THỰC HÀNH ĐÀM PHÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI

Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại PHẦN MỞ ĐẦU 1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Với những thành tựu to lớn của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại, sự bùng nổ của giao thông vận tải và thông tin quốc tế, khả năng thông tin nhanh chóng và kịp thời, đã và đang làm thay đổi sâu sắc mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội loài người. Tất cả những điều đó đã đặt các doanh nghiệp vào một sức ép cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ và khốc liệt, đặc biệt là trong xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, khi sức ép cạnh tranh không chỉ mang tính khu vực mà đã mở rộng ra phạm vi toàn cầu. Để thoát khỏi nguy cơ bị diệt vong, các doanh nghiệp phải hoạch định một chiến lượt phát triển hữu hiệu, thực hiện hàng loạt các cuộc đàm phán thương mại và ký kết hợp đồng, nhằm tiến hành các hoạt động thương mại có hiệu quả nhất. Thành công trong đàm phán quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Tùy theo từng trường hợp nhất định mà có thể sử dụng những phương thức đàm phán khác nhau, cụ thể như đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp… Trong đó, đàm phán qua thư thương mại là một hình thức lâu đời nhưng không kém phần hiệu quả, mang đến vô số hợp đồng cho doanh nghiệp với mức chi phí thấp nhất. Đây là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư. Qua nội dung thư, các bên đàm phán thể hiện nguyện vọng cũng như lợi ích mà họ mong muốn sẽ đạt được. Thực tế cho thấy, phương thức đàm phán qua thư thương mại đã tạo ra được những mở đầu tốt trong quan hệ kinh doanh, vì vậy đây thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài. Từ những vai trò quan trọng trên, có thể thấy “Thực hành đàm phán qua thư thương mại” là một đề tài vô cùng cần thiết, giúp chúng ta hiểu rõ và sâu sắc hơn những thủ tục, quy trình và kỹ năng để tiến đến thành công trong một cuộc đàm phán qua thư thương mại. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2.1. Mục tiêu chung Thực hiện một cuộc đàm phán qua thư thương mại. 2.2. Mục tiêu cụ thể - Tìm hiểu những nội dung cơ bản trong một mẫu thư thương mại. - Phân tích quy trình của một cuộc đàm phán qua thư thương mại. GVHD: Lê Trần Thiên Ý 1 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại - Đề ra những kỹ năng cần thiết để đạt được thành công trong một cuộc đàm phán. - Tiến hành một cuộc đàm phán giả định qua thư thương mại. GVHD: Lê Trần Thiên Ý 2 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. ĐÀM PHÁN 1.1. Khái niệm đàm phán Đàm phán là hành vi và quá trình mà người ta muốn điều hoà quan hệ giữa hai hay nhiều bên để thoả mãn nhu cầu của mỗi bên, thông qua hiệp thương mà đi đến ý kiến thống nhất. Theo khái niệm trên thì đàm phán có những đặc điểm sau: + Đàm phán không đơn thuần là theo đuổi một lợi ích riêng lẻ mà là quá trình của các bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình mà tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt đến ý kiến thống nhất. + Đàm phán không phải là sự lựa chọn đơn nhất giữa “hợp tác” hay “xung đột”, mà là sự thống nhất giữa hai mặt trên. + Đàm phán không phải là thoả mãn lợi ích của một bên một cách không giới hạn, mà là có giới hạn lợi ích nhất định. + Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp. + Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật. 1.2. Các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán + Đàm phán là một việc tự nguyện. + Đàm phán chỉ bắt đầu khi ít nhất một bên muốn thay đổi thoả thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thoả thuận mới thoả mãn cả đôi bên. + Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi có thoả mãn chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phương bởi một bên thì không cần phải đàm phán. + Một kết cục thành công của đàm phán không phải là giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn. + Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán. GVHD: Lê Trần Thiên Ý 3 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại 1.3. Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán + Ngồi vào bàn đàm phán với một suy nghĩ đầy định kiến. + Không xác định được người quyết định cuối cùng của phía đối tác. + Không xác định được thế mạnh của mình là gì và chưa sử dụng chúng một cách hiệu quả. + Ngồi vào bàn đàm phán mà chỉ có một phương án duy nhất. + Không biết cách nâng cao vị thế của mình. + Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: Thời gian, những vấn đề quan trọng cần giải quyết,… mà để đối tác kéo đi theo ý của họ. + Để mất quyền ra yêu cầu trước. + Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào bế tắc. + Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán. 1.4. Kỹ năng đàm phán + Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người khác từ quan điểm của họ. + Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý của mình. + Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của kiến nghị đưa ra, để thuyết phục đối tác trong đàm phán vui lòng thay đổi quan điểm của họ. + Có khả năng chịu đựng căn thẳng và đối mặt với những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán được trong đàm phán. + Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác và biết điều chỉnh kiến nghị của mình cho phù hợp với giới hạn và sức ép hiện tại. 2. QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN 2.1. Giai đoạn chuẩn bị 2.1.1. Xác định các mục tiêu cần đạt được Cũng như trong mọi công việc khác, chúng ta cũng cần phải xác định rõ mục tiêu của mình. Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận… Để có thể linh hoạt trong đàm phán, thay vì chỉ xác định một điểm đích duy nhất, chúng ta có thể đưa ra nhiều mục tiêu. Doanh nghiệp có thể lựa chọn: GVHD: Lê Trần Thiên Ý 4 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại + Mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất. + Mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận. + Mục tiêu trọng tâm - cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết. Khi xác định mục tiêu cần thương lượng, chúng ta không chỉ xác định những gì có thể đạt được, mà còn phải xác định những thứ có thể mất đi trong cuộc đàm phán sắp tới. Vì vậy, chúng ta cần phải xác định giới hạn cuối cùng của cuộc đàm phán. Giới hạn cuối cùng có thể giúp chúng ta không chấp nhận một giải pháp quá tồi tệ, nhưng nó có thể làm giảm sức sáng tạo và ngăn chúng ta chấp nhận một giải pháp thay thế sáng suốt hơn. Để thiết lập giải pháp thay thế, chúng ta cần: - Xác định giới hạn đàm phán. - Tìm kiếm các giải pháp thay thế. - Chọn giải pháp thay thế tốt nhất. Bên cạnh việc xác định giải pháp thay thế của doanh nghiệp mình, chúng ta cũng cần phải dự báo những giải pháp thay thế của đối tác để có cách ứng phó tốt nhất. 2.1.2. Đánh giá tình hình a. Thu thập thông tin về thị trường - Luật pháp và tập quán buôn bán. - Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường. - Các loại thuế và chi phí. - Các nhân tố chính trị và xã hội. - Các điều kiện về khí hậu, thời tiết. b. Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh - Công dụng và đặc tính. - Xu hướng biến động cung cầu, giá cả. - Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng. c. Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh. Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác. GVHD: Lê Trần Thiên Ý 5 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại 2.1.3. Đánh giá tình thế của đối tác - Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng. - Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định. - Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép. - Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác. - Thăm dò xem những vấn đề gì, những quan tâm nào ẩn sau những yêu sách của họ. - Trao đổi những thông tin cần thiết trong quá trình chuẩn bị đàm phán. - Cân nhắc những cơ sở lập luận và lý lẽ mà đối tác có thể sử dụng. - Tìm những vấn đề có ảnh hưởng tới hướng đi cũng như kết quả của cuộc đàm phán. 2.1.4. Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu Trước cuộc đàm phán phải đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của mình một cách khách quan, toàn diện, có như vậy chúng ta mới có thể tránh được những tình huống bị động, bất ngờ, vì biết người biết ta thì trăm trận mới thắng được. Chúng ta cần đánh giá các vấn đề sau: - Quyền: Trong cuộc đàm phán sắp tới ai là chủ, ai là khách? Vậy ai có quyền đưa ra quyết định? - Thế: Kiểm tra lại năng lực tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của chúng ta và của đối tác. Ai có thể hơn? - Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của mình: Họ là ai? Năng lực thế nào? Chuẩn bị ra sao? (So sánh với đối tác – nếu có thông tin). - Thời gian có đứng về phía chúng ta hay không? 2.1.5. Lựa chọn chiến lược, chiến thuật và tiến hành đàm phán thử a. Chiến lược “Cộng tác” Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưng vẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả hai bên đều đạt được mục đích của mình. Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diện cho lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng. Khi nhận thấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột GVHD: Lê Trần Thiên Ý 6 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại để chế ngự tình hình. Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cả hai bên đều giữ quan điểm “thắng - thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian, nghị lực và sáng tạo. b. Chiến lược “Thỏa hiệp” Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng - thắng” là không có thể, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi và một phần nhỏ thua thiệt, cả hai đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của các bên. Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này. Mục đích là tìm ra một số cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả hai bên. Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả hai bên chấp nhận và thực hiện một quan điểm “thắng ít - thua ít”. c. Chiến lược “Hòa giải” Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trì mối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liên quan gì đến mục đích của các bên. Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránh xung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ. Đây là sự chịu thua hoặc kết quả “thua - thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, cho phép bên kia thắng. d. Chiến lược “Kiểm sóat” Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cần thiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ. Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứ cách nào. Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sức mạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cố gắng thắng. e. Chiến lược “Tránh né” Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọi giá. Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thất vọng hoàn toàn cho các bên liên quan. Mục đích của các bên không được đáp ứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ. Kiểu này có thể tạo hình thức ngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuận lợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa. Đây là quan GVHD: Lê Trần Thiên Ý 7 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại điểm rút lui hoặc “thua - thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán là rút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự. 2.1.6. Lựa chọn chiến thuật a. Địa điểm đàm phán - Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình. - Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng. - Đàm phán ở địa điểm trung lập. b. Thời gian đàm phán. - Cần có thời gian để giải lao. - Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau. - Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ). - Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết. c. Thái độ đàm phán. Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề. Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanh chóng đi đến thỏa thuận. Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó chịu. Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh. Thái độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mình thế nào. Giai đoạn chuẩn bị sẽ kết thúc bằng việc đàm phán thử. Càng đàm phán thử kĩ lưỡng bao nhiêu, thì khả năng thành công trong đàm phán thật càng chắc chắn bấy nhiêu. GVHD: Lê Trần Thiên Ý 8 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại 2.2. Giai đoạn tiếp xúc Tạo không khí tiếp xúc Để cuộc thương lượng đạt kết quả thì việc tạo ra bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác là vô cùng cần thiết. Trước khi bước vào cuộc đàm phán, đôi bên cần dành ra một ít thời gian nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày, v.v… Tạo sự tin cậy từ nơi đối tác Chu đáo, tận tình đối với các công việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân đều khiến họ tin cậy mình. Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ, một động tác không hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo, đều có ảnh hưởng đến niềm tin của họ đối với mình. Điều đó cần phải coi trọng đối với những đối tác mà mình mới có quan hệ làm ăn lần đầu tiên. Tìm cách thể hiện những thiện chí Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí của mình đối với họ là việc làm hết sức cần thiết. Để thể hiện thiện chí của mình, có thể lợi dụng những trường hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lòng thành đối tác trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây. Cũng có thể trước khi đàm phán bắt đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí. Thăm dò đối tác Cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa hay không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào. Phải đánh giá về kinh nghiệm thương lượng, tác phong của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu của họ. Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ. Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành vi, cử chỉ, lời nói của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị. Sửa đổi kế hoạch thương lượng Tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thông tin đó, chính xác hoá những nhận định ban đầu để thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ. GVHD: Lê Trần Thiên Ý 9 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại Phải thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình mới để tranh thủ quyền chủ động trong thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là lợi ích của hai bên. Tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ để điều chỉnh kịp thời sách lược thương lượng. Để làm được những công việc trên ,cần phải: - Nhập đề tốt + Giới thiệu bản thân và đồng nghiệp. + Nhấn mạnh tầm quan trong của vấn đề đàm phán. + Trình bày mối quan tâm của mình về vấn đề đàm phán và những gì có liên quan. - Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau + Khai thác thông tin. + Kiểm tra lại những gì đã chuẩn bị được. + Điều chỉnh lại kế hoạch (nếu cần). 