phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán nước giải khát

2.6 Bảng tổng hợp công việc suất Hồ sơvào Hồ sơra T1 Lập phiếu yêu cầu mua hàng:xuất phát từ nhu cầu cung ứng, menu đồ uống hay đề nghị hấp dẫn của các đại lí, đơn hàng lập và chuyển đi

I:GIỚI THIỆU

Quán Trà Tri Kỷ kinh doanh các mặt hàng giải khát,ví dụ như cafe,sinh tố, trà các loại nằm trên số 25 đường Đà Nẵng,thị trấn Núi Đèo, huyện Thủy Nguyên, Hải Phòng.Quản lí cửa hàng được tổ chức như sau:có ba bộ phận chính bao gồm: bộ phận kế toán, bộ phận phục vụ,bộ phận pha chế(đồng thời là bộ phận quản lí hàng hóa)

II: KHẢO SÁT THỰC TẾ VÀ THU THẬP THÔNG TIN

1/.Khảo sát hiện trạng thực tế

Quán Trà Tri Kỷ là một cửa hàng mới được khai trương Với lượng khách càng ngày càng tăng, để phục vụ khách được tốt hơn, chính xác hơn và nhanh chóng hơn thì chủ cửa hàng muốn từng bước tin học hoá các khâu quản lí Đặc biệt là trong công tác kế toán và quản lí hàng hoá.Bởi vì với công tác thủ công mà cửa hàng đang thực hiện đã bộc lộ nhiều hạn chế như sau: -Tra cứu thông tin về hàng hoá, các đại lí cung cấp hàng và khách hàng mất nhiều thời gian

và nhiều khi không chính xác

-Lưu trữ thông tin về nhập xuất hàng hoá, về thu chi cần nhiều loại giấy tờ nên cồng kềnh và không đạt hiệu quả

-Cập nhật các thông tin hằng ngày tốn nhiều thời gian và khó khăn trong việc thực hiện báo cáo thống kê, nhất là khi có sự việc đột xuất

Trước tình hình đó vấn đề đặt ra là xây dựng một hệ thống thông tin đáp ứng được các yêu cầu

cơ bản sau:

-Giảm khối lượng ghi chép nhằm lưu trữ thông tin

-Cập nhật dữ liệu nhanh chóng, chính xác và kịp thời

-Thống kê được số lượng hàng hoá nhập xuất,thu chi và tình hình doanh thu của cửa hàng -Tự động in các hoá đơn cần thiết như: phiếu yêu cầu nhập hàng, hoá đơn nhập hàng, phiếu thu, phiếu chi

-Có khả năng lưu trữ thông tin lâu dài, đảm bảo truy vấn nhanh khi cần thiết

2/.Thu thập thông tin

2.1 Mẫu kế hoạch phỏng vấn

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi:

1) Lê Huy Vân : chủ cửa hàng

2) Đào Thị Loan : kế toán

3) Vũ Thị Lượng : nhân viên pha chế

Người phỏng vấn : Cù Thị Nho Thời gian hẹn :8h ngày 26/04/2006 Thời gian bắt đầu : 8h15’

Đối tượng:

-Cần thông tin về quản lí cửa hàng

-Phương pháp lưu sổ sách,thu,chi

-Nhập hàng và phục vụ yêu cầu của khách

Các yêu cầu:

-Có phương pháp và kinh nghiệm quản lí -Có kinh nghiệm làm việc

-Đóng vai trò chính trong từng bộ phận cụ thể Chương trình:

-Giới thiệu về bản thân người phỏng vấn

-Trình bày tổng quan về chương trình quản líí

-Tổng quan về chương trình quản lí và xin

phép ghi âm

Chủ đề 1:phương thức chung quản lí cửa hàng

Ước lượng thời gian:

2 phút

4 phút

4 phút

20 phút

Chủ đề 2: vấn đề về thu, chi và doanh thu .

Chủ đề 3: nhập, xuất hàng và phục vụ khách

Chủ đề 4: giải quyết sự cố - báo cáo

Tổng hợp nội dung chính ý kiến của người

được phỏng vấn

Kết thúc

10 phút

15 phút

10 phút

7 phút

2 phút (dự kiến thời gian tổng cộng : 74 phút)

2.2 Lưu đồ công việc

hàng

Ngày 26/04/2006

Bộ phận pha chế (đồng thời quản

lí hàng hoá)

Chủ cửa hàng Bên ngoài

2.3 Phiếu phỏng vấn

PHIẾU PHỎNG VẤN

(D2) Phiếu y/c mua hàng

Kiểm tra hàng và

lập phếu y/c nhập

hàng (T1)

ĐẠI LÍ

Kiểm tra hàng(T2) Tiếp nhận

hàng và kiểm

tra hàng (T3)

(D5) Sổ theo

dõi hàng

(D3) Hoá đơn

nhập hàng

Dự án: Quản lí kinh doanh Tiểu dự án: Quản lí nhập hàng

Câu hỏi Ghi chú

Câu 1: Anh có sử dụng doanh số nhập hàng mà

hệ thống tổng hợp không?

