THỰC HÀNH ĐÀM PHÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI

Từ những vai trò quan trọng trên, có thể thấy “Thực hành đàm phán qua thư thương mại” là một đề tài vô cùng cần thiết, giúp chúng ta hiểu rõ và sâu sắc hơn những thủ tục, quy trình và kỹ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Với những thành tựu to lớn của cuộc cách mạng khoa học và công nghệhiện đại, sự bùng nổ của giao thông vận tải và thông tin quốc tế, khả năng thôngtin nhanh chóng và kịp thời, đã và đang làm thay đổi sâu sắc mọi mặt đời sốngkinh tế - xã hội loài người Tất cả những điều đó đã đặt các doanh nghiệp vàomột sức ép cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ và khốc liệt, đặc biệt là trong xuhướng toàn cầu hóa hiện nay, khi sức ép cạnh tranh không chỉ mang tính khu vực

mà đã mở rộng ra phạm vi toàn cầu Để thoát khỏi nguy cơ bị diệt vong, cácdoanh nghiệp phải hoạch định một chiến lượt phát triển hữu hiệu, thực hiện hàngloạt các cuộc đàm phán thương mại và ký kết hợp đồng, nhằm tiến hành các hoạtđộng thương mại có hiệu quả nhất Thành công trong đàm phán quyết định đến

sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Tùy theo từng trường hợp nhấtđịnh mà có thể sử dụng những phương thức đàm phán khác nhau, cụ thể như đàmphán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và gặp gỡ đàm phán trực tiếp… Trong

đó, đàm phán qua thư thương mại là một hình thức lâu đời nhưng không kémphần hiệu quả, mang đến vô số hợp đồng cho doanh nghiệp với mức chi phí thấpnhất Đây là phương thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viếtthư Qua nội dung thư, các bên đàm phán thể hiện nguyện vọng cũng như lợi ích

mà họ mong muốn sẽ đạt được Thực tế cho thấy, phương thức đàm phán qua thưthương mại đã tạo ra được những mở đầu tốt trong quan hệ kinh doanh, vì vậyđây thường là bước khởi đầu trong đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ lâu dài

Từ những vai trò quan trọng trên, có thể thấy “Thực hành đàm phán qua thư thương mại” là một đề tài vô cùng cần thiết, giúp chúng ta hiểu rõ và sâu sắc

hơn những thủ tục, quy trình và kỹ năng để tiến đến thành công trong một cuộcđàm phán qua thư thương mại

2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

2.1 Mục tiêu chung

Thực hiện một cuộc đàm phán qua thư thương mại

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Tìm hiểu những nội dung cơ bản trong một mẫu thư thương mại

- Phân tích quy trình của một cuộc đàm phán qua thư thương mại

- Đề ra những kỹ năng cần thiết để đạt được thành công trong một cuộcđàm phán.

- Tiến hành một cuộc đàm phán giả định qua thư thương mại

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I

Theo khái niệm trên thì đàm phán có những đặc điểm sau:

+ Đàm phán không đơn thuần là theo đuổi một lợi ích riêng lẻ mà là quátrình của các bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình màtiếp cận với nhau, cuối cùng đạt đến ý kiến thống nhất

+ Đàm phán không phải là sự lựa chọn đơn nhất giữa “hợp tác” hay “xungđột”, mà là sự thống nhất giữa hai mặt trên

+ Đàm phán không phải là thoả mãn lợi ích của một bên một cách khônggiới hạn, mà là có giới hạn lợi ích nhất định

+ Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấyviệc thực hiện mục tiêu dự định của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, màphải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp

+ Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật

1.2 Các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán

+ Một kết cục thành công của đàm phán không phải là giành thắng lợibằng mọi giá mà là đạt được điều mà cả hai bên đều mong muốn

+ Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồitrên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán

1.3 Những sai lầm thường mắc phải trong đàm phán

+ Ngồi vào bàn đàm phán với một suy nghĩ đầy định kiến

+ Không xác định được người quyết định cuối cùng của phía đối tác.+ Không xác định được thế mạnh của mình là gì và chưa sử dụng chúngmột cách hiệu quả

+ Ngồi vào bàn đàm phán mà chỉ có một phương án duy nhất

+ Không biết cách nâng cao vị thế của mình

+ Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: Thời gian, nhữngvấn đề quan trọng cần giải quyết,… mà để đối tác kéo đi theo ý của họ

+ Để mất quyền ra yêu cầu trước

+ Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ như đi vào bế tắc

+ Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán

+ Mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất.

+ Mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận

+ Mục tiêu trọng tâm - cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết.Khi xác định mục tiêu cần thương lượng, chúng ta không chỉ xác địnhnhững gì có thể đạt được, mà còn phải xác định những thứ có thể mất đi trongcuộc đàm phán sắp tới Vì vậy, chúng ta cần phải xác định giới hạn cuối cùngcủa cuộc đàm phán Giới hạn cuối cùng có thể giúp chúng ta không chấp nhậnmột giải pháp quá tồi tệ, nhưng nó có thể làm giảm sức sáng tạo và ngăn chúng tachấp nhận một giải pháp thay thế sáng suốt hơn Để thiết lập giải pháp thay thế,chúng ta cần:

- Xác định giới hạn đàm phán

- Tìm kiếm các giải pháp thay thế

- Chọn giải pháp thay thế tốt nhất

Bên cạnh việc xác định giải pháp thay thế của doanh nghiệp mình, chúng

ta cũng cần phải dự báo những giải pháp thay thế của đối tác để có cách ứng phótốt nhất

2.1.2 Đánh giá tình hình

a Thu thập thông tin về thị trường

- Luật pháp và tập quán buôn bán

- Đặc điểm của nhu cầu trên thị trường

- Các loại thuế và chi phí

- Các nhân tố chính trị và xã hội

- Các điều kiện về khí hậu, thời tiết

b Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh

- Công dụng và đặc tính

- Xu hướng biến động cung cầu, giá cả

- Các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng

c Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh.

Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện phápkhắc phục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu củamình so với đối thủ cạnh tranh trên thị trường và trong quan điểm của đối tác

2.1.3 Đánh giá tình thế của đối tác

- Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng

- Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyềnquyết định

- Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụngyếu tố thời gian để gây sức ép

- Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác Sơ bộ định dạng đối tác

- Thăm dò xem những vấn đề gì, những quan tâm nào ẩn sau những yêusách của họ

- Trao đổi những thông tin cần thiết trong quá trình chuẩn bị đàm phán

- Cân nhắc những cơ sở lập luận và lý lẽ mà đối tác có thể sử dụng

- Tìm những vấn đề có ảnh hưởng tới hướng đi cũng như kết quả của cuộcđàm phán

2.1.4 Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu

Trước cuộc đàm phán phải đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu củamình một cách khách quan, toàn diện, có như vậy chúng ta mới có thể tránh đượcnhững tình huống bị động, bất ngờ, vì biết người biết ta thì trăm trận mới thắngđược Chúng ta cần đánh giá các vấn đề sau:

- Quyền: Trong cuộc đàm phán sắp tới ai là chủ, ai là khách? Vậy ai cóquyền đưa ra quyết định?

- Thế: Kiểm tra lại năng lực tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng củachúng ta và của đối tác Ai có thể hơn?

- Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của mình: Họ là ai? Năng lực thếnào? Chuẩn bị ra sao? (So sánh với đối tác – nếu có thông tin)

- Thời gian có đứng về phía chúng ta hay không?

2.1.5 Lựa chọn chiến lược, chiến thuật và tiến hành đàm phán thử

a Chiến lược “Cộng tác”

Sự tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là giải quyết nó nhưngvẫn giữ được quan hệ cá nhân và đảm bảo cả hai bên đều đạt được mục đích củamình Quan điểm với xung đột là những hành động cá nhân không chỉ đại diệncho lợi ích của bản thân mà còn đại diện cho lợi ích của bên đối kháng Khi nhậnthấy xung đột tồn tại, người đàm phán sử dụng phương pháp giải quyết xung đột

để chế ngự tình hình Đây là cách giải quyết mang tính cộng tác mà nó đòi hỏi cảhai bên đều giữ quan điểm “thắng - thắng”, tuy nhiên nó cũng đòi hỏi thời gian,nghị lực và sáng tạo.

b Chiến lược “Thỏa hiệp”

