Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà.DOC

Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà.

Lời nói đầu

Trong thời kỳ đổi mới kinh tế hiện nay, để hoà nhập với xu hớngphát triển chung của thế giới, Đảng và Nhà nớc ta đ luôn chú trọngã luôn chú trọng

đến việc nâng cao năng lực sản xuất của tất cả các doanh nghiệp Làmột doanh nghiệp sản xuất hoạt động trong kinh tế thị trờng, cán bộcông nhân viên của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà không ngừngđẩy mạnh sản xuất, nâng cao chất lợng sản phẩm tạo thế đứng vữngchắc cho sản phẩm của Công ty trên thị trờng.

Trở thành một thành viên của Tổng công ty Giấy Viện nam, Côngty văn phòng phẩm Hồng Hà đang có những bớc tiến bộ đáng kể trongnhững năm gần đây Sản phẩm của Công ty đang đợc thị trờng biếtđến một cách rộng r i Để đạt đã luôn chú trọng ợc kết quả nh vậy, một phần khôngnhỏ là sự đóng góp của bộ máy quản lý hoạt động linh hoạt, nhạy bén,công tác kế toán nói chung cũng nh công tác kế toán vật liệu nói riêngđợc tổ chức hiệu quả, cung cấp thông tin cho quản lý kịp thời, chínhxác.

Tổ chức kế toán vật liệu hợp lý sẽ tạo điều kiện đẩy nhanh côngviệc của các phần hành kế toán khác, đảm bảo cung cấp đủ về số lợng,đúng chất lợng, theo kịp tiến độ sản xuất Từ đó giúp cho quá trìnhsản xuất diễn ra liên tục, theo đúng kế hoạch sản xuất, xác định đợcđịnh mức dự trữ vật liệu hợp lý, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn vànâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác kế toán vật liệu tạiCông ty văn phòng phẩm Hồng Hà và đợc sự hớng dẫn tận tình của côgiáo hớng dẫn Trần Thị Phợng, em đ đi sâu nghiên cứu đề tài luậnã luôn chú trọng

văn tốt nghiệp: “Kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụngvốn lu động tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà” Ngoài phần mởđầu và kết luận luận văn bao gồm các nội dung sau:

Phần I: Lý luận chung về kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp

công nghiệp.

Phần II: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở Công ty

văn phòng phẩm Hồng Hà

Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán

vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động tại Công ty vănphòng phẩm Hồng Hà.

1 Vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất.

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất l-ợng của sản phẩm đợc sản xuất.

Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động nên có đặc điểmlà chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất Dới tác động của lao động, vật liệu thayđổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trịcủa sản phẩm đợc sản xuất ra.

Giá trị của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giáthành của sản phẩm nên thông thờng trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệuthờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành của sảnphẩm Do đó chỉ cần một sự biến động nhỏ của vật liệu cũng ảnh hởng trực tiếpđến một số chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp nh chỉ tiêu sản lợng, chất lợngsản phẩm, chỉ tiêu doanh thu, giá thành, chỉ tiêu chi phí.

Do vị trí quan trọng của vật liệu trong cấu tạo của giá thành sản phẩm, cácdoanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu trong tất cả các khâu từ khâu thumua ,bảo quản, sử dụng và dự trữ.

Vật liệu tham gia thờng xuyên vào quá trình sản xuất, biến động liên tục.Các doanh nghiệp thờng xuyên phải theo dõi tình hình biến động của vật liệu từđó có kế hoạch bổ sung, dự trữ kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩmvà các nhu cầu khác trong doanh nghiệp Công tác thu mua vật liệu đòi hỏi phảiđảm bảo đủ về số lợng, đúng về chất lợng, quy cách, chủng loại Giá mua, chiphí thu mua phải hợp lý sao cho đạt đợc hiệu quả kinh tế cao nhất cho doanhnghiệp đồng thời đáp ứng cung cấp đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạchsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu là phải tổ chức tốt kho tàngbến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quảnđối với từng loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn.

Ngoài ra việc sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý, đúng mục đích, trên cơ sởcác định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa rất quan trọng nhằm tiết kiệm chi phívề vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, thực hiện tốt kế hoạch sản xuấtkinh doanh Do vậy, trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tìnhhình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Việc xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, tránhtình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật t ảnh hởng đến tình hình tài chính nh lãngphí vốn do dự trữ nhiều hoặc việc cung ứng và thu mua không kịp thời nhằmđảm bảo cho tiến độ sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục cũng là một trong cácyêu cầu quản lý đối với vật liệu.

2 Vai trò của kế toán đối với yêu cầu quản lí vật liệu.

Vật liệu là một loại tài sản của doanh nghiệp, đồng thời là yếu tố chi phí cấuthành nên giá trị sản phẩm Do đó việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu mộtcách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lí vàkiểm soát tài sản của doanh nghiệp, tránh h hỏng mất mát, lãng phí vật liệu trongquá trình sản xuất Hơn nữa nó tạo điều kiện kiểm soát có hiệu quả đợc chi phívà giá thành sản phẩm do cung cấp đầy đủ kịp thời đồng bộ những vật liệu cầnthiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm.

Tổ chức công tác kế toán vật liệu là việc phải tổ chức chứng từ, tài khoản kếtoán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trongdoanh nghiệp để ghi chép, phân loại và tổng hợp tình hình hiện có, tăng, giảmcủa vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên các mặt: số lợng,chất lợng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp Bên cạnh đó công tác kế toánvật liệu cũng phải đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuấtvà tính giá thành sản phẩm Việc tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu cũng phảiphù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầuquản trị của doanh nghiệp, thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán vàquản lý vật liệu.

Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành ghi chép từchi tiết đến tổng hợp số liệu và tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tìnhhình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.

Đồng thời, kế toán vật liệu cũng cần thờng xuyên phối hợp kiểm tra việc thựchiện định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, tránh việc ứ đọng, lãng phí vật liệu,phát hiện những vật liệu kém phẩm chất để có những biện pháp nâng cao hiệuquả sử dụng, dự trữ vật liệu.

II.Phân loại và tính giá vật liệu1 Phân loại vật liệu

Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại có công dụngkhác nhau, đợc sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể đợc bảo quản , dự trữtrên những địa bàn khác nhau Trong thực tế nhằm tạo điều kiện cho việc hạchtoán và quản lý vật liệu ở các doanh nghiệp, căn cứ dùng để phân loại vật liệucông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất Theo đặc trngnày vật liệu ở các doanh nghiệp đợc phân ra các loại sau:

- Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các loại nguyên liệu và vật liệu tham giatrực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm.Nguyên liệu, vật liệu chính này bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mụcđích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hàng hoá Ví dụ: giấy đợc muatừ nhà máy sản xuất giấy để in ấn, đóng thành vở cũng đợc coi là vật liệu chính.

- Vật liệu phụ: Vật liệu phụ là các loại vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vậtliệu chính để nâng cao chất lợng cũng nh tính năng, tác dụng của sản phẩm vàcác loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại t liệu laođộng, phục vụ cho công việc lao động của công nhân.

- Nhiên liệu: Là các loại vật liệu đợc dùng để tạo ra năng lợng phục vụ chosự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất Thựcchất đây là một loại vật liệu phụ nhng nó đợc tách ra thành một loại riêng doviệc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong nền kinh tếquốc dân, hơn nữa nó có yêu cầu và kỹ thuật bảo quản hoàn toàn khác so với cácloại vật liệu phụ thông thờng.

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thếcho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị màdoanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lýtài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài.

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trênnh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng

Các doanh nghiệp có thể phân chia từng loại vật liệu nêu trên thành từng thứ,từng loại chi tiết hơn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết vật liệucủa đơn vị mình Trên cơ sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểmvật liệu để thống nhất tên gọi, quy cách, đơn vị tính, mã số của vật liệu tạo điềukiện thuận lợi trong công tác quản lý và cơ giới hoá công tác kế toán.

2 Tính giá vật liệu

Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tìnhhình tài sản cũng nh chi phí sản xuất kinh doanh Lựa chọn phơng pháp tính giátrong kỳ hợp lý tạo điều kiện cho việc đánh giá chính xác giá trị của vật liệu dựtrữ cuối kỳ, đồng thời phản ánh đúng đắn chi phí về vật liệu trong giá thành sảnphẩm Nh vậy, đánh giá vật liệu là một nhiệm vụ quan trọng của tổ chức kế toánvật liệu và là tiền đề để hình thành hệ thống thông tin chính xác về vật liệu tiêudùng, dự trữ.

Yêu cầu để lựa chọn phơng pháp tính giá vật t xuất dùng là phải tiện lợi, phùhợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, đồng thời phải tuân theo nhữngnguyên tắc mà Nhà nớc quy định.

Giá muaghi trênhoá đơn

Thuếnhập khẩu

(nếu có)+

Chi phíthu mua -

Giảm giáhàng muađợc hởngChi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phíbảo hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đờng đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trớckhi nhập kho (nếu có), phí chọn lọc, tái chế.

Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: giámua ghi trên hoá đơn ngời bán là giá không có thuế giá trị gia tăng.

Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp: giámua là giá thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng.

 Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vậtliệu.

 Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá trịvật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến,chi phí vận chuyển bố dỡ, hao hụt trong định mức ).

 Đối với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gialiên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng với các chiphí tiếp nhận (nếu có).

 Đối với phế liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trịthu hồi tối thiểu.

 Đối với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng ơng cộng các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

đ-Giá các loại vật liệu và chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thumua nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ Trờng hợp vật liệu là sảnphẩm nông, lâm, thuỷ sản mua của ngời trực tiếp sản xuất không có hoá đơnthì ngời mua hàng phải lập bảng kê ghi rõ họ tên, địa chỉ ngời bán, số lợng hànghóa, đơn giá, thành tiền, chữ ký của ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệpduyệt chi.

b) Giá thực tế xuất kho:

Việc sử dụng các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho trong từng doanhnghiệp phụ thuộc vào đặc điểm, cơ cấu, chủng loại vật liệu của doanh nghiệp đócũng nh trình độ quản lý, trình độ kế toán Các doanh nghiệp có thể lựa chọnmột trong các phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho sau:

 Giá thực tế bình quân gia quyền:

Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ đợc tính theo giá trịbình quân (đầu kỳ, cuối kỳ hoặc sau mỗi lần nhập).

