Chi phí chất lượng - Cost of Quality

Lợi ích của thông tin về các chi phí liên quan đến chất lượng. Mô hình chi phí chất lượng truyền thống, Mô hình chi phí chất lượng mới

Chi phí Chất lượng- Cost of Quality

Bài

2

Quản lý chất lượng

Các nội dung chính

 Lợi ích của thông tin về các chi phí liên quan đến chất lượng

 Mô hình chi phí chất lượng truyền thống

 Mô hình chi phí chất lượng mới

 Các cách tiếp cận sử dụng chi phí chất lượng hỗ trợ TQM

• Sau khi học xong chương này, học viên có thể:

– Xác định được các chi phí liên quan đến chất lượng

– Tranh luận tại sao các doanh nghiệp cần phải đánh

giá các chi phí liên quan đến chất lượng

– Tranh luận các vấn đề quan trọng trong việc thiết lập

hệ thống xác định chi phí chất lượng

– Giải thích sự giống và khác nhau giữa các mô hình

chi phí chất lượng

– Mô tả hạn chế của mô hình chi phí chất lượng

– Tranh luận các phương án có thể áp dụng chi phí

chất lượng để hỗ trợ quá trình thực hiện TQM của

doanh nghiệp

Mục đích của bài

• Các chi phí liên quan đến chất lượng rất lớn

– Có thể vượt quá

• 20% doanh thu của các công ty sản xuất

• Và 35% doanh thu của các công ty cung cấp dịch vụ

• 95% chi phí này sử dụng cho việc thẩm định và lỗi

• Các chi phí này

– Không tạo ra giá trị gia tăng vào giá trị của sản phẩm và dịch vụ

– Có thể tránh được một phần đáng kể.

– Các chi phí không cần thiết và có thể tránh được sẽ làm cho hàng

hóa và dịch vụ đắt hơn Từ đó ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng, thị phần và lợi nhuận của doanh nghiệp

Lợi ích của thông tin về

chi phí chất lượng

• Dễ nhận thấy rằng

– Chi phí và tính kinh tế của các hoạt động liên quan

đến chất lượng, bao gồm các khoản đầu tư vào hoạt

động phòng ngừa và thẩm định, không được biết

đến

– Không đến 40% các công ty biết được chi phí chất

lượng của họ là bao nhiêu

Lợi ích của thông tin về

chi phí chất lượng

Tại sao cần phải đánh giá chi phí chất lượng

Lợi ích của thông tin về

chi phí chất lượng

Lợi ích của thông tin về

chi phí chất lượng

• Juran đề xuất rằng mức chất lượng tối ưu có thể tìm được khi các thiệt hại do lỗi gây ra bằng với các chi phí để kiểm soát chất lượng

• Mô hình COQ truyền thống do Masser (1957) xây

dựng Ông chia nhỏ chi phí chất lượng thành: chi phí

phòng ngừa, chi phí thẩm định, và chi phí lỗi

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• Freeman (1960) và Feigenbaum (1961) tiếp tục phát triển mô hình COQ

• Tổ chức The American society for Quality Control

(ASQC) thành lập ban chi phí chất lượng năm 1961,

và năm 1967, ủy ban này xuất bản cuốn

Quality-Costs – What and How, là cơ sở của mô hình COQ truyền thống

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Các loại chi phí trong mô hình COQ

• Chi phí cho sự phù hợp (Conformance costs):

– những chi phí phải bỏ ra để đảm bảo rằng các sản phẩm

được chế tạo hoặc các dịch vụ được cung ứng phù hợp

với các tiêu chuẩn kỹ thuật

• Chi phí cho sự không phù hợp (Non

conformance costs - chi phí lỗi (failure costs),

– Các chi phí gắn liền với các sản phẩm hoặc dịch vụ

không phù hợp với yêu cầu của khách hàng

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Các loại chi phí trong mô hình COQ

• Chi phí cho sự phù hợp có 2 nội dung:

– Chi phí phòng ngừa (Prevention cost)

• gắn liền với các hoạt động được thiết kế để phòng ngừa lỗi xảy ra.

– Chi phí thẩm định (Appraisal cost) :

• gắn liền với việc đánh giá các sản phẩm đã hoàn thành và thẩm tra sự phù hợp đối với các tiêu chí và quy trình của tất cả các chức năng.

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Các loại chi phí trong mô hình COQ

• Chi phí phòng ngừa bao gồm chi phí trực tiếp và

gián tiếp liên quan đến:

• huấn luyện và đào tạo về chất lượng

• nghiên cứu thử nghiệm, xem xét lại sản phẩm mới,

• thực hiện vòng tròn chất lượng, kỹ thuật chất lượng và thẩm định chất lượng,

• điều tra năng lực nhà cung cấp, hỗ trợ kỹ thuật của bên bán máy móc thiết bị,

• phân tích năng lực quá trình.

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Các loại chi phí trong mô hình COQ

• Chi phí thẩm định bao gồm chi phí kiểm tra, thử,

và kiểm tra lại các hoạt động

Các loại chi phí trong mô hình COQ

• Chi phí cho sự không phù hợp gồm 2 nội dung:

– Lỗi nội bộ :

• các chi phí phải chịu trước khi giao sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng Chi phí này gắn liền với các lỗi tìm được trước khi giao hàng cho khách

– Lỗi bên ngoài:

• chi phí tìm ra lỗi xuất hiện sau khi sản phẩm được chuyển hoặc dịch vụ được cung ứng.

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Các loại chi phí trong mô hình COQ

• Chi phí lỗi nội bộ bao gồm các chi phí:

– phế phẩm, hư hỏng, làm lại và chi phí chung

Các loại chi phí trong mô hình COQ

• Chi phí lỗi bên ngoài, bao gồm:

Các loại chi phí trong mô hình COQ

– Các chi phí lỗi bên ngoài cũng bao gồm các chi phí

trực tiếp và gián tiếp như chi phí nhân công và đi lại

liên quan đến việc điều tra phàn nàn của khách

hàng, thẩm định khi bảo hành, thử, và sửa chữa.

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Mô tả mô hình:

• Mô hình gợi ý rằng:

– tồn tại một mối liên hệ giữa chi phí chất lượng cho sự

phù hợp và không phù hợp với tồng chi phí chất lượng

tối thiểu tại điểm tối ưu

• Gợi ý ở đây cho thấy sự thỏa hiệp giữa chi phí

cho sự phù hợp đối với chi phí cho sự không phù

hợp để đạt được tổng chi phí chất lượng thấp

nhất

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• Khi sử dụng mô hình này, các công ty có thể

giám sát sự biến đổi chi phí chất lượng theo

thời gian

Công ty có chất lượng thấp có thể giảm tổng

chi phí chất lượng bằng cách đầu tư nhiều hơn

vào các hoạt động phòng ngừa và thẩm định có

chi phí không quá lớn Tuy vậy, tại một thời

điểm nhất định, các chi phí phát sinh sẽ chỉ làm

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Thiết lập hệ thống hạch toán chi phí chất lượng

• Cần có sự tham gia của các kế toán viên để thiết

lập mức độ chi tiết và kết hợp các hoạt động theo

các hạng mục chi phí

• Làm rõ mục đích của hạch toán chi phí chất lượng tại thời điểm khởi đầu để quyết định chiến lược

thực hiện và tránh các khó khăn sau này

• Kiểm tra những thay đổi tiềm tàng cho mỗi yếu tố

chi phí theo cả số tương đối lẫn số tuyệt đối

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• Điều quan trọng khi lập báo cáo COQ là làm sao

đảm bảo chi phí chất lượng được tập hợp một cách đúng đắn Thông thường, những vấn đề sau đây cần phải được giải quyết:

– Chi phí chung được tính như thế nào, khi rất nhiều chi phí liên quan đến chất lượng thường được coi là một phần

của chi phí chung, trong khi các chi phí khác được xem là chi phí trực tiếp và trừ đi một phần chi phí chung

– Chi phí thẩm định và chi phí lỗi nội bộ thường đơn gản,

vấn đề thường gặp là các chi phí liên quan đến phòng

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• Ví dụ:

– Hoạt động lắp chuẩn bị máy và thử nghiệm là các hoạt

động chất lượng hoặc là một phần của hoạt động sản

• Các vấn đề này cần phải được thảo luận giữa các

bộ phận: chất lượng, mua sắm, kỹ thuật, sản xuất

và kế toán, để đạt được sự đồng thuận trước khi

thu thập dữ liệu COQ

• Với sự trợ giúp của bộ phận kế toán, mối liên hệ

giữa các hạng mục chi phí thông thường và các

hạng mục chi phí chất lượng có thể được so sánh

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Thẩm định nhà cung cấp

Thẩm định sản phẩm Hành động khắc

phục lỗi của nhà cung cấp

Loại bỏ linh kiện hỏng

Sản xuất Huấn luyện nhóm chất lượng

Kiểm tra chất lượng quá trình

Thẩm định trong công đoạn Làm lạiPhế phẩm

Tiêu thụ Huấn luyện chất lượng nhóm

bán hàng Kiểm tra nhập đơn hàng Chuyển hàng lại do lỗi trong quá trình vận

chuyển

Các yếu tố chi phí COQ

• Ghi chép cách thức tính toán chi phí liên quan đến chất

lượng, từ đó có thể kiểm tra sự phù hợp khi so sánh giữa

các bộ phận, sản phẩm hoặc tại các thời điểm khác nhau.

• Khi không có hệ thống báo cáo chi phí chất lượng, hãy bắt đầu xem xét các chi phí lỗi, như:

– Chi phí lỗi liên quan đến nhà cung cấp hoặc thầu phụ

– Phế phẩm trong công ty và các chi phí sửa chữa

Phân tích và sử dụng thông tin COQ

• Tập hợp chi phí cho từng bộ phận, theo loại lỗi,

loại sản phẩm, nguyên nhân, nhà cung cấp v.v

Xác định trách nhiệm của các bộ phận và con

người cụ thể đối với các chi phí

• Xếp hạng các vấn đề và các dự án giảm chi phí

theo qui mô và mức độ quan trọng

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Phân tích và sử dụng thông tin COQ

• Cơ sở tính chi phí chất lượng:

– Nếu chỉ có chi phí chất lượng sẽ không cung cấp đủ

thông tin để phân tích

– Cần phải có cơ sở để phân tích quan hệ giữa chi phí chất lượng với một số vấn đề dễ biến động của doanh nghiệp – Những cơ sở tiêu biểu: nhân công, sản xuất, tiêu thụ, đơn

• Nhân công: chi phí chất lượng/giờ làm việc trực tiếp hoặc

chi phí chất lượng/1 đồng lương nhân công trực tiếp

• Sản xuất: Chi phí chất lượng/1 đồng chi phí sản xuất

• Tiêu thụ: Chi phí chất lượng/1 đồng doanh thu thuần

• Đơn vị sản phẩm: Chi phí chất lượng/1 đơn vị sản phẩm

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• Thực tế các

doanh nghiệp thường sử

dụng 3 chỉ

số để so sánh xu hướng chi

phí chất

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• Các công cụ phân tích chi phí chất lượng thông

dụng nhất là phân tích Trend và Pareto

– Phân tích Trend (xu hướng)

• so sánh mức chi phí hiện tại với mức chi phí trong quá khứ

• cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch dài hạn, cho việc điều tra và đánh giá các chương trình quản lý chất lượng

• được xây dựng dựa trên hạng mục chi phí, các tiểu mục, theo sản phẩm, theo nhà máy v.v.

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• Phân tích Pareto

– Phân tích theo nhân viên, máy móc thiết bị, bộ phận, chủng loại sản phẩm, hạng mục v.v

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Phân tích và sử dụng thông tin COQ

• So sánh các hạng mục chi phí chất lượng sẽ đem lại những thông tin hữu ích

Ví dụ: đánh giá ảnh hưởng của khoản chi cho

phòng ngừa và thẩm định đối với việc giảm các

chi phí lỗi nội bộ và bên ngoài

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Hạn chế của mô hình

• 1 Giám đốc chất lượng tìm kiếm bằng chứng để

cải tiến chất lượng Biết được chi phí không mang

lại sự trợ giúp nào cho hành động cụ thể

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Hạn chế của mô hình

• 2 Tính toán COQ có thể không tập hợp được hết tất cả các chi phí

– Feigenbaum chỉ ra rằng, tính toán COQ thường bỏ

quên các chi phí gián tiếp và chi phí lỗi vô hình, như

• Sản xuất thêm để bù đắp lỗi,

• Thời gian chờ đợi trong dây chuyền sản xuất do phải làm lại

• Dự trữ thành phẩm dư thừa để bù đắp cho lỗi trong quá trình giao hàng

– Garvin nhấn mạnh các chi phí không mong muốn nảy

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• 3 Thông lệ kế toán đánh giá các khoản chi

trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi

đó giữa nguyên nhân và hậu quả luôn có một

khoảng thời gian nhất định Do vậy COQ có thể không đánh giá hết được mọi thay đổi trong

cùng một giai đoạn

• 4 Chi phí chất lượng được đánh giá và dự tính Lỗi do bỏ sót cũng như dự tính sai trong tính

toán COQ là hoàn toàn có thể

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• 5 Nhiều hoạt động đầu tư vào chất lượng mang

tính dài hạn (ví dụ như thiết bị thử, thiết kế lại quá

trình, đào tạo về chất lượng v.v.) với chi phí đầu tư ban đầu rất lớn và lợi ích đem lại qua nhiều giai

đoạn Ngược lại, COQ có xu hướng ngắn hạn, do

vậy COQ không thể hiện hết được mối liên hệ giữa lợi ích với các chi phí liên quan

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

• 6 Mô hình COQ giả định môi trường sản xuất ổn

định với dây chuyền sản xuất không đổi theo thời

gian

– Thực tế, dây chuyền sản xuất được cải tiến theo thời gian với bổ sung công nghệ, cải tiến quá trình, và tăng cường lao động

– Nói cách khác, mối quan hệ giữa chi phí cho sự phù hợp

và chi phí cho sự không phù hợp sẽ biến động với các

công ty sử dụng công nghệ và kiến thức để cải tiến chất

lượng.

