thăm quan xí nghiệp cao su số 2

Tự học Microsoft Excel 2010 Nội dung đầy đủ Trình bày trực quan Hướng dẫn bước Vừa học vừa làm Mục lục Excel 2010 I Những điểm Microsoft Excel 2010 Thêm tính Sparkline 10 Tính Slicers .11 Định dạng liệu có điều kiện 12 PivotTables PivotCharts 14 Share Workbook 15 I Nội dung 15 Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 15 1.1 Giới thiệu Excel 15 Excel gì: 15 Ribbon gì? 20 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 21 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ .22 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 23 Thu nhỏ cửa sổ Excel .23 Phóng to cửa sổ Excel 23 Thoát khỏi Excel 23 1.3 Thao tác với ô vùng .23 Nhận dạng ô vùng (cells, range) 23 Chọn vùng .24 Sao chép di chuyển vùng 25 Dán đặc biệt (Paste Special) 25 Đặt tên vùng 28 Thêm thích cho ô .29 Chèn, xóa ơ, dịng cột 30 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 32 Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) .34 Chuyển ô nối lại nhiều ô 34 1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt 35 Thanh dọc, ngang 35 Thanh Sheet tab 35 Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển .36 1.5 Thao tác với workbook 38 Tạo workbook 38 Lưu workbook 40 Đóng workbook 42 Sắp xếp workbook 42 1.6 Thao tác với worksheet .43 Chèn thêm worksheet vào workbook 43 Đổi tên worksheet 44 Xóa worksheet 44 Sắp xếp thứ tự worksheet 44 Sao chép worksheet 45 Chọn màu cho sheet tab 46 Ẩn/ Hiện worksheet 46 1.7 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác .47 Sử dụng Zoom 47 Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 47 Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề .48 Sử dụng Watch Window 50 Chương 2: Làm việc với liệu Excel 50 2.1 Nhập liệu, hiệu chỉnh 50 Nhập liệu .50 Nhập ký tự đặc biệt 52 Hiệu chỉnh nội dung .53 Nhập đè lên có sẵn nội dung 54 Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 54 2.2 Định dạng 59 Định dạng chung 59 Tự động định dạng có điều kiện .69 Bảng định dạng bảng (table) 70 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 72 2.3 Tìm thay liệu 73 2.4 Sắp xếp lọc liệu 75 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 78 3.1 Giới thiệu công thức hàm: 78 Giới thiệu công thức (Formula) 78 Giới thiệu hàm (Function) 81 Nhập công thức hàm 82 Tham chiếu công thức 84 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 86 3.2 Các hàm excel 87 a Nhóm hàm thống kê .87 b Nhóm hàm phân phối xác suất 90 c Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính .93 d Các hàm tài - financian functions .94 e Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách 99 f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 120 g HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU 137 Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 157 4.1 Sort (sắp xếp) Filter (lọc) .157 Sắp xếp 157 Lọc liệu 159 4.2 PivotTable PivotChart 160 4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart 160 Tạo báo cáo PivotTable đơn giản 160 4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable 176 4.2.3 Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable .193 Chương 5: Đồ Thị Trong Excel .208 5.1 Giới thiệu đồ thị 208 5.2 Vẽ đồ thị 209 5.3 Các thao tác đồ thị .214 a Nhận biết thành phần đồ thị 214 Các thành phần thông dụng 214 Một số thành phần có đồ thị 3-D 215 b Các thao tác với đồ thị 215 Chọn thành phần đồ thị 215 Di chuyển đồ thị 216 Sao ch p đồ thị .216 Xóa đồ thị .217 Thêm thành phần đồ thị 217 Sắp xếp xóa thành phần đồ thị 217 In đồ thị 217 c Hiệu chỉnh định dạng đồ thị 218 Hiệu chỉnh Chart Area 218 Hiệu chỉnh Flot Area 220 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, ch thích, tiêu đề trục hồnh trục tung, .220 Hiệu chỉnh đường lưới ngang dọc 222 d Các thao tác với chuỗi số liệu đồ thị .227 Xóa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị 227 Thêm chuỗi vào đồ thị 227 Thay đổi chuỗi số liệu 228 Thêm đường xu hướng vào đồ thị 230 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính .231 6.1 Các chế độ hiển thị trang Excel 231 6.2 Thiết lập thông số cho trang in 232 6.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 239 6.4 Các lưu ý khác 241 Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates 241 7.1 Macro 241 Ghi Macro 242 Thực thi Macro .243 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật .244 8.1 Phím Tắt 244 a Truy cập Ribbon bàn phím 244 b Phím tắt 245 8.2 Thủ thuật 249 Dịch số tiền chữ (Chuyển số thành chữ) 249 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp 255 Khóa bảo vệ có chứa cơng thức .256 Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 263 Điều khiển Conditional Formating checkbox .267 Đánh dấu ô chứa công thức Conditional Formatting 274 Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 275 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 277 Tăng thêm số lần Undo cho Excel 279 10 Tách họ tên cột bảng tính Excel 283 11 Tạo mục lục Excel 285 I Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View Giao diện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng dụng gói Office 2010 Cơng cụ Backstage View truy cập qua phím Office (góc bên trái), hỗ trợ sử dụng tác vụ lưu tài liệu in ấn Thanh định hướng bên trái Backstage View chứa nhiều lệnh, cho ph p sửa tài liệu, kích cỡ file Thêm tính Sparkline Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong ph để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, Microsoft bổ sung thêm tính Sparklines Tính cho ph p người dùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng ô (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell Sparkline cách hữu ích để thêm yếu tố trực quan nhanh gọn Tính Slicers Slicers tính Excel 2010 giúp bạn giải thích liệu bạn dễ dàng Một cách nhanh chóng, bạn có nhình trực quan sâu thơng qua số lượng lớn liệu Ví dụ, bạn sử dụng Slicers để lọc thông qua liệu bạn nhanh chóng tìm thấy thơng tin có liên quan Khi liệu bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer tự động cập nhật Định dạng liệu có điều kiện Chức conditional format bao gồm nhiề kiểu định dạng icons khả tô sáng mục định giá trị lớn nhất, nhỏ với cú click chuột Đây chức hay Excel 2010 Nếu bạn có bảng với nhiều số liệu khác nhau, thông thường để đánh giá liệu, ch ng ta thường dùng hàm r t trích lọc liệu Tuy nhiên, với chức này, bạn không cần dùng hàm, không cần lấy liệu khỏi bảng mà đánh giá xác liệu qua cách làm bật ô theo điều kiện định sẵn Thực sau: qu t chọn cột dịng liệu cần đánh giá, sau bấm n t Conditional Formatting, menu với tùy chọn: Kiểu đánh giá sàng lọc: Kiểu đánh giá sàng lọc liệu bạn bảng khơng phải trích riêng ngồi phiên Excel trước Chương trình thực ―sàng lọc chỗ‖ cách làm bật lên ô đ ng với điều kiện quy luật bạn quy định Sau hai nhóm quy luật chính: Highlight Cells Rules: làm bật theo điều kiện: Greater Than (lớn hơn), Less Than (nhỏ hơn), Equal To (bằng) giá trị so sánh đó, Between (giữa giá trị), Text that Contains (ơ chữ có chứa chuỗi ký tự quy định), A Date Occurring (theo quãng thời gian), Duplicate Values (ô liệu trùng nhau) Khi bạn chọn xong điều kiện làm bật, xuất hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá trị cần so sánh màu tô bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh Xong, bạn bấm OK để chương trình thực thi bảng tính - Top/Bottom Rules: quy luật gồm điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 có giá trị lớn nhất), Top 10% (đánh dấu 10% số có giá trị lớn nhất), tương tự với Bottom 10 Items Bottom 10%, Above Average (ơ có giá trị lớn giá trị trung bình cột/hàng), Below Average (ơ có giá trị nhỏ giá trị trung bình cột/hàng) Khi bạn chọn đánh giá theo liệu hàng Top Bottom, hộp thoại yêu cầu bạn nhập số ô cần làm nổi, chẳng hạn Top 10 hay 20, Top 10% hay 20% tùy bạn tinh chỉnh, sau bấm OK để hồn tất Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: - Data Bars: bạn bấm chọn kiểu đánh giá này, chọn màu ưng ý menu Khi đó, vùng liệu bạn xuất cột màu đánh giá mức độ liệu gi p bạn dễ dàng so sánh nhận tăng giảm số liệu nhập vào Cột màu dài số liệu bạn có giá trị cao, ngược lại giá trị thấp - Color Scales: kiểu đánh giá tô màu cho ô liệu theo màu khác nhau, ứng với màu mức độ thấp, trung bình mức độ cao Khi chọn nhóm Color Scales, bạn chọn nhóm màu bạn thích menu thấy chương trình áp dụng lên vùng chọn bạn Bạn tạo quy luật màu theo ý cách chọn Color Scales > More Rules - Icon Sets: bấm chọn Icon Sets, chọn nhóm biểu tượng mong muốn, chương trình tự động đặt biểu tượng trước liệu bạn, gi p bạn có nhìn trực quan bảng tính Ví dụ dấu biểu thị số liệu mức độ cao nhất, dấu biểu thị số liệu mức trung bình, dấu biểu thị số liệu thấp mức trung bình, đáng báo động Mỗi biểu tượng ứng với mức độ, chương trình tự động tính tốn giá trị trung bình tồn cột dịng so sánh tiến hành đặt biểu tượng thích hợp vào theo giá trị phần trăm mà đạt so với mức độ chung cột dòng Bạn định lại quy luật đánh giá cách chọn More Rules nhóm Icon Sets Ngồi kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn tạo riêng cho quy luật đánh giá khác cách bấm n t Conditional Formatting > New Rule, nhiên việc thời gian Tốt bạn nên sử dụng quy luật có sẵn mà Excel cung cấp đầy đủ cho bạn Khi bạn không vừa ý với định dạng chọn, để xóa ch ng mà khơng liệu, bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, chọn kiểu xóa Clear Rules from: Selected Cells (chỉ xóa cột chọn), Entire Sheet (xóa sheet), This Table (chỉ xóa bảng xử lý) Có thể nói nhóm cơng cụ định dạng Excel 2010 th vị, cho ph p ch ng ta tạo bảng tính trình bày khoa học bắt mắt Đặc biệt tính tự động cao, giao diện bảng tính đẹp khả đánh giá, sàng lọc liệu chuẩn xác độc đáo Chắc chắn sử dụng chức này, bạn thấy hứng th nhiều xử lý liệu tính tốn Excel PivotTables PivotCharts Giống PivotTables, PivotCharts thực cách dễ dàng giao diện Tất cải thiện việc lọc cung cấp cho PivotCharts Khi bạn tạo PivotChart, công cụ PivotChart đặc biệt menu nội dung cung cấp để bạn phân tích liệu biểu đồ Bạn thay đổi layout, style định dạng biểu đồ thành phần khác theo cách mà bạn thực cho biểu đồ thông thường Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng trì thay đổi sang PivotChart, điều bổ sung nâng cấp để theo cách mà làm việc phiên Excel trước Share Workbook Microsoft Excel 2010 tích hợp với SharePoint để cung cấp công cụ quản lý nội dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao suất làm việc nhóm I Nội dung Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 1.1Giới thiệu Excel Excel gì: Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạyr chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: ại số, phân tích liệu ập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách ập nguồn liệu khác ẽ đồ thị sơ đồ ự động hóa cơng việc macro ều ứng dụng khác để giúp phân tích nhiều loại hình tốn khác Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính tốn, vẽ đồ thị, ) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thơng tin có liên quan với tập tin (file) Một workbook chứa nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào nhớ máy tính bạn Worksheet: Cịn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, cịn gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng) Chart sheet: Cũng sheet workbook, chứa đồ thị Một chart sheet hữu ích bạn muốn xem riêng lẻ đồ thị Sheet tabs: Tên sheet thể tab đặt góc trái cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet sang sheet khác ta việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến sheet tab Các thành phần Workbook Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định ―.XLSX‖ (dựa chuẩn XML giúp việc trao đổi liệu ứng dụng dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước ―.XLS‖ Giao diện Excel ệnh Office chứa lệnh thường hay sử dụng tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập tin, danh mục tập tin mở trước N t lệnh Office giống thực đơn File phiên trước ể chế biến lệnh truy cập nhanh chứa lệnh mà ta hay sử dụng Nhấn vào để mở danh mục lệnh vào lệnh cần cho lên lệnh truy cập nhanh Nếu nút lệnh q bạn nhấn chọn More Commands… để mở cửa sổ điều chế lệnh truy cập nhanh Các lệnh thực đơn Office Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh Hộp thoại để chế biến lệnh truy cập nhanh Ribbon gì? Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins Thanh công cụ Ribbon Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, ch p, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu, Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu, Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office Excel Options Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung, Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) Khi muốn thực thao tác đối tượng (ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ ) bảng tính, bạn nhấp phải chuột lên đối tượng Lập tức thực đơn chứa lệnh thông dụng hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn Thực đơn ngữ cảnh 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 1.2.1 Mở Excel Thao tác: B1 Từ hình (cửa sổ) Windows nhấp chuột nút Start góc bên trái B2 Di chuyển chuột lên đến chữ All Programs, di chuyển chuột sang phải chọn Microsoft Office, sau di chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các n t điều khiển cửa sổ Excel Thu nhỏ cửa sổ Excel Thao tác thực cửa sổ mở to Nhấp chuột chuột vào nút góc bên phải Khi cửa sổ Excel thu gọn lại thành biểu tượng Taskbar Windows bên cạnh nút Start Phóng to cửa sổ Excel Thao tác: Thao tác thực cửa sổ bị thu nhỏ Nhấp chuột vào biểu tượng thu gọn Excel Taskbar bên phía hình Thoát khỏi Excel Thao tác: Nhấp chuột vào nút góc bên phải để khỏi Excel Hoặc Excel cách nhấn nút Office chọn Exit Excel 1.3 Thao tác với ô vùng Nhận dạng ô vùng (cells, range) Địa ô Excel xác định tiêu đề cột số thứ tự dòng Một vùng bảng tính xác định địa góc bên trái vùng địa góc bên phải vùng (có dấu : phân cách) Đặc biệt, địa cột dịng xác định : (ví dụ cột A xác định ngắn gọn A:A) : (ví dụ địa dịng 4:4) Ví dụ: Hình bên hành có địa B11 có tiêu đề cột B số dịng 11, vùng bao nét chấm đứt có địa H2:H12 vùng có địa H2 ô cuối vùng H12 Địa ô vùng Chọn vùng Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hành đến góc bên trái vùng cần chọn, sau giữ trái chuột kéo xuống qua phải đến vị trí cuối vùng thả chuột Nếu dùng phím sau chọn bạn giữ phím Shift nhấ ể đến ô cuối vùng thả phím (Bạn làm ngược lại chọn cuối vùng trước kéo chọn đến ô đầu tiên) Khi muốn chọn sheet hành nhấn , cịn muốn chọn workbook (nghĩa chọn tất sheet) nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Select All Sheets Sao ch p di chuyển vùng Sao chép (copy) giúp ta nhân vùng đến nơi bảng tính liệu gốc nguyên, di chuyển vùng ch p liệu gốc di dời đến vị trí Để chép hay di chuyển trước tiên bạn phải chọn vùng cần chép hay di chuyển, sau dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện: ọ Home (Copy hay Cut), đến nơi đích Home hay Clipboard nhấn nút Clipboard (Paste) Bạn gọi lệnh từ thực đơn ngữ ấn nút ấp phải chuột ột: Chọ ữ trái chuột giữ thêm phím Ctrl chép (khơng giữ thêm phím Ctrl lệnh di chuyể ột tới nơi đích cần chép hay di chuyển đến thả chuột Dán đặc biệt (Paste Special) Trong trình ch p ch ng ta cần dán nội dung ch p hay cắt từ nhớ vào với số chọn lọc đó, thay dùng lệnh Paste bạn sử dụng Paste Special Sau chọn vùng, lệnh Copy, đến đích cần ch p đến nhấp phải chuột, chọn lệnh Paste Special hộp thoại Paste Special có số lựa chọn bảng sau: Giải thích hộp thoại Paste Special Hạng mục Mô tả All Dán giá trị định dạng vùng nguồn Formulas Dán giá trị công thức, không định dạng Values Chỉ dán giá trị kết công thức, không định dạng Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất giá trí cơng thức Comments Chỉ dán vào thích ơ, bỏ qua tất giá trí cơng thức Validation Chỉ dán vào qui định xác thực liệu cho vùng đích All using source Dán vào thứ dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn theme All except borders Dán vào thứ loại bỏ khung viền Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột Formulas and Dán vào giá trị, công thức định dạng gốc number formats số, định dạng khác bị loại bỏ Values and number Dán vào giá trị, kết công thức định dạng gốc formats số None Không kèm theo việc tính tốn liệu dán vào Add Cộng giá trị vùng nguồn vào tương ứng vùng đích Subtract Các ô mang giá trị vùng đích trừ ô tương ứng vùng nguồn Multiply Các ô mang gia trị vùng đích nhân với ô tương ứng vùng nguồn Divide Các ô mang gia trị vùng đích chia cho tương ứng vùng nguồn Skip blanks Không dán đè rỗng vùng nguồn vào có giá trị vùng đích Transpose Dán vào đảo dòng thành cột ngược lại Paste Link Dán vào tham chiếu đích đến nguồn Đặt tên vùng Việc đặt tên vùng có lợi lớn q trình thao thác xử lý tính tốn như: vùng gán tên giúp gợi nhớ dễ hiểu cơng dụng địa đơn thuần, đặt tên giúp việc tham chiếu tính tốn sai sót di chuyển hay chọn vùng đặt tên nhanh chóng từ Name box (hoặc dùng Go to – F5) Tên dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng dấu chấm, tên phải bắt đầu ký tự không bắt đầu số, tên không đặt giống địa tham chiếu Để đặt tên trước tiên ta chọn vùng cần đặ Formulas Defined Names ọn nhóm Define Name, hộp thoại New Name Ở đây, bạn nhập tên vùng vào hộp Name chọn Scope, nhập thích cần, xong nhấn OK Ngồi bạn cịn đặt tên trực tiếp từ hộp Name box đặt tên cho vùng chọn từ Formulas Defined Names Create from Selection dùng thực đơn ngữ cảnh Muốn mở hộp thoại quản lý tên đặt bạn vào nhóm Formulas Names Defined Name Manager Từ hộp thoại bạn đặt tên mới, hiệu chỉnh thơng tin cho tên xóa tên vùng khơng dùng đến, Thêm thích cho hêm thích vào giúp cho việc hiệu chỉnh hiểu thông tin mà ô chứa rõ ràng Để thêm thích ơ, chọn ô Comments ọn nhóm Review New Comment nhập thích vào Ngồi bạn nhấp phải chuột lên cần thích chọn Insert Comment ể đọc thích cần rê chuột lên có thích vào Review Comments Next hay Previous ể ẩn/ thích vào Review Comments Show All Comments (ẩn/ tất cả) Show/ Hide Comment (ẩn/ ch thích chọn) ệu chỉnh thích vào chọn ô cần hiệu chỉnh Comments Review Edit Comment Ngồi để nhanh bạn nhấp phải chuột chọn Edit Comment từ thực đơn ngữ cảnh ọn ô cầ Review Delete Hoặc nhấp phải chuột chọn Delete Comment Minh họa cho thích Comments Chèn, xóa ơ, dịng cột Chúng ta chèn thêm ô vào bên trái bên ô hành worksheet dịch chuyển ô chọn qua phải xuống Tương tự, ta chèn thêm dịng bên trên, chèn thêm cột vào bên trái xóa ơ, dịng cột Chèn trống B1 Chọn ô mà bạn muốn chèn ô trống vào (muốn chọn khơng liên tục giữ Ctrl chọn ơ) B2 Chọn Home ọn nhóm Cells Insert Insert Cells B3 Chọn lựa chọn phù hợp hộp thoại Insert Chèn dòng B1 Chọn nhiều dòng liên tục cách khoảng mà bạn muốn chèn số dịng tương ứng phía dịng B2 Chọn Home ọn nhóm Cells Insert Insert Sheet Rows Minh họa chèn dòng trống lên dòng chọn Chèn cột B1 Chọn nhiều cột liên tục cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái cột ọn nhóm Cells B2 Chọn Home Insert Insert Sheet Columns Xóa ơ, dịng cột B1 Chọn ơ, dịng cột cần xóa B2 Chọn Home Cells Delete ọn kiểu xóa phù hợp (xem hình) Thay đổi độ rộng cột chiều cao dịng Trong worksheet ta qui định độ rộng cột từ đến 255, số ký tự hiển thị dịng Độ rộng mặc định cột 8.43 ký tự, độ rộng cột ẩn Tương tự, chiều cao dòng qui định từ đến 409, đơn vị đo lường điểm (point: point = 1/72 inch) Chiều cao mặc định dòng 12.75 point, chiều cao dịng bị ẩn Các bước điều chỉnh dòng cột: B1 Chọn dòng cột cần điều chỉnh chiều cao độ rộng B2 Chọn Home Row Height Cells Format ọn lệnh phù hợp chọn lệnh để qui định chiều cao