 Giá thực tế bình quân đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc): Theo phơng pháp này thìgiá vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng vật liệu xuất kho và đơn giá thựctế vật liệu tồn đầu kỳ.

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ- Ưu điểm: Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho khá đơn giản và phản ánhkịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.

- Nhợc điểm: không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vậtliệu kỳ này.

 Giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ).

Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho đợc xác định trên cơ sở bìnhquân hoá giá trị của tất cả hàng nhập kho trong kỳ và tồn đầu kỳ.

Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế bình quânĐơn giá thực

tế bình quân =

Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ

- Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suấtnhập xuất trong kỳ.

- Nhợc điểm: Giá thực tế vật liệu xuất kho chỉ đợc tính vào cuối tháng, do đócông việc tính toán dồn vào cuối kỳ hạch toán, làm chậm tiến độ thực hiện cáckhâu kế toán khác.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu,số lần nhập, xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.

 Giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phơng pháp này, sau mỗi lầnnhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu.Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lợng vật liệu xuất kho giữa hai lần nhập kếtiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho.

- Ưu điểm: Phơng pháp này đã khắc phục đợc nhợc điểm của hai phơng pháptrên, việc tính giá đợc chính xác, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệutrong kỳ Công việc tính giá đợc tiến hành đều đặn trong kỳ.

- Nhợc điểm: Phơng pháp này đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, khối lợng tínhtoán nhiều.

Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập chỉ thích hợp áp dụng vớicác doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thựchiện kế toán bằng máy vi tính.

 Giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FIFO):

Theo phơng pháp này, giả định rằng số vật liệu đợc nhập kho trớc thì xuấtkho trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế xủa từng sốhàng xuất Nh vậy, giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tínhgiá thực tế vật liệu xuất trớc Phơng pháp này thích hợp khi giá cả của vật liệu ổnđịnh hoặc có xu hớng giảm.

- Ưu điểm: Việc tính giá đơn giản, dễ làm và gần đúng với luồng nhập_xuấtvật liệu trong thực tế.

- Nhợc điểm: Khối lợng công việc hạch toán tơng đối nhiều.

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng ở những doanh nghiệp có ít loại vật liệu,số lần nhập kho của mỗi loại vật liệu không nhiều.

 Giá thực tế nhập sau, xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp nhập sau- xuất trớc giả định rằng những loại vật liệu đợc nhậpvào kho sau cùng sẽ đợc xuất ra trớc tiên, xuất hết số nhập sau mới đến số nhậptrớc Phơng pháp này phù hợp trong trờng hợp giá vật liệu có xu hớng tăng lênvì khi đó số xuất theo giá mới sẽ cao, chi phí tăng, lợi nhuận giảm do đó số thuếthu nhập doanh nghiệp phải nộp giảm Doanh thu hiện tại phù hợp với chi phíhiện tại.

- Ưu điểm: Việc tính toán đơn giản, dễ làm hơn so với phơng pháp FIFO - Nhợc điểm: Phơng pháp này bỏ qua luồng nhập, xuất hàng trong thực tế.Trờng hợp giá cả thực tế vật liệu biến động mạnh, việc tính giá vật liệu trở nênthiếu chính xác.

Phơng pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, tầnsuất nhập, xuất của các loại vật liệu không nhiều và vật liệu có yêu cầu cao vềthời hạn bảo quản.

 Giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này giá trị xuất kho của vật liệuđợc xác định theo đúng giá nhập kho của nó Việc tính giá vật liệu xuất khochính xác tuy nhiên đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản và hạch toán chi tiết, tỉmỉ Phơng pháp này thích hợp cho cho các doanh nghiệp có điều kiện bảo quảnriêng từng lô vật liệu nhập kho, khi xuất lô nào sẽ tính theo giá đích danh của lôđó.

 Phơng pháp giá hạch toán:

Đối với phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theogiá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kếtoán tính giá thực tế của số vật liệu đã xuất kho trong kỳ trên cơ sở chênh lệchgiữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu theo công thức:

Giá thực tế vậtliệu xuất kho

= Giá hạch toán vậtliệu xuất kho

* Hệ số giávật liệu

Hệ số giávật liệu

=

Giá thực tế vật liệutồn kho đầu kỳ +

Giá thực tế vật liệunhập kho trong kỳGiá hạch toán vật liệu

tồn kho đầu kỳ

+ Giá hạch toán vật liệunhập kho trong kỳ- Ưu điểm: Phơng pháp này kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu và hạchtoán tổng hợp để tính giá vật liệu, phản ánh kịp thời sự biến động về giá trị củacác loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

- Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuốikỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học.

Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập,xuất kho vật liệu nhiều, thờng xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tinvề giá không kịp thời.

III.Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu1 Khái niệm

Vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất thờng rất đa dạng, nhiều chủng loại vàchiếm một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Hoạt động sản xuất diễnra đợc liên tục và có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào việc cung cấpnguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ Do đó nhiệm vụ cấp bách của kế toán là phảitheo dõi, kiểm soát đợc tình hình biến động của vật liệu.

Bên cạnh đó, vật liệu là một trong những tài sản của doanh nghiệp, kế toánphải hạch toán và cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kểcả chỉ tiêu hiện vật và giá trị, không chỉ ở từng kho, từng nhóm, từng thứ mà cóthể còn phải chi tiết tỉ mỉ theo từng chủng loại, chất lợng, quy cách tuỳ theoyêu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc các doanh nghiệp tổ chức hạch toán chứngtừ, mở các sổ kế toán chi tiết, vận dụng các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu

cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quảnlý vật liệu nói riêng.

2 Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu.

Việc quản lý vật liệu đợc thực hiện bởi rất nhiều bộ phận khác nhau có liênquan, tuy nhiên kế toán và thủ kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp tình hìnhnhập, xuất, kho vật liệu thông qua việc sử dụng các chứng từ nhập, xuất kho đểhạch toán chi tiết từng loại vật liệu Nhiệm vụ hạch toán chi tiết đợc tiến hànhbởi kế toán và thủ kho bao gồm các yêu cầu sau:

Trớc tiên, việc hạch toán chi tiết vật liệu phải đợc tổ chức ở từng kho và ở bộphận kế toán của doanh nghiệp.

Kế toán và thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho củatừng thứ, từng nhóm, từng loại vật liệu gồm cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

Đồng thời, số liệu giữa Sổ kế toán chi tiết và số liệu ghi chép của thủ kho tạikho phải đảm bảo khớp đúng về nội dung, chỉ tiêu, giá trị Số liệu kế toán tồnghợp cũng phải đợc đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết.

Cuối cùng, hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo cung cấp một cách kịpthời, đầy đủ các thông tin về vật liệu theo định kỳ đáp ứng yêu cầu quản lý.

3 Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu.

Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm quản lý, các doanhnghiệp có thể lựa chọn một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu chophù hợp nhằm đạt đợc hiệu quả quản lý cao nhất Tuy nhiên, cơ sở để kế toán vàthủ kho tiến hành ghi chép vào các sổ sách hạch toán chi tiết vật liệu đó là cácchứng từ kế toán.

Chứng từ các doanh nghiệp thờng sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuấtvật liệu là các chứng từ theo mẫu đợc Bộ Tài chính ban hành Đó có thể là cácchứng từ mang tính chất bắt buộc hoặc các chứng từ có tính chất hớng dẫn, tựlập.

Các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu gồm cácloại:

- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.- Hoá đơn (GTGT) khi mua hàng.- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)- Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH)

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03- BH)

Các chứng từ có tính chất bắt buộc hay hớng dẫn phải đảm bảo có đầy đủ cácyếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từđể phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ,kiểm tra của kế toán.

Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanhnghiệp lựa chọn, mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiếtsau:

Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợcdùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt giá trị hoặc cả sốlợng và giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng trongdoanh nghiệp.

Ngoài các sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu trên có thể mở thêm các Bảng kêNhập, Bảng kê Xuất, Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu phụcvụ cho việc ghi sổ kế toán đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.

a) Ph ơng pháp thẻ song song

Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, ở khophải mở thẻ kho theo dõi về mặt số lợng, ở phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vậtliệu để ghi chép về mặt số lợng và giá trị.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định bắt buộc (mẫu 06-VT) cho từngdanh điểm vật liệu và giao cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻkho.

 Tại kho:

Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hànhkiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ rồi ghi số lợng thực nhập, thực xuấtvào thẻ kho Sau mỗi một nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn khotrên thẻ kho Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho.

Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau mỗi lần xuất, thủ kho phải ghi sốlợng thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi.

Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho trên thẻ kho với số lợngvật liệu thực tế tồn trong kho để đảm bảo đã ghi chép đầy đủ Hàng ngày hoặcđịnh kỳ 3, 5 ngày thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho đã đợc phân loại theotừng thứ, từng nhóm vật liệu cho phòng kế toán.

 Tại phòng kế toán:

Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chitiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho cho cả 2 chỉ tiêu: số lợngvà giá trị.

Sổ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, chỉ khác là theo dõicả về giá trị của vật liệu Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho do thủ khochuyển đến, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu với các chứng từcó liên quan (Hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn vận chuyển ), ghi

đơn giá vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất kho Trên cơsở các chứng từ đó kế toán ghi vào các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu liên quan.

Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu và kiểm tra, đối chiếu vớithẻ kho, đồng thời kế toán vật liệu phải tập hợp chung số liệu tổng cộng của cácsổ (thẻ) kế toán chi tiết bao gồm các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn vào Bảng tổng hợpchi tiết nhập, xuất, tồn cả về số lợng và giá trị.

Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp

thẻ song song theo sơ đồ 1.1:

Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu diểm: đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, đảmbảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh choquản trị hàng tồn kho.

+ Nhợc điểm: Việc ghi chép cồng kềnh, có sự trùng lắp về chỉ tiêu số lợng.Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do đó làmhạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.

+ Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủngloại vật t, khối lợng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, phát sinh không th-ờng xuyên Phơng pháp này rất tiện lợi đối với các doanh nghiệp sử dụng máy vitính để xử lý số liệu kế toán và hiện nay đang đợc áp dụng phổ biến tại cácdoanh nghiệp.

b) Ph ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến mộtbớc phơng pháp thể song song.

Theo phơng pháp này để hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho vẫn sử dụng cácthẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loại vật liệu vềmặt số lợng Cách lập và ghi thẻ kho đã đợc trình bày ở trên.

 ở phòng kế toán:

Sau khi nhận đợc các chứng từ đã đợc phân loại do thủ kho chuyển lên, kếtoán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Để theo dõi từng loại vật liệunhập, xuất về khối lợng và giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Sổđối chiếu luân chuyển không đợc ghi chép hàng ngày nh trong hạch toán chi tiếttheo phơng pháp thẻ song song mà đặc điểm ghi chép là chỉ thực hiện ghi chépmột lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng.Mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi một dòng trên Sổ đối chiếu luân chuyển.

Kế toán có thể lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất để tổng hợp số liệu làm cơ sởghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đốichiếu chỉ tiêu số lợng vật liệu ở Sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng vật liệu ởthẻ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyểnvới số liệu kế toán tổng hợp.

Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân

chuyển đợc khái quát theo sơ đồ 1.2:

Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm: Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thựchiện, số lợng ghi chép có bớt so với phơng pháp thẻ song song.

+ Nhợc điểm: ở phơng pháp này vẫn tồn tại sự ghi chép trùng lắp về chỉ tiêusố lợng, khối lợng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh h-ởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tợng khácnhau Mặt khác, nếu không lập Bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếpchứng từ nhập, xuất trong các tháng để ghi Sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinhnhầm lẫn, sai sót Nếu nhập Bảng kê nhập, xuất thì khối lợng ghi chép vẫn lớn.

Thẻ khoChứng từ nhập

+ Phạm vi áp dụng: Thích hợp áp dụng với các doanh nghiệp không có nhiềunghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do đókhông có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình biến động vật liệu hàng ngày.

c) Ph ơng pháp sổ số d

Phơng pháp sổ số d đã có một sự thay đổi so với 2 phơng pháp trên và đợc sửdụng cho những doanh nghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị vật liệunhập, xuất, tồn kho Đặc điểm của phơng pháp này là ở kho chỉ theo dõi vật liệuvề số lợng còn ở phòng kế toán theo dõi về mặt giá trị Phơng pháp sổ số d là sựkết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kếtoán Từ đó phơng pháp này tạo điều kiện cho việc kiểm tra thờng xuyên giữacông tác hạch toán của kế toán và thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác,kịp thời Công việc hạch toán đợc tiến hành ở kho và phòng kế toán theo trình tựsau:

 ở kho:

Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lợng vật liệu nhập, xuất, tồn trêncơ sở các chứng từ nhập, xuất Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày (theo quy địnhthống nhất của doanh nghiệp) các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ khophải đợc thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vậtliệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theocác chứng từ nhập, xuất Trong phiếu giao nhận chứng từ, thẻ kho phải ghi rõ sốlợng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu: lập riêng cho phiếu nhập kho vàphiếu xuất kho.

Ngoài ra, vào cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào số tồn của vật liệu trên thẻkho để ghi vào Sổ số d Sổ số d do phòng kế toán lập và gửi cho thủ kho vàongày cuối tháng để ghi sổ Sổ số d đợc mở cho từng năm (theo dõi tổng hợp theoloại vật t) và vật liệu đợc sắp xếp theo thứ, nhóm, loại Mỗi nhóm có dòng cộngnhóm, mỗi loại có dòng cộng loại.

 ở phòng kế toán:

Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày, nhân viên kế toán có trách nhiệm xuốngkho để kiểm tra, hớng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ đãđợc thủ kho phân loại Sau đó kế toán phải ký nhận vào phiếu giao nhận chứngtừ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập, xuất có liên quan.

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận đợc, kế toán tiến hành đối chiếu vớicác chứng từ khác có liên quan (Hoá đơn mua hàng, Hợp đồng mua bán ) Trêncơ sở giá hạch toán đang sử dụng kế toán tính giá theo từng chứng từ và tổngcộng số tiền ghi vào cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi sốtiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào Bảng luỹ kếnhập, Bảng luỹ kế xuất vật liệu.

Cuối tháng cộng số liệu trên các Bảng luỹ kế nhập, xuất để ghi các phầnnhập, xuất trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu và tính ra số tồn khocuối tháng của từng nhóm, loại vật liệu rồi ghi vào cột “tồn kho cuối tháng” củaBảng kê này Đồng thời, cuối tháng nhận đợc Sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kếtoán tính giá hạch toán của hàng tồn kho để ghi vào sổ số d cột “thành tiền” Sauđó kế toán vật liệu đối chiếu giữa số liệu cột “tồn kho cuối tháng” của nhóm,

loại vật liệu tơng ứng trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ với Sổ số dvà đối chiếu với kế toán tổng hợp về mặt giá trị.

Nội dung, trình tự kế toán vật liệu theo phơng pháp sổ số d đợc khái quát nh

Đối chiếu, kiểm tra

- Ưu, nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm: Phơng pháp sổ số d hạn chế đợc sự ghi chép trùng lắp giữa khovà phòng kế toán, cho phép kiểm tra thờng xuyên việc ghi chép ở kho, đảm bảosố liệu kế toán đợc chính xác, kịp thời.

+ Nhợc điểm: Theo phơng pháp này, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nênkhi đợc yêu cầu cung cấp thông tin về số hiện có và tình hình tăng, giảm củatừng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho Hơnnữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn.

+ Phạm vi áp dụng: Phơng pháp sổ số đ đợc áp dụng cho những doanhnghiệp dùng giá hạch toán để hạch toán giá trị hàng tồn kho Phơng pháp nàythích hợp với các doanh nghiệp có khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất lớn, thờngxuyên, nhiều chủng loại vật liệu, đã xây dựng danh điểm vật liệu, trình độchuyên môn của kế toán cao Đồng thời, nó sẽ phát huy đợc nhiều u điểm trongtrờng hợp thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công.

IV.Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu1 Chứng từ kế toán sử dụng.

Khi có phiếu báo nhận hàng khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có thể lậpBan kiểm nhận hàng để kiểm nghiệm đối với một số loại vật liệu có tính chấtphức tạp về chất lợng, quy cách hoặc số lợng hàng lớn, rời hay phát sinh những

Thẻ khoChứng từ nhập

Sổ số d Phiếu giao nhận

chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuấtChứng từ xuất

Bảng tổng hợp N-X-T

Sổ kế toántổng hợp

sai lệch so với chứng từ Sau khi chứng thực về số vật liệu thực tế giao nhận về cảsố lợng, chất lợng, quy cách, mẫu mã, kết quả đợc ghi vào “Biên bản kiểmnghiệm vật t”.

Sau đó, trên cơ sở Hoá đơn, Phiếu báo nhận hàng và Biên bản kiểm nghiệm,bộ phận cung tiêu sẽ lập “Phiếu nhập kho vật liệu” và chuyển cho thủ kho Thủkho nhập vật liệu, ghi số thực tế nhập kho và chuyển lên phòng kế toán làm căncứ ghi sổ Trong trờng hợp thừa, thiếu vật liệu thủ kho phải báo cho bộ phậncung tiêu và ngời giao hàng cùng lập biên bản.

2 Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phơng pháp kê khai ờng xuyên.

th-Phơng pháp kê khai thờng xuyên theo dõi và phản ánh một cách thờngxuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoá trên tàikhoản kế toán và sổ kế toán Do đó phơng pháp này có độ chính xác cao, có thểcung cấp thông tin về giá trị của vật t, hàng hoá nhập, xuất, tồn kho tại bất kỳthời điểm nào Phơng pháp này thờng đợc áp dụng trong các doanh nghiệp sảnxuất (công nghiệp, xây lắp ) và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trịlớn, hàng hoá có kỹ thuật, chất lợng cao.

Đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp,thờng xuyên biến động thì áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức.

a) Tài khoản sử dụng

- Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu.

Tài khoản đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của cácnguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.

Bên Nợ: Giá thực tế của vật liệu nhập kho.

Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.

Bên Có: Trị giá thực tế của vật liệu xuất kho.

Trị giá thực tế vật liệu thiếu khi kiểm kê.

Giảm giá hàng mua, trị giá vật liệu trả lại ngời bán.

Số d Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.

Tài khoản 152 đợc chi tiết theo cơ cấu, chủng loại nguyên vật liệu của doanhnghiệp.

- Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đờng.

Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên, vật liệu, công cụ, hànghoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu củadoanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.

Bên Nợ: Giá trị vật liệu đang đi trên đờng cuối kỳ.

Bên Có: Giá trị vật liệu đang đi trên đờng cuối kỳ trớc đã về nhập khohoặc chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng.

Số d Nợ: Giá trị vật liệu đã mua nhng còn đang đi trên đờng.

Ngoài các tài khoản nói trên trong quá trình hạch toán vật liệu còn sử dụngmột số tài khoản liên quan khác nh: 111, 112, 331, 621, 627, 641, 642, 133(1,2)

b) ơng pháp hạch toán.Ph

Phơng pháp hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờngxuyên và tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ bao gồm các trờng hợp sau:

 Trờng hợp 1: Vật liệu mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về.

Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, Biên bản kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, kếtoán ghi sổ theo bút toán sau:

Nợ TK 152: Giá mua cha có thuế GTGT.Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331, 141 : Tổng giá thanh toán.- Nếu đợc hởng chiết khấu thanh toán trớc hạn:

Nợ TK 111, 112, 331 :

Có TK 711: Số chiết khấu hàng mua đợc hởng.- Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Nếu nhập kho toàn bộ:

Nợ TK 152: Giá mua cha có thuế của toàn bộ số nguyên vật liệu.Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào ghi theo hoá đơn.

Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn.Có TK 3381- TS thừa chờ giải quyết: Trị giá vật liệu thừa.Khi xuất trả lại cho ngời bán:

Nợ TK 3381:

Có TK 152: Giá trị vật liệu xuất trả lại do ngời bán giao thừaNếu nhập kho theo số trên hoá đơn, số hàng thừa đợc coi nh giữ hộ ngời bán,khi nhập ghi đơn bên Nợ TK 002, khi xử lý ghi đơn bên Có TK 002.

Trong trờng hợp doanh nghiệp đồng ý mua nốt số hàng thừa thì nhập kho ghitơng tự nh trên.

- Trờng hợp hàng thiếu so với Hoá đơn:

Kế toán phản ánh theo số hàng thực nhập, số thiếu căn cứ vào Biên bản đãlập sẽ thông báo cho bên bán biết.

Nợ TK 152: Trị giá vật liệu thực nhập.Nợ TK 1381- TS thiếu chờ xử lý: Số thiếu so với hoá đơn.

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào ghi theo hoá đơn.Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán.

Nếu do ngời bán giao thiếu và hoàn trả số thiếu nhập kho:Nợ TK 152: Ngời bán giao tiếp số thiếu.

Có TK 1381- TS thiếu chờ xử lý: Xử lý số thiếu.

Nếu ngời bán hết hàng và đồng ý trả lại tiền hoặc ghi giảm số nợ phải trả:Nợ TK 111, 112, 331: Nhận lại tiền hoặc ghi giảm số phải trả.

Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu.Có TK 1381- TS thiếu chờ xử lý: Xử lý số thiếu.

- Trờng hợp doanh nghiệp đợc ngời bán chấp nhận giảm giá: Nợ TK 111, 112, 331:

- Trờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh trong hợpđồng, trả lại cho ngời bán, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 331, 138: Tổng giá thanh toán của số hàng bị trả lại.

Có TK 152: Giá trị vật liệu bị trả lại.

Có TK 133(1331): Ghi giảm số thuế GTGT đầu vào.

 Trờng hợp 2: Hoá đơn về nhng hàng cha về.

Kế toán lu Hoá đơn vào hồ sơ hàng đi đờng Nếu trong kỳ hàng về thì ghi sổnh bình thờng Trong trờng hợp cuối kỳ hàng cha về thì coi đó là hàng đang đi đ-ờng và ghi sổ nh sau:

Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo giá cha có thuế.Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.

Có TK 111, 112, 331, 141: Tổng giá thanh toán vật liệu mua.Sang kỳ sau, khi hàng về:

Nợ TK 152: Hàng đi đờng về nhập kho.Nợ TK 621, 627: Xuất thẳng cho bộ phận sử dụng.

Có TK 151: Trị giá hàng đi đờng về đến doanh nghiệp.

 Trờng hợp 3: Hàng về nhng hoá đơn cha về.

Khi hàng về, làm thủ tục nhập kho nhng cha ghi sổ kế toán Nếu đến cuối kỳmà hoá đơn về thì kế toán ghi sổ bình thờng nh trờng hợp 1, còn nếu hoá đơn chavề thì ghi sổ theo giá tạm tính, kỳ sau khi hoá đơn về thì tiến hành điều chỉnh giátạm tính về giá thực tế.

Nếu giá thực tế > giá tạm tính:Ghi bổ sung số chênh lệch.

Hoặc xoá bỏ giá tạm tính, ghi lại theo giá thực tế.Nếu giá thực tế < giá tạm tính:

Điều chỉnh giảm (ghi âm) số chênh lệch.

Hoặc xoá bỏ giá tạm tính và ghi theo giá thực tế.

 Trờng hợp 4: Nhập kho vật liệu do thuê ngoài gia công hoặc tự chế:

Nợ TK 152: Giá thành sản xuất thực tế.

Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hoặc tự chế.

 Trờng hợp 5: Tăng nguyên vật liệu do đợc cấp, đợc tài trợ hoặc nhận vốn

góp liên doanh.Nợ TK 152: Có TK 411:

Giá thực tế vật liệu nhập kho.

Giá trị vật liệu đợc cấp,tài trợ,nhận vốn góp liên doanh.

 Trờng hợp 6: Nhận lại vốn góp liên doanh, đầu t dài hạn.

Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu tăng thêm.

Có TK 128, 222: Trị giá vật liệu nhận lại vốn góp liên doanh.

 Trờng hợp 7: Nhập lại vật liệu cho sản xuất nhng dùng không hết:

Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu nhập kho.

Có TK 621, 627: Ghi giảm chi phí SXKD trong kỳ.

 Trờng hợp 8: Vay mợn tạm thời từ đơn vị nội bộ, đơn vị khác.

Nợ TK 152: Giá thực tế vật liệu nhập kho.

Có TK 336, 3388: Trị giá vật liệu vay mợn.

 Trờng hợp 9: Nhập kho phế liệu thu hồi.

Có TK 154: Trị giá phế liệu thu hồi từ sản xuất.

 Trờng hợp 10: Đánh giá tăng vật liệu:

Nợ TK 152: Giá trị vật liệu tăng thêm.

Có TK 412: Giá trị vật liệu tăng do đánh giá lại.

 Khi mua nguyên vật liệu, chỉ nhập kho những vật liệu đúng quy cách,phẩm chất, đúng với số thực tế kiểm nhận Trờng hợp có hao hụt thì số hao hụttrong định mức đợc tính vào giá thực tế, còn số hao hụt ngoài định mức thì cầntìm nguyên nhân và xử lý.

Nợ TK 152: Trị giá thực tế vật liệu nhập kho.Nợ TK 1381: Phần hao hụt ngoài định mức.Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ.

Có TK 331: Số tiền phải thanh toán cho ngời bán.Có TK 111, 112, 141, : Số tiền đã trả.

Khi xử lý:

Nợ TK 111, 112, 334, 1388: Ngời vận chuyển bồi thờng.Nợ TK 331: Thiếu do ngời bán chuyển thiếu.

Có TK 1381: Xử lý phần hao hụt ngoài định mức.

3 Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu theo phơng pháp kiểm kê địnhkỳ.

Phơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi,tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn trị giá vật liệu xuất chỉ đợcxác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ.Phơng pháp này có thể giảm nhẹ khối lợng công việc hạch toán, tuy nhiên doviệc xác định giá trị vật t, hàng hoá xuất ra phụ thuộc vào chất lợng công tácquản lý vật t Phơng pháp này có độ chính xác không cao, chỉ thích hợp áp dụngvới các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật t khác nhau, giá trịthấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán

Đối với phơng pháp kiểm kê định kỳ, việc nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng hoákhông đợc theo dõi trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị của vật t,hàng hóa mua nhập kho trong kỳ đợc theo dõi, ghi chép trên tài khoản riêng làtài khoản “Mua hàng”.

a) Tài khoản sử dụng.

- Tài khoản 611: Mua hàng (tiểu khoản 6111- Mua nguyên, vật liệu).

Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên, vật liệu, dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).

Bên Nợ: Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ

Giá thực tế vật liệu thu mua trong kỳ và những trờng hợp tăngvật liệu khác.

Bên Có: Các khoản giảm giá hàng mua, hàng trả lại ngời bán.Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.Giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ.

Tài khoản 611- không có số d cuối kỳ.

b) Phơng pháp hạch toán.

Phơng pháp hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiềm kê định kỳ vàtính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ bao gồm:

 Đầu kỳ, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:

Nợ TK 611 (6111): Kết chuyển giá trị vật liệu tồn kho, đang đi đờng.Có TK 152: Trị giá vật liệu tồn kho.

Có TK 151: Trị giá vật liệu đang đi đờng. Trong kỳ, tiến hành thu mua vật liệu, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua.Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.

Có TK 111, 112, 331, : Tổng giá thanh toán. Các trờng hợp tăng vật liệu khác:

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu tăng trong kỳ.

Có TK 411: Nhận vốn góp liên doanh, tặng thởng, viện trợ.Có TK 336, 3388: Vay cá nhân, đơn vị nội bộ hoặc đơn vị khác.Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh, đầu t ngắn hạn.Có TK 338 (3381): Phát hiện thừa khi kiểm kê, chờ xử lý.

 Việc hạch toán tổng hợp thu mua và nhập kho vật liệu ở doanh nghiệp tínhthuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và ở doanh nghiệp tính thuế GTGT theophơng pháp trực tiếp chỉ khác nhau trong trờng hợp tăng vật liệu do mua ngoàinhập kho, còn các trờng hợp tăng vật liệu khác (nh tự gia công chế biến, nhậnvốn góp liên doanh ) thì đợc phản ánh tơng tự trong cả hai phơng pháp tínhthuế Cụ thể, đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo ph-ơng pháp trực tiếp, khi mua vật liệu nhập kho đợc hạch toán nh sau:

Nợ TK 151, 152 : Giá thực tế vật liệu nhập kho (bao gồm cả thuế GTGT, Theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).

Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu nhập kho (bao gồm cả thuế GTGT, Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).

Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT) đợc lập để theo dõi chặt chẽ số lợng vật liệuxuất kho cho các bộ phận sử dụng, có giá trị luân chuyển một lần Phiếu này docác bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập thành 3 liên: 1 liên lu ở bộ phậnlập phiếu, 1 liên giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán, cònmột liên do ngời nhận giữ.

Trong trờng hợp vật t xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sử dụng vàdoanh nghiệp đã xây dựng đợc định mức tiêu hao vật liệu cho sản phẩm thì sửdụng “Phiếu xuất vật t theo hạn mức” (mẫu số 04- VT) Phiếu này đợc lập thành2 liên: 1 liên ngời nhận vật t giữ, 1 liên giao cho thủ kho Sau mỗi lần xuất, thủkho ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho Sau khi đã xuất hết hạn mức hoặc đếncuối tháng, thủ kho thu lại phiếu của bộ phận sử dụng, kiểm tra, đối chiếu với thẻkho, ký và chuyển lên phòng cung ứng 1 liên, liên còn lại chuyển cho phòng kếtoán.

Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập “Hoá đơn kiêmphiếu xuất kho” (mẫu số 02- BH) thành 3 liên: 1 liên lu tại phòng cung ứng, 1liên giao cho khách hàngvà 1 liên để thủ kho ghi thẻ kho và chuyển lên chophòng kế toán.

