Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.DOC

Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

lời nói đầu

Một trong ba nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của quá trình sản xuất là lao động Bất kỳ một sản phẩm vật chất hay tinh thần nào cũng đều có sự đóng góp của lao động Phơng tiện duy nhất tạo ra lao động chính là ngời lao động Trong chế độ xã hội cũ ngời lao động bị chiếm đoạt sức lao động nhng trong xã hội hiện nay ời lao động hoàn toàn có quyền sở hữu và định đoạt sức lao động của mình vì thế ng-ời lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động mà họ bỏ ra đợc đền bù xứng đáng Sự đền bù đó chính là số tiền mà ngời sử dụng lao động trả cho ngời lao động để họ có thể tái sản xuất sức lao động và tích luỹ hay còn gọi là tiền lơng.

Cùng đi đôi với tiền lơng là các khoản trích theo lơng gồm: kinh phí công đoàn, Bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) Các khoản trích theo lơng này là các quỹ của xã hội thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng ngời lao động, giúp ngời lao động yên tâm cống hiến sức lao động của mình cho xã hội.

Để khuyến khích ngời lao động phát huy hết khả năng của mình thì mỗi tổ chức sử dụng lao động cần phải xây dựng cho tổ chức mình một chính sách tiền lơng, tiền thởng, phụ cấp, hợp lý và đem lại hiệu quả kinh tế tối u nhất, nghĩa là chính sách tiền lơng ấy vừa phải đảm bảo quyền lợi cho ngời lao động vừa đảm bảo phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Nhận thức đợc tầm quan trọng trên, sau một thời gian ngắn thc tập tại Ban quản lý dự án đầu t- xây dựng huyện Yên Châu, đợc sự tạo điều kiện của tập thể cán bộ phòng kế toán của Ban quản lý dự án đầu t –xây dựng huyện Yên Châu cùng với sự giúp đỡ tận tình của cô Nguyễn Thị kim Ngân em đã quyết định đi sâu vào

nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo l-ơng”để viết báo cáo thực tập

Do thời gian thực tập bị hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế nên đề tài của em không tránh khỏi có những thiếu sót Vậy em rất mong đợc sự góp ý bổ sung của các anh chị trong phòng kế toán và cô Nguyễn thị kim Ngân để em hoàn thiện đề tài của

Phần I

1

tổng quan về ban quản lý dự án đầu t xây dng huyện yên châu

I Quá trình hình thành và phát triển của Ban quả lý dự án đầu t xây dng

Ban quản lý DAĐT-XD huyện Yên Châu là một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, chịu sự quản lý trực tiếp của UBND huyện Yên Châu.

Ban quản lý DAĐT-XD đợc hình thành theo quyết định số 432/QĐ-UB ngày 20/3/2000 của uỷ ban nhân dân tỉnh Sơn la về việc ban hành quy chế hoạt động ban QLDAĐT-XD trên địa bàn tỉnh.

Ban QLDAĐT-XD huyện Yên Châu có trụ sở tại: Tiểu khu III Thị Trấn Yên Châu - tỉnh Sơn La

Từ khi thành lập đến nay do sự đổi mới của bộ máy quản lý nhà nớc, đơn vị luôn hoạt động theo nhiệm vụ đợc giao thờng xuyên cải tiến bộ máy hoạt động cho phù hợp với cải cách nền hành chính ở địa phơng cũng nh nền hành chính quốc gia

II Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoat động

1 Chức năng:

Ban quản lý dự án đầu t – xây dựng là tổ chức sự nghiệp kinh tế có t cách pháp nhân đầy đủ, đợc sử dụng con dấu riêng do chủ tịch UBND tỉnh quyết định thành lập

Là đơn vị t vấn trong quản lý, giám sát về chuyên môn nghiệm vụ, giúp cho chủ đầu t thực hiện d án đầu t và xây dựng thông qua việc ký kết hoạt động kinh tế giữa chủ đầu t và ban quả lý dự án hoặc do chủ tịch UBND tỉnh quyết định giao nhiệm vụ trực tiếp.

