TÀI LIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN

+ Tự nhiên: giữ nguyên dạng khi nó phát sinh tiếng nói, công văn, hình ảnh…+ Có cấu trúc: được cấu trúc hóa với khuôn dạng nhất định sổ sách,bảng biểu…− Thông tin đầu ra: được phân tích,

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 2

I.Các khái niệm 2

II.Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 5

III.Các thành phần của hệ thống thông tin 10

CHƯƠNG II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ 18

II.Bước 1: Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án (Khảo sát HT) 20

III.Bước 2: Phân tích hệ thống về chức năng 26

IV.Bước 3: Thiết kế hệ thống 34

V.Bước 4: Cài đặt hệ thống thông tin 39

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

I Các khái niệm

1 Dữ liệu và thông tin

a Dữ liệu (Data)

− Là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng trong thế giới khách quan

− Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng Có thể là một tậphợp các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng

− Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hìnhảnh…)

b Thông tin (information):

− Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý (phân tích,tổng hợp…), phù hợp với mục đích cụ thể của người sử dụng

− Thông tin có thể gồm nhiều giá trị dữ liệ được tổ chức sao cho nó mạng lại một ýnghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể

− Thông tin giá trị có các đặc điểm:

+ Chính xác, xác thực

+ Đầy đủ, chi tiết

+ Rõ ràng (dễ hiểu)

+ Đúng lúc, thường xuyên+ Thứ tự, có liên quan+ …

c Phân biệt dữ liệu và thông tin

Thông tin = Dữ liệu + Xử lý

Xử lý thông tin ~ Xử lý dữ liệu

thống tương tác với môi trường bên ngoài của nó (các thực thể tồn tại bên ngoài hệthống)

− Đặc trưng của hệ thống mở: Hệ thống chấp thuận các đầu vào, biến đổi theo cácphương thức đã định để tạo kết quả đầu ra

+ Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút…+ Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng,hần mềm) và các công nghệ thông tin khác

− Đặc điểm của HTTT hiện đại:

+ HTTT được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại (CNTT)

+ HTTT được cấu thành bởi nhiều hệ thống con

+ HTTT có mục tiêu là cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát

+ Là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa

b Xử lý thông tin trong doanh nghiệp

− Dữ liệu đầu vào gồm 2 loại:

+ Tự nhiên: giữ nguyên dạng khi nó phát sinh (tiếng nói, công văn, hình ảnh…)+ Có cấu trúc: được cấu trúc hóa với khuôn dạng nhất định (sổ sách,bảng biểu…)

− Thông tin đầu ra: được phân tích, tổng hợp… từ dữ liệu vào và tùy thuộc từng nhucầu của các đối tượng cụ thể trong từng trường hợp cụ thể (báo cáo tổng hợp, thống kê,thông báo…)

− Xử lý hệ thống chỉ được thực hiện trên các dữ liệu có cấu trúc

− Hoạt động của hệ thống thông tin:

+ Phân phát thông tin cho từng đối tượng

c Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

− Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa Một

hệ thống thông tin rất có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng nếu không có khả năng thay đổimềm dẻo và mở rộng được để phù hợp với sự biến đổi và phát triển của DN

Thu thập thông tin

− Hệ thống thông tin thủ công:

+ Quy trình xử lý thông tin được thực hiện hoàn toàn theo phương pháp thủ công+ Sử dụng các công cụ: bàn tính, thước tính, máy tính tay để tính toán, thống kê+ Là giai đoạn xử lý thông tin trong các HTTT

− Hệ thống thông tin hiện đại trong DN:

+ Được xây dựng trên nền tảng CN hiện đại

+ Được cấu thành bởi nhiều hệ thống con Khi các hệ thống con này được nối kết vàtương tác với nhau chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giũa các lĩnh vực hoạt động khácnhau của DN

