phân tích thiết kế hệ thống quản lý thuốc

Trả lời:Có chứ,cứ mỗi tháng chúng tôi lại tổng hợp về việc nhập xuẩt hàng của cửa hàng để gửi lên ban lãnh đ Đánh giá chung: - Người được hỏi có vẻ rất bận,công việc của họ có lẽ là nhiề

I.Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin:

1.Kế hoạch phỏng vấn:

Thời điểm bắt đầu:8h30 Thời điểm kết thúc:9h00

-Đối tượng được hỏi:Nhân viên cửa hàng

-Cần thu thập dữ liệu:việc nhập xuất thuốc và

quản lý của cửa hàng thuốc Hoành Bồ

-Cần thoả thuận:xin phép được xem xét một số

giấy tờ và xin fép được ghi âm

Các yêu cầu đòi hỏi:Phải là người của cửa hàng

và trực tiếp tham gia các công việc có liên quan

Chương trình:

-Giới thiệu

-Tổng quan về công việc

-Tổng quan về phỏng vấn:

Chủ đề sẽ đề cập,

Xin phép được ghi âm

Chủ đề 1:Câu hỏi và câu trả lời

Chủ đề 2:Câu hỏi và câu trả lời

Tổng hợp các nội dung chính ý kiến của

người được hỏi

Kết thúc(thoả thuận)

Ứoc lượng thời gian:

2 phút

3 phút

1 phút

7 phút

10 phút

5 phút

5 phút

1 phút

Kế hoạch phỏng vấn

2.Phiếu phỏng vấn:

Dự án:Quản lý kinh doanh Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc

Người hỏi:

Câu hỏi Ghi chú

Câu 1: Chị có kiểm tra lại hàng trong kho

theo định kì không?

Trả lời: Có.Tôi kiểm tra lại hàng trong kho từng tháng một

Câu 2: Cửa hàng của chị có nhiều chủng

loại thuốc không?

Trả lời: Cửa hàng chúng tôi có đủ đầu thuốc để cung ứng cho các cửa hàng nhỏ và người tiêu dùng

Câu 3: Cửa hàng của chị khi nhập hàng

về thường làm những thủ tục gì?

Trả lời:Chúng tôi phải xem xet chất lượng hàng nêu hàng ấy đã quá hạn thì không nhập.Sau đó viết phiếu nhập kho

và lưu vào thẻ kho

Câu 4:Nhưng loại thuốc trong kho đã quá

hạn dùng được xử lý như thế nào?

Trả lời:Chúng tôi lập bản báo cáo các loại hàng sau đó thông qua nguời lãnh đạo cửa hàng và trực tiếp huỷ số thuốc ấy

Câu 5: Các chỉ có phải lập bản báo caó

gửi lãnh đạo cửa hàng không? Trả lời:Có chứ,cứ mỗi tháng chúng tôi lại

tổng hợp về việc nhập xuẩt hàng của cửa hàng để gửi lên ban lãnh đ

Đánh giá chung:

- Người được hỏi có vẻ rất bận,công việc của họ có lẽ là nhiều vì thế chúng ta cần hỏi vào những vấn đề chính để không gây ảnh hưởng tơi công việc của họ.Câu hỏi đưa ra cần ngắn gọn xúc tích

- Cần phải thu thập thêm tài liệu để hiểu rõ hơn

3.Lưu đồ công việc(ghi khi phỏng vấn):

Ban lãnh đạo

Nhập hàng (T1)

Xuất hàng (T2)

Báo cáo (T3)

Bản dự trù mua hàng(D2)

Phiếu nhập kho(D4)

Bảng giá(D3)

Bảng danh mục kiểm kê(D2)

Sổ ghi hàng(D5)

Đưa đơn

thuốc

Nhà cung cấp

4.Bảng mô tả chi tiết công việc:

Dự án Tiểu dự án: Quản lý cửa hàng thuốc Trang

Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT

Ngày:28/04/06

Công việc: nhập xuất hàng

Điều kiện ban đầu(kích hoạt):

