Kế toán vật liệu tại công ty văn phòng phẩm Hồng Hà

Kế toán vật liệu tại công ty văn phòng phẩm Hồng Hà

Lời nói đầu Trong thời kỳ đổi mới kinh tế hiện nay, để hoà nhập với xu hớng phát triển chung của thế giới, Đảng và Nhà nớc ta đ luôn chú trọngã đến việc nâng cao năng lực sản xuất của tất cả các doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp sản xuất hoạt động trong kinh tế thị trờng, cán bộ công nhân viên của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà không ngừng đẩy mạnh sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm tạo thế đứng vững chắc cho sản phẩm của Công ty trên thị trờng. Trở thành một thành viên của Tổng công ty Giấy Viện nam, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang có những bớc tiến bộ đáng kể trong những năm gần đây. Sản phẩm của Công ty đang đợc thị trờng biết đến một cách rộng r i. Để đạt đã ợc kết quả nh vậy, một phần không nhỏ là sự đóng góp của bộ máy quản lý hoạt động linh hoạt, nhạy bén, công tác kế toán nói chung cũng nh công tác kế toán vật liệu nói riêng đợc tổ chức hiệu quả, cung cấp thông tin cho quản lý kịp thời, chính xác. Tổ chức kế toán vật liệu hợp lý sẽ tạo điều kiện đẩy nhanh công việc của các phần hành kế toán khác, đảm bảo cung cấp đủ về số lợng, đúng chất lợng, theo kịp tiến độ sản xuất. Từ đó giúp cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, theo đúng kế hoạch sản xuất, xác định đợc định mức dự trữ vật liệu hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động. Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà và đợc sự hớng dẫn tận tình của cô giáo hớng dẫn Trần Thị Phợng, em đ đi sâu nghiên cứu đề tài luậnã văn tốt nghiệp: Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Ngoài phần mở đầu và kết luận luận văn bao gồm các nội dung sau: Phần I: Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp. Phần II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. 1 Phần thứ nhất Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp I. Nhiệm vụ kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 1. Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất. Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất l- ợng của sản phẩm đợc sản xuất. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động nên có đặc điểm là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất. Dới tác động của lao động, vật liệu thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm đợc sản xuất ra. Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá thành của sản phẩm nên thông thờng trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu th- ờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sản phẩm. Do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếp đến một số chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu chi phí. Do vị trí quan trọng của vật liệu trong cấu tạo của giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu trong tất cả các khâu từ khâu thu mua ,bảo quản, sử dụng và dự trữ. Vật liệu tham gia thờng xuyên vào quá trình sản xuất, biến động liên tục. Các doanh nghiệp thờng xuyên phải theo dõi tình hình biến động của vật liệu từ đó có kế hoạch bổ sung, dự trữ kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp. Công tác thu mua vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo đủ về số lợng, đúng về chất lợng, quy cách, chủng loại. Giá mua, chi phí thu mua phải hợp lý sao cho đạt đợc hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanh nghiệp đồng thời đáp ứng cung cấp đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu là phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn. 2 Ngoài ra việc sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý, đúng mục đích, trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa rất quan trọng nhằm tiết kiệm chi phí về vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật t ảnh hởng đến tình hình tài chính nh lãng phí vốn do dự trữ nhiều hoặc việc cung ứng và thu mua không kịp thời nhằm đảm bảo cho tiến độ sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục cũng là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. 2. Vai trò của kế toán đối với yêu cầu quản lí vật liệu. Vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm. Do đó việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lí và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, tránh h hỏng mất mát, lãng phí vật liệu trong quá trình sản xuất. Hơn nữa nó tạo điều kiện kiểm soát có hiệu quả đợc chi phí và giá thành sản phẩm do cung cấp đầy đủ kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm. Tổ chức công tác kế toán vật liệu là việc phải tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại và tổng hợp tình hình hiện có, tăng, giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. Bên cạnh đó công tác kế toán vật liệu cũng phải đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Việc tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu cũng phải phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán và quản lý vật liệu. Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành ghi chép từ chi tiết đến tổng hợp số liệu và tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Đồng thời, kế toán vật liệu cũng cần thờng xuyên phối hợp kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, tránh việc ứ đọng, lãng phí vật liệu, phát hiện những vật liệu kém phẩm chất để có những biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng, dự trữ vật liệu. 3 II. Phân loại và tính giá vật liệu 1. Phân loại vật liệu Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại có công dụng khác nhau, đợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đợc bảo quản , dự trữ trên những địa bàn khác nhau. Trong thực tế nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu ở các doanh nghiệp, căn cứ dùng để phân loại vật liệu công dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trng này vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau: - Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các loại nguyên liệu và vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm. Nguyên liệu, vật liệu chính này bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hàng hoá. Ví dụ: giấy đợc mua từ nhà máy sản xuất giấy để in ấn, đóng thành vở cũng đợc coi là vật liệu chính. - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ là các loại vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lợng cũng nh tính năng, tác dụng của sản phẩm và các loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại t liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân. - Nhiên liệu: Là các loại vật liệu đợc dùng để tạo ra năng lợng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất. Thực chất đây là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng do việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, hơn nữa nó có yêu cầu và kỹ thuật bảo quản hoàn toàn khác so với các loại vật liệu phụ thông thờng. - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng . Các doanh nghiệp có thể phân chia từng loại vật liệu nêu trên thành từng thứ, từng loại chi tiết hơn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệu của đơn vị mình. Trên cơ sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm vật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, đơn vị tính, mã số của vật liệu tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lý và cơ giới hoá công tác kế toán. 2. Tính giá vật liệu 4 Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng nh chi phí sản xuất kinh doanh. Lựa chọn phơng pháp tính giá trong kỳ hợp lý tạo điều kiện cho việc đánh giá chính xác giá trị của vật liệu dự trữ cuối kỳ, đồng thời phản ánh đúng đắn chi phí về vật liệu trong giá thành sản phẩm. Nh vậy, đánh giá vật liệu là một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức kế toán vật liệu và là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng, dự trữ. Yêu cầu để lựa chọn phơng pháp tính giá vật t xuất dùng là phải tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời phải tuân theo những nguyên tắc mà Nhà nớc quy định. a) Giá thực tế nhập kho Trong các doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xây dựng theo từng nguồn nhập: Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế VL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua - Giảm giá hàng mua đợc hởng Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trớc khi nhập kho (nếu có), phí chọn lọc, tái chế. Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: giá mua ghi trên hoá đơn ngời bán là giá không có thuế giá trị gia tăng. Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp: giá mua là giá thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng. Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển bố dỡ, hao hụt trong định mức .). Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu. Đối với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đ- ơng cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 5 Giá các loại vật liệu và chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua . nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ. Trờng hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản . mua của ngời trực tiếp sản xuất không có hoá đơn thì ngời mua hàng phải lập bảng kê ghi rõ họ tên, địa chỉ ngời bán, số lợng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, chữ ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi. b) Giá thực tế xuất kho: Việc sử dụng các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho trong từng doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm, cơ cấu, chủng loại vật liệu của doanh nghiệp đó cũng nh trình độ quản lý, trình độ kế toán. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho sau: Giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân (đầu kỳ, cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập). Giá thực tế bình quân đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc): Theo phơng pháp này thì giá vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ - Ưu điểm: Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. - Nhợc điểm: không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ). Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho đợc xác định trên cơ sở bình quân hoá giá trị của tất cả hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ. Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ - Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ. - Nhợc điểm: Giá thực tế vật liệu xuất kho chỉ đợc tính vào cuối tháng, do đó công việc tính toán dồn vào cuối kỳ hạch toán, làm chậm tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. 6 Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột. Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phơng pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. - Ưu điểm: Phơng pháp này đã khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháp trên, việc tính giá đợc chính xác, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. Công việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ. - Nhợc điểm: Phơng pháp này đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, khối lợng tính toán nhiều. Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập chỉ thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực hiện kế toán bằng máy vi tính. Giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Theo phơng pháp này, giả định rằng số vật liệu đợc nhập kho trớc thì xuất kho trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế xủa từng số hàng xuất. Nh vậy, giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc. Phơng pháp này thích hợp khi giá cả của vật liệu ổn định hoặc có xu hớng giảm. - Ưu điểm: Việc tính giá đơn giản, dễ làm và gần đúng với luồng nhập_xuất vật liệu trong thực tế. - Nhợc điểm: Khối lợng công việc hạch toán tơng đối nhiều. Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít loại vật liệu, số lần nhập kho của mỗi loại vật liệu không nhiều. Giá thực tế nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp nhập sau- xuất trớc giả định rằng những loại vật liệu đợc nhập vào kho sau cùng sẽ đợc xuất ra trớc tiên, xuất hết số nhập sau mới đến số nhập trớc. Phơng pháp này phù hợp trong trờng hợp giá vật liệu có xu hớng tăng lên vì khi đó số xuất theo giá mới sẽ cao, chi phí tăng, lợi nhuận giảm do đó số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp giảm. Doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. - Ưu điểm: Việc tính toán đơn giản, dễ làm hơn so với phơng pháp FIFO . - Nhợc điểm: Phơng pháp này bỏ qua luồng nhập, xuất hàng trong thực tế. Tr- ờng hợp giá cả thực tế vật liệu biến động mạnh, việc tính giá vật liệu trở nên thiếu chính xác. 7 Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tần suất nhập, xuất của các loại vật liệu không nhiều và vật liệu có yêu cầu cao về thời hạn bảo quản. Giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này giá trị xuất kho của vật liệu đ- ợc xác định theo đúng giá nhập kho của nó. Việc tính giá vật liệu xuất kho chính xác tuy nhiên đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉ mỉ. Ph- ơng pháp này thích hợp cho cho các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho, khi xuất lô nào sẽ tính theo giá đích danh của lô đó. Phơng pháp giá hạch toán: Đối với phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá hạch toán vật liệu xuất kho * Hệ số giá vật liệu Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập kho trong kỳ - Ưu điểm: Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị của các loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu nhiều, thờng xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin về giá không kịp thời. III. Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu 1. Khái niệm Vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất thờng rất đa dạng, nhiều chủng loại và chiếm một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Hoạt động sản xuất diễn ra đợc liên tục và có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào việc cung cấp nguyên 8 vật liệu kịp thời, đầy đủ. Do đó nhiệm vụ cấp bách của kế toán là phải theo dõi, kiểm soát đợc tình hình biến động của vật liệu. Bên cạnh đó, vật liệu là một trong những tài sản của doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán và cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị, không chỉ ở từng kho, từng nhóm, từng thứ mà có thể còn phải chi tiết tỉ mỉ theo từng chủng loại, chất lợng, quy cách . tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hạch toán chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết, vận dụng các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng. 2. Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu. Việc quản lý vật liệu đợc thực hiện bởi rất nhiều bộ phận khác nhau có liên quan, tuy nhiên kế toán và thủ kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp tình hình nhập, xuất, kho vật liệu thông qua việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết từng loại vật liệu. Nhiệm vụ hạch toán chi tiết đợc tiến hành bởi kế toán và thủ kho bao gồm các yêu cầu sau: Trớc tiên, việc hạch toán chi tiết vật liệu phải đợc tổ chức ở từng kho và ở bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Kế toán và thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại vật liệu gồm cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Đồng thời, số liệu giữa Sổ kế toán chi tiết và số liệu ghi chép của thủ kho tại kho phải đảm bảo khớp đúng về nội dung, chỉ tiêu, giá trị. Số liệu kế toán tồng hợp cũng phải đợc đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết. Cuối cùng, hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ các thông tin về vật liệu theo định kỳ đáp ứng yêu cầu quản lý. 3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu. Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý, các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm đạt đợc hiệu quả quản lý cao nhất. Tuy nhiên, cơ sở để kế toán và thủ kho tiến hành ghi chép vào các sổ sách hạch toán chi tiết vật liệu đó là các chứng từ kế toán. Chứng từ các doanh nghiệp thờng sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu là các chứng từ theo mẫu đợc Bộ Tài chính ban hành. Đó có thể là các chứng từ mang tính chất bắt buộc hoặc các chứng từ có tính chất hớng dẫn, tự lập. Các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu gồm các loại: 9 - Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng. - Hoá đơn (GTGT) khi mua hàng. - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH) - Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03- BH) Các chứng từ có tính chất bắt buộc hay hớng dẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ, kiểm tra của kế toán. Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp lựa chọn, mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số d . Trong đó sổ (thẻ) kho (mẫu số 06- VT) đợc dùng dể theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho từng thứ vật liệu. Phòng kế toán lập thẻ và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật t, sản phẩm, hàng hoá, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Sổ này đợc dùng cho cả 3 phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu. Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả số l- ợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu trên có thể mở thêm các Bảng kê Nhập, Bảng kê Xuất, Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. a) Ph ơng pháp thẻ song song . Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, ở kho phải mở thẻ kho theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định bắt buộc (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu và giao cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. Tại kho: 10 [...]... giá thành sản phẩm do tiết kiệm đợc vật liệu, không bị lãng phí, hao hụt Từ đó sản phẩm sẽ đợc tiêu thụ nhiều hơn do giá cả thấp hơn, lợi nhuận tăng lên Vốn sẽ đựơc quay vòng nhanh hơn và hiệu quả sử dụng nguồn vốn tăng lên đáng kể Phần thứ hai Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở công ty văn phòng phẩm Hồng hà I Những đặc trng cơ bản của Công ty và ảnh hởng của nó đến công tác kế toán. .. thành và phát triển Công ty văn phòng phẩm là một thành viên của Tổng Công ty Giấy Việt Nam Hiện nay Công ty đang trên đà phát triển và dần dần tăng khả năng cạnh tranh về sản phẩm của mình trên thị trờng Tên gọi chính thức : Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Trụ sở chính : 25A_ Lý Thờng Kiệt_ Hà Nội Điện thoại : (84-4) 9342764 8262570 Fax : (84-4) 8260359 Tài khoản giao dịch : 710A00011 Ngân hàng Công. .. khoản giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh Phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu 26 Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phản ánh doanh thu và chi phí phù hợp trong một niên độ kế toán - Phơng pháp lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá vật liệu: Dự phòng giảm giá vật liệu đợc lập vào cuối mỗi niên độ kế toán, trớc khi lập Báo cáo tài chính Dự phòng giảm giá vật liệu phải tính cho từng loại vật liệu nếu có... giảm giá của nguyên vật liệu (giá trên thị trờng nhỏ hơn giá trị ghi sổ của vật liệu vào cuối niên độ kế toán) Mức dự phòng Số lợng NVL Chênh lệch giữa đơn giá ghi trên = x giảm giá VL tồn kho sổ kế toán và trên thị trờng Doanh nghiệp phải lập Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán Dự phòng giảm giá vật liệu đợc hạch toán vào chi phí quản... sổ số d là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán Từ đó phơng pháp này tạo điều kiện cho việc kiểm tra thờng xuyên giữa công tác hạch toán của kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời Công việc hạch toán đợc tiến hành ở kho và phòng kế toán theo trình tự sau: ở kho: Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lợng vật liệu nhập, xuất,... 611 (6111): Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho, đang đi đờng Có TK 152: Trị giá vật liệu tồn kho Có TK 151: Trị giá vật liệu đang đi đờng Trong kỳ, tiến hành thu mua vật liệu, kế toán ghi sổ: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán Các trờng hợp tăng vật liệu khác: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu tăng... đến khi kết thúc chứng từ mới ghi Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho trên thẻ kho với số lợng vật liệu thực tế tồn trong kho để đảm bảo đã ghi chép đầy đủ Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho đã đợc phân loại theo từng thứ, từng nhóm vật liệu cho phòng kế toán Tại phòng kế toán: Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán. .. 710A00011 Ngân hàng Công thơng Hà Nội Tính đến nay Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đã trải qua 42 năm xây dựng và phát triển với những bớc thay đổi cụ thể nh sau: 35 Xuất phát của Công ty là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đợc thành lập ngày 01/ 10/ 1959 với sự giúp đỡ về kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị của Trung Quốc Nhà máy đợc xây dựng trên diện tích 3700 m2 với toàn bộ nhà xởng ban đầu là từ một xởng... 721, 642 : Trị giá vật liệu thừa + Nếu vật liệu thừa là của đơn vị khác: Ghi đơn Nợ TK 002, khi giao trả ghi Có TK 002 2 Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho - Dự phòng giảm giá vật liệu là việc ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá ghi sổ của vật liệu tồn kho nhng cha chắc chắn, từ đó phản ánh giá trị thực của vật liệu tại thời điểm cuối năm - ý nghĩa: Việc lập dự phòng nhằm để bù... liệu, đã xây dựng danh điểm vật liệu, trình độ chuyên môn của kế toán cao Đồng thời, nó sẽ phát huy đợc nhiều u điểm trong trờng hợp thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công IV Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu 1 Chứng từ kế toán sử dụng Khi có phiếu báo nhận hàng khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có thể lập Ban kiểm nhận hàng để kiểm nghiệm đối với một số loại vật liệu có tính chất phức tạp về . động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà. 1 Phần thứ nhất Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp I. Nhiệm vụ kế toán vật liệu. nhóm vật liệu cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật