II. HẠCH TỐN QUÁ TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY
3.Phương pháp hạch tốn nghiệp vụ xuất khẩu tại cơng ty xuất nhập
khẩu tạp phẩm.
3.1 Kế tốn thu mua hàng hố về xuất khẩu: a. Chứng từ sử dụng.
- Hố đơn giá trị gia tăng. - Hĩa đơn bán hàng.
- Chứng từ phản ánh chi phí mua hàng: hố đơn vận chuyển, thuê bốc dỡ hàng hố, thuê kho, thuê bãi.
- Các chứng từ thanh tốn tiền hàng: phiếu chi, báo nợ của ngân hàng, thanh tốn tạm ứng…
Đơn vị : Cơng ty TOCONTAP Địa chỉ: 36 Bà Triệu – HN
PHIẾU NHẬP KHO Họ và tên người giao hàng: Ơng Nguyễn Văn Tuyển
Theo HĐ số 02635 ngày 10/01/2004 của Cơng ty cổ phần Phú Quang nhập kho cơng ty TOCONTAP. STT Tên nhãn hiệu, quy cách Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập Loại bình nhỏ R4 Chiếc 1.000 1.000 52.200 52.200.000 Loại bình to R5 Chiếc 1.000 1.000 63.084 62.084.000 b. Tài khoản sử dụng.
- Tài khoản 156: được sử dụng để phản ánh tình hình và sự biến động của tồn bộ số hàng hố.
+ TK 1561: giá mua hàng hĩa. + TK 1562: chi phí mua hàng. - Tài khoản 157.
- Tài khoản 151.
- Tài khoản 133: thuế giá trị gia tăng.
- Các tài khoản khác cĩ liên quan: 111, 112, 138, 338,… c. Trình tự kế tốn.
- Khi cơng ty mua hàng về nhập kho để chờ gửi đi xuất khẩu: Nợ TK 1561: giá mua chưa thuế VAT.
Nợ TK 133 (1331): thuế VAT được khấu trừ. Cĩ TK 331, 111, 112, 141,…
+ Nếu lơ hàng mua cĩ bao bì: tính tiền riêng. Trương hợp mua nhập kho cĩ bao bì tính giá riêng thì trị giá bao bì sẽ được phản ánh vào TK 153 (1532). Nợ TK 1532: trị giá bao bì đi kèm hàng hĩa cĩ tính tiền riêng.
Nợ TK 133: sĩ thuế VAT khấu trừ. Cĩ TK 331, 111, 112, 141,… + Chi phí mua hàng phát sinh:
Nợ TK 1562: chi phí chưa cĩ thuế VAT. Nợ TK 133: số thuế VAT được khấu trừ.
Cĩ TK 331, 111, 141,…
- Khi cơng ty mua hàng khơng đem về nhập kho mà gửi thẳng đi xuất khẩu:
Nợ TK 157: giá mua chưa cĩ thuế gửi hàng bán. Nợ TK 133: thuế VAT.
Cĩ TK 331, 111, 112, 141,…
- Các trường hợp phát sinh trong quá trình mua hàng gửi đi xuất khẩu: + Khi doanh nghiệp thanh tốn tiền hàng được hưởng chiết khấu thanh tốn: Nợ TK 331: tổng số tiền phải trả người bán.
Cĩ TK 515: chiết khấu được hưởng Cĩ TK 111, 112: số tiền thực phải trả.
+ Khi doanh nghiệp mua hàng phát sinh khoản giảm giá: Nợ TK 331, 111, 112: tổng số tiền được giảm giá.
Cĩ TK 133: số VAT đầu vào được tính trên trị giá hàng được giảm. Cĩ TK 156, 157: trị giá hàng được giảm.
+ Khi phát sinh hàng trả lại cho người bán: Nợ TK 331, 111, 112.
Cĩ TK133. Cĩ TK 156.