Nếu có, có thường xuyên không?

(Nếu không thì sang câu 2)

Trả lời:

Có.Tôi đã yêu cầu làm báo cáo về hàng nhập trong từng thời gian cụ thể, như trong 1 tuần, 1 tháng

Quan sát: hình như chủ cửa hàng không biết sử dụng máy tính nên không biết máy tính có thể tổng hợp thông tin bất kì lúc nào

Câu 2:Anh quan tâm đến điều gì trong hệ

giá trị

Quan sát: hệ thống có thể đưa ra doanh số nhập hàng một cách chi tiết theo yêu cầu của người dùng

Đánh giá chung:

-Chủ cửa hàng hình như bận, có thể cần thêm một vài ngày để họ chuẩn bị rồi tiến hành phỏng vấn tiếp.Máy tính tắt hoặc không có người dùng máy

-Chưa kết luận được vấn đề, có chủ đề chưa đề cập đến

-Họ cần thu thập số liệu nhập hàng trong 6 tháng đầu năm

2.4 Bảng mô tả chi tiết tài liệu

Loại: phân tích hiện trạng Mô tả dữ liệu Số thứ tự:1 Ngày 27/04/2006

Tên dữ liệu: Đại lí

+ Định nghĩa: dùng để chỉ những người cung cấp hàng thường xuyên, nó cho phếp xác định mỗi đại lí khác nhau

+ Cấu trúc và khuôn dạng: kiểu kí tự,gồm từ 20 đến 40 kí tự, một số chữ viết đầu hay chữ viết tắt viết hoa

+ Loại hình: sơ cấp(dữ liệu gốc)

+ Số lượng: 7 đại lí(mức tối đa)

+ Ví dụ: Đại lí cấp 1 Bia HENIKEN( viết tắt HENIKEN)

+ Lời bình: Tên đại lí thường có tên đầy đủ và tên viết tắt Đôi khi còn có tên tiếng Anh Đi theo tên đại lí còn có những đặc trưng sau: địa chỉ, điện thoại, mặt hàng cung cấp

2.5 Bảng mô tả chi tiết công việc

Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc Số TT:12 Ngày 27/04/2006 Công việc: Lập phiếu yêu cầu nhập hàng

+Điều kiện bắt đầu(kích hoạt):

- Có đề nghị cung ứng của khách hàng

- Đề nghị hấp dẫn của đại lí cung cấp

- Hàng còn lại dưới mức quy định

- Đến ngày lập đơn hàng theo quy định quản lí

+Thông tin đầu vào: danh sách các đại lí, đơn chào hàng, sổ theo dõi hàng

+Kết quả đầu ra: một đơn đặt hàng được lập và gửi đi (có bản mẫu kèm theo) hoặc một cú điện thoại đặt hàng

+Nơi sử dụng: đại lí, chủ cửa hàng, bộ phận pha chế

+Tần suất: tuỳ thuộc vào ngày trong tuần

- Thứ 2: 0 đến 2 lần

- Thứ 3,4,5,6: 2 đến 4 lần

- Thứ 7, chủ nhật: 4 đến 6 lần

+Thời lượng: 3phút/ đơn hàng điện thoại

10 phút/ đơn hàng viết tay

+Quy tắc:

- Quy định một số người cụ thể lập đơn nhập hàng

- Những đơn hàng trên 4 triệu phải được bộ phận kế toán thông qua

- Số lượng đặt mỗi loại dưới mức quy định cho trước

+Lời bình:

- Đôi khi phải đặt hàng trong những tình huống đột xuất, chẳng hạn có dự báo khan hiếm một số mặt hàng trong thời gian tới hoặc giá cả có sự giảm mạnh

- Một số mặt hàng còn lại dưới mức tối thiểu và cách ước lượng còn mang tính chủ quan

