Hướng dẫn học EXCEl

105 Chương 5 Microsoft EXCEL Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft, Excel thực sự là một công cụ rất hữu ích để quản lý các dữ liệu không quá lớn và những tính toán, đánh giá hàng ngày trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Excel có các đặc tính và ứng dụng tiêu biểu sau: Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kết toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán, Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới. Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ, hình vẽ minh họa, 5.1. Các thao tác cơ bản 1. Khởi động, thoát khỏi Excel Khởi động Excel: Dùng lệnh Start | Programs | Microsoft Excel Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Ms. Excel theo các cách sau: Click biểu tượng Excel trên màn hình nền. Click biểu tượng Excel trên Start Menu. Thoát khỏi Excel: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu không Ms. Excel sẽ hỏi: - Chọn Yes nếu muốn ghi. - Chọn No nếu không muốn ghi. - Chọn Cancel nếu muốn hủy lệnh thoát. Các cách thoát : Click nút Close ở góc trên phải màn hình. Dùng lệnh File | Exit. Double click biểu tượng của chương trình ở góc trên trái màn hình. Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 106 2. Màn hình Excel Menu Bar (thực đơn ngang): Thanh chứa tên các mục lệnh chính của Excel, mỗi mục trên Menu Bar ứng với một Menu Popup (thực đơn dọc). Thao tác để mở một Menu Popup là click vào tên mục hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện của tên mục. Standard (thanh công cụ chuẩn): chứa các biểu tượng, nút điều khiển thực hiện các chức năng thông dụng như ghi nội dung tập tin vào đĩa, mở tập tin Formatting (thanh định dạng): chứa các biểu tượng, nút điều khiển dùng cho việc định dạng dữ liệu bảng tính như loại font chữ, cỡ font, canh lề Formula (thanh công thức): hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ bỏ (Cancel), nút chọn (Enter), nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện hành. Toạ độ ô Cancel Enter Nội dung dữ liệu của ô Drawing (thanh vẽ): chứa các công cụ để vẽ hình. Để hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, ta dùng lệnh View | Toolbars, sau đó click đánh dấu hoặc bỏ dấu check tại các mục tương ứng. Title Bar Menu Bar Standard Formatting Status bar Drawing Formula Row Border Column Border 107 Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin. Tên tập tin hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Tên tập tin Workbook mặc nhiên là Book# (# là số thứ tự tương ứng với những lần mở tập tin). Các thành phần của Workbook là: - ĐƯỜNG VIỀN NGANG (Column Border): ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C, ,Y, Z, AA, AB, , IV. Cột (Column) là một tập hợp những ô theo chi ều dọc. Độ rộng mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 255). Có tổng cộng 256 cột. - ĐƯỜNG VIỀN DỌC (Row Border): ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dưới. Dòng (Row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang. Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 409). Có tổng cộng 65536 dòng. - Ô (Cell): giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bởi cột trước dòng sau, ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6. Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh. - VÙNG BẢNG TÍNH : bao gồm một hoặc nhiều ô đứng liền nhau, tên của vùng được xác định bởi tên của ô ở góc trên bên trái và tên của ô ở góc dưới phải của vùng, phân cách tên hai ô bằng dấu hai chấm (: ). Ví dụ: vùng B2:D6. 