Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty dịch vụ xuất nhập khẩu thương mại HANECO

Thực trạng về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty dịch vụ xuất nhập khẩu thương mại HANECO

Lời nói đầu

Tiền lơng luôn là vấn đề đợc xã hội quan tâm chú ý bởi ý nghĩakinh tế và xã hội to lớn của nó

Tiền lơng cũng là một vấn đề hết sức quan trọng, nó quyết định

đến sự thành công hay thất bại của từng doanh nghiệp Một chính sáchtiền lơng hợp lý là cơ sở, đòn bẩy cho sự phát triển của Doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiền lơng là một phần khôngnhỏ của chi phí sản xuất Nếu doanh nghiệp vận dụng chế độ tiền lơnghợp lý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động

Đối với ngời lao động tiền lơng có một ý nghĩa vô cùng quantrọng bởi nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp cho họ đảm bảo cuộc sốngcủa bản thân và gia đình Do đó tiền lơng có thể là động lực thúc đẩy ng-

ời lao động tăng năng suất lao động nếu họ đợc trả đúng theo sức lao

động họ đóng góp, nhng cũng có thể làm giảm năng suất lao động khiếncho quá trình sản xuất chậm lại, không đạt hiệu quả nếu tiền lơng đợc trảthấp hơn sức lao động của ngời lao động bỏ ra

ở phạm vi toàn bộ nền kinh tế, tiền lơng là sự cụ thể hơn của quátrình phân phối của cải vật chất do chính ngời lao động làm ra Vì vậy,việc xây dựng tháng lơng, bảng lơng, lựa chọn các hình thức trả lơng hợp

lý để sao cho tiền lơng vừa là khoản thu nhập để ngời lao động đảm bảonhu cầu cả vật chất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lơng trở thành

động lực thúc đẩy ngời lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần tráchnhiệm hơn với công việc thực sự là việc làm cần thiết

Trong thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu vàThơng mại HANECO, em đã có cơ hội và điều kiện đợc tìm hiểu vànghiên cứu thực trạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơngtại Công ty Nó đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố và mở mang hơncho em những kiến thức em đã đợc học tại trờng mà emcha có điều kiện

để đợc áp dụng thực hành

Em xin chân thành cám ơn sự tận tình giúp đỡ, hớng dẫn của Côgiáo Đặng thị Loan cũng nh sự nhiệt tình của Ban Giám đốc và các anhchị trong Công ty, đặc biệt là Phòng Kế toán, trong thời gian thực tập vừaqua, giúp em hoàn thành đợc chuyên đề thực tập này

1

Nội dung của chuyên đề, ngoài lời mở đầu và kết luận gồm 3 phầnchính sau đây:

Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo

lơng trong doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

tại Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thơng mại HANECO

Phần III: Phơng hớng hoàn thiện kế toán tiền lơng và các khoản trích

theo lơng tại Công ty HANECO

Phần I

Cơ sở lý luận chung về kế toán tiền lơng

và các khoản trích theo lơng

I bản chất Tiền lơng trong doanh nghiệp:

1 Khái niệm về tiền lơng:

Dới mọi hình thức kinh tế xã hội tiền lơng luôn đợc coi là một bộphận quan trọng của giá trị hàng hoá Nó chịu tác động của nhiều yếu tố

nh kinh tế chính trị, xã hội lịch sử và tiền lơng cũng tác động đến việcsản xuất, cải thiện đời sống và ổn định chế độ chính trị xã hội Chính vìthế không chỉ nhà nớc mà ngay cả ngời chủ sản xuất cho đến nguời lao

động đều quan tâm đến chính sách tiền lơng

Trong sản xuất kinh doanh tiền lơng là một yếu tố quan trọng củachi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và tác động nhân quả đến lợinhuận của doanh nghiệp

Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung tiền lơng đợc hiểu nh sau:

" Tiền lơng dới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốc dân đợc biểuhiện dới hình thức tiền tệ, đợc nhà nớc phân phối có kế hoạch cho côngnhân viên chức cho phù hợp với số lợng và chất lợng lao động của mỗicon ngời đã cống hiến Tiền lơng phản ánh việc trả lơng cho công nhânviên dựa trên nguyên tắc phân phối theo lao động nhằm tái sản xuất sứclao động"

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng thì quan điểm cũ về tiền

l-ơng không còn phù hợp với điêù kiện của nền sản xuất hàng hoá Đòi hỏinhận thức lại Đúng đắn hơn bản chất của tiền lơng theo quản điểm đổimới của nớc ta "Tiền lơng là bộ phận thu nhập quốc dân, là giá trị mớisáng tạo ra mà ngời sử dụng lao động trả cho ngời lao động với giá trị lao

động đã hao phí trong quá trình sản xuất kinh doanh " Để có đợc nhậnthức đúng về tiền lơng, phù hợp với cơ chế quản lý, khái niệm tiền lơngphải đáp ứng một số yêu cầu sau:

*Phải quan niệm sức lao động là một hàng hoá của thị trờng yếu

tố sản xuất Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm khôngchỉ lực lợng lao động làm việc trong khu vực kinh tế t nhân, lĩnh vực sản

3

xuất kinh doanh thuộc sở hữu nhà nớc mà còn cả đối với công nhân viênchức trong lĩnh vực quản lý nhà nớc, quản lý xã hội

*Tiền lơng phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá trị củahàng hoá sức lao động mà ngời sử dụng và ngời cung ứng sức lao độngthoả thuận với nhau theo qui luật cung cầu của giá cả thị trờng

*Tiền lơng là bộ phận cơ bản trong thu nhập của ngời lao động

đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

Tiền lơng đợc định nghĩa nh sau:

"Tiền lơng là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của yếu

tố sức lao động mà ngời sử dụng phải trả cho ngời cung ứng sức lao độngtuân theo các nguyên tắc cung cầu, giá cả của thị trờng và pháp luật hiệnhành của nhà nớc"

2 Tiền lơng danh nghĩa và tiền lơng thực tế :

2.1/ Tiền lơng danh nghĩa:

Tiền lơng danh nghĩa là khái niệm chỉ số lợng tiền tệ mà ngời sử

dụng sức lao động phải trả cho ngời cung cấp sức lao động căn cứ vàohợp đồng lao động giữa hai bên trong việc thúc đẩy lao động Trên thực

tế mọi mức lơng trả cho ngời lao động đều là tiền lơng danh nghĩa Lợiích mà ngời cung ứng sức lao động nhận đợc ngoài việc phụ thuộc vàomức lơng danh nghĩa còn phụ thuộc vào giá cả hàng hoá, dịch vụ và số l-ợng thuế mà ngời lao động sử dụng tiền lơng đó để mua sắm hoặc đóngthuế

2.2/ Tiền lơng thực tế:

Là lợng t liệu sinh hoạt và dịch vụ mà ngời lao động có thể mua đợcbằng tiền lơng của mình sau khi đã đóng các khoản thuế theo quy địnhcủa chính phủ Chỉ số tiền lơng thực tế tỉ lệ nghịch với chỉ số giá cả và tỉ

lệ thuận với chỉ số tiền lơng danh nghĩa tại thời điểm xác định

ITLDN

ITLTT =

IGC

Trong đó :

*Đối với ngời lao động tiền lơng nhận đợc thoả đáng sẽ là độnglực thúc đẩy năng lực sáng tạo để làm tăng năng suất lao động Mặt kháckhi năng suất lao động tăng thì lợi nhuận doanh nghiệp cũng sẽ tăngtheo, do đó nguồn phúc lợi của doanh nghiệp mà ngời lao động nhận đợccũng sẽ tăng lên, nó là phần bổ sung hêm cho tiền lơng, làm tăng thunhập và tăng lợi ích cho ngời lao động tạo ra sự gắn kết các thành viênvới mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa chủdoanh nghiệp với ngời lao động, khiến cho ngời lao động có trách nhiệmhơn và tự giác hơn trong công việc

Ngợc lại nếu doanh nghiệp chi trả lơng không hợp lý thì chất ợng công việc bị giảm sút, hạn chế khả năng làm việc, biểu hiện rõ tìnhtrạng sao nhãng công việc

l-3.2/ Vai trò của tiền lơng trong sản xuất kinh doanh:

*Tiền lơng nhằm đảm bảo chi phí để tái sản xuất sức lao động Đây

là yêu cầu thấp nhất của tiền lơng nuôi sống ngời lao động, duy trì sứclao động của họ

*Vai trò kích thích của tiền lơng: Vì động cơ tiền lơng ngời lao

động phải có trách nhiệm cao trong công việc, tiền lơng phải tạo ra sựsay mê nghề nghiệp, không ngừng nâng cao trình độ về chuyên môn vàcác lĩnh vực khác

*Vai trò điều phối của tiền lơng: Tiền lơng nhận đợc thoả đángngời lao động sẵn sàng nhận mà công việc đợc giao dù ở đâu, làm gì haybất cứ khi nào trong điều kiện sức lực và trí tuệ của họ cho phép

*Vai trò quản lý lao động tiền lơng : Doanh nghiệp sử dụng công

cụ tiền lơng còn với mục đích khác là thông qua việc trả lơng mà kiếmtrả theo dõi ngời lao động làm việc, đảm bảo tiền lơng chi ra phải đem

5

lại kết quả và hậu quả rõ rệt Hiệu quả tiền lơng không chỉ tính theotháng mà còn phải tính theo ngày, giờ ở toàn doanh nghiệp, từng bộ phận

và từng ngời

4 Tiền lơng tối thiểu - cở sở các mức lơng:

* Tiền lơng tối thiểu:

Tiền lơng tối thiểu đợc xem nh là cái ngỡng cuối cùng để từ đó xâydựng các mức lơng khác, tạo thành hệ thống tiền lơng của một ngành nào

đó, hoặc hệ thống tiền lơng chung thống nhất của một nớc, là căn cứ để

định chính sách tiền lơng Mức lơng tối thiểu là một yếu tố quan tọngcủa một chính sách tiền lơng, nó liên hệ chặt chẽ với ba yếu tố :

+ Mức sống trung bình của dân c một nớc+ Chỉ số giá cả hàng hoá sinh hoạt

+ Loại lao động và điều kiện lao động Mức lơng tối thiểu đo lờng giá cả sức lao động thông thờng trong

điều kiện làm việc bình thờng, yêu cầu kỹ năng đơn giản với khung giácác t liệu sinh hoạt hợp lý Với ý nghĩa đó tiền lơng tối thiểu đợc địnhnghĩa nh sau:

" Tiền lơng tối thiểu là mức lơng để trả cho ngời lao động làm công việc

đơn giản nhất với điều kiện lao động và môi trờng làm việc bình thờng"

* Tiền lơng tối thiểu điều chỉnh trong doanh nghiệp:

Nhằm đáp ứng nhu cầu có thể trả lơng cao hơn trong nhữngdoanh nghiệp có điều kiện, làm ăn có lãi, tiền lơng tối thiểu trong doanhnghiệp theo qui định có thể điều chỉnh tuỳ thuộc vào từng ngành, tínhchất công việc và đợc xác định theo công thức sau:

5 Các yêu cầu của tổ chức lao động tiền lơng:

5.1/ Yêu cầu của tổ chức tiền lơng :

*Đảm bảo tái sản xuất sức lao động và không ngừng nâng cao đờisống vật chất và tinh thần cho ngơì lao động Đây là yêu cầu quan trọngnhằm đảm bảo thực hiện đúng chức năng và vai trò của tiền lơng trong

đời sống xã hội

*Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao, tạo cơ sởquan trọng trong nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Tổ chức tiền l-

ơng phải đạt yêu cầu làm tăng năng suất lao động Đây là yêu cầu đặt ra

đối với việc phát triển nâng cao trình độ và kỹ năng ngời lao động

*Đảm bảo đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu

*Tiền lơng tác động trực tiếp tới động cơ và thái độ làm việc củangời lao động, đồng thời làm tăng hiệu quả hoạt động quản lý, nhất làquản lý về tiền lơng

5.2/ Các nguyên tắc của tổ chức tiền lơng:

*Nguyên tắc 2:

Đảm bảo năng suất lao động tăng nhanh hơn tiền lơng bình quân Tiền lơng là do trình độ tổ chức và quản lý lao động ngày cànghiệu quả hơn Năng suất lao động tăng ngoài lý do nâng cao kỹ nănglàm việc và trình độ tổ chức quản lý thì còn do nguyên nhân khác tạo ra

nh đổi mới công nghệ sản xuất, nâng cao trình độ, trang bị kỹ thuật tronglao động, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thiênnhiên Điều này cho thấy rằng tăng năng suất lao động có khả năngkhách quan tăng nhanh hơn tiền lơng bình quân Trong mỗi doanhnghiệp việc tăng tiền lơng dẫn đến tăng chi phí sản xuất kinh doanh, tăngnăng suất lao động lại giảm chi phí cho từng đơn vị sản xuất kinh doanh.Một doanh nghiệp chỉ thực sự kinh doanh hiệu quả khi chi phí cho từng

đơn vị kinh doanh giảm đi và mức giảm chi phí do tăng năng suất lao

động phải lớn hơn mức tăng chi phí do tiền lơng bình quân

7

*Nguyên tắc 3:

Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về tiền lơng giữa những ngời lao

động làm các nghề khác nhau trong nền kinh tế Quốc dân Để đảm bảothực hiện nguyên tắc này thì cần phải dựa trên các yếu tố sau:

+ Trình độ lành nghề bình quân của ngời lao động ở mỗi ngành :

do đặc diểm và tính chất chất phức tập về kĩ thuật và công nghệ ởcác ngành khác nhau là khác nhau điều này cho thấy trình độ lao độnggiữa các ngành nghề khác nhau cũng khác nhau Sự khác nhau này cầnphải đợc phân biệt trong trả lơng, nh vậy mới khuyến khich đợc ngời lao

động tích cực học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ lành nghề và kĩ nănglàm việc nhất là những nơi những ngành đòi hỏi kiến thức, trình độ taynghề cao

+Điều kiện lao động khác nhau: có ảnh hởng đến mức hao phí sức

lao động trong quá trình làm việc Những ngời làm việc trong điều kiệnnặng nhọc, độc hại hao tổn nhiều sức lực phải đợc trả lơng khác so vớingời lao động làm việc trong điều kiện bình thờng Từ đó dẫn tới sự khácnhau về tiền lơng bình quân trả cho ngòi lao động làm việc ở những nơi

có điều kiện lao động rất khác nhau

+ Sự phân phối theo khu vực sản xuất: một ngành có thể phân bốkhác nhau về vị trí địa lý phong tục tập quán… điều kiện đó ảnh h điều kiện đó ảnh hởng tới

