CHƯƠNG 7SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Chương 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Mục tiêu: - Phân loại sổ kế toán - Biết cách mở, ghi, khóa và sửa chữa sổ kế toán - Hiểu và biết vận dụng
Trang 1CHƯƠNG 7
SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Chương 7
SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Mục tiêu:
- Phân loại sổ kế toán
- Biết cách mở, ghi, khóa và sửa chữa sổ kế toán
- Hiểu và biết vận dụng nội dung, trình tự ghi sổ của các hình thức kế toán
Chương 7
SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Nội dung:
- Sổ kế toán
- Hình thức kế toán
Khái niệm
Ý nghĩa
Phân loại
Phương pháp ghi sổ
Phương pháp chữa sổ
SỔ KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN
Ví dụ:
Hãy xác định các chứng từ kế toán liên quan đến
nghiệp vụ kinh tế: “Chi tiền mặt mua hàng hóa
nhập kho 20 triệu đồng”.
Phiếu chi Phiếu NK
Ghi sổ Lập
KHÁI NIỆM
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
đã phát sinh.
Trang 2Tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán
và phân tích tình hình hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp
1 • Căn cứ vào nội dung ghi chép
2 • Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ
3 • Căn cứ vào nội dung kinh tế
4 • Căn cứ vào PP ghi chép sổ
5 • Căn cứ vào kết cấu sổ
Căn cứ vào nội dung ghi chép
Sổ tổng hợp
• Ghi chép các NVPS
theo nội dung kinh
tế trên tài khoản
cấp 1 (Sổ cái TK
111, 112, …)
Sổ chi tiết
• Ghi chép các NVPS theo nội dung kinh
tế trên tài khoản cấp 2, 3, 4, … (Sổ chi tiết vật liệu, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, …)
Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ
Sổ tờ rời
• Là những tờ sổ riêng
lẻ theo một trình tự nhất định.
Sổ đóng thành quyển
• Là sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành tập nhất định
Căn cứ vào nội dung kinh tế
1 • Sổ quỹ tiền mặt
2 • Sổ tiền gửi ngân hàng
3 • Sổ chi tiết bán hàng
4 • Sổ chi tiết thanh toán
5 • Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
6 • …
Căn cứ vào PP ghi chép sổ
Sổ ghi theo thời gian
• Ghi chép theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ như Sổ Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, …
Sổ ghi theo hệ thống
• Ghi chép theo nội dung kinh tế của NVPS như Sổ cái các tài khoản, Sổ chi tiết các tài khoản, …
Trang 3Căn cứ vào PP kết cấu sổ
Sổ kiểu 2
bên
• Mỗi trang
sổ chia
thành 2
bên để
phản ánh
riêng SPS
Nợ và SPS
Có
Sổ kiểu 1 bên
• Phần ghi
Nợ và ghi
Có nằm cùng 1 bên của trang sổ
Sổ kiểu nhiều cột
• Sổ mở nhiều cột
ở bên Nợ hoặc bên
Có của tài khoản trong 1 trang sổ
Sổ kiểu bàn cờ
• Sổ gồm nhiều dòng, nhiều cột, mỗi cột hay mỗi dòng là 1
TK đối ứng
CÁCH GHI SỔ KẾ TOÁN
Đầu kỳ: Mở sổ
Trong kỳ: ghi sổ kế tóan
- Ghi bằng bút mực
- Không ghi xen thêm phía trên hoặc phía dưới
- Không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng
- Nếu ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp
Cuối kỳ: Khóa sổ
SỬA CHỮA SỔ KẾ TOÁN
Điều kiện áp dụng
PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung
- Sai do diễn giải
- Sai sót không
ảnh hưởng tới
số tổng cộng
- Sai do ĐK
- Số tiền ghi sai > Số tiền ghi đúng
- Số tiền ghi sai < Số tiền ghi đúng
Phương pháp sửa sổ
PP cải chính PP ghi số âm PP bổ sung
- Gạch bỏ chỗ ghi sai, ghi chữ đúng bằng bút mực thường ở phía trên
- Ghi lại bằng mực đỏ hoặc (…)
- Ghi thêm bút toán đúng
- Lập chứng từ ghi bổ sung bằng mực thường
SỬA CHỮA SỔ KẾ TOÁN
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi
sổ cái
Số hiệu tài khoản
Số phát sinh
Số hiệu Ngày
Tháng 1/N 2/1/N PC 01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
156 111
3.500 2.000 3.500 2.000
2/1/N PC 01 2/1
Hàng hóa Chi TM mua CCDC
156 111 3.500 3500
Cộng
PHƯƠNG PHÁP CẢI CHÍNH
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi
sổ cái
Số hiệu tài khoản
Số phát sinh
Số hiệu Ngày
Tháng 1/N 12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
111 156 3.500 3.500
12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
111
156 (3.500) (3.500)
12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
156 111 3.500 3.500
PHƯƠNG PHÁP GHI SỐ ÂM
Trang 4Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi
sổ cái
Số hiệu tài khoản
Số phát sinh
Số hiệu Ngày
Tháng 1/N 12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
156
111 1.500 1.500
12/1/N PC01 2/1 Chi TM mua hàng
hóa
156
111 2.000 2.000
Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: “Phương pháp ghi số âm” hoặc
“Phương pháp ghi bổ sung”
Sai sót phát hiện trước khi BCTC năm nộp cho CQNN: Sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó.
Phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đã nộp cho CQNN: Svào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm
có sai sót.
Nhật ký chung
Chứng từ ghi sổ
Nhật ký sổ cái
Nhật ký chứng từ
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Là hệ thống các sổ kế toán, số lượng
sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc, từ đó lập các BCKT theo trình tự và phương pháp nhất định.
Khái niệm
HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Nhật ký chung
Nhật ký sổ cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký chứng từ Hình thức kế toán trên máy vi tính
DN tổ chức
1 trong 5 hình thức KT
NHẬT KÝ CHUNG
Đặc trưng: Ghi theo trình tự thời gian
Sổ KT sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ cái
- Sổ nhật ký đặc biệt
- Các sổ kế toán chi tiết
Trang 5NHẬT KÝ CHUNG
Sổ nhật ký chung:
Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các NVKT phát
sinh theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK.
Sổ cái:
Là sổ tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa
các TK tổng hợp.
Sổ NK đặc biệt (chuyên dùng):
Là sổ tổng hợp để ghi chép riêng cho từng loại
nghiệp vụ chủ yếu định kỳ tổng hợp ghi một lần
vào sổ cái.
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Chứng từ kế toán
Sổ NK đặc biệt Sổ nhât ký chung Sổ thẻ KT chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp
chi tiết Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính
NHẬT KÝ CHUNG
• Ưu điểm:
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho
phân công lao động kế toán.
• Nhược điểm:
Khối lượng công việc ghi chép nhiều, trùng lặp.
• Điều kiện áp dụng:
Phù hợp với đơn vị có quy mô vừa, có nhiều lao
động.
NHẬT KÝ CHUNG
Ví dụ:
Tại công ty TNHH A trong tháng 3/N có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt như sau (Đơn vị tính: 1.000 đồng)
1)Ngày 2/3: phiếu chi số 432, mua CCDC dùng ngay cho sản xuất ở phân xưởng bằng tiền mặt 5.500, trong thuế GTGT là 500.
2) Ngày 10/3: phiếu thu số 301, công ty Y trả nợ bằng tiền mặt 45.500
Yêu cầu:
Ghi sổ NKC và Sổ cái TK 111, 131
NHẬT KÝ CHUNG Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ĐK như sau:
1, Nợ TK 627 5.000
Nợ TK 133 500
Có TK 111(1111) 5.500
2, Nợ TK 111(1111) 45.500
Có TK 131 45.500
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi
số cái
Số hiệu tài khoản
Số phát sinh
Số hiệu Ngày
Tháng 1/N 2/3
PC
432 2/3 Mua CCDC
SDTT tại PX
627
133 111
5.000 500 5.500 10/3 PT
301 10/3
Cty Y trả nợ bằng tiền mặt
111 131 45.500 45.500
…
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Năm N
Trang 6GS
Chứng từ
Diễn giải
Trang sổ NKC
TK ĐƯ
Số phát sinh
Tháng 1/N SDĐK 50.000 2/3 PC
432 2/3
Mua CCDC SD
TT PX
01 01 627 133
5.000 500 10/3 PT
301 10/3
Công ty Y trả
SDCK 90.000
SỔ CÁI Năm N Tên tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu: 111
NT GS
CT
Diễn giải
Trang sổ NKC
TK ĐƯ
Số phát sinh
Tháng 1/N SDĐK 80.000
10/3 PT
301 10/3
Công ty Y trả
SDCK 35.000
SỔ CÁI Năm N Tên tài khoản: Khoản phải thu
Số hiệu: 131
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Đặc trưng:
Ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung
kinh tế (theo TK kế toán) trên sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Căn cứ để ghi vào sổ:
Là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại.
Sổ kế toán sử dụng:
- Nhật ký, Sổ Cái
- Các sổ và thẻ kế toán tiết
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
• Nhật ký - sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp duy nhất vừa dùng làm sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ KT phát sinh theo trình tự thời gian;
vừa làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các tài khoản kế toán (Mẫu sổ trang 188 giáo trình)
• Sổ và thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng KT mà sổ tổng hợp chưa phản ánh được như thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL, CCDC, TSCĐ,…
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Ưu điểm:
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra
Nhược điểm:
Khó phân công lao động kế toán
Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho các công ty nhỏ, có số lượng TK ít
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Trang 7CHỨNG TỪ GHI SỔ
Đặc trưng: “Chứng từ ghi sổ” là căn cứ
Trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Sổ kế toán sử dụng:
- Sổ Cái
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Tr.193
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Là sổ tổng hợp dùng để:
- Ghi chép các NV kinh tế PS theo trình tự thời gian,
- Quản lý các CT ghi sổ, kiểm tra đối chiếu với sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh:
Dùng để tổng hợp số PS nợ, PS có của các TK trên sổ cái, đồng thời là căn cứ để đối chiếu giữa
sổ cái với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ thẻ, kế toán chi tiết:
• Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL, CCDC,…
• Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền và
tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán,…
Nội dung và kết cấu của sổ và thẻ kế toán chi tiết
phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất của đối
tượng hoạch toán
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ CT KT cùng loạiBảng tổng hợp toán chi tiếtSổ, thẻ kế
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái Bảng tổng
hợp chi tiết Bảng cân đối
số phát sinh Báo cáo tài chính
Ưu điểm:
Mẫu sổ dơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra,
thuận tiện cho phân công công việc kế toán
Nhược điểm:
Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều,
việc kiểm tra dồn vào cuối tháng
Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, sử
dụng nhiều tài khoản
CHỨNG TỪ GHI SỔ
1, Nợ TK 627 5.000
Nợ TK 133 500
Có TK 111(1111) 5.500
2, Nợ TK 111(1111) 45.500
Có TK 131 45.500
3, Nợ TK 111 10.000
Có TK 112 10.000
Ví dụ: Sử dụng số liệu cho ở VD1 lập các CT ghi sổ, sổ đăng ký CT ghi sổ, và ghi vào sổ cái TK 111, biết SDĐK TK
111 là 50.000 và phát sinh thêm nghiệp vụ 3: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 10.000
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Trang 8CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỐ: 001/N Ngày 2 tháng 3 năm N
Diễn giải
Số hiệu TK
Số tiền Ghi chú
Nợ có Chi tiền mặt mua CCDC sử
dụng cho PXSX
627 133 111 111
5.000 500
PC 432
Kèm theo 1 chứng từ gốc
Diễn giải
Số hiệu TK
Số tiền Ghi chú
Nợ có Cty Y trả nợ bằng TM 111 131 45.500 PT 301 Rút TGNH về nhập quỹ TM 111 112 10.000
Kèm theo 2 chứng từ gốc
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỐ: 002/N Ngày 10 tháng 3 năm N
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm N
001 002
2/3/2005 10/3/2005
5 500
55 000
NT GS CTGS Diễn giải TK
ĐƯ
Số tiền Ghi
chú
2/3 10/3 20/3
001 002 002
2/3 10/3 20/3
Tháng 1/N SDĐK Chi TM mua CCDC cho PX
KH Y trả nợ Rút TG nhập quỹ
627 133 131 112
50.000
45.500 10.000
5.000 500
Cộng số PS
SD cuối tháng Cộng lũy kế từ đầu năm
55.500 100.000 100.000 5.500
SỔ CÁI NĂM N TÊN TÀI KHOẢN: TIỀN MẶT
SỐ HIỆU: 111
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc
hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế
(theo tài khoản)
- Tập hợp và hệ thống hóa các NV kinh tế phát sinh
theo bên có của các TK kết hợp với việc phân tích
các nghiệp vụ kinh tế theo các TK đối ứng nợ
Đặc trưng:
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
Đặc trưng:
Trang 9* Sổ kế toán
- Nhật ký chứng từ (10 nhật ký);
- Bảng kê (10 Bảng kê);
- Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ);
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Tr.198
NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
BẢNG KÊ
Chứng từ kế toán và các Bảng phân bổ
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Ưu điểm:
Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT
công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời
Nhược điểm:
Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải có
trình độ chuyên môn cao
Điều kiện áp dụng:
Áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, có
đội ngũ cán bôk chuyên môn cao
Đặc trưng:
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính
Sổ kế toán:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức
kế toán nào thì sử dụng sổ của hình thức đó
TRÌNH TỰ GHI SỔ
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Chứng từ kế toán
-Báo cáo TC -Báo cáo QT
Sổ kế toán
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