− Hệ thống thông tin hướng đến mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định

và kiểm soát Hệ thống chuyển giao cho từng thành viên trong tổ chức những thông tincần thiết để xác định, chọn lựa các hành động phù hợp với mục tiêu của DN cũng như cáchành động giúp kiểm soát lĩnh vực mà thành viên đó chịu trách nhiệm

II Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

1 Phân loại hệ thống thông tin

a Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

∗ Hệ thống xử lý giao dịch (TPS – Transaction Processing System)

− HTTT giúp thi hành và ghi nhận (lưu lại) các giao dịch hàng ngày cần thiết chohoạt động sx kinh doanh VD: Hệ thống làm các đơn bán hàng, hệ thống đăng ký kháchđến và thanh toán cho khách đi ở khách sạn, hệ thống đặt chỗ vé máy bay ở phòng bán

vé, hệ thống chấm công…

Hệ thống quyết định

Hệ thống thông tin

Hệ thống tác nghiệp

Thông tin vào từ môi

trường bên ngoài

Thông tin ra bên ngoài doanh nghiệp

Nguyên vật liệu

Tiền, sức lao động

Sản phẩm/ Tiền

Báo cáo Quyết định

Thông tin ktra Thông tin điều hành

− Hoạt động liên quan tới xử lý giao dịch có mục tiêu, nhiệm vụ, quy trình và tàinguyên sử dụng xác định trước và cấu trúc rõ ràng

− TPS giúp việc xử lý thông tin giao dịch nhanh chóng và đạt độ chính xác cao, một

số hoạt động có thể tự động hóa bởi hệ thống

− Hệ thống gởi, rút tiền tự động ATM (Automated Teller Machine) là một hệ thốngmáy tính gồm nhiều thiết bị đầu cuối được đặt ở những nơi cần thiết, thuận tiện, có chứcnăng cho phép khách hàng thực hiện các dịch vụ rút và gửi tiền theo tài khoản xác địnhtrong ngân hàng mà không cần giao dịch trực tiếp tại văn phòng hoạt động của ngânhàng ATM là một hệ thống TPS

∗ Hệ thống thông tin quản lý (MIS – management Information System)

− HTTT quản lý trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợpbáo cáo và ra quyết định ở các cấp quản lý VD: HTTT phân tích năng lực bán hàng,nghiên cứu thị trường…

− Hạt nhân của hệ thống là CSDL (luôn được cập nhật kịp thời) chứa các thông tinphản ánh tình trạng, hoạt động hiện thời của doanh nghiệp

− MIS thu thập dữ liệu khối lượng lớn, từ hệ thống xử lý giao dịch và nguồn dữ liệukhác ngoài tổ chức

− MIS không mềm dẻo và ít có khả năng phân tích, hệ thống xử lý dựa trên các quytrình đơn giản và các kỹ thuật cơ bản như tổng kết, so sánh

− Thông tin đầu ra dưới dạng tổng kết, tóm tắt

− Người dùng hệ thống thông thường là nhà quản lý cấp trung gian, quan tâm tới kếtquả ngắn hạn

∗ Hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS – Decision Support System)

− Hệ hố trợ ra quyết định trợ giúp cho các nhà quản lý đưa ra quyết định đặc thù,nhanh thay đổi và thường không có quy trình định trước VD: Các HTTT DSS thườngđược xây dựng cho mỗi một tổ chức cụ thể mới có khả năng cho hiệu quả cao

− DSS tổng hợp các dữ liệu và tiến hành các phân tích, đánh giá bằng các mô hình

Cơ sở dữ liệu phải được tổ chức và liên kết tốt

− Bên cạnh CSDL còn có cơ sở mô hình, phương pháp mà khi được lựa chọn để vậndụng lên các dữ liệu sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng

− Thông tin đầu ra dưới dạng các báo cáo, các trợ giúp quyết định

− Người dùng hthống thông thường là nhà quản lý cấp trung và lãnh đạo cấp cao

∗ Hệ hỗ trợ điều hành (ESS – Executive Support System)

