Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Thương mại và Du lịch Nam Long.doc

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Thương mại và Du lịch Nam Long

Mục lục lời nói đầu 4

Phần I Lý luận chung về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp 5

I Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp 5

1 Lao động, tiền lơng và ý nghĩa của việc quản lý lao động 5

2 Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng 8

II Hình thức tiền lơng, quỹ tiền lơng, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ 9

1.2 Hạch toán thời gian lao động: 19

1.3 Hạch toán kết quả lao động: 19

V Kế toán các khoản trích theo lơng 25

1 - Chứng từ và tài khoản kế toán: 25

1.1 Chứng từ: 25

1.2 - Tài khoản kế toán: 25

2 - Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lơng: 26

VI – Sổ sách kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng 27

1 Tính tiền lơng và trợ cấp BHXH phải trả CNV 27

2 Tổ chức ghi sổ kế toán: 28

pHần II Thực tế tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long 32

I - Đặc điểm Công ty Thơng mại và Du Lịch Nam Long 32

1 - Lịch sử hình thành phát triển của đơn vị 32

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Xem sơ đồ 9) 34

3 - Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, hoạt động sản xuất kinh doanh 36

II Đặc điểm tổ chức kế toán của đơn vị 39

1 Tổ chức bộ máy kế toán 39

2 Tổ chức sổ sách kế toán 41

III - Thực trạng kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tạ: Công ty Th-ơng Mại và Du lịch Nam Long 44

1 - Đặc điểm lao động: 44

2 Quỹ tiền lơng: 46

2.1 Nguyên tắc trả lơng: 46

2.2 Quỹ tiền lơng: 46

3 - Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long (Xem sơ đồ 11) 50

3.1 Hạch toán tiền lơng: 50

3.2 Trích trớc lơng nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất 59

3.3 Hạch toán các khoản trích theo lơng: BHXH, BHYT, KPCĐ 64

Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long 74

I Nhận xét chung 74

1- Hình thức trả lơng: 75

2 Chế độ trả lơng 75

3 - Hạch toán các khoản trích theo lơng : 76

II -Một số kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của phòng kế toán của Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long 77

lời nói đầu

Không chỉ là tiền đề cho sự tiến hoá loài ngời, lao động của con ngời còn là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của quá trình sản xuất Lao động giữ vai trò quan trọng trong việc tái tạo ra của cải vật chất và tinh thần cho xã hội Một doanh nghiệp, một xã hội đợc coi là phát triển khi lao động có năng suất, có chất lợng và đạt hiệu quả cao Nh vậy, trong các chiến lợc kinh doanh của một doanh nghiệp, yếu tố con ngời luôn đợc đặt ở vị trí hàng đầu Ngời lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao động của họ bỏ ra đợc đền bù xứng đáng dới dạng tiền lơng Gắn với tiền lơng là các khoản trích theo lơng gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Đây là các quỹ xã hội thể hiện sự quan tâm của xã hội đến từng thành viên

Có thể nói rằng, tiền lơng và các khoản trích theo lơng là một trong số ít vấn đề đợc cả doanh nghiệp và ngời lao động quan tâm Vì vậy, việc hạch toán phân bổ chính xác tiền lơng cùng các khoản trích theo lơng vào giá thành sản phẩm, tính toán đúng và thanh toán kịp thời tiền lơng cho ngời lao động sẽ góp phần hoàn thành kế hoạch sản xuất, tăng năng suất lao động và cải thiện đời sống ngời lao động.

Là một doanh nghiệp nhà nớc nên đối với công ty Thơng mại và Du lịch Nam long, việc xây dựng một cơ chế trả lơng phù hợp, hạch toán đủ và thanh toán kịp thời nhằm nâng cao đời sống lao động cho cán bộ công nhân viên càng cần thiết hơn, nhận thức vấn đề trên tôi chọn đề tài:

"Tổ chức hạch toán lao động tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở Công tyThơng Mại Và Du Lịch Nam Long ”.

Kết cấu đề tài gồm 3 phần:

Phần I: Lý luận chung về hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

trong doanh nghiệp.

Phần II: Thực tế tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại

công ty Thơng Mại Và Du Lịch Nam Long.

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lơng và các

khoản trích theo lơng tại công ty Thơng Mại Và Du Lịch Nam Long.

Phần I

Lý luận chung về kế toán tiền lơng và

các khoản trích theo lơng trong doanh nghiệp.I Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng trong doanhnghiệp.

1 Lao động, tiền lơng và ý nghĩa của việc quản lý lao động.

Lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố quyết định nhất Chi phí về lao động là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra Trong điều kiện kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp luôn tìm cách kết hợp tối đa hoá tiền lơng cho CNV và việc tối thiểu hoá chi phí về lao động Do đó việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm cần thiết phải tiết kiệm chi phí về lao động Sử dụng hợp lý lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh là tiết kiệm chi phí về lao động sống, do đó hạ thấp giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho ngời lao động trong doanh nghiệp.

Chi phí về lao động trong doanh nghiệp biểu hiện dới dạng tiền lơng, tiền công và các khoản trích theo lơng.

Tiền lơng hay tiền công là phần thù lao lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của CNV đã bỏ ra trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền lơng (tiền công) gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà CNV đã thực hiện.

Xét về mặt kinh tế, tiền lơng là một bộ phận của chi phí sản xuất đợc biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống mà ngời sử dụng lao động phải trả cho ngời lao động theo số lợng và chất lợng của họ.

Tiền lơng là một bộ phận của chi phí sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau chi phí về vật liệu Do vậy, quản lý hạch toán tốt chi phí nhân công sẽ góp phần làm hạ thấp chi phí sản xuất và thực hiện tốt các hình thức trả lơng sẽ có tác động kích thích ngời lao động hăng hái học tập nâng cao tay nghề, phát huy sáng kiến tăng năng suất lao động và đem lại kết quả lao động cao.

Xét về mặt chính trị xã hội, tiền lơng thể hiện mối quan hệ phân phối, quan hệ sản xuất xã hội Do đó, trong những chừng mực nhất định thì mối quan hệ này sẽ chuyển hoá thành quan hệ chính trị nh: đình công, bạo loạn, đảo chính gây nên xáo trộn về chính trị mất ổn định.

Trên thực tế ngời lao động không quan tâm đến tiền lơng nhiều hay ít mà họ chỉ quan tâm đến khối lợng t liệu sinh hoạt và dịch vụ họ nhận đợc thông qua tiền lơng Nh vậy, tiền lơng đợc chia làm 2 dạng: tiền lơng danh nghĩa và tiền l-ơng thực tế.

Tiền lơng danh nghĩa là số tiền thực tế mà ngời lao động nhận đợc , tuy nhiên giá cả hàng hoá ở mỗi khu vực, mỗi thời điểm là khác nhau nên với cùng một số tiền lơng ngời lao động sẽ mua đợc số hàng hoá dịch vụ không giống nhau Điều này làm nảy sinh khái niệm tiền lơng thực tế.

Tiền lơng thực tế đợc sử dụng để xác định số lợng hàng hoá tiêu dùng mà ng-ời lao động nhận đợc thông qua tiền lơng danh nghĩa của họ Tiền lơng thực tế phụ thuộc vào 2 yếu tố sau:

+ Tổng số tiền nhận đợc (tiền lơng danh nghĩa) + Chỉ số giá cả hàng hoá tiêu dùng và dịch vụ

Sự phụ thuộc này có thể biểu diễn qua công thức sau:

Từ công thức trên ta thấy rằng tiền lơng thực tế của ngời lao động tăng lên khi chỉ số tiền lơng danh nghĩa tăng nhanh hơn chỉ số giá cả

Chức năng của tiền lơng là tái sản xuất sức lao động nên bên cạnh tiền lơng danh nghĩa doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tiền lơng thực tế.

Tiền lơng trong cơ chế mới tuân theo quy luật cung cầu của thị trờng sức lao động, chịu sự điều tiết của nhà nớc, hình thành thông qua việc ký kết hợp đồng lao động giữa ngời lao động với bên sử dụng lao động phù hợp với luật lao động và luật công đoàn Ngoài tiền lơng đợc hởng theo số lợng và chất lợng lao động của mình ngời lao động còn đợc hởng sự phân phối ngoài thù lao lao động thông qua các quỹ phúc lợi tập thể trong xã hội, để đảm bảo tái sản xuất sức lao động và cuộc sống lâu dài của ngời lao động Theo chế độ tài chính hiện hành, doanh nghiệp còn phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ

BHXH đợc trích lập để tài trợ cho trờng hợp cán bộ CNV tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động nh: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hu BHYT để tài trợ cho việc phòng chữa bệnh và chăm sóc sức khoẻ của ngời lao động KPCĐ chủ yếu để cho hoạt động của tổ chức của giới lao động chăm sóc bảo vệ quyền lợi của ngời lao động.

Cùng với tiền lơng (tiền công) các khoản trích lập các quỹ nói trên hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong giá thành sản phẩm

Việc tính toán chi phí về lao động sống phải trên cơ sở quản lý và theo dõi quá trình huy động, sử dụng lao động trong sản xuất kinh doanh Ngợc lại việc tính đúng thù lao lao động, thanh toán đầy đủ kịp thời tiền lơng và các khoản liên quan cho ngời lao động, một mặt kích thích ngời lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lợng của lao động; mặt khác thúc đẩy việc sử dụng lao

Để tạo điều kiện cho quản lý, huy động sử dụng hợp lý lao động, cần thiết phân loại CNV của doanh ngiệp Lực lợng lao động tại doanh nghiệp bao gồm: CNV trong danh sách và CNV ngoài danh sách.

- CNV trong danh sách: là những ngời đợc đăng ký trong danh sách lao động

của doanh nghiệp, do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chi trả lơng CNV trong danh sách đợc phân chia thành các loại lao động khác nhau theo 2 tiêu thức sau: + Căn cứ vào tính liên tục của thời gian làm việc:

là ngời đựoc tuyển dụng chính thức làm việc lâu dài cho doanh nghiệp và những ngời tuy cha đợc tuyển dụng chính thức nhng làm việc thờng xuyên và liên tục.

doanh cơ bản: bao gồm toàn bộ số lao động trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh ngiệp bao gồm: công nhân sản xuất học nghề; nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính.

động khác: gồm số lao động hoạt động trong lĩnh vực khác của doanh nghiệp nh CNV xây dựng cơ bản, CNV vận tải, CNV hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ, căng tin, nhà ăn

- CNV ngoài danh dách: Là những ngời tham gia làm việc tại doanh nghiệp

nhng không thuộc quyền quản lý và trả lơng của doanh nghiệp Họ là những ngời do đơn vị khác gửi đến nh thợ học nghề, sinh viên thực tập, cán bộ chuyên trách đoàn thể, phạm nhân lao động cải tạo

Tuy nhiên, số CNV ngoài danh sách chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong lực lợng lao động nên doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến CNV trong danh sách Việc quản lý, huy động, sử dụng lao động hợp lý, phát huy đợc trình độ chuyên môn tay nghề của CNV là một trong các vấn đề cần đợc doanh nghiệp quan tâm thờng xuyên Để làm dợc điều này, các doanh nghiệp cần quản lý lao động theo trình độ kỹ thuật, trình độ tay nghề của từng CNV để có sự phân công sắp xếp lao động hợp lý

2 Nhiệm vụ kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Tiền lơng và các khoản trích theo lơng là vấn đề quan tâm đặc biệt của cả ng-ời lao động và doanh nghiệp Trong mỗi doanh nghiệp công tác kế toán tiền lơng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình phục vụ công tác quản lý toàn doanh nghiệp, góp phần tính đúng, tính đủ chi phí và giá thành sản phẩm hay chi phí của hoạt động Vì vậy kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời về số lợng, chất lợng, thời gian và kết quả lao động Tính toán các khoản tiền lơng, tiền thởng, các khoản phải trả cho ngời lao động và tình hình thanh toán các khoản đó cho ngời lao động Kiểm tra việc sử dụng lao động , việc chấp hành chính sách chế độ về lao động, tiền lơng, trợ cấp BHXH, và việc sử dụng quỹ tiền lơng, quỹ BHXH.

- Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí về tiền lơng (tiền công), BHXH vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tợng Hớng dẫn, kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lơng và BHXH Mở sổ, thẻ kế toán và hạch toán lao động, tiền lơng, BHXH đúng chế độ

- Định kỳ lập báo cáo về lao động, tiền lơng và BHXH, phân tích tình hình sử dụng lao động và quản lý, sử dụng quỹ tiền lơng, quỹ BHXH Đề xuất biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, tăng năng suất lao động, ngăn ngừa những vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền l-ơng và BHXH Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.

II Hình thức tiền lơng, quỹ tiền lơng, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ.

1 Các hình thức tiền lơng

Hiện nay, các doanh nghiệp thờng áp dụng 2 chế độ trả lơng cơ bản: chế độ trả lơng theo thời gian làm việc và chế độ trả lơng theo khối lợng sản phẩm T-ơng ứng với 2 chế độ trả lT-ơng đó là 2 hình thức tiền lT-ơng cơ bản:

- Hình thức tiền lơng thời gian - Hình thức tiền lơng sản phẩm

1.1 Hình thức tiền lơng theo thời gian:

Là hình thức tiền lơng tính theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và thang lơng của ngời lao động Hình thức trả lơng này thờng áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các cơ quan quản lý hành chính, những ngời làm công tác quản lý trong doanh nghiệp hoặc các đối tợng lao động mà kết quả lao động của họ không xác định đợc bằng sản phẩm cụ thể Theo hình thức này tiền lơng đợc tính nh sau:

Tiền lơng thời gian tính theo đơn giá tiền lơng cố định còn đợc gọi là tiền l-ơng thời gian giản đơn Tiền ll-ơng thời gian giản đơn nếu kết hợp thêm tiền thởng (vì đảm bảo ngày công, giờ công, ) tạo nên dạng tiền lơng thời gian có thởng Để tính lơng thời gian phải theo dõi ghi chép đợc đầy đủ thời gian làm việc và phải có đơn giá tiền lơng thời gian cụ thể.

a Tiền lơng thời gian giản đơn

Đây là hình thức tiền lơng thời gian áp dụng đơn giá lơng cố định Theo chế độ hiện hành lơng thời gian đợc tính nh sau:

Lơng tháng:

Theo quy định hiện hành (Nghị định số 77/2000/NĐ - CP ngày 15/12/2000 của Chính phủ mức lơng tối thiểu đối với CNV làm việc trong các doanh nghiệp trong nớc là 210.000 đ/tháng , Quyết định số 188/1999 QĐ - TG ngày 04/10/1999 về ngày lao động trong một tháng là 22 ngày, số giờ làm việc trong

Lơng ngày:

Lơng giờ:

b Tiền lơng thời gian có thởng:

Thực chất của hình thức này là kết hợp giữa tiền lơng thời gian giản đơn với tiền thởng khi đảm bảo vợt các chỉ tiêu quy định nh: tiết kiệm thời gian lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động hay đảm bảo giờ công, ngày công.

Các doanh nghiệp thờng chỉ áp dụng hình thức tiền lơng thời gian cho những loại công việc cha xây dựng đợc định mức lao động, cha có đơn giá lơng sản phẩm (công việc hành chính, tạp vụ, ), vì bản thân hình thức tiền lơng này còn những hạn chế lớn: Cha đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động, cha gắn tiền lơng với kết quả và chất lợng lao động,cha phát huy hết khả năng sẵn có của ngời lao động, cha khuyến khích ngời lao động quan tâm đến kết quả lao động Vì vậy, để khắc phục bớt những hạn chế này, ngoài việc tổ chức theo dõi ghi chép đầy đủ thời gian làm việc, doanh nghiệp cần phải thờng xuyên kiểm tra tiến độ làm việc và chất lợng công việc của CNV kết hợp với chế độ khen thởng hợp lý.

1.2 Hình thức tiền lơng theo sản phẩm

Là hình thức tiền lơng tính trả cho ngời lao động căn cứ vào kết quả lao động, số lợng và chất lợng, sản phẩm, công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất l-ợng, quy định và đơn giá tiền lơng tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó.

Việc xác định tiền lơng sản phẩm phải dựa trên cơ sở các tài liệu hạch toán kết quả lao động (ví dụ: phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, ) và đơn giá tiền lơng mà doanh nghiệp áp dụng đối với từng loại sản phẩm, công

So với hình thức tiền lơng thời gian, hình thức tiền lơng sản phẩm có nhiều u điểm hơn Đó là quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc trả lơng theo số lơng, chất l-ợng lao động, gắn chặt tiền lơng với kết quả sản xuất của ngời lao động Do đó kích thích họ tăng năng suất lao động, khuyến khích công nhân phát huy sáng tạo, cải tiến kỹ thuật Vì vậy hình thức này đợc sử dụng rộng rãi với nhiều hình thức cụ thể khác nhau:

Tiền lơng sản phẩm có thể áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm gọi là tiền lơng sản phẩm trực tiếp, hoặc có thể áp dụng đối với ngời gián tiếp phục vụ sản xuất sản phẩm, gọi là tiền lơng sản phẩm gián tiếp.

Tuỳ theo yêu cầu kích thích ngời lao động để nâng cao chất lợng, năng suất, sản lợng hay đẩy nhanh tiến độ sản xuất mà có thể áp dụng các đơn giá tiền lơng sản phẩm khác nhau.

Các dạng tiền lơng sản phẩm:

- Tiền lơng tính theo sản phẩn trực tiếp không hạn chế (còn gọi là tiền

l-ơng sản phẩm giản đơn) Hình thức này áp dụng chỉ với công nhân trực tiếp sản xuất căn cứ vào số lợng sản phẩm mà họ đã sản xuất ra và đơn giá của mỗi đơn vị sản phẩm

Tiền lơng = Sản lợng thực tế x Đơn giá tiền lơng

Trong đó đơn giá tiền lơng là cố định và đợc tính theo công thức:

- Tiền lơng tính theo sản phẩm gián tiếp

Căn cứ vào kết quả lao động của công nhân để tính trả lơng cho công nhân phụ vụ việc.

- Tiền lơng sản phẩm tập thể

Cách trả lơng này áp dụng đối với những công việc cần một tập thể công nhân thực hiện nh lắp ráp thiết bị, sản xuất các bộ phận, làm việc theo dây chuyền Do sản lợng của công nhân không trực tiếp quyết định đến tiền lơng của họ nên ít kích thích công nhân nâng cao năng suất lao động cá nhân Trong hình thức trả l-ơng này cần tổ chức theo dõi mức độ tham gia của từng cá nhân trong tập thể và vận dụng cách chia lơng phù hợp (chia theo thời gian làm việc và cấp bậc kỹ thuật hay chia theo thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật với bình diểm, bình loại)

Là hình thức tiền lơng theo sản phẩm kết hợp với tiền thởng khi ngời lao động hoàn thành hoặc vợt mức các chỉ tiêu quy định về tăng năng suất, nâng cao chất lợng sản phẩm,

- Tiền lơng theo sản phẩm luỹ tiến

Theo hình thức này, ngoài tiền lơng tính theo sản phẩm còn tuỳ theo mức độ vợt mức sản phẩm để tính thêm một khoản tiền lơng theo tỷ lệ luỹ tiến, áp dụng khi cần đẩy mạnh tốc độ sản xuất

- Tiền lơng khoán sản phẩm

Theo hình thức này ngời lao động sẽ nhận đợc một khoản tiền nhất định sau khi hoàn thành xong khối lợng công việc đợc giao theo đúng thời gian và chất l-ợng quy định đối với loại công việc này.

Hình thức tiền lơng sản phẩm rất có u điểm: đảm bảo đợc nguyên tắc phân phối theo lao động, tiền lơng gắn chặt với số lợng, chất lợng lao động do đó kích thích ngời lao động quan tâm đến kết quả và chất lợng lao động của mình, thúc đẩy tăng năng suất lao động, tăng sản phẩm xã hội Vì vậy hình thức tiền lơng sản phẩm đợc áp dụng rộng rãi.

Sử dụng hợp lý hình thức tiền lơng cũng là một trong các điều kiện để huy động sử dụng có hiệu quả lao động, tiết kiệm chi phí về lao động.

1.3 Trích trớc tiền lơng phép của công nhân trực tiếp sản xuất.

Tại các doanh nghiệp sản xuất mang tính thời vụ, để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm, dịch vụ, kế toán thờng áp dụng phơng pháp trích trớc chi phí nhân công trực tiếp sản xuất, đều đặn đa vào giá thành sản phẩm, coi nh một khoảnchi phí phải trả, cách tính nh sau:

Tỷ lệ Tổng số lơng phép kế hoạch năm của CNTTSX

trích trớc Tổng số lơng chính KH năm của CNTTSX

Cũng có thể trên cơ sở king nghiệm nhiều năm, doanh nghiệp tự xác định một tỷ lệ trích trớc tiền lơng phép kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất một

Quỹ tiền lơng của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lơng tính theo số CNV của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và chi trả lơng gồm các khoản:

- Tiền lơng hàng tháng, ngày theo hệ thống thang bảng lơng Nhà nớc, tiền l-ơng tính theo sản phẩm, tiền ll-ơng khoán.