2.6 Bảng tổng hợp công việc

suất Hồ sơvào Hồ sơra T1 Lập phiếu yêu cầu mua hàng:xuất phát

từ nhu cầu cung ứng, menu đồ uống hay

đề nghị hấp dẫn của các đại lí, đơn hàng

lập và chuyển đi bằng điện thoại(20%),

viết(80%), sắp các đơn hàng vào sổ theo

dõi hàng để đối chiếu và theo dõi

Bộ phận pha chế

2-6đơn/

ngày 4-8dòng/

đơn

2.7Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu (thực thể dữ liệu)

STT Tên- vai trò Công việc liên quan

D2 Phiếu yêu cầu nhập hàng: ghi tên các mặt hàng cần nhập về T1, T2

D3 Hoá đơn nhập hàng: ghi tên các mặt hàng được đại lí cung cấp T5 ,T6

D4 Phiếu chi: ghi tên các mặt hàng nhập về kèm theo đơn vị tính, đơn

giá,số lượng,thành tiền và tổng số tiền chi. T6, T4,T11

D5 Sổ theo dõi hàng: lưu số lượng hàng nhập về và số hàng còn lại T1, T3, T4, T13

D6 Phiếu yêu cầu đồ uống: ghi các đồ uống mà khách yêu cầu kèm

D7 Phiếu thu: ghi số tiền thực tế mà khách hàng phải thanh toán T11, T9

D9 Biên bản sự cố: ghi các thông tin liên quan đến sự cố (nếu có) T12, T13

D10 Báo cáo: thống kê tình hình kinh doanh của cửa hàng T13, T11, T4, T12

T1: yêu cầu nhập hàng T8: phục vụ yêu cầu của khách

T2: kiểm tra hàng T9: viết hoá đơn thanh toán cho khách

T3: nhập hàng vào kho T10: viết phiếu thu

T4: lưu sổ theo dõi hàng T11: Ghi sổ thu chi

T5: Tạo hoá đơn nhập hàng T12: lập biên bản

T6: thanh toán tiền hàng T13: lập báo cáo

T7: yêu cầu đồ uống

2.8 Bảng tổng hợp từ điển dữ liệu

thường

chữ số thì phải thêm số 0 vào trước 4

II:PHÁT BIỂU BÀI TOÁN

1 Mua hàng

Cửa hàng sẽ được các đại lí khác nhau cung cấp các mặt hàng khác nhau theo phiếu yêu càu của cửa hàng do bộ phận pha chế yêu cầu.Các mặt hàng nhập về được kiểm tra xem có đạt chất

lượng như yêu cầu hay không - nếu đạt thì mặt hàng sẽ được nhập Đối chiếu phiếu yêu cầu mua

hàng với các mặt hàng, bộ phận pha chế sẽ tiến hành ghi hoá đơn nhập hàng để chuyển cho bộ phận kế toán Đồng thời ghi vào sổ theo dõi hàng và bộ phận pha chế sẽ chịu trách nhiệm bảo quản Nếu không đạt yêu cầu thì gửi thông tin phản hồi với các đại lí.Việc thanh toán cho các đạI lý sẽ do bộ phận kế toán,có thể thanh toán ngay hoặc một vài ngày sau đó.Khi thanh toán sẽ

phải viêt phiếu chi

2 Bán hàng

Khi khách vào cửa hàng sẽ được bộ phận phục vụ gửi Menu để khách lựa chọn đồ uống , phiếu yêu cầu sẽ được chuyển cho bộ phận pha chế Căn cứ vào phiếu yêu cầu của khách,bộ

phận pha chế sẽ pha đồ uống cho khách và phục vụ có trách nhiệm chuyển đồ uống cho

khách-khi đó phiếu yêu cầu đồng thời cũng là hóa đơn tính tiền sẽ được chuyển ngược lại cho bộ phận

kế toán Khi xét thấy mặt hàng nào đó sắp hết bộ phận pha chế định lượng các hàng cần thiết và

yêu

cầu chủ cửa hàng nhập hàng về.

Lúc nào khách có yêu cầu thanh toán sẽ nhận được hoá đơn tính tiền.Căn cứ vào hoá đơn và

số lượng thực tế đã dùng, khách sẽ thanh toán với bộ phận kế toán.Bộ phận kế toán viết phiếu thu và lưu sổ theo dõi hằng ngày.

III:MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN

1.Biểu đồ ngữ cảnh

H 1: biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống

2.Các hồ sơ dữ liệu:

2.1 Hồ sơ tài liệu

+D1) Menu đồ uống

+D2) Phiếu yêu cầu mua hàng

+D3) Hoá đơn nhập hàng

phiếu chi phục vụ đồ uống

Y/c đồ uống

gửi phiếu thu

t.tin sự cố

C/cấp hàng Y/c thanh toán Báo cáo

Y/c mua hàng

Biên bản sự cố

HỆ THỐNG QUẢN

LÍ CỬA HÀNG GIẢI KHÁT

KHÁCH

HÀNG

ĐẠI LÍ

CHỦ CỬA HÀNG

Y/c thanh toán

Y/c báo cáo 0

+D4) Phiếu chi.