Trong trờng hợp chuyển vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanhnghiệp hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, đại lý, gia công chế biến phòngcung ứng sẽ lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”.

2 Kế toán xuất kho vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

 Trờng hợp 1: Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản.

Nợ TK 621: Xuất trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.

Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xởng, bộ phận sản xuất Nợ TK 641: Xuất phục vụ cho bán hàng.

Nợ TK 642: Vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ.

Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất dùng.

 Trờng hợp 2: Vật liệu xuất thuê ngoài gia công, chế biến:

Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến.Có TK 152: Trị giá vật liệu xuất dùng.

 Trờng hợp 3: Xuất vật liệu góp vốn liên doanh.

Nợ TK 128, 222: Giá trị góp vốn liên doanh.

Nợ (hoặc Có) TK 412:Phần chênh lệch giảm (hoặc tăng) khi đánh giá lại.Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh.

 Trờng hợp 4: Xuất bán vật liệu.

Nợ TK 632: Trị giá vật liệu xuất bán.

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất kho.

 Trờng hợp 5: Đợc hởng giảm giá, bớt giá khi mua:

Nợ TK 111, 112, 331: Số tiền đợc hởng.Có TK 152: Số giảm giá, bớt giá.

 Trờng hợp 6: Đánh giá giảm vật liệu:

Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại.Có TK 152: Giá trị vật liệu giảm.

3 Kế toán xuất kho vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.

 Giảm giá hàng mua đợc hởng:

TK 333 Xuất dùng cho XDCB Thuế nhập khẩu của

Nhập kho VL đi đờng gia công hoặc tự chế

Nhận góp vốn liên doanh, TK 133 nhận cấp phát, tặng thởng Thuế GTGT

của hàng trả lại tk 154 TK 128,222

VL chế biến nhập kho, Xuất kho NVL góp hoặc phế liệu thu hồi từ SX vốn liên doanh

VL tồn đầu kỳ hàng trả lại TK 133

VL mua ngoài nhập kho của hàng trả lại

Thuế GTGT Kết chuyển trị giá

Nhận lại vốn góp liên doanh TK 3381

VL phát hiện thừa khi kiểm kê

VI Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê và dự phònggiảm giá hàng tồn kho.

1 Kế toán thừa, thiếu vật liệu khi kiểm kê.

Với mục đích đánh giá tình hình bảo quản vật t ở từng kho, tính chính xác vềsố lợng, chất lợng, chủng loại vật t với sổ sách, chứng từ kế toán, các doanhnghiệp thờng tiến hành kiểm kê vật liệu hiện có ở trong kho Công việc này cóthể đợc thực hiện theo định kỳ hoặc đột xuất bởi Hội đồng kiểm kê tài sản củađơn vị và đợc ghi vào Biên bản kiểm kê Đây là công việc rất cần thiết nhằmnâng cao công tác bảo quản vật t, tránh việc mất mát, hao hụt đồng thời pháthiện đợc các sai sót trong việc quản lý vật liệu của doanh nghiệp.

 Sau khi kiểm kê nếu phát hiện vật liệu thiếu hoặc kém phẩm chất, doanhnghiệp phải tìm nguyên nhân và có những biện pháp giải quyết kịp thời Tuỳtheo nguyên nhân cụ thể hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toántiến hành ghi sổ nh sau:

- Nếu vật liệu thiếu là do cân, đong, đo, đếm sai, kế toán ghi:Nợ TK 621, 627, 641, 642: Ghi tăng chi phí SXKD trong kỳ Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu.

- Nếu giá trị vật liệu thiếu nằm trong phạm vi hao hụt cho phép hoặc cóquyết định xử lý số thiếu hụt của cấp có thẩm quyền đợc tính vào chi phí SXKD,kế toán ghi:

Nợ TK 1381: Số thiếu sau kiểm kê Có TK 152: Trị giá vật liệu thiếu.

 Khi kiểm kê phát hiện thừa, doanh nghiệp phải xác định số vật liệu thừa làcủa mình hay do nhà cung cấp giao thừa.

+ Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tìnhhình thực tế đợc xác định để ghi:

Có TK 721, 642 : Trị giá vật liệu thừa.+ Nếu vật liệu thừa là của đơn vị khác:

Ghi đơn Nợ TK 002, khi giao trả ghi Có TK 002.

2 Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho.

- Dự phòng giảm giá vật liệu là việc ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sútso với giá ghi sổ của vật liệu tồn kho nhng cha chắc chắn, từ đó phản ánh giá trịthực của vật liệu tại thời điểm cuối năm.

- ý nghĩa:

Việc lập dự phòng nhằm để bù đắp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực sựphát sinh.

Phản ánh đợc giá trị thực của vật liệu.

Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phản ánh doanh thu và chi phí phù hợptrong một niên độ kế toán.

- Phơng pháp lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá vật liệu:

Dự phòng giảm giá vật liệu đợc lập vào cuối mỗi niên độ kế toán, trớc khilập Báo cáo tài chính.

Dự phòng giảm giá vật liệu phải tính cho từng loại vật liệu nếu có bằngchứng về sự giảm giá của nguyên vật liệu (giá trên thị trờng nhỏ hơn giá trị ghisổ của vật liệu vào cuối niên độ kế toán).

Mức dự phònggiảm giá VL =

Số lợng NVLtồn kho x

Chênh lệch giữa đơn giá ghi trênsổ kế toán và trên thị trờngDoanh nghiệp phải lập Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từngloại vật liệu để làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.

Dự phòng giảm giá vật liệu đợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệpvà hoàn nhập dự phòng đợc coi là thu nhập bất thờng nếu vào cuối kỳ không xảyra giảm giá vật liệu.

Tài khoản sử dụng: TK159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng.Bên Có: Lập dự phòng.

D Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

- Cuối niên độ khi xác định khoản dự phòng giảm giá cần phải lập sẽ ghi:Nợ TK 642 (6426)

Có TK 159

- Cuối niên độ sau hoàn nhập toàn bộ số đã lập dự phòng ở cuối niên độ ớc:

tr-Nợ TK 159 Có TK 721

Nếu doanh nghiệp lại tiếp tục lập dự phòng giảm giá cho số vật liệu chínhhiện có, kế toán sẽ ghi:

Nợ TK 642 (6426) Có TK 159

VII các hình thức sổ kế toán áp dụng trong hạch toánvật liệu.

Hiện nay các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kếtoán dể hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho phù hợp với đặc điểmcủa doanh nghiệp, nhằm tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin, kịp thời,chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Các hình thức sổ kếtoán bao gồm:

1 Hình thức sổ kế toán Nhật ký- Sổ cái.

Đây là hình thức sổ kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian và theo nộidung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cùng một quyển sổ kế toántổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký- Sổ cái.

Các sổ kế toán sử dụng để hạch toán vật liệu trong hình thức này là:- Nhật ký- Sổ cái tài khoản 151, 152 (611).

- Sổ kế toán chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu.

 Ưu, nhu, nhợc điểm, phạm vi áp dụng:

- Ưu điểm: Hạch toán sổ Nhật ký- chứng từ có khối lợng công tác kế toán ít,phơng pháp hạch toán đơn giản, dễ dàng cho công tác đối chiếu, kiểm tra của kếtoán.

- Nhợc điểm: ghi chép trùng lắp trên một dòng ghi, chỉ sử dụng một quyểnsổ tổng hợp do đó không có cơ hội để phân công lao động kế toán và chỉ mở đợcsố lợng tài khoản ít.

- Phạm vi áp dụng: Nhật ký- sổ cái chỉ thích hợp với các đơn vị hạch toán cóquy mô nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, thực hiện một loại hoạt động nên sửdụng ít tài khoản.

Sơ đồ 1.6:

trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức Nhật ký- Sổ cái.

Chứng từ nhập, xuất VL, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán khác

Nhật ký- sổ Cái TK151,152 (611)

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn VL

Sổ kế toán chi tiết VL

Bảng tổng hợp chứng từ nhập,xuất VL

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

2 Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.

Theo hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổNhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó,sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ Cái từng nghiệp vụ.

Các sổ kế toán hạch toán vật liệu theo hình thức Nhật ký chung bao gồm:- Sổ Nhật ký chung.

- Sổ Nhật ký mua hàng.

- Sổ Cái tài khoản 151, 152, 611.

 Ưu, nhu, nhợc điểm, phạm vi áp dụng:

- Ưu điểm: ghi chép đơn giản, kết cấu sổ dễ ghi, việc kiểm tra, đối chiếucũng dễ dàng và cho phép phân công lao động kế toán trong đơn vị.

- Nhợc điểm: Do sử dụng riêng sổ Nhật ký và Sổ cái nên khối lợng ghi chépcòn bị trùng lắp nhiều.

- Phạm vi áp dụng: Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung phù hợp với nhữngdoanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầuphân công lao động kế toán trong doanh nghiệp Hình thức này có rất nhiềuthuận lợi khi ứng dụng máy vi tính trong xử lý thông tin kế toán trên sổ.

Sơ đồ 1.7:

Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức Nhật ký chung.

Chứng từ nhập, xuất VL, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán khác

Sổ Nhật ký chungSổ kế toán chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn VLSổ Cái TK

151, 152 (611)Nhật ký đặc biệt

(NK mua hàng)

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

3 Hình thức sổ kế toán Chứng từ- ghi sổ.

Theo hình thức này, căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “chứng ghi sổ” đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc từng năm và có chứng từgốc đính kèm Hình thức sổ kế toán Chứng từ- ghi sổ thực hiện ghi theo trình tựthời gian trên sổ Đăng ký chứng từ- ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế theo sổCái.

từ-Các sổ kế toán áp dụng trong hình thức này để hạch toán vật liệu bao gồm:- Sổ Đăng ký chứng từ- ghi sổ.

- Sổ Cái TK 151, 152 (611).

- Sổ kế toán chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu.

 Ưu, nhu, nhợc điểm, phạm vi áp dụng:

- Ưu điểm: Cũng nh hình thức sổ Nhật ký chung, hình thức sổ này khá đơngiản, số liệu kế toán dễ đối chiếu, dễ kiểm tra Sổ nhật ký tờ rời cho phép thựchiện chuyên môn hoá đợc lao động kế toán.