− Hệ thống trợ giúp cho các nhà quản lý cấp cao trong việc đưa ra các quyết địnhcho các vấn đề không có cấu trúc

− ES tạo ra các đồ thj phân tích trực quan, biểu diễn cho các kết quả của việc tổnghợp, chắt lọc, đúc kết dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau (bên trong từ các hệ thống MIS

và DSS và bên ngoài), giảm nhiều thời gian và công sức nắm bắt thông tin hữu ích cholãnh đạo

− Người dùng hệ thống thường là lãnh đạo cấp cao

∗ Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS – Officer Assignment System, KWS)

và Hệ chuyên gia (ES – Expert System)

− Hệ chuyên gia là một hệ trợ giúp quyết địnhở mức sâu, có thể đưa ra những quyếtđịnh có chất lượng cao trong một phạm vi hẹp nhờ việc bổ sung các thiết bị cảm nhânthông tin, học và tích lũy kinh nghiệm của các chuyên gia → giúp DN phát triển các kiếnthức mới

− Hệ tự động hóa văn phòng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp vàliên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịch điện tử, liên lạc thôngqua thư điện tử, v.v…

− Người dùng là chuyên gia, nhân viên văn phòng

b Theo chức năng nghiệp vụ

∗ Hệ thống thông tin sản xuất

− Là hệ thống trợ giúp hoạt động của chức năng sản xuất bao gồm việc lập kế hoạch

và điều khiển việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ

∗ Hệ thống thông tin marketing

− Là hệ thống trợ giúp hoạt động của chức năng marketing

− Ví dụ:

Xử lý đặt hàng Nhập số liệu, xử lý và theo dõi đặt hàng Tác nghiệp

Phân tích thị trường

Phân tích KH và thị trường sử dụng dữ liệu

về nhân khẩu, thị trường, thái độ của NTD

và các xu hướng

Chuyên môn vàvăn phòngPhân tích giá cả Định giá cho sp hoặc dvụ Chiến thuật

Dự báo chiều hướng

doanh số Chuẩn bị kế hoạch 5 năm dự báo doanh số Chiến lược

∗ Hệ thống thông tin tài chính, kế toán

− Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tài chính, kế toán (ghi lại cácchứng từ, lập báo cáo về các giao dịch của DN…)

Hoạch định lợi nhuận Hoạch định lợi nhuận dài hạn Chiến lược

∗ Hệ thống thông tin nhân lực

− Là hệ thống trợ giúp các hoạt động của chức năng tổ chức nhân sự

Phân tích chế độ đãi ngộ Điều khiển phạm vi và phân bổ khoản

lương, thưởng và phúc lợi Chiến thuật

Hoạch định nhân sự Hoạch định nhu cầu về nhân lực lâu dài

c Theo quy mô tích hợp

Là những hệ thống xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vịkinh doanh

− Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning): Là hệ thốngtích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của DN

− Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management): Là hệthống tích hợp chuỗi quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, KH và nhà cung cấp

− Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer RelationshipManagement): Là hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ vớikhách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau

− Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): Là hệ thống tích hợp,thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài DN

2 Vai trò, tác động và xu hướng phát triển của hệ thống thông tin trong DN

a Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

− Đối nội; làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của tổ chức, cung cấp thông tin cho

hệ tác nghiệp, hệ quyết định VD: thông tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổchức, thông tin về tình trạng hoạt động kinh doanh của tổ chức

b Tác động của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Tăng ưu thế cạnh tranh:

Hỗ trợ việc ra quyết địnhkinh doanh

Hỗ trợ các chiến lược lợithế cạnh tranh

Hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ vàcác hoạt động kinh doanh

− Giúp quá trình điều hành của DN trở nên hiệu quả hơn thông qua đó DN có khảnăng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm/ dvụ

− Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với KH và nhà cung cấp

− Khuyến khích các hoạt động sáng tạo, tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc các thịtrường mới cho doanh nghiệp

c Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

− HTTT trở thành một công cụ không thể thiếu trong hoạt động của DN

− HTTT phát triển với phạm vi đa quốc gia nhờ có mạng Internet

− HTTT giúp DN từng bước tự động hóa quá trình sản xuất và quản lý

d Khung tri thức về hệ thống thông tin

III Các thành phần của hệ thống thông tin

Thách thức

quản trị

Hệ thống

thông tin

liệu, mạng

− Phần cứng, phần mềm là đối tượng trung tâm của các HTTT và nguồn nhân lựcđóng cai trò quyết định

− Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin:

+ Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào cóđầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa

+ Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết địnhtrong quy trình

+ Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai

+ Xuất thông tin đầu ra:gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá (hiệntrạng và quá trình kinh tế), cung cấp (truyền đạt đến) các đối tượng trong và ngoài tổchức (kinh tế)

+ Điều khiển hệ thống: đánh giá các phản hồi để xác định liệu hệ thống có thực hiệnđược mục đích của nó không, sau đó tạo nên những chỉnh sửa cần thiết đối với các thànhphần nhập và xử lý của hệ thống để đảm bảo rằng kết quả đúng được thực hiện

+ Phương thức xử lý thông tin phổ biến: xử lý theo lô/mẻ, xử lý trực tuyến, xử lýphân tán, xử lý theo thời gian thực, xử lý tương tác

+ Xử lý theo lô/mẻ: Các giao dịch diễn ra, (thông tin) dữ liệu đến gộp thành nhóm và

xử lý theo mẻ Áp dụng cho các bài toán có tính định kì (báo cáo, kết xuất, thống kê, giấy

tờ giao dịch số lượng lớn)

+ Xử lý trực tuyến: Các giao dịch phát sinh, (thông tin) dữ liệu đến được cập nhật và

tự động xử lý ngay Dùng để hiển thị, chỉnh đốn, sửa chữa các tệp dữ liệu, phục vụ trựctiếp KH tại chỗ

2 Phần cứng

− Gồm các thiết bị (vật lý) được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin

− Công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin

− Phần cứng (hardware) là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hay hệ thốngmáy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT

− Phần cứng là các thiết bị hữu hình, có thể nhìn thấy, cầm nắm được

− VD: máy tính điện tử số, máy tính điện tử vạn năng…

− Một số thiết bị phần cứng:

+ Mạch điều khiển: Bo mạch chủ, CPU, USB…

+ Bộ nhớ: Ổ cứng, RAM, ROM, đĩa CD…

+ Thiết bị xuất dữ liệu: Màn hình, máy in, chuột, bàn phím, loa, ổ đĩa…

+ Truyền thông: Modem, Card mạng, wifi…

+ Linh kiện khác: Nguồn máy tính, vỏ máy tính, quạt làm mát…

− Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, những thuật toán, các chỉ thị…

− Các phần mềm thông dụng trên máy tính cá nhân:

+ Xem phim, nghe nhạc

+ Đồ họa, xử lý ảnh

+ Ứng dụng văn phòng

+ Phần mềm giáo dục

+ Trò chơi+ Diệt virut, tường lửa, spyware+ Các tiện ích

VD: Các hệ điều hành máy tính Windows (XP, 7…), Linux, Unix…

+ Phần mềm ứng dụng: để người dùng có thể tác nghiệp một hay một số công việc

cụ thể VD:

Phần mềm văn phòng: MS Office, Open Office, Lotus…

Phần mềm doanh nghiệp: các phần mềm quản lý lương, kế toán, nhân sự…

Phần mềm giáo dục: quản lý trường học, quản lý điểm, quản lý đào tạo từ xa…

Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu: Oracle, Access, Foxpro…

Phần mềm trò chơi: 2D, 3D…

Các tiện ích: nén, giải nén, phân mảnh ổ đĩa, chia ổ đĩa…

− Theo khả năng ứng dụng:

+ Phần mềm ứng dụng chung: Hệ QTCSDL, phần mềm đồ họa, phần mềm vănphòng,… Ứng dụng cho nhiều người, nhiều tổ chức, sản xuất hàng loạt…

+ Phần mềm ứng dụng cho các bài toán cụ thể: quản lý trường học, bệnh viện, công

ty, giải quyết một bài toán cụ thể,… Ứng dụng cho từng đơn vị, tổ chức cụ thể, sản xuấttheo đơn đặt hàng

+ Phần mềm quản lý: là phần mềm ứng dụng với nhiệm vụ thực hiện tin học hóa cácquá trình quản lý truyền thống

Việc xây dựng và khai thác phần mềm quản lý đòi hỏi sự am hiểu về chuyênmôn quản lý

Một số phần mềm quản lý tiêu biểu: qlý kinh doanh và hoạt động siêu thị, qlýnhân sự, qlý thi trắc nghiệm, qlý bán hàng…

4 Hệ thống mạng

− Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập (autonomous) được kết nối vớinhau thông qua các đường chuyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó+ Khái niệm máy tính độc lập được hiểu là các máy tính không có máy nào có khảnăng khởi động hoặc đình chỉ hoạt động của một máy khác

+ Các đường truyền vật lý được hiểu là các môi trường truyền tin vật lý

+ Các quy ước truyền thông chính là sơ sở để các máy tính có thể “nói chuyện” đượcvới nhau

∗ Ưu điểm của mạng máy tính:

− Cho phép chia sẻ tài nguyên: Các chương trình, thiết bị và dữ liệu có thể được bất

kì người nào trong tổ chức sử dụng và người sử dụng không cần quan tâm đến vị trí vật lýcủa các tài nguyên đó ở đâu khi họ dùng mạng

− Tăng độ tin cậy và sự an toàn cho hệ thống thông tin:

+ Sử dụng nhiều thiết bị dự phòng trong mạng, các thiết bị này có khả năng thay thếthiết bị đang vận hành khi gặp sự cố

+ Việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung

+ Thông tin cập nhật thường xuyên, liên tục

− Tiết kiệm chi phí:

+ Tận dụng khả năng xử lý của máy chủ

+ Có thể dùng chung các thiết bị đắt tiền

+ Các máy trạm không cần tốc độ và khả năng xử lý mạnh

+ Chi phí truyền tin và giá thành thiết bị rẻ hơn

− Tăng năng suất và hiệu quả làm việc trong tổ chức:

+ Có khả năng làm việc nhóm, thông tin, dữ liệu, tài nguyên có thể dùng chung…+ Có khả năng truy nhập, điều khiển, quản lý từ xa…

∗ Phân loại hệ thống mạng: Theo vị trí địa lý:

− LAN (Local Area Network):

+ Kết nối các máy tính trong một khu vực bán kính hẹp thông thường khoảng 10kmtrở lại

+ LAN thường được sử dụng trong nội bộ một cơ quan/ tổ chức…

+ Các LAN có thể được kết nối với nhau thành WAN

− MAN (Metropolitan Area Network)

+ Kết nối các máy tính trong phạm vi một thành phố bán kính 100 km trở lại

+ Kết nối này được thực hiện thông qua các môi trường truyền thông tốc độ cao

(50-100 Mbit/s)

− WAN (Wide Area Network)

+ Kết nối máy tính trong nội bộ các quốc gia hay giữa các quốc gia trong cùng mộtchâu lục

+ Thông thường kết nối này được thực hiện thông qua các mạng viễn thông

+ Các WAN có thể được kết nối với nhau thành GAN hay tự nó đã là GAN

− GAN (Global Area Network)

+ Kết nối máy tính từ các châu lục khác nhau Thông thường kết nối này được thựchiện thông qua mạng viễn thông và vệ tinh

− VAN (Value – Added Network)