* Ví dụ minh hoạ: Ngày 10/01/2004, cơng ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm mua một lơ hàng gồm lọ bình gốm các cỡ của cơng ty cổ phần Phú Quang, trị giá hàng hố chưa thuế 115.284.000 đồng, thuế VAT 10%. Lơ hàng về nhập kho để chờ gửi đi xuất khẩu. Chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng là 6.500.000 đồng được thanh tốn bằng tiền mặt. Ngày 01/02/2004 Cơng ty đã thanh tốn tiền hàng bằng tiền gửi ngân hàng
+ Khi mua hàng về nhập kho Nợ TK 1561: 115.284.000 đồng. Nợ TK 133: 11.528.400 đồng.
Cĩ TK 331: 126.812.400 đồng. + Chi phí thu mua:
Nợ TK 1562: 6.500.000 đồng. Nợ TK 133: 650.000 đồng.
Cĩ TK 111: 7.150.000 đồng.
+Ngày04/02/2004 Cơng ty thanh tốn tiền hàng Nợ112 : 126.812.400 Cĩ 131 : 126812400 d. Sổ kế tốn -Phiếu nhập kho -Các sổ cái: 331, 156 -Chứng từ ghi sổ
-Sổ chi tiết về hàng hố mua vào nhập kho để chờ xuất khẩu -Các phiếu chi tiền mặt, phiếu báo nợ ngân hàng,…
CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 02 Năm 2004. Chứng từ ghi sổ, số 01.
Nợ Cĩ 1 2 3 4 5 1.Mua một lơ hàng mỹ nghệ chuyển về nhập kho để chờ xuất khẩu 2.Chi phí mua hàng 3.Cơng ty thanh tốn tiền hàng 1561 133 1562 133 112 331 111 131 115.284.000 11.528.400 126.812.400 6.500.000 650.000 7.150.000 126.812.400 126.812.400 Cộng Kèm theo chứng từ gốc Người lập Kế tốn trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) SỔ CÁI Tháng 02 năm 2004 Tên tài khoản : Hàng hố
Số hiệu tài khoản: 156
CT ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Cĩ 01 01/02/2004 - Số dưđầu tháng - Số phát sinh trong tháng 331 126.812.400 0
+ Mua lơ hàng mỹ nghệ về nhập kho. 632 115.284.000 - Số dư cuối tháng 11.528.400 SỔ CÁI Tháng 02 năm 2004
Tên tài khoản : Phải trả người bán Số hiệu tài khoản: 331
CT ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Cĩ 01 01 01/02/2004 0402/2004 - Số dưđầu tháng - Số phát sinh trong tháng + Mua lơ hàng mỹ nghệ về nhập kho. + Cơng ty trả tiền hàng 156 133 112 115.284.000 11.528.400 0 126812400 - Số dư cuối tháng BẢNG CÂN ĐỐI HÀNG HỐ, THÀNH PHẨM.
Tháng 2 năm 2004 Hàng hĩa Đơn vị tính Mua Xuất SL T.Tiền SL T.Tiền Lọ bình gốm các loại Đồ mỹ nghệ Chiếc Chiếc 2000 800 129.685.050 115.284.000 2000 800 129.685.050 115.284.000 Cộng 2800 244.969.050 4015 244.969.050 3.2 Kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu hàng hố
Vì nghiệp vụ xuất khẩu của cơng ty chỉ cĩ xuất khẩu trực tiếp nên:
Thơng thường khi nhận được hợp đồng xuất khẩu thì cơng ty tiến hành thu mua hàng hố. Như vậy,hàng hố thu mua chủ yếu được xuất khẩu ngay chứ khơng nhằm mục đích dự trữ. Vì vậy, khi xác định gía vốn hàng xuất khẩu, kế tốn xác định theo phương pháp giá thực tế đích danh. Nghĩa là, khi xuất lơ hàng thì giá vốn hàng xuất kho chính là giá thực tế xuất kho lơ hàng đĩ. Doanh thu được ghi nhận theo tỷ giá thực tế. Gía bán hàng xuất khẩu được ghi nhận ngay trong hợp đồng.
a. Chứng từ xử dụng - Hợp đồng ngoại.