2.3. Giai đoạn đàm phán - Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày + Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý. + Trình bày mạch lạc, rõ ràng, có căn cứ khoa học. + Luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản. + Đảm bảo sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ đàm phán. + Tránh bị lạc đề. + Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp. - Nhận và đưa ra nhượng bộ Đàm phán luôn luôn có những nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn cố gắng nhượng bộ càng ít càng tốt. Có rất nhiều cách để giải quyết vấn đề này, một trong số đó là đưa ra những nhượng bộ có điều kiện. - Phá vỡ những bế tắc Chúng ta có thể phá vỡ thế bế tắc bằng cách đơn phương phá vỡ thế bế tắc hoặc nhờ sự giúp đỡ của bên thứ ba như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp hay phân xử. - Tiến tới thỏa thuận GVHD: Lê Trần Thiên Ý 10 Nhóm 3 [...]... hạn giao, cách vận chuyển… - Phần kết: đề nghị bên bán chấp nhận 3.3.6 Thư xác nhận Là thư xác nhận khi các bên đã thống nhất với nhau về những điều kiện trong hợp đồng GVHD: Lê Trần Thiên Ý 14 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại CHƯƠNG 2 THỰC HÀNH ĐÀM PHÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI Thực hành đàm phán qua thư thương mại giữa nhà xuất khẩu Việt Nam là ĐakHa Coffee Import - Export Company... (nơi gửi bản sao) 3.3 Cách viết thư thương mại Trình tự thư thương mại: - Thư hỏi hàng - Thư chào hàng - Thư hoàn giá - Thư chấp nhận - Thư đặt hàng - Thư xác nhận (ký hợp đồng) 3.3.1 Thư hỏi hàng Là thư mà người mua yêu cầu người bán cho biết giá và những điều kiện cần thiết khác để mua hàng GVHD: Lê Trần Thiên Ý 12 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại - Phần đầu: trình bày nguyên... của đàm phán qua thư thương mại:  Ưu điểm: - Chi phí đi lại thấp - Có thể giữ bí mật - Dễ phân tích, cân nhắc, suy nghĩ, bàn bạc tập thể một cách cụ thể những điều cần đàm phán - Một thời điểm có thể giao dịch với nhiều đối tác khác nhau GVHD: Lê Trần Thiên Ý 11 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại  Nhược điểm: - Tốn thời gian - Khó hiểu ý khách hàng  Phạm vi áp dụng: - Thư ng... Director Tiến trình đàm phán thành công, nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu sẽ ký vào một hợp đồng xuất nhập khẩu Hợp đồng này sẽ là căn cứ để hai bên có trách nhiệm với những gì đã nêu ra trong hợp đồng GVHD: Lê Trần Thiên Ý 23 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Vũ Hữu Tửu (1996) Kỹ Thuật Nghiệp Vụ Ngoại Thư ng, NXB Giáo Dục Trường Đại Học Ngoại Thư ng Hà Nội 2... sữa chữa 3 ĐÀM PHÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI 3.1 Khái niệm Theo Roger Fisher và William Ury, đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qua lại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi ích chung và một số lợi ích đối kháng Đàm phán qua thư là hình thức trao đổi thông tin với khách hàng bằng hình thức viết thư Ưu và... nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại 3.3.3 Thư hoàn giá Là thư xảy ra khi cần đưa ra một đề nghị mới từ phía người mua hoặc người bán sau khi đã nhận được thư chào hàng mà không chấp nhận hoàn toàn thư đó Và khi đó thư chào hàng cũ hết hiệu lực - Phần đầu: Lời cám ơn bên bán đã báo giá hàng - Phần nội dung: nêu những điều kiện không hợp lý và đề xuất đề nghị của mình - Phần kết: Mong nhận được thư. .. Yours sincerely, Nguyen Thanh Phong General Director GVHD: Lê Trần Thiên Ý 19 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại Tiếp sau thư chấp nhận là thư đặt hàng từ chính nhà nhập khẩu Thư này sẽ nêu rõ số lượng, khối lượng, loại hàng,… để nhà xuất khẩu chuẩn bị khối lượng hàng theo như trong thư 5 THƯ ĐẶT HÀNG Cooperative Coffees, Inc 302 W Lamar St, Americus, GA 31709 Tel: 514-907-9853 Fax:... Yours faithfully, Nguyen Thanh Phong General Director GVHD: Lê Trần Thiên Ý 17 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại Tiếp đến thư chào hàng là thư hoàn giá từ phía nhà nhập khẩu do nhà nhập khẩu muốn giá mặt hàng giảm xuống so với mức giá mà nhà xuất khẩu đã đề ra trong thư chào hàng 3 THƯ HOÀN GIÁ Cooperative Coffees, Inc 302 W Lamar St, Americus, GA 31709 Tel: 514-907-9853 Fax: 229-924-6250...Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên chúng ta cần phải tập trung, cố gắng, sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất 2.4 Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng - Thỏa thuận thống nhất với nhau những điều kiện cần thiết - Chú ý đến vấn đề pháp lý và mọi vấn đề liên quan - Không được... Purchasing Manager GVHD: Lê Trần Thiên Ý 21 Nhóm 3 Bài tập nhóm Thực hành đàm phán qua thư thương mại Nhà xuất khẩu sau khi nhận được thư đặt hàng sẽ gửi lại thư xác nhận Đây cơ bản giống như một hợp đồng và nêu đầy đủ những thông tin cần thiết để xác nhận lại một lần nữa mặt hàng mà nhà nhập khẩu muốn đặt cũng như hình thức thanh toán,… 6 THƯ XÁC NHẬN The seller Manager, ĐakHa Coffee Import - Export . HÀNG Cooperative Coffees, Inc 302 W. Lamar St, Americus, GA 31709 Tel: 514-907-9853 Fax: 229-924-6250 Email: florent@coopcoffees.com Your ref: Our ref: 5 March, 2012 The Saler Manager, ĐakHa Coffee. Company 09 Chu Văn An St., Đak Ha, Kon Tum, Vietnam Tel: 0603 827678 – 0603 827036 Fax: 0603.822888 Email: xnkcaphedakha@yahoo.com.vn Dear Sir or Madam, We have learned your company’s name from the. Company 09 Chu Văn An St., Đak Ha, Kon Tum, Vietnam. Tel: 0603 827678 – 0603 827036 Fax: 0603.822888 Email: xnkcaphedakha@yahoo.com.vn Your ref: Our ref: 12 March, 2012 Mr. William Steven Purchasing