Tài liệu do Ths. Lê Văn HòaKhoa Du lịch_ĐH Huế Biên soạn. Gồm 6 chương: Chương 1: Làm quen với excel Chương 2: Các thao tác với bảng tính Chương 3: Xử lý dữ liệu với bảng tính Chương 4: Hàm trong excel Chương 5: Thao tác trên cơ sở dữ liệu Chương 6: Biểu đồ và Đồ thị
11/26/2012 Học phần: CHƯƠNG 1: MICROSOFT EXCEL LÀM QUEN VỚI MS EXCEL Giảng viên: ThS Lê Văn Hòa Bộ mơn ICT – Khoa Du lịch – Đại học Huế Khởi động MS Excel Màn hình làm việc Chọn Start\ Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Office Excel 2003 2.1 Các thành phần hình Excel 2.1 Các thành phần hình Excel Thanh tiêu đề – The Title bar Thanh công thức – The Formular bar Thanh menu ngang – The Menu bar Thanh trạng thái – The Status bar Thanh công cụ chuẩn – The Standard Toolbar Thanh thẻ tên bảng tính – The Sheet tabs Thanh định dạng – The Formatting Toolbar 11/26/2012 2.1 Các thành phần hình Excel • Bảng tính – The WorkSheet – Cột (Column): Là tập hợp ô bảng tính theo chiều dọc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C,…AA, AB đến IV), tổng số có 256 cột Ngoài bên trái nút chọn (đánh dấu khối) tồn bảng tính – Hàng (Row): Là tập hợp bảng tính theo chiều ngang đánh thứ tự số từ đến 65536 2.2 Các thao tác, khái niệm định nghĩa • Di chuyển – Cách 1: Trỏ chuột tới ô cần tới, click trái chuột – Cách 2: Sử dụng phím mũi tên: chuyển tới hàng, cột lân cận – Cách 3: Nhấn phím F5, nhập vào địa cần di chuyển tới – Cách 4: Sử dụng ô Name Box 2.2 Các thao tác, khái niệm định nghĩa • Địa tương đối địa tuyệt đối Địa =A1 Tên gọi Ý nghĩa Địa tương đối =$A$1 Địa tuyệt đối =A$1 Địa hàng =$A1 Điạ cố định cột cố Ô (Cell): Là giao dòng cột Mỗi xác định địa (ví dụ: A4) Ơ có đường viền quanh hành • Bảng (Sheet): Mỗi bảng bao gồm 256 cột 65536 dòng Tên bảng Sheet# Mặc định bảng tính có sẵn bảng • Chúng ta thay đổi số bảng lúc khởi động MS Excel cách: – Trên menu Tools chọn Options…, tab General khai báo số bảng mục Sheets in new workbook (giá trị thay đổi từ … 255) • Các địa cột hàng thay đổi ô chứa công thức chép đến vị trí khác 2.2 Các thao tác, khái niệm định nghĩa • • Vùng sở liệu – Vùng sở liệu khối hình chữ nhật bao gồm ô liên tục Để xác định vùng, người ta kết hợp địa ô trái ô phải Công thức tốn tử – Cơng thức: Có dạng sau =[] – Ngồi kết hợp hàm chuẩn Excel công thức – Các toán tử số học: +, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % (phần trăm) – Các toán tử logic : , =, (khác), = Chuyển đổi qua lại địa Gõ địa nhấn phím F4 Ý nghĩa lần Địa tuyệt đối lần Cố định địa hàng Các địa cột hàng cố định, không thay đổi lần Cố định địa cột định Chỉ có địa cột thay đổi, địa hàng cố định lần Địa tương đối Chỉ có địa hàng thay đổi, địa cột cố định 11/26/2012 Các phím tắt STT TỔ HỢP PHÍM CTRL+A CTRL+N CTRL+R CTRL+W CTRL+F4 CTRL+S CTRL+; SHIFT+ SHIFT+F2 CHỨC NĂNG Bơi đen tồn văn Mở file Tự động chép ô bên trái sang bên phải Đóng bảng tính Đóng cửa sổ làm việc Lưu tài liệu vào đĩa Hiển thị chuỗi ngày Bôi đen ô sang bên phải Vào chế độ hiệu chỉnh thích STT TỔ HỢP PHÍM CHỨC NĂNG 10 SHIFT+ Space Bơi đen dòng 11 SHIFT+ Home Bơi đen đến đầu dòng 12 SHIFT+ End Bơi đen đến cuối dòng 13 Bơi đên từ ô chứa trỏ đến ô đầu trang SHIFT+ Page Down Bôi đen từ ô chứa trỏ đến ô cuối trang CTRL+SHIFT+; Nhập thời gian hành hệ thống 14 15 SHIFT+ Page Up