THỰC HÀNH ĐÀM PHÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI

LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hằng ngày trong lĩnh vực giao dịch, kinh doanh thương mại, ngoài việc tiếp xúc trao đổi trực tiếp trong các cuộc gặp gỡ, các cuộc họp, các cuộc hội thảo…Việc trao đổi b

Trang 1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Hằng ngày trong lĩnh vực giao dịch, kinh doanh thương mại, ngoài việc tiếp xúc trao đổi trực tiếp trong các cuộc gặp gỡ, các cuộc họp, các cuộc hội thảo…Việc trao đổi bằng các giấy tờ, công văn và đặc biệt là thư tín thương mại vô cùng cần thiết.Thư tín cũng góp phần quan trọng trong việc thiết lập và hợp thức hóa các nghiệp vụ trong thương mại đồng thời thư tín đóng vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế Nó có mặt và được sử dụng ở hầu hết các giai đoạn của mỗi thương vụ,

nó cũng phản ánh thái độ và phong cách kinh doanh của các doanh nghiệp và góp phần không nhỏ vào thành công của doanh nghiệp

Thư tín luôn được sử dụng trong mọi thời đại, mọi thương vụ: hỏi hàng, hoàn giá, đặt hàng, thực hiện đơn hàng, hợp đồng, khiếu nại, yêu cầu, thông báo, phản hồi mail từ khách hàng, đối tác … tất cả đều phải thông qua thư tín, nó là phương tiện nhanh chóng hiệu quả nhất

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, thuật ngữ thư tín thương mại không còn mấy xa lạ để tạo ấn tượng tốt đẹp với các đối tác nước ngoài thông qua thư tín thương mại

Thư tín thương mại là việc gửi thư cung cấp thông tin và tài liệu kèm theo như brochure giới thiệu công ty, tờ rơi và có khi là món quà nhỏ của công ty hoặc hàng mẫu, trực tiếp cho khách hàng tiền năng Hoạt động này được xem là bước đi đầu tiên trong kế hoạch xúc tiến bán hàng

Ngoài các vấn đề nêu trên thì còn một lí do nữa làm cho việc sử dụng thư tín thương mại trở nên phổ biến đó là vấn đề khoảng các trong thương mại toàn cầu Thư tín trong thương mại toàn cầu là sự lựa chọn hiệu quả, nó giúp tiết kiệm được chi phí, thời gian, rút ngắn khoảng cách địa lí trong hoat động đàm phán thương mại

Tuy nhiên, nhiều người phê phán rằng đây là cách làm không hiệu quả, mặc dù

nó vẫn là công cụ xúc tiến bán hàng được sử dụng rất rộng rãi Những người phê phán cách làm này cho rằng tỷ lệ phản hồi đối với thư tín trực tiếp là rất thấp, cho

Trang 2

dù tỷ lệ này trong các ngành là khác nhau Các kết quả thống kê chỉ ra rằng tỷ lệ phản hồi chỉ vào khoảng trên dưới 1% Đây thực sụ không phải là một con số khích

lệ, nhưng tại sao vẫn có nhiều công ty áp dụng? Một trong những lý do là đây là một hình thức giới thiệu công ty và các sản phẩm và dịch vụ có chi phí thấp Một lý

do nữa làm công ty có thể chấp nhận lỷ lệ phản hồi thấp và gửi đi rất nhiều thư giới thiệu vì cuối cùng họ vẫn nhận được số lượng đơn hàng thích hợp Các công ty có thể tăng tỷ lệ phản hồi bằng cách sử dụng một vài quy tắc và mẹo nhỏ

Từ đó, “thực hành đàm phán qua thư thương mại” trong hoạt động ngoại

thương và thương mại là vấn đề quan tâm

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

2.1 Mục tiêu chung :

Tìm hiểu về thực hành đàm phán qua thư thương mạ

2.2 Mục tiêu cụ thể :

 Tìm hiểu về thực hành đàm phán qua thư thương mại

 Thực hiện đàm phán qua thư thương mại

3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đề tài được thực hiện trong giao dịch buôn bán trực tiếp bằng thư thương mạigiữa 2 công ty ALPHA TRADING LTDA và VIETTIEN GARMENT CORPORATION

