rằng, bạn đã bỏ rơi họ.

2 Các nghiên cứu về lãnh đạo theo tình huống

Quan điểm của lý thuyết lãnh đạo theo tình huống dựa trên ý kiến cho rằngphong cách lãnh đạo phù hợp nhất sẽ phụ thuộc vào tình huống Hầu hết cácthuyết lãnh đạo theo tình huống đều giả định rằng người lãnh đạo hiệu quảphải vừa sáng suốt và vừa linh động Chúng ta hãy cùng xem xét các

mô hình lãnh đạo theo tình huống của Fiedler, Hersey và Blanchard,

và lý thuyết lãnh đạo đường dẫn-mục tiêu

 Mô hình của Fiedler

Mô hình lãnh đạo này cho rằng kết quả làm việc của nhóm có hiệuquả hay không là phụ thuộc vào phong cách lãnh đạo Trong mô hìnhnày, Fiedler giả định rằng phong cách của người lãnh đạo là không thayđổi và ông đưa ra những cách lãnh đạo cũng như các yếu tố tình huốngnhư sau:

- Phong cách lãnh đạo có 2 dạng

• Chú trọng đến mối quan hệ (mối quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới)

• Chú trọng đến nhiệm vụ (quan tâm đến năng suất)

- Yếu tố tạo ra tình huống có 3 loại

• Mối quan hệ giữa người lãnh đạo và các thành viên trong nhóm Mối

quan hệ này dựa trên mức độ tin cậy và tôn trọng lẫn nhau giữa ngườilãnh đạo và cấp dưới

• Cấu trúc nhiệm vụ Cấu trúc này thể hiện công việc được giao có quy

trình như thế nào? Rõ ràng hay không rõ ràng Như vậy cấu trúc nhiệm

vụ cao muốn nói đến nhóm được giao một nhiệm vụ cụ thể rõ ràng vàngược lại

• Vị trí quyền lực (quyền lực từ vị trí người lãnh đạo đang nắm giữ) Quyền

lực từ vị trí thể hiện mức độ ảnh hưởng của người lãnh đạo đến các vấn

đề như tuyển dụng, sa thải, kỷ luận, thăng tiến và tăng lương

Từ 3 biến tình huống này, Fiedler đưa ra 8 dạng tình huống khác nhau

mà người lãnh đạo có thể rơi vào như hình 7.1

Theo hình 7.1, ta có thể thấy 8 tình huống xảy ra trong một nhóm Tổ

chức cần quyết định nên thay đổi người lãnh đạo hay thay đổi tình huốngcho người lãnh đạo để phù hợp với hành vi của họ.

- Khi người lãnh đạo rơi vào tình huống I, II, III, VII và VIII, thì tổ chức cần phải bổ nhiệm một nhà lãnh đạo có phong cách chú trọng đến

nhiệm vụ để kết quả thực hiện công việc được tốt hơn.

- Khi tình huống là IV, V, VI, tổ chức cần áp dụng phong cách lãnh đạo

chú trọng đến mối quan hệ.

Vậy chuyện gì xảy ra nếu tình huống và phong cách lãnh đạo khôngphù hợp Ví dụ, khi một người lãnh đạo rơi vào tình huống IV nhưnghành vi lãnh đạo của anh ta lại chú trọng đến nhiệm vụ? Có hai cách giảiquyết:

Hình 7.1: Kết quả nghiên cứu của Fiedler

Nguồn: Robbins S.P (1999), Organizational Behavior, p.356

- Tổ chức cần thay người lãnh đạo có phong cách lãnh đạo cho phù hợp

- Tổ chức cũng có thể thay đổi tình huống cho phù hợp với người lãnhđạo hiện tại như (1) tái cơ cấu lại nhiệm vụ; (2) tăng hoặc giảm quyềnlực mà người lãnh đạo đang kiểm soát liên quan đến lương, cơ hộithăng tiến và hành động kỷ luật cấp dưới Ví dụ nếu tổ chức tăngquyền lực cho người lãnh đạo thì tình huống sẽ chuyển từ thứ IVchuyển sang tình huống III Vậy người lãnh đạo chú trọng đến nhiệm

vụ lúc này trở nên phù hợp

Bạn hãy thử giải quyết trường hợp là một nhóm đang rơi vào tìnhhuống thứ V nhưng phong cách của người lãnh đạo lại chú trọng đếnnhiệm vụ Nếu là nhà điều hành tổ chức bạn sẽ làm gì?