- Tiền lơng trả cho ngời lao động tạo ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định.

- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan.

- Tiền lơng trả cho ngời lao động trong thời gian điều động công tác hoặc đi làm nghĩa vụ của nhà nớc và xã hội.

- Tiền lơng trả cho ngời lao động nghỉ phép định kỳ, nghỉ theo chế độ của nhà nớc

- Tiền lơng trả cho ngời đi học nhng vẫn thuộc biên chế - Các loại phụ cấp làm thêm giờ

- Các khoản tiền thởng có tính chất thờng xuyên.

Ngoài ra, trong quỹ tiền lơng kế hoạch còn đợc tính cả các khoản tiền chi trợ cấp BHXH cho CNV trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,

Về phơng diện hạch toán tiền lơng CNV trong doanh nghiệp đợc chia thành hai loại: tiền lơng chính và tiền lơng phụ.

- Tiền lơng chính: là tiền lơng trả cho CNV trong thời gian CNV thực

hiện nhiệm vụ chính của họ bao gồm tiền lơng trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, ).

- Tiền lơng phụ: là tiền lơng trả cho CNV trong thời gian CNV thực

hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian CNV nghỉ đợc h-ởng lơng theo quy định của chế độ.

ý nghĩa của việc phân chia tiền lơng: có ý nghĩa rất quan trọng đối với công

tác kế toán và phân tích tiền lơng trong giá thành sản phẩm Tiền lơng chính của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm và đợc hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm Tiền lơng phụ không gắn liền với từng loại sản phẩm nên đợc hạch toán gián tiếp vào chi phí sản xuất sản phẩm.

Quản lý quỹ tiền lơng của doanh nghiệp trong quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm sử dụng hợp lý quỹ tiền lơng, thúc đẩy tăng năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm.

3 Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.3.1 Quỹ BHXH

Quỹ BHXH đợc hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Theo chế độ quy định, việc trích lập quỹ BHXH đợc thực hiện hàng tháng theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lơng thực tế phải trả cho CNV trong tháng Quỹ BHXH đợc thiết lập để tạo ra nguồn vốn tài trợ cho CNV trong trờng hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, mất sức, nghỉ hu Quỹ BHXH đợc phân cấp quản lý sử dụng nh sau: Một bộ phận đợc nộp lên cơ quan quản lý chuyên môn để chi cho các trờng hợp quy định nh nghỉ hu, mất sức Một bộ phận khác đợc để chi tiêu trực tiếp tại doanh nghiệp trong những trờng hợp nhất định nh ốm đau, thai sản

Theo nghị định 45/CP ngày 15 tháng 7 năm 1995 của Chính Phủ, chính sách BHXH đợc áp dụng đối với tất cả lao động thuộc mọi thành phần kinh tế, tất cả các thành viên trong xã hội, ngời có thu nhập cao hoặc có điều kiện tham gia BHXH để đợc hởng trợ cấp BHXH cao hơn Đồng thời chế độ BHXH còn quy định nghĩa vụ đóng góp cho những ngời đợc hởng chế độ u đãi Số tiền mà các thành viên trong xã hội đóng góp hình thành quỹ BHXH.

Theo nghị định 43/CP ngày 22/6/93, quỹ BHXH đợc hình thành chủ yếu từ sự đóng góp của ngời sử dụng lao động, của ngời lao động và một phần hỗ trợ của nhà nớc Việc quản lý và sử dụng quỹ BHXH phải thống nhất theo chế độ của nhà nớc và theo nguyên tắc hạch toán độc lập Quỹ BHXH tại doanh nghiệp đợc xác định nh sau:

Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%, trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, đợc tính vào chi phí kinh doanh; 5%n còn lai do ngời lao động đóng góp và đợc trừ vào lơng tháng Qũy BHXH đợc chi tiêu trong các trờng hợp ngời lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hu trí, tử tuất Qũy này do cơ quan BHXH quản lý, cụ thể nh sau:

- Chi trợ cấp ốm đau cho ngời lao động bị ốm đau tai nạn phải nghỉ việc, tiền trợ cấp bằng 75% tiền lơng

- Chi chế độ trợ cấp thai sản cho ngời lao động, tiền trợ cấp bằng 100% tiền l-ơng cộng với 1 tháng ll-ơng khi sinh con

- Chi chế độ trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp cho ngời lao động khi họ bị tai nạn hoặc bệnh nghề nghiệp Tiền trợ cấp bằng 100% trong suốt quá trình điều trị, ngoài ra ngời lao động còn đợc hởng một số chế độ khác.

- Chi chế độ hu trí cho ngời lao động đủ tiêu chuẩn khi họ về hu theo nghị định 43/CP ngày 22/6/93.

- Chi chế độ tử tuất cho thân nhân ngời lao động khi ngời lao động bị chết Quỹ BHXH đợc quản lý tập trung ở tài khoản của ngời lao động Bộ tài chính thông qua hệ thống tổ chức BHXH theo ngành dọc từ cơ quan BHXH quận (huyện), tỉnh, (thành phố) đến quỹ BHXH tại Bộ Lao động - Thơng binh và xã hội.

Việc chi trả các chế độ BHXH, ốm đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đảm nhiệm, các chế độ về tử tuất việc chi do Bộ Lao động Thơng binh và xã hội quản lý thực hiện.

3.2 Quỹ BHYT

BHYT thực chất là sự trợ cấp về y tế cho ngời tham gia bảo hiểm nhằm giúp họ một phần nào đó tiền khám, chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc thang Về đối tợng, BHYT áp dụng cho nhữngngời tham gia đóng BHYT thông qua việc mua bảo hiểm trong đó chủ yếu là ngời lao động Theo chế độ tài chính hiện hành thì quỹ BHYT đợc hình thành từ hai nguồn :

2% quỹ tiền lơng cơ bản đợc trích lập tính vào chi phí sản xuất kinh doanh do ngời sử dụng lao động chịu.

1% là phần đóng góp từ ngời lao động.

Doanh nghiệp phải nộp 100% quỹ BHYT cho cơ quan quản lý quỹ Do vậy quỹ BHYT thuộc quyền quản lý của cơ quan BHYT, việc trợ cấp BHYT thông qua hệ thống Y tế

3.3 KPCĐ.

Công đoàn là một tổ chức của đoàn thể đại diện cho ngời lao động, nói lên tiếng nói chung của ngời lao động, đứng ra đấu tranh bảo vệ quyền lợi cho ngời lao động Đồng thời công đoàn cũng là ngời trực tiếp hớng dẫn thái độ của ngời lao động đối với công việc, với ngời sử dụng lao động

KPCĐ đợc hình thành do việc trích lập và đợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo tỷ lệ 2% trên tổng số lơng thực tế phải trả cho CNV trong kỳ Quỹ KPCĐ phải nộp 50% lên công đoàn cấp trên, còn

50% để lại công đoàn cơ sở để tổ chức các hoạt động tập thể, chăm lo đời sống tinh thần cho ngời lao động

Ngoài ra Công ty còn trích 2% trên tổng tiền lơng của những lao động có hợp đồng ngắn hạn hoặc hợp đồng thời vụ đa vào qũy công đoàn của Công ty.

III Hạch toán lao động, tính lơng và trợ cấp BHXH phải trả

1 Hạch toán lao động:

Nội dung của hạch toán lao động là hạch toán số lợng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động

1.1 Hạch toán số lợng lao động:

Là hạch toán về mặt số lợng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và theo trình độ tay nghề Việc hạch toán về số lợng lao động thờng đợc thực hiện trên sổ danh sách lao động của doanh nghiệp do phòng lao động theo dõi Danh sách lao động có thể đợc lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp

1.2 Hạch toán thời gian lao động:

Là hạch toán việc sử dụng thời gian lao động đối với từng CNV ở từng bộ phận trong doanh nghiệp Hạch toán thời gian lao động phục vụ cho việc quản lý tình hình sử dụng thời gian lao động, làm cơ sở để tính lơng với bộ phận lao động hởng lơng thời gian: Chứng từ hạch toán thời gian lao động là Bảng chấm công.

1.3 Hạch toán kết quả lao động:

Mục đích của hạch toán này là phản ánh, ghi chép kết quả lao động của CNV biểu hiện bằng số lợng sản phẩm, công việc đã hoàn thành của từng ngời hay từng tổ, nhóm lao động Để hạch toán, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp Mặc dù sử dụng mẫu chứng từ khác nhau nhng các chứng từ này đều bao gồm các nội nung cần thiết nh: tên công nhân, tên công việc, tên sản phẩm, thời gian lao động, số lợng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn chất lợng công việc hoàn thành Chứng từ hạch toán thờng sử dụng là phiếu xác nhận sản phẩm và công việc đã hoàn thành, hợp đồng làm khoán Hạch toán kết quả lao động là cơ sở để tính tiền lơng theo sản phẩm cho ngời hoặc bộ phận hởng lơng theo sản phẩm.

2 Tính tiền lơng và trợ cấp BHXH

Hàng tháng doanh nghiệp tiến hành tính tiền lơng và trợ cấp BHXH phải trả cho CNV trên cơ sở các chứng từ hạch toán về lao động và chính sách chế độ về lao động tiền lơng và BHXH mà nhà nớc đã ban hành Việc tính lơng do phòng kế toán của doanh nghiệp hoặc có thể đợc thực hiện ở từng bộ phận của doanh nghiệp sau đó gửi giấy tờ về phòng kế toán để tổng hợp.

Để phản ánh các khoản tiền lơng, trợ cấp BHXH phải trả cho CNV kế toán sử dụng bảng thanh toán lơng, bảng thanh toán BHXH Trên bảng cần ghi rõ từng khoản lơng, các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh.( Bảng số 05/Mẫu số 02-LĐTL)

Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số 02 - LĐTL) lập cho từng bộ phận và là cơ sở để tổng hợp lập bảng phân bổ tiền lơng (Bảng số 6 ), trích BHXH của doanh nghiệp hàng tháng, là căn cứ để chi trả tiền lơng cho CNV.

Bảng thanh toán BHXH ( Bảng số 4/ Mẫu số 04 - LĐTL) thờng lập cho từng bộ phận hoặc cho cả doanh nghiệp, là căn cứ để chi trả BHXH cho ngời đợc h-ởng.

Việc chi trả lơng và các khoản khác cho CNV phải đợc thực hiện đúng quy định, đảm bảo đúng định kỳ, đầy đủ và trực tiếp cho ngời lao động CNV khi nhận tiền lơng và các khoản trợ cấp BHXH cũng cần thực hiện kiểm tra các khoản đợc hởng, các khoản bị khấu trừ và có trách nhiệm ký nhận đầy đủ vào "Bảng thanh toán lơng".

Việc tính lơng và trợ cấp BHXH đợc biểu hiện thông qua sơ đồ sau:

Các chứng từ hạch toán kế toán về tiền lơng chủ yếu là các chứng từ về tính toán tiền lơng, thanh toán tiền lơng nh:

- Bảng thanh toán tiền lơng (mẫu số 02-LĐTL) Cơ sở để lập bảng này là bảng chấm công (Bảng số 03) , phiếu xác nhận sản phẩm và công việc hoàn

toán BHXH toán tiền l ơng Bảng thanh

Thanh toán tiền l ơng và BHXH (chi trả + khấu trừ)

1.2 Tài khoản kế toán.

Kế toán tiền lơng sử dụng chủ yếu các tài khoản sau: TK 334 "Phải trả CNV" - TK 334 "Phải trả CNV"

Tài khoản này đợc dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho CNV của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản khác thuộc về thu nhập của CNV.

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334:

Bên Nợ: Các khoản tiền lơng (tiền công), tiền thởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho CNV.

Các khoản khấu trừ vào tiền lơng (tiền công) của CNV.

Bên Có: Các khoản tiền lơng, tiền thởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNV.

Số d bên Có: Các khoản tiền lơng (tiền công), tiền thởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả CNV.

Tài khoản 334 có thể có số d bên Nợ trong trờng hợp cá biệt; số d bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền lơng (tiền công), tiền th-ởng, BHXH và các khoản khác cho CNV.

Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo hai nội dung: thanh toán tiền lơng và thanh toán các khoản khác.

Ngoài các tài khoản 334, kế toán tiền lơng còn sử dụng các tài khoản: TK 622"Chi phí nhân công trực tiếp", TK627 "Chi phí sản xuất chung", TK641 "Chi phí bán hàng", TK642 "Chi phí quản lý doanh nghiệp" Những TK này dùng để tập hợp và kết chuyển số chi phí tiền công của CNVvào TK tính giá thành và các TK xác định kết quả kinh doanh.

2 Kế toán tổng hợp tiền lơng.

Hàng tháng, kế toán tiến hành tổng hợp tiền lơng phải trả trong tháng theo từng đối tợng sử dụng.

Nếu doanh nghiệp thực hiện trích trớc tiền lơng nghỉ phép thì căn cứ vào tiền lơng trích và tỷ lệ trích trớc để ghi vào TK 335 "Chi phí phải trả" Các số liệu tổng hợp về tiền lơng, phân bổ tiền lơng, các khoản trích trớc đợc sử dụng cho kế toán tập hợp chi phí sản xuất ghi sổ kế toán cho các đối tợng liên quan.

Trình tự hạch toán (Sơ đồ số 02 )

(4a): Sè tiÒn l¬ng nghØ phÐp thùc tÕ ph¶i tr¶CNV (4b): TiÒn l¬ng nghØ phÐp thùc tÕ tÝnh vµo chi phÝ (4c): TiÒn l¬ng cña CNV trùc tiÕp s¶n xuÊt

(5): C¸c kho¶n khÊu trõ vµ tiÒn l¬ng vµ thu nhËp cña CNV (6): ThuÕ thu nhËp mµ CNV ph¶i nép cho nhµ níc

(7): Doanh nghiÖp thanh to¸n c¸c kho¶n ph¶i tr¶ cho CNV (8): TiÒn l¬ng cña nh÷ng c¸ nh©n cha nhËn, C«ng ty gi÷ hé (9): C«ng ty thanh to¸n tiÒn l¬ng gi÷ hé.