+ Là mạng riêng, quản lý bởi bên thứ 3 cung cấp các dịch vụ chuyển tải thông tin vàmạng cho các công ty thuê bao

+ Khách hàng không cần phải đầu tư vào phần mềm và trang thiết bị mạng và cả chiphí nối mạng

− Mạng internet (International Network): mạng của các mạng Internet có các ứngdụng sau:

+ Dịch vụ thư điện tử

+ Hội thảo trên internet

+ Dịch vụ www (word wide web): Internet là một kho tài liệu khổng lồ, một báchkhoa toàn thư đồ sộ nhất thế giới Người sử dụng có thể tham khảo nhiều thông tin đa

dạng, phong phú thuộc tất cả các lĩnh vực Bằng ngôn ngữ siêu văn bản HTML người sửdụng có thể tạo ra các trang web trên mạng riêng cho mình Thông qua internet, có thểtiến hành quảng cáo, mua bán hàng, tìm đối tác KD…(thương mại điện tử)

− Mạng Intranet:

+ Intranet là một mạng riêng cho một doanh nghiệp

+ Intranet kết nối nhiều máy tính tới mạng internet qua một cổng duynhất của DN+ Intranet giúp chia sẻ thông tin và các nguồn nhân lực khác của công ty, giúp tiếtkiệm tối đa chi phí

+ Intranet bảo đảm tính duy nhất của thông tin trong doanh nghiệp Intranet giúpcông ty của bạn hoạt động hiệu quả hơn

− Mạng Extranet

+ Extranet cung cấp một internet site có thể truy nhập đến một nhóm người đã chọn+ Extranet cung cấp khả năng tạo ra các ứng dụng mà các bên cộng tác và KH có thểtruy nhập nhưng ko dành cho công chúng nói chung

+ Đối với các giao dịch giữa các DN, Extranet đảm bảo thương mại điện tử an toàn.Extranet có thể tự động hóa chia sẻ thông tin bằng cách cung cấp truy nhập đến thông tin

cụ thể và truy nhập có kiểm soát đến các cơ sở dữ liệu nội bộ

5 Dữ liệu

− Khái niệm CSDL: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quanđược lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ…) để có thể thỏa mãnyêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trìnhứng dụng với nhiều mục đích khác nhau

− Tài nguyên về dữ liệu bao gồm các cơ sở dữ liệu

− CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học theo một môhình xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuậntiện và nhanh chóng

− CSDL trong kinh tế và quản lý bao gồm:

+ CSDL nhân lực

+ CSDL tài chính

+ CSDL kế toán

+ CSDL công nghệ+ CSDL kinh doanh

− Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System)

+ Là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho mộtCSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyếttranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu và phục hồi dữ liệu khi có sự cố

+ Là một hệ thống phần mềm máy tính được thiết kế chuyên biệt cho bài toán qulý+ Mô hình dữ liệu của các hệ quản trị CSDL là mô hình quan hệ

+ Hệ quản trị CSDL cung cấp 2 tính năng chính:

Lưu trữ, quản lý dữ liệuTruy cập, khai thác dữ liệu+ Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng hiện nay:

FOXPRO:

− Phát triển bởi Microsoft

− Là hệ CSDL dùng cho các tổ chức, DN nhỏ

− Tính bảo mật, an toàn là không cao

− Hiện nay còn rất ít DN sử dụng hệ quản trị CSDL Foxrpo

ACCESS:

− Phát triển bởi Microsoft

− Là hệ CSDL dùng cho các tổ chức, DN vừa và nhỏ

− Có khả năng triển khai trên mạng, tuy nhiên tính bảo mật, an toàn là ko cao

− Công cụ quản lý CSDL của Access gồm các Tables (Bảng), Queries (Truyvấn), Forms (Mẫu), Reports (Báo cáo), Macro (Macro lệnh), Modules (cáckhai báo, thư viện chương trình con) Mỗi một đối tượng trên sẽ được hiện ratrong một cửa sổ riêng