Thoát khỏi Excel • Trên menu File chọn Exit nhấn tổ hợp phím Alt+F4 • Hoặc click vào dấu X góc phải hình để trở Windows 11/26/2012 Học phần: MICROSOFT EXCEL Giảng viên: ThS Lê Văn Hòa Bộ mơn ICT – Khoa Du lịch – Đại học Huế Nội dung Lưu bảng tính đĩa Mở bảng tính có đĩa Đóng bảng tính Thêm bảng tính Xố bảng tính Đổi tên bảng tính Sao chép/Di chuyển bảng tính CHƯƠNG 2: CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH Lưu bảng tính đĩa • Click nút Save Standard Tool (hoặc menu File, chọn Save, nhấn tổ hợp phím Ctrl+S) • Nếu ta cần lưu bảng tính với tên khác, chọn mục menu File chọn Save As… đặt tên cho file Mở bảng tính có đĩa Đóng bảng tính • Click nút Open Standard Tool (hoặc menu File chọn Open), hộp thoại Open xuất • Chọn thư mục chứa file tài liệu cần mở mục Look in • Chọn tên file tài liệu cần mở chọn OK • Ngồi ra, Excel có cách mở bảng tính khác: Chọn menu File xuất menu dọc với danh sách bảng tính làm gần phía Ta chọn tên file cần mở từ danh sách • Trên menu File chọn Close • Hoặc click dấu X phía bên phải menu ngang 11/26/2012 Thêm bảng tính • Trên menu Insert chọn Worksheet • Hoặc click chuột phải thẻ tên bảng tính để gọi menu tắt (quy ước ta gọi thao tác “menu tắt”), chọn Insert… Hộp thoại Insert ra, tab General ta chọn mục Worksheet nhấn OK Xố bảng tính • Trên menu Edit chọn Delete Sheet • Hoặc gọi [menu tắt] chọn Delete Đổi tên bảng tính Sao chép/Di chuyển bảng tính • Click đúp vào thẻ tên (tức vào tên bảng tính, sau quy ước gọi “thẻ tên”) thẻ tên menu Format chọn Sheet/Rename [menu tắt]/Rename • Gõ vào tên mới, nhấn Enter OK • Cách 1: Giữ phím Ctrl kéo thả thẻ tên thẻ tên khác (Sheet khác) Nếu không giữ phím Ctrl bảng tính di chuyển • Cách 2: Trên menu Edit chọn Move or Copy Sheet… Chọn Workbook cần di chuyển tới khung To book (Nếu di chuyển đến Workbook chưa tạo chọn mục (new book) - Workbook tạo để chứa sheet này) Chọn vị trí đặt bảng tính trước bảng tính khung Before sheet Nếu đánh dấu chọn vào Create a copy, Excel chép bảng tính khơng di chuyển Tách bảng tính • Cách 1: Đưa trỏ vị trí cần tách, menu Window chọn mục Split Để bỏ tách menu Window chọn Remove Split • Cách 2: Đưa trỏ vị trí cần tách, menu Window chọn mục Freeze Panes Để bỏ tách menu Window chọn Unfreeze Panes 11/26/2012 Ẩn lại bảng tính 10 Bảo vệ bảng tính • Trên menu Format chọn Sheet/Hide để ẩn bảng tính • Để lại bảng tính, menu Format chọn Sheet/Unhide… chọn sheet cần hiển thị hộp thoại Unhide, sau nhấn Enter • Trên menu Tools chọn Protection – Chọn Protect Sheet… để bảo vệ bảng tính – Chọn Protect Workbook… để bảo vệ tập bảng tính • Nếu cần thiết gõ mật vào khung Password, hai lần gõ phải giống lưu ý mật Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường • Để bỏ tình trạng bảo vệ, menu Tools chọn Protection/Unprotect Sheet… hay Unprotect Workbook… Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, gõ ta cập nhật bảng tính 11 Chọn nhiều bảng tính 12 Đặt thay đổi mật mở file • Liền kề: Click chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift click chuột vào thẻ cuối • Cách nhau: Giữ Ctrl click chuột vào thẻ tên • Để bỏ việc chọn bảng tính đó, giữ Ctrl click chuột vào thẻ tên bảng tính • Một file sau tạo bảo vệ mật Sau tạo xong bảng tính, menu File chọn Save As…, click chuột vào nút Tools, menu