Trang 3

PHẦN NỘI DUNG

* BUÔN BÁN TRỰC TIẾP

CÁC BƯỚC GIAO DỊCH

1 Inquiry

ALPHA TRADING LTDA

Add: Dominica 342, Recoleta, Santiago, Chile

Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

VIETTIEN GARMENT CORPORATION

Add: 07 Le Minh Xuan, Tan Binh district, Ho Chi Minh City, Viet Nam

Telephone: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

March 2, 2012

Dear Sir/ Madams,

We have seen advertisement for clothes on your company website

I would be helpful if you could send us catalogue details about shirt , T-shirt and casual trouser for men, price of products, quantity of goods, quantify you can supply, delivery time, delivery conditions

We look forward to receiving your company’s offer

Yours faithfully,

Mr Victor Trillat - Commercial Manager

1 Hỏi hàng.

Alpha TM LTDA

Địa chỉ: 342 Dominica, Recoleta, Santiago, Chile

Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900

Trang 4

Fax: (+56-2) 490 8910

CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VIỆT TIẾN

Địa chỉ: 07 Lê Minh Xuân, huyện Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

Ngày 02/03/2012

Xin chào!

Chúng tôi đã thấy quảng cáo cho quần áo trên trang web công ty của bạn Tôi thấy sẽ là hữu ích nếu bạn có thể gửi cho Chúng tôi thông tin chi tiết các mặt hàng hàng áo sơ mi, T-shirt và quần thường cho nam giới, giá của sản phẩm, số lượng hàng hoá, xác định số lượng bạn có thể cung cấp, thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng

Chúng tôi mong nhận được lời đề nghị của công ty bạn

Trân trọng,

Ông Victor Trillat - Giám đốc thương mại

2 Oferr.

Telephone: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

March 3, 2012

ALPHA TRADING LTDA

Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900

Trang 5

Fax: (+56-2) 490 8910

Dear Madams/sirs,

We are a prestigious manufacturer based in Ho Chi Minh City Our company was established in 2001 and run under the philosophy “Quality comes first”

We make clothes for men, specializing in cotton with all seasonal colors and customized patterns as requested We offer a wide range of categories from homewear to outerwear such as shirt, pajama, casual trouser, tie

We thank you for your inquiry letter of 2nd March We enclose descriptive catalogue about color, size and price of products

With the 5-year experience in implementing FOB contracts, we are confident to offer you high quality products to your company We deal in medium orders – i.e.1500pcs – 3000 pcs per style with 3 optional colors in a short lead time of 4- 8 weeks delivery FOB We are confident that they will meet your requirements

Meanwhile we enclose a copy of our price list and terms and conditions of trade, and look forward to hearing from you

Yours faithfully,

Ms Nga – Sales Manager

2 Chào hàng.

Fax: 84-8-38645085

03/03/2012

Alpha TM LTDA

Địa chỉ: 342 Dominica,Recoleta, Santiago, Chile

Trang 6

Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Ông Victor thân mến,

Chúng tôi là một nhà sản xuất có uy tín có trụ sở tại thành phố Hồ Chí Minh Công ty chúng tôi được thành lập vào năm 2001 và chạy theo triết lý "Chất lượng đến trước".Chúng tôi may quần áo cho nam giới, chuyên bằng cotton với tất

cả các màu sắc theo mùa và các mẫu tùy chỉnh theo yêu cầu Chúng tôi cung cấp một loạt các loại từ mặc ở nhà đến quần áo thể thao, áo sơ mi, quần bình thường, cà vạt Chúng tôi cảm ơn về lá thư yêu cầu của bạn ngày 2 tháng 3 Chúng tôi gửi kèm theo danh mục mô tả về kích thước, màu sắc và giá cả của sản phẩm

