Tập huấn Word Phù Cát

Chọn màu nền đánh dấu đoạn văn bản Để chọn màu nền cho đoạn văn bản hãy làm như sau: Bước 1: Chọn bôi đen đoạn văn bản trên; Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hight light trên thanh công cụ

Bước đầu làm việc với chương trình

Khởi động chương trình MS-Word 2003

Cách 1: Nhấp đúp chuột vào biểu tượng chương trình trên Desktop

Cách 2: Nhấp chuột vào nút Start ’ Programs ’ Microsoft Word

Cửa sổ chương trình Microsoft Word

* Thêm các biểu tượng trên thanh công cụ Word

Ghi tài liệu lên đĩa cứng, đĩa mềm

 Cách 1: Mở mục chọn File ’ Save Hiện ra hộp thoại sau

 Cách 2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định

để lưu và mở các văn bản của người sử dụng Tuy nhiên, Word cũng cho phép người

sử dụng có thể thay đổi mặc định

Bạn vào Tools  Options  File locations

Trong cửa sổ này, nhắp chuột vào mục Documents sau đó nhắp chuột vào Modify và

chỏ đến thư mục riêng của bạn Nhắp ok là xong.

Các thao tác soạn thảo văn bản

1 VẤN ĐỀ TIẾNG VIỆT

Các bộ mã và Font chữ tiếng việt

Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm 1993 (.VNTime,.VNArial )

Bộ mã và Font VNI, do Công ty Vietnam International (USA) phát triển.(VNI-Times, VNI-Top )

Bộ mã tiếng việt 16 Bit TCVN 6909 là bộ mã theo chuẩn Unicode (TimesNew Roman, Arial, )

Trong thẻ Bảng mã, lựa chọn bảng mã tiếng việt theo chuẩn TCVN3 - ABC hoặc Unicode có sẵn Nên chọn bảng mã Unicode để phù hợp với quy định của

Chính phủ

Cách chuyển mã trong Unikey

- Mở tập tin văn bản Word cần chuyển mã

2 NHẬP NỘI DUNG Các phím thường dùng khi soạn thảo

Các phím số : từ 0 đến 9

Các phím dấu : ’ ,<>?{}[]…

Các phím chữ: a,b,c…

Phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu.

Phím Tab: Để dịch điểm Tab.

Phím Caps Lock: để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường.

Phím Enter: Tạo đoạn văn bản mới và đưa con trỏ nhập xuống đầu dòng dưới Phím Shift + Enter: xuống dòng nhưng không tạo đoạn văn bản mới.

Phím Ctr + Enter : ngắt sang trang mới.

Phím Space Bar: Để chèn kí tự trống ngay vị trí con trỏ nhập

Các phím mũi tên: để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu Phím

Insert: Chuyển đổi chế độ chèn/ghi đè.

Phím Page Up và Page Down: Để dịch con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn

hình

Phím Home , End: Để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản hiện tại.

Phím Delete: Để xoá ký tự bên phải con trỏ nhập

Phím Back Space: Để xoá ký tự bên trái con trỏ nhập.

Tổ hợp phím Ctrl+Home: Đưa con trỏ nhập về vị trí đầu tiên của tài liệu (đầu

dòng đầu tiên)

Tổ hợp phím Ctrl+End: Đưa con trỏ nhập về cuối tài liệu.

Tổ hợp phím Ctr + Shift + T: Đưa từ dòng thứ hai của mỗi đoạn ra lề bên trái

Ctr + M: Đưa toàn bộ đoạn văn bản qua bên phải

Ctr + Shift + M: Đưa toàn bộ đoạn văn bản ra lề bên trái

Các kỹ năng định dạng văn bản

• Nhập văn bản bao gồm các thao tác để gõ được văn bản lên tài liệu;Còn định dạng văn bản bao gồm các thao tác giúp bạn làm đẹp vănbản theo ý muốn

a Chọn phông chữ

b Size chữ

Dùng chuột bấm lên hộp Size trên thanh công cụ Standard Một

danh sách các cỡ chữ xuất hiện cho phép chọn lựa

Hoặc cũng có thể gõ trực tiếp cỡ chữ vào mục Size này.

Tăng – giảm size chữ:

Bước 1 : Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên;

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Font Color trên thanh công cụ Standard.

Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Chọn màu nền đánh dấu đoạn văn bản

Để chọn màu nền cho đoạn văn bản hãy làm như sau:

Bước 1: Chọn (bôi đen) đoạn văn bản trên;

Bước 2: Dùng chuột bấm lên hộp Hight light trên thanh công cụ Standard Một bảng màu xuất hiện cho phép chọn lựa:

Có thể chọn loại màu nền phù hợp bằng cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn

Nếu chọn None- tương đương việc chọn màu trắng.

Tạo chỉ số mũ trên và chỉ số dưới

Làm Việc Với Văn Bản

Đánh dấu chọn khối văn bản:

Chọn từ: nhấp đúp mouse ở từ cần chọn

Chọn 1 dòng văn bản: nhấp mouse ở đầu dòng cần chọn

Chọn đoạn văn bản: nhấp đúp mouse ở đầu 1dòng của đoạn cần chọn

Chọn không liên tục: chọn 1 vùng văn bản; muốn chọn tiếp nhấn giữ phím Ctr

Change case:

SOẠN THẢO CÔNG THỨC TOÁN HỌC

Để có thể soạn thảo được công thức toán học, máy tính của bạn phải đượccài đặt bộ Microsoft Equation 3.0 cùng với bộ Microsoft Office Cách soạnthảo một công thức toán học được tiến hành như sau:

Bước 1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức toán học vào;

Bước 2: Kích hoạt trình soạn thảo công thức toán học bằng cách: mở mục chọn Insert | Object… Hộp thoại Object xuất hiện:

Đổi kí tự đầu câu thành chữ hoa

Đổi chữ in trong đoạn văn bản thành chữ thường

Đổi chữ thường trong đoạn văn bản thành chữ in

Đổi ký tự đầu từ chữ thường thành chữ in.

Đổi ký tự đầu thành chữ thường, các ký

tự sau thành chữ in

Dùng chuột chọn mục Microsoft Equation 3.0 (như hình trên), rồi nhấn OK Thanh công cụ Equation cùng hộp soạn thảo công thức xuất hiện:

- Gõ cụm từ viết tắt vào mục Replace:

- Gõ cụm từ sẽ thay thế vào mục With:

Ví dụ: muốn viết tắt từ văn bản bởi vb thì:

Replace gõ vb With gõ văn bản

Bước 2: Nhấn nút Add để ghi thêm từ này vào danh sách viết tắt của Word.

Để xoá đi một từ viết tắt, thực hiện theo các bước sau:

Tìm đến từ viết tắt cần xoá Nhấn nút Delete để xoá cụm từ viết tắt này.

Tạo địa chỉ trang Web để truy cập Internet từ Word

- Vào Tool / AutoCorect

- Nháy vào nhãn : Auto Fomat As You Type

- Đánh dấu kiểm vào: Internet and network paths with hyperlinks rồi OK

- Gõ địa chỉ trang Web cần truy cập

http://www.baobinhdinh.com.vn

Chèn thêm nhạc – video

Vào Insert/Objebc/Windows Media Player

Hiện biểu tượng của Windows Media Player; Coppy nhạc hay phim và Paste vào biểu tượng này.

18.Co-Gai-Sai-Gon-Di-Tai-Dan.mp3 video1.avi

AUTOTEXT

Trong quá trình làm việc với văn bản đôi khi có những đoạn văn bản có tínhchất lặp đi lặp lại, nếu chúng ta có chuẩn bị trước thì đoạn văn bản sẽ được tạo rấtnhanh mà không sợ nhầm lẫn Đó là phương pháp định nghĩa một đoạn văn bản –

Autotert Cách làm như sau:

Bước 1: Đánh dấu đoạn văn bản cần định nghĩa.

Bước 2: Vào menu: Insert, trỏ vào lệnh Autotert để hiện ra menu phụ; nhắp chọn

lệnh New Hộp thoại Create Autotert hiện ra

Mục Please name your Aototert entry: Thầy cô gõ tên cần định nghĩa; rồi

nhấp nút OK

Chú ý: Tên đặt trong Autotert cần ngắn gọn và đễ nhớ

Tìm kiếm và thay thế trong văn bản

Tìm kiếm và thay thế là một tính năng rất cần thiết đối với những người làm việc trong văn phòng.