2 Nhiệm vụ của Ban quản lý dự án:

Nhiệm vụ ban quản lý điều hành dự án thực hiện các nội dung quản lý theo nhiệm vụ đợc giao Chịu trách nhiệm thay mặt chủ đầu t giám sát, quản lý toàn bộ quá trình thực hiện dự án

Hoàn thiện hoặc giúp chủ đầu t hoàn thiện trình tự thủ tục đầu t và xây dựng tự lập dự toán, trình thẩm định phê duyệt dự án đầu t, lập hồ sơ thiết kế và dự toán, trình thẩm định phê duyệt thiết kế dự toán công trình xây dựng, lập hồ sơ mời thầu, tổ chức đấu thầu, trình duyệt kết quả đấu thầu

2

Tổ chức chuẩn bị mặt bằng xây dựng nh: Đền bù và giải phóng mặt bằng thi công.

Giúp chủ đầu t xin giấy phép xây dựng theo quy định của nhà nớc trực tiếp quản lý, giám sát chất lợng, kỹ thuật thi công xây dựng, kiểm tra chất lợng vật liệu, cấu kiện xây dựng, thiết bị lắp đặt đúng theo thiết kế và tiêu chuẩn đợc duyệt.

Nghiệm thu khối lợng, chất lợng, giá trị theo giai đoạn điểm dừng kỹ thuật hoặc hạng mục công trình và cả dự án đầu t xây dựng, bàn giao đa vào khai thác sử dụng theo quy định hiện hành của nhà nớc.

Lập báo cáo thực hiện vốn đầu t theo định kỳ, báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đa vào khai thách sử dụng

Tổ chức lu trữ hồ sơ, bàn giao đầy đủ hồ sơ hoàn thành công trình, dự án đầu t và xây dựng cho chủ đầu t theo quy định

Chịu trách nhiệm trớc pháp luật đối với các nội dung công việc do ban quản lý dự án thực hiện.

3 Quyền hạn

Đợc quyền yêu cầu các tổ chức t vấn, cung ứng, tổ chứ nhận thầu xây lắp giải trình về chất lợng vật liệu, chất lợng cấu kiện, thi công xây lắp và các công việc do các tổ chức này thực hiện.

Đợc quyền yêu cầu sửa chữa, thay thế hoặc từ chối nghiệm thu đối với các công việc do các nhà thầu thực hiện không đạt chất lợng theo quy định của thiết kế đ-ợc duyệt và tiêu chuẩn kỹ thuật xây dựng

III Một số chỉ tiêu đánh giá

Qua bảng ( hình 1.1) ta thấy một bức tranh tổng thể khá chi tiết về nguồn vốn đầu t của Ban QLDAĐT- XD Yên Châu, tổng nguồn vốn đầu hàng năm có mức tăng trởng nhanh cả về tỷ lệ và số lợng, cụ thể:

+ Năm 2005 là: 15,560,000 tăng so với năm 2004 là 29% + Năm 2006 là: 21,346,000 tăng so với năm 2005 là 37%

Nguồn thu nhập chính của Ban quản lý dự án là dựa vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của minh về từng công trình đầu t và đợc Bộ xây dựng quy định và áp dụng theo định mức Mà chức năng chính của Ban QLDA ĐT XD là:

3

Quản lý và giám sát các công trình từ khi bắt đầu có chủ trơng đầu t đến khi bàn giao đa vào sử dụng

- Chi phí quản lý dự án đầu t xây dựng công trình (định mức chi phí quản lý dự án) quy định tính bằng tỷ lệ % của chi phí xây dựng và chi phí thiết bị(cha có thuế GTGT) trong tổng mức đầu t đợc duyệt: Đối với công trình dân dụng áp dụng định mức chi phí quản lý dự án là 6.336% Qua bảng chỉ tiêu ta thấy