Với kinh nghiệm 5 năm trong việc thực hiện các hợp đồng FOB, chúng tôi tự tin để cung cấp cho bạn các sản phẩm chất lượng cao cho công ty của bạn Chúng ta đối phó trong đơn đặt hàng trung bình ie1500pcs - 3000 chiếc mỗi phong cách với 3 màu tùy chọn trong một thời gian ngắn 4 - 8 tuần giao hàng FOB Chúng tôi tự tin rằng họ sẽ đáp ứng yêu cầu của bạn.Trong khi đó chúng tôi gửi kèm theo một bản sao của danh sách giá của chúng tôi và các điều khoản và điều kiện thương mại,

và mong muốn được phản hồi từ bạn

Trân trọng,

Bà Nga - Sales Manager

3 Order

ALPHA TRADING LTDA

Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Trang 7

Telephone: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

March 4, 2012

Dear Ms Nga,

We are pleased to order shirt listed in the table below The reference numbers are from your

2012 catalogue Please include a new catalogue with our order:

Quantit

1000 BT111 Black trouser, 55% poly + 45%

We would appreciate if the order is delivered at the address given below latest

by 30 March, 2012 so that we can start selling it to the customer in early April The terms and conditions of the purchase order are as follows:

1 Order for clothes with size of Europe

2 Delivery will be made at the address mentioned above

3 The order should be delivered latest by 30 March

4 100% payment will be made on delivery

5 If the order is not delivered by the due date, please consider it as cancelled

6 The price of clothes inclusive of all taxes

Please contact us with any explanation for the difference in the order details We hope to have a long business relationship with you

Best regards,

Trang 8

3 Đặt hàng

Alpha TM LTDA

Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Fax: 84-8-38645085

04/03/2012

Bà Nga than mến!

Chúng tôi đặt hàng áo sơ mi được liệt kê theo bảng dưới đây Số tham chiếu từ danh mục 2012 của bạn Xin vui lòng gửi theo đơn sau đây

Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu có đơn đặt hàng được giao tại địa chỉ dưới đây trước 30 tháng năm 2012 để chúng ta có thể bắt đầu bán nó cho khách hàng vào đầu tháng tư Các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng như sau:

1 Để cho quần áo với kích thước của Châu Âu

2 Giao hàng tận nơi sẽ được thực hiện tại địa chỉ nêu trên

3 Lệnh phải được gửi chậm nhất ngày 30 tháng 3

4 100% thanh toán sẽ được thực hiện trên giao hàng

5 Nếu lệnh không được giao đúng hạn, xin vui lòng xem xét nó như là hủy bỏ

Trang 9

6 Giá quần áo bao gồm tất cả các loại thuế.

Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi với bất kỳ lời giải thích cho sự khác biệt trong các chi tiết đặt hàng Chúng tôi hy vọng có một mối quan hệ kinh doanh lâu dài với bạn

Trân trọng,

4 Counter offer

Telephone: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

March 5, 2012

ALPHA TRADING LTDA

Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Dear Mr Victor Trillat,

Thank you very much for your company’s order We thank you confidence our company

I am hoping that we can discuss of some terms and conditions We must get 2% total the order value Because delivery deadlines are less than plan, we have to enhance labor productivity of machines and employees to ensure delivery on time Thank you for your consideration

Trang 10

Sincerely yours,

4 Hoàn giá

Fax: 84-8-38645085

05/03/2012

Alpha TM LTDA

Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Kính gửi ông Victor Trillat,

Cám ơn rất nhiều về đơn đặt hàng của công ty bạn, và cảm ơn về sự tin tưởng của công ty bạn với chúng tôi Tôi hy vọng rằng chúng ta có thể thảo luận

về một số điều khoản và điều kiện Chúng tôi phải có được 2% tổng giá trị đơn hàng

Bởi vì thời hạn giao hàng ít hơn so với kế hoạch, chúng tôi phải nâng cao năng suất lao động của máy móc và nhân viên để đảm bảo giao hàng đúng thời gian

Cảm ơn bạn đã quan tâm

Trân trọng,

Bà Nga, quản lý bán hàng

5 Aceptance

Trang 11

ALPHA TRADING LTDA

Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Add: 07 Le Minh Xuan, Tan Binh district, Ho Chi Minh city, Viet Nam