- Nhợc điểm: vẫn cha khắc phục đợc nhợc điểm là ghi chép trùng lắp.

- Phạm vi áp dụng: Hình thức sổ này đợc áp dụng trong những trờng hợp ơng tự nh hình thức sổ Nhật ký chung.

t-Sơ đồ 1.8:

Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức Chứng từ- ghi sổ

Chứng từ nhập, xuất VL, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ thanh toán khác

Bảng tổng hợp

chứng từ nhập, xuấtSổ kế toán chi tiết vật liệu

Sổ đăng ký CT- GS

Bảng tổng hợp N-X-T kho VLChứng từ- ghi sổ

Sổ Cái TK 151, 152 (611)

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

4 Hình thức sổ kế toán Nhật ký- chứng từ.

Hình thức sổ kế toán Nhật ký- chứng từ là một bớc phát triển căn bản so vớicác hình thức sổ khác Hình thức này thực hiện ghi chép, tập hợp và hệ thốnghoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp vớiviệc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.

Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và việchệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế đợc kết hợp chặt chẽ Đồngthời nó cũng kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trêncùng một sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép.

Để hạch toán vật liệu hình thức sổ Nhật ký- chứng từ sử dụng các loại sổ sau:- Nhật ký chứng từ số 7, 5, 1, 2, 10

- Bảng kê 4, 5, 6.

- Sổ Cái TK 151, 152 (611).- Các sổ kế toán chi tiết.

Bảng phân bổ vật liệu

Bảng kê 4,5,6

NK- CT số 7NK- CT

liên quan

Sổ chi tiết TK 331

NK- CT số 5

Sổ Cái TK 151,152 (611)

Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày

 Ưu, nhu, nhợc điểm, phạm vi áp dụng:

- Ưu điểm: Hình thức này kế thừa các u điểm của các hình thức sổ trớc,chuyên môn hoá lao động kế toán cao, giảm khối lợng ghi sổ Do đợc kết cấutheo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu, kiểm tra cao.

- Nhợc điểm: Phức tạp về kết cấu, số lợng sổ nhiều, đòi hỏi trình độ kế toáncao và khó vận dụng máy tính vào công tác kế toán.

- Phạm vi áp dụng: Hình thức sổ Nhật ký- chứng từ chỉ thích hợp áp dụng vớinhững doanh nghiệp có quy mô lớn, loại hình kinh doanh phức tạp, có trình độquản lý và trình độ kế toán cao và thực hiện kế toán chủ yếu bằng lao động thủcông.

VIII Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sửdụng vốn lu động trong các doanh nghiệp sản xuất.

1 Các chỉ tiêu để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lu động.

Để phân tích đợc hiệu quả sử dụng vốn lu động của doanh nghiệp cần sửdụng các chỉ tiêu sau:

- Sức sinh lợi của vốn lu động:

Sức sinh lợi của

- Hệ số quay kho vật t:Hệ số quay kho

- Hệ số luân chuyển vốn lu động:Hệ số luân chuyển

- Hệ số đảm nhiệm vốn lu động:Hệ số đảm nhiệm

vốn lu động =

Vốn lu động bình quânDoanh thu thuần

Chỉ tiêu này cho biết để tạo ra một đồng doanh thu thuần thì cần bao nhiêuđồng vốn lu động bình quân dùng vào sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu này càngnhỏ thì hiệu quả sử dụng vốn lu động càng cao và ngợc lại.

- Thời gian một vòng luân chuyển vốn lu động:

Thời gian một vòng luânchuyển vốn lu động =

Thời gian của kỳ phân tích

Số vòng quay của vốn lu động trong kỳChỉ tiêu này cho biết số ngày cần thiết để vốn lu động quay đủ một vòng.Thời gian của một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớnvà ngợc lại.

Vốn lu động của doanh nghiệp vận động liên tục, thờng xuyên do đó việcđẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lu động sẽ giải quyết nhu cầu về vốn chodoanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

Trong các công thức trên vốn lu động đợc xác định nh sau:Vốn lu động

bình quân tháng =

Vốn lu động đầu

Vốn lu độngcuối tháng2

Vốn lu động

bình quân quý =

Cộng vốn lu động bình quân 3 tháng3

Vốn lu động

bình quân năm =

Cộng vốn lu động bình quân 4 quý4

Hoặc có số liệu về vốn lu động đầu tháng (V1, V2, , Vn) thì có thể xác địnhvốn lu động bình quân quý, năm nh sau:

1/2 + V2 + + Vn-1 + Vn/22

2 Mối quan hệ của công tác quản lí và hạch toán vật liệu với việc nângcao hiệu quả sử dụng vốn lu động

Vốn là một trong những điều kiện không thể thiếu cho sự tồn tại của doanhnghiệp Để đầu t mở rộng sản xuất các doanh nghiệp rất cần nguồn vốn để trangtrải các chi phí sản xuất kinh doanh, tốc độ quay vòng vốn càng nhanh, doanhnghiệp càng hoạt động có hiệu quả Trong đó, vốn lu động là một yếu tố không

thể thiếu đợc và có ảnh hởng trực tiếp đến việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh.

Vốn lu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lu động của doanh nghiệp, làsố vốn cần thiết đảm bảo cho doanh nghiệp dự trữ các loại tài sản lu động nhằmđáp ứng mọi nhu cầu hoạt động cơ bản Hiệu quả sử dụng vốn lu động có caohay không tuỳ thuộc vào tình hình dự trữ tài sản lu động của doanh nghiệp cóphù hợp hay không, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liêntục, vừa đảm bảo tiết kiệm vốn.

Vật liệu là một tài sản lu động dự trữ của doanh nghiệp, chi phí về vật liệuthờng chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm sản xuất Khoản mụcnguyên vật liệu trong tổng tài sản lu động trên Bảng cân đối kế toán cũng rất lớn.Do đó vật liệu đợc quản lí và hạch toán đầy đủ là điều kiện để nguồn vốn đợc sửdụng có hiệu quả Sự tác động đó đợc thể hiện trong tất cả các giai đoạn hạchtoán nguyên vật liệu.

Công tác thu mua vật liệu đảm bảo đợc cho kế hoạch sản xuất, lựa chọn đợcnhà cung cấp thờng xuyên, giá cả ổn định, chất lợng đạt yêu cầu tác động rất lớnđến hiệu quả sử dụng vốn lu động Tổ chức hạch toán tốt quá trình này sẽ nângcao đợc tính chặt chẽ trong quản lý vật liệu nhờ việc thiết lập hệ thống chứng từvà trình tự luân chuyển chứng từ.

Việc dự trữ vật liệu phục vụ cho sản xuất của doanh nghiệp phải đảm bảotheo yêu cầu vừa đủ về số lợng Nếu nh dự trữ quá lớn dẫn đến sự ứ đọng vốn vàlàm tăng các chi phí liên quan đến việc bảo quản vật t Nhng nếu nh mức dự trữquá thấp sẽ dẫn tới tình trạng thiếu hụt, không đảm bảo tính liên tục của hoạtđộng sản xuất, gây lãng phí công suất máy móc thiết bị Sự đối chiếu, kiểm trathờng xuyên giữa thủ kho và phòng kế toán có tác dụng kịp thời phát hiện tìnhtrạng thiếu hụt hay d thừa vật liệu, hạn chế sự biến chất của vật liệu.

Mặt khác , vật liệu xuất dùng cho quá trình sản xuất đợc kiểm soát tốt sẽ làmgiảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm do tiết kiệm đợc vật liệu, không bị lãng phí,hao hụt Từ đó sản phẩm sẽ đợc tiêu thụ nhiều hơn do giá cả thấp hơn, lợi nhuậntăng lên Vốn sẽ đựơc quay vòng nhanh hơn và hiệu quả sử dụng nguồn vốn tănglên đáng kể.

Phần thứ hai

Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ởcông ty văn phòng phẩm Hồng hà

Tên gọi chính thức : Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.Trụ sở chính : 25A_ Lý Thờng Kiệt_ Hà Nội.Điện thoại : (84-4) 9342764 – 8262570.Fax : (84-4) 8260359.

Tài khoản giao dịch : 710A00011 Ngân hàng Công thơng Hà Nội.

Tính đến nay Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đã trải qua 42 năm xâydựng và phát triển với những bớc thay đổi cụ thể nh sau:

Xuất phát của Công ty là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đợc thành lậpngày 01/ 10/ 1959 với sự giúp đỡ về kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị của TrungQuốc Nhà máy đợc xây dựng trên diện tích 3700 m2 với toàn bộ nhà xởng banđầu là từ một xởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại.

Trong thời kỳ đầu đợc thành lập, Nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các loại vănphòng phẩm phục vụ cho nhu cầu của cả nớc Các sản phẩm chủ yếu theo dựkiến nh bút máy, bút chì , các loại văn phòng phẩm nh mực viết các loại, giấythan, giấy chống ẩm, và một số các mặt hàng ngũ kim nh: cặp tóc, kẹp giấy,đinh ghim, ghim băng Lúc đó số vốn ban đầu của Nhà máy là 3.263.077 đồng,trong đó vốn cố định là 1.909.634 đồng, vốn lu động là 1.353.373 đồng với năngsuất thiết kế một số sản phẩm nh sau:

- bút máy các loại : 1.100.000 cây/ năm.- bút chì các loại : 100.000 cây/ năm.- mực viết các loại : 70.000 lít/ năm.- giấy than : 60.000 hộp/ năm.

Năm 1960, Nhà máy chính thức đi vào hoạt động với 2 phân xởng sản xuấtchính là:

- Phân xởng sản xuất văn phòng phẩm: tại số 25 Lý Thờng Kiệt, Hà Nội.- Phân xởng sản xuất mực và giấy than: tại số 468 Minh Khai, Hà Nội.Năm 1965, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã chuyển bộ phận sản xuấtcác loại đinh ghim, cặp giấy về cho ngành Công nghiệp Việt nam quản lý nhằmtạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt độngquản lý Bên cạnh đó, để tập trung vào các sản phẩm chủ yếu, tăng tính chuyênmôn hoá, năm 1972, bộ phận sản xuất bút chì đã tách ra và đợc chuyển cho Nhàmáy Gỗ Cầu Đuống tiếp nhận và quản lý.

