BẢN TIN KHOA HỌC TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD Nguyễn Thị Linh Giang Gv. Bộ môn Cơ bản iệc soạn thảo các mẫu đơn từ, công văn, văn bằng, hợp đồng… thật đơn giản với công cụ tạo form trong Word, chỉ cần mở đơn hay hợp đồng mẫu ra và ấn phím TAB cho con trỏ nhảy đến từng phần cần sửa, sửa chúng mà không sợ nhầm vào các phần khác. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách tạo form nhập liệu trong Word 2003. V Giả sử ta có một phần mẫu nội dung đơn như hình bên dưới, trong đó các vùng có màu xám là phần nội dung được phép thay đổi, ngoài phần này, các phần khác không thể thay đổi nếu không có quyền. Trong bài viết hướng dẫn cách sử dụng Text Form, Check Box Form và Drop-Down Form. Họ và tên (chữ in hoa): <HỌ TÊN> Giới tính: Nam Nữ Ngày, tháng, năm sinh: / / Nơi sinh (Tỉnh hoặc TP): Văn bằng đại học - Năm tốt nghiệp: Chuyên ngành: - Cơ sở đào tạo: Nước - Hệ đào tạo: (chọn hệ ĐT) Loại tốt nghiệp: (chọn loại TN) Thực hiện: 1. Soạn thảo mẫu văn bản trên (Bản thô, không có những vùng xám như trên hình.) 2. Mở thanh công cụ Form: Vào View → Toolbars → Forms. ( MS Word 2003) Hình 1: Hiển thị thanh công cụ Form Hình 1: Hiển thị thanh công cụ Form TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI | Số 14/Quý II/Năm 2011 1 Text Form Drop-Down FormCheck Box Form BẢN TIN KHOA HỌC TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD 3. Text Form - Các mục như Họ và tên; Ngày, tháng, năm sinh; Nơi sinh; Năm tốt nghiệp; Chuyên ngành; Cơ sở đào tạo; Nước ta sẽ dùng kiểu Text Form. - Thực hiện như sau: Tại mục “Họ và tên”, đặt con trỏ nháy vào bên phải. Sau đó dùng chuột chọn nút Text Forms Field trên thanh lệnh Forms. Sẽ thấy một vùng xám đen, kích đôi chuột vào vùng xám đen được tạo ra (hoặc kích phải chọn Properties) xuất hiện hộp thoại Text Forms Field Options. Nhấp OK sau khi thiết lập các thuộc tính cho Text Field (Hình 2) Hình 2: Chọn thuộc tính Text Form cho mục Họ và tên Hình 3: Ví dụ chọn thuộc tính Text Form cho mục Ngày sinh - Trong đó: Type: chọn loại văn bản (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu văn bản bình thường…) Default Text: Dòng văn bản mặc định sẽ có Maximum length: giới hạn số ký tự Text format: kiểu cho văn bản (kiểu chữ hoa, chữ thường…) Lưu ý: Bạn phải chọn mục Fill-in enabled để cho phép điền thông tin vào Text Field này. - Ví dụ: Ta lựa chọn các thuộc tính cho mục “Họ và tên” như hình 2 thì khi điền thông tin họ tên, người sử dụng có thể nhập tối đa họ tên là 40 kí tự theo kiểu text bình thường và vì chọn Text format là UpperCase nên nếu có nhập chữ in thường nó vẫn tự động in hoa cho mục này. Tương tự như vậy ta có thể thiết lập thuộc tính cho các Text Form còn lại (Hình 3) 4. Check Box Form: cho mục về giới tính TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI | Số 14/Quý II/Năm 2011 2 BẢN TIN KHOA HỌC TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD - Thực hiện như sau: Đặt con trỏ nháy trước chữ Nam và chọn Check Box Form Field từ thanh lệnh Forms. Một ô nhỏ hình vuông sẽ được chèn vào trước chữ Nam. Cũng có thể xem thuộc tính của Check Box: kích đôi chuột và chọn Properties (Hình 4) - Nhấp OK. Thực hiện tương tự cho mục giới tính Nữ 5. Drop-Down Form: cho mục hệ đào tạo và loại tốt nghiệp - Tại mục “Hệ đào tạo”, đặt con trỏ nháy vào bên phải. Sau đó dùng chuột chọn nút Drop- Down Forms Field trên thanh lệnh Forms. Kích đôi chuột vào vùng xám đen được tạo ra (hoặc kích phải chọn Properties) xuất hiện hộp thoại Drop-Down Forms Field Options. (Hình 5) Hình 4: Chọn thuộc tính Check Box Form cho mục Giới tính Nam Hình 5: Thuộc tính Drop-Down Forms cho mục Hệ đào tạo - Nhập danh mục từng loại hình đào tạo vào mục Drop-down item và kích nút Add để thêm vào danh sách. Ta sẽ có kết quả (Hình 6): - Nhấp OK. Làm tương tự cho mục “Loại tốt nghiệp”. - Đối với loại Drop-Down Form này, người dùng chỉ được chọn một mục nào đó trong danh sách đã được tạo ra, không thể nhập văn bản khác vào đây. 6. Khoá Form: Sau khi thực hiện việc chèn các vùng nhập liệu trên Form, chúng ta tiến hành khóa Form lại nhằm mục đích chỉ cho phép người dùng nhập liệu vào các vùng qui định và không được phép sửa đổi mẫu văn bản. Để thực hiện, nhấp vào nút Protect Form hình ổ khóa trên thanh lệnh Form và lưu lại mẫu biểu. Tuy nhiên, cách làm nêu trên không đặt mật mã bảo vệ nên người dùng có thể mở khóa và hiệu chỉnh lại mẫu biểu. Do vậy, cách làm tốt hơn là chọn Tools → Protect Document… → chọn Allow only this type of editing in the document: Filling in the forms → nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection → đặt mật mã bảo vệ và nhấn nút OK để hoàn tất. (Hình 7) TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI | Số 14/Quý II/Năm 2011 3 BẢN TIN KHOA HỌC TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD Hình 6: Chọn thuộc tính cho Drop-Down Forms mục Hệ đào tạo Hình 7: Đặt mật mã bảo vệ khi khoá Form 7. Thử nghiệm: Mở file vừa tạo, sử dụng phím TAB để chuyển tới vùng cần thay đổi. Sau khi nhập xong thông tin từng phần, bạn sử dụng phím TAB để Word tự động đưa bạn đến phần sửa tiếp theo (tránh sử dụng phím ENTER). 8. Hiệu chỉnh: Khi cần định nghĩa lại các vùng đã khóa hoặc thay đổi nội dung văn bản, đầu tiên bạn chọn Tools → Unprotect Document sau đó làm lại các bước như trên. * Một vài khác biệt khi tạo Form trong Word 2007: Nếu sử dụng Word 2007 thì sẽ có một vài khác biệt nhỏ khi hiển thị công cụ Form, cần gọi thêm ngăn lệnh Developer cho thanh Ribbon nếu cửa sổ Word 2007 chưa có. Kích nút Office → Word Options → chọn Popular → kích chọn Show Developer Tab in the Ribbon → OK. Trước khi bắt đầu thiết kế Form, chúng ta vào Ribbon → Developer → nhóm Controls → chọn nút Design Mode để chuyển sang chế độ thiết kế Form. Khi sử dụng Word 2007 để tạo Form, sẽ có thêm các đối tượng như Rich Text, Date Picker…được bổ sung giúp cho việc tạo Form có nhiều thuận lợi. Hy vọng qua bài viết này, chúng ta có thể hiểu thêm về những tính năng hữu ích của các công cụ tích hợp trong Word. Tài liệu tham khảo [1]http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?25633-Tạo-Form-trong- Microsoft-Word-2003-2007 TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI | Số 14/Quý II/Năm 2011 4 BẢN TIN KHOA HỌC TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD [2] Đại học Đà Nẵng, Mẫu Đơn xin dự thi cao học, 2010. TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI | Số 14/Quý II/Năm 2011 5 . BẢN TIN KHOA HỌC TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD Nguyễn Thị Linh Giang Gv. Bộ môn Cơ bản iệc soạn thảo các mẫu đơn từ, công văn, văn bằng,. ĐẲNG THƯƠNG MẠI | Số 14/Quý II/Năm 2011 1 Text Form Drop-Down FormCheck Box Form BẢN TIN KHOA HỌC TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD 3. Text Form - Các mục như Họ và tên; Ngày, tháng, năm sinh;. 14/Quý II/Năm 2011 2 BẢN TIN KHOA HỌC TẠO MẪU VĂN BẢN VỚI FORM TRONG WORD - Thực hiện như sau: Đặt con trỏ nháy trước chữ Nam và chọn Check Box Form Field từ thanh lệnh Forms. Một ô nhỏ hình