Khi nhận thấy một giải pháp để đạt được kết quả “thắng - thắng” là không

có thể, người đàm phán hướng tới một kết quả bao gồm một phần nhỏ thắng lợi

và một phần nhỏ thua thiệt, cả hai đều liên quan đến mục tiêu và quan hệ của cácbên Sự thuyết phục và lôi kéo có ảnh hưởng lớn đến kiểu này Mục đích là tìm

ra một số cách có thể dùng được chấp nhận mà nó phần nào làm hài lòng cả haibên Tình thế thỏa hiệp có nghĩa là cả hai bên chấp nhận và thực hiện một quanđiểm “thắng ít - thua ít”

c Chiến lược “Hòa giải”

Cách tiếp cận của người đàm phán đối với xung đột là cần phải duy trìmối quan hệ cá nhân bằng bất cứ giá nào, có liên quan rất ít hoặc không có liênquan gì đến mục đích của các bên Nhượng bộ, thỏa hiệp vô nguyên tắc và tránhxung đột được nhìn nhận như là cách để bảo vệ quan hệ Đây là sự chịu thuahoặc kết quả “thua - thắng”, mà quan điểm của người đàm phán là chịu thua, chophép bên kia thắng

d Chiến lược “Kiểm sóat”

Người đàm phán tiếp cận với xung đột là để nắm được những bước cầnthiết và đảm bảo thỏa mãn được mục đích cá nhân, cho dù tiêu phí mối quan hệ.Xung đột được xem như là một lời tuyên bố thắng, cần thắng lợi bằng bất cứcách nào Đây là một cách giải quyết mà người đàm phán sử dụng bất cứ sứcmạnh nào xem như thích hợp để bảo vệ một quan điểm mà họ tin đúng hoặc cốgắng thắng

e Chiến lược “Tránh né”

Người đàm phán xem xét xung đột là những cái phải tránh xa bằng mọigiá Chủ đề trung tâm của kiểu này là lảng tránh, nó tạo ra kết quả là làm thấtvọng hoàn toàn cho các bên liên quan Mục đích của các bên không được đápứng, mà cũng không duy trì được mối quan hệ Kiểu này có thể tạo hình thứcngoại giao để làm chênh lệch một vấn đề, hoãn lại một vấn đề cho đến lúc thuậnlợi hơn, hoặc đơn giản là rút lui khỏi một tình huống đang bị đe dọa Đây là quan

điểm rút lui hoặc “thua - thắng”, mà trong đó quan điểm của người đàm phán làrút lui, chấp nhận thua, cho phép bên kia thắng trong danh dự.

2.1.6 Lựa chọn chiến thuật

a Địa điểm đàm phán

- Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình

- Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng

- Đàm phán ở địa điểm trung lập

b Thời gian đàm phán.

- Cần có thời gian để giải lao

- Thời gian trống cho phép trưởng đoàn và chuyên gia có ý kiến thammưu, hay trưởng đoàn hai bên tham khảo ý kiến của nhau

- Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi (bắt đầu và kết thúclúc mấy giờ)

- Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thờitiết

c Thái độ đàm phán.

Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn

thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia vànhanh chóng đi đến thỏa thuận

Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua

các vấn đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽrất khó chịu

Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh

của đối tác, sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ

hớ hênh Thái độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mìnhthế nào

Giai đoạn chuẩn bị sẽ kết thúc bằng việc đàm phán thử Càng đàm phán thử kĩ lưỡng bao nhiêu, thì khả năng thành công trong đàm phán thật càng chắc chắn bấy nhiêu.

2.2 Giai đoạn tiếp xúc

Tạo không khí tiếp xúc

Để cuộc thương lượng đạt kết quả thì việc tạo ra bầu không khí cởi mở,tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác là vô cùng cần thiết Trước khi bước vàocuộc đàm phán, đôi bên cần dành ra một ít thời gian nói về những vấn đề khôngliên quan gì đến đàm phán khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, vềthể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày, v.v…

Tạo sự tin cậy từ nơi đối tác

Chu đáo, tận tình đối với các công việc của đối tác và cả những quan hệ cánhân đều khiến họ tin cậy mình Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ,một động tác không hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo, đều cóảnh hưởng đến niềm tin của họ đối với mình Điều đó cần phải coi trọng đối vớinhững đối tác mà mình mới có quan hệ làm ăn lần đầu tiên