 Học thuyết tình huống của Hersey và Blanchard

Trong học thuyết này, tình huống liên quan đến mức độ ‘sẵn sàng’của cấp dưới Tính sẵn sàng ở đây được định nghĩa là mức độ màcấp dưới có khả năng hoàn thành nhiệm vụ và sẵn lòng hoàn thànhnhiệm vụ Về phong cách lãnh đạo, cũng giống mô hình của Fiedler

sẽ có 2 dạng phong cách lãnh đạo chính là chú trọng nhiệm vụ và chútrọng quan hệ Tuy nhiên, Hersey và Blanchard lại tiếp tục chia 2dạng lãnh đạo này thành 4 hình thức lãnh đạo cụ thể tuỳ theo tính sẵnsàng của nhân viên

và chỉ đạo cho nhân viên cách thực hiện nhiệm vụ theo vai trò Cáchlãnh đạo này nhấn mạnh đến hành vi trực tiếp tham gia công việc

- Hướng dẫn (nhiệm vụ cao-quan hệ cao) Người lãnh đạo áp dụng hành

vi tham gia trực tiếp cùng hành vi tham gia có tính hỗ trợ

- Tham gia (nhiệm vụ thấp-quan hệ cao) Người lãnh đạo và cấp dưới cùng

ra quyết định Vai trò chính của người lãnh đạo khi áp dụng phong cáchnày là khuyến khích và truyền thông là chủ yếu

- Ủy quyền (nhiệm vụ thấp-quan hệ thấp) Người lãnh đạo hướng dẫn và

hỗ trợ rất ít

Đối với tính sẵn sàng (SS) của cấp dưới, sẽ có 4 tình huống như sau:

- SS1 Cấp dưới không có khả năng và không sẵn lòng làm việc Họ không

chỉ đạo rõ ràng và cụ thể vì họ không có khả năng cũng như không sẵnlòng làm việc Đối với trường hợp SS2, người lãnh đạo cần chú trọng đếnhành vi quan hệ và nhiệm vụ ở mức cao để hỗ trợ những nhân viên không

có khả năng làm việc và tăng sự ủng hộ của họ đối với người lãnh đạo.Người lãnh đạo sẽ tham gia hỗ trợ cho nhân viên của mình khi tính sẵnsàng của họ ở mức SS3 Ở trường hợp SS4, người lãnh đạo chỉ cần ủy

quyền, để cho nhân viên làm việc vì họ vừa có khả năng lại vừa sẵn lòng làm việc.

 Lý thuyết đường dẫn-mục tiêu

Trong nhiều năm qua, có rất nhiều học thuyết lãnh đạo tình huống được đềxuất, nhưng lý thuyết đường dẫn-mục tiêu do Robert House khởi xướng được coi

là phù hợp hơn cả Lý thuyết này dựa trên lý thuyết kỳ vọng trong động viên vì

nó liên quan nhiều phong cách lãnh đạo đối với từng nhân viên và từng tìnhhuống cụ thể Ý nghĩa của cụm từ đường dẫn-mục tiêu thể hiện niềm tin chorằng người lãnh đạo hiệu quả phải chỉ rõ hướng làm việc cho cấp dưới nhằmđạt được các mục tiêu công việc đề ra mà không phải gặp nhiều khó khăn, cảntrở Theo lý thuyết này,

phong cách lãnh đạo được chia thành các dạng:

Hình 7.2 Mô hình lãnh đạo tình huống của Hersey và Blanchard

Cao Trung bình Thấp

Tính sẵn sàng của cấp dướiNguồn: Robbins S.P (1999), Organizational Behavior, p 359

- Chỉ huy Phong cách lãnh đạo này giống như phong cách lãnh đạo chú

trọng nhiệm vụ Lãnh đạo chỉ huy giúp cấp dưới biết được những kỳvọng về họ, lập kế hoạch làm việc và hướng dẫn cụ thể để hoàn thànhnhiệm vụ

- Hỗ trợ Người lãnh đạo theo phong cách này thường thân thiện, dễ gần,

làm cho nhân viên cảm thấy công việc dễ chịu, đối xử công bằng vớinhân viên, quan tâm đến nhu cầu của họ Phong cách lãnh đạo hỗ trợtương đồng với phong cách chú trọng đến con người của các lý thuyếttrước đó

- Tham gia Lãnh đạo theo phong cách tham gia thể hiện qua việc khuyến

khích nhân viên cùng tham gia vào việc ra quyết định ngoài những côngviệc thường nhật của mình Người lãnh đạo tư vấn cho nhân viên, tìmhiểu những đề nghị của họ, quan tâm đến ý kiến của họ trước khi ra quyếtđịnh

- Định hướng thành tựu Phong cách lãnh đạo này khuyến khích nhân viên