V KÕ to¸n c¸c kho¶n trÝch theo l¬ng

1 - Chøng tõ vµ tµi kho¶n kÕ to¸n:

1.1 Chứng từ:

Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ chủ yếu sử dụng các chứng từ về tính toán và thanh toán BHXH, BHYT, KPCĐ nh:

- Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04- LĐTL) Cơ sở để lập bảng này là phiếu nghỉ hởng trợ cấp BHXH, biên bản về tai nạn lao động.

- Các phiếu chi, chứng từ, tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan.

Các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán.

1.2 - Tài khoản kế toán:

Kế toán các khoản trích theo lơng sử dụng tài khoản 338 Kết cấu và nội dung dung phản ánh của TK 338.

Bên Nợ: Tình hình chi tiêu BHXH, BHYT, KPCĐ của doanh nghiệp Số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV( ốm đau, thai sản )

Chi KPCĐ tại công đoàn cơ sở

Chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan chuyên môn Bên Có: Tính trích BHXH,BHYT, KPCĐ

Số d bên Có: Số còn phải trả, phải nộp về BHXH,BHYT, KPCĐ

Nội dung các khoản phải trả, phải nộp khác rất phong phú: khoản phải nộp cho cơ quan pháp luật về lệ phí toà án, tiền nuôi con khi ly dị; phải trả về vay m-ợn tạm thời vật t tiền vốn,

Trong các khoản phải trả, phải nộp khác có những khoản liên quan trực tiếp đến CNV, gồm BHXH, BHYT, KPCĐ.

Việc phản ánh tình hình trích và thanh toán các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ

cũng đợc thực hiện trên TK 338 "Phải trả, phải nộp khác", ở các tài khoản cấp

+ TK 3382 - KPCĐ + TK 3383 – BHXH + TK 3384 - BHYT.

Trong đó nội dung trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh

doanh và BHXH trừ vào lơng CNV đợc phản ánh ở bên Có; Tình hình chi tiêu

KPCĐ, tính trả BHXH cho CNV và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan

quản lý chuyên môn đợc ghi vào bên Nợ Số còn phải trả, phải nộp về BHXH,BHYT, KPCĐ thuộc số d bên Có.

2 - Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lơng:

Các khoản trích theo lơng bổ xung cho chế độ tiền lơng nhằm thoả mãi tốt nhu cầu của lao động Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lơng là công cụ phục vụ cho sự điều hành, quản lý quỹ lơng, giúp các nhà quản lý sử dụng công cụ tiền lơng có hiệu quả nhất.

(2): Khấu trừ BHXH, BHYT, theo tỷ lệ quy định : 6% (3): CNV nộp BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định (4): Cấp trên cấp BHXH cho đơn vị.

(5): Đầu kỳ nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý (6): Tính ra số BHXH thanh toán tại đơn vị

(7): Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị

Có thể nói tiền lơng và các khoản trích theo lơng là hai vấn đề có liên quan.

VI – Sổ sách kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

1 Tính tiền lơng và trợ cấp BHXH phải trả CNV

Theo sơ đồ số 04 để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp,

trợ cấp cho ngời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập "Bảngthanh toán tiền lơng" (Mẫu số 02 - LĐTL) cho từng tổ, đội, phân xởng sản xuất

và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời Trên bảng tính l-ơng cần ghi rõ từng khoản tiền ll-ơng (ll-ơng theo sản phẩm, ll-ơng theo thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao động còn đợc lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng đợc lập tơng tự Sau khi kế toán trởng kiểm tra xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, "Bảng thanh toán tiền lơng" và "Bảng thanh toán BHXH" sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và BHXH cho

ngời lao động, việc thanh toán lơng và các khoản khác cho ngời lao đợc chia làm hai kỳ: Kỳ I tạm ứng và kỳ II sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ đi các khoản đã khấu trừ vào thu nhập Các khoản thanh toán lơng, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những ngời cha lĩnh lơng cùng với các chứng từ báo cáo thu, chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm travà ghi sổ.

2 Tổ chức ghi sổ kế toán:

Sổ kế toán tổng hợp sử dụng in ghi chép Kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức kế toán mà đơn vị áp dụng, các hình thức tổ chức sổ kế toán phải đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả đặc điểm của doanh nghiệp Có 4 hình thức tổ chức ghi sổ kế toán.

a Hình thức nhật ký chung:(Xem sơ đồ số 5)

kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc là bảng thanh toán lơng, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thởng và các chứng từ thanh toán để vào nhật ký chung sau đó vào sổ cái các TK334, TK338.

Có thể khái quát qui trình hạch toán nh sau:

Sơ đồ số 5

b Hình thức Nhật ký sổ cái: (Xem sơ đồ số 6)

Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, bảng thanh toán tiền lơng, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thởng, và các chứng từ thanh toán để ghi vào nhật ký sổ cái.

Sơ đồ số 6

Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lơng - Bảng thanh toán tiền thởng

c Hình thức chứng từ ghi sổ: (xem sơ đồ số 7)

áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ Yêu cầu quản lý không cao, số lợng tài khoản sử dụng không nhiều, trình độ nhân viên kế toán cao, áp dụng bằng tay hoặc bằng máy.

Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (bảng thanh toán lơng, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thởng ghi vào chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái các TK334, TK338.

Khái quát trình tự hạch toán nh sau: (sơ đồ số 7)

Chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lơng - Bảng thanh toán tiền thởng

c Hình thức nhật ký chứng từ: (Xem sơ đồ số 8)

áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lợng nghiệp vụ phát sinh nhiều, số lợng tài khoản sử dụng lớn, yêu cầu quản lý cao, trình độ nhân viên kế toán cao, đồng đều chủ yếu ghi bằng tay.

Từ các chứng từ gốc (bảng thanh toán lơng, thởng, BHXH) kế toán vào nhật ký chứng từ, sau đó vào sổ cái các TK334, 338.

Khái quát quy trình hạch toán nh sau: (sơ đồ số 8)

pHần II

Thực tế tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản tríchtheo lơng tại công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long.I - Đặc điểm Công ty Thơng mại và Du Lịch Nam Long.

1 - Lịch sử hình thành phát triển của đơn vị

Công ty Thơng mại và Du Lịch Nan Long là doanh nghiệp đợc ông Đoàn Hải Nam thành lập từ ngày 2- 3- 1996 Với số vốn điều lệ là 50.000.000đ với giấy phép đăng ký kinh doanh số: 044223/ 1996/ KH-ĐTHN – Giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế số: 0033/ 2002/ TCDL-GPLHQT lấy phơng châm “ Sự hài lòng của quý khách là sự thành công của công ty” là nguyên tắc kinh doanh chủ đạo trong suốt quá trình hoạt động của mình, công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long đã tổ chức, phục vụ cho nhiều đoàn khách đi tham quan,khảo sát, học tập, du lịch trong nớc – ngoài nớc thành công tốt đẹp và thực sự trở thành một địa chỉ đáng tin cậy của Quý khách hàng Trụ sở chính của công ty đóng tại 33 Hàng Mắm – Lý Thái Tổ – Hoàn Kiếm – Hà Nội, công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long la một trong những doanh nghiệp nhà nớc hoạt động chủ yếu là đa ra các chơng trình du lịch tham quan, ăn uống để phục vụ nhu cầu về tinh thần của con ngời Công ty chịu sụ quản lý trực tiếp của sở Du lịch Hà Nội, có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, đợc sử dụng con dấu riêng theo quy định, đợc mở tai khoản tại ngân hàng, thời gian đầu công ty có một văn phòng tại Hà Nội nhằm phục vụ việc thăm quan của mọi ngời ở khu vực miền bắc nớc ta,

Trong những năm đầu thành lập, với cơ sở vật chất chỉ có một số các tua du lịch ngắn ngày không đủ để phục vụ nhu cầu của mọi ngời Nhng cho đến nay Công ty đã liên kết hợp tác cùng các nhà hàng, khách sạn nổi tiếng nh: nhà hàng Phong Đỏ, khách sạn Viễn Đông, nhà hàng Bangkok Hà Nội, khách sạn Daewoo Chính vì thế để đáp và phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long đã tổ chức hệ thống đại lý du lịch rộng lớn trên khắp cả nớc, trong đó nổi bật là 2 chi nhánh:

+; Chi nhánh Đà Nẵng : 47 Nguyễn Chí Thanh – Thạch Thang – Hải Châu.

+; Chi nhánh Hồ Chí Minh : 97 Bàn Cờ – Phờng 3 – Quận 3 – TPCM.

Từ khi thành lập Ban giao tế đến nay đã đợc hai năm, trong quá trình xây dựng và trởng thành, Ban giao tế trớc đây cũng nh Liên hiệp Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long, rồi công ty Thơng mại và Du lịch Nam

Long ngày nay đã có nhiều cố gắng năng động và phát triển công nghiệp Không chỉ tập trung vào nhiệm vụ đón khách, Công ty còn mạnh dạn vơn ra kinh doanh thơng mại, xuất nhập khẩu, dịch vụ, mở rộng các kênh phân phối và đại lý lữ hành, tăng cờng hợp tác với các thị trờng gửi khách, các nhà cung cấp dịch vụ trong và ngoài nớc, hoàn thành tốt nhiệm vụ của từng thời kỳ Có thể nói đây là một mô hình tổ chức kinh doanh đáng khuyến khích và cần đợc rút kinh nghiệm Với các chỉ tiêu kinh tế của công ty nh sau:

Bên cạnh những thành tựu đạt đợc, trong quá trình hoạt động, công ty cũng không tránh khỏi những mặt còn hạn chế, thiếu xót do sự ì ạch của cơ chế bao cấp, của sự quan tâm cha đúng mức của trung ơng cũng nh thực trạng đầu t ảm đạm ở Hà Nội Chính vì thế để tìm đợc hớng đi phù hợp với thị trờng kinh tế, đảm bảo đời sống cán bộ công nhân viên tránh cho sự sa sút của công việc kinh doanh du lịch và dịch vụ của công ty, ban lãnh đạo và các phòng ban chức năng đã đi sâu vào nghiên cứu thị tr -ờng và các chiến thuật kinh doanh mới để phát huy tối đa khả năng phục vụ cho mọi nhu cầu của thị hiếu con ngời nhằm mở rộng thị trờng vào khu vực miền trung và nhất là miền nam Đồng thời công ty còn chú trọng nâng cao trình độ tay nghề cho nhân viên, thông qua các lớp bồi dỡng kĩ thuật do các giáo viên trờng Du lịch hớng dẫn Các chơng trình giảm giá các mùa lễ các tua du lịch khá đặc sắc và hấp dẫn,tổ chức các kỳ thi chuyên môn cho nhân viên nh: thi đầu bếp khéo tay, lễ tân thanh lịch, h-ớng dẫn viên giỏi với những giải thởng khuyến kích tinh thần làm việc và phấn đấu hết mình của nhân viên Chính vì những có gắng đó mà trong khi nhiều công ty du lịch khác bị thua lỗ thì công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long vẫn duy trì và kinh doanh ổn định.

Nhìn lại chặng đờng đi qua, cùng với sự phát triển của ngành du lịch - dịch vụ Hà Nội, Công ty đã không ngừng phấn đấu vợt qua khó khăn để hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế, nghĩa vụ giao nộp ngân sách với nhà nớc, có những đóng góp nhất định vào quá trình phát triển của ngành du lịch Việt Nam.

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Xem sơ đồ 9)

- Giám đốc: Là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về kết quả hoạt động của công ty mình, có trách nhiệm tổ chức áp dụng những phơng pháp công nghệ mới vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.

- Các phó giám đốc : chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kết quả của bộ phận mình phụ trách, đồng thời cùng với giám đốc bàn bạc kế hoạch kinh doanh của công ty.

- Khối kinh doanh lữ hành: Có trách nhiệm tổ chức những tour du lịch nội địa và quốc tế, cuối mỗi tháng báo cáo cho phó giám đốc phụ trách về kết quả du lịch của toàn Công ty.

- Khối kinh doanh khách sạn nhà hàng, dịch vụ thơng mại tổ chức tốt công tác phục vụ khách nghỉ, ăn, phụ trách các khách sạn, khu vui chơi có trách nhiệm báo cáo cho lãnh dạo công ty biết vế kết quả kinh doanh của đơn vị mình.

- Các phòng : Tổ chức cán bộ, hành chính tổng hợp, có trách nhiệm giải quyết các vấn đề công tác điều phối lao động, tổ chức đạo tạo cán bộ, cung cấp thông tin, t liệu và toàn bộ tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.

- Phòng kinh doanh XNK : có trách nhiệm phụ trách khối xuất nhập khẩu hàng hóa, nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc

Nhìn chung cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty tơng đối gọn nhẹ, nửa tập trung nửa phân tán, có tính khoa học phù hợp với một đơn vị làm du lịch và xuất nhập khẩu đại diện cho địa phơng và điều kiện môi trờng kinh doanh nh thành phố Hà Nội Tạo điều kiện tập trung những chuyên gia và cán bộ giỏi trong từng lĩnh vực, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng nh phát huy khả năng sáng tạo của từng cá nhân Ban giám đốc có thể tuỳ cơ ứng biến trong việc sử lý công việc Mỗi phòng đều có trởng phòng, phó phòng và số lợng nhân sự hợp lý dựa trên sự tính toán chi phí và doanh thu cũng nh mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp trong từng thời kỳ đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất

3 - Chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm, hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hoạt động trong cơ chế thị trờng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, với điểm yếu "Hà Nội - Trạm qua đêm của khách du lịch" Bên cạnh đó, sự hạn chế của tài nguyên du lịch tự nhiên, tài nguyên du lịch nhân văn, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng nh cơ sở hạ tầng là những yếu tố làm mất đi lợi thế so sánh trong kinh doanh du lịch của Hà Nội so với các địa phơng khác nh Hải Phòng, Quảng Ninh

Những nguyên nhân trên đã thúc đẩy Công ty phải lựa chọn mô hình mới, tận dụng mọi cơ hội và thời cơ kinh doanh Do vậy hiện nay Công ty Thơng mại và Du Lịch Nam Long đang hoạt động chủ yếu trên các lĩnh vực sau:

- Kinh doanh lu trú và ăn uống.

- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế - Kinh doanh thơng mại tổng hợp.

- Làm đại lý cho các sản phẩm.

- Sản xuất các thiết bị lắp ráp xe máy - Xuất nhập khẩu trực tiếp, uỷ thác.

Bên cạnh đó Công ty còn liên doanh, liên kết với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nớc, thực hiện những dự án đầu t cho Du lịch Hà Nội cũng nh các dự án khác với quy mô lớn trong chiến lợc thu hút khách đến thành phố, trong đó nổi bật nhất là dự án Công viên Vạn Sơn sắp hình thành vào thời gian tới Với những chức năng trên, Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long có nhiệm vụ sau:

- Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ kết quả kinh doanh của Công ty.

- Có trách nhiệm đầy đủ nộp thuế và nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nớc Du lịch và dịch vụ là một trong những ngành kinh doanh chuyên cung cấp những lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và thỏa mãn nhu cầu đời sống

văn hóa, tinh thần của nhân dân Hoạt động kinh doanh du lịch và dịch vụ có những đặc điểm sau:

- Du lịch và dịch vụ là ngành kinh tế có hiệu quả cao, tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu t lớn, thời gian thu hồi vốn nhanh, song đòi hỏi vốn đầu t ban đầu phải nhiều.

- Hoạt động kinh doanh du lịch mang tính thời vụ, phụ thuộc nhiều vào các điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội, điều kiện di sản lịch sử văn hoá, phong cảnh, chùa chiền độc đáo, hấp dẫn.

- Đối tợng phục vụ của ngành du lịch luôn luôn di động và rất phức tạp, số l-ợng khác du lịch cũng nh số ngày lu lại của khách luôn luôn biến động Trong cùng một đợt nghỉ, nhu cầu của từng nhóm khách về ăn, ở, tham quan cũng rất khác nhau, tổ chức hoạt động du lịch khá phân tán và không ổn định.

- Kinh doanh du lịch là ngành kinh doanh tổng hợp, bao gồm nhiều ngành hoạt động khác nhau nh kinh doanh hớng dẫn du lịch, kinh doanh hàng hóa, kinh doanh vạn tải, kinh doanh ăn uống nghỉ ngơi, khách sạn Các hoạt động này có quy trình công nghệ khác nhau, chi phí kinh doanh cũng không giống nhau - Sản phẩm của hoạt động du lịch và dịch vụ nói chung không có hình thái vật chất cụ thể, không có quá trình nhập xuất kho, chất lợng sản phẩm nhiều khi không ổn định

- Quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm du lịch và dịch vụ đợc tiến hành đồng thời ngay cùng một địa điểm.

Do hoạt động kinh doanh du lịch có những đặc điểm trên nên việc hạch toán ở Công ty là rất phức tạp và đa dạng Việc tập hợp và phân bổ chi phí là rất khó khăn Mặc dù đứng trớc tình hình khó khăn đó nhng Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long vẫn không ngừng phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo đời sống cho công nhân viên, hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc (Xem

bảng báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 2004-2005-2006 - trang 30)

Nhận xét: - Về doanh thu: Công ty đã phấn đấu doanh thu tăng đều giữa các

Nhìn chung khả năng kinh doanh của Công ty tơng đối ổn định có xu hớng tăng lên nhng không nhiều, đồng thời với việc đó lãi ròng của công ty cũng tăng theo năm, điều này có thể nói rằng Công ty cũng phấn đấu nhng mức độ đạt đợc

Là một doanh nghiệp nhà nớc tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Bộ máy kế toán của Công ty thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh dới hình thức tiền tệ, hạch toán chi tiết các chi phí và tình hình doanh thu của quá trình hoạt động kinh doanh Từ đó nắm

bắt đợc những thông tin chính xác cung cấp kịp thời cho ban quản lý của Công ty giúp ban quản lý có cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình tài chính cũng nh tình hình hoạt động kinh doanh, để từ đó đa ra quyết định đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Hàng ngày, tại phòng kế toán của Công ty tập hợp các số liệu chứng từ các nghiệp vụ phát sinh đa lên từ các bộ phận để cập nhật số liệu vào máy tính.

- Kế toán trởng: Có trách nhiệm giúp giám đốc tài chính đôn đốc và giám sát việc tuân thủ chế độ thể lệ về kinh tế tài chính, tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của các nhân viên kế toán.

- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp báo cáo của các nhân viên kế toán để lên báo cáo tổng hợp toàn công ty, trình kế toán trởng duyệt.

-Kế toán thu nhập: Có chức năng theo dõi toàn bộ các khoản thu từ các bộ phận để tính ra doanh thu cho từng tháng, quý, năm để hạch toán lỗ lãi.

- Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và chi phí của từng bộ phận để tính giá thành cho mỗi sản phẩm dịch vụ bán ra

- Kế toán phải thu: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu và thu nợ từ khách hàng, đồng thời đôn đốc những khách hàng có số nợ nhiều, những khản nợ khó đòi phải báo cáo ngay với kế toán trởng để lập dự phòng.

- Kế toán chi: Theo dõi tất cả các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và các chi tiêu khác trong toàn bộ công ty Cuối hàng tháng, quý, năm tổng hợp chi phí và phân loại để báo cáo với kế toán tổng hợp

- Kế toán thanh toán: Là ngời theo dõi tất cả các nghiệp vụ thanh toán nh: thanh toán với ngời bán, thanh toán với công nhân viên, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với cấp trên hoặc cấp dới

- Thủ quỹ: là ngời chịu trách nhiệm vật chất về quản lý thu chi quỹ tiền mặt Theo chế độ tài chính hiện hành, công ty đợc phép giữ lại trong quỹ tiền mặt một khoản tiền nhất định (gọi là định mức tồn quỹ) để chi tiêu cho nhu cầu thờng xuyên, số còn lại đợc đa vào ngân hàng Sau khi thu - chi kế toán đóng dấu đã thu hoặc đã chi vào chứng từ để tránh nhầm lẫn, mọi khoản thu - chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ Căn cứ vào chứng từ thu - chi để ghi sổ quỹ Cuối ngày phải kiểm kê quỹ đối chiếu với số d trên sổ Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay với kế toán tổng hợp để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.

- Thủ kho: là ngời trông coi và theo dõi tình hình biến động của hàng hoá vật dụng trong kho có nhiệm vụ nhập xuất theo nhu cầu của công ty.

- Các chi nhánh: Các chi nhánh, khách sạn thuộc Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long là những đơn vị hoạch toán độc lập, do vậy cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm kế toán các đơn vị này có trách nhiệm nộp về Công ty những bản báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình

2 Tổ chức sổ sách kế toán

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Chứng từ ghi sổ, (Xem sơ đồsố 10) do vậy về số lợng và loại sổ kế toán đợc mở phù hợp với yêu cầu của hình

thức này và bám sát tình hình kinh doanh của công ty

Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :

- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong cả năm (Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm và

Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang dùng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành.

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.