6 Con người

− Chủ thể điều hành và sử dụng HTTT

− Gồm 2 nhóm chính: những người sử dụng HTTT trong công việc, những ngườixây dựng và bảo trì HTTT

+ Bảo trì hệ thống:

Phân tích viên hệ thốngLập trình viên

− Năng lực cần có của phân tích viên hệ thống:

+ Năng lực kỹ thuật: hiểu biết về phần cứng, phần mềm, công cụ lập trình, biết đánhgiá các phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng cho một DN đặc thù

+ Kỹ năng giao tiếp: hiểu các vấn đề của người sử dụng và tác động của chúng đốivới các bộ phận khác của DN; hiểu các đặc thù của DN; hiểu nhu cầu thông tin trong DN;khả năng giao tiếp với mọi người ở các vị trí khác nhau

+ Kỹ năng quản lý: khả năng quản lý nhóm; khả năng lập và điều hành kế hoạchphát triển các đề án

CHƯƠNG II: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ

I Quy trình xây dựng hệ thống thông tin

1 Quy trình chung

a Các phương án tin học hóa hệ thống:

Hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế:

∗ Phương pháp tin học hóa toàn bộ

− Khái niệm: Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu

trúc tự động hóa hoàn toàn thay thế cấu trúc cũ của tổ chức Hệ thống được tự động hóabằng máy tính trong đó con người chỉ đóng vai trò phụ trong hệ thống

− Ưu điểm:

+ Đảm bảo tính nhất quán

+ Tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin

− Nhược điểm:

+ Thời gian thực hiện lâu

+ Đầu tư ban đầu lớn

+ Hệ thống thiếu tính mềm dẻo, khó thêm mới chức năng

+ Khó khăn khi thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thói quen làm việccủa những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống

∗ Phương pháp tin học hóa từng phần

− Khái niệm: Sử dụng máy tính xử lý thông tin trong một số chức năng quản lý riêng

rẽ Công việc được phân chia giữa con người (xử l thủ công) và máy tính

− Ưu điểm:

+ Thực hiện đơn giản

+ Đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổ chức kinh tế vừa và nhỏ)

+ Không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễđược chấp nhận

+ Hệ thống mềm dẻo

− Nhược điểm

+ Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống

+ Không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin

∗ Kết luận:

− Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp

+ Tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ từ hệ thống thông tin thủ công.+ Phát triển hệ thống tin học hóa từng phần thành hệ thống tin học hóa toàn bộ.+ Cải tiến hệ thống tin học hóa từng phần, đi từ mức độ tin học hóa thấp lên mức độtin học hóa cao hơn

− Tuy nhiên, cần phải đảm bảo: Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đápứng yêu cầu là mang lại hiệu quả kinh tế, thực hiện không quá khó khăn và phù hợp vớikhả năng của tổ chức kinh tế

b Các bước phát triển hệ thống

− Bước 1: Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án (Khảo sát HT)

− Bước 2: Phân tích HT về chức năng

− Bước 3: Thiết kế HT

− Bước 4: Cài đặt HT

2 Nguyên tắc trong xây dựng HTTT

∗ Nguyên tắc 1: Nguyên tắc xây dựng theo chu trình

− Quá trình xây dựng HTTT bao gồm nhiều công đoạn, mỗi công đoạn đảm nhậnmột nhiệm vụ, công đoạn sau dựa trên thành quả của công đoạn trước

→ Phải tuân theo nguyên tắc tuần tự, không bỏ qua công đoạn nào

− Sau mỗi công đoạn, trên cơ sở phân tích đánh giá bổ sung phương án được thiết

kế, người ta có thể quay lại công đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sangcông đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình (lặp lại)

∗ Nguyên tắc 2: Nguyên tắc đảm bảo độ tin cậy

Phải đảm bảo độ tin cậy của thông tin và hệ thống thông tin

− Các thông tin phải được phân cấp theo vai trò và chức năng của chúng:

+ Thông tin cung cấp cho các cán bộ lãnh đạo phải là các thông tin có tầm tổng hợp,bao quát cao và có tính chiến lược

+ Thông tin cung cấp cho các cán bộ điều hành tác nghiệp trong các bộ phận của hệthống kinh tế và quản lý phải chi tiết, chính xác và kịp thời

− Phải bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý Việc truy nhập vào hệ thống phảiđược sự đồng ý của người có trách nhiệm trong hệ thống

→ Cơ sở dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động của hệ thống.