dòng AutoFit Row Height chọn lệnh Excel tự canh chỉnh chiều cao dòng cho phù hợp với nội dung Column Width chọn lệnh để qui định độ rộng cột AutoFit Column Width chọn lệnh Excel tự canh chỉnh độ rộng cột cho phù hợp với nội dung Default Width… chọn lệnh bạn muốn qui định lại độ rộng mặc định cho worksheet hay workbook Ta qui định chiều cao dòng độ rộng cột cho worksheet hay workbook cách chọn worksheet hay workbook trước thực lệnh Ngoài cách thay đổi chiều cao dịng độ rộng cột trên, ta cịn dùng chuột để thao tác nhanh Muốn thay đổi độ rộng cột rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột cho xuất ký hiệu kéo chuột bên phải để tăng kéo bên trái để giảm độ rộng cột Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng rê chuột đến bên số thứ tự dòng cho xuất ký hiệu kéo chuột lên để giảm kéo xuống để tăng chiều cao dòng Ta qui định chiều cao dịng độ rộng cột cho worksheet hay workbook cách chọn worksheet hay workbook trước thực lệnh Ngồi cách thay đổi chiều cao dịng độ rộng cột trên, ta cịn dùng chuột để thao tác nhanh Muốn thay đổi độ rộng cột rê chuột đến phía bên phải tiêu đề cột cho xuất ký hiệu k o chuột bên phải để tăng k o bên trái để giảm độ rộng cột Tương tự, muốn thay đổi chiều cao dòng rê chuột đến bên số thứ tự dòng cho xuất ký hiệu chuột lên để giảm k o xuống để tăng chiều cao dòng kéo Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) Nối nhiều ô thành ô Khi nối nhiều ô thành ô, tất có liệu bạn cần chuyển hết liệu lên góc bên trái nhóm cần merge có liệu giữ lại, liệu khác bị xóa B1 Chọn ô cần nối lại B2 Chọn Home Alignment ọn Merge & Center Để canh chỉnh liệu ô dùng nút canh chỉnh nhóm Algnment Chuyển ô nối lại nhiều ô Sau chuyển ô nối lại nhiều ô nội dung góc bên trái B1 Chọn ô bị nối B2 Chọn Home Alignment ọn lại Merge & Center Unmerge Cells 1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt ốn dọc, ngang, Bạn dùng chuột, cá sheet tab, tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại sheet hay đến nơi bảng tính Thanh dọc, ngang Thanh dọc ngang gọi chung (scroll bars) Bởi hình Excel hiển thị (cho xem) phần bảng tính thao tác, nên ta phải dùng dọc để xem phần bên hay bên bảng tính dùng ngang để xem phần bên trái hay bên phải bảng tính ốn dọc dài nhất, nằm dọc bên lề phải; hai đầu có hai mũi tên lên mũi tên xuống; có trượt để hình lên xuống ốn ngang nằm ngang, thứ hai từ hình đếm lên Có hình dạng giống dọc, khác nằm ngang Thanh ngang Thao tác: ấp chuột vào mũi tên sang trái để hình sang trái ấp chuột vào mũi tên sang phải để hình sang phải Thanh Sheet tab Để di chuyển qua lại sheet ta nhấp chuột lên tên sheet sheet tab Ngoài dùng để di chuyển đến sheet liền trước sheet hành để di chuyển đến sheet liền sau sheet hành Để trở sheet bạn nhấp chuột nút sheet tab để đến sheet cuối bạn nhấp chuột vào nút sheet tab Nếu muốn đến sheet trường hợp có q nhiều sheet bạn nhấp phải chuột vào chọn tên sheet cần đến Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển Để đến nơi cần thiết bảng tính ngồi việc dùng chuột ngang dọc, phím mũi tên bạn nên nhớ tổ hợp phím bảng bên để giúp di chuyển nhanh Nhấn phím Di chuyển → Tab Sang ô bên phải ← Shift + Tab Sang ô bên trái ↑ Lên dòng ↓ Xuống dòng Home Đến ô cột A dòng hành Ctrl + Home Đến địa ô A1 worksheet Ctrl + End Đến địa có chứa liệu sau worksheet Alt + Page Up Di chuyển ô hành qua trái hình Alt + Page Down Di chuyển ô hành qua phải mành hình Page Up Di chuyển hành lên hình Page Down Di chuyển hành xuống hình F5 Mở hộp thoại Go To End + → Ctrl + → End + ← Ctrl + ← Đến ô bên phải mà trước sau trống Đến ô bên trái mà trước sau ô trống End + ↑ Ctrl + ↑ Lên phía mà trống End + ↓ Ctrl + ↓ Xuống phía mà trống Ctrl + Page Up Di chuyển đến sheet phía trước sheet hành Ctrl + Page Down Di chuyển đến sheet phía sau sheet hành Các phím tắt di chuyển nhanh bảng tính 1.5 Thao tác với workbook Tạo workbook Chọn nút Office New, hộp thoại (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa workbook có Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook nhấp nút Create Mở workbook có sẵn đĩa Một tập tin có sẵn mở nhiều cách: Chọ ọn tên tập tin danh sách Recent Documents, có tối đa 50 tên tập tin sử dụng gần danh sách (để điều chỉnh nhấn vào nút Office ần Display Excel Options Advance Show this number of Recent Documents ) Dùng trình quản lý tập tin Windows Explorer, tìm đến nơi lưu trữ tập tin nhấp chuột hai lần lên tên tập tin Chọn nút Office Open, hộp thoại Open Trong hộp thoại Open, phải tìm đến nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) chọn tên tập tin cần mở sau nhấn nút Open để mở tập tin Các tùy chọn nút Open hộp thoại Open: Open (mở bình thường), Open Read-Only (Khơng lưu đè thay đổi), Open as Copy (Tạo tập tin mở ra), Open in Browser (Mở tập tin trình duyệt web mặc định), Open and Repair (Rất hữu dụng trường hợp tập tin bị lỗi) Lưu workbook ột điều cần lưu ý làm việc máy tính bạn phải nhớ thực lệnh lưu lại công việc thực thường xuyên Việc lệnh lưu trữ không tốn nhiều thời gian máy bị hỏng hay c p điện đột ngột tong làm việc bạn Nhằm an toàn cho liệu, bạn nên bật tính Auto Recover, Excel tự động thực lệnh lưu theo thời gian qui định (mặc định 10 ph t lưu lần) Để sử dụng tính Auto Recover bạn chọn nút Office Save, sau đánh dấu chọ every Excel Options Save AutoRecover information minutes Một số cách lưu workbook: Chọn nút Office Nhấp chuột lên nút Save lệnh truy cập nhanh (Quick Access Tollbar) Dùng tổ hợp phím Nếu tập tin lưu trước Excel lưu tiếp phần cập nhật, tập tin lệnh lưu lần đầu hộp thoại Save As Trong hộp thoại Save As, bạn chọn nơi lưu trữ tập tin (tại Look In) đặt tên cho tập tin hộp File name, chọn kiểu tập tin Save as type sau nhấn nút Save để lưu trữ Minh họa lưu tập tin đặt tên: Đặt tên tập tin Excel dùng tắt đặt tên tập tin Windows Tên tập tin dài tới 255 ký tự bao gồm khoảng trắng Tuy nhiên tên tập tin không dùng ký hiệu như: \ ? : * “ < > | ể bảo mật tập tin, gán mật mã bảo vệ, cần phải biết mật mã phép mở tập tin (trừ cách tà đạo!) B1 Nhấn nút Office B2 Nhấn nút Tools Save As, hộp thoại Save As ọn General Options , hộp thoại General Options B3 Nhập mật mã mở hiệu chỉnh workbook (hai mật mã nên khác để tăng bảo mật) Sau nhấn nút OK B4 Xác nhận lại mật mã mở workbook Sau nhấn nút OK B5 Xác nhận lại mật mã hiệu chỉnh workbook Sau nhấn nút OK B6 Nhấn nút Save để hoàn tất Dùng mật mã bảo vệ workbook Các tùy chọn hộp General Options: Always create backup (tạo có đuôi *.xlk trước gán mật mã), Password to Open (mật mã để mở workbook), Password to modify (mật mã để cập nhật nội dung workbook), Read-only recommended (mở dạng đọc) Đóng workbook Một số cách đóng workbook: Chọn nút Office Close Dùng chuột chọn nút góc bên phải (trên tiêu đề) Dùng tổ hợp phím Nếu workbook có thay đổi nội dung Excel nhắc bạn lưu lại thay đổi Sắp xếp workbook Chi mở nhiều workbook lúc cần tham khảo qua lại, để thuận tiện ta nên xếp lại: Rê chuột nhấn vào nhóm lệnh View họn kiểu bố trí thích hợp ọn nút Arrange All Sắp xếp workbook cửa sổ Excel 1.6 Thao tác với worksheet Chèn thêm worksheet vào workbook Có nhiều cách thực hiện: Nhấn vào nút sheet tab Dùng tổ hợp phím chèn sheet vào trước sheet hành Nhấn chọn nhóm Home ến nhóm Cells Insert Nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Insert Insert sheet , hộp thoại Insert ra, chọn Worksheet nhấn nút OK Sheet chèn vào trước sheet hành Minh họa chèn sheet Đổi tên worksheet Nhấp phải chuột lên tên sheet cần đổi tên sheet tab, chọn Rename, gõ tên vào, xong nhấn phím Enter Tên sheet dài tới 31 ký tự dùng khoảng trắng, nhiên không dùng ký hiệu để đặt tên như: : / \ ? * Xóa worksheet Muốn xóa work sheet, bạn làm theo cách sau: Chọn sheet muố ọn nhóm Home ọn nhóm Cells Delete Delete sheet Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau chọn Delete, xác nhận xóa OK Sắp xếp thứ tự worksheet Có nhiều cách thực xếp worksheet như: Nhấp trái chuột lên tên sheet cần xếp giữ chuột k o đến vị trí thả chuột Khi có nhiều sheet dùng cách này, nhấp phải chuột lên tên sheet cần xếp, chọn Move or Copy hộp thoại Move or Copy Hãy nhấp chọn lên tên sheet danh sách mà bạn muốn di chuyển sheet đến trước nó, sau nhấn OK Sao chép worksheet Nhấp phải chuột lên sheet, chọn Move or Copy vùng Before sheet ọn vị trí đặt dấu chọn vào hộp Creat a copy ấn nút OK Ngoài để chép nhanh bạn nhấn giữ phím Ctrl dùng chuột chọn lên tên sheet cầ ữ trái chuột rê đến vị trí đặt sheet tab ả trái chuột ể chép nhiều sheet l c làm tương tự phải chọn nhiều sheet trước thực lệnh Để chọn nhiều sheet bạn giữ phím để chọn sheet ể chép hay nhiều sheet sang workbook khác, bạn mỡ workbook lên sau thực lệnh Move or Copy nhớ chọn tên workbook đích To book (nếu chọn workbook đích (new book) ch p sheet đến workbook mới) Chọn màu cho sheet tab Việc tô màu giúp quản lý sheet tab tốt Để tô màu cho sheet tab bạn cần nhấp phải chuột lên tên sheet cần tô màu, chọn Tab Color chọn màu thích hợp Ẩn/ Hiện worksheet Khi bạn khơng muốn ngưới khác thấy hay nhiều sheet bạn ẩn Khơng thể ẩn hết sheet workbook mà phải cịn lại sheet không bị ẩn Muốn ẩn sheet bạn cần nhấp phải chuột lên tên sheet muốn ần chọn Hide sheet ẩn Khi muốn cho trở lại sheet, bạn nhấp phải chuột lên Sheet tab chọn Unhide nhấn nút OK sau chọn tên sheet cần cho 1.7 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác Trong q trình thao tác bảng tính đơi ch ng ta cần phóng to hay thu nhỏ cửa sổ để có góc nhìn tốt hơn, xem nội dung worksheet nhiều góc độ khác nhau, chia cửa sổ worksheet thành nhiều Tab để dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề danh sách dài cuốn, Sử dụng Zoom Excel 2010 bố trí cơng cụ Zoom dùng để phóng to thu nhỏ khung làm việc bảng tính Thanh zoom nằm góc bên phải hình giúp thu nhỏ phóng to khung làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to nhấn nút dấu cộng cịn thu nhỏ nhấn vào nút dấu trừ Thanh Zoom Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ Tính đặc biệt hữu ích bạn muốn xem worksheet hay worksheet workbook nhiều góc độ khác nhau, nhân để xem gắn thêm số phía sau tên tập tin Chọn nhóm View Window New Window Để so sánh hai worksheet sau làm bước bạn chọn tiếp nhóm View Window View Side by Side Khi sử dụng chức bạn cửa sổ cửa sổ theo Để tắt tính đồng thời bạn vào View Window Synchronous Scrolling (nếu bật) Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề Tính hay dùng thao tác danh sách dài tính tốn cần phải thực nhiều việc tham chiếu Để chia cửa sổ bảng tính: Đặt hành vi trí cần chia bảng tính, sau chọn View Window Split Để bỏ khung bảng tính nhấn nút Split lại lần nhấp chuột lần lên đường chia dọc ngang Ngoài ra, đầu dọc ngang có ngấn nhỏ mà rê chuột lên có biểu tượng (cơng cụ chia nhanh khung bảng tính), bạn giữ trái chuột k o nơi muốn chia cửa sổ làm việc bảng tính Minh họa chia 4, chia dọc, chia ngang Ngồi việc chia khung làm việc, Excel cịn hỗ trợ bạn cố định vùng cửa sổ làm việc ví dụ dịng tiêu đề danh sách Việc cố định hữu ích giúp ta ln thấy dịng tiêu đề hình xuống phía để nhập liệu Để cố định bạn đặt ô hành vị trí cần cố định, sau chọn View Window Freeze Panes ọn kiểu cố định phù hợp Nếu chọn: Freeze Panes: Sẽ cố định dịng phía cột bên trái ô hành Freeze Top Row: Cố định dịng nhìn thấy danh sách Freeze First Column: Cố định cột nhìn thấy danh sách Minh họa cố định tiêu đề Để bỏ cố định vào View Window Freeze Panes Unfreeze Panes Sử dụng Watch Window Tính gi p ta theo dõi ô q trình tính tốn Bạn muốn giám sát đưa vào danh sách giám sát cửa sổ Watch Window Gọi cửa sổ Watch Window bạn chọn nhóm Formulas Formula Auditing Watch Window, sau chọn ô cần theo dõi nhấn vào nút Add Watch cửa sồ Watch Window Cửa sổ Watch Window Chương 2: Làm việc với liệu Excel 2.1 Nhập liệu, hiệu chỉnh Các bảng tính chứa số, chuỗi văn hay biểu thức tốn học Ngồi bảng tính cịn chứa biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, đối tượng không chứa ô mà bề mặt bảng tính Nhập liệu Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm B1 Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu B2 Nhập vào số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian, mà bạn cần B3 Nhập xong nhấn Enter (ô hành chuyển xuống dưới) Tab (ô hành chuyển qua phải) để kết thúc Lưu ý: ếu nhập số vào mà Excel hiển thị ##### chiều rộng cột không đủ bạn tăng thêm chiều rộng cột ặc định Excel dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên phần số thập phân ập số mà số khơng cần tính tốn bạn nên định dạng ô Text trước nhập (Home Number ọn Text từ danh sách) ời gian nhập vào dùng định dạng ngày mặc định Control Panel Regional and Language Options ập ngày dùng dấu / - để phân cách, ví dụ 10/05/2007 10-052007 Khi muốn nhập ngày vào ô gõ Khi muốn dùng định dạng ngày mặc định cho chứa ngày chọn gõ ập thời gian muốn định dạng theo chuẩn 12 thêm A P vào sau thời gian nhập vào, ví dụ 8:30 AM 4:15 PM, không Excel tự hiểu AM Khi muốn nhập thời gian vào ô gõ Khi muốn dùng định dạng thời gian mặc định cho ô chứa thời gian chọn gõ Muốn nhập nội dung cho nhiều ô, bạn chọn nhập liệu vào sau nhấn Ngồi cịn sử dụng chức AutoFill (phần sau) Muốn nhập nội dung ô nhiều sheet, bạn chọn sheet đó, sau chọn sheet hành, nhập liệu (có thể liệu bị nhập đè lên có liệu) Để bỏ chọn sheet nhấp phải chuột lên sheet tab chọn Ungroup Sheets Ví dụ nhập loại liệu Nhập ký tự đặc biệt B1 Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô đến nơi cần chèn ô B2 Chọn Insert Text ọn Symbol B3 Trong hộp thoại Symbol chọn ký tự cần, đổi kiểu Font hộp Font B4 Nhấn nút Insert để chèn Ví dụ Hủy lệnh (Undo), phục hồi lệnh (Redo), lặp lại lệnh sau ể hủy lệnh vừa thực bạn nhấn chuột lên nút hay dùng phím ập liệu vào muốn hủy nhấn phím ESC ể phục hồi lệnh vừa hủy nhấn nút hay dùng phím ể thực lại lệnh sau nhấn Hiệu chỉnh nội dung Xóa nội dung B1 Chọn nhiều cần xóa B2 Nhấn Delete bàn phím (xóa cách xóa nội dung định dạng cịn) Ngồi để xóa bạn vào Home ( Editing ) chọn lệnh: Clear All: Xóa tất nội dung định dạng Clear Formats: Chỉ xóa phần định dạng Clear Contents: Chỉ xóa nội dung, cịn định dạng Clear Comments: Chỉ xóa thích có Lưu ý lệnh khơng xóa định dạng bảng (table) Clear Nhập đè lên ô có sẵn nội dung Muốn nhập đè lên có sẵn nội dung, trước tiên bạn chọn nhập vào nội dung Khi đó, nội dung cũ ô thay nội dung vừa nhập đè Hiệu chỉnh nội dung ô Muốn hiệu chỉnh nội dung sẵn có ô bạn làm cách sau: ột phím mũi tên Nhấp chuột hai lần lên ô cần hiệu di chuyển đến nơi cần hiệu Backspace Delete để xóa số nội dung sau nhập vào nội dung Chọn ô cần hiệu chỉnh nhấn F2 để vào chế độ hiệu chỉnh làm tương tự Chọn ô cần hiệu chỉnh, sau nhấp chuột vào cơng thức (Formula) Sử dụng kỹ thuật nhập liệu Sử dụng chức AutoFill Sử dụng công cụ Excel giúp bạn điền tự động liệu theo mẫu AutoFill có sẵn Ngồi bạn cịn tạo thêm mẫu phục vụ cho cơng việc Danh sách số AutoFill có sẵn Các giá trị khởi đầu Chuỗi sau mở rộng 1, 2, 4, 5, 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Mon Tue, Wed, Thu Monday Tuesday, Wednesday, Thursday Jan Feb, Mar, Apr Jan, Apr Jul, Oct, Jan Jan-99, Apr-99 Jul-99, Oct-99, Jan-00 15-Jan, 15-Apr 15-Jul, 15-Oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 1-Jan, 1-Mar 1-May, 1-Jul, 1-Sep, Qtr3 (or Q3 or Quarter3) Qtr4, Qtr1, Qtr2, Product 1, On backorder Product 2, On backorder, Product 3, On backorder, Text1, textA text2, textA, text3, textA, 1st Period 2nd Period, 3rd Period, Product Product 2, Product 3, ạn muốn điền số lẻ khoảng từ đến 25 vào cột A bạn làm sau: B1 Chọn ô A1 nhập vào số B2 Chọn ô A2 nhập vào số (bước nhảy 3-1 = 2, Excel cộng số vào ô chứa số lẻ trước để có số lẻ kế tiếp) B3 Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vng nhỏ màu đen (Fill handle) góc bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộng màu đen B4 Giữ trái chuột kéo xuống phía số 25 dừng lại ạn muốn điền tự động (sao chép) liệu hay công thức ô hành cho ô bên trái, bên phải, phía hay bên bạn làm theo cách sau: Chọn ô hành chứa liệu hay công thức cần ch p, sau giữ Fill handle k o theo hướng bạn cần (lên, xuống, trái hay phải) Khi liệu hay biểu thức chép Chọn ô chứa liệu (hay công thức) cần chép tất ô cần liệu đến, sau vào Home Editing Fill ọn hướng phù hợp (Down, Right, Up, Left) ự tạo danh sách AutoFill bạn vào nút Office Excel Options ần phần Top options for working with Excel Custom Lists Popular ọn Edit ộp thoại Custom Lists Tại đây, bạn nhập vào danh sách khung List entries, sau nhập xong nhấn nút Add để thêm vào Custom lists kể từ lúc bạn sử dụng chức AutoFill với danh sách tự tạo bạn ốn xóa danh sách bạn cần chọn danh sách nhấn nút Delete ếu muốn hiệu chỉnh danh sách chọn danh sách hiệu chỉnh ô List entries, sau hiệu chỉnh xong nhấn nút Add Sử dụng chức Automatic Completion Chức Automatic Completion gi p bạn nhập chuỗi văn giống nhanh chóng Tuy nhiên, chức làm bạn khó chịu, để bật tắt bạn vào nút Office Editing options Excel Options Enable AutoComplete for cell values ọn Tab Advance ại Sử dụng chức AutoCorrect AutoCorrect giúp bạn sửa lỗi tả nhập liệu nhập tiếng Anh, ngồi cịn giúp nhập nhanh ký hiệu hay đoạn văn lặp lặp lại Chúng ta thêm vào cụm từ mà ch ng ta thường hay dùng vào danh sách AutoCorrect Để thêm tử vào danh sách AutoCorrect làm theo bước sau: B1 Chọn nút Office Excel Options Proofing AutoCorrect Options B2 Tại Tab AutoCorrect chọn Replace text as you type chức có tác dụng B3 Trong hộp Replace gõ cụm từ thường hay gõ sai (hoặc gõ vào mã tốc ký) B4 Trong hộp With gõ cụm từ đ ng vào (hoặc gõ vào nguyên mã tốc ký) B5 Nhấn nút Add để thêm vào danh sách Ðể hiệu chỉnh mục từ danh sách chọn mục từ gõ nội dung vào hai hộp Replace With, sau nhấn nút Replace Muốn xóa mục từ danh sách chọn mục từ nhấn nút Delete Minh họa thêm mã tốc ký nguyên văn 2.2 Định dạng Định dạng chung Các n t định dạng thông dụng Excel bố trí thuận lợi truy cập nhóm Home Ribbon Trong q trình soạn thảo, tính tốn Excel, cần định dạng bạn việc nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp Định dạng văn số Khi cần định dạng phức tạp mà Ribbon khơng có n t lệnh bạn truy cập vào hộp thoại Format Cells: Chọn Home Format Cells Cells Format Giải thích hộp thoại Format Cells Định dạng Mô tả Tab Number Category Danh sách loại định dạng số, giá trị Sample Hiển thị định dạng giá trị ô hành theo định dạng bạn chọn Decimal places Tối đa có 30 số sau dấu thập phân, áp dụng cho dạng Number, Currency, Accounting, Percentage, Scientific Use 1000 Separator Chọn muốn có dấu phân cách hàng nghìn, (,) triệu, tỷ áp dụng cho dạng Number Negative numbers Chọn loại định dạng thể cho số âm, áp dụng cho dạng Number Currency Symbol Chọn loại ký hiệu tiền tệ, áp dụng cho dạng Currency Accounting Type Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị , áp dụng cho dạng Date, Time, Fraction, Special, Custom Locale (location) Chọn loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng giá trị, áp dụng cho dạng Date, Time, Special Tab Alignment Text alignment Có lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung ô theo Horizontal chiều ngang Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải cho giá trị , giá trị luận lý lỗi canh Vertical Có lựa chọn dùng để canh chình nội dung theo chiều dọc Mặc định Excel canh lề cho văn Indent Thụt đầu dòng nội dung ô Orientation Chọn hướng văn ô Degrees Đặt giá trị độ để xoay văn Các giá trị từ -90 đến 90 độ Text control Wrap Nội dung ô xuống nhiều dòng tùy thuộc vào text độ rộng cột độ dài nội dung (xem chi tiết phần dưới) Shrink to fit Giảm kích cở chữ để tất nội dung ô vừa với độ rộng cột Merge cells Nối chọn thành (đã trình bày phần trên) Right-to-left Text Xác định trình tự đọc canh lề direction Tab Font Font Chọn kiểu Font cho ô, font mặc định Calibri Font style Chọn kiểu thường, in nghiên, in đậm Font chữ, kiểu mặc định Regular Size Kích thước font chữ , từ cở đến 1638 mặc định cở chữ 11 point Underline Chọn kiểu gạch chân cho văn danh sách, mặc định None Color Chọn màu cho văn bản, mặc định Automatic (do Excel tự chọn màu) Normal font Nếu chọn loại bỏ định dạng Font khác trở dạng bình thường Effects Strikethrough Có thêm đường gạch ngang văn Superscript Làm cho văn co lại đẩy lên Subscript Làm cho văn co lại đẩy xuống Preview Xem trước kết định dạng bạn vừa chọn Tab Border Line Chọn kiểu kích cở đường kẻ khung, sau chọn nút bên hộp Border để kẻ Presets Chọn không kẻ khung, kẽ đường bao kẽ đường phân cách ô Color Chọn màu cho đường kẽ Border Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẽ đường bao ô Tab Fill Background Color Chọn màu cho ô Fill Effects cung cấp hiệu ứng tô màu (xem chi tiết phần dưới) More Colors Bổ sung thêm màu công cụ pha chế màu Pattern Color Các mẫu màu Pattern Style kiểu mẫu tô ô Xem trước kết chọn màu kiểu mẫu Sample Tab Protection Locked Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa, ơ, có tác dụng sheet bảo vệ Hidden Ẩn công thức ô, co tác dụng sheet bảo vệ (xem phần sau) General Excel mặc định dùng kiểu để định dạng giá trị, số dài 12 số định dạng General chuyển sang dạng Scientific Number Dùng để định dạng số, bạn chọn dấu phân cách thập phân qui định số số sau dấu thập phân, đồng thời chọn kiểu hiển thị số âm Currency Dùng để định dạng đơn vị tiền tệ cho giá trị, ta chọn dấu phân cách thập phân định số số sau dấu thập phân, đồng thời chọn kiểu hiển thị số âm Accounting Dùng để định dạng đơn vị tiền tệ kế tốn, đặt ký hiệu tiền tệ giá trị hai cột khác Date Dùng để định dạng giá trị ngày thời gian tùy theo chọn lựa phần Type Locale (location) Các Type có dấu (*) định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel) Time Dùng để định dạng giá trị ngày thời gian tùy theo chọn lựa phần Type Locale (location) Các Type có dấu (*) định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel) Percentage Định dạng lấy giá trị ô nhân với 100 thêm dấu % vào sau kết quả, bạn chọn dấu phân cách thập phân qui định số số sau dấu thập phân Fraction Định dạng hiển thị số dạng phân số tùy theo Type bạn chọn Scientific Hiển thị số dạng khoa học Ví dụ, số 12345678901 định dạng theo Scientific 1.23E+10, nghĩa 1.23 x 1010 Bạn chọn dấu phân cách thập phân qui định số số sau dấu thập phân Text Định dạng nội dung ô giống nhập vào kể số Special Định dạng số dạng mã bưu (ZIP Code), số điện thoại, số bảo hiểm Custom Dùng để hiệu chỉnh mã định dạng áp dụng hay tạo định dạng bạn áp dụng Ta thêm vào từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ phiên Excel (xem phần sau) Sử dụng Wrap Text Khi bạn muốn đoạn văn dài có nhiều dịng bạn dùng chức wrap text dùng để xuống dịng vị trí mong muốn B1 Chọn cần định dạng Wrap text, ví dụ A1 B2 Chọn Home ọn Wrap Text ( Alignment ) Nếu dịng khơng tự động mở rộng ô bị thiết lập chiều cao cố định, bạn vào Home Format Cells ại Cells Size chọn AutoFit Row Height Xoay chữ (Orientation) B1 Chọn ô cần xoay chữ A1:D1 B2 Chọn Home Alignment Orientation Angle Counterclockwise Định dạng khung (border) Kẽ đường bao xung quanh vùng B2:E18 đậm, có đường phân cách ô nét mãnh màu tất đường kẽ màu đỏ B1 Chọn danh sách cần kẽ khung B2:E18 B2 Chọn Home Cells Format ọn Format Cells B3 Vào Tab Border, chọn màu Red ( ) Color B4 Chọn Style n t đậm , sau chọn nút Outline Preset B5 Chọn Style nét mảnh , sau chọn nút Inside Preset B6 Nhấn OK hồn tất Hiệu ứng tơ ô (Fill effect) B1 Chọn vùng cần tô màu B2:E18 B2 Chọn Home B3 Vào Tab Fill Cells Format ọn Format Cells ọn Fill Effects B4 Chọn màu cần phối hợp: Color (ví dụ màu vàng Yellow) Color (Blue) B5 Chọn Shading styles Vertical chọn kiểu thứ B6 Nhấn OK hai lần để hồn tất Tự động định dạng có điều kiện Với Excel 2010 định dạng có điều kiện gi p bạn mẫu liệu sử dụng đơn giản Chỉ cần đánh dấu nhóm kích vào Conditional Formatting ribbon Home Khi đưa chuột lựa chọn, bạn thấy preview Có thể gán cho ô màu để phán ảnh thứ hạng tồn dải giá trị, thêm liệu suốt phản ánh giá trị ô Cách thức tiến hành cho ph p đơn giản nhiều so với phức tạp hộp thoại Conditional Formatting Excel 2003 Bảng định dạng bảng (table) Excel thiết lập sẵn nhiều biểu mẫu định dạng bảng hỗ trợ tạo thêm biểu mẫu Excel cho phép xóa biểu mẫu tự tạo thêm cho phép xóa định dạng bảng Ngồi ta hiệu chỉnh định dạng bảng cần thiết Áp định dạng bảng cho danh sách chuyển danh sách thành bảng B1 Chọn danh B2:E18 B2 Chọn Home Styles ọn Format As Table B3 Cửa sổ Style liệt kê nhiều biểu mẫu định dạng bảng, chọn biểu mẫu Ví dụ chọn mẫu Light số B4 Cửa sổ Format As Table lên nhấn OK để xác nhận ể tạo mẫu bước chọn New Table Style , sau đặt tên cho biểu mẫu nhấn Format để chế biến biểu mẫu ốn xóa mẫu tự tạo vào Home Style Format As Table, phần Custom nhấp phải chuột lên biểu mẫu chọn Delete ọn hiệu chỉnh bảng có Table Tools Tab Design Ribbon Xóa kiểu định dạng bảng áp dụng chuyển bảng danh sách ể xóa kiểu định dạng bảng áp dụng, trước tiên chọn bảng, Tab Design vào nhóm Table Styles chọn More ọn Clear Đến lúc vùng chọn bảng có tính bảng ể chuyển bảng thành danh sách chọn bảng, sau vào Tab Design, nhóm Tools chọn Convert to Range Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) Các mẫu tài liệu dựng sẵn gi p người sử dụng tạo nên tài liệu có dáng vẽ chuyên nghiệp dễ sử dụng Các biểu mẫu tài liệu thiết kế sẵn với nhiều màu, font chữ, hình ảnh, đồ thị, với nhiều hiệu ứng đẹp mắt Ngoài cịn hiệu chỉnh chế biến mẫu ể áp dụng biểu mẫu tài liệu bạn vào chọn nhóm Page Layout Themes ọn biểu mẫu từ danh sách ể hiệu chỉnh biễu mẫu: vào Colors để chọn lại màu, vào Fonts để chọn lại kiểu Font vào Effects để chọn lại hiệu ứng ảng phải áp dụng Style có tác dụng ạo biểu mẫu Colors Font bạn vào Page Layout Colors ọn Create New Themes Colors hay Page Layout ọn Fonts Themes ọn Themes ọn Create New Themes Fonts Nhớ lưu lại (Save) sau tạo ổi kiểu mẫu khác đồng loạt đối tượng áp dụng biểu mẫu thay đổi định dạng không bị thay đổi nội dung 2.3 Tìm thay liệu Để tìm liệu tìm thay liệu: • Kích n t Find & Select nhóm Editing tab Home • Chọn Find Replace • Hộp thoại Find and Replace xuất hiện, nhập từ muốn tìm mục Find What (nếu bạn chọn Find bước trên) nhập từ muốn tìm mục Find What từ thay mục Replace with (nếu bạn chọn Replace bước trên) • Kích n t Options để tìm thêm tùy chọn 2.4 Sắp xếp lọc liệu Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép bạn thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn Sắp xếp Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột: • Đánh dấu muốn xếp • Kích n t Sort & Filter tab Home • Kích n t Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh xếp Để xếp nhiều cột: • Kích n t Sort & Filter tab Home • Chọn cột mà bạn muốn xếp • Kích Add Level • Chọn cột bạn muốn xếp • Kích OK Lọc liệu Bộ lọc cho ph p bạn hiển thị liệu mà đáp ứng tiêu chuẩn định Để sử dụng lọc: • Kích vào cột chọn cột chứa liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter • Kích n t Filter • Kích vào mũi tên phía • Kích Text Filter • Kích Words bạn muốn lọc Nhấn chuột vào để xem ảnh gốc • Để khơng áp dụng lọc, kích n t Sort & Filter • Kích Clear Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 3.1 Giới thiệu công thức hàm: Giới thiệu công thức (Formula) Công thức gi p bảng tính hữu ích nhiều, khơng có cơng thức bảng tính giống trình soạn thảo văn Ch ng ta dùng cơng thức để tính tốn từ liệu lưu trữ bảng tính, liệu thay đổi công thức tự động cập nhật thay đổi tính kết gi p ch ng ta đỡ tốn cơng sức tính lại nhiều lần Vậy cơng thức có thành phần gì? Cơng thức Excel nhận dạng bắt đầu dấu = sau kết hợp toán tử, trị số, địa tham chiếu hàm Ví dụ: Ví dụ cơng thức Các tốn tử cơng thức Tốn tử Chức Ví dụ Kết + Cộng =3+3 cộng - Trừ =45-4 45 trừ 41 * Nhân =150*.05 150 nhân 0.50 thành 7.5 / Chia =3/3 chia ^ Lũy thừa =2^4 =16^(1/4) lũy thừa thành 16 Lấy bậc 16 thành & Nối chuỗi =‖Lê‖ & ―Thanh‖ Nối chuỗi ―Lê‖ ―Thanh‖ lại thành ―Lê Thanh‖ = Bằng =A1=B1 Ví dụ A1=3, B1=6 Kết quả: FALSE > Lớn =A1>B1 Ví dụ ô A1=3, ô B1=6 Kết quả: FALSE < Nhỏ =A1= Lớn =A1>=B1 =5,‖Đạt‖,‖Rớt‖): hàm đối số =PMT(10%,4,1000,,1): hàm nhiều đối số đối số tùy chọn Trong Excel 2010 có hàm sau:  Hàm ngoại: Call, Registed.ID,  Hàm lấy liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,  Hàm liệu: Dmin, Dmax, Dcount,  Hàm ngày thời gian: Time, Now, Date,  Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,  Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,  Hàm thông tin: Cell, Thông tin, IsNa,  Hàm luận lý: If, And, Or,  Hàm tham chiếu tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,  Hàm tốn lượng giác: Log, Mmult, Round,  Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,  Hàm văn bản: Asc, Find, Text, Ch ng ta nghiên cứu cách sử dụng hàm nhóm hàm phần sau Nhập công thức hàm Nhập công thức Excel đơn giản, muốn nhập công thức vào ô bạn việc nhập dấu = sau kết hợp toán tử, trị số, địa tham chiếu hàm Bạn nhìn vào Formula để thấy trọn cơng thức Một điều lưu ý làm việc bảng tính tránh nhập trực tiếp số, giá trị vào công thức mà bạn nên dùng đến tham chiếu Ví dụ: Minh họa dùng tham chiếu hàm Trong ví dụ trên, đối số thứ hàm NPV ch ng ta không nhập trực suất chiết tính 10% vào hàm mà nên tham chiếu đến địa chứa I2, lãi suất có thay đổi ta cần nhập giá trị vào I2 ch ng ta thu kết NPV không cần phải chỉnh sửa lại công thức Giả sử ô C2:G2 đặt tên DongTien, ô I2 đặt tên LaiSuat (Xem lại cách đặt tên vùng số 1) q trình nhập cơng thức bạn làm sau: B1 Tại B4 nhập vào =NPV( B2 Nhấn F3, cửa sổ Paste Name B3 Chọn LaiSuat nhấn OK B4 Nhập dấu phẩy (,) gõ F3 B5 Chọn DongTien nhấn OK B6 Nhập dấu đóng ngoặc nhập dấu + B7 Nhấp chuột vào B2 B8 Nhấn phím Enter Chèn tên vùng vào công thức Một cách dễ dàng để sử dụng hàm Excel sử dụng thư viện hàm Khi bạn muốn sử dụng hàm việc vào Ribbon nhóm Formulas Function Library -> chọn nhóm hàm -> chọn hàm cần sử dụng Ngồi bạn nhấn vào n t để gọi hộp thoại Insert Function cách nhanh chóng cần tìm hiểu hàm bạn cần nhấn vào Help on this function Hộp thoại Insert Function Tham chiếu công thức Các tham chiếu sử dụng công thức gi p cho ch ng ta khỏi tốn công sửa chữa công thức giá trị tính tốn có thay đổi Có loại tham chiếu sau:  Tham chiếu địa tương đối: Các dòng cột tham chiếu thay đổi ch ng ta ch p di dời cơng thức đến vị trí khác lượng tương ứng với số dòng số cột mà ta di dời Ví dụ A5:B7, C4  Tham chiếu địa tuyệt đối: Các dịng cột tham chiếu khơng thay đổi ta di dời hay ch p công thức Ví dụ $A$5:$B$7, $C$4  Tham chiếu hỗn hợp: Phối hợp tham chiếu địa tương đối tuyệt đối Ví dụ A$5 nghĩa cột A tương đối dòng tuyệt đối Lưu ý: Dấu $ trước thứ tự cột cố định cột trước thứ tự dịng cố định dịng Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng cột Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dịng cột Ví dụ: Tính thành tiền Số lượng nhân Giá Đổi sang giá trị Thành tiền sang VND Tính tổng cột Thành tiền cột VND Minh họa địa tương đối tuyệt đối B1 Tại ô D2 nhập vào =B2*C2 Enter Sau qu t chọn vùng D2:D14 gõ Vào ô D3, D4 D14 ta thấy cơng thức dịng tự động thay đổi tương ứng với khoảng cách so với ô D2 Trường hợp ch ng ta dùng địa tương đối B2*C2 ch ng ta muốn ch p cơng thức xuống phía địa tính tốn tự động thay đổi theo B2 Tại ô E2 nhập vào =D2*B$17 Enter, sau ch p cơng thức xuống E3:E14 Ch ng ta cần cố định dòng 17 địa tỷ giá B17 ta muốn cơng thức xuống cơng thức ch p tham chiếu đến B17 để tính tốn B3 Tại ô D15 nhập vào =Sum(D2:D14) chép sang ô E15 Lưu ý:  Tham chiếu đến địa worksheet khác workbook có dạng  Tên_sheet!Địa_chỉ_ơ Ví dụ: =A2*Sheet2!A2 =A2*’Thong so’!B4 Khi tên sheet có chứa khoảng trắng để cặp nháy đơn ‘ ’  Tham chiếu đến địa workbook khác có dạng [Tên_Workbook]Tên_sheet!Địa_chỉ_ơ Ví dụ: =A2*[Bai2.xlsx]Sheet3!A4 =A2*’[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tên Sheet hay Workbook có chứa khoản trắng để cặp nháy đơn ‘ ’ =A2*’C:\Tai lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến workbook khác mà workbook không mở =A2*’\\DataServer\Excel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet3’!A4 Khi tham chiếu đến tài nguyên chia máy chủ mạng Các lỗi thông dụng (Formulas errors) Các lỗi thơng dụng Lỗi Giải thích #DIV/0! Trong cơng thức có chứa ph p chia cho (zero) chia ô rỗng #NAME? Do dánh sai tên hàm hay tham chiếu đánh thiếu dấu nháy #N/A Cơng thức tham chiếu đến mà có dùng hàm NA để kiểm tra tồn liệu hàm khơng có kết #NULL! Hàm sử dụng liệu giao vùng mà vùng khơng có phần chung nên phần giao rỗng #NUM! Vấn đề giá trị, ví dụ dùng nhầm số âm đ ng phải số dương #REF! Tham chiếu bị lỗi, thường ô tham chiếu hàm bị xóa #VALUE! Cơng thức tính tốn có chứa kiểu liệu khơng đ ng 3.2 Các hàm excel a Nhóm hàm thống kê AVEDEV (number1, number2, ) : Tính trung bình độ lệch tuyệt đối điểm liệu theo trung bình ch ng Thường dùng làm thước đo biến đổi tập số liệu AVERAGE (number1, number2, ) : Tính trung bình cộng AVERAGEA (number1, number2, ) : Tính trung bình cộng giá trị, bao gồm giá trị logic AVERAGEIF (range, criteria1) : Tính trung bình cộng giá trị mảng theo điều kiện AVERAGEIFS (range, criteria1, criteria2, ) : Tính trung bình cộng giá trị mảng theo nhiều điều kiện COUNT (value1, value2, ) : Đếm số ô danh sách COUNTA (value1, value2, ) : Đếm số có chứa giá trị (khơng rỗng) danh sách COUNTBLANK (range) : Đếm ô rỗng vùng COUNTIF (range, criteria) : Đếm số ô thỏa điều kiện cho trước bên dãy COUNTIFS (range1, criteria1, range2, criteria2, ) : Đếm số ô thỏa nhiều điều kiện cho trước DEVSQ (number1, number2, ) : Tính bình phương độ lệch điểm liệu từ trung bình mẫu chúng, cộng bình phương lại FREQUENCY (data_array, bins_array) : Tính xem có giá trị thường xuyên xuất bên dãy giá trị, trả mảng đứng số Luôn sử dụng hàm dạng công thức mảng GEOMEAN (number1, number2, ) : Trả trung bình nhân dãy số dương Thường dùng để tính mức tăng trưởng trung bình, lãi k p có lãi biến đổi cho trước HARMEAN (number1, number2, ) : Trả trung bình điều hịa (nghịch đảo trung bình cộng) số KURT (number1, number2, ) : Tính độ nhọn tập số liệu, biểu thị mức nhọn hay mức phẳng tương đối phân bố so với phân bố chuẩn LARGE (array, k) : Trả giá trị lớn thứ k tập số liệu MAX (number1, number2, ) : Trả giá trị lớn tập giá trị MAXA (number1, number2, ) : Trả giá trị lớn tập giá trị, bao gồm giá trị logic text MEDIAN (number1, number2, ) : Tính trung bình vị số MIN (number1, number2, ) : Trả giá trị nhỏ tập giá trị MINA (number1, number2, ) : Trả giá trị nhỏ tập giá trị, bao gồm giá trị logic text MODE (number1, number2, ) : Trả giá trị xuất nhiều mảng giá trị PERCENTILE (array, k) : Tìm phân vị thứ k giá trị mảng liệu PERCENTRANK (array, x, significance) : Trả thứ hạng (vị trí tương đối) trị mảng liệu, số phần trăm mảng liệu PERMUT (number, number_chosen) : Trả hoán vị đối tượng QUARTILE (array, quart) : Tính điểm tứ phân vị tập liệu Thường dùng khảo sát liệu để chia tập hợp thành nhiều nhóm RANK (number, ref, order) : Tính thứ hạng số danh sách số SKEW (number1, number2, ) : Trả độ lệch phân phối, mô tả độ khơng đối xứng phân phối quanh trị trung bình SMALL (array, k) : Trả giá trị nhỏ thứ k tập số STDEV (number1, number2, ) : Ước lượng độ lệch chuẩn sở mẫu STDEVA (value1, value2, ) : Ước lượng độ lệch chuẩn sở mẫu, bao gồm giá trị logic STDEVP (number1, number2, ) : Tính độ lệch chuẩn theo toàn thể tập hợp STDEVPA (value1, value2, ) : Tính độ lệch chuẩn theo tồn thể tập hợp, kể chữ giá trị logic VAR (number1, number2, ) : Trả phương sai dựa mẫu VARA (value1, value2, ) : Trả phương sai dựa mẫu, bao gồm trị logic text VARP (number1, number2, ) : Trả phương sai dựa toàn thể tập hợp VARPA (value1, value2, ) : Trả phương sai dựa toàn thể tập hợp, bao gồm trị logic text TRIMMEAN (array, percent) : Tính trung bình phần tập liệu, cách loại tỷ lệ phần trăm điểm liệu đầu cuối tập liệu b Nhóm hàm phân phối xác suất BETADIST (x, alpha, beta, A, B) : Trả giá trị hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta BETAINV (probability, alpha, beta, A, B) : Trả nghịch đảo hàm tính mật độ phân phối xác suất tích lũy beta BINOMDIST (number_s, trials, probability_s, cumulative) : Trả xác suất lần thử thành công phân phối nhị phân CHIDIST (x, degrees_freedom) : Trả xác xuất phía phân phối chisquared CHIINV (probability, degrees_freedom) : Trả nghịch đảo xác xuất phía phân phối chi-squared CHITEST (actual_range, expected_range) : Trả giá trị xác xuất từ phân phối chi-squared số bậc tự tương ứng CONFIDENCE (alpha, standard_dev, size) : Tính khoảng tin cậy cho kỳ vọng lý thuyết CRITBINOM (trials, probability_s, alpha) : Trả giá trị nhỏ cho phân phối nhị thức tích lũy lớn hay giá trị tiêu chuẩn Thường dùng để bảo đảm ứng dụng đạt chất lượng EXPONDIST (x, lambda, cumulative) : Tính phân phối mũ Thường dùng để mơ thời gian biến cố FDIST (x, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính phân phối xác suất F Thường dùng để tìm xem hai tập số liệu có nhiều mức độ khác hay không FINV (probability, degrees_freedom1, degrees_freedom2) : Tính nghịch đảo phân phối xác suất F Thường dùng để so sánh độ biến thiên hai tập số liệu FTEST (array1, array2) : Trả kết phép thử F Thường dùng để xác định xem hai mẫu có phương sai khác hay không FISHER (x) : Trả phép biến đổi Fisher x Thường dùng để kiểm tra giả thuyết dựa hệ số tương quan FISHERINV (y) : Tính nghịch đảo phép biến đổi Fisher Thường dùng để phân tích mối tương quan mảng số liệu GAMMADIST (x, alpha, beta, cumulative) : Trả phân phối tích lũy gamma Có thể dùng để nghiên cứu có phân bố lệch GAMMAINV (probability, alpha, beta) : Trả nghịch đảo phân phối tích lũy gamma GAMMLN (x) : Tính logarit tự nhiên hàm gamma HYPGEOMDIST (number1, number2, ) : Trả phân phối siêu bội (xác suất số lần thành cơng ) LOGINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo hàm phân phối tích lũy lognormal x (LOGNORMDIST) LOGNORMDIST (x, mean, standard_dev) : Trả phân phối tích lũy lognormal x, logarit tự nhiên x thường phân phối với tham số mean standard_dev NEGBINOMDIST (number_f, number_s, probability_s) : Trả phân phối nhị thức âm (trả xác suất mà có number_f lần thất bại trước có number_s lần thành công, xác suất không đổi lần thành công probability_s) NORMDIST (x, mean, standard_dev, cumulative) : Trả phân phối chuẩn (normal distribution) Thường sử dụng việc thống kê, gồm việc kiểm tra giả thuyết NORMINV (probability, mean, standard_dev) : Tính nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn NORMSDIST (z) : Trả hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc (standard normal cumulative distribution function), phân phối có trị trung bình cộng zero (0) độ lệch chuẩn NORMSINV (probability) : Tính nghịch đảo hàm phân phối tích lũy chuẩn tắc POISSON (x, mean, cumulative) : Trả phân phối poisson Thường dùng để ước tính số lượng biến cố xảy khoảng thời gian định PROB (x_range, prob_range, lower_limit, upper_limit) : Tính xác suất trị dãy nằm hai giới hạn STANDARDIZE (x, mean, standard_dev) : Trả trị chuẩn hóa từ phân phối biểu thị mean standard_dev TDIST (x, degrees_freedom, tails) : Trả xác suất phân phối Student (phân phối t), x giá trị tính từ t dùng để tính xác suất TINV (probability, degrees_freedom) : Trả giá trị t phân phối Student TTEST (array1, array2, tails, type) : Tính xác xuất kết hợp với phép thử Student WEIBULL (x, alpha, beta, cumulative) : Trả phân phối Weibull Thường sử dụng phân tích độ tin cậy, tính tuổi thọ trung bình thiết bị ZTEST (array, x, sigma) : Trả xác suất phía phép thử z c Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính CORREL (array1, array2) : Tính hệ số tương quan hai mảng để xác định mối quan hệ hai đặc tính COVAR (array1, array2) : Tính tích số độ lệch cặp điểm liệu, tính trung bình tích số FORECAST (x, known_y's, known_x's) : Tính tốn hay dự đoán giá trị tương lai cách sử dụng giá trị có, phương pháp hồi quy tuyến tính GROWTH (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Tính tốn tăng trưởng dự kiến theo hàm mũ, cách sử dụng kiện có INTERCEPT (known_y's, known_x's) : Tìm điểm giao đường thẳng với trục y cách sử dụng trị x y cho trước LINEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Tính thống kê cho đường cách dùng phương pháp bình phương tối thiểu (least squares) để tính đường thẳng thích hợp với liệu, trả mảng mơ tả đường thẳng Ln dùng hàm dạng công thức mảng LOGEST (known_y's, known_x's, const, stats) : Dùng phân tích hồi quy Hàm tính đường cong hàm mũ phù hợp với liệu cung cấp, trả mảng gía trị mơ tả đường cong Ln dùng hàm dạng cơng thức mảng PEARSON (array1, array2) : Tính hệ số tương quan momen tích pearson (r), mục khơng thứ ngun, khoảng từ -1 đến 1, phản ánh mở rộng quan hệ tuyến tính hai tập số liệu RSQ (known_y's, known_x's) : Tính bình phương hệ số tương quan momen tích Pearson (r), thơng qua điểm liệu known_y's known_x's SLOPE (known_y's, known_x's) : Tính hệ số góc đường hồi quy tuyến tính thơng qua điềm liệu STEYX (known_y's, known_x's) : Trả sai số chuẩn trị dự đoán y trị x hồi quy TREND (known_y's, known_x's, new_x's, const) : Trả trị theo xu tuyến tính d Các hàm tài - financian functions ACCRINT (issue, first_interest, settlement, rate, par, frequency, basis, calc_method) : Tính lãi tích lũy cho chứng khốn trả lãi theo định kỳ ACCRINTM (issue, settlement, rate, par, basis) : Tính lãi tích lũy chứng khốn trả lãi theo kỳ hạn AMORDEGRC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao tài khóa kế toán tùy theo thời hạn sử dụng tài sản (sử dụng hệ thống kế toán theo kiểu Pháp) AMORLINC (cost, date_purchased, first_period, salvage, period, rate, basis) : Tính khấu hao tài khóa kế tốn (sử dụng hệ thống kế toán theo kiểu Pháp) COUPDAYBS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kể từ đầu kỳ lãi tới ngày kết toán COUPDAYS (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày kỳ lãi bao gồm ngày kết toán COUPDAYSCN (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số ngày từ ngày kết tốn tới ngày tính lãi COUPNCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả số thể ngày tính lãi kể từ sau ngày kết toán COUPNUM (settlement, maturity, frequency, basis) : Tính số lần lãi suất phải trả khoảng từ ngày kết toán đến ngày đáo hạn COUPPCD (settlement, maturity, frequency, basis) : Trả số thể ngày toán lãi lần trước, trước ngày kết toán CUMIPMT (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Tính lợi tức tích lũy phải trả khoản vay khoảng thời gian start_period end_period CUMPRINC (rate, nper, pv, start_period, end_period, type) : Trả tiền vốn tích lũy phải trả khoản vay khoảng thời gian start_period end_period DB (cost, salvage, life, period, month) : Tính khấu hao cho tài sản sử dụng phương pháp số dư giảm dần theo mức cố định (fixed-declining balance method) khoảng thời gian xác định DDB (cost, salvage, life, period, factor) : Tính khấu hao cho tài sản sử dụng phương pháp số dư giảm dần kép (double-declining balance method), hay giảm dần theo tỷ lệ đó, khoảng thời gian xác định DISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính tỷ lệ chiết khấu chứng khoán DOLLARDE (fractional_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar dạng phân số sang giá dollar dạng thập phân DOLLARFR (decimal_dollar, fraction) : Chuyển đổi giá dollar dạng thập phân số sang giá dollar dạng phân số DURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn hiệu lực Macauley dựa đồng mệnh giá $100 (thời hạn hiệu lực trung bình trọng giá trị dịng ln chuyển tiền mặt dùng làm thước đo phản hồi làm thay đổi lợi nhuận giá trị trái phiếu) EFFECT (nominal_rate, npery) : Tính lãi suất thực tế năm, biết trước lãi suất danh nghĩa năm tổng số kỳ toán lãi kép năm FV (rate, nper, pmt, pv, type) : Tính giá trị kỳ hạn đầu tư dựa việc chi trả cố định theo kỳ lãi suất cố định FVSCHEDULE (principal, schedule) : Tính giá trị kỳ hạn vốn ban đầu sau áp dụng chuỗi lãi suất kép (tính giá trị kỳ hạn cho đầu tư có lãi suất thay đổi) INTRATE (settlement, maturity, investment, redemption, basis) : Tính lãi suất cho chứng khốn đầu tư tồn IPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Trả khoản toán lãi cho đầu tư dựa việc chi trả cố định theo kỳ dựa lãi suất không đổi IRR (values, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho chuỗi lưu động tiền mặt thể trị số ISPMT (rate, per, nper, pv) : Tính số tiền lãi trả kỳ khoản vay có lãi suất không đổi, sau trừ số tiền gốc phải trả cho kỳ MDURATION (settlement, maturity, coupon, yld, frequency, basis) : Tính thời hạn Macauley sửa đổi cho chứng khoán dựa đồng mệnh giá $100 MIRR (values, finance_rate, reinvest_rate) : Tính tỷ suất doanh lợi nội chuỗi luân chuyển tiền mặt theo chu kỳ NOMINAL (effect_rate, npery) : Tính lãi suất danh nghĩa năm, biết trước lãi suất thực tế kỳ tính lãi kép năm NPER (rate, pmt, pv, fv, type) : Tính số kỳ hạn để trả khoản vay đầu tư dựa chu kỳ, số tiền trả tỷ suất lợi tức cố định NPV (rate, value1, value2, ) : Tính giá rịng khoản đầu tư cách sử dụng tỷ lệ chiếu khấu với chi khoản trả kỳ hạn (trị âm) thu nhập (trị dương) ODDFPRICE (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 chứng khốn có kỳ lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDFYIELD (settlement, maturity, issue, first_coupon, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Trả lợi nhuận chứng khốn có kỳ tính lãi lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDLPRICE (settlement, maturity, last_interest, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 chứng khốn có kỳ tính lãi phiếu cuối lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) ODDLYIELD (settlement, maturity, last_interest, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận chứng khốn có kỳ cuối lẻ (ngắn hạn hay dài hạn) PMT (rate, nper, pv, fv, type) : Tính tiền phải trả khoản vay có lãi suất không đổi chi trả đặn PPMT (rate, per, nper, pv, fv, type) : Tính khoản vốn tốn kỳ hạn cho khoản đầu tư, việc chi trả thực đặn theo định kỳ với lãi suất không đổi PRICE (settlement, maturity, rate, yld, redemption, frequency, basis) : Tính giá trị chứng khốn đồng mệnh giá $100, toán lợi tức theo chu kỳ PRICEDISC (settlement, maturity, discount, redemption, basis) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 chứng khoán chiết khấu PRICEMAT (settlement, maturity, issue, rate, yld, basis) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 chứng khoán phải toán lãi vào ngày đáo hạn PV (rate, nper, pmt, fv, type) : Tính giá trị khoản đầu tư RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess) : Tính lãi suất kỳ niên kim REVEICED (settlement, maturity, investment, discount, basis) : Tính số tiền nhận vào kỳ hạn toán cho chứng khốn đầu tư tồn SLN (cost, salvage, life) : Tính chi phí khấu hao (theo phương pháp đường thẳng) tài sản kỳ SYD (cost, salvage, life, per) : Tính khấu hao theo giá trị lại tài sản định kỳ xác định TBILLEQ (settlement, maturity, discount) : Tính lợi nhuận tương ứng với trái phiếu cho trái phiếu kho bạc TBILLPRICE (settlement, maturity, discount) : Tính giá trị đồng mệnh giá $100 cho trái phiếu kho bạc TBILLYIELD (settlement, maturity, pr) : Tính lợi nhuận cho trái phiếu kho bạc VDB (cost, salvage, life, start_period, end_period, factor, no_switch) : Tính khấu hao tài sản sử dụng nhiều kỳ XIRR (values, dates, guess) : Tính lợi suất nội hàm cho loạt lưu động tiền mặt không định kỳ XNPV (rate, values, dates) : Tính tỷ giá rịng cho dãy lưu động tiền mặt không định kỳ YIELD (settlement, maturity, rate, pr, redemption, frequency, basis) : Tính lợi nhuận chứng khoán trả lãi theo định kỳ YIELDDISC (settlement, maturity, pr, redemption, basis) : Tính lợi nhuận năm cho chứng khoán chiết khấu YIELDMAT (settlement, maturity, issue, rate, pr, basis) : Tính lợi nhuận năm chứng khoán trả lãi vào ngày đáo hạn e Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình giá trị cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DCOUNT (database, field, criteria) : Đếm ô chứa số liệu cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DCOUNTA (database, field, criteria) : Đếm ô "không rỗng" cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DGET (database, field, criteria) : Trích giá trị từ cột danh sách hay sở liệu, khớp với điều kiện định DMAX (database, field, criteria) : Trả trị lớn cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DMIN (database, field, criteria) : Trả trị nhỏ cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DRODUCT (database, field, criteria) : Nhân giá trị cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DSTDEV (database, field, criteria) : Ước lượng độ lệch chuẩn tập hợp theo mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DSTDEVP (database, field, criteria) : Tính độ lệch chuẩn tập hợp theo toàn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DSUM (database, field, criteria) : Cộng số cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DVAR (database, field, criteria) : Ước lượng biến thiên tập hợp dựa mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DVARP (database, field, criteria) : Tính tốn biến thiên tập hợp dựa toàn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, ) : Trả liệu lưu giữ báo cáo PivotTable Có thể dùng GETPIVOTDATA để lấy liệu tổng kết từ báo cáo PivotTable, với điều kiện phải thấy liệu tổng kết từ báo cáo Nói chung Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích liệu danh sách hay sở liệu Những hàm bắt đầu chữ D Mỗi hàm sử dụng đối số database, field criteria; đối số tham chiếu đến mảng bảng tính * database : Là dãy ô tạo nên danh sách hay sở liệu Một sở liệu danh sách liệu gồm mẩu tin, có cột liệu trường (field) Dòng danh sách chứa tên trường * field : Cho biết cột sử dụng hàm field cho dạng text với tên cột để cặp dấu ngoặc k p (như "Age", "Yield" ) số đại diện cho vị trí cột (1, 2, ) * criteria : Là dãy chứa điều kiện Có thể dùng dãy cho phần điều kiện này, miễn dãy có tên cột bên tên cột để làm điều kiện cho hàm (xem thêm Một số ví dụ cách dùng Criteria để nhập điều kiện sau đây) HÀM NGÀY THÁNG VÀ THỜI GIAN Một số lưu ý sử dụng ngày tháng thời gian Excel: Excel hỗ trợ tính tốn ngày tháng cho Windows Macintosh Windows dùng hệ ngày 1900 Macitosh dùng hệ ngày 1904 Tài liệu diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho Windows Hệ thống ngày Excel phụ thuộc vào thiết lập Regional Options Control Panel Mặc định hệ thống Mỹ "Tháng/Ngày/Năm" (M/d/yyyy) Bạn sửa lại thành hệ thống ngày VN "Ngày/Tháng/Năm" (dd/MM/yyyy) Khi bạn nhập giá trị ngày tháng khơng hợp lệ trở thành chuỗi văn Công thức tham chiếu tới giá trị trả lỗi =NOW() Cho ngày hệ thống =TODAY() Cho ngày hệ thống =DAY(D) Cho giá trị ngày D (Trả thứ tự ngày tháng từ giá trị kiểu ngày tháng) =MONTH(D) Cho giá trị tháng D =YEAR(D) Cho giá trị năm D =DAYS360(BTNT1, BTNT2) Tính số ngày mốc ngày tháng dựa sở năm có 360 ngày =EDATE Trả mốc thời gian xảy trước sau mốc định =EOMONTH Trả ngày cuối tháng xảy trước sau mốc định Hàm HOUR() Cho biết số giá trị thời gian Cú pháp: = HOUR(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian số giá trị thời gian Ví dụ: HOUR(0.5) = 12 (giờ) Hàm MINUTE() Cho biết số phút giá trị thời gian Cú pháp: = MINUTE(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian số giá trị thời gian Ví dụ: Bây 10:20 PM, MINUTE(NOW()) = 20 (phút) =MONTH Trả số tháng giá trị kiểu ngày tháng =NETWORKDAYS Trả số ngày làm việc mốc thời gian đưa sau trừ ngày nghĩ ngày lễ =NOW Trả ngày hệ thống bạn Hàm SECOND() Cho biết số giây giá trị thời gian Cú pháp: = SECOND(serial_number) serial_number: Biểu thức thời gian số giá trị thời gian Ví dụ: SECOND("2:45:30 PM") = 30 (giây) Hàm TIME() Trả giá trị thời gian Cú pháp: = TIME(hour, minute, second) hour: Số giờ, số từ đến 23 Nếu lớn 23, Excel tự trừ bội số 24 minute: Số phút, số từ đến 59 Nếu lớn 59, Excel tính lại tăng số lên tương ứng second: Số giây, số từ đến 59 Nếu lớn 59, Excel tính lại tăng số phút, số lên tương ứng Ví dụ: TIME(14, 45, 30) = 2:45:30 PM TIME(14, 65, 30) = 3:05:30 PM TIME(25, 85, 75) = 2:26:15 AM * Cũng DATE(), hàm TIME() hữu dụng hour, minute, second công thức mà số, giúp tính tốn xác Hàm TIMEVALUE() Chuyển đổi chuỗi văn có dạng thời gian thành giá trị thời gian để tính tốn Cú pháp: = TIMEVALUE(time_text) time_text: Chuỗi văn cần chuyển đổi Ví dụ: TIMEVALUE("26:15") = 0.09375 (= 2:15:00 AM) =WEEKDAY Trả số thứ tự ngày tuần từ giá trị ngày tháng =WEEKNUM Trả số thứ tự tuần năm từ giá trị ngày tháng =WORKDAY Trả ngày làm việc xảy trước sau mốc thời gian đưa Trong công việc ngày, hẳn hay nghĩ đến chuyện việc làm hết phần trăm năm, ví dụ, ngày ngủ hết tiếng, 1/4 ngày, năm ch ng ta ngủ hết 25% (hic) thời gian Hoặc nhân viên công ty xin nghỉ việc vào tháng 5, lương tính theo năm, cơng ty phải trả cho người phần trăm lương cho nghỉ việc? Excel có hàm để tính tỷ lệ khoảng thời gian năm, cho phép tính theo nhiều kiểu (năm 365 ngày, hay năm 360 ngày, tính theo kiểu Mỹ hay theo kiểu châu Âu ): Hàm YEARFRAC() (Dịch từ chữ Year: năm, Frac = Fraction: tỷ lệ) Cú pháp: = YEARFRAC(start_date, end_date [, basis]) start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu ngày kết thúc khoảng thời gian cần tính tốn Nên nhập hàm DATE(), dùng kết trả cơng thức khác, xảy lỗi bạn nhập trực tiếp ngày tháng dạng text basis: Một số, quy định kiểu tính: * : (hoặc khơng nhập) Tính tốn theo kiểu Bắc Mỹ, năm có 360 ngày chia cho 12 tháng, tháng có 30 ngày * : Tính tốn theo số ngày thực tế năm số ngày thực tế tháng * : Tính tốn theo năm có 360 ngày, số ngày số ngày thực tế tháng * : Tính tốn theo năm có 365 ngày, số ngày số ngày thực tế tháng * : Tính tốn theo kiểu Châu Âu,mỗi tháng có 30 ngày (nếu start_date end_date mà rơi vào ngày 31 tháng chúng đổi thành ngày 30 tháng đó) Ví dụ: Tính tỷ lệ ngày 15/3/2010 ngày 30/7/2010 so với năm: YEARFRAC("15/3/2010", "30/7/2010") = 37% Tính số ngày chênh lệch theo kiểu năm có 360 ngày Hiện nay, cịn số hệ thống kế tốn dùng kiểu tính thời gian tháng coi có 30 ngày năm coi có 360 ngày! Gặp trường hợp này, việc tính tốn thời gian khơng đơn giản, thực tế số ngày tháng đâu có giống Có lẽ nghĩ đến chuyện đó, nên Excel có hàm dành riêng cho hệ thống kế toán dựa sở năm có 360 ngày, hàm DAYS360 Hàm DAYS360() Cú pháp: = DAYS360(start_date, end_date [, method]) start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu ngày kết thúc khoảng thời gian cần tính tốn Nên nhập hàm DATE(), dùng kết trả cơng thức khác, xảy lỗi bạn nhập trực tiếp ngày tháng dạng text method: Một giá trị logic (TRUE, FALSE) để cách tính tốn, theo kiểu châu Âu hay theo kiểu Mỹ * FALSE: (hoặc khơng nhập) Tính tốn theo kiểu Mỹ: Nếu start_date ngày 31 tháng, đổi thành ngày 30 tháng Nếu end_date ngày 31 tháng start_date nhỏ 30, end_date đổi thành ngày tháng * TRUE: Tính tốn theo kiểu châu Âu: Hễ start_date end_date mà rơi vào ngày 31 tháng chúng đổi thành ngày 30 tháng Ví dụ: So sánh số ngày chênh lệch 01/01/2008 31/5/2008 theo kiểu năm có 360 ngày theo kiểu thường (dùng hàm DATEDIF) DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008") = 150 DAYS360("01/01/2008", "31/5/2008", TRUE) = 149 DATEDIF("01/01/2008", "31/5/2008", "d") = 151 Tính số ngày làm việc hai khoảng thời gian Bình thường, lấy ngày tháng trừ ngày tháng, kết bao gồm ngày lễ, ngày nghỉ, v.v Cịn tính số ngày làm việc khoảng thời gian, phải trừ bớt ngày khơng làm việc Trong Excel có hàm chun để tính tốn ngày làm việc hai khoảng thời gian mà không bao gồm ngày thứ Bảy, Chủ Nhật ngày nghỉ khác định: Hàm NETWORKDAYS (đ ng nguyên nghĩa nó: net workdays) Dĩ nhiên hàm thích hợp với quan làm việc ngày tuần, ch ng ta, làm tuốt, có 365 ngày năm (hic) hàm vơ tác dụng! Hàm NETWORKDAYS() Cú pháp: = NETWORKDAYS(start_date, end_date [, holidays]) start_date, end_date: Ngày tháng đại diện cho ngày bắt đầu ngày kết thúc công việc Nên nhập hàm DATE(), dùng kết trả cơng thức khác, xảy lỗi bạn nhập trực tiếp ngày tháng dạng text holidays: Danh sách ngày nghỉ ngày thứ Bảy Chủ Nhật Danh sách vùng đặt tên Nếu nhập trực tiếp phải bỏ cặp dấu móc {} Ví dụ: Cơng thức tính số ngày làm việc ngày 1/12/2010 ngày 10/1/2011, có nghỉ ngày Noel (25/12) ngày Tết Tây (1/1): = NETWORKDAYS("01/12/2010", "10/01/2011", {"12/25/2007", "1/1/2011"}) Hàm DATEDIF() Có lẽ cách dễ muốn tính toán ngày tháng năm dùng hàm DATEDIF() Cú pháp: = DATEDIF(start_day, end_day, unit) start_day: Ngày đầu end_day: Ngày cuối (phải lớn ngày đầu) unit: Chọn loại kết trả (khi dùng hàm phải gõ dấu ngoặc kép) y : số năm chênh lệch ngày đầu ngày cuối m : số tháng chênh lệch ngày đầu ngày cuối d : số ngày chênh lệch ngày đầu ngày cuối md : số ngày chênh lệch ngày đầu tháng ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm số tháng ym : số tháng chênh lệch ngày đầu ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm số ngày yd : số ngày chênh lệch ngày đầu ngày cuối, mà không phụ thuộc vào số năm Ví dụ: DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "y") = 100 (năm) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "m") = 1211 (tháng) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "d") = 36889 (ngày) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "md") = 30 (= ngày 31 - ngày 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "ym") = 11 (= tháng 12 - tháng 1) DATEDIF("01/01/2000", "31/12/2100", "yd") = 365 (= ngày 31/12 - ngày 1/1) *Tính tuổi (2): Ở trước, đưa công thức để tính tuổi dài thng vầy: = YEAR(NOW() - YEAR(Birthdate) - (DATE(YEAR(NOW()), MONTH(Birthdate), DAY(Birthdate)) > TODAY()) Đó chưa biết đến hàm DATEDIF() Bây giờ, với DATEDIF(), công thức ngắn vầy thôi, mà kết xác: = DATEDIF(Birthdate, TODAY(), "y") Ví dụ, hơm ngày 09/01/2007: * Với ngày sinh 05/01/1969 (đã tổ chức sinh nhật rồi), DATEDIF("05/01/1969", TODAY(), "y") = 39 * Nhưng với ngày sinh 11/1/1969 (chưa tổ chức sinh nhật), DATEDIF("11/01/1969", TODAY(), "y") = 38 *Tìm giờ, ph t, giây tính từ lúc Như tơi nói trên, hàm TIME() tự động điều chỉnh kết giá trị thời gian thông số hàm không hợp lý (giờ > 24, phút giây > 60) Và đó, cần tính tốn tìm giá trị thời gian kể từ lúc (hoặc l c nào), người ta thường sử dụng hàm TIME() Ví dụ, cơng thức sau cho kết thời gian vào 12 tiếng kể từ lúc này: = TIME(HOUR(NOW()) + 12, MINUTE(NOW()), SECOND(NOW())) Không giống hàm DATE(), bạn đơn giản cộng thêm giờ, phút, hay giây hàm TIME() Ví dụ công thức sau làm chuyện tăng thêm ngày vào ngày tháng năm thời gian tại: = NOW() + Nếu bạn muốn cộng thêm giờ, phút, hay giây vào giá trị thời gian, bạn phải tính thời gian cộng thêm theo tỷ lệ ngày Ví dụ, ngày có 24 giờ, nên tính 1/24 Cũng vậy, có 60 phút, nên phút tính 1/24/60 (của ngày) Và cuối cùng, có 60 giây phút, nên giây ngày tính 1/24/60/60 *Tính tổng thời gian Khi tính tổng thời gian, bạn nên phân biết hai trường hợp sau đây: * Cộng thêm giờ, phút, giây: Ví dụ, giờ, cộng thêm tiếng nữa, 10 Hoặc 23 giờ, cộng thêm tiếng sáng (chớ 26 giờ) Nếu cộng kiểu bạn cộng bình thường, dùng hàm TIME() cần theo bảng hướng dẫn * Cộng tổng thời gian làm việc: Mỗi ngày làm việc 18 tiếng, hai ngày làm tiếng? 36 tiếng Nhưng bạn dùng format bình thường dạng thời gian Excel tự quy (36-24) = 12:00 Để kết 36:00, bạn phải định dạng thời gian cho ô theo kiểu: [h]:mm:ss (giờ nằm cặp dấu ngoặc vuông) Lấy lại định dạng ngày tháng Đôi khi, bạn nhận database mà khơng hiểu lý đó, cell chứa ngày tháng năm sau: 20070823, nghĩa định dạng theo kiểu YYYYMMDD Trường hợp này, dùng Format Cell Excel để định dạng lại, mà bạn phải dùng đến hàm DATE(year, month, day) hàm xử lý text, ví dụ hàm LEFT(), MID() RIGHT() để lấy trị số ngày, tháng, năm cho hàm DATE(): Tôi giả sử số 20070823 nằm cell A1, cơng thức LEFT(A1, 4) cho ta trị số năm, MID(A1, 3, 2) cho trị số tháng RIGHT(A1, 2) cho trị số ngày Giả sử Control Panel bạn định dạng ngày tháng năm theo kiểu dd/mm/yyyy, cell nhận kết bạn định dạng theo kiểu ngày tháng năm, bạn dùng hàm DATE(year, month, day) với tham số công thức vừa làm trên, ta có: =DATE(LEFT(A1, 4), MID(A1, 5, 2), RIGHT(A1, 2))→ 23/8/2007 HÀM TÌM KIẾM VÀ THAM CHIẾU Bao gồm hàm tìm kiếm tham chiếu hữu ích bạn làm việc với CSDL lớn EXCEL kế tốn, tính lương, thuế =ADDRESS(row_num, column_num [, abs_num] [, a1] [, sheet_text]) Dùng để tạo địa dạng chuỗi ký tự, theo số dòng số cột cung cấp row_num: Số thứ tự dòng địa column_num: Số thứ tự cột địa abs_num: Kiểu địa (tuyệt đối hay tương đối) - mặc định tuyệt đối a1: Dạng địa (=TRUE: dạng A1; =FALSE: dạng R1C1) - mặc định TRUE sheet_text: Tên sheet chứa địa - mặc định khơng có =AREAS(reference) Trả số vùng tham chiếu tham chiếu Mỗi vùng tham chiếu ô rời rạc dãy ô liên tục bảng tính reference: Là nhiều vùng tham chiếu mà bạn cần đếm Nếu muốn đưa nhiều vùng rời rạc vào cơng thức bạn phân cách chúng dấu phẩy, không ngăn dấu phẩy, Excel khơng đếm (xem ví dụ đây) =CHOOSE Trả giá trị mảng giá trị vị trí định =COLUMN(reference) Trả số thứ tự cột góc bên trái vùng tham chiếu reference: Là ô vùng nhiều Nếu reference bỏ trống COLUMN() trả số thứ tự cột ô chứa công thức =COLUMNS(array) Trả số cột vùng tham chiếu array: Là ô vùng nhiều ô, mảng tham chiếu =HYPERLINK(link_location, friendly_name) Tạo siêu liên kết, liên kết để mở tài liệu link_location: Đường dẫn đến tài liệu cần mở, nhập dạng chuỗi ký tự Link_location đến đặc biệt, tên dãy ô trang bảng tính bảng tính, đến đánh dấu (bookmark) Microsoft Excel Link_location đến tập tin lưu ổ cứng, đường dẫn truy xuất nội máy chủ đường dẫn tài nguyên URL mạng intranet, internet - Link_location chuỗi ký tự đặt dấu nháy kép, chứa đường dẫn dạng chuỗi ký tự - Nếu link_location liên kết đến tài nguyên không tồn tại, xuất lỗi bạn kích vào chứa hàm HYPERLINK() firendly_name: Là nội dung hiển thị ô chứa hàm HYPERLINK(), số, chuỗi ký tự Nội dung hiển thị màu xanh có gạch chân, khơng có firendly_name link_location hiển thị - Firendly_name giá trị, chuỗi ký tự, tên mảng, ô liên kết đến giá trị chuỗi văn - Nếu firendly_name liên kết đến giá trị bị lỗi, tên lỗi hiển thị để thay cho nội dung bạn cần Ví dụ: =HYPERLINK("http://example.microsoft.com/report/bu dget report.xls", "Click for report") hiển thị: Click for report, bạn click vào này, Excel mở bảng tính budget report.xls trang web http://example.microsoft.com/report =HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10) hiển thị nội dung ô F10 bạn click vào ô này, Excel mở bảng tính book2.xls thư mục GPE ổ F =HYPERLINK("F:\GPE\book2.xls",F10) hiển thị nội dung ô F10 bạn click vào ô này, Excel mở bảng tính book2.xls thư mục GPE ổ F =MATCH Trả vị trí giá trị bảng liệu =INDEX Trả giá trị bảng liệu tương ứng với mục Tìm kiếm nhiều cột Đơi khi, liệu dùng để tìm kiếm khơng nằm cột mà nhiều cột Ví dụ, bạn có danh sách tách sẵn họ tên riêng hai cột Người ta yêu cầu dựa vào họ tên để xác định chức vụ Chúng ta dùng cột phụ để nối họ tên lại tìm theo cột phụ Nhưng có lẽ khơng cần, tơi dùng hàm INDEX() MATCH() với cơng thức mảng Hàm MATCH() có c pháp người biết đến, là: =MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type) value1 & value2 liệu để tìm (ví dụ họ tên) array1 & array2 cột (hoặc hàng) chứa liệu dùng để tìm kiếm Và c pháp dùng INDEX() ghép với MATCH() công thức mảng: {=INDEX(reference, MATCH(value1 & value2, array1 & array2, match_type))} =INDIRECT(ref_text [, a1]) ref_text tham chiếu tới (có thể dạng A1 dạng R1C1), tên định nghĩa tham chiếu, tham chiếu dạng chuỗi -Nếu ref_text không hợp lệ, INDIRECT() báo lỗi #REF! -Nếu ref_text chứa tham chiếu đến bảng tính khác bảng tính phải mở, khơng, INDIRECT() báo lỗi #REF! a1 giá trị logic xác định dạng tham chiếu bên ref_text a1 = TRUE (hoặc 1, không nhập) kiểu tham chiếu A1 a1 = FALSE (hoặc 2) kiểu tham chiếu R1C1 Trả giá trị tham chiếu từ chuỗi ký tự Tham chiếu trả tức thời để hiển thị nội dung ch ng Cũng dùng hàm INDIRECT muốn thay đổi tham chiếu tới ô bên công thức mà khơng cần thay đổi cơng thức =LOOKUP Dị tìm giá trị Hàm LOOKUP Dùng để dị tìm giá trị từ dịng cột dãy ô mảng giá trị Hàm LOOKUP() có hai dạng: Vec-tơ (vector form) Mảng (array form) * Dạng Vec-tơ: LOOKUP() tìm kiếm dịng cột, tìm thấy trả giá trị vị trí dịng (hoặc cột) định * Dạng Mảng: LOOKUP() tìm kiếm dòng (hoặc cột) mảng giá trị, tìm thấy trả giá trị vị trí dịng (hoặc cột) cuối mảng Vector form (dạng vec-tơ) Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector) lookup_value: Là giá trị LOOKUP() tìm kiếm lookup_vector Nó số, ký tự, giá trị logic, tên định nghĩa vùng ô tham chiếu đến giá trị lookup_vector: Là vùng mà gồm dịng (hoặc cột) có chứa lookup_value Những giá trị chứa vùng số, ký tự giá trị logic - lookup_vector phải xếp theo thứ tự tăng dần, không, LOOKUP() cho kết khơng xác - Nếu khơng tìm thấy lookup_value lookup_vector LOOKUP() lấy giá trị lớn mà nhỏ lookup_value - Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ lookup_vector LOOKUP() báo lỗi #NA! result_vector: Là vùng mà gồm dòng (hoặc cột) chứa giá trị trả Kích thước result_vector bắt buộc phải kích thước lookup_vector ^^ Array form (dạng mảng) Cú pháp: LOOKUP(lookup_value, array) lookup_value: Là giá trị LOOKUP() tìm kiếm array Nó số, ký tự, giá trị logic, tên định nghĩa vùng ô tham chiếu đến giá trị - Nếu không tìm thấy lookup_value array LOOKUP() lấy giá trị lớn mà nhỏ lookup_value - Nếu lookup_value nhỏ giá trị nhỏ cột hàng array LOOKUP() báo lỗi #NA! array: Là vùng chứa lookup_value, số, ký tự, giá trị logic Dạng mảng LOOKUP() gần tương đương hàm VLOOKUP() HLOOKUP() Khác biệt chỗ VLOOKUP() HLOOKUP() tìm kiếm cột (hoặc dịng) đầu tiên, cịn LOOKUP() tìm kiếm cột dòng tùy thuộc vào dạng mảng khai báo: - Nếu array mảng có số cột nhiều số dịng LOOKUP() tìm dịng - Nếu array mảng có số dịng nhiều số cột LOOKUP() tìm cột - Trường hợp array mảng có số dịng số cột LOOKUP() tìm cột - VLOOKUP() HLOOKUP() lấy kết cột (hoặc) dịng định, cịn LOOKUP() ln ln lấy kết dòng (hoặc cột) cuối - Các giá trị dòng (hoặc cột) array phải xếp theo thứ tự tăng dần, khơng, LOOKUP() cho kết khơng xác Hàm GETPIVOTDATA() Trả liệu lưu giữ báo cáo PivotTable Có thể dùng GETPIVOTDATA() để lấy liệu tổng kết từ báo cáo PivotTable, với điều kiện phải thấy liệu tổng kết từ báo cáo Để nhanh chóng nhập cơng thức GETPIVOTDATA(), bạn gõ dấu = vào muốn nhận liệu tổng kết, nhấp vào ô chứa số liệu tổng kết báo cáo PivotTable Cú pháp: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2, ) data_field : Tên trường chứa liệu tổng kết báo cáo PivotTable Tên phải đặt cặp dấu nháy kép pivot_data : Tham chiếu đến ô, dãy ô, tên dãy ô bên báo cáo PivotTable Thông tin dùng để xác định báo cáo PivotTable chứa liệu trả field1, item1, field2, item2, : Có thể có từ đến 126 (với Excel 2003 trở trước số 14) cặp tên field item mô tả liệu muốn trả Những cặp thuộc loại Nếu tên field item không ngày tháng số liệu, cần phải đặt chúng cặp dấu nháy k p Đối với loại báo cáo OLAP PivotTable, items bao gồm đầy đủ đường dẫn lẫn tên item Một cặp field item OLAP PivotTable sau: "[Product]","[Product].[All Products].[Foods].[Baked Goods]" Lưu ý: * Các field hay item tính tốn phép tính tự tạo đặt phép tính GETPIVOTDATA * Nếu pivot_table dãy có chứa nhiều báo cáo PivotTable, liệu trả từ báo cáo tạo sau * Nếu đối số field đối số item mô tả ơ, giá trị trả mà khơng cần biết giá trị chuỗi, số, lỗi, thứ * Nếu item chứa ngày tháng, giá trị phải biểu diễn dạng chuỗi số thiết lập cách dùng hàm DATE() để giá trị khơng biến đối bảng tính mở máy khác, có hệ thống định dạng ngày tháng khác với nơi tạo Ví dụ, item tham chiếu tới ngày tháng năm 1999 nhập 36224 hay DATE(1999, 3, 5) Thời gian nhập giá trị thập phân cách dùng hàm TIME() * Nếu pivot_table khơng phải dãy có chứa báo cáo PivotTable, GETPIVOTDATA() trả lỗi #REF! * Nếu đối số miêu tả field thấy được, chúng gồm trường không hiển thị, GETPIVOTDATA() trả lỗi #REF! Hàm DGET() Trích giá trị từ cột danh sách hay sở liệu, khớp với điều kiện định Cú pháp: = DGET(database, field, criteria) =OFFSET(reference, rows, cols [, height] [, width]) Trả vùng tham chiếu từ vùng xuất phát Đây hàm hay Excel, ứng dụng nhiều Nó dùng để tham chiếu đến vùng đó, ơ, dãy ơ, với khoảng cách định reference: Là vùng mà bạn muốn làm điểm xuất phát để tham chiếu đến vùng khác Reference phải đến ô dãy ô liên tục, không, hàm báo lỗi #VALUE! rows: Số dịng dời lên (hoặc xuống) tính từ reference, nhập số dương muốn dời xuống, số âm muốn dời lên cols: Số cột dời sang phải trái (hoặc phải) tính từ reference, nhập số dương muốn dời sang phải, số âm muốn dời sang trái height: Là số dòng (độ cao) vùng tham chiếu cần trả width: Là số cột (độ rộng) vùng tham chiếu cần trả Ghi chú: * Nếu số dòng (rows) cột (cols) vượt ngồi phạm vi bảng tính, hàm báo lỗi #REF! * Độ cao (height) độ rộng (width) khơng nhập, xem với độ cao độ rộng vùng xuất phát (reference) =ROW(reference) Trả số thứ tự dịng dãy Trả số thứ tự dịng ô góc bên trái vùng tham chiếu reference: Là ô vùng nhiều ô Nếu reference bỏ trống ROW() trả số thứ tự cột ô chứa công thức =ROWS(array) Trả số dịng vùng tham chiếu array: Là vùng nhiều ô, mảng tham chiếu =TRANSPOSE(array) Chuyển vùng liệu ngang thành dọc ngược lại Hàm TRANSPOSE() luôn nhập dạng công thức mảng (nhấn CtrlShift-Enter sau nhập) array: Là mảng liệu cần hốn chuyển Nếu số cột vùng nhập cơng thức nhiều số hàng array, số hàng vùng nhập công thức nhiều số cột array, hàm báo lỗi #NA ô bị dư =VLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, cột cần lấy, cách tìm) Dị tìm giá trị cột trả Hàm tìm kiếm tham chiếu theo cột Vùng cần tìm: thường để chế độ giá trị tuyệt đối: $ Cột cần lấy: vùng cần tìm Cách tìm: Tìm theo giá trị: 0: Cột bên trái vùng cần tìm khơng xếp (ngầm định) 1: Sắp xếp tăng dần =HLOOKUP(giá trị tìm, vùng cần tìm, hàng cần lấy, cách tìm) Dị tìm giá trị hàng trả - giống hàm VLOOKUP f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC Bao gồm hàm toán học lượng giác giúp bạn giải tốn đại số, giải tích, lượng giác từ tiểu học đến đại học Lưu ý đến quy cách hiển thị số VN US Để nhập đ p giá trị kiểu số bạn sử dụng bàn phím số =ABS Tính trị tuyệt đối số =ACOS Tính nghịch đảo cosin =ACOSH Tính nghịch đảo cosin hyperbol =ASIN Tính nghịch đảo sin =ASINH Tính nghịch đảo sin hyperbol =ATAN Tính nghịch đảo tang =ATAN2 Tính nghịch đảo tang với tọa độ =ATANH Tính nghịch đảo tang hyperbol =CEILING Là trịn đến bội số gần =COMBIN Tính tổ hợp từ số phần tử chọn =COS Tính cosin góc =COSH Tính cosin hyperbol =DEGREES Đổi radians sang độ =EVEN Làm tròn số đến số nguyên chẵn gần =EXP Tính lũy thừa số e =FACT Tính giai thừa số =FACTDOUBLE Tính lũy thừa cấp =FLOOR Làm tròn xuống đến bội số gần bạn =GCD Tìm ước số chung lớn =INT(X) Làm trịn xuống số nguyên gần (Hàm lấy giá trị phần nguyênHàm cho giá trị phần nguyên X) =LCM Tìm bội số chung nhỏ =LN Tính logarit số tự nhiên số =LOG Tính logarit =LOG10 Tính logarit số 10 =MDETERM Tính định thức ma trận =MINVERSE Tìm ma trận nghịch đảo =MMULT Tính tích ma trận =MOD(a,b) Hàm cho giá trị phần dư phép chia a:b =MROUND Làm tròn số đến bội số số khác =MULTINOMIAL Tỷ lệ giai thừa tổng với tích giai thừa số =ODD Làm tròn đến số nguyên lẽ gần =PI Trả giá trị pi =POWER Tính lũy thừa số =PRODUCT Tính tích số =QUOTIENT Lấy phần nguyên phép chia =RADIANS Đổi độ sang radians =RAND Trả số ngẫu nhiên khoảng =RANDBETWEEN Trả số ngẫu nhiên khoảng bạn định Hàm ROMAN() Dùng để chuyển đổi số dạng Ả-rập sang dạng số La-mã Cú pháp: = ROMAN(number, form) number: Số cần chuyển đổi form: dạng chuyển đổi (hoặc TRUE, không nhập): Dạng cổ điển 3: Dạng cổ điển rút gọn, số lớn rút gọn nhiều (xem thêm ví dụ) (hoặc FALSE): Dạng đại Chú ý: * number phải số dương, number < hàm báo lỗi #VALUE! * Nếu number số thập phân, ROMAN() chuyển đổi phần nguyên * Hàm ROMAN() xử lý tới số lớn 3999, number > 3999 hàm báo lỗi #VALUE! * Sau chuyển đổi, kết liệu dạng text, khơng thể tính tốn với Ví dụ: ROMAN(499, 0) = CDXCIX = ROMAN(499) = ROMAN(499, TRUE) ROMAN(499, 1) = LDVLIV ROMAN(499, 2) = XDIX ROMAN(499, 3) = VDIV ROMAN(499, 4) = ID = ROMAN(499, FALSE) ROMAN(2008) = MMVIII =ROUND(X,n) Hàm làm tròn n số X Nếu n dương (n>0) làm tròn số bên phải kể từ vị trí dấu chấm thập phân Nếu n âm (n 1, BINOMDIST() trả giá trị lỗi #NUM! Ví dụ: BINOMDIST(6, 10, 0.5, 0) = 0.2050781 BINOMDIST(6, 10, 0.5, 1) = 0.828125 Hàm CHIDIST() Trả xác xuất phía phân phối chi-squared Phân phối chi-squared kết hợp với phép thử chi-squared dùng để so sánh giá trị quan sát với giá trị kỳ vọng Ví dụ, thí nghiệm di truyền giả thiết hệ trồng thừa hưởng tập hợp màu sắc đó; cách so sánh giá trị quan sát với giá trị kỳ vọng, thấy giả thiết ban đầu đ ng hay sai Cú pháp: = CHIDIST(x, degrees_freedom) x : Giá trị dùng để tính phân phối degrees_freedom : Số bậc tự Lưu ý: * Nếu đối số số, CHIDIST() trả giá trị lỗi #VALUE! * Nếu x < 0, CHIDIST() trả giá trị lỗi #NUM! * Nếu degrees_freedom số nguyên, phần thập phân bị cắt bỏ để trở thành số nguyên * Nếu degrees_freedom < hay degrees_freedom > 10^10, CHIDIST() trả giá trị lỗi #NUM! * CHIDIST() tính tốn theo cơng thức: CHIDIST = P(X > x), với X biến ngẫu nhiên chi-squared Ví dụ: CHIDIST(18.307, 10) = 0.050001 Hàm NORMINV() Trả nghịch đảo phân phối tích lũy chuẩn Cú pháp: = NORMINV(probability, mean, standard_dev) probability : Xác suất ứng với phân phối chuẩn mean : Giá trị trung bình cộng phân phối standard_dev : Độ lệch chuẩn phân phối Lưu ý: * Nếu có đối số khơng phải số, NORMINV() báo lỗi #VALUE! * Nếu probability nhỏ lớn 1, NORMINV() báo lỗi #NUM! * Nếu standard_dev nhỏ 0, NORMDINV() báo lỗi #NUM! * Nếu mean = standard_dev = 1, NORMINV() dùng phân bố chuẩn * NORMINV() sử dụng phương pháp lặp lặp lại để tính hàm Nếu NORMINV() khơng hội tụ sau 100 lần lặp, hàm báo lỗi #NA! Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 4.1 Sort (sắp xếp) Filter (lọc) Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép bạn thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn Sắp xếp Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột: • Đánh dấu muốn xếp • Kích n t Sort & Filter tab Home • Kích n t Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) Tùy chỉnh xếp Để xếp nhiều cột: • Kích n t Sort & Filter tab Home • Chọn cột mà bạn muốn xếp • Kích Add Level • Chọn cột bạn muốn xếp • Kích OK Lọc liệu Bộ lọc cho ph p bạn hiển thị liệu mà đáp ứng tiêu chuẩn định Để sử dụng lọc: • Kích vào cột chọn cột chứa liệu mà bạn muốn lọc • Trên tab Home, kích Sort & Filter • Kích n t Filter • Kích vào mũi tên phía • Kích Text Filter • Kích Words bạn muốn lọc • Để ko áp dụng lọc, kích n t Sort & Filter • Kích Clear 4.2 PivotTable PivotChart cơng cụ phân tích liệu mạnh Excel Chúng biến số dường vô nghĩa khối liệu khổng lồ thành số có nghĩa PivotTable PivotChart dễ sử dụng, chúng có số vấn đề phức tạp tránh khỏi 4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart Tạo báo cáo PivotTable đơn giản Giả sử ch ng ta có bảng tính sau đây: Đây loại bảng tính mà bạn dùng để tạo PivotTable Dữ liệu thông kê doanh thu cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho miền (region) tuần (từ ngày 06 đến ngày 12/6/2005) Cột D số khách hàng loại dụng cụ thể thao, cột E tổng doanh thu, cột lại doanh thu chi tiết mặt hàng Đây số câu hỏi mà bạn phải trả lời dựa vào bảng tính đó:  Doanh thu dụng cụ cắm trại (Camping) miền ?  Tại cửa hàng, ngày tuần ngày đông khách nhất?  Tại cửa hàng, mặt hàng bán nhiều nhất?  Ngày tuần (nói chung) ngày bán ế nhất? Tôi gi p bạn trả lời câu hỏi Tôi hướng dẫn bạn tạo PivotTable để thấy tổng doanh thu mặt hàng Camping miền Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm bạn chọn môt ô (bất kỳ ô nào) nằm vùng chứa liệu mà bạn muốn tạo PivotTable Rồi, bạn nhấn n t PivotTable nằm nhóm Insert Ribbon: Excel hiển thị hộp thoại Create PivotTable hình sau đây: Trong hộp thoại này, bạn thấy địa dãy ô chứa liệu (A2:K44) nhập sẵn hộp Table/Range Nếu n t tùy chọn chọn giống hệt hình: Select a table or range New Worksheet, bạn nhấn OK để đóng hộp thoại Excel tạo Sheet mới, trơng giống hình sau đây: Người ta gọi vỏ PivotTable Trong vỏ này, bạn thấy: Ở bên trái vùng báo cáo PivotTable, vùng hiển thị yêu cầu bạn sau bạn hoàn tất PivotTable Ở bên phải cửa sổ PivotTable Field List, nơi mà bạn định liệu hiển thị PivotTable, cách xếp ch ng Tơi trình bày với bạn chi tiết PivotTable Field List khác Còn bạn tiếp tục Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn nhấn vào mục Region để chọn (hoặc bạn nhấn vào hộp kiểm bên cạnh được) Bạn thấy mục Region tự động xuất vùng Row Labels PivotTable Field List, đồng thời PivotTable tự động hiển thị tên miền: Midwest, Northeast South côt A: Tiếp tục, bạn nhấn vào Camping để chọn Ngay lập tức, Sum of Caming xuất vùng Values phía cuối PivotTable Field List, đồng thời, cột B hiển thị tổng doanh thu mặt hàng Camping ứng với miền Cuối cùng, bạn nhấn vào mũi tên b tí nằm bên cạnh mục Sum of Camping khung Values, chọn Value Field Settings danh sách mở Hộp thoại Value Field Settings xuất Nhấn vào n t Number Format Hộp thoại Format Cells quen thuộc mở ra, chọn Currency Xong nhấn OK hai lần để đóng tất hộp thoại PivotTable bạn giống sau hình say Nếu thích, dễ xem hơn, bạn nhấn vào A3, nơi có chữ Row Labels, sửa lại thành Region: Hy vọng bạn thấy việc tạo PivotTable dễ Vâng, đơn giản, có yêu cầu phức tạp hơn, thơi Xin nói thêm vài khía cạnh khác PivotTable: Khi mơt PivotTable kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List xuất Những Field chọn vào báo cáo PivotTable in đậm có dấu kiểm bên cạnh, đồng thời ch ng xuất vùng bên PivotTable Field List, cho ch ng ta biết vai trò ch ng PivotTable Để kích hoạt PivotTable, bạn nhấn vào ô vùng báo cáo PivotTable Còn khơng muốn kích hoạt nó, bạn việc nhấn ngồi, chỗ bảng tính Bạn thấy bên phải tiêu đề Region vùng báo cáo (ơ A3) có n t mũi tên xổ xuống (drop-down arrow) N t có chức tương tự chức AutoFilter Nhấn vào đó, bạn lựa chọn mục muốn xem thuộc danh sách Region, mà mặc định Select All (xem tất cả) Ví dụ, bạn muốn xem doanh thu dụng cụ cắm trại riêng miền Midwest mà thôi, bạn nhấn vào n t này, nhấn vào mục (Select All) để tắt đi, nhấn vào mục Midwest, bạn có kết hình sau: 1.2 Tạo báo cáo PivotTable với nhiều cột Ví dụ trước báo cáo PivotTable đơn giản Trong này, bạn học cách tạo báo cáo PivotTable phức tạp hơn, có nhiều cột nhiều hàng Bạn xem liệu sau Nó liệu cửa hàng cho thuê băng video: Các hàng liệu thiết kế khác với trước Mỗi hàng bảng đại diện cho thể loại video cửa hàng (được ghi cột B) Con số cột Title số lượng đầu phim thuộc thể loại Mục đích ch ng ta tạo PivotTable để trình bày thơng tin dạng dễ xem Các bước để tạo vỏ PivotTable, tơi trình bày Nếu bạn làm đ ng, hộp thoại PivotTable Field List bạn giống sau: Trong danh sách Field có Store, Category Titles Hãy nhấn chọn ba Excel làm gi p bạn việc sau:  Đem Store Category vào hộp Row Labels  Đem Tiltes vào hộp Values, với tên Sum of Titles  Trình bày thông tin vào vùng báo cáo PivotTable Kết minh họa hình sau đây: Có thể hiển thị máy bạn khơng giống hình Nếu bạn muốn giống hệt hình này, nhấn n t phải chuột vào tên cửa hàng cột A (Clarkville chẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, bạn đánh dấu vào tùy chọn tab Layout & Print giống tơi làm hình sau đây; tên ô A3 RowLabels, đổi thành Store Bạn có PivotTable y hệt hình Cho dù báo cáo PivotTable xác, khơng phải muốn Trong trường hợp này, Store Category nằm chung hàng, Row Labels; cịn tơi muốn Category phải cột riêng, Column Labels Làm để chuyển mục Row Labels thành Column Lables? Có hai cách: Trong hộp thoại PivotTable Field List, vùng Row Labels, bạn nhấn vào n t mũi tên bên cạnh mục Category, chọn lệnh Move To Column Labels Nếu bạn kh o sử dụng chuột, bạn "nắm" "k o" mục Category khỏi vùng Row Labels "thả" vào vùng Column Labels Sau làm xong cách trên, bạn thấy PivotTable giống sau: So sánh với bảng liệu ban đầu, PivotTable dễ đọc nhiều Nhìn vào bảng báo cáo này, ch ng ta so sánh số lượng đầu phim thể loại video cửa hàng với (xem theo cột), so sánh số đầu phim thể loại video cửa hàng với (xem theo hàng) Nhìn vào PivotTable, bạn trả lời cửa hàng có nhiều phim hành động nhất, phải khơng? Bạn có thấy rằng: việc di chuyển Field từ Row Labels sang Column Labels, làm cho PivotTable dường xoay bảng liệu từ dọc thành ngang Chữ "xoay", tiếng Anh, "pivot" Vậy bạn hiểu PivotTable chứ? Nếu từ giờ, bạn vừa đọc này, vừa tự thực hành, bạn lưu lại bảng tính Ch ng ta sử dụng PivotTable vừa tạo cho sau: Tạo biểu đồ xoay (PivotChart) Hẹn gặp lại 1.3 Tạo PivotChart Một PivotChart chẳng có khác biểu đồ Excel, tạo từ liệu PivotTable Thật có vài tính mà bạn khơng tìm thấy biểu đồ bình thường Tuy nhiên, phần lớn PivotChart giống biểu đồ Excel, thao tác với biểu đồ, việc định dạng cho nó, chẳng có khác Nếu bạn biết bạn cần đến PivotChart, bạn tạo PivotTable PivotChart lần Thay nhấn vào n t PivotTable nhóm Insert Ribbon (như tơi trình bày 1), bạn nhấn vào mũi tên nhỏ n t đó, chọn lệnh PivotChart Rồi bạn gặp hộp thoại tạo PivotTable trên, tạo xong PivotTable, Excel tự động tạo ln PivotChart kèm theo Bây ch ng ta học cách tạo PivotChart từ PivotTable mà bạn thực hành số 2, toán cửa hàng bán video Bạn theo bước sau: Chắc chắn bạn kích hoạt PivotTable Nếu không muốn thấy hộp thoại PivotTable Field List, bạn tắt Hộp thoại bật tắt l c nút (trong nhóm PivotTable|Options Ribbon): Nhấn n t PivotChart nhóm PivotTable|Options Ribbon Excel hiển thị hộp thoại Insert Chart, hình sau: Chọn Column danh sách Templates bên trái, nhấn vào biểu tượng thứ hai (stacked column) hàng khung bên tay phải Nhấn OK để tạo biểu đồ Bạn có biểu đồ hình sau Mỗi cửa hàng (Store) đại diện "bar" biểu đồ, "bar" chứa số lượng thể loại phim (Category) có cửa hàng đó, phân biệt màu khác Khi bạn nhấn vào biểu đồ, tức bạn kích hoạt PivotTable, Excel hiển thị hộp thoại PivotChart Filter Pane bạn thấy hình Bạn dùng Axis Fields Legend Fields hộp thoại để lọc liệu, điều chỉnh PivotChart hiển thị hay không hiển thị biểu đồ loại liệu Bất kỳ việc lọc liệu bạn thực hộp thoại này, áp dụng PivotTable, biểu đồ tự động vẽ lại theo thay đổi PivotTable Ví dụ, tơi nhấn vào Axis Fields, chọn hai cửa hàng: Clarkville, WestEnd Biểu đồ tự động vẽ lại sau: 4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable Chúng ta sử dụng nhiều loại liệu để làm nguồn cho PivotTable:  Sử dụng liệu từ bảng tính Excel Workbook  Sử dụng liệu từ bảng tính Excel Workbook khác  Sử dụng liệu kết hợp từ nhiều nguồn khác có cấu trúc giống (consolidate ranges)  Sử dụng liệu từ báo cáo PivotTable khác Những sau điểm qua loại liệu 2.1 Sử dụng liệu bảng tính Excel Có lẽ cách dễ nhiều người sử dụng sử dụng liệu bảng tính Excel để làm nguồn cho PivotTable Dữ liệu nằm bảng tính, trình bày Mọi việc trở nên đơn giản bạn tạo PivotTable bảng tính chứa liệu nguồn Dữ liệu phải thiết kế theo dạng List (trong Excel 2003), Table (Excel 2010), với yêu cầu sau:  Hàng chứa tên Field (hoặc tên cột)  Hàng thứ hai hàng chứa liệu  Khơng có hàng bỏ trống, có ô trống Để tìm hiểu kỹ cấu trúc Table, bạn tham khảo "Phân tích liệu với Table" Nếu có ô nằm vùng liệu nguồn chọn bạn mở hộp thoại Create PivotTable, Excel tự động xác định địa toàn vùng liệu nhập vào mục Table/Range hộp thoại Nếu bạn muốn xác định xác địa vùng liệu nguồn, bạn chọn cách sau: Chọn ô vùng liệu trước mở hộp thoại Địa vùng liệu nhập vào tự động Nhập trực tiếp địa vùng liệu mục Table/Range hộp thoại Sử dụng nút Select hộp thoại để chọn vùng liệu Có cách hay nên làm Excel biết vùng liệu nằm đâu, tạo tên (Name) cho vùng liệu Sử dụng Name tiện lợi việc nhập địa chọn vùng liệu bạn muốn tham chiếu đến ch ng Để tìm hiểu thêm Name cho vùng liệu, xin đọc bài: "Sử dụng tên cho dãy" Tuy nhiên, bạn sử dụng Table Excel 2010 để làm liệu nguồn cho PivotTable, bạn khỏi cần quan tâm đến Name, bới thân Table có sẵn tên, bạn tạo Và có Name liệu nguồn, bạn việc nhập trực tiếp tên vào mục Table/Range hộp thoại Create PivotTable Ví dụ, hình sau đây, liệu nguồn PivotTable dãy có tên SalesData: 2.2 Sử dụng liệu nguồn từ bảng tính Excel khác Nếu liệu mà bạn dùng PivotTable nằm tron bảng tính khác, bước thể tạo PivotTable khác tí Bạn phải xác định dãy ô (địa chỉ) chứa liệu nguồn, tên workbook chứa liệu nguồn Cách dễ để thực việc này, mở đồng thời hai bảng tính Mơt chứa PivotTable, chứa liệu nguồn Rồi làm theo bước sau: Chọn (kích hoạt) workbook tạo PivotTable Nhấn n t PivotTable tab Insert Ribbon để mở hộp thoại Create PivotTable Hãy chắn tùy chọn Select a Table or Range chọn Nhấn n t Select nằm phía bên phải khung Table/Range, hộp thoại Create PivotTable "nhỏ" sau xuất hiện: Nhấn Alt+Tab nhấn vào workbook chứa liệu nguồn để kích hoạt Bạn thấy hộp thoại Create PivotTable "nhỏ" Chọn dãy chứa liệu nguồn cho PivotTable Địa nó, bao gồm tên workbook, tự động nhập vào hộp thoại Create PivotTable "nhỏ": Nhấn vào n t Select cửa sổ Create PivotTable "nhỏ" để chấp nhận vùng chọn đóng lại, quay hộp thoại Create PivotTable "lớn" Nhấn OK để quay bảng tính với PivotTable vừa tạo Khi PivotTable "link" tới bảng tính bên ngồi, bạn cập nhật (update) PivotTable đường link tới bảng tính nguồn cịn tồn Khi bảng tính chứa liệu nguồn bị đổi tên, bị dời chỗ khác, bị xóa, bạn khơng thể cập nhật PivotTable Excel hiển thị thông báo lỗi bạn cố làm việc Có thể bạn thắc mắc có nhiều người khơng làm PivotTable bảng tính, mà lại làm PivotTable bảng tính khác? Việc này, thật hữu ích, liệu khổng lồ, cồng kềnh Có lẽ bạn biết bảng tính chứa bảng liệu lớn chạy chậm Khi đặt PivotTable bảng tính khác, bạn có thống kê, mà không cần thiết phải mở liệu nguồn Hoặc bạn muốn thống kê liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bạn tạo workbook trung gian, chứa nhiều PivotTable, mà PivotTable "link" đến liệu nguồn riêng Có điều bạn cần nên biết, thân PivotTalbe không tự "refresh" liệu, nghĩa khơng thể tự động cập nhật liệu nguồn thay đổi, liệu nguồn nằm workbook với PivotTable hay nằm worbook khác Việc tính tốn lại bảng tính (recalculated) khơng cập nhật lại liệu cho PivotTable Bạn phải thực chuyện "refresh" tay Bằng hai cách:  Nhấn chuột phải vào PivotTable chọn lệnh Refresh Data  Nhấn vào nút Refresh nằm tab PivotTable|Option Ribbon (bạn thấy tab bạn kích hoạt PivotTable) 2.3 Sử dụng nhiều dãy liệu có cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges) Thuật ngữ "Multiple Consolidation Ranges" (nhiều dãy liệu có cấu tr c), thật không phức tạp tên Tất đơn giản tạo PivotTable dựa hai nhiều bảng liệu (là Table, List version trước) Những nguồn liệu nằm bảng tính, nằm bảng tính khác Nhưng, chức Create PivotTable Excel 2010 mà ch ng ta làm quen từ đầu đến giờ, lại khơng hỗ trợ Multiple Consolidate Ranges, khơng có tùy chọn Để sử dụng Multiple Consolidation Ranges, ch ng ta phải cầu viện đến chức PivotTable and PivotChart Wizard, chức có version trước Excel Trong Excel 2010, chức cịn, bị ẩn Để gọi ra, bạn phải sử dụng phím tắt dùng để gọi PivotTable and PivotChart Wizard Excel 2003, là: Alt+D+P Nếu bạn thuộc tất phím tắt để gọi lệnh menu Excel 2003, bạn sử dụng ch ng Excel 2010, cho dù Ribbon Excel 2010 chẳng giống Menu Bar Excel 2003 Để sử dụng Multiple Consolidation Ranges, bắt buộc danh sách mà bạn muốn dùng làm liệu nguồn cho PivotTable phải có cấu tr c, có nghĩa tất tiêu đề cột (nằm hàng đầu tiên) tiêu đề dòng (nằm cột bên trái) phải giống hệt Nếu có hàng nào, cột nằm riêng lẻ, ch ng khơng tích hợp vào báo cáo PivotTable Đây ví dụ nguồn liệu sử dụng với chức Multiple Consolidation Ranges: Để khởi động "Wizard", bạn nhấn Alt+D nhấn thêm phím P Và Step 1, nhấn vào tùy chọn Multiple Consolidation Ranges: Sau nhấn Next để sang Step 2a, bạn có tùy chọn:  Create a single page field for me — Để Excel tự động tạo Page Field đơn, với vùng liệu nguồn môt mục (item) Page Field Page Field tạm hiểu chức lọc "cấp 1" PivotTable Trong cửa sổ PivotTable Field Lists, Page Field mục nằm khung Report Filter Nếu khơng có, xem Page Field = All (xem tất liệu)  I will create the page fields — Dùng tùy chọn để tự tạo Page Field riêng bạn Bạn tạo tối đa Page Field, Page Field lọc thành phần liệu 2.3.1 Tạo trang tổng hợp với chức Create a single page field for me Bạn xem lại bảng tính EmployeeData mà tơi vừa trình bày trước Bạn thấy có danh sách, danh sách phương án tuyển dụng nhân viên cụ thể cho phận Và danh sách có cấu tr c, tiêu đề hàng, cột giống Để tạo PivotTable dựa vào danh sách này, bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo bước tơi trình bày trước, Step 2a, đánh dấu vào tùy chọn Create a Single-Page Field, nhấn Next để sang Step 2b, theo bước sau: Nhấn vào n t Select bên phải hộp Range Chọn dãy A3:B9 bảng tính Nhấn lại vào n t Select để đưa dãy vừa chọn vào khung Range Ghi chú: Nếu bạn bỏ qua bước 1, mà cần dùng chuột chọn trực tiếp dãy A3:B9 bảng tính, Excel tự hiểu bạn nhấn nút Select rồi, nên bỏ qua bước Khi bạn kết thúc việc chọn dãy chuột, Excel đưa bạn vào thẳng bước sau Nhấn n t Add để thêm dãy vừa chọn vào danh sách All Ranges Lập lại bước đến bước để chọn thêm vào danh sách All Ranges hai dãy D3:D9 G3:G9 Tới đây, hình bạn giống sau: Nhấn Next để sang Step 7 Tại đây, bạn chọn New Worksheet để tạo PivotTable Sheet mới, chọn Existing worksheet nhấn chuột vào nơi bạn muốn tạo PivotTable bảng tính Click Finish Bạn có PivotTable sau: Trong PivotTable này, nhãn Column Labels có mũi tên xổ xuống, bạn dùng để lọc cột muốn xem Trong trường hợp này, liệu nguồn có cột (Employees), nên n t không cần dùng đến, liệu nguồn bạn có nhiều cột, bạn cần dùng đến Nhãn Row Labels có mũi tên xổ xuống, dùng để lọc hàng muốn xem Những n t xổ xuống điểm đặc trưng mà bạn thấy tất PivotTable Còn n t xổ xuống nhãn Page1 có đặc biệt? Nó cho ph p bạn lọc liệu nguồn muốn xem, bạn thấy hình sau đây, nhấn vào Các mục Item1, Item2 Item3 tham chiếu đến liệu nguồn mà bạn dùng làm liệu nguồn cho PivotTable Bạn chọn tổng hợp liệu theo tất nguồn (All), nguồn Nếu muốn tổng hợp nhiều nguồn liệu, bạn phải nhấn vào tùy chọn Select Multiple Items Bạn thử sử dụng n t xổ xuống bên cạnh nhãn, để xem ch ng làm việc Lọc chức quan trọng PivotTable, bạn cần hiểu rõ cách lọc PivotTable, để dễ dàng tiếp cận với chức cao cấp Trong PivotTable mà ch ng ta thực hành này, có cột Grand Total, mặc định PivotTable Tuy nhiên, liệu nguồn ch ng ta có cột, nên không cần thiết đến cột Grand Total, nói cách bỏ cột sau 2.3.2 Tạo PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ liệu nguồn có cấu trúc Trong công việc ngày, phải thường xuyên tổng hợp liệu kiểu như: Báo cáo doanh thu quý I, Báo cáo doanh thu quý II, Báo cáo doanh thu quý III, v.v , bạn nên sử dụng PivotTable, với tùy chọn thứ Step 2a PivotTable and PivotChart Wizard: I will create the page fields Tùy chọn thích hợp tổng hợp từ nhiều nguồn liệu có cấu tr c, mà nguồn liệu có tiêu đề, khác vài số dùng để tổng hợp (theo quý, theo năm, theo tháng ), chẳng hạn bảng tính này: Đây bảng tổng hợp số học sinh đạt yêu cầu theo môn, theo học kỳ hai năm học 2005, 2006; có chung tiêu đề Year Semester Ch ng ta thử Bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo bước trình bày 2.3, Step 2a, đánh dấu vào tùy chọn I will create the page fields, nhấn Next để sang Step 2b, theo bước sau: Nhập khối liệu nguồn thứ (A2:B8) vào khung Range Nhấn n t Add để thêm vào danh sách All Ranges Lập lại hai bước ba lần, để thêm khối liệu lại (D2:D8, A11:B17, D11:E17) vào danh sách All Ranges Tại thời điểm này, hình bạn giống hình sau: Nhấn vào tùy chọn phần How many page fields you want? Bạn thấy phần mờ mờ hộp thoại PivotTable and PivotChart Wizard mở cái: Field one Field two (bạn có tối đa trang tổng hợp) Tới đây, tạm dừng ch t để vạch vài ý tưởng cho việc thống kê liệu Bạn cần có trang tổng hợp? Hay nói cách khác, bạn cần thống kê liệu theo tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề liệu nguồn Ở ch ng ta có hai năm học: 2005 2006, hai học kỳ (semester): học kỳ học kỳ Vậy, ý tưởng hay nhất, có lẽ thống kê theo năm để lọc liệu năm, năm; đồng thời thống kê theo học kỳ, để lọc liệu học kỳ học kỳ Như vậy, ch ng ta cần có hai trang tổng hợp, lý bước đây, tơi nói bạn nhấn vào tùy chọn Mời bạn tiếp tục: Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy số liệu học kỳ năm 2002 Nhập Year 2002 vào Field one Nhập Semester vào Field two 10.Chọn tiếp dãy thứ hai: D2:E8, dãy số liệu học kỳ năm 2003 11.Nhập Year 2003 vào Field one 12.Bởi Field two có sẵn Semester 1, nên thay nhập, bạn chọn từ n t mũi tên xổ xuống 13.Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy số liệu học kỳ năm 2002 14.Chọn Year 2002 từ n t mũi tên xổ xuống cho Field one 15.Nhập Semester vào Field two 16.Chọn dãy cuối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one Semester cho Field two từ n t mũi tên xổ xuống Nhấn Next để hoàn tất PivotTable đặt Sheet hay Sheet khác, tùy bạn Thành ch ng ta giống sau, PivotTable tổng hợp tất số học sinh đạt yêu cầu hai năm học 2002 2003, thống kê chi tiết theo môn học: Nếu bạn nhấn nhãn Page 1, bạn có hai lựa chọn: Year 2002 Year 2003; vậy, nhấn nhãn Page 2, bạn có hai lựa chọn: Semester Semester Bởi PivotTable có cột, nên bạn bỏ Grand Total cách: nhấn phải chuột vào nhãn Grand Total, chọn Remove Grand Total từ menu mở 2.4 Tạo PivotTable sử dụng liệu nguồn từ báo cáo PivotTable có Lựa chọn cuối cho việc tạo PivotTable dựa vào PivotTable PivotChart có Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data PivotTable có làm Raw Data cho báo cáo thứ hai Có hai cách để tạo PivotTable dựa vào PivotTable có:  Nếu bạn sử dụng Excel 2010, bạn việc gọi lệnh tạo PivotTable thường làm, chọn PivotTable có sẵn làm liệu nguồn cho  Nếu bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đánh dấu vào tùy chọn Another PivotTable or PivotChart Report bước (tùy chọn xuất bảng tính bạn có chứa PivotTable) Sau bạn nhấn Next, bạn thấy danh sách PivotTable PivotChart có, bạn chọn để làm liệu nguồn Tại lại sử dụng PivotTable có để làm liệu nguồn cho PivotTable khác? Trong nhiều trường hợp, l c ban đầu, PivotTable thứ hai có liệu nguồn với PivotTable thứ Nhưng với việc định dạng cho PivotTable thứ hai, bạn tạo hai cách xem cho liệu nguồn, hữu dụng cho số giải pháp xử lý liệu Ví dụ, bạn có PivotTable tổng hợp liệu, có lẽ cịn rắc rối (vì liệu có nhiều vấn đề cần xử lý) Bằng cách tạo thêm PivotTable dựa vào PivotTable có, bạn có nhìn cụ thể hơn, dễ xem liệu nguồn Thêm nữa, việc tạo PivotTable sử dụng liệu nguồn từ PivotTable có, chiếm dụng nhớ hệ thống tạo PivotTable từ liệu nguồn Thiết nghĩ vấn đề cần cân nhắc ch ng ta phải xử lý liệu lớn 4.2.3 Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable Excel có số cơng cụ thiết kế đặc biệt cho báo cáo PivotTable Bạn thấy công cụ Ribbon Options Design, xuất có PivotTable kích hoạt Khi kích hoạt PivotTable, bạn thấy có thêm Ribbon Options Design 3.1 Tìm hiểu PivotTable Field List Có lẽ cơng cụ mà bạn phải đụng đến thường xuyên làm việc với PivotTable Field List Bạn dùng Field List để loại liệu đưa vào báo cáo PivotTable, xếp ch ng báo cáo Khi bạn vừa lệnh tạo PivotTable, bạn có báo cáo rỗng Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất Field có liệu nguồn Đây ví dụ: Một PivotTable tinh, phía bên phải PivotTable Field List, chưa có field chọn Để thêm field vào báo cáo PivotTable, bạn cần đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh tên field Excel thêm field vào vùng nằm phần PivotTable Field List Bốn vùng là: Report Filter: Những Field thêm vào vùng này, dùng để lọc tồn liệu nguồn Nói cách khác, PivotTable hiển thị liệu thỏa mãn điều kiện Report Filter 2 Columns Label: Những Field thêm vào vùng này, dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable Row Label: Những Field thêm vào vùng này, dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable Values: Những Field thêm vào vùng tính tổng theo mặc định hiển thị vùng nội dung (main body) PivotTable, nói cách khác, thống kê từ liệu nguồn, mà bạn muốn có sử dụng PivotTable Khi bạn đánh dấu kiểm vào field đó, Excel biết bạn muốn đem field vào vùng ? Đơn giản thôi: Nếu field chứa liệu số, đem vào vùng Values, cịn field có chứa loại liệu khác (text, ngày tháng ) đem vào vùng Row Labels Tuy nhiên, việc Excel đem field vào vùng khơng quan trọng Bởi bạn di chuyển field từ vùng sang vùng khác, thấy cần thiết Xem ví dụ sau đây, minh họa PivotTable với Field List Bạn biết cách tạo PivotTable sau Còn bây giờ, lướt qua vùng mà đánh số hình, tương ứng với vùng Field List mà tơi vừa trình bày Region đặt vùng Report Filter, nằm vùng Filter báo cáo (ở cao, góc trái), có chức lọc toàn liệu nguồn Date đặt vùng Row Labels, tiêu đề hàng báo cáo PivotTable Store đặt vùng Column Labels, tiêu đề cột báo cáo PivotTable 4 Camping (chính xác hơn, Sum of Camping) đặt vùng Values, liệu lọc báo cáo PivotTable Bài trình bày cách sử dụng Field List để xếp cách trình bày PivotTable theo ý bạn muốn PivotTable Field List, với field thêm vào vùng bên 3.2 Sử dụng PivotTable Field List Ở trước, bạn biết đưa Field vào vùng Field List, nằm đâu PivotTable, hay nói cách khác, việc đưa Field vào bốn vùng Field List ảnh hưởng đến cấu tr c PivotTable Bài trình bày cho bạn thay đổi cấu tr c cách sử dụng Field List Trước hết, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cuối này) Yêu cầu đặt thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) bán theo cửa hàng (Store) theo ngày (Date) vùng (Region) Bạn theo bước sau: Nhấn trỏ vào ô vùng liệu Nhấn n t PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable Nhấn OK Excel tạo PivotTable "rỗng" hình sau: Hình 3.4 PivotTable, l c ban đầu Trong Field List, chọn (click vào hộp kiểm bên trái) Field Store, Region, Camping, Date Tới l c này, bảng tính bạn giống hình 3.5 PivotTable với cấu tr c theo mặc định, chưa chỉnh sửa Bạn thấy Field Camping Store đặt vùng Values, Excel thấy ch ng chứa toàn liệu kiểu số Field Region Date đem vào vùng Row Labels ch ng có chứa liệu kiểu ngày tháng text Dĩ nhiên, cấu tr c PivotTable thứ ch ng ta cần, xác hơn, chả có ích lợi gì, mục đích ch ng ta thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) bán theo cửa hàng (Store) theo ngày (Date) vùng (Region) Tất cần làm để đạt mục đích, xếp lại field vùng Field List Bạn di chuyển field sang vùng khác hai cách:  Click vào field muốn di chuyển rê (drag) vào vùng khác  Nhấn vào n t mũi tên xổ xuống bên cạnh tên field (ở vùng đó), chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX tên vùng bạn muốn dời field đến) Dùng n t mũi tên xổ xuống để dời field Region vào vùng Report Filter Và thực việc sau:  Dời field Region vào vùng Report Filter  Dời field Store (đang mang tên Sum of Store) vào vùng Column Labels PivotTable bạn l c giống hình sau: PivotTable sau chỉnh sửa Cuối cùng, bạn định dạng cho giá trị PivotTable theo dạng tiền tệ:  Nhấn vào n t mũi tên xổ xuống cạnh field Sum of Camping vùng Values  Chọn Value Field Settings danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field Settings Chọn Value Field Setting cho field Sum of Camping  Nhấn vào n t Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc Nhấn n t Number Format để mở hộp thoại Format Cells  Chọn loại định dạng Currency (tiền tệ), nhấn OK hai lần để trở PivotTable PivotTable bạn cuối giống sau, tất ch ng ta muốn PivotTable hoàn chỉnh theo yêu cầu 3.3 Thiết lập tùy chọn cho PivotTable Field List Hộp thoại Field List tự động bạn nhấn chuột vào chỗ PivotTable, nghĩa PivotTable kích hoạt hộp thoại Field List tự động mở Tuy nhiên, bạn đóng hộp thoại Field List cách nhấn vào nút Field List Ribbon Options (và nhấn vào lần để mở lại) Nhấn vào n t để đóng mở hộp thoại Field List Cũng giống hộp thoại khác, bạn di chuyển Field List tới nơi bạn thích cách nhấn vùng tiêu đề hộp thoại rê chuột đi, thu nhỏ lại hay mở rộng cách nhấn k o cạnh biên Bình thường, hộp thoại Field List hiển thị danh sách Field phía trên, xếp vùng liệu hiển thị PivotTable bên Bạn thay đổi xếp cách nhấn vào n t nằm phía bên phải hộp thoại Field List, chọn kiểu hiển thị từ menu mở ra: Chọn kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Field List Hộp thoại Field List cịn có tùy chọn nữa, nằm góc bên trái: Defer Layout Update, gi p bạn tạm ngưng việc tự động cập nhật liệu PivotTable Nhấn vào n t để tạm thời ngưng chức tự động cập nhật cho PivotTable Bình thường, tùy chọn khơng bật Bất kỳ thay đổi bạn hộp thoại Field List (di chuyển, thêm, xóa field, thiết lập định dạng số cho field đó, v.v ) cập nhật tức khắc PivotTable Nếu bạn có mơt PivotTable lớn, phức tạp, PivotTable sử dụng nguồn liệu từ bên Excel, việc tự động cập nhật diễn chậm chạp thời gian Bạn bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngưng việc tự động cập nhật, sau hài lịng với cách bố trí Field vào vùng liệu, bạn nhấn n t Update để tất thay đổi bạn cập nhật l c Chương 5: Đồ Thị Trong Excel 5.1 Giới thiệu đồ thị Đồ thị gi p trình bày số liệu khơ khan việc vẽ thành hình ảnh trực quan, dễ hiểu Đồ thị liên kết với liệu bảng tính, thay đổi liệu bảng tính đồ thị thay đổi tương ứng theo Trong Excel 2010 việc vẽ đồ thị chưa dễ dàng đẹp Excel có nhiều kiểu đồ thị khác phục vụ cho nhiều mục đích khác nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, ch ng ta khám phá giới đồ thị Excel học Đồ thị đối tượng (object) Excel, đối tượng chứa liệu biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc kiểu dáng phong phú Nhìn chung, Excel có loại đồ thị đồ thị nằm WorkSheet (cịn gọi Embedded chart) ChartSheet Để chuyển đổi qua lại loại đồ thị ta làm sau: Chọn đồ thị Location Move Chart Chart Tools Design ọn Object in + Tên Sheet (đồ thị nằm Worksheet) hay chọn New sheet + Nhập tên ChartSheet vào Chọn ChartSheet hay Embedded chart 5.2 Vẽ đồ thị Phần trình bày bước vẽ đồ thị từ bảng số liệu cho trước số tùy chọn đồ thị Kết nghiên cứu thõa mãn nhóm khách hàng phân theo độ tuổi cho hình bên dưới, dùng kết để báo cáo khơng có vấn đề gì, nhiên báo cáo sinh động thuyết phục biến số thành đồ thị để nhìn thấy cách trực quan Bảng số liệu nghiên cứu Hãy làm theo bước sau để vẽ đồ thị: B1 Chọn vùng liệu A3:D9, chọn nhãn cột B2 Chọn kiểu đồ thị từ Ribbon Insert Charts Mỗi nhóm đồ thị bao gồm nhiều kiểu khác nhau, ví dụ ch ng ta chọn nhóm Column Clustered Column Chọn kiểu đồ thị B3 Xong bước ch ng ta có đồ thị dạng cột hình trên, nhiên ch ng ta đổi bố trí thành phần đồ thị Chọn đồ thị Chart Tools Design Chart Layout dụ ta chọn kiểu Layout Chart Layout ọn cách bố trí thích hợp Ví Lựa chọn layout B4 Đảo chuỗi số liệu từ dòng thành cột ngược lại: Chart Tools Data Design Switch Row/Column Chúng ta thực lệnh đồ thị bước chưa hiển thị đ ng mong muốn Ví dụ ch ng ta muốn nhóm nhóm tuổi lại để dễ so sánh tháng với Đảo dòng/ cột B5 Nếu thấy kiểu đồ thị không đẹp, ch ng ta đổi sang kiểu khác cách: Chart Tools Design Type Change Chart Type, hộp thoại Insert Chart hiển thị liệt kê toàn kiểu đồ thị có Excel cho bạn lựa chọn Hộp thoại Insert Chart chọn kiểu đồ thị khác B6 Ngồi ra, bạn thấy tơng màu đồ thị chưa đẹp vào chọn Chart Tools Design Chart Styles ọn More ( ) Chọn Chart Style 5.3 Các thao tác đồ thị a Nhận biết thành phần đồ thị Các thành phần thông dụng Chart Title Horizontal Axis Chart Area Data Table Plot Area Horizontal Axis itle Data Label 10 Vertical Gridlines Legend 11 Vertical Axis Horizontal 12 Vertical Axis Gridlines Title Một số thành phần có đồ thị 3-D o Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị o Side wall: Màu/ hình cạnh bên đồ thị o Floor: Màu/ hình bên đồ thị o Column depth: Độ sâu thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dạng 3-D b Các thao tác với đồ thị Chọn thành phần đồ thị o Cách dễ dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần chọn có n t xuất bao quanh Khi đồ thị chọn, ch ng ta dùng phím mũi tên để di chuyển đến thành phần đồ thị o Ngồi ra, bạn chọn thành phần Chart Tools Current Selection Format Chọn thành phần đồ thị Di chuyển đồ thị Đồ thị Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị di chuyễn, đầu trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên chiều (xem hình dưới) Giữ trái chuột di chuyển đồ thị đến nơi khác Thay đ i kích thước đồ thị Đồ thị Embedded Chart, hấp trái chuột lên đồ thị vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổi kích thước, xung quanh đồ thị xuất n t nắm Di chuyển chuột vào n t này, giữ trái chuột k o hướng vô tâm đồ thị để thu nhỏ hướng ngồi để phóng to Sao chép đồ thị Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phím để ch p đồ thị vào nhớ, di chuyển đến bảng tính nhấn để dán đồ thị vào Xóa đồ thị Chọn đồ thị sau nhấn phím Delete để xóa đồ thị Để xóa Chart Sheet, trước tiên chọn Chart Sheet, sau nhấp phải chuột chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh Thêm thành phần đồ thị Chọn đồ thị Chart Tools Design Chart Layouts Sử dụng nhóm lệnh tạo thành phần tương ứng đồ thị thiết kế sẵn tựa đề, ch thích, nhãn, đường lưới, Sắp xếp xóa thành phần đồ thị Một số thành phần đồ thị di chuyển tựa đề, ch thích, nhãn Muốn di chuyển thành phần trước tiên dùng chuột chọn nó, sau nhấp giữ trái cạnh thành phần k o đến vị trí đồ thị Ngồi vào Chart Tools Layout chọn từ danh sách thiết kế sẵn hành phần nào, bạn cần dùng chuột chọn thành phần nhấn phím Delete Các thành phần đồ thị In đồ thị In đồ thị giống in đối tượng khác Excel lưu ý Print Preview trước in để đảm bảo trang in trọn vẹn nội dung Nếu bạn muốn in đồ thị thành trang riêng chọn đồ thị nhấp n t Print để in, Excel lệnh in đồ thị mà bạn chọn c Hiệu chỉnh định dạng đồ thị Việc hiệu chỉnh định dạng thành phần đồ thị ta dùng Ribbon hay dùng hộp thoại Cách dễ thực nhấp phải chuột lên thành phần cần định dạng chọn Format hay nhấn Sau minh họa hiệu chỉnh định dạng số thành phần đồ thị Hiệu chỉnh Chart Area Ch ng ta hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, đường kẽ, khung, đổ bóng Chart Area bằnh cách: chọn Chart Area Chart Area Format cho Định dạng Chart Area Ngồi bạn vào Ribbon Chart Tools Format nhóm Shape Styles có cung cấp nhiều mẫu định dạng dựng sẵn đẹp Ghi chú: Fill: Nhóm lệnh liên quan đến tô cho thành phần chọn Border Color: Nhóm lệnh liên quan đến kẻ khung màu sắc thành phần chọn Border Styles: Các kiểu đường k t kẻ khung thành phần chọn Shadow: Liên quan đến việc đổ bóng cho thành phần chọn 3-D Format: Tạo hiệu ứng 3-D cho thành phần chọn Định dạng Ribbon Hiệu chỉnh Flot Area họn Plot Area Chart Tools Format Shape Styles chọn kiểu định dạng Plot Area Nhấp chuột trái vào n t bao quan Plot Area k o hướng vô Plot Area để thu nhỏ hướng ngồi Plot Area để phóng to Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, thích, tiêu đề trục hồnh trục tung, Tùy theo kiểu đồ thị xử lý mà E xcel cho ph p bạn hiệu chỉnh loại tiêu đề kiểu đồ thị Để thêm tiêu đề cho đồ thị vào: Chart Tools Chart Title Layout Labels lựa chọn kiểu từ danh sách Để thêm tiêu đề cho trục hoành (hay trục tung) vào Chart Tools Labels Axis Titles Layout lựa chọn kiểu từ danh sách Để thêm ch thích vào Chart Tools Layout Labels Legend chọn kiểu từ danh sách Để thêm nhãn liệu vào Chart Tools Layout Labels Data Labels Layout Labels Data Table lựa chọn kiểu từ danh sách Để thêm bảng liệu vào Chart Tools lựa chọn kiểu từ danh sách Ngồi ch ng ta chèn Text Box vào đồ thị Chart Tools Insert Text Box Layout Hiệu chỉnh ch thích cho đồ thị từ hộp thoại Data Source Hiệu chỉnh đường lưới ngang dọc Muốn thêm hay bỏ đường lưới trước tiên bạn chọn Plot Area, vào Chart Tools Layout Axes Gridlines chọn kiểu phù hợp từ danh sách Để hiệu chỉnh màu sắc, kiểu đường lưới chọn vào Chart Tools Format Shape Style chọn kiểu màu sắc theo nhu cầu Hiệu chỉnh trục Muốn hiệu chỉnh thông số cho trục đồ thị bạn chọn trục thơng số hộp thoại Format Axis Format Axis… Sau giải thích Hộp thoại Format Axis tùy theo giá trị trục mà bạn chọn Value Axis Hầu hết đồ thị trình bày giá trị trục tung phân nhóm trục hoành Các bạn nên chọn thử để biết rõ công dụng tùy chọn Minimum Xác định giá trị nhỏ trục (giá trị khởi đầu) o Auto Để Excel tự xác định o Fixed Qui định giá trị nhỏ cho trục Maximum Xác định giá trị lớn trục (giá trị kết th c) o Auto Để Excel tự xác định o Fixed Qui định giá trị nhỏ cho trục Major unit Xác định giá trị khoảng chia trục o Auto Để Excel tự xác định o Fixed Qui định giá trị nhỏ cho trục Minor unit Xác định giá trị khoảng chia phụ trục o Auto Để Excel tự xác định o Fixed Qui định giá trị nhỏ cho trục Values in reverse order Đảo thứ tự xếp giá trị trục Logarithmic scale Chuyển giá trị trục sang hệ logarith với số ta qui định Base (không thể dùng cho giá trị âm hay 0) Display units Chọn đơn vị hiển thị trục Show display units label on chart Cho hiển thị nhãn đơn vị đồ thị Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách đồ thị o None Không sử dụng o Inside Hiển thị phía bên trục o Outside Hiển thị phía bên ngồi trục o Cross Hiển thị cắt ngang trục Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ đồ thị Axis labels Xác định cách hiển thị nhãn trục o None Khơng sử dụng o High Hiển thị phía bên phải trục o Low Hiển thị phía bên trái trục o Next to Axis Hiển thị kế bên trục (theo mặc định) Horizontal axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục hoành (Đối với đồ thị 3-D tùy chọn Floor crosses at) o Automatic Do Excel tự xác định o Axis value Xác định giá trị mà trục giao o Maximum axis value Hai trục giao giá trị lớn trục (tung) Category Axis Interval between tick marks Xác định thể nhóm theo khoảng chia (có nhóm khoảng chia, thường nhóm) Interval between labels Xác định xuất nhãn theo khoảng chia o Automatic Excel tự xác định (thường 1) o Specify interval unit Xác định nhãn xuất sau khoảng chia trục Categories in reverse order Các nhóm thể theo thứ tự ngược lại Label distance from axis Xác định khoảng cách nhãn so với trục Axis Type Xác định loại trục sử dụng Automatic, Text axis Date axis Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách đồ thị Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ đồ thị Axis labels Xác định cách hiển thị nhãn trục Vertical axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục tung o Automatic Do Excel tự xác định o At category number Xác định số nhóm mà trục giao o At maximum category Hai trục giao giá trị lớn trục Position Axis Qui định cách hiển thị nhóm nhãn trục (Dùng cho đồ thị 2-D area, column, line) o On tick marks Hiện ký hiệu phân cách o Between tick marks Hiện ký hiệu phân cách Time Scale Axis Minimum Xác định giá trị (ngày) nhỏ trục (ngày bắt đầu) Maximum Xác định giá trị (ngày) lớn trục (ngày kết th c) Major unit Xác định khoảng chia trục (đơn vị ngày, tháng hay năm) Minor unit Xác định khoảng chia phụ trục (đơn vị ngày, tháng hay năm) Base Unit Xác định đơn vị tính cho trục Dates in reverse order Hiển thị theo thứ tự ngược lại trục Axis Type Xác định loại trục sử dụng Automatic, Text axis Date axis Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách đồ thị Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ đồ thị Axis labels Xác định cách hiển thị nhãn trục Vertical Axis crosses Các lựa chọn qui định cách trục tung giao với trục hoành o Between dates Do Excel tự xác định o At date Giao ngày bạn nhập vào o At maximum date Giao ngày lớn (gần nhất) trục Position Axis Qui định cách hiển thị nhóm nhãn trục (Dùng cho đồ thị 2-D area, column, line) o On tick marks Hiện ký hiệu phân cách o Between tick marks Hiện ký hiệu phân cách d Các thao tác với chuỗi số liệu đồ thị Xóa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị Chọn chuỗi số liệu đồ thị (Ví dụ: chọn đường cung) Delete bàn phím để xót chuỗi khỏi đồ thị Minh họa xóa chuỗi đường cung khỏi đồ thị Thêm chuỗi vào đồ thị Chọn đồ thị cần thêm chuỗi vào Chart Tools Design Data Select Data Hộp thoại Select Data Source xuất Add, hộp thoại Edit Series xuất Đặt tên cho chuỗi Series Name (bằng tham chiếu nhập trực tiếp tên vào từ bàn phím) chọn vùng chứa liệu Series Values Ngoài ta thêm nhanh chuỗi vào đồ thị cách ch p (Ctrl+C) liệu vào nhớ, sau chọn đồ thị dán (Ctrl+V) vào đồ thị Minh họa thêm chuỗi liệu tháng 3/2008 vào đồ thị Thay đổi chuỗi số liệu Cũng với ví dụ ta muốn vẽ cho sản phẩm Giày D p Chọn đồ thị cần chỉnh sửa Chart Tools Design Data Select Data Hộp thoại Select Data Source xuất Chọn chuỗi cần chỉnh sửa, nhấp n t Edit, hộp thoại Edit Series xuất Chọn lại vùng liệu Series Values Làm tương tự cho chuỗi số liệu khác Minh họa thay đổi chuỗi số liệu Ngoài ch ng ta sử dụng hàm Series cho đồ thị C pháp sau: = Series(series_name, category_labels, values, order, sizes) Trong đó: Series_name: (tùy chọn) tham chiếu đến ô chứa tên chuỗi, bạn nhập văn trực tiếp vào nhớ đặt cặp nháy k p Category_labels: (tùy chọn) tham chiếu đến vùng chứa nhãn cho nhóm số liệu trục, bỏ trống Excel tự đánh số nhóm bắt đầu số Có thể nhập trực tiếp nhãn vào Tab cách dấu phẩy đặt cặp ngoặc móc {} Values: (bắt buộc) tham chiếu đến vùng chứa số liệu chuỗi cần vẽ Order: (bắt buộc) Là số nguyên qui định thứ tự vẽ chuỗi (nếu đồ thị có nhiều chuỗi) Sizes: (chỉ dùng cho đồ thị bong bóng – Bubble chart) Tham chiếu đến vùng chứa liệu kích thước bong bóng đồ thị kiểu Bubble (sử dụng phân tích tài chính) Các giá trị nhập trực tiếp Tab cách dấu phẩy đặt cặp ngoặc móc { Minh họa hàm Series chuỗi số liệu tháng 3/2008 Thêm đường xu hướng vào đồ thị Khi vẽ đồ thị với liệu theo thời gian ch ng ta thường vẽ thêm đường xu hướng để biết xu hướng tương lai tập liệu Một tập số liệu có nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích ch ng ta Để thêm đường xu hướng bạn vào: Chart Tools Layout Analysis Trendline hướng từ danh sách hay vào More Trendline Options chọn kiểu đường xu Minh họa thêm đường xu hướng vào đồ thị Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính 6.1 Các chế độ hiển thị trang Excel Excel 2010 hỗ trợ mạnh việc in ấn, với nhiều chế độ xem trực quan gi p bạn thấy kết in hình Có chế độ hiển thị Nornal View, Page Layout View Page Break Preview Để truy cập chế độ xem vào nhóm View kiểu xem Workbook Views  Normal View: Đây chế độ bạn sử dụng thường xun q trình nhập liệu, tính tốn,  bảng tính chế độ mặc định Excel Page Layout View: Là chế độ xem trước in, chế độ bạn tính tốn nhập liệu  Page Break Preview: Hiển thị bảng tính Excel với dấu phân trang, bạn chia lại trang cách k o thả đường chia cách trang 6.2 Thiết lập thông số cho trang in Tất tùy chọn thiết lập thơng số trang in có nhóm Page Layout Page Setup (Margins: tùy chọn lề trang, Orientation: chiều trang ngang hay dọc, Size: tùy chọn khổ giấy, Print Area: tùy chọn vùng in, Breaks: tùy chọn ngắt trang, Background: chèn hình nền, Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trang, ) Bạn thiết lập thông số vào hộp thoại Page Setup để điều chỉnh Để vào hộp thoại Page Setup bạn vào nhóm Page Layout nhóm Page Setup Chiều trang in (Orientation) Ribbon Page Layout Page Setup Orientation (trang dọc)/ chọn Landscape (trang ngang) Trong hộp thoại Page Setup Page Orientation trang in Portrait / Landscape Kh giấy (Size) Ribbon Page Layout Page Setup Trong hộp thoại Page Setup Size Page Page size Canh lề giấy (Margins) Ribbon Page Layout Page Setup Margins Portrait Trong hộp thoại Page Setup Margins Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề phải), Header (lề tiêu đề đầu trang), Footer (lề tiêu đề chân trang) Ngồi cịn có tùy chọn canh giữa: Horizontally (canh trang theo chiều ngang) Vertically (canh trang theo chiều dọc) Chọn vùng in (Set Print Area) Qu t chọn vùng cần in, vào Ribbon Area Page Layout Page Setup Print Set Print Area Ngắt trang (Page Break)  Chèn ngắt trang ngang: Di chuyển ô hành đến nơi chèn ngắt trang cột A, sau vào Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Insert Page Break (Nếu không để cột A ngắt trang theo chiều ngang dọc)  sau vào Ribbon Page Layout Page Setup Breaks Remove Page Break  Ribbon Breaks Page Layout Page Setup Reset All Page Breaks Thêm hình (Background) Vào Ribbon Page Layout Page Setup Background h lưu trữ Insert In tiêu đề dòng cột (Row and column headers) Vào Ribbon Page Layout Sheet Options In tiêu đề cột dòng lặp lại trang Headings Print B1 Vào Ribbon Page Layout Page Setup Print Title B2 Tại ô Rows to repeat at top ta qu t chọn dịng số B3 Tại Columns to repeat at left ta qu t chọn cột A $1:$1 $A:$A B4 Nhấn OK hồn tất Hình minh họa chọn in lặp lại tiêu đề dòng cột A Điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ trang in Trong số trường hợp ta cần in n n hay phóng to nội dung vào số trang định ta dùng Ribbon Page Layout thu nhỏ tài liệu đến 10% phóng to tới 400% Scale To Fit Scale Ta Ngồi ta p Excel in tài liệu với số trang ta qui định Ribbon Page Layout To Fit Scale To Fit Width Ribbon Page Layout Scale Height In đường lưới ô Để in đường lưới kẽ bảng tính ta chọn Ribbon Sheet Options Gridline Page Layout Print Thêm thông tin vào đầu trang chân trang (Header Footer) Header chứa thông tin xuất đầu trang Footer chứa thông tin xuất cuối trang Các phiên trước ta dùng ngăn Hearder/ Footer hộp thoại Page Setup để thêm Header Footer phiên làm cách khác dễ dàng trực quan hơn, đặc biệt chèn hình vào Vào Ribbon View Page Layout thêm Header Footer vào Lưu ý bạn phải nhấp chuột vào vùng Header Footer nhóm lệnh Design Các n t lệnh Design Các mã lệnh n t lệnh Header Footer Nút lệnh Mã lệnh Chức &[Page] Hiển thị số trang tài liệu &[Pages] Hiển thị tổng số trang in &[Date] Hiển thị ngày &[Time] Hiển thị &[Path]&[File] Hiển thị đường dẫn đầy đủ đến nơi lưu tập tin Tên tập tin &[File] Hiển thị tên tập tin &[Tab] Hiển thị tên sheet Không có Chèn hình lựa chọn vào Bạn phải tìm đến hình cần chèn vào hộp thoại Insert Picture, chọn hình nhấn n t Insert Khơng có Thiết lập thơng cố cho hình chèn vào Do Excel dùng ký hiệu & để bắt đầu mã lệnh, trường hợp đoạn văn Header Footer cần dùng ký hiệu & bạn nhập ký hiệu lần && Ví dụ bạn muốn nhập ―Cơng thức & Hàm‖ vào Header nhập ―Cơng thức && Hàm‖ Các lựa chọn khác Header Footer:  Different First Page: Nếu chọn bạn thiết lập thông tin khác vào header/ footer trang so với header/ footer trang lại tài liệu  Different Odd & Even Pages: Nếu chọn, bạn đặt header/ footer khác cho trang chẵn trang lẻ  Scale With Document: Nếu chọn, kích thước chữ header/ footer tăng giảm theo tài liệu tài liệu sử dụng chức in có điều chỉnh tỉ lệ phóng to/ thu nhỏ  Align With Page Margins: Nếu chọn, lề trái lề phải header/ footer canh với lề trái lề phải tài liệu 6.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print Để gọi hộp thoại Print, bạn chọ Dùng hộp thoại để chọn máy in, chọn trang cần in, chọn số lượng số tùy chọn khác  Selection: Chỉ in vùng chọn trước nhấn lệnh Office Print  Active sheet(s): Chỉ in sheet hành hay sheet chọn  Entire workbook: In toàn workbook  Table: Chỉ có tác dụng hành bảng, chọn in bảng  Ignore print areas: Khi chọn, Excel bỏ qua tất thiết lập vùng in thực 6.4 Các lưu ý khác Ngăn không cho in số vùng Trong số trường hợp, liệu có thơng tin nhạy cảm mà bạn không muốn Home Cells Format  Tô màu chữ giống với màu  Vẽ hình đè lên vùng liệu nhạy cảm Ngăn không cho in đối tượng Một số đối tượng bảng tính đồ thị, hình vẽ, SmartArt mà bạn khơng muốn in làm sau: B1 Nhấp phải chuột lên đối tượng chọn Size and Properties B2 Chọn ngăn Properties hộp thoại B3 Bỏ lựa chọn Print Object Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates 7.1 Macro Macros tính cao cấp, làm tăng tốc độ chỉnh sửa hay định dạng mà bạn thực thường xun bảng tính Excel Chúng ghi lại hành động mà bạn chọn menu chuỗi hành động hồn thành bước Ghi Macro Để ghi Macro: • Kích tab View vùng Ribbon • Kích Macros • Kích Record Macro • Nhập tên cho Marco (không chứa dấu cách) • Nhập phím tắt • Nhập vào mục Description để giải thích hay mơ tả Để thực Macro: • Kích Macro • Kích Stop Recording Thực thi Macro Để thực thi Macro từ phím tắt, cần ấn vào phím mà bạn chọn để chạy Macro Hoặc bạn xem tất Macro thực thi cách: • Kích Macros • Kích View Macros • Chọn Macro kích Run Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật 8.1 Phím Tắt a Truy cập Ribbon bàn phím Mới nhìn qua giao diện Excel tưởng phải sử dụng Ribbon chuột dùng tổ hợp khơng có ký gạch chân phiên trước Tuy nhiên Ribbon truy cập bàn phím ốn truy cập đến nhóm lệnh Ribbon Home, Insert, ta nhấn phím ALT lần (khơng cần giữ phím ALT) Các ký tự đại diện cho nhóm lệnh lên, bạn cần nhấn phím bàn phím tương ứng ký tự đại diện cần truy cập Ngoài bạn chuyển Ribbon ể di ể biết ký tự đại diện cho nút lệnh, bạn nhấn nhấn tổ hợp phím Ví dụ nhóm lệnh Page Layout (ký tự đại diện P ốn thực lệnh Ribbon ta di chuyển ến lệnh nhấn phím Enter hay dùng ốn trở lại vùng làm việc bảng tính, ta nhấn phím ALT lần nhấn phím ESC b Phím tắt Đơi lúc chuột máy tính “dở chứng” việc “quẳng” nhiều lại biện pháp hay Nếu gặp trường hợp danh sách phím tắt thật cần thiết cho bạn cho cịn chuột muốn thao tác nhanh hơn: Phím tắt Ý nghĩa Enter Cài liệu vào ô, di chuyển xuống ESC Bỏ qua liệu thay đổi F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm Alt+Enter Bắt đầu dịng Backspace Xóa ký tự bên trái vùng chọn Delete Xóa ký tự bên phải vùng chọn Ctrl+Delete Xoá tất chữ dịng Phím mũi tên Di chuyển lên xuống qua lại ký tự Home Chuyển đầu dịng Ctrl+D Chép liệu từ xuống Ctrl+R Ch p liệu từ bên trái qua phải Shift+Enter Ghi liệu vào ô di chuyển lên vùng chọn Ghi liệu vào ô vào di chưyển qua phải Tab vùng chọn Shift+Tab Ghi liệu vào ô vào di chưyển qua trái vùng chọn Phím tắt Ý nghĩa = Bắt đầu cơng thức F2 Hiệu chỉnh liệu Backspace Xố ký tự bên trái ô hiệu chỉnh Ctrl+F3 Đặt tên cho vùng chọn F3 Dán tên đặt cơng thức F9 Cập nhật tính tốn Sheet Workbook mở Shift+F9 Cập nhật tính tốn sheet hành Alt+= Chèn công thức AutoSum Ctrl+; Cập nhật ngày tháng Ctrl+Shift+: Nhập thời gian Ctrl+K Chèn Hyperlink Ctrl+Shift+‖ Ch p giá trị phía vào vị trí trỏ hành Ctrl+’ Ch p giá trị phía vào vị trí trỏ hành Ctrl+A Hiển thị Formula Palette sau nhấp tên hàm vào công thức Ctrl+Shift+A Chèn dấu ( ) đối số hàm sau nhập tên hàm vào công thức Định dạng liệu Phím tắt Ý nghĩa Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell menu Format Ctrl+Shift+~ Định dạng số kiểu General Ctrl+Shift+$ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+% Định dạng số kiểu Percentage (khơng có chữ số thập phân) Ctrl+Shift+^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+# Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm Ctrl+Shift+? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân Ctrl+Shift+& Thêm đường viền Ctrl+Shift+ - Bỏ đường viền Ctrl+B Bật tắt chế độ đậm, không đậm Ctrl+I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng Ctrl+U Bật tắt chế độ gạch Ctrl+5 Bật tắt chế độ gạch không gạch Ctrl+9 Ẩn dòng Ctrl+Shift+( Hiển thị dòng ẩn 8.2 Thủ thuật Dịch số tiền chữ (Chuyển số thành chữ) Bước Mở tập tin cần chuyển >> Nhấn tổ hợp phím Alt + F11 để mở trình soạn thảo VBA Excell Bước Nhấp chuột phải lên VBA Project >> Insert >> Module >> dán đoạn mã bên vào cửa sổ Module chèn Function ConvertCurrencyToVietnamese(ByVal MyNumber) Dim Temp Dim Dollars, Cents Dim DecimalPlace, Count ReDim Place(9) As String Place(2) = " Nghin " Place(3) = " Trieu " Place(4) = " Ty " Place(5) = " Ngan ty " ' Convert MyNumber to a string, trimming extra spaces MyNumber = Trim(Str(MyNumber)) ' Find decimal place DecimalPlace = InStr(MyNumber, ".") ' If we find decimal place If DecimalPlace > Then ' Convert cents Temp = Left(Mid(MyNumber, DecimalPlace + 1) & "00", 2) Cents = ConvertTens(Temp) ' Strip off cents from remainder to convert MyNumber = Trim(Left(MyNumber, DecimalPlace - 1)) End If Count = Do While MyNumber "" ' Convert last digits of MyNumber to English dollars Temp = ConvertHundreds(Right(MyNumber, 3)) If Temp "" Then Dollars = Temp & Place(Count) & Dollars If Len(MyNumber) > Then ' Remove last converted digits from MyNumber MyNumber = Left(MyNumber, Len(MyNumber) - 3) Else MyNumber = "" End If Count = Count + Loop ' Clean up dollars Select Case Dollars Case "" Dollars = "khong Nghin" Case "One" Dollars = "Mot Nghin" Case Else Dollars = Dollars & " Nghin" End Select ' Clean up cents Select Case Cents Case "" Cents = " va khong Dong" Case "One" Cents = " va mot Dong" Case Else Cents = " va " & Cents & " Dong" End Select ConvertCurrencyToVietnamese = Dollars & Cents End Function Private Function ConvertHundreds(ByVal MyNumber) Dim Result As String ' Exit if there is nothing to convert If Val(MyNumber) = Then Exit Function ' Append leading zeros to number MyNumber = Right("000" & MyNumber, 3) ' Do we have a hundreds place digit to convert? If Left(MyNumber, 1) "0" Then Result = ConvertDigit(Left(MyNumber, 1)) & " Tram " End If ' Do we have a tens place digit to convert? If Mid(MyNumber, 2, 1) "0" Then Result = Result & ConvertTens(Mid(MyNumber, 2)) Else ' If not, then convert the ones place digit Result = Result & ConvertDigit(Mid(MyNumber, 3)) End If ConvertHundreds = Trim(Result) End Function Private Function ConvertTens(ByVal MyTens) Dim Result As String ' Is value between 10 and 19? If Val(Left(MyTens, 1)) = Then Select Case Val(MyTens) Case 10: Result = "Muoi" Case 11: Result = "Muoi mot" Case 12: Result = "Muoi hai" Case 13: Result = "Muoi ba" Case 14: Result = "Muoi bon" Case 15: Result = "Muoi lam" Case 16: Result = "Moi sau" Case 17: Result = "Muoi bay" Case 18: Result = "Muoi tam" Case 19: Result = "Muoi chin" Case Else End Select Else ' otherwise it’s between 20 and 99 Select Case Val(Left(MyTens, 1)) Case 2: Result = "Hai muoi " Case 3: Result = "Ba muoi " Case 4: Result = "Bon muoi " Case 5: Result = "Nam muoi " Case 6: Result = "Sau muoi " Case 7: Result = "Bay muoi " Case 8: Result = "Tam muoi " Case 9: Result = "Chin muoi " Case Else End Select ' Convert ones place digit Result = Result & ConvertDigit(Right(MyTens, 1)) End If ConvertTens = Result End Function Private Function ConvertDigit(ByVal MyDigit) Select Case Val(MyDigit) Case 1: ConvertDigit = "Mot" Case 2: ConvertDigit = "Hai" Case 3: ConvertDigit = "Ba" Case 4: ConvertDigit = "Bon" Case 5: ConvertDigit = "Nam" Case 6: ConvertDigit = "Sau" Case 7: ConvertDigit = "Bay" Case 8: ConvertDigit = "Tam" Case 9: ConvertDigit = "Chin" Case Else: ConvertDigit = "" End Select End Function Bước Nhấn phím Alt + F11 lần nhấn Ctrl + S để save lại toàn tài liệu Bước Đến đây, bạn sử dụng cơng thức =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) để chuyển đổi tiền tệ từ số chữ (với B3 số tiền chữ số) Ví dụ: B3 có giá trị là: 123456 kết =ConvertCurrencyToVietnamese(B3) trả Mot Tram Hai muoi Ba Nghin Bon Tram Nam muoi Sau Nghin va khong Dong Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp Trong cơng việc văn phịng, bạn cần giấu bảng tính tài liệu Excel mà khơng muốn người khác dùng lệnh Format > Sheet > Unhide để xem bảng tính, mà theo cách thơng thường bạn dùng lệnh Format > Sheet > Hide để giấu bảng tính (nếu khơng bảo vệ mật khẩu) cần người khơng chun thơi dùng lệnh Format > Sheet > UnHide để làm cho bảng tính Nhưng bạn áp dụng thủ thuật bảng tính bạn an toàn nhiều "phương án" để bạn đọc tham khảo có thêm nhiều lựa chon cơng việc Các thực sau: Trong bảng tính cần bảo mật, bạn nhấn ALT+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic Trong cửa sổ Project - VBA Project, nhắp đ p vào VBA Project, tiếp tục nhắp đ p vào Microsoft Excel Objects để mở bảng tính tài liệu sau chọn bảng tính mà bạn muốn giấu -> nhấn F4 Trong tùy chọn Visible bạn nhắp vào dấu tam giác chọn 2-xlSheetVeryHidden, cuối đóng Microsoft Visual Basic lại xem kết Khi muốn bảng tính trở lại, bạn cần thực lại thao tác chọn -1xlSheetVisible Khóa bảo vệ có chứa cơng thức Chiêu giúp bạn cho phép người khác thay đ i có chứa liệu, cấm họ thay đ i ô chứa cơng thức Bạn bảo vệ có chứa cơng thức mà khơng cần phải bảo vệ tồn trang tính bạn Khi tạo bảng tính, thường ch ng ta phải dùng đến số cơng thức, chia sẻ bảng tính cho người, bạn muốn rằng, khơng can thiệp (xóa, sửa ) vào có chứa cơng thức Cách dễ phổ biến Protect (bảo vệ) bảng tính Tuy nhiên, Protect bảng tính khơng ngăn khơng cho can thiệp vào chứa cơng thức, mà khơng cho can thiệp vào tất cả, nghĩa khơng làm bảng tính bạn Đơi khi, bạn lại không muốn vậy, bạn muốn bảo vệ chứa cơng thức thơi, cịn chứa liệu khơng Có ba giải pháp để thực điều này: Khóa chứa cơng thức, sử dụng chức Data-validation cho ô chứa công thức, tự động bật tắt chức bảo vệ Khóa ô chứa công thức Theo mặc định, tất bảng tính khóa (locked), nhiên, chẳng có tác dụng bạn áp dụng lệnh Protect bảng tính Đây cách dễ để áp dụng lệnh Protect cho bảng tính, chứa cơng thức bị khóa, bảo vệ: Chọn tồn bảng tính, cách nhấn Ctrl+A, nhấn vào ô vuông nằm giao điểm cột A hàng Rồi nhấn n t phải chuột chọn Format Cells, tab Protection, bỏ đánh dấu tùy chọn Locked, nhấn OK: Mở khóa (Unlock) tồn bảng tính cách bỏ tùy chọn Locked Sau đó, bạn chọn đại đó, chọn Home ➝ Find & Select ➝ Go To Special; nhấn Ctrl+G hay F5 nhấn vào n t Special Hộp thoại sau mở ra: Dùng hộp thoại Go To Special để chọn có chứa cơng thức Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, cần thiết chọn khơng chọn thêm nhỏ (liệt kê loại công thức, mặc định chọn), nhấn OK Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells nói trên, lần bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, bạn thích ẩn ln cơng thức (khơng cho thấy) đánh dấu vào tùy chọn Hidden, nhấn OK Việc cuối Protect bảng tính: Chọn Home Ribbon, nhấn vào Format nhóm Cells, nhấn vào Protect Sheet ; chọn Review Ribbon, nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]: Chọn Protect Sheet từ Home Chọn Protect Sheet từ Review Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu tùy chọn Select locked cells, cho phép Select unlocked cells (chọn khơng khóa), nhập vào password, cần thiết: Bỏ tùy chọn Select locked cells hộp thoại Protect Sheet Vậy xong Từ bây giờ, ô chứa công thức bạn bảo vệ, khơng xem thấy bạn chọn Hidden, bạn không lo công thức bị can thiệp Sử dụng Data-validation Sử dụng Data-validation, đơn giản không cho ghi đè vào có chứa cơng thức, nghĩa không cho sửa công thức Tuy nhiên, phương pháp phịng ngừa cho bạn, nghĩa tránh việc táy máy sửa lại ô chứa công thức, thật ra, "Validation", bạn xóa cơng thức, dán vào liệu bạn thích Nói chung khơng bảo vệ nhiều Nhưng xin nói sơ qua phương pháp này: Để thực hiện, bạn chọn ô chứa ô công thức chức Go To Specials mà tơi nói Rồi, với chứa công thức chọn, bạn gọi Data Validation từ menu Data Ribbon [E2003: Data | Validation] Trong hộp thoại này, chọn tab Settings, chọn Custom cho khung Allow, nhập công thức này: =" " vào khung Formula, nhấn OK, hình sau: Sử dụng Data Validation để bảo vệ ô chứa công thức Kể từ đây, bạn nhập thứ vào ô chứa công thức, bạn muốn sửa lại cơng thức, có cảnh báo xuất hiện, ngăn không cho bạn nhập vào Xin nhắc lại, phương pháp khơng cấm việc xóa hẳn cơng thức, dán đè thứ vào chứa công thức Tự động bật tắt chức bảo vệ Phương pháp này, tự động bật chức bảo vệ bảng tính (Protect) bạn chọn ô khóa (locked), tự động tắt chức bảo vệ bạn chọn ô không bị khóa Để bắt đầu, bạn chắn ô bạn muốn bảo vệ (ô chứa cơng thức) khóa, cịn khơng cần bảo vệ khơng bị khóa, tơi trình bày phương pháp thứ Sau đó, bạn nhấn Alt+F11, nhấn vào Sheet mà bạn muốn bảo vệ ô khóa đó, nhập vào khung soạn thảo đoạn code sau đây: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Locked = True Then Me.Protect Password:="Secret" Else Me.Unprotect Password:="Secret" End If End Sub Nếu không cần đến password, bạn không cần dùng đoạn Password:="Secret", muốn Password thứ khác, bạn sửa lại chữ Secret bạn muốn Nếu bạn lo người ta vào khung soạn thảo VBA để xem password, bạn bảo vệ code (không cho xem) cách chọn Tools ➝ VBAProject Properties, chọn tab Properties, chọn Lock Project for Viewing, nhập vào password Tuy nhiên, phương pháp không hoạt động hồn hảo, giúp bạn phần việc bảo vệ công thức Từ khóa Target sử dụng đoạn code để tham chiếu đến ô "active" thời điểm chọn (xin nói thêm, cho dù bạn chọn dãy, dãy đó, có ô "active" mà thôi, ô có màu khác với cịn lại) Vì lý này, người chọn dãy (với "active" khơng bị khóa), người xóa tồn dãy này, chức Unprotect tự động bật! Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác Sử dụng Data-Validation cách dễ để áp dụng quy tắc nhập liệu cho dãy liệu Theo mặc định, Excel cho phép Data-Validation sử dụng danh sách nguồn nằm Sheet với dãy liệu áp dụng quy tắc Tuy nhiên, có cách để lách khỏi chuyện Chiêu giúp bạn làm cho Data-Validation sử dụng danh sách nguồn nằm Sheet khác Cách thứ lợi dụng việc đặt tên cho dãy Excel, cách thứ hai sử dụng hàm để gọi danh sách Cách 1: Sử dụng Name cho dãy nguồn Có lẽ cách nhanh dễ để vượt qua rào cản Data-Validation Excel đặt tên cho dãy mà bạn dùng làm quy tắc nhập liệu Để biết cách đặt tên cho dãy, bạn xem loạt này: Sử dụng tên cho dãy Giả sử bạn đặt tên cho dãy dùng làm quy tắc nhập liệu MyRange Bạn chọn ô (hoặc dãy) Sheet mà bạn muốn có danh sách xổ để nhập liệu, menu Data Ribbon, bạn chọn Data Tools | Data Validation [E2003: Data | Validation] Chọn List danh sách Allow, khung Source, bạn nhập vào =MyRange Nhấn OK Bởi bạn sử dụng Name để làm List, nên bạn áp dụng Data-Validation cho Sheet Cách 2: Sử dụng hàm INDIRECT Hàm INDIRECT() cho phép bạn tham chiếu đến ô chứa liệu text đại diện cho địa Và bạn sử dụng mơt tham chiếu cục bộ, cho dù tham chiếu đến liệu Sheet khác Bạn sử dụng tính để tham chiếu đến nơi chứa dãy mà bạn dùng làm danh sách nguồn cho quy tắc Data-Validation Giả sử, dãy chứa danh sách nguồn nằm Sheet1, dãy $A$1:$A$8 Để tạo Dala-Validation, bạn làm bước tơi nói cách 1, thay gõ tên dãy vào Source, bạn nhập vào công thức: =INDIRECT("Sheet1!$A$1:$A$8") Hãy chắn tùy chọn In-cell dropdown kích hoạt, nhấn OK Nếu tên Sheet bạn có chứa khoảng trắng, có dấu tiếng Việt, bạn phải đặt tên Sheet cặp nháy đơn (') Ví dụ, giả sử tên Sheet chứa danh sách nguồn Sheet (chứ Sheet1), bạn sửa cơng thức lại sau: =INDIRECT("'Sheet 1'!$A$1:$A$8") Chỗ khác so với công thức hồi có thêm dấu nhấy đơn (') sau dấu nháy kép ("), dấu nháy đơn (') trước dấu chấm than (!) Xin mở ngoặc đơn: Nếu được, gặp tham chiếu đến tên Sheet, bạn nên tập thói quen ln ln bỏ vào cặp dấu nháy đơn Điều này, chẳng có tác dụng với tên sheet Sheet1, DMHH giúp bạn khơng gặp lỗi, bạn hay đặt tên Sheet có khoảng trắng, có bỏ dấu tiếng Việt Ưu điểm Khuyết điểm hai cách nêu Đặt tên cho dãy, dùng hàm INDIRECT, có tiện lợi bất tiện Tiện lợi việc đặt tên cho dãy, việc bạn thay đổi tên Sheet chẳng có ảnh hưởng đến Data-Validation Và bất tiện việc dùng INDIRECT, bạn đổi tên Sheet, tên không tự động cập nhật công thức dùng INDIRECT, muốn dùng công thức này, bạn phải mở Data-Validation sửa lại tên Sheet công thức Tiện lợi việc dùng INDIRECT, dãy dùng làm danh sách nguồn bạn ln nằm n chỗ chọn (A1:A8 ví dụ chẳng hạn) Còn bạn dùng Name, mà bạn lỡ tay xóa vài hàng (hoặc cột) chỗ chứa Name, bạn phải điều chỉnh lại cho đ ng Điều khiển Conditional Formating checkbox Mặc dù Conditional Formating chiêu mạnh Excel, muốn bật hay tắt ribbon hay menu bực bội Bây ta biến hố cách điều khiển checkbox giống công tắc (hoặc toggle Button giống hơn) Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho ô thoả số điều kiện Điều kiện điều kiện giá trị, ta tuỳ biến nhiều dùng điều kiện cơng thức, dựa vào ta thay đổi định dạng cho này, có thay đổi giá trị khác Dùng Checkbox Toggle Button để xem ẩn liệu: Bạn muốn vùng liệu l c cần xem, xem xong biến cho rảnh Trước tiên bạn phải gán lên sheet Checkbox Toggle Button Trong Excel 2010, vào tab Developer, nhấn Insert Controls - chọn Checkbox Toggle Button Control Toolbox, Excel 2003 chọn view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet Trong hình, tơi làm thử Nhấn vào n t design, click chọn control bạn vừa vẽ, nhấn thêm n t Property Trong cửa sổ Property, sửa dòng Caption thành View/ Hide, sửa dòng Linked Cell thành $C$2 (cả 2010 2003 nhau, checkbox Toggle Button nhau) Bây bạn click chọn checkbox nhấn n t Toggle, C2 có giá trị TRUE FALSE Bây giả sử vùng liệu bạn gồm fields, bạn muốn fields thường xun, cịn field thứ cần để xem, khơng cần dấu Bạn đánh dấu chọn vùng chứa field 4, 2010 bạn vào tab Home, Conditional Formating, New Rule, chọn tiếp ―use a formula to determine which cells to format‖, 2003 Fornat - Conditional Formating - chọn tiếp ―Formula is‖ Trong ô kế bến, bạn gõ: = $C$2=FALSE Nhấn vào n t Format, định dạng font chữ màu trắng Nhấn OK OK Nhấn n t design lần để thoát ta khõi chế độ design Mode Và nhấn n t toggle click chọn checkbox xem kết Nếu bạn khơng thích định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE lên Tắt mở định dạng màu cho ô: Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện gi p ta dễ tìm có giá trị đặc biệt cho trước Excel 2010 có nhiều định dạng khác cho giá trị số nằm khoảng cho trước Nhưng biện pháp để mở tắt checkbox khơng có sẵn Tương tự phần trên, ta tạo checkbox Toggle Button link tới ô $C$2 Nhưng lần ta đặt name cho IsFill chẳng hạn Ta đặt name cho ô $A$2 BeginNum $B$2 EndNum, với A2 giới hạn thí dụ 100, B2 giới hạn thí dụ 1.000 Trong vùng liệu B5:B16, ta muốn giá trị nằm khoảng BeginNum EndNum tô màu Vậy dùng conditional Formating trên, chọn vùng C8:C18, lần công thức là: =AND($C8>=BeginNum,$C8