Năm 1981, Nhà máy sáp nhập với Nhà máy bút Kim Anh ở Vĩnh Phúc vàlấy tên chung là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà Tại thời điểm này, Nhàmáy có 3 bộ phận sản xuất chính:

- Phân xởng nhựa: Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng nhựa.

- Phân xởng kim loại: Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng kim loại.- Phân xởng tạp phẩm: Sản xuất mực, giấy than, giấy chống ẩm.

Trong những năm hoạt động ở thời kỳ bao cấp, Nhà máy cha phát huy đợctiềm năng sản xuất của mình Hoạt động sản xuất chỉ tiến hành với các máymóc, thiết bị, kỹ thuật lạc hậu, sản lợng sản phẩm sản xuất ra còn thấp.

Đến năm 1991, phân xởng tạp phẩm ở số 468 Minh Khai có quyết định táchra khỏi Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà và thành lập Nhà máy văn phòngphẩm Cửu Long.

Vào giai đoạn này, nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng, cũng nhcác doanh nghiệp khác, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã gặp rất nhiềukhó khăn, trình độ quản lý cha theo kịp với sự thay đổi của cơ chế thị trờng,thiếu vốn trầm trọng, kỹ thuật lạc hậu Những điều này khiến cho sản phẩm củanhà máy không cạnh tranh đợc trên thị trờng với các sản phẩm nớc ngoài giá rẻ,chất lợng tốt, mẫu mã, chủng loại đa dạng Để duy trì hoạt động sản xuất kinh

doanh, Nhà máy đã tích cực mở rộng sản xuất, chú trọng vào mẫu mã, nâng caochất lợng sản phẩm, đa dạng hoá thêm các loại sản phẩm, sản xuất thêm các mặthàng nh giầy dép, chai nhựa

Năm 1993, theo quyết định số 383CNN-TCLD ngày 29/ 04/ 1993 của BộCông nghiệp nhẹ (nay là Bộ Công nghiệp), Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hàđợc đổi tên thành Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

Năm 1997, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà chính thức trở một thành viêncủa Tổng Công ty Giấy Việt nam theo quyết định số 1131/ QĐ- HĐQT ngày31/12/ 1996, trong đó có quy định về điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.Công ty đã nhận đợc sự giúp đỡ rất nhiều của Tổng Công ty nh tăng cờng vốnđiều động cho Công ty, cho phép mua vật t trả chậm, tạo điều kiện cung cấpnguyên vật liệu cho Công ty Chính sự giúp đỡ tích cực và kịp thời này, Công tyvăn phòng phẩm Hồng Hà đã dần khắc phục đợc những khó khăn về tài chính vàbớc đầu hoạt động có hiệu quả Hiện nay, với đội ngũ cán bộ quản lý có nănglực, cán bộ kỹ thuật có nhiều kinh nghiệm, đội ngũ công nhân lành nghề cùngtrang thiết bị đợc cải tiến đã cho phép Công ty nâng cao chất lợng sản phẩm, đadạng hoá mẫu mã, chủng loại sản phẩm đa Công ty từ chỗ đứng trớc nguy cơđóng cửa đã từng bớc làm ăn có lãi, tăng chỉ tiêu nộp ngân sách, bổ sung vốnchủ sở hữu của Công ty.

Tình hình phát triển của Công ty thể hiện rất rõ thông qua một số chỉ tiêu

trong Bảng 1 Bảng 1:

%1 Giá trị tổng sản lợng ng.đ 17.276.351 22.284.384 128,9

(Trích tài liệu báo cáo quyết toán năm 1999, 2000- Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà)

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt độngcó hiệu quả trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam trong đó bộ máy quản lý đ-ợc tổ chức theo bộ máy quản lý một cấp Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo và chỉđạo trực tiếp đến từng phân xởng sản xuất và các phòng ban Các đơn vị, phòngchuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mu cho Giám đốc trong việc quản lývà điều hành công việc, theo dõi, hớng dẫn các phân xởng, các bộ phận sản xuấtkinh doanh, nhân viên thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận đợc tổ chức nh sau:

- Giám đốc công ty: Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu

trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng công ty và trớc pháp

luật về điều hành hoạt động của Công ty Giám đốc là ngời có quyền điều hànhcao nhất.

- Phó Giám đốc kỹ thuật: Phó Giám đốc kỹ thuật là ngời giúp việc Giám

đốc, điều hành trực tiếp hai phòng ban: Phòng Kỹ thuật và Phòng kế hoạch Bêncạnh đó, Phó Giám đốc kỹ thuật còn là ngời điều hành và theo dõi hoạt động sảnxuất của các phân xởng, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ Giám đốcphân công uỷ quyền.

- Phó Giám đốc kinh doanh: Phó Giám đốc kinh doanh là ngời trực tiếp quản

lý và điều hành hoạt động của Phòng Thị trờng và Cửa hàng.

- Phòng Tổ chức- Hành chính: tham mu giúp việc cho Giám đốc trong quản

lý và điều hành các công việc: xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh,công tác nhân sự, các hoạt động về pháp chế, văn th lu trữ, hành chính quản trị, ytế, xây dựng cơ bản

- Phòng Kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật quản lý và điều hành công tác quản lý kỹ

thuật và đầu t, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng và quản lý quy trìnhcông nghệ, xây dựng tiêu chuẩn chất lợng, kiểm tra chất lợng vật t, sản phẩm.Đồng thời, quản lý và chỉ đạo hoạt động của các phân xởng.

- Phòng Kế hoạch: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành sản

xuất của Công ty nh triển khai, điều độ kế hoạch sản xuất các loại hàng.

- Phòng Thị tr ờng: Phòng Thị trờng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về kế

hoạch đợc giao về doanh thu bán, điều tra, nghiên cứu thị trờng, tổ chức mạng ới tiêu thụ sản phẩm, các hình thức tiếp thị, quản lý cửa hàng dịch vụ và khothành phẩm, giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nớc

l Phòng Tài vụ: Phòng Tài vụ là đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc

trong công tác quản lý và điều hành công tác tài chính của Công ty, phản ánhmọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích kết quả sản xuất kinhdoanh, lập báo cáo tổng hợp, thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiếnđộ, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Giám đốc và Phòng Kế hoạch; tổchức kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các đơn vị.

- Các Phân x ởng: các phân xởng tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh

doanh hàng tháng của Công ty giao, đồng thời chủ động khai thác thêm mặthàng nhằm thực hiện hết công suất thiết bị, tạo thêm vật liệu cho công nhântrong phân xởng.

Bộ máy quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo

sơ đồ 1.

3.Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty.

Các mặt hàng văn phòng phẩm và các sản phẩm khác do Công ty sản xuất rấtphong phú về chủng loại Mỗi sản phẩm lại bao gồm nhiều chi tiết vật liệu khácnhau rất đa dạng Các sản phẩm đợc tạo ra từ nhiều công đoạn khác nhau dới quytrình công nghệ khép kín do đó hoạt động sản xuất của Công ty đợc tiến hành ở3 phân xởng:

- Phân xởng kim loại: Phân xởng kim loại gồm bộ phận Giấy vở sản xuất cácloại sản phẩm từ giấy (vở, sổ ) và bộ phận Đột dập, bộ phận Mạ sản xuất cácsản phẩm và chi tiết bằng kim loại: nắp bút, gài bút, vòng bút, giá kê

- Phân xởng nhựa: Phân xởng nhựa sản xuất các sản phẩm bằng nhựa (chainhựa, vỏ bút, dụng cụ học sinh ) và các chi tiết bằng nhựa cho phân xởng vănphòng phẩm.

- Phân xởng văn phòng phẩm: Phân xởng văn phòng phẩm chuyên sản xuấtvà lắp ráp các chi tiết từ phân xởng nhựa và phân xởng kim loại thành các sảnphẩm hoàn chỉnh để nhập kho.

Hiện nay vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty đợc cung cấp từ các nguồntrong và ngoài nớc Nguyên vật liệu nhựa chủ yếu đợc nhập từ Đài Loan, TrungQuốc và các Nhà máy trong nớc nh Công ty TNHH Vạn Lợi, Nhựa HảiPhòng, Ngoài ra các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác đợc cung cấp bởicác nhà sản xuất trong nớc nh Công ty Giấy Bãi Bằng, Xí nghiệp bao bì xuấtkhẩu, Cao su Long Biên, HTX Thành Công Đây là các nguồn cung cấp nguyênliệu khá ổn định và lâu dài của Công ty.

Đối với việc tiêu thụ các sản phẩm sản xuất ra, bắt đầu từ tháng 6/2000 Côngty mới triển khai mảng tiếp thị ở phía Bắc Công ty tiến hành đặt đại lý ở các tỉnhvà thực hiện ký Hợp đồng cung cấp cho một số doanh nghiệp Riêng ở khu vựcphía Nam, Công ty chỉ mở một đại lý ở Thành phố Hồ Chí Minh và một số điểmbán lẻ ở Đà Nẵng.

a) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Là một doanh nghiệp sản xuất hoạt động có qui mô vừa, số lợng, chủng loạimặt hàng kinh doanh đa dạng, địa bàn sản xuất tập trung do đó để đạt đợc hiệuquả cao nhất trong công tác kế toán, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chứctheo mô hình kế toán tập trung Toàn bộ công việc kế toán đợc tiến hành ở phòngtài vụ, ở các phân xởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhânviên hạch toán (thống kê phân xởng) Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm

Giám đốc

Phó giám

Phòng Kỹ thuật

Các phân x ởng

Phòng Kế hoạch

Phòng Tài vụ

Phòng Thị tr ờng

Phòng Tổ chức- Hành chính

Ban bảo vệ

Phân x ởng VPP

Phân x ởng nhựa

Phân x ởng kim loại

tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự chỉ đạo của lãnh đạocông ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán.

