HƯỚNG DẪN CÁCH HỌC ACCESS

Bài giảng Access 1 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Thực hành Access 1. Tạo bảng dữ liệu đơn giản 1.1 Khởi động Access và tạo mới một CSDL Access nằm trong bộ MS Office của Microsoft. Ta khởi động bằng cách chọn Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Access 2003. Để thuận tiện cho các lần sử dụng sau, ta cũng có thể tạo Shortcut cho Access và để nó trên màn hình nền Windows. Đây là màn hình Access 2003: Nhấn chọn Blank database, hộp thoại sau xuất hiện: 2 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Ta đặt tên CSDL là tck45.mdb và định vị cho nó được đặt tại thư mục mong muốn D:\TailieuGiangday\CSDL\HeQTCSDLAccess (cái này tùy bạn!). Các bạn lưu ý, phần mở rộng của Access là mdb (phiên bản 2007 về sau có khác đôi chút). Cửa sổ sau xuất hiện: 3 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Chúng ta tạm đóng CSDL trên lại. 1.2. Mở một CSDL đã có Bây giờ chúng ta mở Access, chọn File\Open hoặc nhấn Ctrl+O hoặc nhấn vào nút có biểu tượng Open trên thanh công cụ. Hộp thoại Open xuất hiện. Ta chọn tập tin mdb cần mở, sau đó nhấn nút Open. Quan sát, chúng ta thấy CSDL Access có các thành phần như: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu về các thành phần này. 1.3. Tạo bảng sử dụng Table Wizard Wizard là một trình công cụ hướng dẫn bạn đi qua tất cả các bước cần thiết trong quy trình tạo một thành phần chuẩn của Access như bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, trang truy cập dữ liệu. Nó là một cách tiếp cận hữu ích cho những người mới làm quen với Access. Làm theo các bước sau: Bước 1: Trong cửa sổ tck45: Database, với tab Tables bên trái đang được kích hoạt, nhấn vào phím New. Access sẽ mở ra hộp thoại New Table cho phép xác định cách tạo bảng. 4 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Có hai mục không được giới thiệu ở đây, đó là: Import Table (nhập khẩu một bảng đã được tạo ra trong trình ứng dụng khác) và Link Table (tạo một bảng được kết nối với một bảng khác trong tập tin khác). Bước 2: Nhấn chọn mục Table Wizard, sau đó nhấn OK. Hộp thoại Table Wizard xuất hiện: 5 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Bước 3: Chọn Sample Tables là Students, sau đó lần lượt chọn các mục trong danh sách Sample Fields và chuyển nó vào Fields in my new table: Nếu muốn đổi tên cột, ta chọn mục tương ứng rồi nhấn vào nút Rename Field Bước 4: Sau đó nhấn Next. Hộp thoại sau xuất hiện: 6 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Bước 5: Nếu muốn bạn có thể đổi tên bảng. Ở đây tôi để nguyên là Students. Bước 6: Nhấn Next chuyển sang hộp thoại tiếp theo. Bước 7: Nhấn Finish để hoàn tất quá trình tạo bảng sử dụng đồ thuật. 7 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Tới đây, chúng ta có thể nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng nếu muốn. Tạm thời chúng ta chưa nhập gì cả. Chúng ta sẽ xem bảng Students trong chế độ Design: Chọn bảng Students và nhấn nút Design, cửa sổ sau xuất hiện: 8 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Bước 8: Nhập dữ liệu vào bảng. 1.4 Các thao tác hiệu chỉnh hàng cột và dữ liệu trong bảng Sử dụng thanh trượt ngang để di chuyển đến các trường (cột) tương ứng: 9 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Di chuyển đến các bản ghi (dòng trong bảng) 10 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Bài giảng Access Thêm bản ghi (khoản tin) mới Xóa bản ghi [...]... sách một số kí tự giữ chỗ thường được sử dụng trong hộp văn bản Input Mask: Kí tự Access sẽ thực hiện 0 chữ số từ 0 đến 9, bắt buộc nhập, không cho phép dấu cộng + và trừ 9 chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, không cho phép dấu cộng + và trừ # chữ số hay dấu cách, không bắt buộc nhập, vị trí trống được chuyển thành dấu cách, cho phép dấu cộng + và trừ L chữ cái từ A đến Z, bắt buộc nhập ? chữ cái... Bài giảng Access Phần 7 chữ số sau của máy di động hoặc toàn bộ số của máy cố định được phân thành 2 nhóm, cách nhau bởi dấu cách, ví dụ: ( ) 821 4351 hoặc ( ) 896 6027 Ta làm như sau: Trong chế độ thiết kế, nhấn chuột chọn dòng PhoneNumber Tìm đến dòng Input Mask, nhập vào như sau: !