- Một số loại thuốc trong kho đã hết

- Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp

- Đề nghị cung ứng của khách hàng

Thông tin đầu vào:Đơn chào hàng, đơn mua hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ ghi hàng

Kết quả đầu ra:Phiếu nhập kho, bản dự trù mua hàng, bảng giá

Nơi sử dụng:Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ

Tần xuất:Tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng ngày

Quy tắc:

- Những đơn hàng có loại muốn dùng phải có chỉ thị của bác sĩ thi phải thông qua ban lãnh đạo

- Khi bán thuốc phải hỏi rõ người mua hàng

- Quy định một người cụ thể làm những công việc cụ thể

- Phải bán đúng giá quy định

Lời bình:

- Đôi khi có xảy ra một số sự cố hư hỏng hàng khi di chuyển

5.Bảng mô tả chi tiết tài liệu:

Dự án Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Trang:

Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT:

Ngày:28/04/06

Tên dữ liệu:Cửa hàng thuốc Hoành Bồ

Định nghĩa: Là nơi thực hiện công việc nhập và xuất thuốc

Cấu trúc và khuôn dạng:Kiểu kí tự và số

Loại hình: sơ cấp

Số lượng:theo nhu cầu của người mua

Ví dụ:

Lời bình:

6.Bảng tổng hợp công việc:

việc Tần suất Hồ sơ ra Hồ sơ vào T1 Nhập hàng vào kho: Mỗi tháng hoặc mỗi

quý cửa hang sẽ tiến hành kiểm kê hàng

trong kho.Sau đó lập bản dự trù mua hàng

nộp lên công ty để mua hàng

Nhân viên cửa hàng

Mỗi tháng hoặc mỗi quý T2 Xuất hàng: khi các cửa hàng nhỏ hay người

tiêu dùng có nhu cầu mua thuốc thì tiến

hành làm thủ tục bán hàng

Nhân viên cửa hàng

Mỗi khi

có yêu cầu mua hàng T3 Báo cáo: sau mỗi tuần làm việc nhân viên

cửa hàng có trách nhiệm phải lập bản báo

cáo về việc nhập xuất hàng trong tuần đó

nộp cho lãnh đạo cửa hàng

Nhân viên cửa hàng

Cuối tuần

7.Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu:

STT Tên-Vai trò Công việc liên quan D1 Bản kiểm kê hàng:ghi lại các mặt hàng trong kho T1

D2 Bản dự trù mua hàng:ghi những loại hàng cần T1,T3

D3 Bảng giá:Niêm yết giá các loại thuốc có trong cửa hàng cho ngươi

mua biết

T2

D4 Phiếu nhập kho: Ghi tên hàng, chủng loại số lượng, đơn giá,thành

tiền,thanh toán

T1 D5 Sổ nhập xuất :ghi lại việc nhập xuất hàng,số hàng còn trong kho T1,T2,T3

II Mô tả bài toán:

- Cửa hàng cuối mỗi tháng và mỗi quý sau khi đối chiếu sổ ghi hàng đến

kiểm tra thực tế sẽ lên bảng danh mục kiểm tra tháng hoặc quý.Sau đó lập bản dự trù mua hàng gửi lên công ty để nhập thuốc

- Khi công ty gửi thuốc xuống,cửa hàng sau khi kiểm tra thuốc sẽ được

nhập vào trong kho để bộ phận kho quản lý

- Khi có yêu cầu mua thuốc:

+ Đối với các quầy thuốc bán lẻ và bệnh viện: lập đơn yêu cầu mua thuốc gửi cho cửa hàng,nhân viên cửa hàng căn cứ vào đơn yêu cầu để lấy thuốc trong kho và viết hóa đơn thanh toán

+ Đối với khách mua lẻ: đưa ra đơn thuốc của bác sĩ Nhân viên cửa hàng căn cứ đơn thuốc giao thuốc cho khách Hàng lưu vào sổ ghi hàng bán hàng theo đơn

- Cuối mỗi tuần tổng hợp và làm báo cáo gửi lên công ty

III.Biểu đồ ngữ cảnh

0

HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG THUỐC

KHÁCH

NHÀ CUNG CẤP (TỔNG Cty)

Gửi hoá đơn TT Yêu cầu mua

Thanh toán

Giao hàng

IV Biểu đồ phân rã chức năng:

Mô tả chi tiết các chức năng lá

BAN LÃNH ĐẠO

QUẢN LÍ CỬA HÀNG THUỐC

1.Nhập hàng

1.1Lập bản dự trù

mua hàng

1.2 Kiểm tra đơn hàng

1.3 Lập phiếu nhập

1.4 Nhập hàng vào kho

1.6 Tạo hóa đơn thanh

toán

1.5 Vào sổ nhập xuất

4.Báo cáo

4.1Y/c báo cáo

4.2Lập bản báo cáo

3.Thanh toán

3.1Tiếp nhận hđtt

3.2 Kiểm tra hđtt

3.3 Kiểm tra dư nợ

2.Xuất hàng

2.1Yêu cầu mua hàng

2.2Kiểm tra hàng

2.3 Lập phiếu xuất kho

2.5 Tạo hóa đơn thanh toán

2.4 Vào sổ nhập xuất 3.4 Viết phiếu thu chi

3.5 Vào sổ thu chi 2.4 Vào sổ bán hàng

theo đơn

1.1Lập bản dự trù mua hàng

Cuối tháng hoặc cuối quí sau khi đối chiếu sổ sách đến kiểm kê thực tế lấy

số liệu lên bảng danh mục kiểm kê tháng hoặc quí :hàng tồn, hàng nào hết

hoặc đã quá hạn sử dụng căn cứ vào bảng danh mục kiểm kê lập bản dự trù

mua hàng

Sau khi công ty gửi hàng xuống căn cứ vào đơn hàng trong bản dự trù mua

hàng để kiểm tra hàng có đúng với nhu cầu hay chưa trước khi nhập kho

1.3 Lập phiếu nhập

Sau khi đã kiểm tra đơn hàng đúng với yêu cầu thì lập phiếu nhập kho : : tên mặt hàng ,mã số ,đơn vị ,số lượng(theo chứng từ và thực nhập) ,đơn giá …

1.4 Nhập hàng vào kho

Sau khi có phiếu nhập kho thì bộ phận kho chuyển hàng vào trong kho để quản lí 1.5 Vào sổ nhập xuất

Căn cứ vào phiếu nhập kho vào sổ nhập xuất để quản lí các mặt hàng thuốc:ngày tháng nhập ,tồn kì đầu,nhập ? lô sản xuất ,hạn dùng

1.6Tạo hóa đơn thanh toán

Dựa vào bảng giá và phiếu nhập số lượng hàng là bao nhiêu để viết hóa đơn thanh toán cho công ty

2.Xuất hàng

2.1 Yêu cầu mua hàng

khi có yêu cầu mua hàng gửi đến cửa hàng

+Với yêu cầu của của bệnh viện và các quầy thuốc bán lẻ cần có phiếu yêu cầu mua hàng

+ Với khách mua lẻ : Đưa đơn thuốc của bác sĩ

2.2 Kiểm tra hàng:

khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng cần kiểm tra hàng yêu cầu còn trong kho hay không nếu không thì thông báo đã hết

2.3 Lập phiếu xuất kho

Nếu hàng còn trong kho thì lập phiếu xuất hàng

2.4 Vào sổ nhập xuất

Căn cứ vào phiếu xuất kho để vào sổ nhập xuất: số lượng, đơn giá…

2.5 Vào sổ bán hàng theo đơn

Nếu bán cho khách mua lẻ thì vào sổ quản lí bán hàng theo đơn thuốc

2.6 Tạo hóa đơn thanh toán

Căn cứ vào phiếu xuất kho , kiểm tra thực tế,bảng giá viết hóa đoen thanh toán cho khách hàng