- Hố đơn thương mại ( Commrcial Invoice ). - Bảng kê đĩng gĩi (Packink list).
- Vận đơn B/L (Bill of lading ).
- Chứng từ thanh tốn: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo cĩ của ngân hàng... b. Tài khoản xử dụng
Khi phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố xuất khẩu, kế tốn cơng ty sử dụng các tài khoản hiện hành do bộ tài chinh ban hành. Do cơng ty áp dụng
phương pháp hạch tốn là phương pháp kê khai thường xuyên nên khơng dùng các tài khoản dùng chơ kiểm kê định kỳ.
Để phục vụ cho nhu cầu quản lý tại cơng ty , các tài khoản được mở chi tiết phù hợp hoạt động kinh doanh xuất khẩu. dưới đây là những tài khoản chủ yếu:
* TK 131: phải thu của khách hàng.
- TK 1312: phải thu của khách hàng nước ngồi. - TK 1311: phải thu khách hàng trong nước. * TK 138: phải thu khác.
* TK 511: Doanh Thu.
*Các tài khoản thanh tốn chi phí trong quá trình gửi hàng xuất khẩu : 111,112....
c. Trình tự kế tốn
Phương pháp định giá căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng. Cơng ty thương áp dụng một trong hai loại giá FOB (Free On Board ) và giá CIF (Cost InSurance Freight ).
Giá FOB =trị giá hàng mua +chi phí tái sản xuất (chi phí bốc dỡ, bảo quản...). Giá CIF = trị giá hàng mua + chi phí bảo hiểm + chi phí vận chuyển.
Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà cơng ty xuất khẩu hàng hố theo giá CIF hoặc giá FOB. Tuy nhiên, Cơng ty thường xuất hàng theo gía FOB và rất ít dùng gía CIF.
a) Trường hợp xuất khẩu hàng hố theo giá FOB . - Khi mua hàng gửi thẳng xuất khẩu
Nơ TK 157: Gía mua của hàng hố chuyển thẳng đi xuất khẩu. Nơ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Co TK cĩ liên quan (111,112,331,....) : Tổng giá thanh tốn của hàng thu mua để xuất khẩu.
- Khi xuất kho hàng hố chuyển đi xuất khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho No TK 157: trị giá thức tế hàng gửi đi xuất khẩu.
Co TK 156: trị giá thực tế hàng xuất kho xuất khẩu.
- Khi hàng xuất khẩu đã hồn thành các thủ tục xuất khẩu, căn cứ vào chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hố thực tế xuất khẩu, căn cứ thực tế xuất khẩu, Cơng ty lập hố đơn GTGT, kế tốn ghi các bút tốn sau: Trị giá ghi cửa hàng đã hồn thành việc xuất khẩu:
Nợ TK 632: ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ.
Cĩ TK 157: Kết chuyển giá vốn hàng đã xuất khẩu. - Doanh thu hàng xuất khẩu:
Nợ liên quan (1112.1122,131): Tổng số tiền hàng đã thu hay phải thu theo tỷ giá hạch tốn.
Nợ(Cĩ) 413 :chênh lệch tỷ gía phát sinh
Cĩ TK511: doanh thu hàng xuất khẩu tính theo tỷ giá thực tế. Phản ánh số thuế xuất khẩu phải nộp:
Nợ TK 511: ghi giảm doanh thu hàng xuất khẩu.
Cĩ TK 333 (3333 – thuế xuất khẩu): Số thuế phải nộp. Khi nộp thuế nhập khẩu:
Nợ TK 333 (3333 – Thuế xuất khẩu) ghi giảm số thuếđã nộp. Cĩ TK liên quan (1111,1121,311.... )
- Trường hợp phát sinh các chi phí trong quá trình xuất khẩu, kế tốn ghi nhận vào chi phí bán hàng:
* Khi cơng ty chi trả chi phí bằng ngoại tệ:
Nợ TK 641: ghi tăng chi phí bán hàng theo tỷ giá thực tế. Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ ( nếu cĩ) .
