I Đặc điểm Công ty Thơng mại và Du Lịch Nam Long
2.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý (Xem sơ đồ 9)
- Giám đốc: Là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về kết quả hoạt động của công ty mình, có trách nhiệm tổ chức áp dụng những phơng pháp công nghệ mới vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
- Các phó giám đốc : chịu trách nhiệm trớc giám đốc về kết quả của bộ phận mình phụ trách, đồng thời cùng với giám đốc bàn bạc kế hoạch kinh doanh của công ty.
- Khối kinh doanh lữ hành: Có trách nhiệm tổ chức những tour du lịch nội địa và quốc tế, cuối mỗi tháng báo cáo cho phó giám đốc phụ trách về kết quả du lịch của toàn Công ty.
- Khối kinh doanh khách sạn nhà hàng, dịch vụ thơng mại... tổ chức tốt công tác phục vụ khách nghỉ, ăn, phụ trách các khách sạn, khu vui chơi có trách nhiệm báo cáo cho lãnh dạo công ty biết vế kết quả kinh doanh của đơn vị mình.
- Các phòng : Tổ chức cán bộ, hành chính tổng hợp, ...có trách nhiệm giải quyết các vấn đề công tác điều phối lao động, tổ chức đạo tạo cán bộ, cung cấp thông tin, t liệu và toàn bộ tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.
- Phòng kinh doanh XNK : có trách nhiệm phụ trách khối xuất nhập khẩu hàng hóa, nghiên cứu thị trờng trong và ngoài nớc .
Nhìn chung cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty tơng đối gọn nhẹ, nửa tập trung nửa phân tán, có tính khoa học phù hợp với một đơn vị làm du lịch và xuất nhập khẩu đại diện cho địa phơng và điều kiện môi trờng kinh doanh nh thành phố Hà Nội. Tạo điều kiện tập trung những chuyên gia và cán bộ giỏi trong từng lĩnh vực, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ nghiệp vụ cũng nh phát huy khả năng sáng tạo của từng cá nhân. Ban giám đốc có thể tuỳ cơ ứng biến trong việc sử lý công việc. Mỗi phòng đều có trởng phòng, phó phòng và số lợng nhân sự hợp lý dựa trên sự tính toán chi phí và doanh thu cũng nh mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp trong từng thời kỳ đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất cho Công ty.
Sơ đố số 9 : Bộ máy quản lý của công ty.
Giám đốc Pgđ Khối KD nhà hàng, ăn uống Khối KD lữ hàng du lịch Phòng kế toán Phòng KD xuất nhập khẩu Phòng Hành chính tổ hợp Phòng Quản lý nhân sự
Hoạt động trong cơ chế thị trờng với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, với điểm yếu "Hà Nội - Trạm qua đêm của khách du lịch". Bên cạnh đó, sự hạn chế của tài nguyên du lịch tự nhiên, tài nguyên du lịch nhân văn, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng nh cơ sở hạ tầng là những yếu tố làm mất đi lợi thế so sánh trong kinh doanh du lịch của Hà Nội so với các địa phơng khác nh Hải Phòng, Quảng Ninh...
Những nguyên nhân trên đã thúc đẩy Công ty phải lựa chọn mô hình mới, tận dụng mọi cơ hội và thời cơ kinh doanh. Do vậy hiện nay Công ty Thơng mại và Du Lịch Nam Long đang hoạt động chủ yếu trên các lĩnh vực sau:
- Kinh doanh lu trú và ăn uống.
- Kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế. - Kinh doanh thơng mại tổng hợp.
- Làm đại lý cho các sản phẩm.
- Sản xuất các thiết bị lắp ráp xe máy. - Xuất nhập khẩu trực tiếp, uỷ thác.
Bên cạnh đó Công ty còn liên doanh, liên kết với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nớc, thực hiện những dự án đầu t cho Du lịch Hà Nội cũng nh các dự án khác với quy mô lớn trong chiến lợc thu hút khách đến thành phố, trong đó nổi bật nhất là dự án Công viên Vạn Sơn sắp hình thành vào thời gian tới. Với những chức năng trên, Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long có nhiệm vụ sau:
- Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời chịu trách nhiệm trớc pháp luật về toàn bộ kết quả kinh doanh của Công ty.
- Có trách nhiệm đầy đủ nộp thuế và nghĩa vụ khác với ngân sách nhà nớc. Du lịch và dịch vụ là một trong những ngành kinh doanh chuyên cung cấp những lao vụ, dịch vụ phục vụ nhu cầu sinh hoạt và thỏa mãn nhu cầu đời sống văn hóa, tinh thần của nhân dân. Hoạt động kinh doanh du lịch và dịch vụ có
- Du lịch và dịch vụ là ngành kinh tế có hiệu quả cao, tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu t lớn, thời gian thu hồi vốn nhanh, song đòi hỏi vốn đầu t ban đầu phải nhiều.
- Hoạt động kinh doanh du lịch mang tính thời vụ, phụ thuộc nhiều vào các điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội, điều kiện di sản lịch sử văn hoá, phong cảnh, chùa chiền độc đáo, hấp dẫn.
- Đối tợng phục vụ của ngành du lịch luôn luôn di động và rất phức tạp, số l- ợng khác du lịch cũng nh số ngày lu lại của khách luôn luôn biến động. Trong cùng một đợt nghỉ, nhu cầu của từng nhóm khách về ăn, ở, tham quan cũng rất khác nhau, tổ chức hoạt động du lịch khá phân tán và không ổn định.
- Kinh doanh du lịch là ngành kinh doanh tổng hợp, bao gồm nhiều ngành hoạt động khác nhau nh kinh doanh hớng dẫn du lịch, kinh doanh hàng hóa, kinh doanh vạn tải, kinh doanh ăn uống nghỉ ngơi, khách sạn... Các hoạt động này có quy trình công nghệ khác nhau, chi phí kinh doanh cũng không giống nhau... - Sản phẩm của hoạt động du lịch và dịch vụ nói chung không có hình thái vật chất cụ thể, không có quá trình nhập xuất kho, chất lợng sản phẩm nhiều khi không ổn định .
- Quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm du lịch và dịch vụ đợc tiến hành đồng thời ngay cùng một địa điểm.
Do hoạt động kinh doanh du lịch có những đặc điểm trên nên việc hạch toán ở Công ty là rất phức tạp và đa dạng. Việc tập hợp và phân bổ chi phí là rất khó khăn . Mặc dù đứng trớc tình hình khó khăn đó nhng Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long vẫn không ngừng phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, đảm bảo đời sống cho công nhân viên, hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nớc. (Xem bảng báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 2004-2005-2006 - trang 30)
Nhận xét: - Về doanh thu: Công ty đã phấn đấu doanh thu tăng đều giữa các
năm. Cụ thể :
Năm 2005 giảm 72% so với năm 2004
Năm 2006 giảm 35,2% so với năm 2005 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lợi nhuận gộp : năm 2005 tăng 7,5% so với năm trớc nhng năm 2006 có xu hớng giảm hơn chỉ tăng 4,3% so với năm trớc .
Nhìn chung khả năng kinh doanh của Công ty tơng đối ổn định có xu hớng tăng lên nhng không nhiều, đồng thời với việc đó lãi ròng của công ty cũng tăng theo năm, điều này có thể nói rằng Công ty cũng phấn đấu nhng mức độ đạt đợc cha cao.
Bảng số 1: Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm 2004 - 2005 - 2006
(Đơn vị: triệu đồng)
Chỉ tiêu
Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Số lợng Lệch so với 2004Lợng % Số lợng CLệch so với 2005Lợng % 1.Tổng doanh thu 317.683 350.128 32.445 10 392.476 42.348 12 2. Các khoản giảm
trừ doanh thu
61 17 -44 -72 23 6 35,2
3. Doanh thu thuần 317.622 350.111 32.489 10 392.453 42.342 12 4. Giá vốn hàng bán 215.400 240.212 24.812 11,5 250.623 10.411 4,3 5. Lợi nhuận gộp 102.222 109.899 7.677 7,5 141.830 31.931 29 6. Chi phí bán hàng 2.050 4.262 2.212 107 10.090 5.828 136,7 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 44.916 40.082 4.834 -11 46.917 6.835 17 8. Lợi nhuận thuần
từ hoạt động SXKD 55.256 65.555 10.299 18,6 84.823 19.268 29,3 9. Thu nhập HĐTC 2,56 2,41 -0,15 -6 3,02 0,61 25,3 10. Chi phí HĐTC 1,92 1,86 0,06 -3 2,15 0,29 15,5 11. Lợi nhuận từ HĐTC 0,64 0,55 -0,09 -14 0,87 0,32 58 12. Thu nhập HĐBT 13. Chiphí HĐBT
thuế
15.Thuếthu nhập 22.103 20.978 27.144 16. Lợi nhuận sau
thuế
33.153,64 44.577,55 57.679,87
II. Đặc điểm tổ chức kế toán của đơn vị
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Là một doanh nghiệp nhà nớc tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Bộ máy kế toán của Công ty thực hiện chức năng theo dõi, kiểm tra mọi hoạt động kinh doanh dới hình thức tiền tệ, hạch toán chi tiết các chi phí và tình hình doanh thu của quá trình hoạt động kinh doanh. Từ đó nắm bắt đợc những thông tin chính xác cung cấp kịp thời cho ban quản lý của Công ty giúp ban quản lý có cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình tài chính cũng nh tình hình hoạt động kinh doanh, để từ đó đa ra quyết định đúng đắn nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Hàng ngày, tại phòng kế toán của Công ty tập hợp các số liệu chứng từ các nghiệp vụ phát sinh đa lên từ các bộ phận để cập nhật số liệu vào máy tính.