+ Do nguồn vốn chủ đầu t hàng năm tăng nên việc thu nhập của Ban cũng dần ổn định Năm 2004 mới chỉ đạt 166.590 thì năm 2005 lên 210.883 tăng 27% Năm 2006 đạt 306.460 tăng so với năm 2005 là 45% của nguồn vốn ngân sách tỉnh

+ Nguồn vốn ngân sách huyện năm 2005 tăng 35% và năm 2006 tăng 20% - Chi phí giám sát thi công xây dụng cũng đợc quy định áp dụng tính bằng tỷ lệ % của chi phí xây dựng (cha có thuế GTGT) là 1.997%

+ Đối với nguồn vốn ngân sách tỉnh cũng tăng đều hàng năm vì vậy chi phí giám sát của Ban cũng tăng lên Năm 2005 tăng so với năm 2004 là 27% Năm 2006 tăng so với 2005 là 45%.

+ Nguồn vốn ngân sách huyện năm 2005 tăng so với năm 2004 là 35% Năm 2006 tăng so với năm 2005 là 20%.

Ngày nay nên kinh tế đang phát triển thì cơ sở hạ tầng phải đợc nâng cao thì nguồn đầu t XDCB cần thiết phải chú trọng Nguồn vốn đầu t càng lớn thì nguồn thu nhập càng cao Từ đó nguồn thu nhập của ngời lao động mới đợc đảm bảo.

IV Tổ chức bộ máy quản lý của ban quản lý đầu t xây dựng huyện Yên Châu

Ban lãnh đạo Ban DAĐT-XD huyện Yên Châu gồm có: 01 Giám đốc và 01 Phó giám đốc.

+ Giám Đốc: Giám đốc chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc cơ quan chủ quản cấp trên về mọi họat động, đồng thời là đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của ban và tham gia các cuộc nghiệm thu công trình, phụ trách đội ngũ cán bộ kỹ thuật giám sát thi công.

+ Phó Giám Đốc: giúp việc cho giám đốc, phụ trách công tác kế hoạch và tài vụ, kiểm tra, thanh quyết toán các công trình.

4

Cơ cấu tổ chức Ban QLDAĐT-XD đợc bố trí thành hai phòng ban: - Phòng nghiệp vụ – kỹ thuật xây dựng cơ bản

- Phòng kế toán- ngân quỹ

+ Phòng nghiệp vụ- kỹ thuật: có trách nhiệm tham mu cho giám đốc về công tác lập thiết kế tổ chức thi công các hạng mục công trình để làm việc với kỹ s t vấn Chỉ đạo công tác kỹ thuật, đảm bảo thi công đúng công trình và thờng xuyên làm việc với kỹ s t vấn để thống nhất về giải pháp thi công, đợc kỹ s t vấn chấp thuận, cùng phòng kinh doanh nghiệm thu khối lợng đã thi công hàng tháng để thanh toán với chủ công trình

+ Phòng kế toán – ngân quỹ: tham mu cho giám đốc về kế hoạch cung cấp đủ vốn cho công trình thi công theo đúng tiến độ, theo dõi thu chi tài chính, cập nhật chứng từ theo dõi sổ sách thu chi của văn phòng, phần phục vụ kỹ s t vấn và các khoản cấp phát, thực hiện tốt các chế độ chính sách của nhà nớc về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, tiền lơng cho văn phòng, báo cáo định kỳ và quyết toán công trình

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

phần II

Tổ chức công tác kế toán và thực tế công tác kế toán tại ban quản lý dự án huyện yên châu

I Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Theo điều kiện thực tế của ban quản lý dự án đầu t- xây dựng yên châu hiện nay bộ máy kế toán của Ban đợc bố trí theo cơ cấu sau:

- Kết toán trởng: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán chi phí Ban, kế toán các nguồn vốn đầu t đợc chủ đầu t giao, tổng hợp đối chiếu thanh toán vốn và quyết toán nguồn vốn đầu t các công trình hoàn thành theo chế độ quy định.