\(999")"000\ 0000 Quan sát sự thay đổi của kết quả Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 14 Bài giảng Access Bổ... LecturerPhone: điện thoại theo quy cách !\(999")"000\ 0000 • Faculty: khoa, gồm có: Công nghệ thông tin, điện tử viễn thông, hóa học, cơ khí, kinh tế quản lý, ngoại ngữ, tại chức Bảng Class gồm có các trường sau: • ClassID: mã lớp, là khóa chính • ClassName: tên lớp • Monitor: trưởng lớp Bảng Subjects gồm có các trường sau: • SubjectID: mã môn học, là khóa chính • SubjectName: tên môn học Bảng Learn gồm: • LecturerID:... SubjectName: tên môn học Bảng Learn gồm: • LecturerID: mã giảng viên • ClassID: mã lớp • SubjectID: mã môn học • Time: thời gian biểu học Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 17 Bài giảng Access Tạo các mối quan hệ cho các bảng như hình dưới: Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 18 Bài giảng Access 2.4 Sử dụng form (biểu mẫu) để nhập và xem dữ liệu 2.4.1 Tạo một form tự động Trong tab Tables,... Bách Khoa Hà Nội 23 Bài giảng Access Một số chức năng trong Format: Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 24 Bài giảng Access Trong chế độ thiết kế, ta có thể cho hiện các vùng Form Header/Footer, Page Header/Footer bằng cách kích chuột phải trên form rồi chọn các mục tương ứng: Form được chia thành 5 khu vực: Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 25 Bài giảng Access • Khu vực Form Header... video) được tạo bởi trình ứng dụng windows có hỗ trợ OLE Đối tượng có thể được nhúng vào trường hay được kết nối (link) với trường Có thể là đường dẫn đến một tập tin trong ổ cứng hay trên máy chủ của mạng hay một địa chỉ URL dẫn đến một đối tượng trên mạng Access sẽ chuyển đến đối tượng đó khi nhấn vào link Không phải một dạng dữ liệu Đồ thuật được sử dụng để tạo một trường cho phép tra cứu các giá... chính là số kí tự tối đa có thể nhập vào Nếu nhập quá, Access sẽ xén phần còn lại o Đối với kiểu số: kích thước được xác định qua định dạng Format Nếu nhập vào ba số 0 thì sẽ ra lệnh cho Access tự điền chữ số 0 vào bên trái khi không đủ 3 chữ số • Xác định mặt nạ nhập liệu (Input Mask): Kiểm soát quá trình hiển thị dữ liệu Đây là một mẫu kí tự xác định cách thể hiện dữ liệu trên màn hình và loại dữ liệu...Bài giảng Access 1.5 Sử dụng help của Access Nhấn F1 hoặc chọn trên menu Help 2 Bảng và biểu mẫu (form) 2.1 Các kiểu dữ liệu Nhấn vào nút có biểu tượng chiếc Ê ke để chuyển sang chế độ thiết kế Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 11 Bài giảng Access Trong chế độ thiết kế: Các kiểu dữ liệu: Kiểu dữ liệu Mô tả Text Dạng dữ... một form như sau: Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 19 Bài giảng Access Lần lượt tạo các form theo cách trên 2.4.2 Sử dụng Wizard biểu mẫu Chọn tab Forms, chọn Create form by using Wizard, nhấn New Đồ thuật xuất hiện: Nhấn OK, hộp thoại tiếp theo xuất hiện: Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội 20 Bài giảng Access Chọn bảng Class và đưa tất cả các trường trong mục "Available Fields"... không bắt buộc nhập & kí tự hoặc dấu cách, bắt buộc nhập C kí tự hoặc dấu cách, không bắt buộc nhập < chuyển tất cả các chữ cái đứng sau nó thành dạng chữ thường > chuyển tất cả các chữ cái đứng sau nó thành dạng chữ hoa \ bổ sung kí tự đứng liền sau nó vào mục dữ liệu ! căn phải cả mục dữ liệu Chúng ta sử dụng các kí tự trên để sửa mặt nạ nhập liệu cho phù hợp với cách ghi số điện thoại hiện thời ở . Bài giảng Access 1 Khoa Công nghệ thông tin, ĐH Bách Khoa Hà Nội Thực hành Access 1. Tạo bảng dữ liệu đơn giản 1.1 Khởi động Access và tạo mới một CSDL Access nằm trong bộ MS Office. Microsoft Office / Microsoft Access 2003. Để thuận tiện cho các lần sử dụng sau, ta cũng có thể tạo Shortcut cho Access và để nó trên màn hình nền Windows. Đây là màn hình Access 2003: Nhấn chọn Blank. Nội Bài giảng Access Ta đặt tên CSDL là tck45.mdb và định vị cho nó được đặt tại thư mục mong muốn D:TailieuGiangdayCSDLHeQTCSDLAccess (cái này tùy bạn!). Các bạn lưu ý, phần mở rộng của Access là