Mô tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại

Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại PHẦN GIỚI THIỆU ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Trong kinh tế hội nhập nay, đòi hỏi tất quốc gia giới phải biết xu hướng hòa nhập theo thống chung tồn cầu, trước tình hình cơng việc cần thực cách gọn nhẹ nhanh chóng nhằm thúc đẩy phát triển ngày siêu tốc Đối với lĩnh vực khoa học nhanh nhẹn dường khơng cần thiết, mà chuẩn xác, xác vô cần thiết Khác với lĩnh vực khoa học, kinh tế khó khăn để thành cơng hơn, khó khăn khơng phải bỏ nhiều công sức, làm việc cực mà địi hỏi người kinh doanh khơng nhanh nhẹn mà cịn phải nắm lấy nhanh nhẹn có để chiếm lấy thời cơ, hội để đưa lên đỉnh thành công, mà điều nhà kinh doanh làm khơng nắm bắt lấy công nghệ phương thức ngày tiên tiến thương trường Trong kinh doanh gặp nhiều khó khăn tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nhà cung ứng, đàm phán ký kết hợp đồng để đến mua bán thiết lập mối quan hệ lâu dài Đặc biệt lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, tìm kiếm khách hàng nước gây khơng khó khăn nói chi đến phải tìm kiếm khách hàng nơi xa xơi mà khơng biêt Đó chưa nói đến chi phí phải bỏ cho chuyến để tìm kiếm khách hàng, chào hàng, ký kết hợp đồng Tuy nhiên, nói nhà kinh doanh lĩnh vực xuất nhập khơng nên chán nản, thời kỳ hội nhập việc buôn bán thực cách nhanh chóng, giúp nhà kinh doanh xuất nhập giảm bớt khối lượng cơng việc chi phí phải bỏ Đó hình thức bn bán quốc tế thơng qua thư thương mại tiến trình thực qua thư, từ tìm kiếm khách hàng, tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phám ký kết hợp đồng cần hiểu rõ “Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại” để thực tiến trình bn bán qua thư thương mại khơng mắc phải lỗi mà quy định đặt GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1 Mục tiêu chung Mơ tả tiến trình thực buôn bán qua thư thương mại 2.2 Mục tiêu cụ thể  Tìm hiểu sơ lược thư thương mại  Thư thương mại Việt Nam  Tiến trình thực bn bán qua thư thương mại PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.1 Phương pháp thu thập liệu Thu thương mại tham khảo từ sách anh văn chuyên ngành ngoại thương qua Internet, báo, tạp chí 3.2 Phương pháp phân tích liệu Qua tham khảo thư thương mại, mô tả lại tiến trình thực bn bán qua thư thương mại nhằm làm rõ vấn đề cần nghiên cứu GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I SƠ LƯỢC VỀ THƯ THƯƠNG MẠI 1.1 ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA THƯ THƯƠNG MẠI Khái niệm chung: Thư Thương mại hình thức đàm phán kinh doanh mà có từ lâu đời Qua nội dung thư, bên thể nguyện vọng mong muốn lợi ích mà bên đạt Phương thức đàm phán tạo nề nếp tốt quan hệ bán hàng hay xuất nhập đối tác, thường bước khởi đầu đàm phán nhằm trì mối quan hệ lâu dài Có nhiều loại thư TM khác phụ thuộc vào mục đích người viết kinh doanh Ví dụ: Thư chào hàng, thư hỏi hàng, thư đặt hàng, thư hoàn giá, thư chấp nhận, thư xác nhận Ưu điểm:  Không đàm phán với nhiều đối tác, mà giảm nhiều khoản chi phí khác phát sinh đàm phán  Các định đưa cân nhắc kỹ lưỡng có chuẩn bị trước  Không bị lệ thuộc vào nhà trung gian  Lợi nhuận khơng bị chia khoản phí  Tạo mối liên hệ trực tiếp với đối tác, xây dựng quan hệ kinh doanh lâu dài Nhược điểm:  Việc trao đổi thư từ đòi hỏi thời gian dài, dễ hội kinh doanh  Khó kiểm sốt ý đồ đối tác điều kiện khách quan phát sinh thêm đầy đủ thư  Việc soạn thảo thư TM đòi hỏi khả viết lách chuyên nghiệp nên tốn nhiều thời gian GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại  Có thể tạo cung cầu ảo làm cho giá thay đổi Nội dung thư thương mại: thư Thương mại cần phải ngắn gọn, lịch sự, nội dung thư cần phải tập trung vào vấn đề chính, lối hành văn đơn giản, dễ hiểu, ngôn từ đơn nghĩa để tránh gây hiểu lầm cho đối tác Thông thường bao gồm phần: Địa người gởi: họ tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Địa người nhận: họ tên đầy đủ (chức vụ), tên công ty địa chỉ,… Địa điểm thời gian viết thư Lời chào mở đầu Đặt vấn đề Nội dung thư: tùy vào mục đích tính chất cơng việc (nêu trực tiếp đầy đủ thông tin) Lời chào kết thúc Ký tên nêu đích danh người gởi 1.2 THƯ THƯƠNG MẠI Ở VIỆT NAM Thư Thương Mại sử dụng từ lâu đời nước như: Anh, Mỹ ,Nhật, Hà Lan,… hình thức đàm phán kinh doanh phổ biến, Việt Nam chưa sử dụng nhiều Do phát triển khoa học kỹ thuật, mối quan hệ cá nhân bị “điện tử hóa”, tính “thực tế” kinh doanh bỏ thời gian để đàm phán qua thư hội kinh doanh nên doanh nghiệp Việt Nam sử dụng thư thương mại Thư thương mại áp dụng có tin cậy, uy tín đối tác, mà số quy định, luật pháp kinh doanh Việt Nam chưa chặt chẽ; công ty thường sử dụng Hợp Đồng Thương Mại nhằm bảo đảm quyền lợi có giá trị pháp lý cao GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thơng qua thư thương mại CHƯƠNG II TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN PHƯƠNG THỨC BUÔN BÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI Trong phần tiến trình giao dịch theo hình thức buôn bán trực tiếp thông qua thư thương mại hai công ty: Công ty cổ phần thương mại P.L cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần 2.1 HỎI HÀNG (Inquiry) Thư hỏi hàng thư mở đầu cho tiến trình bn bán trực tiếp thông qua thư thương mại, thư hỏi hàng thiết lập công ty quốc gia muốn mở mối quan hệ kinh doanh với ty quốc gia khác, để tiết kiệm chi phí họ tìm thơng tin liên quan đến công ty đối tác phương tiện tiên tiến nay, sau cơng ty thiết lập nên thư hỏi hàng điều khoản gởi cho công ty đối tác Sau thư chào hàng cụ thể: P.L Trading Corporation 90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022 Email : pvle@PL.com Your ref: Our ref: ENR 205 25 July, 2010 The sales Manager Doan Tran Trading and service Co., ltd 222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist, Ho Chi Minh city, Vietnam Tel: 84-08- 9805760 Fax: 84-08- 22162590 Email: doantran@vnn.vn Dear Sir or Madame, We have known your company’s name from the trade magazine “The business world” We would like to have a long- standing relationship with your GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại company.We would be grateful if you could send us some samples of the Cream flavour for food We would also appreciate your letting us have full information regarding FOB Ho Chi Minh city Port prices, terms of payment and earliest delivery date.If the prices offered are competitive and the quality is of the standard we required, we will place large orders with you in future We look forward very much to receiving samples and quotation from you soon Yours faithfully Ms Jescica Sales Manager Trên thư công ty cổ phần thương mại P.L gởi cho công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần, vào ngày 25/07/2010 nhằm muốn biết thêm thông tin sản phẩm cung cấp công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần Đầu thư cơng ty cổ phần thương mại P.L nói đến quan tâm danh cho cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần cơng ty biết cơng ty đối tác thơng qua tạp chí thương mại “Thế giới kinh doanh” Công ty cổ phần thương mại P.L muốn biết số mẫu sản phẩm hương vị kem, giá sản phẩm, địa điểm toán, nơi giao hàng thời gian nhận hàng hợp tác kinh doanh Cuối thư công ty cổ phần thương mại P.L mong sớm hồi âm cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần nhận mẫu hàng bảng báo giá sớm để thiết lập mối quan hệ kinh doanh với công ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần, điều kiện phù hợp với cơng ty như: giá cạnh tranh, chất lượng tiêu chuẩn đạt u cầu Thư hỏi hàng khơng có ràng buộc cơng ty cổ phần thương mại P.L , cơng ty cổ phần thương mại P.L gởi thư hỏi hàng cho nhiều công ty khác lúc, cần phải xem xét gởi nhiều công ty khác lúc tạo nên nguồn cầu ảo tăng lên lúc kéo theo giá tăng lên tạo nhiều bất lợi cho công ty Mặt khác khơng có ràng GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại buộc nên cơng ty cổ phần thương mại P.L khơng mua hàng nhận sản phẩm mẫu kèm phiếu báo giá cơng ty thương mại dịch vụ Đồn Trần Ngược lại công ty muốn kinh doanh thiết lập mối quan hệ với công ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần nhận sản phẩm mẫu phiếu báo giá công ty tiến hành tiến trình hồn giá chấp nhận 2.2 CHÀO HÀNG – PHÁT GIÁ (Offer) Thư chào hàng bước khởi đầu cho tiến trình mua bán trực tiếp qua thư thương mại, thư chào hang thiết lập công ty muốn cung cấp sản phẩm hay dịch vụ khỏi quốc gia sở lúc công ty soạn thảo thư gởi cho đối tác mà muốn thiết lập mối quan hệ với họ Có hai loại thư chào hàng:  Chào hàng tự (Free offer)  Chào hàng cố định (Frim ofer hay binding offer) Thư chào hàng khơng cịn hiệu lực, bị hủy bỏ bên công ty nhận chào hàng đưa lời mặc tức gởi lại thư hoàn giá, bên nhận chào hàng thông báo từ chối thư chào hàng bên chào, phủ cấm thư chào hàng coi tự hiệu lực Ngoài hai bên chào hàng chào hàng khả như: Chết tử vong Trong trường hợp khác, bên đưa chào hàng hủy chào hàng thu hồi thư chào hàng Khi muốn hủy thư chào hàng thư hủy thư chào hàng phải đến trước lúc với thư chào hàng, trường hợp muốn thu hồi thư chào hàng cố định thư thu hồi thư chào hàng cố định phải đến trước bên nhận thư chào hàng cố định đưa định đưa lời chấp nhận 2.2.1 Chào hàng tự (Free offer) Thư chào hàng tự thiết lập cơng ty muốn tìm đối tác kinh doanh, muốn cung cấp sản phẩm dịch vụ cho công ty khác không thuộc nước sở Đối với thư chào hàng tự cơng ty gởi cho nhiều đối tác lúc khơng có ràng buộc cho cơng ty chào hàng Sau thư chào hàng công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần: GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại The sales Manager Doan Tran Trading and service Co., ltd 222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist, Ho Chi Minh city, Vietnam Tel: 84-08- 9805760 Fax: 84-08- 22162590 Email: doantran@vnn.vn Your ref: ENR 205 Our ref: P.L 07/10 31 July, 2010 P.L Trading Corporation 90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022 Email : pvle@PL.com Dear Sir Thank you for your letter of 25, July 2010 We have pleasure informing you that we can supply you any quantity from tons up to 10 tons monthly According to your enquiry and your requirements, we are pleased to send our offer with terms and conditions as follows: Commodity: Cream flavor 1105 1.Unit price: USD 80,000 / ton, FOB HCMC Port (Incoterms 2000) 2.Packing : In new can plastic and carton net weight 5kgs/can 3.Payment: By irrevocable L/C at sight 4.Shipment date : Within 10 days after order confirmation and we have received L/C 5.Inspection: By SGS We have sent you 02 samples by DHL on 31 July 2010 We look forward to receiving your order soon If you require further information, please contact with us Yours faithfully GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại Ms Chau Sales Manager Trên thư chào hàng công ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần gởi cho cơng ty cổ phần thương mại P.L, gởi vào 30/07/2010 Đầu thư cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần cám ơn công ty cổ phần thương mại P.L quan tâm đến cơng ty nói cung cấp sản phẩm hương vị kem mà công ty cổ phần