Tìm kiếm

Mở file văn bản cần thực hiện, bấm menu Edit > Find hoặc bấm tổ hợp Ctrl +

F Ở cửa sổ hiện ra, gõ từ cần tìm vào ô Find What rồi bấm nút Find Next hoặc bấmphím Enter, khi đó chương trình sẽ dò tìm và dừng lại ở từ tìm thấy trong văn bản

Do vậy bạn bấm chuột vào từ đó để sửa chữa (nếu cần) rồi bấm nút Find Next để tìmtiếp Có thể tìm từ có dấu bằng cách thiết lập bảng mã đúng với font chữ dùng trongvăn bản rồi gõ từ có dẫu vào ô Find What (bạn cứ gõ đúng từ cần tìm, có thể ô nàykhông hiển thị được dấu).Trong trường hợp muốn tìm chính xác từ (tìm từ có phânbiệt chữ hoa, thường….), bấm nút More ở cửa sổ tìm kiếm, đánh dấu chọn vào cácmục Match case, Find whole words only…

Thay thế

Chẳng hạn, lúc soạn thảo bạn gõ chữ HN để viết chữ Hà Nội, và chữ này lặp đilặp lại rất nhiều trong văn bản Rồi đến lúc bạn cần tìm và sửa lại tất cả chữ VNthành Việt Nam Rõ ràng nếu bạn tự tìm và sửa lại theo cách thủ công thì rất lâu.Chức năng tìm kiếm và thay thế trong thời gian nhanh nhất.Bấm nenu Edit > Replacehoặc bấm Ctrl+H Ở cửa sổ hiện ra, gõ từ cần tìm vào ô Find What, gõ từ cần thayvào ô Replace with, bấm nút Find Next để tìm thấy từ rồi bấm nút Repalce để thaythế từ đó, hoặc bấm Replace All nếu chắc chắn thay tất cả các từ đó trong văn bản

Tìm kiếm mở rộng

Ở cách tìm kiến, thay thế nói trên, bạn chỉ tìm được những từ thấy được màkhông thể tìm những ký tự không hiển thị, hay ký hiệu của một định dạng nào đó Đểtìm những ký tự dạng này, ở cửa sổ tìm kiếm và thay thế, bấm nút More, bấm nútSpecial rồi bấm chọn dạng ký tự cần tìm ở danh sách hiện ra Khi đó ở ô Rind whathay ô Replace with sẽ xuất hiện trong ký tự quy định cho dạng đã chọn Cho nên ởnhững lần sau, bạn có thể gõ lại những ký tự đã thấy để tìm dạng ký tự đặc biệt đó

ĐỒ HỌA

Để làm việc với môi trường đồ hoạ trên Word, bạn phải sử dụng đến thanhcông cụ Drawing

Nếu chưa nhìn thấy thanh công cụ này trên màn hình có thể mở nó bằng cách kích

hoạt mục chọn View | Toolbar | Drawing

- Gõ liên tiếp 3 dấu sao (*) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ nét chấm

- Gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.

- Gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm

- Gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi

- Gõ liên tiếp 3 dấu thăng (#) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ ba

Dùng thanh c«ng cô Drawing:

- Giữ phím Shift + mouse: vẽ đoạn thẳng

- Giữ phím Ctrl + mouse : vẽ đoạn thẳng lấy điểm đặt của mouse làm tâm

- Vẽ mũi tên: Cách vẽ thực hiện tương tự như vẽ đoạn thẳng

(vào Draw/Grid

Vẽ hình chữ nhật:

Kéo mouse để vẽ hình chữ nhật

Giữ Shift và kéo mouse: để vẽ hình vuông

Giữ Ctr và kéo mouse: để vẽ hình chữ nhật lấy điểm đặt của mouse làm tâmGiữ Ctr+Shift và kéo mouse: để vẽ hình vuông lấy điểm đặt của mouse làm tâm

Lưu ý: Khi vẽ hình chữ nhật trên văn bản thì nội dung văn bản sẽ bị khuất bên

dưới; để hiện nội dung văn bản nhấp chọn nút phải ; hiện ra bảng, ta chọn

order/Send Behind Text.