Sơ đồ 4: Bộ máy kế toán
Kế Toán trởng Kế toán tổng hợp Kế toán thu nhập Kế toán giá thành Kế toán phải thu Kế toán chi Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Các chi nhánh, khách sạn
- Kế toán trởng: Có trách nhiệm giúp giám đốc tài chính đôn đốc và giám sát việc tuân thủ chế độ thể lệ về kinh tế tài chính, tổ chức và chứng kiến việc bàn giao công việc của các nhân viên kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp báo cáo của các nhân viên kế toán để lên báo cáo tổng hợp toàn công ty, trình kế toán trởng duyệt.
-Kế toán thu nhập: Có chức năng theo dõi toàn bộ các khoản thu từ các bộ phận để tính ra doanh thu cho từng tháng, quý, năm để hạch toán lỗ lãi.
- Kế toán giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và chi phí của từng bộ phận để tính giá thành cho mỗi sản phẩm dịch vụ bán ra .
- Kế toán phải thu: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu và thu nợ từ khách hàng, đồng thời đôn đốc những khách hàng có số nợ nhiều, những khản nợ khó đòi phải báo cáo ngay với kế toán trởng để lập dự phòng.
- Kế toán chi: Theo dõi tất cả các nghiệp vụ chi mua hàng hoá và các chi tiêu khác trong toàn bộ công ty. Cuối hàng tháng, quý, năm tổng hợp chi phí và phân loại để báo cáo với kế toán tổng hợp.
- Kế toán thanh toán: Là ngời theo dõi tất cả các nghiệp vụ thanh toán nh: thanh toán với ngời bán, thanh toán với công nhân viên, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với cấp trên hoặc cấp dới... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thủ quỹ: là ngời chịu trách nhiệm vật chất về quản lý thu chi quỹ tiền mặt. Theo chế độ tài chính hiện hành, công ty đợc phép giữ lại trong quỹ tiền mặt một khoản tiền nhất định (gọi là định mức tồn quỹ) để chi tiêu cho nhu cầu thờng xuyên, số còn lại đợc đa vào ngân hàng. Sau khi thu - chi kế toán đóng dấu đã thu hoặc đã chi vào chứng từ để tránh nhầm lẫn, mọi khoản thu - chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Căn cứ vào chứng từ thu - chi để ghi sổ quỹ. Cuối ngày phải kiểm kê quỹ đối chiếu với số d trên sổ. Nếu có chênh lệch phải báo cáo ngay với kế toán tổng hợp để tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời.
- Thủ kho: là ngời trông coi và theo dõi tình hình biến động của hàng hoá vật dụng trong kho có nhiệm vụ nhập xuất theo nhu cầu của công ty.
- Các chi nhánh: Các chi nhánh, khách sạn thuộc Công ty Thơng mại và Du lịch Nam Long là những đơn vị hoạch toán độc lập, do vậy cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm kế toán các đơn vị này có trách nhiệm nộp về Công ty những bản báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.
2. Tổ chức sổ sách kế toán
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Chứng từ ghi sổ, (Xem sơ đồ
số 10) do vậy về số lợng và loại sổ kế toán đợc mở phù hợp với yêu cầu của hình
thức này và bám sát tình hình kinh doanh của công ty.
Đặc trng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm :
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong cả năm (Theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm và
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty đang dùng bao gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, và các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán tài chính hiện hành.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.
Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Số liệu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra đôi chiếuvới số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính.
Sổ thẻ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha phản ánh đợc. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, nguồn vốnvà kết quả kinh doanh của công ty.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Căn cừ vào sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ số 10:
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ của Công ty
Hàng ngày trên các bộ phận bán hàng các hàng hoá dịch vụ bán ra phải xuất hoá đơn cho khách hàng. Đối với những hoá đơn đợc thanh toán ngay thủ quỹ thu tiền và phản ánh ngay vào sổ quỹ của mình. Còn những hoá đơn nợ đợc chuyển ngay cho kế toán phải thu để theo dõi và đòi nợ. Riêng kế toán thu nhập phải theo dõi toàn bộ số liệu của tất cả các hoá đơn để biết đợc tổng doanh thu cho từng tháng sau đó so sánh với kế toán giá thành để kết chuyển -> xác định