+D5) Sổ theo dõi hàng(lưu hàng nhập về và số lượng hàng cũ còn lại)

+D6) Phiếu yêu cầu đồ uống (đồng thời là hóa đơn tính tiền)

+D7) Phiếu thu

+D8) Sổ thu chi

+D9) Biên bản sự cố

+D10) Báo cáo

2.2 Tác nhân ngoài:

+ ĐạI lí

+ Khách hàng

+ Chủ cửa hàng

2.3 Tác nhân trong:

+ Bộ phận pha chế(đồng thời là bộ phận quản lí hàng hoá)

+ Bộ phận kế toán

+ Bộ phận phục vụ

3 Bảng phân tích xác định các chức năng , tác nhân và hồ sơ

Động từ + bổ ngữ Danh từ Nhận xét

Yêu cầu mua hàng

Kiểm tra hàng

Nhập hàng vào kho

Lưu sổ theo dõi hàng

Tạo hoá đơn nhập hàng

Thanh toán tiền hàng

Yêu cầu đồ uống

Phục vụ đồ uống

Viết hoá đơn

Viết phiếu thu

Ghi sổ thu chi

Lập biên bản

Lập báo cáo

Phiếu yêu cầu mua hàng

Bộ phận pha chế Đại lí

Phiếu yêu cầu mua hàng

Bộ phận pha chế(chủ cửa hàng)

Bộ phận pha chế Hoá đơn nhập hàng

Sổ theo dõi hàng

Bộ phận pha chế

Sổ theo dõi hàng Hoá đơn nhập hàng

Bộ phận pha chế Hoá đơn nhập hàng Đại lí

Bộ phận kế toán Phiếu chi Khách Phiếu yêu cầu đồ uống(hóa đơn)

Bộ phận phục vụ

Bộ phận pha chế

Bộ phận phục vụ Hóa đơn Khách

Bộ phận kế toán Hóa đơn Khách

Bộ phận kế toán Phiếu thu Hoá đơn

Bộ phận kế toán

Sổ thu chi Phiếu thu Phiếu chi Biên bản Chủ cửa hàng Báo cáo

Hồ sơ tài liệu Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ tài liệu Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu Tác nhân

Hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu Tác nhân

Hồ sơ tài liệu Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ tài liệu Tác nhân

Hồ sơ tài liệu Tác nhân Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ tài liệu Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ tài liệu Tác nhân Tác nhân

Hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu Tác nhân

Hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu

Hồ sơ tài liệu

Tác nhân

Hồ sơ tài liệu

4.Biểu đồ phân rã chức năng

H2:Biểu đồ phân rã chức năng

HỆ THỐNG QUẢN LÍ 1.NHẬP HÀNG

1.1 Y/c nhập hàng

1.2 Kiểm tra hàng

1.3 Nhập hàng vào kho

1.4 Tạo hoá đơn nhập

1.5 Lưu sổ hàng

1.6 Viết phiếu chi

1.7 Ghi sổ thu chi

2 BÁN HÀNG

2.1Y/c đồ uống

2.2 Phục vụ đồ uống

2.3 Viết hoá đơn

2.4 Viết phiếu thu

2.5 Ghi sổ thu chi

2.6 Lưu sổ hàng

3.GQ SỰ CỐ

3.1 Lập biên bản

3.2 Xử lí sự cố

4.BÁO CÁO

4.1Lập báo cáo

5 Mô tả chi tiết các chức năng lá

(1.1) Yêu cầu nhập hàng: bộ phận pha chế dựa vào Menu của cửa hàng, từ đó sẽ yêu cầu

mua các mặt hàng cần thiết Hoặc khi hết các mặt hàng thì sẽ báo để cửa hàng nhập hàng về

(1.2) Kiểm tra hàng :hàng nhập về sẽ được bộ phận pha chế kiểm ta xem có đạt tiêu

chuẩn về số lượng và chất lượng hay không Nếu đạt thì nhập kho,ngược lại sẽ gửi thông báo phản hồi cho đại lí

(1.3) Nhập hàng vào kho: hàng được các đại lí chuyển đến sẽ được bộphận pha chế tiếp

nhận và bảo quản

(1.4) Tạo hoá đơn nhập: Dựa vào số hàng mà các đại lí cung cấp thì bộ phận pha chế sẽ

viết hoá đơn nhập hàng cho các đại lí để các đại lí yêu cầu bộ phận kế toán thanh toán tiền hàng

