tìm hiểu các mô hình tồn kho trong doanh nghiệp

tìm hiểu các mô hình tồn kho trong doanh nghiệp

MỤC LỤC

Mở đầu 2

Chương 1 – Những khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho 4

1.1 Khái niệm và phân loại tồn kho 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Chức năng của tồn kho 5

1.2 Một số quan điểm về tồn kho 5

1.2.1 Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho 5

1.2.2 Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho 6

1.3 Kỹ thuật phân tích ABC trong phân loại hàng tồn kho 7

1.4 Quản trị kinh tế trong tồn kho 11

1.4.1 Những khái niệm cơ bản 11

1.4.2 Những chi phí liên quan đến dự trữ 12

1.4.3 Xác định mức tái đặt hàng 14

Chương 2 – các mô hình quản trị tồn kho 16

2.1 Mô hình số lượng đặt hàng kinh tế nhất (mô hình EOQ) 16

2.1.1 Tổng quan về EOQ 16

2.1.2 Mô hình EOQ 17

2.1.3 Công thức tính 20

2.1.4 Phân tích độ nhạy của mô hình EOQ 21

2.1.5 Xác định thời điểm đặt hàng lại trong mô hình EOQ 22

2.2 Mô hình khấu trừ theo sản lượng QDM 24

2.3 Mô hình cung cấp theo nhu cầu sản xuất (Mô hình POQ) 25

2.4 Mô hình xác suất với thời gian cung ứng không đổi 28

2.5 Mô hình phân tích biên tế 29 Chương 3 – Một số ví dụ sử dụng một số phần mềm

Lời mở đầu

Trong thời buổi kinh tế hiện nay, khi Việt Nam chính thức tham gia tổ chứcWTO, mở ra rất nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp trong nước Đểtồn tại và phát triển trong cuộc cạnh tranh khốc liệt với không chỉ các doanhnghiệp trong nuóc mà còn là doanh nghiệp nước ngoài, đòi hỏi các doanh nghiệpcần thay đổi phương thức sản xuất, phương thức quản lý để nâng cao năng suất, hạgiá thành sản phẩm, từ đó tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm

Trong đó, vấn đề then chốt nhất của một doanh nghiệp sản xuất đó là quản lýtồn kho Vì công tác quản lý tồn kho nguyên vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúpdoanh nghiệp giảm được chi phí cho việc tồn trữ nguyên vật liệu, tránh được việcchiếm dụng nhiều vốn cho tồn kho, giảm chi phí cho việc thuê mướn mặt bằng,thuê kho để chứa nguyên vật liệu, đồng thời đảm bảo việc cung ứng đầy đủ nguyênvật liệu cho sản xuất, tránh thiếu hụt nguyên vật liệu dẫn đến đình trệ dây chuyềnsản xuất, thiếu hụt thành phẩm cung ứng cho thị trường dẫn đến giảm lợi nhuậnhay mất khách hàng, mất thị trường

Hàng tồn kho là những tài sản có giá trị lớn trong tổng tài sản của doanhnghiệp, chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản Tuy nhiên vấn đề tồn kho luôn cótính 2 mặt của nó, chính vì vậy doanh nghiệp cần trả lời được 2 câu hỏi

 Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu ?

 Khi nào nên tiến hành đặt hàng ?

Để giẩm thiểu chi phí và đáp ứng nhu cầu khách hàng

Do đó công tác tồn kho là rất quan trọng tuy nhiên nó thực sự được quan tâm

đúng mức, nên nhóm chúng tôi quyết định thực hiện đề tài này “ Tìm hiểu các mô

hình tồn kho trong doanh nghiệp” Thông qua bài tiểu luận này, chúng tôi có

thể hiểu rõ thêm về cách thức quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp ViệtNam nói riêng và thế giới nói chung

Chương 1 – Các khái niệm liên quan đến quản trị tồn kho

1.1.1 – Khái niệm

Tồn kho là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng Theo chuẩn mực kế toán số 02, Hàng tồn kho:

Là những tài sản:

 Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường

 Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang

 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hay nói cách khác, tồn kho bao gồm:

Tất cả các sản phẩm, hàng hoá mà doanh nghiệp có để bán

Tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất ra các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ

Cần chú ý phân biệt: hàng tồn kho và hàng ế thừa

Các loại hình kinh doanh khác nhau có các loại tồn kho khác nhau, ví dụ:+ Kho cửa hàng bán lẻ

+ Nhà sản xuất

+ Người cung ứng dịch vụ

Hệ thống tồn kho có là một tập hợp các thủ tục xác định lượng hàng hoá tồn kho sẽ được bổ sung mỗi lần bao nhiêu, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân

sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả

Mỗi hệ thống tồn kho bao giờ cũng yêu cầu những phí tổn để vận hành nó Phí tổn đó phụ thuộc vào:

 Qui mô của việc phục vụ khách hàng hay khả năng chống lại sự cạn lượng

dự trữ trong thời gian đặt hàng;

 Số lượng hàng tồn kho bổ sung mỗi lần đặt;

 Hệ thống tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm tối thiểu các khoản chi phí thông quaviệc lựa chọn phương pháp kiểm soát tồn kho và tính toán hợp lý các thông số cơ bản của hệ thống tồn kho

1.1.2 – Chức năng của tồn kho

Chức năng chủ yếu của tồn kho là liên kết quá trình sản xuất hay cung ứng –chức năng liên kết

Chức năng tiếp theo của tồn kho là chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát

Một chức năng nữa không kém phần quan trọng của quản trị tồn kho là chứcnăng khấu trừ theo sản lượng

1.2 Quan điểm khác nhau về tồn kho

Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản

lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các

mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng.

1.2.1 – Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho

Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất - kinh doanh của đơn vị

Chúng ta giữ hàng tồn kho vì một vài chi phí sau đây thấp:

+ Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ

có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn

Ta có thể đưa ra một số lý do cho việc cần thiết phải tồn kho như sau:

+ Đối với thành phẩm: ta cần chuẩn bị một lượng hàng trước khi giao hàng, do năng lực sản xuất có hạn, sản phẩm có thể dùng để trưng bày cho khách hàng.+ Đối với bán thành phẩm: chúng ta không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại Sảnxuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều hơn nhưng có thể giảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu

+ Đối với vật liệu thô: Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật liệu thô theo lô Hơn nữa, lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể được khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua hàng

1.2.2 – Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho?

Việc tồn kho có thể làm chi phí gia tăng như:

+ Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như :

 Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:

- Tiền thuê hoặc khấu hao

- Thuế nhà đất

- Bảo hiểm nhà kho

 Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện

- Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động

- Chi phí vận hành thiết bị

 Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý:

- Chi phí lương cho nhân viên bảo quản

- Chi phí quản lý điều hành kho hàng

 Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:

- Phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãi vay

- Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho

 Chi phí khác phát sinh:

- Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu

- Chi phí do không sử dụng được nguyên vật liệu đó

- Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng

+ Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá

lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi

+ Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình

sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp

+ Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước

lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn

có thể giảm được lượng kém phẩm chất

1.3 – Kỹ thuật phân tích ABC để phân loại hàng tồn kho

Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto Kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp thành 3 nhóm: A, B, C, căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị dự trữ hàng năm với số lượng chủng loại hàng

Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm được xác định bằng tích số giữa giá bán một đơn vị dự trữ với lượng dự trữ hàng năm

Số lượng chủng loại hàng là số các loại hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp trong năm Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng dự trữ được xác định như sau:

- Nhóm A, bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chiếm 70 – 80% tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng, chủngloại chúng chỉ chiếm 15% tổng số chủng loại hàng dự trữ

- Nhóm B, bao gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chiếm từ 15 – 25% tổng giá trị hàng dự trữ, nhưng về số lượng,chủng loại chúng chiếm khoảng 30% tổng số chủng loại hàng dự trữ