Nợ (Cĩ) 413 : Chênh lệch tỷ giá phát sinh
Cĩ TK liên quan (1112,1122,331...): Số chi tiêu theo tỷ giá hạch tốn. * Khi cơng ty chi phí bằng tiền VN:
Nợ TK641: ghi tăng chi phí bán hàng.
Nợ TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ (nếu cĩ).
Cĩ TK liên quan (1112,1122,331...): Số chi tiêu thực tế.
Các bút tốn liên quan đến việc xác định và kết chuyển doanh thu thuần, giá vốn hàng bán..., hạch tốn tương tự như tiêu thụ hàng hố tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nội địa
Ví dụ minh hoạ 1 : Cơng ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP) mua một lơ hàng gốm và sắt uốn gửi đi xuất khẩu sang Hà Lan. Tổng trị giá xuất khẩu lơ hàng này là 249.475.250 đồng, trị giá ghi trên hố đơn của lơ hàng là 18.085 USD. Chi phí vận chuyển hàng đến cảng và các phụ phí thanh tốn bằng tiền mặt là 6.846.565 đồng.
- Ngày 05/02/2004 giao hàng tại cảng Hải Phịng.
- Ngày 15/02/2004 thanh tốn hết tiền hàng qua ngân hàng VIETCOMBANK.
+ Tỷ giá thực tế 1USD = 15.620 đồng. + Tỷ giá hạch tốn 1USD = 15.605 đồng. + Thuế suất xuất khẩu 2%.
* Trình tự hạch tốn nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp tại Cơng ty TOCONTAP. - Khi mua hàng gửi đi xuất khẩu: Nợ 157 : 249.475.250 Nợ 133 : 24.947.525 Cĩ 331 : 274.422.775 + Chi phí gửi hàng xuất khẩu bằng tiền mặt: Nợ 641 : 6.846.565 Nợ 113 : 684.656,5
Cĩ 111 :7.531.221,6
- Ngày 05/02/2004 hàng giao tại cảng ghi nhận doanh thu: Nợ 131: 282.216.425 Nợ 413 : 271.275 Cĩ 511 : 282.487.700 + Kết chuyển giá vốn: Nợ 632 : 249.475.250 Cĩ 157 : 249.475.250
+ Tính thuế xuất khẩu phải nộp của Cơng ty: Nợ 511 : 5.649.754 Cĩ 333 (3333) : 5.649.754 + Khi nộp thuế xuất khẩu bằng tiền mặt: Nợ 333 (3333) : 5.649.754 Cĩ 111 : 5.649.754 - Ngày 15/02/2004 bên nhập khẩu trả tiền hàng: Nợ 112 : 282.216.425 Cĩ 131 : 282.216.425
+ Xác định kết quả lơ hàng xuất khẩu: kế tốn phân bổ trực tiếp chi phí bán hàng cho lơ hàng, cịn chi phí quản lý của doanh nghiệp được phân bổ cho lơ hàng là 1.250.000 đồng.
Nợ 911 : 8.096.565 Cĩ 642: 1.250.000 Cĩ 641: 6.846.565
+ Kế chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ sang tài khoản 911 để xác định kết quả xuất khẩu:
Nợ 911 : 249.475.250 Cĩ 632: 249.475.250
Doanh thu thuần = Doanh thu theo hố đơn – Thuế xuất khẩu = 282.487.700 –5.649.754 = 276.837.946 Nợ 511 : 276.837.946 Cĩ 911: 276.837.946 + Kết quả hoạt động xuất khẩu: Nợ 911: 19.266.131 Cĩ 421: 19.266.131
Ví dụ minh hoạ 2: Ngày 18/02/2004, xuất kho lơ hàng mỹ nghệ gửi đi xuất khẩu sang Bỉ. Tổng trị giá xuất khẩu lơ hàng là 115.284.000 đồng. Trị giá ghi trên hố đơn lơ hàng là 8200 USD. Chi phí vận chuyển hàng đến cảng là 2.650.000 đồng đã thanh tốn bằng tiền mặt.
- Ngày 23/02/2004, giao hàng tại cảng Hải Phịng.
- Ngày 29/02/2004, nhận được giấy báo cĩ của ngân hàng VIETCOMBANK về việc thanh tốn tiền hàng của bên nhập khẩu.
+ Tỷ giá thực tế: 1 USD = 15.625 đồng + Tỷ giá hạch tốn: 1 USD = 15.618 đồng + Thuế xuất xuất khẩu là 2%.
* Trình tự kế tốn:
- Ngày 18/02/2004, khi xuất kho lơ hàng gửi đi xuất khẩu: Nợ 157: 115.284.000 đồng
Cĩ 156:115.284.000 đồng
- Phần cịn lại tương tự như minh hoạở ví dụ 1.
VIETNAM NATIONAL SUNDRIES IMPORT AND EXPORT CORPORATION
CABLE ADDRESS: “TOCONTAP HANOI” FAX 84 48255817
Ha Noi , 26th Febunary , 2004 COMMERCIAL INVOICE No. 06/X8-04
Description of goods: Ceramic and Wares Origin of goods : VIETNAM
Delivery date : 2nd March, 2004 Means of Transport : By sea
Bill of ladinh : HPHROTO 403001 Departure : Hai Phong Port, VIETNAM
Destination : Rotterdam Port, The Netherlands
Container No. / seal No : FSCU 3457366/ A67871 No Item
No
Description of goods Quantity Unit price Amount USD 1 2 3240 970 4.33 4.16 14,045.64 4,039.36 TOTAL : 4210 18,085.00
The prices are understood F.O.B Hai Phong Port VIETNAM, INCOTERMS 2000 , Including pocking.
Total amount is USD 18,085.00
(SAY: United States Dollars Eighteen thousand and eighty five only).
FOR TOCONTAP HANOI For account and risk of Messrs
CONVERGING FACTS Port bus 2050 , 7420 AB
DENVENTER, The Nether Lands
b. Trường hợp xuất khẩu theo giá CIF:
Theo giá này, Cơng ty phải trả các phí tổn, cước phí cần thiết để đưa hàng đến cảng quy định, ngồi ra mua phí bảo hiểm hàng hố để tránh cho người nhập khẩu bị rủi ro, mất mát hoặc hư hại trong quá trình vận chuyển.
Các nghiệp vụ phát sinh khi xuất hàng theo giá CIF hạch tốn giống như xuất theo giá FOB, riêng đối với các nghiệp vụ mua bảo hiểm, trả cước phí hạch tốn như sau:
-Khi trả tiền cước phí bằng ngoại tệ, kế tốn ghi theo tỷ giá thực tế: Nợ 641 : Cước phí theo tỷ giá thực tế.
Nợ 133 (1331): thuế GTGT đầu vào. Cĩ 112 (1122): tổng số tiền phải trả.
-Khi mua bảo hiểm cho lơ hàng xuất khẩu bằng ngoại tệ, kế tốn ghi theo tỷ giá thực tế:
Nợ 641 :phí bảo hiểm.
Nợ 133 (1331): thuế GTGT đầu vào.
Cĩ 112 (1122): tổng phí bảo hiểm phải trả. 1. Hệ thống sổ sách sử dụng:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổđăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế tốn tỏng hợp dùng để ghi chéo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ để kiểm tra đối chiếu số hiệu với bảng cân đối số phát sinh.
+ Sổ cái: là sổ kế tốn tổn hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế tốn được quy định trong chế độ tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu trên sổ cái dùng để kiểm tra đối chiếu với số liệu ghi trên sổđăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính.
+ Sổ, thẻ kế tốn chi tiết: là sổ dùng để pảhn ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế tốn riêng biệt mà trên sổ kế tốn tổng hợp chưa phản ánh được.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế tốn lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổđược dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 02 Năm 2004. Chứng từ ghi sổ, số 02. Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Cĩ 1 2 3 4 5