3.Thanh toán

3.1Tiếp nhận hóa đơn thanh toán

khi có yêu cầu thanh toán

3.2 Kiểm tra hđtt

kiểm tra xem có đúng là hóa đơn chứng từ thật hay không sau đó căn cứ vào hóa

đơn thanh toán ,kiểm tra đơn hàng,kiểm tra sổ sách xem có khớp không

3.4 Kiểm tra dư nợ

sau khi đã xác nhận đúng hóa đơn thanh toán thi tiến hành kiểm tra dư nợ:cửa hàng nợ

công ty , các quầy thuốc bán lẻ hay là bệnh viện nợ cửa hàng

3.5 Viết phiếu thu chi

3.6 Và sổ thu chi

Căn cứ vào phiếu thu chi để vào sổ thu chi

4.Báo cáo

4.1 yêu cầu báo cáo

Khi có yêu cầu báo cáo của lãnh đạo đơn vị mà cửa hàng của hàng trực thuộc,hoặc là cuối mỗi tháng thì gửi báo cáo lên lãnh đạo

4.2 Báo cáo

Khi có yêu cầu của lãnh đạo hoặc cuối tháng làm báo cáo thì tổng hợp các số liệu từ các

sổ sách (nhập xuất ,thu chi ) làm báo cáo gửi cho lãnh đạo

V.Các hồ sơ dữ liệu có liên quan

VI.Ma trận thực thể chức năng

Các thực thể

1.Bản kiểm kê

hàng

2.Bản dự trù mua

hàng

3.Phiếu nhập kho

4.Phiếu yêu cầu

mua hàng

STT Ký hiệu Tên hồ sơ DL

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12

Bản danh mục kiểm kê Bản dự trù mua hàng Phiếu nhập kho Phiếu y/c mua hàng Đơn thuốc

Phiếu xuất kho Bảng giá thuốc Hoá đơn thanh toán Phiếu thu chi

Sổ nhập xuất

Sổ bán hàng theo đơn thuốc

Sổ thu chi

5.Đơn thuốc

6.Phiếu xuất kho

7.Bảng giá thuốc

8 Hóa đơn thanh toán

9.Phiếu thu chi

10.Sổ nhập xuất

11.Sổ bán hàng theo đơn

thuốc

12.Sổ thu chi

Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12

VII.Biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức

1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:

1.0 NHẬP HÀNG

2.0 XUẤT HÀNG

3.0

THANH

D6 Phiếu xuất kho

D7 Bảng giá thuốc D8 Hóa đơn thanh toán

D9 Phiếu thu chi

4.0

BÁO CÁO

D11 Sổ bán hàng

theo đơn thuốc

D12 Sổ thu chi

D1 Bản kiểm kê hàng

D10 Sổ nhập xuất

D3 Phiếu nhập kho

D4 Phiếu y/c mua hàng

D2 Lập bản dự trù mua hàng

2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1:

A-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 mô tả việc nhập hàng:

1.1

Lập bản dự trù mua hàng

1.2 Kiểm tra đơn hàng

1.3 Lập phiếu nhập

1.4

Nhập hàng vào kho

1.5 vào sổ nhập xuất

1.6 Tạo hóa đơn thanh toán

D7 Bảng giá thuốc

D10 Sổ nhập xuất

D1 Bản kiểm kê hàng

D2 Lập bản dự trù mua hàng

D3 Phiếu nhập kho

D8 Hóa đơn thanh toán

B-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 mô tả việc xuất hàng

2.1

yêu cầu mua hàng

2.2 Kiểm tra hàng

2.3 Lập phiếu xuất kho

2.4

vào sổ nhập xuất

2.5 vào sổ bán hàng theo đơn

1.6 Tạo hóa đơn thanh toán D5 Đơn thuốc

D7 Bảng giá thuốc

D8 Hóa đơn thanh toán D4 Phiếu y/c mua hàng

D6 Phiếu xuất kho

D11 Sổ bán hàng

theo đơn thuốc D10 Sổ nhập xuất

KHÁCH HÀNG

VII.Giao diện

Tên người sử dụng Mật khẩu

TRUY NHẬP HỆ THỐNG

Tên Thuốc

Nơi Sản Xuất

ĐV Tính

Số Lượng

Bảng Dự Trù