Thông tin tài liệu
MỤC LỤC ! "#$%&" #'(#)(*#$+(,+"( -. #/-0&" #'(#)(*1 23456789:;< =>?7@+A#ABCDE/FGH-,IJ7@+A#K1 =>?LMN #'(EOPQ(R =>?ST#T #'(SU =>?U/VW# #'(#)(*SX CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. Các khái niệm 1. Dữ liệu và thông tin a. Dữ liệu (Data) − Là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan. − Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng. Có thể là một tập hợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng. − Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh…) b. Thông tin (information): − Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích, tổng hợp…), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng. − Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệ được tổ chức sao cho nó mạng lại một ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể. − Thông tin giá trị có các đặc điểm: + Chính xác, xác thực + Đầy đủ, chi tiết + Rõ ràng (dễ hiểu) + Đúng lúc, thường xuyên + Thứ tự, có liên quan + … c. Phân biệt dữ liệu và thông tin Thông tin = Dữ liệu + Xử lý Xử lý thông tin ~ Xử lý dữ liệu 2. Hệ thống a. Khái niệm: − Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. − Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: Con người máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý… b. Hệ thống mở và đặc trưng của hệ thống mở − Hệ thống mở: có tương tác với môi trường > < Hệ thống đóng: không tương tác với môi trường (chỉ có trên lý thuyết) − Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống. Để đạt được mục tiêu, hệ thống tương tác với môi trường bên ngoài của nó (các thực thể tồn tại bên ngoài hệ thống) − Đặc trưng của hệ thống mở: Hệ thống chấp thuận các đầu vào, biến đổi theo các phương thức đã định để tạo kết quả đầu ra. c. Hệ thống cha và hệ thống con − Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác (cha) và được gọi là hệ thống con. − Các hệ thống con có thể có phương thức hoạt động và mục tiêu khác nhau nhưng đều vận động để đạt được mục tiêu chung của hệ thống cha. 3. Hệ thống thông tin (quản lý) a. Khái niệm − Hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức (người, thủ tục và các nguồn lực) để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền và phát thông tin trong tổ chức. + Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút… + Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, hần mềm) và các công nghệ thông tin khác. − Đặc điểm của HTTT hiện đại: + HTTT được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại (CNTT) + HTTT được cấu thành bởi nhiều hệ thống con + HTTT có mục tiêu là cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát + Là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa b. Xử lý thông tin trong doanh nghiệp − Dữ liệu đầu vào gồm 2 loại: S Đầu vào Phản hồi Xử lý Đầu ra Đầu vào Xử lý Đầu ra Phản hồi Dữ liệu Thông tin + Tự nhiên: giữ nguyên dạng khi nó phát sinh (tiếng nói, công văn, hình ảnh…) + Có cấu trúc: được cấu trúc hóa với khuôn dạng nhất định (sổ sách,bảng biểu…) − Thông tin đầu ra: được phân tích, tổng hợp… từ dữ liệu vào và tùy thuộc từng nhu cầu của các đối tượng cụ thể trong từng trường hợp cụ thể (báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo…) − Xử lý hệ thống chỉ được thực hiện trên các dữ liệu có cấu trúc − Hoạt động của hệ thống thông tin: Thu thập → Xử lý → Phân phát + Thu thập: Lọc, cấu trúc hóa dữ liệu để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. + Xử lý: • Phân tích, tổng hợp, tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thông tin kết quả (theo thể thức quy định hoặc thông tin hỗ trợ quyết định) • Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu… + Phân phát thông tin cho từng đối tượng c. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp − Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa. Một hệ thống thông tin rất có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng nếu không có khả năng thay đổi mềm dẻo và mở rộng được để phù hợp với sự biến đổi và phát triển của DN. U Nguồn bên trong Nguồn bên ngoài Thu thập thông tin Xử lý Phân phát NSD ngoài DN NSD trong DN Lọc, cấu trúc hóa Áp dụng quy tắc ql định sẵn Diễn ra theo 1 trình tự định sẵn − Hệ thống thông tin thủ công: + Quy trình xử lý thông tin được thực hiện hoàn toàn theo phương pháp thủ công + Sử dụng các công cụ: bàn tính, thước tính, máy tính tay để tính toán, thống kê + Là giai đoạn xử lý thông tin trong các HTTT − Hệ thống thông tin hiện đại trong DN: + Được xây dựng trên nền tảng CN hiện đại + Được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ thống con này được nối kết và tương tác với nhau chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giũa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của DN − Hệ thống thông tin hướng đến mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát. Hệ thống chuyển giao cho từng thành viên trong tổ chức những thông tin cần thiết để xác định, chọn lựa các hành động phù hợp với mục tiêu của DN cũng như các hành động giúp kiểm soát lĩnh vực mà thành viên đó chịu trách nhiệm. II. Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 1. Phân loại hệ thống thông tin a. Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra ∗ Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System) − HTTT giúp thi hành và ghi nhận (lưu lại) các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động sx kinh doanh. VD: Hệ thống làm các đơn bán hàng, hệ thống đăng ký khách đến và thanh toán cho khách đi ở khách sạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay ở phòng bán vé, hệ thống chấm công… . Hệ thống quyết định Hệ thống thông tin Hệ thống tác nghiệp Thông tin vào từ môi trường bên ngoài Thông tin ra bên ngoài doanh nghiệp Nguyên vật liệu Tiền, sức lao động Sản phẩm/ Tiền Báo cáoQuyết định Thông tin ktraThông tin điều hành − Hoạt động liên quan tới xử lý giao dịch có mục tiêu, nhiệm vụ, quy trình và tài nguyên sử dụng xác định trước và cấu trúc rõ ràng − TPS giúp việc xử lý thông tin giao dịch nhanh chóng và đạt độ chính xác cao, một số hoạt động có thể tự động hóa bởi hệ thống − Hệ thống gởi, rút tiền tự động ATM (Automated Teller Machine) là một hệ thống máy tính gồm nhiều thiết bị đầu cuối được đặt ở những nơi cần thiết, thuận tiện, có chức năng cho phép khách hàng thực hiện các dịch vụ rút và gửi tiền theo tài khoản xác định trong ngân hàng mà không cần giao dịch trực tiếp tại văn phòng hoạt động của ngân hàng. ATM là một hệ thống TPS. ∗ Hệ thống thông tin quản lý (MIS – management Information System) − HTTT quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp báo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý. VD: HTTT phân tích năng lực bán hàng, nghiên cứu thị trường… − Hạt nhân của hệ thống là CSDL (luôn được cập nhật kịp thời) chứa các thông tin phản ánh tình trạng, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp − MIS thu thập dữ liệu khối lượng lớn, từ hệ thống xử lý giao dịch và nguồn dữ liệu khác ngoài tổ chức. − MIS không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích, hệ thống xử lý dựa trên các quy trình đơn giản và các kỹ thuật cơ bản như tổng kết, so sánh − Thông tin đầu ra dưới dạng tổng kết, tóm tắt − Người dùng hệ thống thông thường là nhà quản lý cấp trung gian, quan tâm tới kết quả ngắn hạn ∗ Hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS – Decision Support System) − Hệ hố trợ ra quyết định trợ giúp cho các nhà quản lý đưa ra quyết định đặc thù, nhanh thay đổi và thường không có quy trình định trước. VD: Các HTTT DSS thường được xây dựng cho mỗi một tổ chức cụ thể mới có khả năng cho hiệu quả cao − DSS tổng hợp các dữ liệu và tiến hành các phân tích, đánh giá bằng các mô hình. Cơ sở dữ liệu phải được tổ chức và liên kết tốt. − Bên cạnh CSDL còn có cơ sở mô hình, phương pháp mà khi được lựa chọn để vận dụng lên các dữ liệu sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng − Thông tin đầu ra dưới dạng các báo cáo, các trợ giúp quyết định − Người dùng hthống thông thường là nhà quản lý cấp trung và lãnh đạo cấp cao. ∗ Hệ hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System) − Hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các quyết định cho các vấn đề không có cấu trúc R − ES tạo ra các đồ thj phân tích trực quan, biểu diễn cho các kết quả của việc tổng hợp, chắt lọc, đúc kết dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong từ các hệ thống MIS và DSS và bên ngoài), giảm nhiều thời gian và công sức nắm bắt thông tin hữu ích cho lãnh đạo. − Người dùng hệ thống thường là lãnh đạo cấp cao ∗ Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS – Officer Assignment System, KWS) và Hệ chuyên gia (ES – Expert System) − Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết địnhở mức sâu, có thể đưa ra những quyết định có chất lượng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị cảm nhân thông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia → giúp DN phát triển các kiến thức mới. − Hệ tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thông qua thư điện tử, v.v… − Người dùng là chuyên gia, nhân viên văn phòng b. Theo chức năng nghiệp vụ ∗ Hệ thống thông tin sản xuất − Là hệ thống trợ giúp hoạt động của chức năng sản xuất bao gồm việc lập kế hoạch và điều khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ − Ví dụ: Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Điều khiển máy móc Điều khiển hoạt động của máy móc và thiết bị Tác nghiệp Thiết kế bằng máy tính (CAD) Thiết kế sản phẩm mới sử dụng máy tính Chuyên môn và văn phòng Hoạch định sản xuất Quyết định số lượng sản phẩm nên sản xuất Chiến thuật Định vị khu sản xuất Quyết định đặt các khu vực sản xuất mới ở đâu Chiến lược ∗ Hệ thống thông tin marketing − Là hệ thống trợ giúp hoạt động của chức năng marketing − Ví dụ: Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Xử lý đặt hàng Nhập số liệu, xử lý và theo dõi đặt hàng Tác nghiệp Y Phân tích thị trường Phân tích KH và thị trường sử dụng dữ liệu về nhân khẩu, thị trường, thái độ của NTD và các xu hướng Chuyên môn và văn phòng Phân tích giá cả Định giá cho sp hoặc dvụ Chiến thuật Dự báo chiều hướng doanh số Chuẩn bị kế hoạch 5 năm dự báo doanh số Chiến lược ∗ Hệ thống thông tin tài chính, kế toán − Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tài chính, kế toán (ghi lại các chứng từ, lập báo cáo về các giao dịch của DN…) − Ví dụ: Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Quản lý công nợ Giám sát các khoản công ty cho vay Tác nghiệp Phân tích danh mục vốn đầu tư Thiết kế danh mục vốn đầu tư của công ty Chuyên môn và văn phòng Ngân quỹ Chuẩn bị ngân sách ngắn hạn Chiến thuật Hoạch định lợi nhuận Hoạch định lợi nhuận dài hạn Chiến lược ∗ Hệ thống thông tin nhân lực − Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tổ chức nhân sự − Ví dụ: Hệ thống Mô tả Cấp tổ chức Đào tạo và phát triển Giám sát đào tạo, kỹ năng và đánh giá thành tích Tác nghiệp Định hướng sự nghiệp Thiết kế con đường sự nghiệp cho nhân viên Chuyên môn và văn phòng Phân tích chế độ đãi ngộ Điều khiển phạm vi và phân bổ khoản lương, thưởng và phúc lợi Chiến thuật Hoạch định nhân sự Hoạch định nhu cầu về nhân lực lâu dài của DN Chiến lược c. Theo quy mô tích hợp < Là những hệ thống xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị kinh doanh − Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning): Là hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của DN − Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management): Là hệ thống tích hợp chuỗi quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, KH và nhà cung cấp − Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ với khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau − Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài DN 2. Vai trò, tác động và xu hướng phát triển của hệ thống thông tin trong DN a. Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp ∗ Vai trò: − HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp,…) − HTTT đóng vai trò trung gian giữa DN và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. ∗ Nhiệm vụ: − Đối ngoại: thu thập thông tin từ môi trường ngoài, đưa thông tin ra môi trường ngoài. VD: THông tin về giá cả, thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa. − Đối nội; làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định. VD: thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức, thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của tổ chức b. Tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Tăng ưu thế cạnh tranh: X Hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh Hỗ trợ các chiến lược lợi thế cạnh tranh Hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh − Giúp quá trình điều hành của DN trở nên hiệu quả hơn thông qua đó DN có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm/ dvụ − Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với KH và nhà cung cấp − Khuyến khích các hoạt động sáng tạo, tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thị trường mới cho doanh nghiệp c. Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp − HTTT trở thành một công cụ không thể thiếu trong hoạt động của DN − HTTT phát triển với phạm vi đa quốc gia nhờ có mạng Internet − HTTT giúp DN từng bước tự động hóa quá trình sản xuất và quản lý d. Khung tri thức về hệ thống thông tin III. Các thành phần của hệ thống thông tin 1. Mô hình tổng quát − HTTT bao gồm 5 thành phần chính: phần cứng, phần mềm, nguồn nhân lực, dữ 1 Ứng dụng KD Quy trình phát triển KN cơ bản Công nghệ thông tin Thách thức quản trị Hệ thống thông tin [...]