- Kế toán viên: Giúp việc cho kế toán trởng, chịu trách nhiệm thu chi, quản lý quỹ tiền mặt Thanh quyết toán các nguồn vốn xây dựng cơ bản từ các nguồn ngân sách huyện, tỉnh, thu chi tiền lơng, BHXH, với cán bộ công nhân viên của toàn Ban

- Thủ quỹ: Quản lý tiền của Ban và thực hiên các công việc thu chi tiền mặt, lập các báo cáo quỹ theo đúng quy định của Nhà Nớc.

II Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Ban QLDAĐT-XD huyện Yên Châu

Để phù hợp với tình hình thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay, Ban QLDAĐT-XD Yên Châu đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký- sổ cái” đặc điểm của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đợc ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và đợc phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kế toán (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kết toán tổng hợp là sổ nhật ký- sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép.

Căn cứ để ghi vào sổ nhật ký- sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.

Hình thức kế toán nhật ký- sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: - Sổ nhật ký- sổ cái

- Các sổ kế toán chi tiết

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký- sổ cái

Kế TOáN TRƯởNG

6

Ghi h ng ng yà à

Ghi cuối tháng

Đối chiếu số liệu cuối tháng

Để quản lý tốt công tác kế toán, Ban đã áp dụng niên độ kế toán theo năm tài chính, năm tài chính trùng với năm dơng lịch (1/1 đến 31/12 kỳ kế toán theo tháng, phơng pháp hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT khấu trừ

+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào nhật ký- sổ cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán đựơc ghi trên một dòng ở cả hai phần nhật ký và sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đợc lập cho những chứng từ cùng loại(phiếu thu, chi, ) phát sinh nhiều lần trong cùmg một ngày.

+ Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong thánh vào sổ nhật ký- sổ cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số d đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ nhật ký- sổ cái.

+ Các sổ kế toán chi tiết cũng phải đợc khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng.Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tợng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản, số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết”đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số d cuối tháng của từng tài khoản trên sổ nhật ký-sổ cái.

III Công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Ban QLDA ĐT-XD huyện Yên Châu

1 Quỹ tiền lơng

Quỹ tiền lơng của Ban là toàn bộ tiền lơng trả cho tất cả các loại lao động mà Ban quản lý và sử dụng.Thành phần quỹ tiền lơng của Ban bao gồm các khoản chủ yếu nh tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế làm việc, tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian nghỉ phép hoặc đi học, các loại tiền thởng, các khoản phụ cấp , quỹ tiền lơng bao gồm nhiều loại có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau nh phân theo chức năng tiền lơng, đối tợng trả lơng hay theo cách thức trả lơng Tuy nhiên để thống nhất trong việc tính toán và hạch toán tiền lơng theo quy định của Bộ lao động thơng binh và xã hội Ban cũng đã phân tiền lơng thành tiền l-ơng chính và tiền ll-ơng phụ trong đó tiền ll-ơng chính là tiền trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế có làm việc bao gồm cả tiền lơng cấp bậc, tiền thởng và các khoản phụ cấp có tính chất lơng Tiền lơng phụ là tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian thực tế không làm việc nhng đợc chế độ quy định nh nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết, cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán, phân bổ chi phí tiền lơng đợc chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc phân tích chi phí tiền lơng.

2 Chứng từ và tài khoản sử dụng

2.1- Chứng từ sử dụng

* Chứng từ hạch toán tiền lơng

Mỗi công ty, ban, ngành khác nhau thì có chế độ quản lý tài chính khác nhau, sự khác biệt này càng rõ nét ở những công ty có loại hình kinh doanh khác nhau và ở mỗi công ty khác nhau thì có thể vận dụng các hình thứ trả lơng khác nhau vì thế việc vận dụng chứng từ là rất linh hoạt ở các ban, ngành sao cho phù hợp với hình

8

thức trả lơng mà Ban mình vận dụng Tuy nhiên dù sử dụng chứng từ nh thế nào thì vẫn phải tuân thủ theo quy định của bộ tài chính và bộ lao động thơng binh và xã hội Để thực hiện hạch toán tiền lơng Ban QLDA ĐT-XD cũng đã sử dụng các bảng biểu giống nh các đơn vị khác và tuân theo quy định của nhà nớc.

- Bảng chấm công: Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,

ngừng việc, nghỉ BHXH để có căn cứ tính trả lơng cho từng ngời lao động và quản lý lao động trong đơn vị Bảng chấm công đợc ghi hàng ngày và để nơi công khai để cán bộ công nhân viên theo dõi thời gian lao động của từng ngời, cuối tháng bảng chấm công đợc sử dụng để tổng hợp thời gian lao động và làm căn cứ tính lơng phải trả cho ngời lao động.

- Biên bản nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành: để xác nhận số sản

phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân ngời lao động, và nó cũng là cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lơng cho ngời lao động.

- Bảng thanh toán tiền lơng:là chứng từ sử dụng cho việc thanh toán tiền

l-ơng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động Trên bảng thanh toán tiền lơng ghi rõ từng khoản tiền lơng, phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh.

*Chứng từ hạch toán các khoản trích theo lơng

Các khoản trích theo lơng là một phần quan trọng trong việc hạch toán tiền l-ơng, nó gắn chăt với lợi ích của ngời lao động do đó cầc phải hạch toán chặt chẽ khoản nàyđể đảm bảo cho đời sống của công nhân viên cũng nh khuyến khích họ trong lao động.

Để thực hiện hạch toán các khoản trích theo lơng ban QLDA ĐT-XD đã sử dụng những chứng từ sau:

- Danh sách lao động tham gia bảo hiển xã hội(BHXH), bảo hiểm y tế(BHYT): Danh sách này giúp cho kế toán biết đợc những ngời tham gia BHXH, BHYT để thu các khoản này.

- Danh sách lao động điều chỉnh mức lơng, phụ cấp nộp BHXH: Danh sách này cho biết những ai vẫn giữ mức lơng và phụ cấp nh cũ, những ai thay đổi để hạch toán cho đúng

9

- Phiếu nghỉ hởng BHXH:Phiếu này có tác dụng xác định số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm của ngời lao đông, làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả lơng theo chế độ quy định.

- Bảng thanh toán tiền lơng: là căn cứ để tính ra các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, trừ vào thu nhập của ngơi lao động.

-Bảng thanh toán BHXH:là căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả cho ngời lao động

2.2- Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng Ban QLDAĐT-XD sử dụng một số tài khoản sau;

+ Tài khoản 334 ”phải trả công nhân viên”: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của ban về tiền lơng, tiền công, phụ cấp BHXH và các khoản khác, tài khoản này có kết cấu của một tài khoản nguồn.

Bên Nợ: - Tiền lơng, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên - Kết chuyển tiền lơng công nhân viên chức cha lĩnh

Bên Có: - tiền lơng, tiền công và các khoản phải trả cho công nhân viên D Nợ: (Nếu có) số trả thừa cho công nhân viên chức

+ Tài khoản 338:”phải trả phải nộp khác”: Phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cơ quan pháp luật, các tổ chức đoàn thể xã hội về kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT, các khoản khấu trừ vào lơng theo quy định

tài khoản này có kết cấu :

Bên Nợ: - các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ - các khoản đã chi về kinh phí công đoàn

Bên Có: - Trích kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT theo quy định - các khoản phải nộp, phải trả

D Có: số tiền còn phải trả, phải nộp

D Nợ(nếu có): số trả thừa, nộp thừa, nộp thừa vợt chi đợc thanh toán

+ Tài khoản 642: “chi phí quản lý doanh nghiệp”: phản ánh tiền lơng cho lao động tại Ban

Ngoài ra Ban còn sử dụng một số tài khoản nh: 111, 112, 141,

10