Tìm cách thể hiện những thiện chí

Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí của mình đốivới họ là việc làm hết sức cần thiết Để thể hiện thiện chí của mình, có thể lợidụng những trường hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấylòng thành đối tác trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây Cũng có thểtrước khi đàm phán bắt đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việcxây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiệnchí

Thăm dò đối tác

Cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay không, có tuân thủlời hứa hay không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào Phải đánh giá về kinhnghiệm thương lượng, tác phong của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu của

họ Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thểnhượng bộ

Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành

vi, cử chỉ, lời nói của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị

Sửa đổi kế hoạch thương lượng

Tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thông tin đó, chính xác hoá nhữngnhận định ban đầu để thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ

Phải thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình mới để tranh thủ quyền chủđộng trong thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là lợi ích của haibên

Tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ để điều chỉnh kịp thời sách lược thươnglượng

Để làm được những công việc trên ,cần phải:

- Nhập đề tốt

+ Giới thiệu bản thân và đồng nghiệp.

+ Nhấn mạnh tầm quan trong của vấn đề đàm phán

+ Trình bày mối quan tâm của mình về vấn đề đàm phán và những gì cóliên quan

- Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau

+ Khai thác thông tin

+ Kiểm tra lại những gì đã chuẩn bị được

+ Điều chỉnh lại kế hoạch (nếu cần)

2.3 Giai đoạn đàm phán

- Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày

+ Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý

+ Trình bày mạch lạc, rõ ràng, có căn cứ khoa học

+ Luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản

+ Đảm bảo sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ đàm phán

- Tiến tới thỏa thuận

Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nênchúng ta cần phải tập trung, cố gắng, sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiếntới thỏa thuận một cách tốt nhất.

2.4 Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng

- Thỏa thuận thống nhất với nhau những điều kiện cần thiết

- Chú ý đến vấn đề pháp lý và mọi vấn đề liên quan

- Không được có những điều khoản trái với luật hiện hành

- Cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng từ mập mờ, có thể suy ranhiều cách

- Cần kiểm tra, đối chiếu kỹ càng với những thỏa thuận đã đạt được trongđàm phán

- Người ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền

- Ngôn ngữ phải được các bên sử dụng thông thạo

2.5 Giai đoạn rút kinh nghiệm

Sau những cuộc đàm phán quan trọng, cần tổ chức họp để đánh giá ưu,nhược điểm, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục, ghi nhận những vướngmắc do hợp đồng gây ra để kịp thời sữa chữa

3 ĐÀM PHÁN QUA THƯ THƯƠNG MẠI

3.1 Khái niệm

Theo Roger Fisher và William Ury, đàm phán là phương tiện cơ bản đểđạt được điều chúng ta mong muốn từ người khác Đó là sự trao đổi ý kiến qualại nhằm đạt được thỏa thuận trong khi bạn và phía bên kia có một số lợi íchchung và một số lợi ích đối kháng

Đàm phán qua thư là hình thức trao đổi thông tin với khách hàng bằnghình thức viết thư

Ưu và nhược điểm của đàm phán qua thư thương mại:

 Nhược điểm:

- Tốn thời gian

- Khó hiểu ý khách hàng

 Phạm vi áp dụng:

- Thường áp dụng cho những cuộc gặp gỡ ban đầu với đối tác

- Đàm phán nhằm thay đổi một số điều khoản trong hợp đồng

- Giải quyết những tranh chấp

3.2 Hình thức: Gồm các phần theo bố cục sau:

1) Letter head (tên, địa chỉ người gửi)

2) File reference (mã hồ sơ)3) Date line (ngày, tháng)4) Inside address (tên, địa chỉ người nhận)

5) Salutation (lời chào hỏi)

6) The opening paragraph (mở đầu thư)7) The body of letter (nội dung chính của thư)8) The closing paragraph (câu kết)

9) Signature (ký tên)

10) Stenographic Reference (ký hiệu riêng)

11) Enclosure (phần đính kèm)

12) Carbon copy notation (nơi gửi bản sao)

3.3 Cách viết thư thương mại

Trình tự thư thương mại: