Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa trực tiếp tại công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm

LỜI MỞ ĐẦU

Cả lý luận và thực tiễn đều khẳng định không một quốc gia nào trên thế giới

có thể phát triển nếu tồn tại một cách biệt lập Trong quá trình phát triển của nền

kinh tế thế giới, mỗi quốc gia đều phải hội nhập, phân công vào lao động quốc tế

Do đó, ngoại thương đang dần trở thành một lĩnh vực kinh tế quan trọng Bởi vì

thông qua ngoại thương có thể mở rộng thị trường tiêu thụ, mở rộng việc đáp ứng

nhu cầu tiêu dùng trong nước, đồng thời thực hiện mối giao lưu quốc tế trên cơ sở

phát huy tiềm năng và thế mạnh của từng nước

Xuất phát từ đường lối đối ngoại muốn làm bạn với tất cả các nước trên cơ sỏ

tôn trọng chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của nhau, Việt Nam đã chủ trương xây

dựng một nền kinh tế mở, thực hiện đa phương hoá, đa dạng hoá kinh tế đối ngoại,

đưa nền kinh tế Việt Nam từng bước hội nhập với kinh tế Thế giới

Trong hoạt động kinh tế đối ngoại lĩnh vực hoạt động kinh doanh xuất nhập

khẩu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Việc tăng nhanh xuất khẩu có tác dụng tích

cực đến phát triển kinh tế thông qua việc đổi mới công nghệ, chuyển dịch cơ cấu

kinh tế, nâng cao sức cạnh tranh hàng hoá Việt Nam ở thị trường nước ngoài Dự

thảo chiến lược ổn định và phát triển kinh tế xã hội của nước ta đã khẳng định:

“khai thác và phát huy tối đa mọi nguồn lực trong nước đi đôi với việc ra sức tranh

thủ vốn, công nghệ và thị trường bên ngoài, kết hợp sức mạnh dân tộc với sức

mạnh thời đại, mở rộng kinh tế thị trường góp phần làm nền tảng cho sự phát triển

kinh tế, ổn định chính trị xã hội” Song song với mở rộng quan hệ ngoại giao là

hoạt động kinh tế đối ngoại, thông qua đó mà các nước có thể phát huy lợi thế tuyệt

đối cũng như lợi thể tương đối của mình

Cùng với việc mở rộng các quan hệ kinh tế, cơ chế quản lý mới “Cơ chế hạch

toán kinh doanh” được áp dụng nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh và hiệu quả

kinh tế xã hội Như vậy, sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi phải có

sự đổi mới đồng bộ các công cụ quản lý kinh tế mà trong đó hạch toán kế toàn là bộ

phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò

quan trọng trong việc quản lý, điều hành kiểm soát các hoạt động kinh tế Kinh tế

thị trường càng phát triển, yêu cầu quản lý càng cao, càng phức tạp Cùng với khoa

học kỹ thuật ngày càng hiện đại đòi hỏi công tác kế toán ngày càng hoàn thiện hơn

Xuất khẩu hàng hoá là một nghiệp vụ cơ bản, có đặc thù riêng trong quá trình

tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp thương mại thực hiện chức năng xuất khẩu Do

vậy, việc phản ánh theo dõi đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ và hoàn thiện các khẩu

trong quá trình xuất khẩu hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát

triển của doanh nghiệp Nhận thức được yêu cầu đó, em đã mạnh dạn chọn đề tài:

“Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá trực tiếp tại Công ty

Xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP)”

Qua thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá tại

Văn phòng Tổng công ty TOCONTAP, trên cơ sở lý luận nghiên cứu, học tập tại

trường, đặc biệt là sự quan tâm, hướng dẫn tận tình của cô giáo và toàn thể các cán

bộ kế toán Văn phòng Công ty TOCONTAP đã giúp em hoàn thành chuyên đề này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình trên

Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề được chia làm 3 chương:

Phần I: Lý luận cơ bản về nghiệp vụ xuất khẩu và kế toán nghiệp vụ xuất khẩu

Phần II: Tình hình tổ chức kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Công ty

Xuất nhập khẩu tạp phẩm

Phần III: Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất

khẩu hàng hoá tại Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm

PHẦN I

LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU VÀ KẾ TOÁN NGHIỆP

VỤ XUẤT KHẨU TRONG ĐIỀU KIỆN HIỆN NAY

I VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU TRONG NỀN

KINH TẾ THỊ TRƯỜNG:

1 Vai trò của hoạt động xuất khẩu trong nền kinh tế thị trường:

Như chúng ta đã biết, hàng hoá là một sản phẩm của lao động được sản xuất ra

dưới hình thức mua bán và sử dụng tiền tệ làm phương tiện thanh toán Các hoạt

động mua bán trao đổi này không chỉ dừng lại trong phạm vi hẹp của mộ quốc gia

mà đã được phát triển mạnh mẽ và mở rộng quan hệ giữa nhiều quốc gia với nhau,

thông qua các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá

Với vai trò là cầu nối thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá giữa các thị

trường, là phương tiện mở rộng sản xuất, tích luỹ ngoại tệ… xuất khẩu đã trở thành

một hoạt động quan trọng mà bất kỳ quốc gia nào muốn đạt được mục đích tăng

trưởng đều phải thực hiện Đối với nước ta, một nước có nền kinh tế lạc hậu, sản

xuất nhỏ là phổ biến, khu vực nông nghiệp chiếm đại bộ phận nhưng khả năng tích

luỹ thấp, tích luỹ từ công nghiệp cũng không cao thì vai trò của xuất khẩu lại càng

đặc biệt quan trọng

Trước hết, có thể thấy xuất khẩu là nhằm tiêu thụ hàng hoá trong nước, như

vậy thông quan xuất khẩu thị trường trong nước được mở rộng, các ưu thể của đất

nước được tận dụng, khai thác Từ đó thúc đẩy sự phát triển chung, góp phần tích

cực vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Như vậy có thể thấy

xuất khẩu là đòn bẩy phát triển kinh tế đối ngoại, nó được coi là phương tiện để

từng bước tham gia vào phân công lao động quốc tế, là phương tiện tạo ra vai trò

uy tín của một nước trên thương trường quốc tế

Thiết thực hơn nữa, xuất khẩu mang lại nguồn thu nhập lớn cho đất nước, góp

phần quan trọng vào việc cải thiện cán cân ngoại thương và cán cân thanh toán,

tăng dự trữ ngoại hối Chính nhờ thu nhập từ xuất khẩu tăng mà khả năng nhập

khẩu cũng tăng, tạo khả năng cung cấp máy móc thiết bị và công nghệ mới cho

phát triển công nghiệp Sự phát triển của các ngành công nghiệp chế biến và sản

xuất hàng hoá xuất khẩu, nhất là những ngành áp dụng kỹ thuật tiên tiến sản xuất ra

hàng hoá có khả năng cạnh tranh trên thị trường thế giới, giúp tạo ra một năng lực

công nghiệp mới, không những cho phép tăng sản xuất về mặt số lượng mà còn

tăng chất lượng và tăng năng suất Sự phát triển của các ngành công nghiệp còn mở

ra khả năng mới thu hút một lượng lao động mới góp phần giải quyết vấn đề vừa

mang tính kinh tế vừa mang tính xã hội: vấn đề việc làm Đây là một hướng giải

quyết tình trạng thất nghiệp, đưa một bộ phận chưa có việc làm, một gánh nặng của

nền kinh tế, tham gia vào sự phân công lao động quốc tế dưới dạng: “xuất khẩu tại

chỗ”

Mặt khác, một khía cạnh hết sức có ý nghĩa là: nhờ sử dụng lao động trong các

ngành công nghiệp sản xuất ra những sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế mà

chúng ta có được đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật và chuyên môn Đó là cơ sở

để từng bước chuyển từ sản xuất sản phẩm có hàm lượng lao động cao sang sản

xuất sản phẩm có hàm lượng kỹ thuật cao và cũng là tiền đề để nền kinh tế chuyển

từ nông - công nghiệp sang công - nông nghiệp

Ngoài ra, xuất khẩu còn góp phần quan trọng vào việc giải quyết vấn đề sử

dụng có hiệu quả hơn các nguồn tài nguyên thiên nhiên Việc đưa các nguồn tài

nguyên này tham gia vào sự phân công lao động quốc tế thông qua việc phát triển

các ngành chế biến xuất khẩu đã góp phần nâng cao giá trị hàng hoá, giảm bớt

những thiệt hại do điều kiện ngoại thương ngày càng trở nên bất lợi cho nguyên

liệu thô xuất khẩu

Như vậy xuất khẩu không chỉ đóng vai trò “chất xúc tác” hỗ trợ cho phát triển

mà còn trực tiếp tham gia vào giải quyết những vấn đề bên trong của nền kinh tế

như: vốn, kỹ thuật, nguyên liệu, lao động, thị trường… Do vậy, chỉ ý thức được vai

trò của xuất khẩu mới tập trung khai thác triệt để mọi tiềm năng, thế mạnh của đất

nước để nhanh chóng đưa nền kinh tế nước ta hoà nhập với tiến trình phát triển

chung của kinh tế các nước trong khu vực và trên thế giới, đẩy mạnh sự nghiệp

công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

Xuất phát từ những đặc điểm vai trò trên mà xuất khẩu được coi là mũi nhọn

trong ngành kinh tế đối ngoại nên Đảng và Nhà nước đã có những chủ trương

khuyến khích đối với hàng hoá xuất khẩu như giảm thuế đối với những mặt hàng và

lĩnh vực cần thiết, đơn giản hoá các thủ tục hành chính, đa dạng hoá các hoạt động

thương mại với nước ngoài

2 Đặc điểm của hoạt động kinh doanh xuất khẩu trong nền kinh tế thị trường:

2.1 Khái niệm về xuất khẩu:

Xuất khẩu là một hợp đồng kinh doanh ngoại thương mà hàng hoá và dịch vụ

của quốc gia này bán cho quốc gia khác thu bằng ngoại tệ

Xuất khẩu (XK) là hoạt động kinh doanh buôn bán ở phạm vi quốc tế, nó

không phải là hành vi buôn bán riêng lẻ mà là cả một hệ thống các quan hệ mua

bán có tổ chức để thu ngoại tệ về cho đất nước

Để tiến hành một thương vụ xuất khẩu thì các doanh nghiệp kinh doanh XNK

sau khi có giấy phép XNK phải tổ chức nghiên cứu thị trường và lựa chọn mặt

hàng kinh doanh XNK sao cho phù hợp và đạt hiệu quả Việc nghiên cứu thị trường

là yếu tố quyết định sự thành công trong kinh doanh XNK Như thông qua việc

phân loại thị trường nhằm hiểu biết quy luật hoạt động của từng loại thị trường để

có kế hoạch giới thiệu thông qua chào hàng, loại trừ những thị trường không thích

hợp (chi phí XK cao, chế độ bảo hộ khắt khe, yêu cầu quá cao về chất lượng) Sau

bước chọn thị trường mục tiêu là lựa chọn mặt hàng kinh doanh XNK Bước quan

trọng là doanh nghiệp phải tiếp cận thị trường thông qua việc chào hàng, giới thiệu

sản phẩm… để rồi đi đến ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng cho đến khi hàng

hoá tới nơi chuyển giao quyền sở hữu cho người mua và hoàn thành các thủ tục

thanh toán

Để có lượng hàng hoá đảm bảo cho XK, các doanh nghiệp kinh doanh XNK

phải tổ chức thu mua hàng hoá Hàng hoá XK có thể là hàng thu mua trong nước

hoặc mua của nước ngoài để tái xuất Do đặc điểm sản xuất hàng hoá ở Việt Nam

còn phân tán, chưa có quy mô lớn nên các doanh nghiệp kinh doanh XNK muốn có

nguồn hàng lớn và đảm bảo quy cách, phẩm cấp, chất lượng cần phải có thời gian

để thu mua hoặc đặt hàng từ các cơ sở sản xuất kinh doanh để gia công, sơ chế

đóng gói trước khi mang đi XK

2.2 Các phương thức xuất khẩu hàng hoá:

Hiện nay có hai phương thức kinh doanh xuất khẩu là: xuất khẩu theo nghị

định thư và xuất khẩu theo phương thức tự cân đối ngoài nghị định thư

* Xuất khẩu theo nghị định thư: là phương thức kinh doanh của các doanh

nghiệp phải tuân theo chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước Nhà nước ta ký kết với

Chính phủ các nước khác những nghị định thư hoặc là những hiệp định về trao đổi

hàng hoá Việc thực hiện nghị định được giao cho một số doanh nghiệp, các doanh

nghiệp này có trách nhiệm mua bán hàng hoá với nước bạn theo điều khoản ghi

trong hợp đồng

* Xuất khẩu theo phương thức tự cân đối ngoài nghị định thư: là phương thức

hoạt động trong đó doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt động XK của

mình từ khâu đầu tiền đến khâu cuối cùng Đơn vị phải tự tìm nguồn hàng, bạn

hàng, tự cân đối về tài chính, ký kết về thực hiện hợp đồng, tổ chức giao dịch sao

cho đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất

Trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay hầu như không tồn tại phương thức

xuất khẩu theo nghị định thư vì phải hạch toán độc lập và được phép chủ động kinh

doanh nên các doanh nghiệp kinh doanh XNK đều chọn phương thức xuất khẩu tự

cân đối

2.3 Các hình thức xuất khẩu hàng hoá:

Về hình thức xuất khẩu, có hai hình thức chủ yếu là XK trực tiếp và XK uỷ

thác:

* Xu ất khẩu trực tiếp: là hình thức XK mà trong đó đơn vị tham gia hoạt động

kinh doanh XK có thể trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với nước ngoài; trực

tiếp giao hàng và được thanh toán tiền hàng Các doanh nghiệp tiến hành xuất khẩu

trực tiếp trên cơ sở tự cân đối về tài chính, có quyền tìm kiếm bạn hàng, định đoạt

giá cả, lựa chọn phương thức thanh toán và thị trường; xác định phạm vi kinh

doanh nhưng trong khuôn khổ chính sách quản lý XK của Nhà nước

* Xu ất khẩu uỷ thác: là hình thức XK mà trong đó đơn vị tham gia hoạt động

kinh doanh XK không đứng ra trực tiếp đàm phán với nước ngoài mà phải nhờ qua

một đơn vị XK có uy tín thực hiện hoạt động XK cho mình

Đặc điểm của hoạt động XK uỷ thác là có hai bên tham gia trong hoạt động

XK:

+ Bên giao uỷ thác xuất khẩu (bên uỷ thác): là bên có đủ điều kiện bán hàng

xuất khẩu

+ Bên nhận uỷ thác xuất khẩu (bên nhận uỷ thác): là bên đứng ra thay mặt bên

uỷ thác ký kết hợp đồng với bên nước ngoài Hợp đồng này được thực hiện thông

qua hợp đồng uỷ thác và chịu sự điều chỉnh của luật kinh doanh trong nước Bên

nhận uỷ thác sau khi ký kết hợp đồng uỷ thác xuất khẩu sẽ đóng vai trò là một bên

của hợp đồng mua bán ngoại thương

Do vậy, bên nhận uỷ thác sẽ phải chịu sự điều chỉnh về mặt pháp lý của Luật

kinh doanh trong nước, Luật kinh doanh của bên đối tác và Luật buôn bán quốc tế

Theo hình thức xuất khẩu uỷ thác, doanh nghiệp giao uỷ thác giữ vai trò là

người sử dụng dịch vụ, còn doanh nghiệp nhận uỷ thác lại giữ vai trò là người cung

cấp dịch vụ, hưởng hoa hồng theo sự thoả thuận giữa hai bên ký trong hợp đồng uỷ

thác

2.4 Tiền tệ và giá cả áp dụng trong xuất khẩu:

2.4.1 Tiền tệ áp dụng trong kinh doanh xuất khẩu:

Trong thanh toán quốc tế, các bên phải sử dụng đơn vị tiền tệ của một nước

nào đó, vì vậy trong các hiệp định và hợp đồng đều có quy định điều kiện tiền tệ

dùng để thanh toán Điều kiện tiền tệ cho biết việc sử dụng các loại tiền nào để tính

toán và thanh toán trong các hợp đồng ngoại thương, đồng thời quy định cách xử lý

khi giá trị đồng tiền đó biến động

Tiền tệ tính toán (Accout currency) là tiền tệ được dùng để xác định giá trị

thanh toán trong hợp đồng mua bán ngoại thương Đồng tiền thanh toán thường là

các ngoại tệ chuyển đổi tự do Trong nhiều trường hợp đồng tiền thanh toán và

đồng tiền tính toán phù hợp với nhau

Việc sử dụng đồng tiền nào để thanh toán hợp đồng mua bán ngoại thương

phụ thuộc vào các yếu tố chủ yếu sau:

+ Sự so sánh lực lượng của hai bên mua bán

+ Vị trí của đồng tiền đó trên thị trường quốc tế

+ Tập quán sử dụng đồng tiền thanh toán trên Thế giới

+ Đồng tiền thanh toán thống nhất trong các khu vực kinh tế trên Thế giới

2.4.2 Giá cả áp dụng trong kinh doanh xuất khẩu:

Giá cả trong hợp đồng mua bán ngoại thương sẽ là điều kiện để xác định địa

điểm giao hàng trong hợp đồng Điều kiện về địa điểm giao hàng chính là sự phân

chia trách nhiệm giữa người mua và người bán về các khoản chi phí và về rủi ro,

được quy định trong luật buôn bán quốc tế (Incoterm - 2000)

Như vậy, căn cứ vào điều kiện về địa điểm giao hàng, giá trong hợp đồng mua

bán ngoại thương có thể có 4 nhóm C, D, E, F:

- Nhóm C: người bán trả cước phí vận chuyển quốc tế (CFR, CIF, CPT, CIP)

- Nhóm D: người bán chịu mọi phí tổn và rủi ro cho đến khi giao hàng tại địa

điểm đã thoả thuận (DAF, DES, DEQ, DDU, DDP)

- Nhóm E: hàng hoá thuộc quyền của người mua tại địa điểm hoặc nhà máy

của người bán (EXW)

- Nhóm F: người mua chịu chi phí và rủi ro về vận chuyển quốc tế (FCA, FAS,

FOB)

2.5 Các phương thức thanh toán quốc tế trong hợp đồng mua bán ngoại

thương:

Phương thức thanh toán quốc tế là điều kiện quan trọng bậc nhất trong các

điều kiện thanh toán quốc tế cũng như trong hoạt đông kinh doanh ngoại thương

nói đến phương thức thanh toán tức là nói đến việc người bán dùng cách thức nào

để thu được tiền hàng bán ra và người mua dùng cách nào để trả tiền hàng mua vào

Trong buôn bán, người ta có thể lựa chọn nhiều phương thức thanh toán khác nhau

để thu tiền về hoặc trả tiền nhưng xét cho cùng việc lựa chọn phương thức nào

cũng phải xuất phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng hạn

và từ yêu cầu của người mua là nhập hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn

Hiện nay, các đơn vị kinh doanh XNK thường sử dụng một số phương thức

thanh toán quốc tế thông dụng sau:

2.5.1 Phương thức chuyển tiền (Remittance):

Phương thức chuyển tiền là phương thức mà trong đó, khách hàng (người trả

tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác

(người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách

hàng yêu cầu

Có thể khái quát trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán này qua sơ đồ sau:

Sơ đồ trình tự thanh toán theo phương thức chuyển tiền

Giải thích sơ đồ:

(1): Giao dịch thương mại

(2): Viết đơn yêu cầu chuyển tiền bằng thư (M/T-mail transfer) hoặc bằng điện

(T/T-telegraphic transfer) trong đó ghi rõ nội dung theo quy định cùng với uỷ

nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng)

Ngân h ng chuyển

tiền

Ngân h ng đại lý (3a)

(4) (1)

(2) (3b)

(3): Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng đại lý (3a) và gửi giấy báo Nợ,

giấy báo đã thanh toán cho người chuyển tiền (3b)

(4): Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho người hưởng lợi và gửi giấy báo Có cho

người hưởng lợi

2.5.2 Phương thức ghi sổ hay mở tài khoản (Open account):

Theo phương thức này, người bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ) để

ghi nợ cho người mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ

Định kỳ (tháng, quý, nửa năm,…), người mua trả tiền cho người bán

Việc thanh toán theo phương thức này có thể khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ trình tự tiến hành thanh toán theo phương thức ghi sổ:

2.5.3 Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment):

Phương thức nhờ thu là phương thức thanh toán mà trong đó người bán sau

khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua sẽ tiến

hành uỷ thác cho ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sở hối

phiếu của người bán lập ra

* Phương thức thanh toán nhờ thu gồm có hai loại:

Ngân h ng bên bán

Ngân h ng bên mua (3)

(3) (2)

(3)

(1)

+ Ph ương thức nhờ thu phiếu trơn (Clean collection): là phương thức thanh

toán mà trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua căn cứ

vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ hàng hóa thì gửi thẳng cho người mua

không qua ngân hàng

Sơ đồ trình tự thanh toán theo phương thức nhờ thu phiếu trơn:

Giải thích sơ đồ:

(1): Người bán sau khi gửi hàng và các chứng từ hàng hoá cho người mua, lập

một hối phiếu đòi tiền người mua và uỷ thác cho ngân hàng của mình đòi tiền hộ

(2): Ngân hàng phục vụ bên bán gửi thư uỷ nhiệm kèm theo hối phiếu cho

ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài (nước người mua) nhờ thu tiền

(3): Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hối phiếu (3a); người mua trả

tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu (3b)

(4): Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được cho ngân hàng phục vụ người bán

(4a); ngân hàng phục vụ người bán thanh toán tiền hàng cho người bán (4b)

Trường hợp người mua chấp nhận hối phiếu thì ngân hàng giữ hối phiếu hoặc

chuyển lại cho người bán Khi đến hạn thanh toán, ngân hàng sẽ đòi tiền ở người

mua và thực hiện việc chuyển tiền cho người bán

* Ph ương thức nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection):

Nhờ thu kèm chứng từ là phương thức thanh toán mà trong đó người bán uỷ

thác cho ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà

còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua

trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ hàng

hoá cho người mua để nhận hàng

Ngân h ng p/vụ bên

bán

Ngân h ng đại lý (2)

(3a)(4b)

Gửi h ng v chứng từ

(3b)

Sơ đồ trình tự thanh toán theo phương thức nhờ thu kèm chứng từ

Giải thích sơ đồ:

(1): Người bán tiến hành giao hàng; lập bộ chứng từ thanh toán và hối phiếu

nhờ ngân hàng thu hộ tiền ở người mua bằng thư uỷ nhiệm

(2): Ngân hàng phục vụ bên bán sẽ chuyển hối phiếu và bộ chứng từ thanh

toán đến cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài (nước người mua)

(3): Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối

phiếu

(4): Ngân hàng đại lý sẽ thu tiền ở người mua và trả cho người mua bộ chứng

từ để đi nhận hàng Nếu chấp nhận hối phiếu thì người mua sẽ nhận được bộ chứng

từ sau khi chấp nhận hối phiếu

2.5.4 Phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (Letter of credit - L/C):

Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) là một sự thoả thuận mà trong đó một

ngân hàng (ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (người mở L/C) sẽ trả

một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi của số tiền của L/C)

hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người

này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy

(3) (4)

Gửi h ng (1)

(4)

Ngân h ng mở L/C

Ngân h ng thông báo

L/C (2)

(3) (1)

Giải thích sơ đồ:

(1): Người nhập khẩu nộp đơn xin mở L/C, gửi đến ngân hàng của mình yêu

cầu mở L/C cho người xuất khẩu hưởng

(2): Căn cứ vào yêu cầu và đơn xin mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ lập một thư

tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo

về việc mở L/C đó và khi nhận được bản gốc thư tín dụng thì chuyển ngay cho

người xuất khẩu

(3): Khi nhận được thông báo này, ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho

người xuất khẩu về toàn bộ nội dung thông báo về việc mở L/C đó; khi nhận được

bản gốc thư tín dụng thì chuyển ngay cho người xuất khẩu

(4): Người XK nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng nếu không

thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, tu chỉnh L/C sao cho phù hợp với

hợp đồng

(5): Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu

cầu của L/C xuất trình qua ngân hàng thông báo cho ngân hàng mở thư tín dụng xin

thanh toán

(6): Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với

thư tín dụng thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu Nếu không phù hợp, ngân

hàng từ chối thanh toán trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu

(7): Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ hàng

hoá cho người nhập khẩu

(8): Người nhập khẩu kiểm tra, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì hoàn trả

tiền lại cho ngân hàng mở L/C, nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền

2.6 Phạm vi và thời điểm xác định hàng xuất khẩu:

Thời điểm xác định hàng hoá đã hoàn thành việc XK là thời điểm chuyển giao

quyền sở hữu về hàng hoá, tức là khi người XK mất quyền sở hữu về hàng hoá và

nắm quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền ở người nhập khẩu Do đặc điểm

của hoạt động kinh doanh XNK nên thời điểm ghi chép hàng hoàn thành XK là thời

điểm hàng hoá đã hoàn thành thủ tục hải quan, xếp lên phương tiện vận chuyển và

đã rời sân ga, biên giới, cầu cảng…

Xuất khẩu là bán hàng hoá hay dịch vụ ra nước ngoài căn cứ vào những hợp

đồng đã được ký kết Theo quy định hàng hoá được coi là hàng xuất khẩu trong các

trường hợp sau:

- Hàng xuất bán cho các thương nhân nước ngoài theo hợp đồng đã ký kết

- Hàng gửi đi triển lãm sau đó bán thu bằng ngoại tệ

- Hàng bán cho du khách nước ngoài, cho Việt kiều, thu bằng ngoại tệ

- Các dịch vụ sửa chữa, bao hiểm tàu biển, máy bay cho nước ngoài thanh toán

bằng ngoại tệ

- Hàng viện trợ cho nước ngoài thông qua các hiệp định, nghị định thư do Nhà

nước ký kết với nước ngoài nhưng được thực hiện qua doanh nghiệp XNK

Hàng hoá được xác định là hàng xuất khẩu khi hàng hoá đã được trao cho bên

mua, đã hoàn thành thủ tục hải quan Tuy nhiên, tuỳ theo phương thức giao nhận

hàng hoá, thời điểm xác định hàng xuất khẩu như sau:

- Nếu hàng vận chuyển bằng đường biển, hàng được coi là xuất khẩu tính ngay

từ thời điểm thuyền trưởng ký vào vận đơn, hải quan đã ký xác nhận mọi thủ tục

hải quan để rời cảng

- Nếu hàng vận chuyển bằng đường sắt, hàng xuất khẩu tính từ ngày hàng

được giao tại ga cửa khẩu theo xác nhận của hải quan cửa khẩu

- Nếu hàng vận chuyển bằng đường hàng không, hàng xuất khẩu được xác

nhận từ khi cơ trưởng máy bay ký vào vận đơn và hải quan sân bay ký xác nhận

hoàn thành các thủ tục hải quan

- Hàng đưa đi hội chợ triển lãm, hàng xuất khẩu được tính khi hoàn thành thủ

tục bán hàng thu ngoại tệ

- Nếu hàng xuất khẩu là các dịch vụ sửa chữa tàu biển, máy bay trên địa phận

nước ta thì dịch vụ được tính là hàng xuất khẩu khi hoàn thành dịch vụ sửa chữa,

thu ngoại tệ hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán sau

Việc xác định đúng thời điểm xuất khẩu có ý nghĩa quan trọng trong việc ghi

chép doanh thu hàng xuất khẩu, giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, thưởng phạt

trong buôn bán ngoại thương và thanh toán

3 Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ xuất khẩu:

Cũng như kế toán hoạt động khác, kế toán nghiệp vụ XK phải phản ánh và

giám đốc tình hình thực hiện các chỉ tiêu thu mua, gia công hàng XK và XK hàng

hoá Đây là nhiệm vụ cơ bản và quan trọng nhất trong kế toán nghiệp vụ xuất khẩu

hàng hoá Mặt khác, nó kết hợp việc tổ chức hạch toán theo định kỳ và chu kỳ khép

kín Đồng thời, nó phản ánh, giám đốc và kiểm tra tình hình công nợ, thanh toán

công nợ, hạch toán các khoản doanh thu, chi phí bằng ngoại tệ được quy đổi ra

đồng Việt Nam Kế toán chính xác chênh lệch tỷ giá, từ đó xác định đúng hiệu quả

hoạt động XK Bên cạnh đó phải xác định chính xác giá mua thực tế của hàng xuất

khẩu, thuế các loại, các khoản chi phí và kết quả của nghiệp vụ xuất khẩu

Xuất phát từ cơ chế quản lý mới là cơ chế tự hạch toán, các doanh nghiệp có

quyền tự chủ về tài chính trên nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi Yêu cầu đặt ra là

các doanh nghiệp phải tính toán xác định đầy đủ và chính xác các khoản chi phí

bao gồm trị giá mua hàng xuất khẩu, thuế và các khoản chi phí khác… để bù đắp và

đảm bảo cho đơn vị bảo toàn được vốn kinh doanh

Cung cấp số liệu, tài liệu để lập kế hoạch cho kỳ sau Dựa vào các số liệu đó,

các nhà hoạch định sẽ phân tích xem xét kế hoạch đặt ra có sát với tình hình thực tế

và khả thi không, có thể đạt được ở mức nào, cao hay thấp; do nguyên nhân nào tác

động đến xu thế của thị trường và tình hình biến động của thị trường

Để việc phân tích thuận lợi, chính xác, cần phải có nguồn thông tin chính xác,

đầy đủ, toàn diện Tăng cường cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán (hoạt động

kinh doanh XNK) trở thành nhu cầu cần thiết cho mọi doanh nghiệp nói chung và

doanh nghiệp kinh doanh XNK nói riêng

II KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU:

1 Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu theo chế độ kế toán hiện hành:

1.1 Chứng từ hạch toán ban đầu nghiệp vụ xuất khẩu:

Để hạch toán ban đầu hàng hoá xuất khẩu, kế toán cần có đầy đủ các chứng từ

liên quan, từ các chứng từ mua hàng trong nước (hợp đồng mua hàng, phiếu xuất

kho, hoá đơn, vận đơn,…); chứng từ thanh toán hàng mua trong nước (phiếu chi,

giấy báo Nợ…) đến các chứng từ trong xuất khẩu hàng hoá (bộ chứng từ thanh

toán, các chứng từ ngân hàng, chứng từ xuất hàng…)

Trong một nghiệp vụ kinh tế, chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp

pháp của nghiệp vụ, đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ

đó Đối với nghiệp vụ xuất khẩu ngoài những chứng từ tương tự các doanh nghiệp

thương mại khác, còn nhiều loại chứng từ riêng biệt Căn cứ chức năng, nội dung,

các chứng từ của hoạt động xuất khẩu được chia thành nhiều loại

Chứng từ hàng hoá:

Những chứng từ này nêu rõ những đặc điểm của hàng hoá, chúng do người

bán xuất trình và người mua trả tiền khi nhận chúng Những chứng từ hàng hoá chủ

yếu là:

- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản cho việc

thanh toán, ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán và là cơ sở để theo dõi,

thực hiện hợp đồng, khai báo hải quan

- Bảng kê chi tiết (Specification): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện

hàng, tạo điều kiện để kiểm tra hàng

- Phiếu đóng gói (Packing List): là bảng kê khai mỗi hàng hoá trong kiện

hàng, được lập khi đóng gói hàng

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of Quanlity): là chứng từ xác nhận

chất lượng của hàng được giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các

điều kiện trong hợp đồng Do cơ quan kiểm nghiệm hoặc nơi cung cấp hàng cấp

- Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of Quantity and Weight):

xác nhận số lượng, trọng lượng của hàng hoá thực giao Do người cung cấp hoặc cơ

quan kiểm nghiệm cấp

Chứng từ vận tải:

- Vận đơn (Bill of Lading): là chứng từ xác nhận việc chuyên chở hàng hoá do

người chuyên chở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng Vận đơn là chứng

từ chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong

thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại…

- Chứng từ này có các loại như: vận đơn đường biển, vận đơn đường bộ, vận

đơn hàng không Nếu chuyên chở bằng đường biển có các loại chứng từ kèm theo

như: biên lai thuyền phó, giấy gửi hàng đường biển, phiếu gửi hàng, bản khai

hàng…

Chứng từ bảo hiểm: do cơ quan bảo hiểm cấp

- Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): gồm các điều khoản chủ yếu trong hợp

đồng bảo hiểm

- Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): xác nhận lô hàng đã được

bảo hiểm theo các điều kiện của một hợp đồng bảo hiểm dài hạn

Chứng từ kho hàng: Do công ty kho hàng cung cấp cho người chủ hàng

gồm:

- Biên lai kho hàng (Warehouse receipt): biên nhận đã lưu kho số hàng đã

nhận theo thoả thuận với chủ hàng

- Chứng chỉ lưu kho (Warrant): xác nhận hàng hoá đã được tiếp nhận trong

kho

Chứng từ hải quan:

Là chứng từ mà người chủ hàng phải xuất cho cơ quan hải quan khi hàng hóa

mang qua biên giới quốc gia Các chứng từ này bao gồm: Tờ khai hải quan, giấy

phép xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận xuất xứ,…

- Giấy phép xuất nhập khẩu (Export/Import License): do Bộ thương mại cấp

cho phép chủ hàng thực hiện XNK hàng hoá theo điều khoản chi tiết nhất định

- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): do cơ quan có thẩm quyền

cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá

- Các giấy chứng nhận kiểm dịch và chứng nhận về hun trùng (Phytosanitary

Certificate, Fumigation Certificate):do các cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận

hàng hoá đã được kiểm tra, hun trùng, đảm bảo an toàn về vệ sinh, dịch bệnh,…

Trong các loại chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khi xuất

hàng mà nó tuỳ thuộc vào từng chủng loại, số lượng, phẩm chất của hàng hoá

Ngoài ra, doanh nghiệp xuất khẩu cũng sử dụng các chứng từ như các doanh

nghiệp thương mại khác: phiếu xuất, nhập kho; hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng

kê tính thuế, phiếu thu chi,…

1.2 Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá, kế toán sử dụng các tài khoản

như: TK 157 “hàng gửi đi bán”, TK 156 “hàng hoá”, TK 632 “giá vốn hàng bán”,

TK 511 “Doanh thu bán hàng”, TK 131 “Phải thu của khách hàng”, TK 331 ”Phải

trả cho người bán”,…Các tài khoản này có kết cấu và nội dung phản ánh giống như

các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nội địa

1.3 Hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp:

- Khi mua hàng hoá để xuất khẩu kế toán ghi:

Nợ TK 156(1561): Gía mua hàng hoá nhập kho

Nợ TK 157: Gía mua của hàng hoá chuyển thẳng đi xuất khẩu

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK có liên quan (111,112,331, ) : Tổng giá thanh toán

của hàng thu mua để xuất khẩu

Trường hợp hàng hoá cần phải hoàn thiện trước khi xuất khẩu, kế toán

phản ánh trị giá mua của hàng xuất gía công

Nợ TK 154: Tập hợp giá mua và chi phí gia công, hoàn thiện

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 156(1561): Giá mua hàng xuất kho gia công

Có TK có liên quan( 111,112,331,334, 338, 214 ): chi phí gia

công, hoàn thiện hàng hoá tự làm hoặc thuê ngoài

Khi hàng hoá gia công, hoàn thiện, hoàn thành, chi phí gia công, hoàn

thiện được tính vào gia mua của hàng nhập kho hay chuyển đi xuất khẩu

Nợ TK 156(1561): Trị giá mua thực tế hàng gia công, hoàn thiện

Nợ TK 157: Gía mua của hàng hoá chuyển thẳng đi xuất khẩu

Có TK 154: Giá thành thực tế hàng gia công, hoàn thiện

Khi xuất kho hàng chuyển đi xuất khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm

vận chuyển nội bộ, kế toán ghi:

Nợ TK 157: trị giá thức tế hàng gửi đi xuất khẩu

Có TK 156: trị giá thực tế hàng xuất kho xuất khẩu

Khi hàng xuất khẩu đã hoàn thành các thủ tục xuất khẩu, căn cứ vào chứng

từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hoá thực tế xuất khẩu, căn cứ

thực tế xuất khẩu, DN nghiệp lập hoá đơn GTGT, kế toán ghi các bút toán sau:

Trị giá đã hoàn thành việc xuất khẩu:

N ợ TK 632: ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ

Có TK 157: Kết chuyển giá vốn hàng đã xuất khẩu

Doanh thu hàng xuất khẩu:

Nợ liên quan (1112.1122,131): Tổng số tiền hàng đã thu hay phải thu theo tỷ

giá hối đoái thực tế xuất khẩu

Có TK 511: doanh thu hàng xuất khẩu tính theo tỷ giá hối đoái thực tế

xuất khẩu

Phản ánh số thuế xuất khẩu phải nộp:

Nợ TK 511: ghi giảm doanh thu hàng xuất khẩu

Có TK 333 (3333 – thuế xuất khẩu): Số thuế phải nộp Khi nộp thuế

- Nếu chi phí bằng ngoại tệ:

+ Nếu lỗ tỷ giá hối đoái:

Nợ TK 641: ghi tăng chi phí bán hàng theo tỷ giá hối đoái thực tế phát sinh

nghiệp vụ

Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)

Nợ TK 635: phần chênh lệch tỷ giá hối đoái thực tế > tỷ giá hoá đơn thực tế

ghi sổ:

Có TK liên quan (1112,1122,331 ): Số chi tiêu theo tỷ giá thực tế ghi

sổ

+ Nếu lãi tỷ giá hối đoái:

Nợ TK 641: ghi tăng chi phí bán hàng theo tỷ giá hoá đôn thực tế phát sinh

nghiệp vụ

Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)

Có TK 515: phần chênh lệch tỷ giá hoá đơn thực tế < tỷ giá thực tế ghi

sổ

Có TK liên quan (1112,1122,331 ): Số chi tiêu theo tỷ giá hạch toán

Đồng thời, số ngoại tệ chi dùng, ghi :

Có TK 007: số nguyên tệ xuất dùng

- Nếu chi phí bằng tiền VN:

Nợ TK641: ghi tăng chi phí bán hàng

Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK liên quan (1112,1122,331 ): Số chi tiêu thực tế

Các bút toán liên quan đến việc xác định và kết chuyển doanh thu thuần, giá

vốn hàng bán , hạch toán tương tự như tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp

kinh doanh thương mại nội địa

1.5 Hệ thống sổ sách kế toán:

Công tác kế toán trong một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh

nghiệp rất đa dạng và phức tạp nên cần thiết phải sử dụng một hệ thống tài khoản

và hệ thống kế toán để hỗ trợ Các sổ kế toán này không giống nhau về nội dung

phản ánh về hình thức kết cấu cũng như trình tự và phương pháp ghi chép Tuy

nhiên, giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép - đối chiếu - kiểm tra

kết quả ghi chép và cung cấp thông tin

Hệ thống sổ kế toán chi tiết:

Hạch toán chi tiết là một thành phần quan trọng, được tiến hành song song với

hạch toán tổng hợp để tăng cường sự kiểm tra, đối chiếu những thông tin kế toán

Phương tiện phục vụ đắc lực cho hạch toán chi tiết chính là các sổ, thẻ chi tiết

Không phải mọi đối tượng đều phải mở sổ chi tiết mà chỉ những đối tượng có giá

trị lớn, mật độ phát sinh dày đặc dễ thất thoát như tiền ngoại tệ, tài sản cố định,

doanh thu, thanh toán công nợ… mới phải theo dõi trên sổ chi tiết

Riêng đối với hàng hoá tuỳ thuộc theo phương pháp hạch toán chi tiết hàng

hoá được áp dụng ở mỗi doanh nghiệp mà sử dụng các loại sổ chi tiết khác nhau

như: sổ chi tiết hàng hoá, sổ số dư, sổ đối chiếu luân chuyển…

Hệ thống sổ kế toán tổng hợp:

Căn cứ vào quy mô, đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị ,

vào yêu cầu và khả năng quản lý, vào trình độ và năng lực của cán bộ kế toán…

các doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ phù hợp trong các hình thức sau:

- Hình thức Nhật ký chung

- Hình thức Nhật ký Sổ cái

- Hình thức Chứng từ ghi sổ

- Hình thức Nhật ký chứng từ

Cuối kỳ hạch toán hoặc cuối niên độ kế toán, các số liệu trên sổ sẽ làm căn cứ

để lập báo cáo tài chính như:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo kết quả kinh doanh

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

PHẦN II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU

HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM

I ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM:

1 Khái quát chung về Công ty:

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu tạp

phẩm:

Tổng Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội, tên giao dich quốc tế là VN

National Sundrise Import-Export Được thành lập ngày 5 tháng 3 năm 1956 trực

thuộc Bộ công thương Theo quyết định số 333/TM-TCCB về việc sắp xếp lại

doanh nghiệp nhà nước do Bộ thương mại ban hành ngày 31 tháng 3 năm 1993,

Tổng công ty được đổi thành Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội trực thuộc

Bộ thương mại, trụ sở chính đặt tại 36 phố Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, thành phố

Hà Nội Đây là một Công ty có bề dày lịch sử về làm ăn buôn bán trong nước và

quốc tế lâu đời nhất Việt Nam Công ty được xác lập quan hệ với trên 70 nước cả

trên khu vực cũng như trên toàn thế giới Hoạt động của Công ty không chỉ giới

hạn trên hoạt động xuất nhập khẩu đơn thuần mà mở rộng ra nhiều lĩnh vực kinh

doanh khác, như tiếp nhận gia công lắp ráp, sản xuất theo mẫu mã kiểu dáng của

khách hàng, đổi hàng, hợp tác với xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, hợp doanh

với các đại lí hàng xuất nhập khẩu Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư

cách pháp nhân, tự chủ về mặt tài chính, có tài khoản VNĐ và ngoại tệ tại ngân

hàng và có con dấu riêng, Công ty hoạt động theo luật pháp nước CHXHCN Việt

Nam, theo điều lệ tổ chức của Công ty

1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy của Công ty

Trong những năm gần đây hoạt động kinh doanh của Công ty đã từng bước ổn

định phù hợp với sự phát triển của kinh tế thị trường Công ty không chỉ giới hạn

trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đơn thuần mà đã mở ra nhiều lĩnh vực kinh doanh

khác

Trong công tác hiện nay, ngoài công tác khắc phục những hậu quả của cơ chế

cũ, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước Công ty đã

tổ chức vận hành tốt bộ máy kinh doanh, phát huy chủ động, sáng tạo trong kinh

doanh, từng bước thích ứng với cơ chế mới, đồng thời phát huy được thế mạnh,

từng bước phát triển Do đó, Công ty đã đạt được những thành quả đầy khích lệ,

bước đầu duy trì nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên toàn Công ty

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành các phòng ban và các

đơn vị trực thuộc theo sơ đồ sau:

Các chi nhánh tại các tỉnh

Phòng tổ chức và quản lý lao động: Tổ chức quản lý lao động của Công ty

theo nhiệm vụ của Công ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của Tổng

giám đốc trên cơ sở nắm vứng những quy định của tổ chức, lao động, tiền lương

theo quy định của bộ luật lao động Làm kế hoạch tuyển dụng lao động theo mục

đích sản xuất kinh doanh, giải quyết khiếu lại, vướng mắc, quyền lợi của người lao

động trong Công ty, bảo vệ chính trị nội bộ, phòng gian bảo mật

Phòng tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh

Thu thập, nắm bắt kịp thời các thông tin mới nhất trong và ngoài nước có liên quan

đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Phòng kế toán tài chính: Với chức năng giám đốc tiền tệ thông qua quản lý

tiền vốn và tài sản của Công ty, phòng có chức năng:

+ Hướng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách,

theo dõi hoạt động của đơn vị theo quy định của chế độ báo cáo thống kê kế toán,

hạch toán nội bộ theo quy định của Công ty và hướng dẫn của Bộ tài chính

+ Kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được Tổng giám đốc

duyệt Thường xuyên đối chiếu chứng từ hạch toán chính xác Tham gia góp ý kiến

và chịu trách nhiệm về kiến nghị của mình của từng phương án kinh doanh cụ thể,

xác định kết quả kinh doanh để tính trả lương cho các đơn vị Xây dựng phương

thức quy chế, hình thức cho vay vốn của Công ty, bảo lãnh ngân hàng, nắm chắc

quá trình lưu chuyển vốn của hợp đồng, phương án nhằm ngăn chặn nguy cơ sử

dụng vốn kém hiệu quả Không để cho tình trạng này xảy ra vì buông lỏng quản lý,

vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính, tiền tệ

+ Lập quỹ dự phòng để giải quyết các phát sinh bất lợi trong sản xuất kinh

doanh Chủ động xử lý khi có những thay đổi tổ chức, nhân sự, lao động có liên

quan đến tài chính Trích lập các quỹ, quỹ phát triển kinh doanh luôn ở mức lớn

hơn 50% và quỹ dự phòng ở mức nhỏ hơn 10%

Phòng hành chính quản trị: Phục vụ sản xuất kinh doanh và quản lý hành

chính, văn thư lưu trữ dữ liệu, hồ sơ chung, phương tiện thiết bị đã mua sắm để

phục vụ quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty có hiệu quả

và tiết kiệm chi phí

+ Cất giữ, bảo quản, giữ gìn những tài sản hiện có không để hư hỏng, mất

mát, xuống cấp hoặc xảy ra cháy nổ

+ Đề xuất mua sắm các phương tiện làm việcvà các nhu cầu sinh hoạt của

Công ty, sửa chữa, bảo vệ an toàn Công ty

Các phòng kinh doanh: Tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu theo

điều lệ giấy phép kinh doanh của Công ty

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội là một đơn vị hạch toán kinh doanh

độc lập Theo quy định của bộ thương mại, Công ty được quyền tự chủ về mặt tài

chính, tự tổ chức kinh doanh theo quy định của nhà nước Vì thế, phòng kế toán tài

chính của Công ty có nhiệm vụ tổ chức quản lý tài chính, hạch toán với tư cách là

đơn vị hạch toán độc lập Bộ máy kế toán của Công ty tổ chức hình thức kế toán

tập trung

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình nhằm nâng cao hiệu quả kinh

doanh, tại Công ty đã áp dụng chế độ kế toán do bộ tài chính ban hành

Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm Tại Công ty,

việc phân tích hoạt động kinh doanh được tiến hành mỗi năm một lần theo quy định

hiện hành

Do áp dụng kế toán tập trung nên tại các chi nhánh Hải Phòng, TP Hồ Chí

Minh kế toán tiến hành thu thập chứng từ xử lý ban đầu sau đó gửi lên phòng kế

toán Công ty để tổng hợp

Phòng kế toán của Công ty gồm 10 người được phân công phụ trách các

phần hành kế toán cụ thể

Trưởng phòng kế toán tài chính (kiêm kế toán trưởng) chịu trách nhiệm điều

hành chung công tác hạch toán của Công ty và các đơn vị trực thuộc Là người trực

tiếp thông tin báo cáo kế toán lên Tổng giám đốc, cơ quan Nhà nước có thẩm

quyền và chịu trách nhiệm về các thông tin và số liệu báo cáo, giúp giám đốc lập

phương án tự chủ tài chính

Phó phòng kế toán giúp việc trưởng phòng và thay trưởng phòng kế toán chịu

trách nhiệm điều hành chung công tác kế toán của Công ty khi trưởng phòng đi

vắng Đồng thời quản lý các nghiệp vụ tiền gửi, tiền vay ngân hàng

Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu tất cả các tài khoản vào

cuối tháng, quý, năm Lập các biểu kế toán, báo cáo quyết toán, bảng cân đối tài

khoản, báo cáo kết quả kinh doanh

Các nhân viên phụ trách phần hành kế toán

+ Kế toán hàng hoá phụ trách việc xuất nhập khẩu của một phòng cụ thể,

chịu trách nhiệm lượng hàng xuất nhập khẩu và theo dõi tiền hàng

+ Kế toán chi phí kiêm kế toán máy: Tập hợp, phân bổ mọi chi phí kinh

doanh của Công ty cho hợp lý Đồng thời có trách nhiệm tập hợp số liệu để đưa và

máy vi tính, kiểm tra số liệu của báo cáo kế toán và bảng tổng kế tài sản

+ Kế toán tiền lương và thanh toán nội bộ: Có trách nhiệm về các khoản

chi trong nội bộ Công ty

+ Kế toán thanh toán đối ngoại: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng,

chịu trách nhiệm về các khoản thanh toán với nước ngoài, kiểm tra và quản lý

chứng từ ngoại

+ Kế toán tài sản cố định: Theo dõi sự tăng giảm tài sản cố định, tính và

trích khấu hao tài sản cố định theo chế độ quy định

+ Thủ quỹ: Quản lý giám sát số lượng tiền xuất nhập quỹ và tiền gửi ngân

hàng

+ Các nhân viên tại các chi nhánh, đơn vị trực thuộc: Có trách nhiệm thu

thập, xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi về phồng kế toán của Công ty để theo dõi

tập trung

Mô hình tổ chức kế toán

Sơ đồ phòng kế toán:

1.3.2 Hình thức tổ chức ghi sổ kế toán

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán, đặc điểm kinh

doanh của Công ty cũng như các hoạt động kế toán, tài chính của Công ty gắn liền

với mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà Công ty lựa chọn hình

thức kế toán chứng từ ghi sổ

Việc lựa chọn hình thức ghi sổ cái, doanh nghiệp đăng ký với Bộ tài

chính, đồng thời tuân thủ các quy định về hệ thống sổ sách và phương pháp ghi

chép theo hình thức kế toán đã lựa chọn Việc Công ty lựa chọn hình thức chứng từ

ghi sổ là phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh, đặc biệt hình thức này có ưu điểm

là đơn giản, dễ kiểm tra

n kế toán

h n

g

Bộ phậ

n kế toán

h n

g

Bộ phậ

n kế toán

h n

g

Bộ phậ

n kế toán

h n

g

Bộ phậ

n kế toán

Sổ quỹ Chứng từ ghi

sổ

Bảng tổng hợp chứng

Sổ thẻ kế toán chi

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

S ơ đồ trình tự sổ kế toán của công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm

II HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY

XÚÂT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM

1

Đặc điểm quá trình xuất khẩu hàng hoá:

Phương thức xuất khẩu hàng hoá:

Hiện nay công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm đang xuất khẩu hàng hoá theo

phương thức xuất khẩu trực tiếp

Xuất khẩu trực tiếp: Tổng công ty gửi đơn chào hàng, cung cấp mẫu mã vế

quy cách về chất lượng, chủng loại đối với khách hàng mới hoặc xem xét yêu cầu

mua hàng với những mặt hàng truyền thống sau khi xem xét cân nhắc tuỳ theo yêu

cầu mua hàng và nếu được đối tác đồng ý thì hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng

ngoại thương và tiến hành thực hiện hợp đồng Công ty trực tiếp ký kết hợp đồng

ngoại thương và thu mua hàng hoá để xuất bán cho các đối tác nước ngoài

Phương thức thanh toán:

Tuỳ từng hợp đồng xuất khẩu mà phương thức thanh toán là khác nhau,

nhưng công ty thường tổ chức thanh toán bằng hai phương thức chính đó là phương

thức tín dụng chứng từ( L/C) Và phương thức thanh toán tìên hàng xuất khẩu theo

hình thức trả trước hoặc trả sau thông qua ngân hàng quốc tế

2. Chứng từ kế toán và tài khoản sử dụng trong kế toán nghiệp vụ xuất

khẩu

Chứng từ kế toán:

Chứng từ sử dụng trong xuất khẩu hàng hoá rất nhiều, chúng phát sinh ở

các thời điểm khác nhau Chứng từ kế toán thương sử dụng ở công ty bao gồm:

- Hợp đồng ngoại

- Hoá đơn thương mại ( Commrcial Invoice )

- Bảng kê đóng gói (Packink list)

- Vận đơn B/L (Bill of lading )

- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng

2 2 Tài khoản sử dụng:

Khi phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá xuất khẩu, kế toán công ty sử

dụng các tài khoản hiện hành do bộ tài chinh ban hành Do công ty áp dụng

phương pháp hạch toán là phương pháp kê khai thường xuyên nên không dùng

các tài khoản dùng chô kiểm kê định kỳ