thương mại P.L hỏi Phần có thư cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần nhận thư hỏi hàng từ công ty cổ phần thương mại P.L trước đó, nên cần có phần thể lịch ân cần với khách hàng Thông thương thư chào hàng công ty muốn bán hay cung cấp sản phẩm dịch vụ gởi trước Phần cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần vào vấn đề đưa khoản cung cấp sản phẩm, điều khoản gồm có: Tên sản phẩm hương vị kem 1105 Giá 80.000 USD/tấn, xuất theo giá FOB áp dụng Incoterms2000, cảng xuất cảng Thành Phố Hồ Chí Minh Hình thức đóng gói bao nhựa thùng carton với trọng lượng 5Kg/đơn vị Thanh toán tiền hàng áp dụng hình thức L/C Cuối thư cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần nói lên mong muốn nhanh chóng nhận đơn đặt hàng từ cơng ty cổ phần thương mại P.L, cung cấp thêm thông tin sản phẩm công ty cổ phần thương mại P.L cần 2.2.2 Chào hàng cố định (Frim ofer hay binding offer) Cũng giống chào hàng tự do, chào hàng cố định công ty muốn cung cấp dịch vị hay sản phẩm cho công ty khác nước sở Nhưng chào hàng cố định kèm theo ràng buộc người chào hàng, ràng buộc cam kết cung cấp hàng hóa với số lượng định cho bên nhận chào hàng Chào hàng cố định có quy định thời gian hiệu lực, thời gian hiệu lực bên nhận thư chào hàng cố định chấp nhận xem hợp đồng ký buộc bên chào hàng cố định phải cung cấp hàng số lượng, chất lượng sản phẩm cho bên chấp nhận thu chào GVHD: Lê Trần Thiên Ý Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại hàng cố định Ngược lại bên nhận thư chào hàng cố định chấp nhận hêt thời hạn hiệu lực bên chào hàng cố định có quyền cung cấp khơng cung cấp sản phẩm hay dịch vụ cho bên chấp nhận thư chào hàng cố định chấp nhận hết thời gian hiệu lực Do ràng buộc sản phẩm hay dịch vụ cung cấp, số lượng khối lượng cung cấp nên thư chào hàng cố định gởi cho đối tác nhất, hết thời hạn hiệu lực mà đối tác không trả lời chấp nhận có quyền chào hàng cho đối tác khác Trong tiến trình giao dịch công ty cổ phần thương mại P.L công ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần cơng ty cổ phần thương mại P.L gởi thư hởi hàng cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần trước cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần gởi thư chào hàng tự cho công ty cổ phần thương mại dịch vụ P.L nên thư chào hàng cố định trường hợp không xảy 2.3 HỒN GIÁ (Counter offer) Thư hồn giá thiết lập nhận thư chào hàng, với điều khoản thư chào hàng bên nhận thư chào hàng không đồng ý muốn đàm phán để thỏa thuận lại số điều khoản theo mong muốn mình, thư hồn giá: “P.L Trading Corporation 90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022 Email : pvle@PL.com Your ref: P.L 07/10 Our ref: ENR 205 04 Aug, 2010 The sales Manager Doan Tran Trading and service Co., ltd 222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist, GVHD: Lê Trần Thiên Ý 10 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thơng qua thư thương mại Ho Chi Minh city, Vietnam Tel: 84-08- 9805760 Fax: 84-08- 22162590 Email: doantran@vnn.vn Dear Ms Chau Thank you for sending us your samples and quotations We are interested in the Cream flavour 1105 at USD 80,000/metric ton FOB HCMC port (incoterms 2000) We find that this kind of product is suitable for our market, but the prices are not much competitive compared with other suppliers’ We wonder if you would kindly consider reducing the price to USD 79,000 / MT If you could come down to this price level, we might be able to order 10 MTS Your consideration of this matter and immediate reply would be appreciated Yours faithfully Ms Jescica Sales Manager.” Thư hồn giá cơng ty cổ phần thương mại P.L gởi cho bên công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần, sau nhận thư chào hàng cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần trước Thư thiết lập vào 04/08/2010 Phần đầu thư lời cảm ơn quan tâm cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần dành cho công ty thương mại dịch vụ P.L, gởi cho công ty mẫu hàng bảng báo giá sản phẩn hương vị kem 1105 Phần cơng ty thương mại dịch vụ P.L nói lên mong muốn nhận cung cấp sản phẩm từ cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần, cơng ty có số điều khoản cần thương lượng lại với phía cơng ty đối tác, cơng ty muốn phía đối tác giảm giá bán sản phẩm xuống 1.000 USD/tấn cịn 79.000 USD, mua với giá cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn GVHD: Lê Trần Thiên Ý 11 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại Trần đưa 80.000 USD/tấn công ty không cạnh tranh lại thị trường mà công ty kinh doanh Công ty ghi rõ công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đồng ý với công ty đưa ra, công ty cần 10 để phục vụ cho thị trường kinh doanh Phần cuối thư cơng ty nói lên điều mong muốn hợp tác với công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần mong nhận thư phản hồi từ phía đối tác thật nhanh Một thư hồn giá thiết lập thư phát giá trước bị vơ hiệu hóa, tức thư chào hàng trước cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần gởi cho cơng ty cổ phần thương mại P.L bị vơ hiệu hóa Sau cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần nhận thư hồn giá cơng ty cổ phân thương mại P.L cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần gởi thư phản hồi cho bên công ty cổ phần thương mại P.L để yêu cầu thêm khoản mục khác chỉnh sửa lại khoản mục thư hoàn giá Thư hoàn giá gởi nhiều lần hai bên thống điều khoản, thư hoàn giá cuối thư thống điều khoản mà hai bên thỏa thuận thỏa thuận thống hai bên đến việc chấp nhận đến ký kết hợp đồng giao dịch Khi thư hồn giá khơng bên cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần đồng ý việc chào hàng trước coi hủy bỏ hai bên không thực giao dịch hủy bỏ phát giá trước 2.4 CHẤP NHẬN (Acceptance) Thư chấp nhận diễn hai bên thỏa thuận thành cơng tiến trình hồn giá, bên mua đồng ý thư chào hàng bên bán gởi thư cho bên bán để khẳng định chấp nhận thư chào hàng bên bán Sau ví dụ cụ thể thư chấp nhận: The sales Manager Doan Tran Trading and service Co., ltd 222 Dien Bien Phu St., Binh Thanh dist, Ho Chi Minh city, Vietnam GVHD: Lê Trần Thiên Ý 12 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại Tel: 84-08- 9805760 Fax: 84-08- 22162590 Email: doantran@vnn.vn Your ref: ENR 205 Our ref: P.L 07/10 18 Aug, 2010 P.L Trading Corporation 90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022 Email : pvle@PL.com Dear Sir We are kindly to accept your order of Aug,15th , 2010 for 10.00MT cream flavour 1105 We are settling the supply schedule In order to cover the amount of this purchase, Please arrange with your banker to open an irrevocable letter of credit at sight as per signed contract in favour of our account No: 1302.01.0056 at BIDV HoChiMinh city for 100 percent of the contract value It has been our pleasure doing business with and we are now looking forward to receiving your L/C Yours truly, Ms Chau Đầu thư cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần nói lên đồng ý đơn đặt hàng cho công ty cổ phần thương mại P.L cung cấp cho công ty 10 hương vị kem 1105 Phần thư công ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần nói đến hình thức tốn tiền hàng, cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần cam kết cung cấp đủ hàng cho công ty cổ phần thương mại P.L, mong muốn công ty sớm mở L/C ngân hàng nước sở tốn cho cơng ty 100% giá trị lô hàng nhận hàng GVHD: Lê Trần Thiên Ý 13 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại Cuối thư công ty lại lần cám ơn xem xét công ty đối tác việc trở thành đối tác đáng tin cậy cơng ty, cuối nói lên niềm hy vọng, mong muốn tạo lập mối quan hệ hợp tác tốt đẹp lâu dài với công ty đối tác Và cơng ty hy vọng sớm nhận L/C từ công ty cổ phần thương mại P.L Trên thư chấp nhận công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần phát hành gởi đến công ty cổ phần thương mại P.L thư cịn thời gian hiệu lực nên có hiệu lực, thư gởi hết thời hạn hiệu lực thư xem vơ hiệu Thư chấp nhận công ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần gởi đến cơng ty cổ phần thương mại P.L sau nhận thư hoàn giá công ty cổ phần thương mại P.L Thư chấp nhận xem bảng hợp đồng trước cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần gởi thư chào hàng cố định đến công ty cổ phần thương mại P.L, công ty gởi thư chấp nhận sau nhận thư chào hàng, thư lúc kèm theo chữ ký dấu hai bên công ty, trường hợp quốc gia công ty đối tác khơng có quy định đóng dấu cơng ty Việt Nam phải hội đủ hai điều kiện chữ ký dấu cịn phía cơng ty đối tác bao gồm chữ ký Thư chào hàng cố định có ràng buộc, buộc cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần phải thực quy ước ghi thư chào hàng thư chấp nhận thư chào hàng cố định xem hợp đồng thương mại Ngược lại thư chấp nhận bị hủy trường hợp công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần gởi thư chào hàng tự đến công ty cổ phần thương mại P.L, công ty gởi thử chấp nhận đến nhận được, cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần khơng thực thư chấp nhận cơng ty cổ phần thương mại P.L gởi đến, thư khơng có ràng buộc định cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần Thư chấp nhận thu hồi cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần, lúc công ty phải gởi thư hủy bỏ thư chấp nhận, thư GVHD: Lê Trần Thiên Ý 14 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại hủy bỏ thư chấp nhận đươc chấp nhận thư hủy bỏ chấp nhận đến trước sau thư chấp nhận công ty cổ phần thương mại P.L nhận Thư chấp nhận khơng hình thành hai bên giao dịch qua nhiều lần hoàn toàn tin tưởng nhau, lúc hai bên thỏa thuận lời nói hay hành vi, mặc định giao dịch lấn trước 2.5 ĐẶT HÀNG (Order) Thư đặt hàng thiết lập công ty muốn công ty khác không nước sở cung cấp sản phẩm dịch vụ cần soạn thảo thư đặt hàng gởi cho phía đối tác, nội dung thư cần nói rõ tên sản phẩm hay dịch vụ, số lượng, giá cả, hình thức tốn, điều kiện giao hàng, đóng gói… Thơng thương thư đặt hàng thiết lập thị trường thuộc người bán, tức có q người bán thị trường lại cần sản phẩm hay dịch vụ Hoặc bên mua muốn cung cấp sản phẩm hay dịch vụ theo yêu cầu Trong trường hợp tiến trình giao dịch cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần công ty cổ phần thương mại P.L thư đặt hàng ban đầu cơng ty cổ phần thương mại P.L gởi thư hỏi hàng bên cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần cung cấp mẫu bảng giá công ty cổ phần thương mại P.L muốn giảm giá sản phẩm để cạnh tranh lại đối thủ cạnh tranh khác thị trường Và ngã giá cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần chấp nhận tiến hành giao dịch mà không cần thông qua bước đặt hàng 2.6 XÁC NHẬN (Confirmation) Sau hồn thành tiến trình chấp nhận, tiến trình bn bán trực tiếp xác nhận Xác nhận văn kiện hai bên soạn thảo nhằm khẳng định lại hai bên thỏa thuận trước đó, sau ví dụ cụ thể thư xác nhận: “SALE CONFIRMATION Date Aug, 20th, 2010 The Buyer: GVHD: Lê Trần Thiên Ý P.L Trading Corporation 15 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thơng qua thư thương mại 90862 Wetland East Blvd, Houston, Texas 7041, USA Tel: 001 28189555 Fax: 0110 281 0022 Email : pvle@PL.com Represented by Mr Johnson The Seller: General Director Doan Tran Trading and service Co., ltd 222 Dien Bien Phu St., district Binh Thanh, Ho Chi Minh city, Vietnam Tel: 84-08- 9805760 Fax: 84-08- 22162590 Email: doantran@vnn.vn Represented by Ms Chau Director The undersigned Seller and Buyer have agreed to close the following transaction according to the terms and conditions stipulated below: 1.Commodity: Cream flavour 1105 Quantity: 10.00 MT (more or less 5% tolerance at buyer’s option) 3.Unit price: USD 79,000.00 / MT, FOB HCMC Port (Incoterms 2000) 4.Packing: In new can plastic and carton net weight 5kgs/can 5.Term of Payment: By irrevocable L/C at sight 6.Shipment: The latest day of shipment is not later than September 15th,2010 Partial shipment: not allowed 7.Inspection: The certificate of weight/ quality/packing issued By SGS 8.Insurance: To be covered by the buyer Arbitration: Vietnam International arbitration Center (VIAC) besides the Chamber of Commerce and Industry in HoChiMinh city decision to be final and binding on both parties For and on behalf of the seller For and on behalf of the buyer Ngo Bao Chao Mr John Son Director GVHD: Lê Trần Thiên Ý General Director.” 16 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thơng qua thư thương mại Trên thư xác nhận hai bên, bên mua công ty cổ phần thương mại P.L bên bán công ty TNHH thương mại dịch vụ Đoàn Trần Thư soạn thảo vào ngày 20 tháng năm 2010, nội dung thư nhằm khẳng định lại đồng ý điều khoản thỏa thuận trước Các nội dung nhắc lại lần nữa, nội dung bao gồm: Tên hàng hóa hương vị kem 1105, số lượng 10.000 giao hàng tùy theo bên mua công ty cổ phần thương mại P.L mà số lượng 5%, xuất cảng Sài Gòn theo giá FOB 79.000 USD, hai bên thỏa thuận áp dụng điều kiện Incoterms2000 Hình thức đóng gói sản phẩm bỏ vào thùng nhựa thùng carton, khối lượng đơn vị 5Kg/đv Hình thức chi trả thống áp dụng hình thức L/C Thời hạn giao hàng cho bên công ty cổ phần thương mại P.L trước 15/09/2010, lô hàng phải giao lần không giao nhiều lần Các giấy tờ chứng nhận trọng lượng, chất lượng, hình thức đóng gói phải gởi thong qua SGS Bảo hiểm cho lơ hàng vận chuyển bên mua tức cơng ty cổ phần thương mại P.L phải chịu Khi xảy tranh chấp hai bên bị chế tài trọng tài kinh tế, trọng tài kinh tế Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam (VIAC) bên cạnh Phịng Thương mại Cơng nghiệp thành phố Hồ Chí Minh định cuối ràng buộc hai bên Thay mặt cho hai công ty có người đại diện hai bên ký kết, Thư xác nhận làm hai bên thiết lập thư xác nhận ký đóng dấu sau gởi cho bên đối tác ký đóng dấu, cuối bên đối tác lại gởi trả lại cho bên thiết lập lại Thư xác nhận thiết lập không hủy, điều khoản thư hai bên thỏa thuận trước GVHD: Lê Trần Thiên Ý 17 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại PHẦN KẾT LUẬN Tiến trình giao dịch bn bán trực tiếp thông qua thư thương mại hai công ty, cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần công ty cổ phẩn thương mại P.L thực thành công, hai bên đến giao dịch cuối với sản phẩm hương vị kem 1105, với giá 79.000 USD/tấn, khối lượng giao dịch 10 tấn, hình thức tốn L/C giao cảng Thành Phố Hồ Chí Minh áp dụng Incoterms 2000 Thơng qua cho ta thấy hình thức bn bán trực tiếp thông qua thư thương mại tiên tiến, giúp hai bên giao dịch với chi phí thấp Trong trình nghiên cứu tiến trình thực giao dịch buôn bán trực tiếp qua thư thương mại, nhóm có số góp ý cho hai cơng ty: Đối với công ty cổ phần thương mại P.L nên thăm dị giá thêm hai cơng ty có cung cấp sản phẩm hương vị kem 1105, để biết giá chuẩn thực sản phẩm hương vị kem 1105 Và nhớ gởi đến hai cơng ty có cung cấp sản phấm đó, gởi cho nhiều cơng ty khác có cung cấp làm cho nhu cầu sản phẩm tăng ảo dẫn đến giá sản phẩm tăng cơng ty mua với giá trị giá thực sản phẩm Đối với công ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần khì chào hàng cho cơng ty cổ phần thương mại P.L đưa mức giá cho sản phẩm hương vị kem 1105 80.000 USD/tấn, nhận hồn giá tư cơng ty cổ phần thương mại P.L mong muốn thực giao dịch với giá 79.000 USD/tấn Trong trường hợp công ty cổ phần thương mại P.L gởi thư hỏi hàng đến cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần trước, cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần nhận nhiều thư hỏi hàng từ công ty khác, tức hàng khan Công ty TNHH thương mại dịch vụ Đồn Trần tham khảo thêm giá từ công ty cung cấp sản phẩm hương vị kem 1105 tương tự cách gởi thư hỏi hàng đến công ty này, để công ty bán giá trị thực tại sản phẩm Cũng qua nghiên cứu tiến trình thực giao dịch nhóm rút số học cho việc giao dịch mua bán qua thư thương mại Đối với công ty đơn vị nhập khẩu, hiển nhiên công ty kinh doanh muốn GVHD: Lê Trần Thiên Ý 18 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thơng qua thư thương mại lợi ích thương vụ giao dịch Trong trường hợp công ty muốn mua hay sử dụng dịch vụ cơng ty khác, cơng ty cần thăm dị từ hai đến ba công ty cung cấp sản phẩm hay dịch vụ loại để nhận rõ ràng dịch vụ kèm theo, sử dụng thơng tin mà thu thập tiến hành hồn giá cho có lợi cho cơng ty Đối với công ty muốn bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ cho công ty khác cần mua sản phẩm hay sử dụng dịch vụ mình, cơng ty nên tham khảo giá từ đến hai công ty bán sản phẩm hay cung cấp dịch vụ tương tự để biết rõ giá trị thực sản phẩm nhận lúc nhiều thư hỏi hàng từ nhiều công ty khác nhau, cơng ty nên thăm dị điều tra cơng ty gởi thư hỏi hàng đến cơng ty mình, tránh trường hợp công ty đối thủ cung cấp sản phẩm dịch vụ tương tự công ty mình, cơng ty họ muốn khai thác thơng tin từ cơng ty mình, lúc cơng ty nên biết cách để lái theo cho hướng Hoặc có thể, họ biết cơng ty gởi thư hỏi hàng đến cơng ty công ty họ, trường hợp họ phá giá cơng ty để thực giao dịch với công ty gởi thư hỏi hàng cho hai cơng ty Vì muốn thành cơng kinh doanh đòi hỏi nhà kinh doanh phải nhanh nhẹn cập nhật thông tin khách hàng đối thủ kinh doanh mình, biết cách sử dụng thơng tin mà có để đến thành cơng GVHD: Lê Trần Thiên Ý 19 Nhóm 2A Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thơng qua thư thương mại TÀI LIỆU THAM KHẢO Các dịch giả Lê Huy Lâm, Phạm Văn Thuận, Nguyễn Hữu Tài - Thành phố Hồ Chí Minh, Thực hành tiếng anh thương mại ngành kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh J.S.Mckellen & M.D.Spooner, Giáo trình Tiếng Anh thực hành – Business matters, Trường Đại Học Cần Thơ – Khoa Khoa Học Xã Hội & Nhân Văn TS Quan Minh Nhựt, Lê Trần Thiện Ý (2011), Bài giảng Ngiệp Vụ Ngoại Thương, Trường Đại Học Cần Thơ – Khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh GVHD: Lê Trần Thiên Ý 20 Nhóm 2A ... 2A Mơ tả tiến trình đàm phán buôn bán quốc tế thông qua thư thương mại PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I SƠ LƯỢC VỀ THƯ THƯƠNG MẠI 1.1 ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA THƯ THƯƠNG MẠI Khái niệm chung: Thư Thương mại hình... Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thơng qua thư thương mại CHƯƠNG II TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN PHƯƠNG THỨC BUÔN BÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI Trong phần tiến trình giao dịch theo hình thức buôn bán. ..Mơ tả tiến trình đàm phán bn bán quốc tế thông qua thư thương mại MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1 Mục tiêu chung Mơ tả tiến trình thực buôn bán qua thư thương mại 2.2 Mục tiêu cụ thể