(1.5) Lưu vào sổ theo dõi hàng :Hàng nhập về sẽ lưu vào sổ theo dõi hàng để tiện cho

việc theo dõi hàng hóa

(1.6) Viết phiếu chi: khi nhận được yêu cầu thanh toán tiền hàng cho các đại lí thì bộ

phận kế toán sẽ xác nhận, thanh toán và viết phiếu chi

(1.7) Ghi sổ thu chi: sau khi thanh toán xong ,bộ phận kế toán sẽ lưu sổ thu chi của cửa

hàng để dễ dàng cho việc tổng kết doanh thu của cửa hàng

(2.1) Yêu cầu đồ uống:dựa vào Menu của nhà hàng,khách sẽ gọI đồ uống theo nhu cầu

của mình và được bộ phận phục vụ ghi lại vào phiếu yêu cầu

(2.2) Phục vụ đồ uống :từ phiếu yêu cầu của khách bộ phận pha chế sẽ pha đồ uống cho

khách và được phục vụ chuyển tới cho khách

(2.3) Viết hoá đơn: nhận được yêu cầu thanh toán của khách,bộ phận kế toán sẽ tính tiền

dựa vào phiếu yêu cầu mà khách đã yêu cầu

(2.4) Viết phiếu thu: căn cứ vào số lượng thực tế mà khách đã dùng,bộ phận kế toán viết

phiếu thu số tiền thực tế mà khách phải trả

(2.5) Lưu vào sổ theo dõi hàng: hết một ngày,bộ phận pha chế sẽ kiểm tra để thống kê

số hàng còn lại.Từ đó sẽ yêu cầu nhập hàng nếu cần thiết.

(3.1) Lập biên bản sự cố:nếu xảy ra sự cố ví dụ như vỡ cốc,hoặc làm hỏng đồ dùng của quán hay làm mất đồ của khách thì quản lí cửa hàng sẽ tiến hành lập biên bản

(3.2) Xử lí sự cố :xem xét đối tượng gây ra sự cố thì sẽ tiến hành bồi thường cho khách nếu lỗi do cửa hàng hay yêu cầu khách bồi th ường nếu lỗI do khách

(4.1) Báo cáo :chủ cửa hàng sẽ yêu cầu tổng kết tình hình kinh doanh của cửa hàng theo

từng ngày, tùng tuần,từng tháng hoặc theo quý,năm…

6.Lập ma trận thực thể chức năng

Các thực thể

D1.Menu đồ uống

D2.Phiếu yêu cầu mua hàng

D3.Hoá đơn nhập hàng

D4.Phiếu chi

D5.Sổ theo dõi hàng

D6.Phiếu yêu cầu đồ uống

D7.Phi ếu thu

D8 Sổ thu chi

D9 Bi ên b ản

D10.B áo c áo

H3: Ma trận thực thể -chức năng

IV BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

D3

1.0 NHẬP HÀNG

2.0

BÁN HÀNG

3.0

GQ

SỰ CỐ

4.0 BÁO CÁO

ĐẠI LÍ

KHÁCH HÀNG

CHỦ CỬA HÀNG

Y/c nhập hàng Thanh toán tiền hàng Cung cấp hàng Y/c thanh toán

Y/c thanh toán Y/c đồ uống

phục vụ đồ uống gửi hoá đơn

Thông tin sự cố

Biên bản sự cố

Y/c báo cáo

Báo cáo

D2 Phiếu yêu cầu mua hàng

Hoá đơn nhập hàng

D4 Phiếu chi

D5 Sổ theo dõi hàng

D8 Sổ thu chi

D6 Phiếu y/c đồ uống

D7 Phiếu thu

D9 Biên bản sự cố

D10 Báo cáo

2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng “NHẬP HÀNG”

ĐẠI LÍ

1.1.1 Y/c nhập hàng

1.2.1 Kiểm tra hàng

1.3.1 Nhập hàng vào kho

1.4.1 Tạo hoá đơn nhập

1.5.1 Lưu sổ theo dõi hàng

1.6.1 Viết phiếu chi

1.7.1 Ghi sổ thu chi

Y/c nhập hàng

Cung cấp hàng

gửi phiếu nhập

gửi phiếu chi

D2 Phiếu y/c nhập hàng

D3 Hoá đơn nhập hàng

D5 Sổ theo dõi hàng

D4 Phiếu chi

D8 Sổ thu chi