đời sống ngòi lao động hởng lơng sẽ khác nhau để đảm bảo công bằng,khuyến khích ngời lao động làm việc ở những nơi có điều kiện khó khănphải có chính sách tiền lơng hợp lý đó là những khoản phụ cấp lơng

+ ý nghĩa kinh tế mỗi nghành trong nền kinh tế quốc dân: nềnkinh tế quốc dân có nhiều nghành nghề khác nhau đợc xem là trọng

điểm tuỳ từng giai đoạn kt xã hội, do đó nó cần đợc u tiên, để phát triển

đợc cần tập trung nhân lực và biện pháp là tiền lơng để th hút lao động,

đó là một biện pháp đòn bẩy kinh tế cần đợc thực hiện tốt

6 Các hình thức trả lơng:

Việc tính và trả chi phí lao đọng có thể thực hiện theo nhiều hìnhthức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, tính chất công việc vàtrình độ quản lý của doanh nghiệp Mục đích chế độ tiền lơng là nhằmquán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động Trên thực tế thờng áp

dụng các hình thức (chế độ) tiền lơng theo thời gian, tiền lơng theo sảnphẩm và tiền lơng khoán.

6.1/ Tiền lơng theo thời gian:

Thờng áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng nh hànhchính quản trị, tổ chức tài vụ, thống kê, kế toán… điều kiện đó ảnh htrả lơng theo thời gian

là hình thức trả lơng cho ngời lao động căn cứ vào thời gian làm việcthực tế Tiền lơng theo thời gian là hình thức có thể chia ra:

*Tiền lơng tháng: tiền lơng tháng là tiền lơng trả cố định hàng

tháng trên cơ sở hợp dồng lao động

*Tiền lơng tuần: là tiền lơng trả cho một tuần làm việc đợc xác

định trên cơ sở tiền lơng tháng nhân với 12 tháng và nhân với 52 tuần

*Tiền lơng ngày: là tiền lơng trả cho một ngày và đợc xác định

bằng cách lấy tiền lơng tháng chia cho số ngày làm việc trong tháng

*Tiền lơng giờ: là tiền lơng trả cho một giờ làm việc và đợc xác

định bằng cách lấy tiền lơng ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy

định của luật lao động( không quá 8 giờ/ ngày)

6.2/ Tiền lơng theo sản phẩm:

Tiền lơng theo sản phẩm là hình thức trả lơng cho ngời lao độngcăn cứ vào số lợng, chất lợng sản phẩm họ làm ra Việc trả lơng theo sảnphẩm có thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau nh trả theo sảnphẩm trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả theo sảnphẩm có thởng theo sản phẩm luỹ tiến Hình thức trả lơng này đã quántriệt tốt nguyên tắc trả lơng theo lao động, vì tiền lơng mà ngời lao độngnhận đợc phụ thuộc vào số lợng và chất lợng sản phẩm đã hoàn thành, cótác dụng làm năng suất lao động

Không những thế, hình thức trả lơng này còn trực tiếp khuyếnkhích ngời lao động ra sức học tập và nâng cao trình độ tay nghề, tíchluỹ kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng… điều kiện đó ảnh hđể nâng cao khả năng làm việc vànăng suất lao động

6.3/ Tiền lơng khoán:

Tiền lơng khoán là hình thức trả lơng cho ngời lao động theo khốilợng và chất lợng công việc mà họ hoàn thành

9

Ngoài chế độ tiền lơng, các doanh nghiêp còn tiến hành xây dựngchế độ tiền thởng cho các cá nhân tập thể có thành tích trong hoạt độngsản xuất, kinh doanh Tiền thởng bao gồm thởng thi đua(lấy từ quỹ khenthởng) vả thởng trong sản xuất kinh doanh (tiết kiệm vật t, phát minh,sáng kiến… điều kiện đó ảnh h).

Bên cạnh chế độ tiền lơng, tiền thởng đợc hởng trong quá trìnhkinh doanh, ngời lao động còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc QuỹBảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế trong các trờng hợp ốm đau, thai sản, tainạn rủi ro … điều kiện đó ảnh h

7 Nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong Doanh nghiệp:

Trong doanh nghiệp, nhiệm vụ của kế toán tiền lơng và các khoảntrích theo lơng là rất quan trọng Ta đã biết vì động cơ tiền lơng ngời lao

động phải có trách nhiệm cao trong công việc Tiền lơng tạo ra sự say mênghề nghiệp Doanh nghiệp sử dụng công cụ tiền lơng còn với mục đíchkhác là thông qua việc trả lơng mà theo dõi ngời lao động làm việc, đảmbảo tiền lơng chi ra phải đem lại kết quả rõ rệt