108 - BẢNG TÍNH (Sheet): là một bảng gồm có 256 cột và 65536 dòng. Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Một tập tin Excel thông thường có 3 bảng tính. Ta có thể quy định số Sheet trong một tập tin Workbook bằng lệnh Tools | Options, chọn lớp General: Chọn số lượng sheet trong mục Sheets in new workbook (có thể lên đến 255). Trong lớp General ta cũng có thể chọn phông chữ và cỡ chữ ngầm định cho các Sheet. - Status Bar: dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, Capslock, Các chế độ làm việc thông thường gồm: Ready: sẵn sàng nhập dữ liệu. Enter : đang nhập dữ liệu. Point : đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ. Edit : đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành. Chọn chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ phím F2. - Trên bảng tính, con trỏ chuột là hình chữ thập rỗng, con trỏ ô là một khung chữ nhật bao xung quanh một ô, ô có con trỏ gọi là ô hiện hành. 3. Làm việc với tập tin Excel a. Tạo tập tin mới: Click biểu tượng New trên thanh Standard để tạo nhanh một tập tin mới, hoặc sử dụng lệnh File | New. b. Mở một tập tin Excel đã có trên đĩa: - Dùng lệnh File | Open (hoặc click biểu tượng trên thanh Standard) để mở cửa sổ Open . 109 - Trong cửa sổ Open, chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin muốn mở trong khung Look in. - Click chọn tập tin Excel và click nút Open. c. Lưu tập tin vào đĩa: Click biểu tượng trên thanh Standard hoặc dùng lệnh File | Save - Nếu là lưu lần đầu Excel sẽ mở hộp thoại Save As (Theo mặc định tên sẽ là Book1.xls hoặc Book2.xls ), nếu không phải lần đầu Excel sẽ tự động lưu mà không thông báo gì. - Trong trường hợp tập tin đã lưu rồi nhưng bạn muốn lưu với tên khác thì chọn lệnh File | Save As. Hộp thoại Save As: 110 - Nếu bạn muốn bảo mật tập tin, bạn có thể đặt mật khẩu cho tập tin nhằm không cho người khác mở tập tin của mình. Trong hộp thoại Save As, bạn chọn Tools | General Options. Hộp thoại Save Option hiển thị: Always create backup: tạo ra một tập tin dự phòng trước khi lưu. Password to open: tạo mật khẩu mở tập tin Password to modify: tạo mật khẩu để lưu tập tin Read only recommended: đặt thuộc tính chỉ đọc cho tập tin 4. Cách nhập dữ liệu Để nhập dữ liệu vào ô nào bạn click chuột vào ô đó để chọn, hoặc dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển ô chọn. Tuỳ loại dữ liệu mà bạn có những cách nhập khác nhau. Khi nhập xong gõ Enter hoặc dùng các phím mũi tên để di chuyển đến các ô khác. Các kiểu dữ liệu : Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. a. Kiểu số (Number). Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 đến 9, các dấu + - . ( $. Một số được nhập vào ở chế độ mặc định hiển thị ở bên phải của ô và ở dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format | Cells. Lưu ý: không được nhập dấu phân cách hàng ngàn. Thông thường Excel sử dụng dấu chấm (.) là d ấu phân cách số lẻ; dấu phẩy (,) là dấu phân cách hàng ngàn. b. Kiểu chuỗi (Text). Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự chữ từ A đến Z, các ký tự canh biên như sau: Ký tự ' để canh các ký tự trong ô về bên trái; ký tự " để canh các ký tự trong ô về bên phải; Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa; ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng ô. Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi người sử dụng có chỉ định: Tools | Option | Transition, trong đó chọ n mục:Transition navigation Keys. Lưu ý: nếu muốn các số hiển thị theo dữ liệu chuỗi thì phải nhập dấu nháy đơn (‘) đứng trước dãy số, như vậy các số này sẽ không tính toán được. c. Kiểu công thức (Formular). Trong Excel, bạn có thể nhập các công thức để tính toán các dữ liệu trong bảng tính, công thức có thể là các phép toán cộng, trừ, nhân, chia … hay các hàm trong Excel … Khi nhập công thức, ký tự đầu tiên gõ vào là dấu bằng (=), cộng (+) hoặc dấu trừ (-). Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ : gõ =4*5+2 thì kết quả trình bày trong ô là 22. Trong thành phần của một công thức có thể gồm có : số, 111 chuỗi (phải được đặt trong cặp nháy kép), tọa độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm. Các toán tử sử dụng trong công thức: Toán tử tính toán: + (cộng) - (trừ) * (nhân) / (chia) ^ (lũy thừa) % (phần trăm) Ví dụ : = 25 + 6 kết quả {31} = 16 - 4 {12} = 80/10 {8} = 80 * 25% {20} = 2^4 {16} Toán tử chuỗi: & (nối chuỗi) Ví dụ : = 24 & “Bis” {24Bis} Lưu ý : Trong công thức muốn nhập chữ phải để trong dấu ngoặc kép. Toán tử so sánh: = (bằng) <> (không bằng) > (lớn hơn) >= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn) <= (nhỏ hơn hay bằng). Độ ưu tiên của các toán tử trong công thức theo thứ tự sau: 1. Biểu thức trong ngoặc ( ) 2. Lũy thừa 3. Nhân, chia 4. Cộng, trừ Trong các phép toán cùng ưu tiên, thì phép toán nào đứng trước được tính trước. Ví dụ : = 3+5*3 {18} = (3+5)*3 {24} = 5/2*3 {7.5} = 2*3^(2+1)-2 {52} d. Kiểu ngày tháng: tức là nhập ngày, tháng, vào máy tính, và làm cho Excel hiểu được ngày tháng để tính ra số ngày, tháng, Thông thường bạn cần nhập ngày tháng bằng các con số, nhưng phải nhập tháng trước ngày sau, rồi đến năm. Phân cách giữa ngày tháng năm là dấu (-) hay dấu (/), nếu không nhập năm thì Excel sẽ hiểu là năm hiện hành. Tuỳ theo cách định dạng mà Excel sẽ hiển thị tháng bằng chữ hay bằng số, nhưng thông thường tháng được hiển thị b ằng 3 ký tự tiếng Anh viết tắt. Ví dụ : 25-May (ngày 25 tháng 5). Ghi chú : Khi muốn hiệu chỉnh dữ liệu của ô nào bạn cần double click vào ô đó. Có thể click chọn ô muốn nhập dữ liệu, sau đó click trỏ chuột vào khung công thức để nhập hoặc hiệu chỉnh dữ liệu, nhập xong gõ Enter. Nếu nhập tiếng Việt vào khung công thức, bạn sẽ không thấy hiển thị dấu tiếng Việt, nhưng dấu tiếng Việt vẫn hiển thị trong ô. Khi chiều dài của dữ liệu dài hơn chiều rộng của ô thì có thể thấy hiển thị như sau: - Tràn sang ô bên phải, nếu ô bên phải không có dữ liệu. 112 - Ẩn phần dữ liệu dài hơn nếu ô bên phải có dữ liệu. - Nếu là dữ liệu kiểu số hay ngày tháng dài hơn chiều rộng của ô thì có thể chỉ thấy hiển thị các dấu ### nhưng vẫn tính toán được. Để xoá dữ liệu, bạn chọn vùng muốn xoá, sau đó gõ phím Delete hoặc dùng lệnh Edit | Clear. 5. Chọn vùng bảng tính Trước khi thực hiện một thao tác, bạn phải chọn phạm vi làm việc (có thể một vùng hoặc nhiều vùng). Chọn một ô: Di chuyển con trỏ ô đến ô chọn hoặc click tại ô chọn. Chọn một cột: Click tại ký hiệu cột muốn chọn. Chọn một dòng: Click tại ký hiệu (số thứ tự) dòng muốn chọn. Chọn nhiều dòng hoặc cột liền nhau: Drag trên các ký hiệu dòng hoặc cột muốn chọn. Chọn các dòng hoặc cột không liền nhau: Nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó click vào ký hiệu dòng hoặc cột muốn chọn. Chọn một vùng, có các cách chọn: - Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím mũi tên dịch chuyển đến ô cuối