Telephone: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

March 6, 2012

Dear Ms Nga,

As we have discussed ideas you come up, your counter offer has been reviewed and

is acceptable in its entirety we are very pleased to accept counter offer detail We agree to pay an additional 2% total the order value

You send us confirmation in two copies with agreed terms We are pleased about having the opportunity to cooperation together

Yours sincerely,

5 Chấp nhận

Alpha TM LTDA

Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Trang 12

Telephone: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

06/03/2012

Bà Nga thân mến,

Như chúng ta đã thảo luận những ý kiến bạn đưa ra, yêu cầu của bạn đã được xem xét và được chấp nhận toàn bộ, chúng tôi rất hài lòng để chấp nhận chi tiết thông tin cung cấp truy cập Chúng tôi đồng ý trả thêm 2% tổng giá trị đơn hàng Bạn gửi cho chúng tôi xác nhận trong hai bản sao với điều kiện thoả thuận Chúng tôi rất hài lòng về việc có cơ hội để hợp tác với nhau

Trân trọng,

6 Confirmation

Telephone: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

March 7, 2012

ALPHA TRADING LTDA

Telephone: (+56-2) 490 8900(+56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Trang 13

Dear Mr Victor Trillat,

This is to confirm that we have received your order for the purchase of the items as mentioned in the list as attached:

1000 blue shirts

1000 white T- shirts

1000 black trouser

Clothes are Europe size Delivery will be made at the address mentioned above We will receive the payment in form of L/C dated 30 March 2012 of the Vietcombank The price of clothes has inclusive of all taxes

The items are being sent to the address as mentioned in the letter of order The items are expected to be delivered on the said address within 22 days of confirm of orders The statement of orders and bill along with the warranty documents will be delivered along with the items Any defects in the items or any problems with the statement of orders must be informed at the earliest

We are thankful to for the order and pleased to serve you and hope that your association with us will continue in future also

Yours sincerely,

6 Xác nhận

Telephone: 84-8-38640800

Fax: 84-8-38645085

07/03/2012

Alpha TM LTDA

Trang 14

Điện thoại: (56-2) 490 8900 (56-2) 490 8900

Fax: (+56-2) 490 8910

Ông Mr Victor than mến,

Đây là thư để xác nhận rằng chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn để mua các mặt hàng như đã đề cập trong danh sách đính kèm:

1000 màu xanh áo sơ mi

1000 trắng T-shirt

1000 màu đen quần

Quần áo là châu Âu kích thước Giao hàng tận nơi sẽ được thực hiện tại địa chỉ nêu trên Chúng tôi sẽ nhận được thanh toán theo hình thức L / C ngày 30 tháng

ba năm 2012 của các Ngân hàng Ngoại thương Giá quần áo có bao gồm tất cả các loại thuế

Các mặt hàng đang được gửi đến địa chỉ như đã đề cập trong lá thư của trật tự Các mặt hàng được dự kiến sẽ được giao vào địa chỉ nói trên trong vòng 22 ngày kể từ ngày xác nhận đơn đặt hàng Những tuyên bố của đơn đặt hàng

và hóa đơn cùng vớicác văn bản bảo hành sẽ được chuyển giao cùng với các mục

Bất kỳ khuyết tật trong các mục hoặc bất kỳ vấn khác phải được thong báo sớm nhất Chúng tôi cảm ơn cho thứ tự và hài lòng để phục vụ bạn và hy vọng rằng hiệp hội của bạn với chúng ta sẽ tiếp tục trong tương lai cũng

Trân trọng,

Bà Nga - Sales Manager

Tóm lai, qua việc mua bán trao đổi hàng hóa qua thư tín là hình thức quan trọng trong buôn bán trực tiếp, và để thực hiện xuất, nhập khẩu của công ty xuất nhập khẩu trong nước giao dich trao đổi mua bán với công ty nước ngoài, qua thư tín mà thương vụ xuất khẩu quần áo của công ty VIỆT TIẾN GARMENT COPORATION thành công

Định dạng
Số trang	16
Dung lượng	136,5 KB