- Nhóm C bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng hoá dự trữ, tuy nhiên số lượng chủng loại chiếm khoảng 55% tổng số chủng loại hàng dự trữ

Ví dụ: Phân loại vật liệu tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC

Nhucầuhàngnăm

% sốlượng

Giáđơn vị

Tổng giátrị hàngnăm

%giátrịLoại

1

4,300

11,129,000

100

Trong điều kiện hiện nay, việc sử dụng kỹ thuật phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản trị dự trữ tự động hoá bằng máy tính Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hoá quản trị dự trữ, việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công, mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó sẽ đem lại những lợi ích nhất định

Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của dự trữ để phân nhóm, người tacòn xét đến các tiêu chuẩn khác như:

- Những thay đổi về kỹ thuật dự báo;

Trong công tác quản trị hàng dự trữ, kỹ thuật phân tích ABC có các tác dụng sau:

- Các nguồn vốn dùng để mua hàng nhóm A cần nhiều hơn so với nhóm C,

do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng vào quản trị nhóm A

- Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong bố trí, kiểm tra, kiểm soát

về hiện vật Việc thiết lập các báo cáo chính xác về nhóm A phải được thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất

dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác

- Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho tăng lên không ngừng, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra, kiểm soát từng nhóm hàng

Tùy theo từng nhóm hàng, cần có thời gian kiểm tra thích hợp

1.4 – Quản trị kinh tế trong dự trữ

Chức năng dự trữ phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:

- Mục tiêu an toàn: có dự trữ để tránh mọi gián đoạn

- Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm những chi phí kho tàng

Để giải quyết điều đó, quản trị dự trữ cần trả lời hai câu hỏi:

- Đặt hàng khi nào?

- Số lượng mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu?

1.4.1 - Những khái niệm cơ bản

- Dự trữ trung bình: là dự trữ đã được lưu lại bình quân trong doanh nghiệp trong

thời gian nhất định, dự trữ trung bình giảm khi số tái dự trữ tăng lên

- Dự trữ gắn với thời hạn cung ứng: dự trữ tối thiểu

Nếu như doanh nghiệp chờ lượng dự trữ xuống bằng 0 mới đưa đơn hàngcho nhà cung ứng, nó sẽ rới vào tình trạng gián đoạn dự trữ trong quãng thời gian được gọi là thời gian tái dự trữ Do vậy, vào lúc thực hiện việc đặt hàng cần phải

có dự trữ một khối lượng hàng đủ để đáp ứng nhu cầu trong thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng Dự trữ tối thiểu đáp ứng nhu cầu này

- Dự trữ an toàn hoặc dự trữ bảo hiểm

1.4.2 – Những chi phí liên quan đến dự trữ

Khi thực hiện dự trữ, doanh nghiệp cần phải tính toán các loại chi phí:

1.4.2.1 - Chi phí tồn trữ:

là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn kho, bao gồm:

 Chi phí kho: Chi phí này nhằm bảo đảm hàng hóa dự trữ, chi phí cho kho

tàng (thuê hoặc khấu hao hàng năm nhà kho), chi phí khai thác kho (tiền lương

và bảo hiểm xã hội cho nhân viên kho, tiền thuê hoặc khấu hao hàng năm máymóc thiết bị, ánh sáng ), chi phí bảo dưỡng thiết bị, chi phí bảo hiểm, chi phíquản lý

 Chi phí sụt giá hàng trong quá trình dự trữ trong kho: phải phân biệt hai

nguyên nhân sụt giá:

- Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mốt hoặc công nghệ tiến triển nhanh

- Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi, trộm cắp, hoặc bị phá bởi những loại gặm nhấm

1.4.2.2 – Chí phí đặt hàng:

Đó là những chi phí cho mỗi lần DN bắt đầu quá trình mua để tái dự trữ.Loại chi phí này bao gồm những chi phí có liên quan đến đơn hàng như: chi phícác mẫu đơn sử dụng và chi phí xử lý các đơn đặt hàng, thư tín, điện thoại, đi lại,tiền lương và bảo hiểm xã hội của nhân viên mua (tìm người cung ứng, thươnglượng, thảo đơn đặt hàng, thúc dục, nhắc nhở ), của nhân viên kế toán (ghi chép,thanh toán hóa đơn v.v), chi phí bố trí thiết bị, chi phí cho công tác kiểm tra về số

và chất lượng hàng hóa Khi chúng ta sản xuất một lô hàng sẽ phát sinh một chi phícho việc chuyển đổi qui trình do sự thay đổi sản phẩm từ giai đoạn trước sang giaiđoạn tiếp theo Kích thước lô hàng càng lớn thì tồn kho vật tư càng lớn, nhưngchúng ta đặt hàng ít lần trong năm thì chi phí đặt hàng hàng năm thấp hơn

1.4.2.3 – Chi phí mua hàng:

Loại chi phí này phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của DN và giá mua Khi mua nguyên vật liệu với kích thước lô hàng lớn sẽ làm tăng chi phí tồn trữ nhưng chi phí mua hàng thấp hơn do chiết khấu theo số lượng và cước phí vận chuyển cũng giảm

1.4.2.4 – Chi phí thiếu hàng:

Đây là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong kho, mỗi khi chúng

ta thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, có thể chịu một khoản chi phí như là sự giảm sút về doanh số bán hàng, và gây mất lòng tin đối với khách hàng Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất cóthể bao gồm những chi phí của sự phá vỡ qui trình sản xuất này và đôi khi dẫn đến mất doanh thu, mất lòng tin khách hàng Loại chi phí này gồm:

- Doanh thu bị mất do thiếu hàng doanh nghiệp không có thể thỏa mãn

- Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu Chi phí gián đoạnđược tính bằng số mất đi do ngưng sản xuất, hoặc số tiền mất do bõ lỡ cơ hội kiếm được cộng thêm phần mất đi hình ảnh, nhãn hiệu của doanh nghiệp (chẳng hạn: sự mất lòng tin của khách hàng) Loại chi phí này rất khó ước lượng, dể khắc phục tình trạng này, người ta phải có dự trữ bổ sung hay gọi là dự trữ an toàn

Các loại chi phí này có mối quan hệ qua lại với nhau, nếu lượng đặt hàngnhiều thì chi phí đặt hàng sẽ thấp nhưng chi phí lưu hàng lại tăng vì hàng trong khonhiều Mặt khác, đặt hàng nhiều khả năng bị mật doanh thu thấp, chi phí thiếu hàngthấp Mục tiêu của quản lý kinh tế dự trữ là làm tối thiểu chi phí toàn bộ của dựtrữ Các nhà quản trị doanh nghiệp muốn kiểm soát hàng cung ứng phải quan tâm

đến hai vấn đề sau:

Một là: Xác định mức mà hàng tồn kho cần được bổ sung thêm, nghĩa là

xác định khi nào phải đặt hàng

Hai là: Xác định số lượng mỗi lần đặt hàng Nếu chỉ đặt hàng đủ nhu cầu

và đúng lúc thì sẽ làm giảm tối đa chi phí tồn kho

1.4.3 – Xác định mức tái đặt hàng

Hàng tồn kho còn đến mức nào thì doanh nghiệp cần phải đặt để bổ sung?Trả lời câu hỏi này là xác định mức tái đặt hàng có thể là số lượng hoặc giá trị.Mục tiêu của việc xác định điểm tái đặt hàng là nhằm hạn chế tối đa chi phí lưukho và thiệt hại do thiếu hàng Mức tái đặt hàng phụ thuộc vào ba yếu tố: thời gianchờ đợi, mức dự trữ an toàn và mức sử dụng dự kiến hàng ngày

- Thời gian chờ đợi là số ngày tính từ ngày đặt hàng cho đến khi nhận đượchàng đặt

- Mức dự trữ an toàn là số lượng (hoặc giá trị) hàng tồn kho dự phòng chocác trường hợp hàng đặt đến trễ hoặc sử dụng nhiều hơn dự kiến