vùng. - Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, drag đến ô cuối vùng. - Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift trong khi click tại ô cuối vùng. Chọn nhiều vùng: Nhấn và giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác nhau. Chọn toàn bộ bảng tính: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A, hay click vào ô giao điểm của tiêu đề dòng và cột. 113 6. Định dạng Font chữ Chọn vùng muốn định dạng và thực hiện như sau: a. Định dạng nhanh bằng thanh định dạng (Formatting): Nếu không thấy hiển thị thanh Formatting, thì thực hiện lệnh View | Toolbar | Formatting. Click mở khung Font để chọn kiểu chữ. Click mở khung Size để chọn cỡ chữ. Các biểu tượng định dạng : Bold : chữ đậm. Italic : chữ nghiêng. Underline : gạch dưới. b. Định dạng bằng cửa sổ Format: Dùng lệnh Format | Cells để mở cửa sổ Format Cells, và click chọn lớp Font. Chọn kiểu chữ trong khung Font. Chọn dạng chữ trong khung Font Style. Chọn cỡ chữ trong khung Size. Click mở khung Underline để chọn dạng gạch dưới. Mở khung Color để chọn màu. Khung Effects có các mục sau: Khung F Khung Font Si 114 Strikethrough : gạch ngang chữ. Trung tâm. Superscrip : đưa lên trên. Ví dụ : 2x 2 + 3x = 0. Subscrip : đưa xuống dưới. Ví dụ : H 2 O. 7. Hiệu chỉnh dòng và cột a. Thay đổi chiều cao dòng, độ rộng cột: Đưa trỏ chuột đến đường biên trên thanh tiêu đề của dòng hay cột (trỏ chuột chuyển thành hình mũi tên hai đầu), drag để thay đổi chiều cao dòng hay độ rộng cột.  Khi double click vào đường biên trên thanh tiêu đề của dòng, bạn sẽ có chiều cao của dòng bằng chiều cao của ô dữ liệu cao nhất trong dòng. Khi double click vào đường biên trên thanh tiêu đề của cột, bạn sẽ có chiều rộng của cột bằng chiều rộng của ô dữ liệu rộng nhất trong cột. Bạn có thể hiệu chỉnh chiều cao của dòng và chiều rộng của cột từ trình đơn Format trên Menu Bar (cần phải lựa chọn các cột hoặc dòng muốn hiệu chỉnh trước khi dùng trình đơn này). Hiệu chỉnh chiều cao dòng: dùng lệnh Format | Row : - Height : hiệu chỉnh chiều cao dòng. - AutoFit : tự động hiệu chỉnh độ cao. - Hide : ẩn. - Unhide : thôi ẩn. Thực hiện tương tự với lệnh Format | Column | để điều chỉnh độ rộng cột. b. Chèn dòng, cột: Di chuyển ô chọn đến dòng hay cột muốn chèn và sử dụng trình đơn Insert: [...]... find_text trong chuỗi text bắt đầu tìm từ vị trí start_num, nếu bỏ qua start_num nó cho giá trị bằng 1 Hàm này phân biệt chữ HOA và thường Ví dụ : =FIND("e","MS Excel 6.0") {kết quả : 8} =FIND("E","MS Excel 6.0") {kết quả : 5} =FIND( "Excel" ,"MS Excel 6.0") {kết quả : 5} Giả sử giá trị trong ô A1 là chuỗi “Lê Văn Hùng” =LEFT(A1;Find(" ";A1)-1) {kết quả: “Lê”} Hàm SEARCH(find_text, text, start_num) Tương... tìm giá trị số học lớn nhất của các giá trị có trong danh sách Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2 =MAX(B1:B4) cho kết quả 8 Hàm MIN(danh sách các trị): tìm giá trị số học nhỏ nhất của các giá trị có trong danh sách Ví dụ: Dữ liệu trong các ô : B1, B2, B3, B4 lần lượt là : 4, 8, 6, 2 =MIN(B1:B4) cho kết quả 2 119 Ví dụ: Xem bảng tính sau: Lưu ý: Trong Excel có sẵn tính... theo chế độ điền tự động Mục Step Value: chọn trị số bước nhảy Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc 5.2 Hàm trong Excel Trong Excel, bạn có thể thành lập các công thức để tính toán giá trị của các ô Thay vì phải nhập giá trị của ô nào đó vào công thức thì chỉ cần nhập địa chỉ của ô là đủ, Excel sẽ tự hiểu là lấy giá trị của các ô đó tính toán với nhau Ví dụ: 117 Lưu ý : Những báo lỗi thường gặp khi nhập... thức có tham chiếu đến ô không có thực #NAME? : Sai tên ô hoặc tên vùng 1 Các hàm thường dùng Excel có một số hàm mẫu (Function Wizard) dùng tiện lợi và đơn giản, ví dụ công thức =A3+A4+A5+A6+A7 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A7) Dạng thức tổng quát của hàm: =(Danh sách đối số) Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX, Danh sách đối số: có thể là các trị số, dãy các ô,... khi nhập dữ liệu, tính toán, bạn còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp với yêu cầu Khi nhập dữ liệu kiểu số trong Excel, bạn không thể nhập dấu phân cách hàng ngàn và các đơn vị cho số (ví dụ: 100 cái) Nhưng bạn có thể dùng phương pháp định dạng để đưa chúng vào mà Excel vẫn hiểu chúng là dữ liệu kiểu số Các bước thực hiện để định dạng số: Chọn vùng số muốn định dạng Thực hiện lệnh Format... lệnh : Tools | Options, chọn lớp View, đánh dấu kiểm (hay bỏ chọn) mục Gridlines 5.5 Sắp xếp và tìm kiếm 1 Sắp xếp Trong Excel có thể sắp xếp số liệu trong một phạm vi được chọn một cách độc lập với các ô ngoài khu vực chọn Việc sắp xếp có thể thực hiện trên hàng ngang hoặc 132 cột dọc Excel cho phép sắp xếp dữ liệu tối đa theo ba khóa Ví dụ, nếu một danh sách lương sắp xếp theo từng đơn vị, trong mỗi... đổi kích thước Di chuyển thành phần sang vị trí khác : Drag lên thành phần Định dạng lại một thành phần : Double click vào thành phần, xuất hiện hộp thoại gồm nhiều lớp, tiến hành định dạng lại theo hướng dẫn của hộp thoại 5.7 Cơ sở dữ liệu trên bảng tính 1 Khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu (Database) Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột để có thể liệt kê,... các cột bên phải, còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới Ví dụ : Công thức ở ô C3: =HLOOKUP(B3,$B$7:$D$8,2,0) {Máy tính} 2 Chọn hàm mẫu từ hệ thống menu Trong Excel có khoảng hơn 300 hàm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Một hàm mẫu có thể nhập vào ô qua hệ thống menu và hộp thoại bằng cách : Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu Thực hiện lệnh Insert | Function hoặc... =MIN(B1:B4) cho kết quả 2 119 Ví dụ: Xem bảng tính sau: Lưu ý: Trong Excel có sẵn tính năng tính toán nhanh như sau: Trước tiên bạn đánh dấu vùng cần tính toán rồi right click vào thanh trạng thái của Excel (nằm bên dưới màn hình, nếu không thấy bạn vào menu View, chọn Status Bar), sẽ hiện menu có các mục chọn là các giá trị cần tính: None (huỷ giá trị đã tính), Average (tính trị trung bình), Count... màu đỏ hay để trong ngoặc đơn) 128 2 Định dạng tiền tệ Cũng tương tự như định dạng số nhưng: Trong khung Category ở cửa sổ Format Cells, chọn mục Currency Chọn dạng tiền tệ trong khung Symbol Đối với Excel 2002 trở đi, trong khung này có hầu hết các ký hiệu viết tắt của các loại tiền tệ trên thế giới theo tiêu chuẩn quốc tế (tiền tệ của Việt Nam viết tắt là VND) Nếu muốn đưa vào một ký hiệu riêng, . thoát khỏi Excel Khởi động Excel: Dùng lệnh Start | Programs | Microsoft Excel Ngoài cách khởi động trên, ta còn có thể khởi động Ms. Excel theo các cách sau: Click biểu tượng Excel trên. 105 Chương 5 Microsoft EXCEL Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft, Excel thực sự là một công cụ rất hữu ích để quản lý. Excel trên màn hình nền. Click biểu tượng Excel trên Start Menu. Thoát khỏi Excel: Nên ghi lại tập tin soạn thảo trước khi thoát, nếu không Ms. Excel sẽ hỏi: - Chọn Yes nếu muốn ghi. -