Để đảm bảo tính chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lí của côngty, bộ máy kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà bao gồm các nhânviên đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và chuyên môn cao đợc tổ chức cụthể nh sau:

- Kế toán trởng: Kế toán trởng là ngời giúp Giám đốc chỉ đạo tổ chức tổnghợp công tác kế toán, thống kê của Công ty đồng thời cung cấp các thông tin kếtoán cho giám đốc và các cơ quan hữu quan, chịu trách nhiệm trớc pháp luật vềcác số liệu đã cung cấp Kế toán trởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi sốliệu trên sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáothống kê định kì, tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán và tổ chức công táckế toán ngày càng hợp lí, chặt chẽ hơn Kế toán trởng còn có trách nhiệm tổnghợp tài liệu từ các bộ phận kế toán khác để lập các báo cáo định kì, lập bảngtổng hợp, bảng kê và các báo cáo tài chính cho công ty.

- Kế toán giá thành, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: là ngời có nhiệm vụhạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, côngcụ dụng cụ, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tợng để tính giáthành sản phẩm, từ đó ghi chép vào các chứng từ sổ sách có liên quan.

- Kế toán thanh toán: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và phản ánhtình hình thanh toán công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng, theo dõi biếnđộng tăng, giảm tiền Ngoài ra kế toán thanh toán còn có trách nhiệm phân bổtiền lơng, tiền thởng, bảo hiểm xã hội, theo dõi việc thanh toán tiền lơng, tiền th-ởng và bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, theo dõi công nợ và cáckhoản vay của ngân hàng sau đó phản ánh vào các chứng từ sổ sách có liênquan.

- Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định: Thủ quỹ có nhiệm vụ nhập, xuất tiềnmặt tại quỹ của công ty căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, quản lí quỹ đồng thờighi và theo dõi sổ quỹ tình hình biến động tiền mặt của Công ty Ngoài ra thủquĩ còn là ngời theo dõi, giám sát sự biến động tăng, giảm tài sản cố định trongCông ty, tổ chức tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.

- Thống kê phân xởng: Thống kê phân xởng có nhiệm vụ tập hợp và ghi chépsố liệu ban đầu về vật t, hàng hoá sau đó gửi lên phòng tài vụ để tập hợp chungdới sự quản lí của kế toán giá thành.(kiêm kế toán tổng hợp)Kế toán tr ởng

Kế toán thanh toán, tiền mặt, lao động- tiền l

ơng

Kế toán giá thành, nguyên liệu, công

cụ dụng cụ

Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ

b) Đặc điểm chung về công tác kế toán.

Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp hạch toán độc lập trựcthuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam.

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/ 01 và kết thúc là ngày31/12 hàng năm Các báo cáo tài chính mà Công ty lập sau mỗi niên độ baogồm:

 Hệ thống chứng từ kế toán.

Cơ sở để ghi sổ kế toán của công ty là các chứng từ ban đầu đợc lập theomẫu quy định của Bộ Tài chính nh: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếuxuất kho,Hoá đơn Giá trị gia tăng

 Hệ thống tài khoản.

Theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ hiện nay Công ty đang sử dụng Bảndanh mục tài khoản trong hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính đã ban hành, tuynhiên có một số tài khoản không sử dụng đến nh: TK 212, TK151, TK512

Ngoài những tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định của Bộ tài chính, Công tycòn sử dụng thêm một số tài khoản cấp 3 để thuận tiện cho việc quản lý tài sảnvà nguồn vốn Ví dụ:

- TK 112TT- Tiền gửi ngân hàng Thờng Tín.- TK 112CT- Tiền gửi ngân hàng Công thơng.

 Hệ thống sổ kế toán.

Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký_ chứng từ”.Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầuquản lý của Công ty do Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh có số lợng nghiệp vụ nhiều, trình độ quản lý và trình độ kế toán

cao Hình thức này dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ quy trình hạch toántổng hợp và chi tiết đảm bảo cho các phần hành kế toán đợc tiến hành song songvà phối hợp nhịp nhàng.

Theo hình thức này, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên tính toán vàtập hợp vào các Bảng phân bổ hoặc ghi trực tiếp vào các Sổ chi tiết, Bảng kê,Nhật ký chứng từ.

Một số Bảng kê chỉ đợc ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu của các Bảngphân bổ, Sổ chi tiết Cuối tháng, trên cơ sở số liệu đã đợc tổng hợp ở các Bảngkê, sổ chi tiết, kế toán viên vào sổ Nhật ký_ chứng từ tơng ứng.

Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký_Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- chứng từ với các sổ kếtoán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng trên cácNhật ký- chứng từ để ghi vào Sổ Cái.

Sau mỗi quý, kế toán trởng thờng tập hợp số liệu trên Sổ Cái tài khoản vàmột số chỉ tiêu chi tiết trong các Nhật ký- chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợpchi tiết để lập Báo cáo tài chính.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ tại Công ty văn

phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo Sơ đồ 2.3.

Sơ đồ 2.3:

Ghi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

II tình hình chung về nguyên vật liệu tại công tyvăn phòng phẩm hồng hà.

1 Đặc diểm vật liệu của Công ty.

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hiện nayCông ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang phải chịu áp lực cạnh tranh rất lớn vềcác loại sản phẩm do Công ty sản xuất so với các sản phẩm khác trên thị trờng.Để tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình, một trong những vấn đề sốngcòn của Công ty là hạ giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với mặt bằng giá cảchung của thị trờng Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

đồng thời hạch toán một cách đầy đủ, chính xác là một trong những yếu tố quantrọng giúp cho Công ty thực hiện giảm giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm.

Đồng thời số lợng và chủng loại các sản phẩm mà Công ty sản xuất rấtphong phú, đa dạng Ngoài các sản phẩm chủ yếu nh bút máy, bút bi, chai nhựa,mũ pin, Công ty còn mở rộng, sản xuất thêm các mặt hàng nh thiết bị điện, dụngcụ học sinh nhằm phát huy tối đa công suất máy móc Chính vì vậy nguyên vậtliệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với công dụngtính năng lý, hoá học cũng hết sức khác nhau Điều này đặt ra những yêu cầu cấpthiết trong việc quản lý vật liệu và hạch toán vật liệu, đảm bảo hiệu quả các quátrình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu.

Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, phản ánh chính xác tình hình biến động liêntục của vật liệu, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Căn cứ vào vai trò vàtác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại Công ty đợc chia thànhcác loại sau:

- Nguyên vật liệu chính bao gồm:

+ Nhựa các loại: nhựa PET, PELD, PEHD

+ Hoá chất: nh axit phốtphoric, NaOH, thuỷ ngân nớc + Giấy, kim loại các loại, vật liệu màu

- Nguyên vật liệu phụ: Các loại bìa, nhãn, băng dính, dây đồng

- Bao bì: gồm những vật liệu để đóng gói sản phẩm nh hộp bìa ngoài,nylon, hòm carton

- Nhiên liệu, động lực: điện, xăng, dầu Caltex 08 - Phụ tùng thay thế: vòng bi, ổ trục, lỡi ca, dây curoa,

- Phế liệu thu hồi: Là các loại phế liệu thải loại trong quá trình sản xuất nhsắt, thép vụn

Việc phân loại vật liệu nh trên đã tăng cờng công tác quản lý và hạch toánvật liệu, phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi, kiểm tra tìnhhình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, tránh việc nhầm lẫn, sai sót trong quátrình quản lý.

2 Công tác quản lý vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

Vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinhdoanh của Công ty, tỷ trọng về chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm khoảng70- 75%, do đó khi có sự biến động về chi phí nguyên vật liệu sẽ gây ảnh hởnglớn đến giá thành sản phẩm Quản lý vật liệu có hiệu quả sẽ góp phần kiểm soátđợc chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, công tác quản lý vật liệu đợc thựchiện khá chặt chẽ và khoa học Ngay từ khâu thu mua, Công ty đã có sự phâncông, quản lý một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì sản xuấtmột cách liên tục Phòng Kế hoạch của Công ty tiến hành xây dựng kế hoạchcung cấp nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu thực tế cho sản xuất kinh doanh Sauđó, Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp, lựa chọn nhà cungcấp phù hợp sao cho việc thu đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Nguyên vật liệu thumua sau khi đợc kiểm nhận đầy đủ về số lợng, chất lợng thì tiến hành nhập kho.

Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại với công dụng, tínhnăng rất khác nhau, do vậy cần phải đợc bảo quản trong các môi trờng, điều kiệnphù hợp Hiện nay Công ty đã thiết kế đợc một hệ thống kho tàng hợp lý, đảmbảo các điều kiện cần thiết cho việc dự trữ các loại nguyên vật liệu, nhằm tránhh hỏng, mất mát Vật liệu của Công ty đợc lu trữ và bảo quản tại các kho:

Trên cơ sở nghiên cứu, tính toán mức tiêu hao từng loại vật liệu, phòng kếtoán đã lập ra định mức tiêu hao vật liệu hoặc mức khoán vật liệu cho từng bộphận sản xuất và quản lý nhằm tránh lãng phí vật liệu.

Bên cạnh đó, để phát hiện việc h hỏng, mất mát và tăng cờng hơn nữa côngtác quản lý vật liệu, cuối mỗi năm Công ty thờng tiến hành kiểm kê vật liệunhằm xác định số tồn kho thực tế về số lợng, chất lợng và xem có khớp với sốliệu trên sổ sách.

Việc kiểm kê đợc tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một bankiểm kê gồm: - Thủ kho

- Thống kê kho - Kế toán vật liệu.

Sau khi kết thúc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ lập ra Biên bản kiểm kê trên đó ghirõ kết quả đã thực hiện đợc.

Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, do hệ thống kho tàng đợc trang bịcác điều kiện bảo quản tốt, đặt tập trung gần các phân xởng sản xuất nên vật liệucủa Công ty trong quá trình dự trữ, vận chuyển từ kho đến nơi sản xuất tránh đợchao hụt Thêm vào đó, sự kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán vật liệu, thờngxuyên đối chiếu, kiểm tra nên hầu nh không xảy ra trờng hợp sai sót, chênh lệchgiữa số tồn thực tế và sổ sách.