tắt ra, click chuột vào mục General Options… • Đánh mật vào mục Password to open, việc đặt mật đòi hỏi cần mở file bạn phải đánh vào mật đặt • Password to open : mật chống việc mở file • Password to modify: mật chống việc hiệu chỉnh file • Gõ mật hai lần giống sau nhấn OK Save 11/26/2012 Học phần: MICROSOFT EXCEL CHƯƠNG 3: XỬ LÝ DỮ LIỆU VỚI BẢNG TÍNH Giảng viên: ThS Lê Văn Hòa Bộ mơn ICT – Khoa Du lịch – Đại học Huế Các kiểu liệu Dạng chuỗi (Text) • Trong chứa kiểu liệu • Kiểu liệu ô phụ thuộc vào thành phần ký tự • Các kiểu liệu phân sau: – Dạng chuỗi (Text) – Dạng số (Number) – Dạng công thức (Formulas) – Dạng thời gian (ngày/giờ - Date/Time) Trong ô phải chứa ký tự chữ từ a đến z A đến Z Nếu bắt đầu ký tự số (0-9) theo sau phải ký tự chữ • Những liệu chuỗi dạng số như: – Số điện thoại, số nhà, mã số v.v… nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (‘) khơng có giá trị tính tốn • Theo mặc định, liệu dạng chuỗi tự động sang trái • Dạng cơng thức (Formulas) Dạng số (Number) • • • • Trong chứa số từ đến Các dấu +, -, *, /, (, ), $ (hoặc dấu đơn vị tiền khác tùy thuộc việc đặt thông số quốc tế Windows) Theo mặc định, liệu dạng số tự động sang phải • Bắt đầu dấu = + Sau nhấn Enter, công thức nhập vào thể công thức kết thể Trong số trường hợp ta có kết sau: 11/26/2012 Dạng ngày/giờ (Date/Time) Ta có quy ước sau: – DD: Là số Ngày – MM: Là số Tháng – YY: Là số cuối Năm – YYYY:Là năm đầy đủ với chữ số • Ta nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY (kiểu tiếng Anh, Mỹ) DD/MM/YY (kiểu tiếng Việt, tiếng Pháp) tùy thuộc vào việc đặt thơng số quốc tế Windows • • Lưu ý: – Nếu giá trị YY (năm) có giá trị từ 00-29 Excel chuyển thành năm sau năm 2000 Ví dụ: Nếu ta nhập 05/15/05 có kết quả: 05/15/2005 – Nếu YY có giá trị từ 30-99 Excel tự động chuyển thành năm trước năm 2000 Ví dụ: Nếu nhập vào 04/20/45 có kết quả: 04/20/1945 • Như để nhập ngày tháng cho năm từ 1900 đến 1929 hay từ 2030 đến 2999 ta phải nhập theo định dạng đầy đủ: MM/DD/YYYY DD/MM/YYYY • Có thể nhập kiểu ngày cách sau: – Sử dụng hàm Date: Cú pháp DATE(Year, Month,Day) cách nhập ngày tốt Các tốn tử cơng thức • Sau menu Format chọn Cells/Number/Date chọn dạng thể ngày khung bên phải • Đặc biệt: Nhấn tổ hợp phím CTRL + ; (dấu chấm phẩy): cho Ngày hệ thống CTRL + Shift + ; cho Giờ hệ thống • Theo mặc định, liệu dạng ngày tháng sang phải Tốn tử số Tốn tử ^ * / + % • Tốn tử số • Tốn tử nối chuỗi: & • Tốn tử so sánh Ví dụ Ý nghĩa Lũy thừa Nhân Chia Cộng Trừ Phần trăm • Các A1, B1, C1 chứa số 2, 3, – Nếu ô D1 gõ =A1+B1*C1 kết 14 – Nếu ô D1 gõ = (A1+B1)*C1 kết 20 • Thứ tự ưu tiên phép tốn sau: Lũy thừa trước đến nhân chia sau đến cộng trừ Các phép toán mức ưu tiên (như nhân chia cộng trừ) thực từ trái sang phải • Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng cặp ngoặc đơn, toán tử cặp dấu ngoặc sâu thực trước 11/26/2012 Toán tử nối chuỗi: & • Ví dụ: – chuỗi s1 = “Tin ” – chuỗi s2 = “học” – chuỗi s3 = s1&s2 cho kết s3 = “Tin học” Nhập liệu • • • • Dữ liệu Nhập liệu sử dụng miền nhập liệu Dữ liệu ô tuân theo quy luật Điền danh sách tự tạo Tốn tử so sánh • Các toán tử so sánh cho kết True (đúng) False (sai) Ví dụ: Trong A1 có số 26, B1 có số –125 Nếu C1 gõ vào công thức = A1>B1 kết TRUE = A13, 6>4) cho kết TRUE =AND(5>3, 6