Mô hình Chi phí chất lượng (COQ)

truyền thống

Chi phí cho sự không phù hợp

Tổng chi phí chất lượng

Chi phí thẩm định + Chi phí phòng ngừa

• Mô hình COQ mới cho thấy

– Tổng chi phí chất lượng bao gồm cả chi phí gián tiếp và

chi phí vô hình

– Các chi phí này có thể không đạt giá trị tối thiểu khi sự

phù hợp chưa đạt 100% Do hiệu ứng về sự suy giảm

chất lượng trong nhận thức, chi phí lỗi vô hình có thể kéo dài hơn cho dù sự suy giảm chất lượng thực tế đã kết

thúc.

• Sản phẩm lỗi ảnh hưởng đến nhận thức của khách hàng.

– Tối ưu hóa là mục tiêu luôn thay đổi do phụ thuộc vào đột phá công nghệ, các yếu tố học tập trong tổ chức và áp

lực cạnh tranh

Mô hình Chi phí chất lượng mới

• Việc tối thiểu hóa những thiệt hại do chất lượng cần quan tâm đến những tác động theo cấp số nhân

của các chi phí lỗi vô hình và cần nhận rõ yêu cầu duy trì nỗ lực cải tiến chất lượng, chứ không chỉ

đơn giản là tối thiểu hóa các chi phí nằm ngoài tầm kiểm soát

• Mô hình COQ mới không đề cập đến khái niệm

“thỏa hiệp” của mô hình truyền thống Mô hình mới

Mô hình Chi phí chất lượng mới

• Để ủng hộ cho luận điểm rằng: sự hoàn hảo là

mục tiêu có thể đạt được, những hoạt động dưới

đây đạt tới 99,9% sự phù hợp:

– 16,000 thư/bưu kiện bị thất lạc/1 giờ

– 22,000 hóa đơn bị khấu trừ nhầm tài khoản/mỗi tháng – 500 ca phẫu thuật thất bại trong mỗi tuần

– 1/1000 dù cứu hộ không mở

Mô hình Chi phí chất lượng mới

• Sử dụng chi phí chất lượng như một công cụ báo cáo và kiểm soát quá trình thường xuyên

– Tập hợp chi phí chất lượng theo hạng mục

– Hầu hết các doanh nghiệp không tìm kiếm điểm chi phí tối ưu Thay vào đó, họ đánh giá tổng chi phí chất lượng

và so sánh chi phí với những thay đổi về chất lượng do các hoạt động TQM đem lại

Các phương pháp sử dụng mô hình Chi phí

chất lượng hỗ trợ thực hiện TQM

• Tập trung các hoạt động kế toán và kiểm soát vào việc giảm các chi phí cho sự không phù hợp Các chi phí cho sự phù hợp được xem là một phần

của TQM, và là chi phí cố định cho chất lượng

– Lợi ích kinh tế sẽ có được từ việc thay đổi các quá

trình để giảm chi phí lỗi Mục tiêu là giảm dần chi phí

• Đánh giá chi phí cơ hội

– Quan tâm đến tác động của việc mất khách hàng do một vài lỗi chất lượng dẫn đến sự bất mãn của khách hàng

– Hiện tượng này xuất hiện khi khách hàng hiện thời không tiếp tục mua hàng, hoặc giảm bớt các giao dịch với doanh nghiệp

– Một vài công ty sử dụng phương pháp này để phân tích

sự rời bỏ của khách hàng và tính toán giá trị của việc mất doanh thu

Các phương pháp sử dụng mô hình

Chi phí chất lượng hỗ trợ thực hiện TQM

• Đánh giá lợi ích của chất lượng (Return on

quality-ROQ):

– Đánh giá không chỉ dựa trên các khoản chi phí tiết kiệm

được Câu hỏi là: liệu khách hàng có mua nhiều hơn và

trả nhiều hơn cho sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp khi doanh nghiệp đầu tư nhiều vào chất lượng

– Phương pháp này đòi hỏi khách hàng chú trọng đến tiết

kiệm chi phí chất lượng và ROQ có liên hệ mật thiết với

ROI của công ty

Các phương pháp sử dụng mô hình Chi phí chất lượng hỗ trợ thực hiện TQM

• Hỗ trợ sản xuất bằng việc chú trọng đến các thông tin sản xuất cụ thể không mang tính tài chính để

giám sát tiến bộ của TQM

– Các công ty kết hợp các thông số từ bộ phận kế toán,

sản xuất, nhân sự, khách hàng và các bên liên đới để có được một thông số đánh giá hiệu quả tích hợp

Các phương pháp sử dụng mô hình

Chi phí chất lượng hỗ trợ thực hiện TQM