Để viết nội dung văn bản trên hình vừa vẽ, ta nhấp chọn: Add Text

Vẽ hình ellipse

Kéo mouse để vẽ hình ellipse

Giữ Shift và kéo mouse: để vẽ hình tròn

Giữ Ctr và kéo mouse: để vẽ hình ellipse lấy điểm đặt của mouse làm tâm

Giữ Ctr + Shift và kéo mouse: để vẽ hình tròn lấy điểm đặt của mouse làm tâm

Làm việc tập hợp các hình vẽ

Một khối hình vẽ thường bao gồm tổ hợp nhiều hình vẽ ghép lại Tính năng

nhóm (Group) giúp gom nhóm các hình nhỏ cần thiết thành một khối hình lớn Điều

này rất thuân lợi cho việc sử dụng cũng như quản lý khối hình vẽ trên tài liệu

a Gom nhóm (Group)

Để gom nhóm một tập hợp các hình, bạn làm như sau:

Bước 1: Sử dụng nút trên thanh công cụ Drawing, kết hợp việc giữ phím Shift.Rồi lần lượt chọn các hình nhỏ cần nhóm lại (bằng cách nhấn chuột lên từng hình)hoặc dùng chuột khoanh vùng bao quanh khối hình cần nhóm;

Bước 2: Kích hoạt tính năng nhóm bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công cụDrawing, chọn Group Tất cả các hình nhỏ đã chọn sẽ đượcnhóm lại thành một hình lớn

b Gỡ nhóm (Ungroup)

Trong trường hợp muốn sửa lại từng cấu trúc hình nhỏ trên khối đã nhóm, bạn phải

thực hiện gỡ nhóm Cách làm như sau:

Bước 1: Sử dụng nút để chọn hình (lớn) cần gỡ nhóm;

Bước 2: Kích hoạt tính năng gỡ nhóm bằng cách: nhấn nút Draw trên thanh công cụ Drawing, chọn Ungroup Tất cả các hình nhỏ trong hình lớn sẽ được trở lại trạng tháinhư trước lúc bị nhóm

- Đến đây, bạn có thể hiệu chỉnh từng hình nhỏ theo ý muốn

Nhóm lại (Regroup)

Sau khi gỡ nhóm và chỉnh sửa xong, muốn nhóm lại thành khối hình như ban

đầu bạn không cần phải thực hiện lại tính năng nhóm, mà chỉ cần gọi tính năng nhóm lại (Regroup) Cách làm như sau:

Bước 1: Sử dụng nút để chọn bất kỳ một hình nhỏ nào trong số các hình nhỏ cần

Khi làm việc với sơ đồ tổ chức, sẽ xuất hiện thanh Organization

Chart ; ta có thể chỉnh sửa sơ đồ tổ chức cho phù hợp

Bảng biểu và hình ảnh

Cách tạo nhanh bảng biểu

 Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí tạo bảng.

Nhấn chuột vào biểu tượng Insert table trên thanh công cụ Giữ phím

chuột và kéo chuột xuống phía dưới Thả phím chuột để kết thúc việc tạobảng

Tạo bảng bằng lệnh Insert Table

Đặt con trỏ nhập văn bản tại vị trí tạo bảng

Nhắp chọn Menu Table -> Insert Table làm xuất hiện hộp thoại Insert Table sau đó nhập số cột của bảng vào ô Number of columns, số dòng vào ô Number of rows.

Nhấn nút OK để tạo bảng.

- Mục Table size : cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho

bảng:

- Gõ số cột của bảng vào mục: Number of columns:

- Gõ số dòng của bảng vào mục Number of rows:

- Mục AutoFit behavior : thiết lập một số các thuộc tính tự động căn chỉnh:

- Fixed column with: sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột lỡ: Auto – tự động căn

chỉnh chiểu rộng cho cột; hoặc bạn gõ vào độ rộng của mỗi cột vào mục này

(tốt nhất chọn Auto, vì bạn có thể căn chỉnh độ rộng của các cột sau này);

- AutoFit contents: tự động điều chỉnh độ rộng các cột khít với dữ liệu trongcột ấy;

- AutoFit window : tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng

có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn bản

Nên chọn kiểu Auto của mục Fixed column with:

- Nút Auto format cho phép bạn chọn lựa định dạng của bảng sẽ tạo theo một

số mẫu bảng đã có sẵn

§Þnh d¹ng b¶ng biÓu

Định dạng lề : Nháy phải chuột lên vùng bôi đen, mở mục chọn

rồi chọn kiểu lề muốn định dạng theo bảng:

Định dạng hướng văn bản: Nháy phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn

, hộp thoại Text Direction xuất hiện:

Tụ nền, kẽ viền: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, mở mục chọn Border and Shading

Tách bảng:

Đặt con trỏ tại 1 vị trí nào đó của bảng cần tách, vào Table ; chọn lệnh Split Table

Nhập bảng: Xóa khoảng trống

Bảng sát hàng trên cùng, muốn đánh tiêu đề:

Đặt 1 vị trí nào đó, nhấp chuột phải, hiện bảng chọn Split Table

Lập tiêu đề đầu mỗi trang trong bảng:

Đánh dấu chọn tiêu đề đầu tiên – Vào Table – chọn Heading Rows Repeat

Dùng công cụ Text Box

Nhấp vào biểu tượng Text Box để tạo hộp chữ Chọn nội dung cần gõ,trình bày Fon, paragraph

Muốn ẩn hộp chữ nhật, ta chọn No Fill và No Line

* Tạo đỉnh hình tam giác dựa vào TexBox

Viết số đo cạnh tam giác:

Ứng dụng trong tập viết

Tạo Word Art

Nhắp biểu tượng Insert WordArt trên thanh Standard để mở hộp thoại:

Tạo nền cho văn bản

Vào Format / Background/ Fill Efects hiện bảng:

*Đóng mộc cho tệp tin văn bản

Khi soạn một văn bản Word và gửi cho mọi người, bạn muốn để lại "dấu ấn" tác quyền, hãy sử dụng công cụ “đóng mộc” cho tập tin văn bản Mọi thứ

đã có sẵn trong MS Word, chỉ cần vài thao tác đơn giản để thực hiện

Trước tiên, bạn mở văn bản MS Word của mình lên, vào Format > Background > Printed Watermark

Trong cửa sổ Printed Watermark, nếu muốn “đóng mộc” lên file bằng một bức ảnh, hãy chọn Picture watermark Nhấn phím Select Picture rồi chọn tấm

ảnh mà bạn muốn đưa vào file văn bản của mình Sau đó, nếu muốn tấm ảnh của bạn chỉ hiển thị “lờ mờ” trong file- hãy chọn Washout, nếu muốn tấm ảnh hiện rõ ràng trong file- không chọn Washout.

Mục Scale hỗ trợ bạn điều chỉnh kích thước bức ảnh, chọn Auto để MS

Word tự động chọn một kích thước ngẫu nhiên, ngoài ra bạn cũng có thể chọn các kiểu phóng to- thu nhỏ ảnh từ 50%-500% Nhấn OK để tạo “mộc” cho ảnh Hãy dùng cách này để đưa Logo công ty, chữ kí cá nhân, hay bất kì hình ảnh nào để thông báo cho mọi người biết là chủ sở hữu của file MS Word là bạn.

Nếu không muốn đưa hình ảnh, bạn cũng có thể đưa địa chỉ email, tên công ty, tên bạn hay bất kì thông điệp riêng tư nào để làm “mộc” cho ảnh Lúc

đó, hãy đánh chọn Text watermark Dòng, Text- bạn viết thông điệp của mình

vào, dòng Font- bạn chọn kiểu font cho chữ, Size- để chọn kích thước cho chữ, Color- chọn loại màu cho chữ.

Nếu muốn chữ hiện “lờ mờ”- bạn đánh chọn mục Semitransparent, nếu

muốn chữ hiện rõ ràng- không chọn mục Semitransparent Muốn chữ nằm

nghiêng- bạn chọn Diagonal, nếu muốn chữ nằm ngang- bạn chọn Horizontal.

Nhấn OK để xác nhận chọn lựa.

Bây giờ bạn hãy mở các tài liệu của mình lên rồi thực hành “đóng mộc” cho nó ngay đi! Theo mặc định trong MS Word, thì chữ hay hình của bạn sẽ được đặt “đại” ở một chỗ nào đó mà MS Word “thích”, nếu bạn muốn di

chuyển chúng đến vị trí mình muốn, vào View > Header and Footer, sau đó nhấn