∗ Nguyên tắc 3: Tiếp cận hệ thống

− KN: Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiêncứu và giải quyết các vấn đề kinh tế, xã hội

− Yêu cầu phương pháp:

+ Phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó, cùng với các mối liên hệ củacác phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài

+ Đảm bảo tính nguyên vẹn và khác biệt với mỗi hệ thống

− Ứng dụng phương pháp tiếp cận hệ thống trong khảo sát, phân tích hệ thống thôngtin kinh tế và quản lý:

− Trước hết phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh

tế, kỹ thuật và tổ chức

− Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực

− Trong mỗi lĩnh vực lại chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết hơn

– Đây chính là phương pháp tiếp cận đi từ tổng quát tới chi tiết theo sơ đồ cấu trúchình cây

II Bước 1: Khảo sát sơ bộ và xác lập dự án (Khảo sát HT)

∗ KN: Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin,

cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn sau

Công việc thực hiện:

− Khảo sát hệ thống đang làm gì

− Đưa ra đánh giá về hiện trạng

− Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

− Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

− Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và nhữngràng buộc khác

∗ Lý do và mục tiêu

− Lý do: Việc phát triển hệ thống mới phải:

+ Dựa trên nền tảng của hệ thống cũ,

+ Giải quyết các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ+ Xử lý và cung cấp thông tin có ích, phù hợp cho người dùng

+ Có tính khả thi

− Mục tiêu: (4 bước)

+ Tìm hiểu đánh giá hiện trang của HT hiện hành

+ Xác định phạm vu khả năng, mục tiêu dự án của HT mới

+ Phác họa giả pháp và cân nhắc tính khả thi

+ Lập dự trù và kế hoạch triển khai dự án

Nhiệm vụ của công đoạn này không chỉ thuộc về những người phân tích hệ thống

mà còn là trách nhiệm của lãnh đạo tổ chức và người dùng

1 Tìm hiểu/khảo sát, đánh giá hiện trạng của HT hiện hành (tốn thời gian nhất)

∗ Tìm hiểu: Khảo sát thu thập thông tin về hệ thống hiện tại, nhu cầu của HT mới

∗ Đánh giá:

− Tập hợp, phân loại, tổng hợp thông tin thu được trong quá trình khảo sát

− Phân tích theo mục tiêu đã đặt ra để đưa ra nhận xét

+ Phát hiện các điểm yếu kém

+ Xác định yêu cầu cho tương lai

a Phương pháp khảo sát (Tìm hiểu)

− Khảo sát là một công việc đòi hỏi sự cố gắng lớn để thu thập được tất cả các thôngtin cần thiết về hiện trạng hệ thống, liên quan tới vấn đề được đặt ra với độ tin cậy vàchính xác cao

− 3 nhóm thông tin:

+ Thông tin chung về ngành của tổ chức

+ Thông tin về bản thân tổ chức đó

+ Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề

− Các mức khảo sát (đối tượng khảo sát): Khảo sát hệ thống ở cả bốn mức

+ Mức thao tác thừa hành

+ Mức điều phối quản lý

+ Mức quyết định lãnh đạo+ Mức chuyên gia cố vấn

− Hình thức tiến hành:

+ Quan sát và theo dõi:

Một cách chính thức: cùng làm việc với họMột cách không chính thức: tìm hiểu cách làm việc qua các hồ sơ, sổsách…

+ Cố vấn: bằng nhiều cách