... trong toàn bộ hệ thống + Không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin 18 ∗ Kết luận: − Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp + Tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ từ hệ thống thông tin thủ công + Phát triển hệ thống tin học hóa từng phần thành hệ thống tin học hóa toàn bộ + Cải tiến hệ thống tin học hóa từng phần, đi từ mức độ tin học hóa thấp lên mức độ tin học hóa cao... Nguyên tắc 2: Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và hệ thống thông tin − Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng của chúng: + Thông tin cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo phải là các thông tin có tầm tổng hợp, bao quát cao và có tính chiến lược + Thông tin cung cấp cho các cán bộ điều hành tác nghiệp trong các bộ phận của hệ thống kinh tế và quản lý phải... pháp: + Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó, cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài + Đảm bảo tính nguyên vẹn và khác biệt với mỗi hệ thống − Ứng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong khảo sát, phân tích hệ thống thông tin kinh tế và quản lý: − Trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế,... vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu) Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic − Công việc thực hiện: + Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống + Phân tích hệ thống về dữ liệu: mô tả dữ liệu, xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống 1 Mục đích −... + Là một người hoặc một nhóm tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng tiếp xúc với hệ thống + Chỉ ra giới hạn của hệ thống và định rõ MQH của hệ thống với thế giới bên ngoài + Là nguồn cung cấp t .tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống + Không tham gia vào quá trình biến đổi thông tin của hệ thống − Biểu diễn: bằng hình chữ nhật có gán nhãn (tên) − Tên: được xác định... bước tiến hành xây dựng BLD vật lý (hệ thống cũ): 1) Xác đinh tư liệu và cách trình bày hệ thống 2) Xác định miền giới hạn của hệ thống 3) Sử dụng và trình bày thông tin vào và các nguồn cung cấp thông tin cũng như thông tin ra và nơi thu nhận thông tin 4) Vẽ biểu đồ mức ngữ cảnh và kiểm tra tính hợp lý của nó 5) Xác định các kho DL 6) Vẽ biểu đồ mức đỉnh của hệ thống 7) Phân rã làm mịn biểu đồ luồng... mật thông tin trong hệ thống quản lý Việc truy nhập vào hệ thống phải được sự đồng ý của người có trách nhiệm trong hệ thống → Cơ sở dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của hệ thống 19 ∗ Nguyên tắc 3: Tiếp cận hệ thống − KN: Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế, xã hội − Yêu cầu phương pháp: + Phải xem xét hệ. .. theo: thực thể, giao dịch, thông tin biến đổi, theo tính thiết thực (sự thuận tiện trong hoạt động của tổ chức kinh tế) 2 Thiết kế giao diện a Thủ tục người dùng/chức năng thủ công ∗ Gồm: − Mã hóa thông tin thu thập − Kiểm tra tài liệu xuất − Kiểm tra và sửa chữa thông tin − Phân phối tài liệu xuất − Nhập thông tin ∗ Yêu cầu: − Đáp ứng đòi hỏi hệ thống − Dễ dùng, dễ hiểu − Thông tin chính xác − Gõ phím... sự cố gắng lớn để thu thập được tất cả các thông tin cần thiết về hiện trạng hệ thống, liên quan tới vấn đề được đặt ra với độ tin cậy và chính xác cao − 3 nhóm thông tin: + Thông tin chung về ngành của tổ chức + Thông tin về bản thân tổ chức đó + Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề − Các mức khảo sát (đối tượng khảo sát): Khảo sát hệ thống ở cả bốn mức + Mức thao tác thừa hành... luồng dữ liệu vào và ra khỏi các thực thể Một BLD vật lý có thể cho biết cho biết các xử lý của hệ thống được thực hiện xong ở đâu, bằng cách nào và bởi ai ∗ BLD logic: Biểu đồ luồng dữ liệu logic của HTTT là biểu diễn đồ họa của hệ thống, thể hiện các xử lý trong hệ thống, kho dữ liệu, các luồng dữ liệu vào và ra khỏi các chức năng xử lý và kho dữ liệu − Sử dụng BLD logic để mô tả hệ thống thông tin một . liệu… + Phân phát thông tin cho từng đối tượng c. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp − Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa. Một hệ thống thông tin rất có thể. hợp. + Tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ từ hệ thống thông tin thủ công. + Phát triển hệ thống tin học hóa từng phần thành hệ thống tin học hóa toàn bộ. + Cải tiến hệ thống tin học. Hệ thống cha và hệ thống con − Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác (cha) và được gọi là hệ thống con. − Các hệ thống
Ngày đăng: 19/11/2014, 22:23
Xem thêm: TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN, TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN, Mô hình tổng quát, b. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD/DFD), b. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu BLD.