Do đó nhiệm vụ của kế toán tiền lơng trong doanh nghiệp là phảixây dựng bảng lơng, lựa chọn hình thức trả lơng hợp lý để sao cho tiền l-

ơng vừa là khoản thu nhập để ngời lao động đảm bảo nhu cầu cả về vậtchất lẫn tinh thần, đồng thời làm cho tiền lơng trở thành động lực thúc

đẩy ngời lao động làm việc tốt hơn, có tinh thần trách nhiệm hơn vớicông việc

Bên cạnh đó, kế toán tiền lơng phải đảm bảo hàng tháng chi trả

l-ơng cho ngời lao động đúng thời gian quy định, các chế độ của ngời lao

động nh BHXH, BHYT, BHXH trả thay lơng, chế độ ốm đau, tai nạn,thai sản … điều kiện đó ảnh h phải đợc thực hiện đầy đủ, đúng chế độ, đảm bảo quyền lợithiết thực của ngời lao động

II Tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo

l-ơng trong doanh nghiệp:

1 Hạch toán tiền lơng và các khoản khác cho công nhân viên:

ơng và Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế sẽ đợc làm căn cứ để thanh toánlơng và Bảo hiểm xã hội cho ngời lao động.

Thông thờng, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lơng và cáckhoản khác sẽ đợc chia làm hai kỳ: kỳ I là tạm ứng và kỳ sau sẽ nhận sốcòn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập Các khoản thanhtoán lơng, thanh toán Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội, bảng kê danhsách những ngời cha đợc lĩnh lơng cùng với các chứng từ và các báo cáothu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra,ghi sổ

1.2/ Tài khoản sử dụng:

TK 334: Phải trả công nhân viên

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với côngnhân viên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, tiền thởng,Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm Y tế, và các khoản khác thuộc về thu nhậpcủa họ

Bên Nợ:

- Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhânviên

- Tiền lơng, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên

- Kết chuyển tiền lơng công nhân viên cha lĩnh

Bên Có: Phản ánh tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả

cho công nhân viên

D Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa cho công nhân viên

11

D Có: Phản ánh tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho

Có TK 141: Khấu trừ tiền tạm ứng thừa

Có TK 1388: Khấu trừ tiền CN phạm lỗi phải bồi thờng

Có TK 3338: Thuế Thu nhập nộp hộ công nhân viên

Có TK 3383, 3384: Quỹ BHXH,BHYT công nhân viên phải nộp

- Phản ánh tiền lơng, thởng, BHXH, BHYT, ăn ca thực tế Doanh… điều kiện đó ảnh hnghiệp phải trả cho công nhân viên:

* Đối với doanh nghiệp sản xuất thời vụ:

- Doanh nghiệp tiến hành trích trớc tiền lơng nghỉ phép của công nhânsản xuất

Nợ TK 622

Có TK 335

- Khi CN thực tế nghỉ phép: phản ánh số tiền lơng nghỉ phép thực tếphải trả cho công nhân viên trong kỳ:

Các khoản khấu trừ vào thu

BHXH phải trả

trực tiếp

Sơ đồ hoạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức:

b) Quỹ BHYT:

-Dùng để thanh toán các khoản viện phí, thuốc men cho ngời lao

động khi họ đi khám chữa bệnh

-Đợc trích lập theo tỉ lệ 3% so với quỹ tiền lơng trong đó: 2% làngời sử dụng lao động phải nộp và đợc tính vào chi phí kinh doanh, 1%ngời lao động phải nộp trừ vào lơng

c) Kinh phí công đoàn:

- Dùng để thanh toán cho các khoản chi tiêu của tổ chức công

đoàn tại đơn vị và tổ chức công đoàn cấp trên

- Đợc trích lập theo tỉ lệ 2% so với tiền lơng và toàn bộ kinh phínày ngời sử dụng lao động phải chịu và tính vào chi phí kinh doanh trong

đó 1% giữ lại cho công đoàn đơn vị, còn 1% nộp cho công đoàn cấp trên

2.2/ Tài khoản sử dụng:

TK 338: Phải trả và phải nộp khác.

* TK 3382: Kinh phí Công đoàn

Bên Nợ:

- Nộp kinh phí Công đoàn lên cấp trên (1%)

- Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị

Bên Có:

- Trích lập quỹ KPCĐ

- KPCĐ vợt chi đợc cấp bù

Số D Có: phản ánh số kinh phí công đoàn cha nộp hoặc cha chi tiêu

Số D Nợ: trong trờng hợp: Số KPCĐ vợt chi cha đợc cấp bù

* TK 3383: Bảo hiểm xã hội

Bên Nợ

- Nộp BHXH cho Cơ quan

- Phản ánh số BHXH phải trả cho công nhân viên trong kỳ

Bên Có:

- Phản ánh trích lập quỹ BHXH

- Số BHXH vợt chi đợc cấp bù

D Có: phản ánh số BHXH còn lại cha nộp, cha chi tiêu

Trờng hợp D Nợ: BHXH vợt chi cha đợc cấp bù

* TK 3384: Bảo hiểm Y tế

Bên Nợ: Phản ánh BHYT nộp cho cơ quan quản lý quỹ

Bên Có: phản ánh việc trích lập quỹ BHYT

3 Hệ thống sổ sách hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp:

3.1/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ Cái: Sổ Cái:

Để hoạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng, doanhnghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:

-Một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật kí sổ cái Sổ cái

là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo quan hệ đối ứng tài khoản

-Các sổ hoạch toán chi tiết: là sổ phản ánh chi tiết cụ thể về từng

đối tợng kế toán, gồm có các sổ chi tiết nh TK334, TK338, TK111,TK112, TK641, TK642… điều kiện đó ảnh h

3.2/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung:

Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:

-Sổ nhật kí chung:

-Sổ cái: mỗi tài khoản đợc sử dụng một số trang sổ riêng

-Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111,TK112, TK641, TK642… điều kiện đó ảnh h

3.3/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ:

Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:

-Sổ dăng kí chứng từ ghi sổ: là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian sau khi nghiệp vụ kinh tế đó đã đợc phản ánh ở chứng từ ghi sổ

-Sổ cái

-Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111,TK112, TK641, TK642… điều kiện đó ảnh h

3.4/ Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Sổ Cái: Chứng từ:

Doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán sau:

-Sổ nhật kí chứng từ: ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian và theoquan hệ đối ứng tài khoản, làm căn cứ để ghi sổ cái

-Sổ cái

-Các sổ hoạch toán chi tiết: sổ chi tiết TK334, TK338, TK111,TK112, TK641, TK642… điều kiện đó ảnh h

17

phần II

thực trạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty dịch vụ xuất nhập

khẩu và thơng mại haneco

I đặc điểm chung của công ty haneco:

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty HANECO:

Công ty HANECO thành lập vào tháng 12 năm 1989, trực thuộc

Sở kinh tế đối ngoại Hà nội Tên gọi của Công ty lúc bắt đầu thành lập làCông ty hợp tác kinh tế với nớc ngoài, bắt đầu hoạt động từ ngày20/3/1990

Năm 1993, theo Nghị định 388-HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội

đồng Bộ trởng và Thông t của Chính phủ, Công ty HANECO đợc thànhlập lại và đổi tên thành Công ty Dịch vụ Xuất nhập khẩu và Thơng mạivới tên giao dịch HANECO

Công ty HANECO là loại hình doanh nghiệp Nhà nớc, thuộc sởhữu Nhà nớc, hoạt động hạch toán kinh tế độc lập

Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty nh sau:

- Từ năm 1991 đến năm 1993:

Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt

động dịch vụ nh: dịch vụ du lịch, dịch vụ môI giới lao động… điều kiện đó ảnh h Giai đoạnnày mang tính chất thăm dò

- Từ năm 1994 đến năm 1996:

Đây là giai đoạn phát triển mạnh các hoạt động dịch vụ môI giới(nhà cửa, lao động… điều kiện đó ảnh h), đồng thời đẩy mạnh công tác XNK dựa trên sốvốn tích luỹ đợc từ hoạt động dịch vụ

- Từ năm 1997 đến nay:

Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh Kinhdoanh môi giới lao động, nhà cửa và hoạt động XNK đi dần vào ổn định

đa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty

2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty:

Theo chủ trơng của Thành uỷ, UBND thành phố Hà nội cần thiếtphải cho ra đời một công ty phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầudịch vụ đối ngoại nh xuất nhập khẩu Công ty HANECO đợc thành lập

để đáp ứng nhu cầu cấp bách này

Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanhbao gồm hai lĩnh vực cụ thể:

* Kinh doanh dịch vụ đối ngoại: Cung cấp lao động cho các Công

ty nớc ngoài ở Việt nam, dịch vụ cho thuê nhà

* Hoạt động kinh doanh XNK: Công ty đợc phép kinh doanh trựctiếp Các hoạt động XNK của Công ty bao gồm:

- Xuất khẩu các sản phẩm nh: Dệt, may mặc, da giầy, cao su dớihình thức trực tiếp và uỷ thác

- Nhập khẩu các mặt hàng phục vụ sản xuất hàng hoá và phục vụtiêu dùng đợc Nhà nớc cho phép dới hình thức trực tiếp và uỷ thác

Ngày nay, với đòi hỏi bức bách của thị trờng, Công ty HANECO

đợc bổ sung chức năng nhiệm vụ sau:

+ Tổ chức dịch vụ đầu t, t vấn với nớc ngoài

+ Tổ chức kinh doanh dịch vụ du lịch nh dịch vụ khách sạn, ănnghỉ, vui chơi giải trí cho khách du lịch trong nớc và ngoài nớc

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công

ty HANECO:

Công ty HANECO hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nớc,chịu sự quản lý của Sở Kinh tế Đối ngoại và Uỷ ban Nhân dân TP Hànội Công ty có 4 phòng ban với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau

Phòng Kế toán Tài vụ:

- Tham mu cho Ban Giám đốc đề xuất với Nhà nớc về các chínhsách tài chính, ngân hàng và kế toán, vốn và nguồn vốn nhằm hỗ trợ kinhdoanh có hiệu quả hơn

19

- Tham mu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn vànguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty.

- Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, Nghị định, văn bản của

Bộ Tài chính, Ngân hàng Trung ơng và của Thành phố về các chế độ kếtoán tài chính và ngân hàng

- Thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, nộp các loại thuếhiện hành đúng kỳ hạn, đúng theo biểu thuế của Nhà nớc quy định, gópphần làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nớc

- Thực hiện và chấp hành tốt các quy định, nghị định, văn bản của

Bộ Thơng mại, Tổng cục Hải quan, Tổng cục thuế và các nghành củaThành phố về chế độ chính sách trong XNK

- Thực hiện và chấp hành tốt chế độ về báo cáo, nộp các loại thuếhiện hành đúng kỳ hạn, đúng biểu mẫu quy định

Phòng dịch vụ cho thuê nhà và cung ứng lao động:

Chịu trách nhiệm kinh doanh dịch vụ đối ngoại của Công ty tronglĩnh vực cho thuê nhà và cung ứng lao động, đặc biệt khách hàng là cácvăn phòng đại diện nớc ngoài ở Việt nam

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty haneco:

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty HANECO:

Kế toán là công cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt

động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật t, tiềnvốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ

động tài chính của Công ty

Phòng kế toán tài vụ của Công ty có chức năng và nhiệm vụ nhtham mu cho Ban Giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn,

kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động sản xuất kinh doanh củaCông ty, đồng thời thực hiện và chấp hành tốt về chế độ kế toán, thựchiện các báo cáo theo quy định của Trung ơng và thành phố, của cácngành về các hoạt động tài chính của Công ty.

Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kếtoán tài vụ của Công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu tráchnhiệm về một phần việc của mình, gồm:

- Một Kế toán trởng kiêm Trởng phòng

- Một kế toán tiền lơng kiêm TSCĐ, vật t, hàng hoá

- Một kế toán thanh toán kiêm giao dịch Ngân hàng

- Một kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành

- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ

- Thủ quỹ

*Kế toán trởng (Trởng phòng):

- Giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kếtoán thống kê của Công ty, tổ chức điều hành chung bộ máy kế toán,phân công công việc cụ thể cho từng phần hành kế toán

- Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kếtoán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng nh chế

độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chínhsách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng cũng nh chế

dộ trích lập và sử dụng các quỹ của Công ty

- Có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theoquy định của Trung ơng và Thành phố cũng nh của các ngành chức năng

* Kế toán tiền lơng kiêm kế toán vật t, hàng hoá, tài sản cố định:

2 - Về tiền lơng, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin

về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lơng và cáckhoản trích nộp BHYT, BHXH Cuối kỳ có nhiệm vụ làm báo cáo thựchiện quỹ lơng và các khoản nộp bảo hiểm trích theo lơng

- Về tài sản cố định: Xác định giá trị của tài sản, tham gia kiểm kêtài sản và theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong Công tytrong tháng, quý và năm, đồng thời lập các báo cáo kế toán nội bộ vềtăng giảm tài sản cố định

21

- Về vật t, hàng hoá: Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình hiện có

và biến động từng loại vật t, hàng hoá đồng thời chấp hành đầy đủ quy

định về thủ tục nhập, xuất, bảo quản vật t, hàng hoá Cuối tháng lập bảng

kê tổng hợp xuất, nhập, tồn vật t, hàng hoá

* Kế toán thanh toán kiêm giao dịch ngân hàng:

Chịu trách nhiệm về mở tài khoản, ghi séc, uỷ nhiệm chi, thanhtoán tiền ngân hàng , hớng dẫn thủ tục thanh toán, kiểm tra chứng từ,kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ xuất nhập vật t hàng hoá của Công ty Cuối

kỳ lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng, lậpbáo cáo kiểm kê quỹ

* Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành:

Thu thập, lập và kiểm tra chứng từ kế toán, tham gia giúp lãnh đạoxét duyệt chi phí cho các hoạt động kinh doanh của Công ty

* Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ:

Theo dõi tình hình công nợ, tạm ứng của khách hàng, các thủ tục

kê khai nộp thuế, tổ chức đối chiếu công nợ, thu hồi các khoản nợ củakhách hàng, cân đối nhu cầu vốn, tránh tình trạng thiếu vốn trong kinhdoanh

* Thủ quỹ:

Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt, có nhiệm vụthu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên Hàng ngày phải kiểm kê

số tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu trong sổ sách

4.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và luân chuyển chứng từ tại Công ty HANECO:

Một trong những đặc trng của hạch toán kế toán là ghi nhận thôngtin phải có căn cứ chứng từ Chứng từ kế toán là bằng chứng xác minhnội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Phơng pháp chứng từ

kế toán là một công việc chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ở các đơnvị

Công ty HANECO đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy

định hiện hành nh các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho,phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng Cáchghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế

toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu của công tác quảnlý.

* Các chứng từ kế toán đợc sử dụng tại Công ty HANECO nh sau:

- Biên bản kiểm kê tài sản cố định

- Biên bản đánh giá lạI tài sản cố định

- Biên bản thanh lý tài sản cố định

- Biên bản bàn giao tài sản cố định

và lao động trong Công ty

- Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc,nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lơng và đóng BHXH, BHYTtheo quy định hiện hành của Nhà nớc cho cabs bộ công nhân viên

23

- Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật t, hàng hóa, và là

căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155,

156

- Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật t, hàng hoá,

ghi thẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản

152, 153, 155, 156

* Quy trình kế toán trong Công ty đợc tổ chức theo các bớc sau:

- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh

chứng từ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay

không để dùng làm chứng từ kế toán

- Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội

dung thuộc phần công việc mình đợc giao nh số vật t, hàng hoá nhập,

xuất, tồn, số tiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các

khoản BHYT, BHXH trích nộp theo lơng… điều kiện đó ảnh h tổng hợp số liệu và định

khoản kế toán

- Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ đợc luân chuyển về các

bộ phận đợc quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các

bộ phận đó vào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy,

nhằm đáp ứng yêu cầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác

- Lu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản

lý và bảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một

cách khoa học, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi

cần sử dụng

4.3 Hệ thống Tài khoản kế toán Công ty sử dụng:

Số hiệu

tk Tên TàI khoản Số hiệu tk Tên TàI khoản

Loại 1: TàI sản lu động Loại 3: Nợ phải trả

1131

1132

Tiền đang chuyển

Tiền Việt nam

Ngoại tệ

33313331133312333333343338

Thuế GTGT phải nộpThuế GTGT đầu raThuế GTGT hàng N khẩuThuế XNK

Thuế thu nhập DNCác thuế khác

Phải trả phải nộp khác

TS thừa chờ xử lý Kinh phí công đoànBHXH

BHYTPhải trả khác

156

1561

1562

Hàng hoá

Giá mua hàng hoá

Chi phí thu mua hàng hoá

Thiết bị, dụng cụ quản lý

412 Chlệch đánh giá lạI tài

sản

413 Chlệch tỷ giá

415 Quỹ dự phòng tài chính

421 Lợi nhuận cha phân phối

711 Thu nhập hoạt động tài

721 Các khoản thu nhập bất

811 Chi phí hoạt động tài chính 001 Tài sản thuê ngoài

821 Chi phí bất thờng 007 Ngoại tệ các loại

25

911 Xác định kquả kinh doanh 009 Nguồn vốn khấu hao cơ

bản

4.4 Tổ chức Hệ thống sổ kế toán tại Công ty:

Để phù hợp quy mô cũng nh điều kiện thực tế, Công ty HANECO

áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức

này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ chi tiết tài

* Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty đợc thể

hiện qua sơ đồ sau:

Ghi hàng ngàyGhi cuối kì

Đối chiếu, so sánh

4.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty:

Công ty HANECO sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúngchế độ và quy định của Nhà nớc và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt

động tài chính của Công ty

* Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty HANECO gồm:

- Báo cáo quyết toán (theo quý, năm)

- Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm)

- Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm)

- Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm)

- Quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm)

- Quyết toán thuế GTGT (theo năm)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm)

* Các báo cáo tài chính trên đợc gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kếtoán và đợc gửi tới các cơ quan sau:

- Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thơng Mại)

- Chi cục Tài chính Doanh nghiệp

- Cục Thống kê

- Cục thuế

- Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ nh: Báocáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhậpkhẩu các sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt

động kinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty Cácbáo cáo này sẽ đợc gửi tới Ban Giám đốc Công ty

ii Thực trạng về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty HANECO:

1 Một số vấn đề chung về quản lý và kế toán tiền lơng, các khoản trích theo lơng tại Công ty HANECO:

1.1/ Phơng pháp quản lý lao động và tiền lơng tại Công ty HANECO:

Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuấtkinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng đợc diễn ra thờng xuyên liên tụcthì một vấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động Ngời lao độngphải có vật phẩm tiêu dùng để tái sản xuất sức lao động, vì vậy khi họtham gia lao động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi cácdoanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ

Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thànhlên giá thành sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lýlao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động sống dẫn đến hạ giáthành sản xuất sản phẩm tạo điều kiện tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp,nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho ngời lao