Luận văn kế toán vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty văn phòng phẩm hồng hà

Phần thứ Lý luận chung kế toán vật liệu doanh nghiệp công nghiệp I Nhiệm vụ kế toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất Vị trí vật liệu trình sản xuất Vật liệu yếu tố trình sản xuất kinh doanh, tham gia trực tiếp vào trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm đợc sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đối tợng lao động nên có đặc điểm tham gia vào chu kỳ sản xuất Dới tác động lao động, vật liệu thay đổi hình dáng ban đầu sau trình sử dụng chuyển toàn giá trị vào giá trị sản phẩm đợc sản xuất Giá trị vật liệu tiêu hao cho trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá thành sản phẩm nên thông thờng doanh nghiệp sản xuất, vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn toàn chi phí sản xuất giá thành sản phẩm Do cần biến động nhỏ vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến số tiêu quan trọng doanh nghiệp nh tiêu sản lợng, chất lợng sản phẩm, tiêu doanh thu, giá thành, tiêu chi phí Do vị trí quan trọng vật liệu cấu tạo giá thành sản phẩm, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ vật liệu tất khâu từ khâu thu mua ,bảo quản, sử dụng dự trữ Vật liệu tham gia thờng xuyên vào trình sản xuất, biến động liên tục Các doanh nghiệp thờng xuyên phải theo dõi tình hình biến động vật liệu từ có kế hoạch bổ sung, dự trữ kịp thời cho trình sản xuất, chế tạo sản phẩm nhu cầu khác doanh nghiệp Công tác thu mua vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo đủ số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại Giá mua, chi phí thu mua phải hợp lý cho đạt đợc hiệu kinh tế cao cho doanh nghiệp đồng thời đáp ứng cung cấp tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Một yêu cầu quản lý vật liệu phải tổ chức tốt kho tàng bến bãi, trang bị đầy đủ phơng tiện cân đo, thực chế độ bảo quản loại vật liệu, tránh bị h hỏng, mát, hao hụt, đảm bảo an toàn Ngoài việc sử dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý, mục đích, sở định mức, dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng nhằm tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, thực tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh Do vậy, khâu cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng vật liệu trình sản xuất kinh doanh Việc xác định định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng khan vật t ảnh hởng đến tình hình tài nh lãng phí vốn dự trữ nhiều việc cung ứng thu mua không kịp thời nhằm đảm bảo cho tiến độ sản xuất kinh doanh diễn liên tục yêu cầu quản lý vật liệu Vai trò kế toán yêu cầu quản lí vật liệu Vật liệu loại tài sản doanh nghiệp, đồng thời yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm Do việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực hiệu việc quản lí kiểm soát tài sản doanh nghiệp, tránh h hỏng mát, lãng phí vật liệu trình sản xuất Hơn tạo điều kiện kiểm soát có hiệu đợc chi phí giá thành sản phẩm cung cấp đầy đủ kịp thời đồng vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ sử dụng vật liệu hợp lý tiết kiệm Tổ chức công tác kế toán vật liệu việc phải tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp tình hình có, tăng, giảm vật liệu trình hoạt động sản xuất kinh doanh mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị thời gian cung cấp Bên cạnh công tác kế toán vật liệu phải đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Việc tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phải phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống Nhà nớc yêu cầu quản trị doanh nghiệp, thuận tiện cho công việc ghi sổ kế toán, tính toán quản lý vật liệu Hàng ngày, nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành ghi chép từ chi tiết đến tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu Đồng thời, kế toán vật liệu cần thờng xuyên phối hợp kiểm tra việc thực định mức dự trữ tiêu hao vật liệu, tránh việc ứ đọng, lãng phí vật liệu, phát vật liệu phẩm chất để có biện pháp nâng cao hiệu sử dụng, dự trữ vật liệu II Phân loại tính giá vật liệu Phân loại vật liệu Vật liệu sử dụng doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khác nhau, đợc sử dụng nhiều phận khác nhau, đợc bảo quản , dự trữ địa bàn khác Trong thực tế nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán quản lý vật liệu doanh nghiệp, dùng để phân loại vật liệu công dụng vai trò tác dụng vật liệu sản xuất Theo đặc trng vật liệu doanh nghiệp đợc phân loại sau: - Nguyên liệu vật liệu chính: Là loại nguyên liệu vật liệu tham gia trực tiếp vào trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể thân sản phẩm Nguyên liệu, vật liệu bao gồm bán thành phẩm mua với mục đích tiếp tục trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hàng hoá Ví dụ: giấy đợc mua từ nhà máy sản xuất giấy để in ấn, đóng thành đợc coi vật liệu - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ loại vật liệu đợc sử dụng kết hợp với vật liệu để nâng cao chất lợng nh tính năng, tác dụng sản phẩm loại vật liệu phục vụ cho trình hoạt động bảo quản loại t liệu lao động, phục vụ cho công việc lao động công nhân - Nhiên liệu: Là loại vật liệu đợc dùng để tạo lợng phục vụ cho hoạt động loại máy móc thiết bị dùng trực tiếp cho sản xuất Thực chất loại vật liệu phụ nhng đợc tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn kinh tế quốc dân, có yêu cầu kỹ thuật bảo quản hoàn toàn khác so với loại vật liệu phụ thông thờng - Phụ tùng thay thế: Là chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa thay cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Bao gồm vật liệu thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng - Phế liệu: Là loại vật liệu thu đợc trình sản xuất hay lý tài sản, sử dụng hay bán - Vật liệu khác: Bao gồm loại vật liệu lại thứ cha kể nh bao bì, vật đóng gói, loại vật t đặc chủng Các doanh nghiệp phân chia loại vật liệu nêu thành thứ, loại chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hạch toán chi tiết vật liệu đơn vị Trên sở phân loại, doanh nghiệp cần xây dựng sổ danh điểm vật liệu để thống tên gọi, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu tạo điều kiện thuận lợi công tác quản lý giới hoá công tác kế toán Tính giá vật liệu Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng việc hạch toán đắn tình hình tài sản nh chi phí sản xuất kinh doanh Lựa chọn phơng pháp tính giá kỳ hợp lý tạo điều kiện cho việc đánh giá xác giá trị vật liệu dự trữ cuối kỳ, đồng thời phản ánh đắn chi phí vật liệu giá thành sản phẩm Nh vậy, đánh giá vật liệu nhiệm vụ quan trọng tổ chức kế toán vật liệu tiền đề để hình thành hệ thống thông tin xác vật liệu tiêu dùng, dự trữ Yêu cầu để lựa chọn phơng pháp tính giá vật t xuất dùng phải tiện lợi, phù hợp với điều kiện cụ thể doanh nghiệp, đồng thời phải tuân theo nguyên tắc mà Nhà nớc quy định a) Giá thực tế nhập kho Trong doanh nghiệp sản xuất, giá thực tế nhập kho vật liệu đợc xây dựng theo nguồn nhập: Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế VL = nhập kho Giá mua ghi hoá đơn Thuế + nhập + (nếu có) Chi phí thu mua - Giảm giá hàng mua đợc hởng Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo quản, phí bảo hiểm, phí hao hụt hợp lý đờng đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trớc nhập kho (nếu có), phí chọn lọc, tái chế Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ: giá mua ghi hoá đơn ngời bán giá thuế giá trị gia tăng Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp: giá mua giá toán bao gồm thuế giá trị gia tăng Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho giá thành thực tế sản xuất vật liệu Đối với vật liệu thuê gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá trị vật liệu xuất chế biến chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển bố dỡ, hao hụt định mức ) Đối với vật liệu nhận đóng góp từ đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế giá thoả thuận bên xác định cộng với chi phí tiếp nhận (nếu có) Đối với phế liệu: Giá thực tế giá ớc tính sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu Đối với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận Giá loại vật liệu chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản, thu mua nói phải ghi hoá đơn, chứng từ hợp lệ Trờng hợp vật liệu sản phẩm nông, lâm, thuỷ sản mua ngời trực tiếp sản xuất hoá đơn ngời mua hàng phải lập bảng kê ghi rõ họ tên, địa ngời bán, số lợng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, chữ ký ngời bán hàng, giám đốc doanh nghiệp duyệt chi b) Giá thực tế xuất kho: Việc sử dụng phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho doanh nghiệp phụ thuộc vào đặc điểm, cấu, chủng loại vật liệu doanh nghiệp nh trình độ quản lý, trình độ kế toán Các doanh nghiệp lựa chọn phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho sau: Giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho kỳ đợc tính theo giá trị bình quân (đầu kỳ, cuối kỳ sau lần nhập) Giá thực tế bình quân đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc): Theo phơng pháp giá vật liệu xuất kho đợc tính sở số lợng vật liệu xuất kho đơn giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ - Ưu điểm: Việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho đơn giản phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ - Nhợc điểm: không xác không tính đến biến động giá vật liệu kỳ Giá thực tế bình quân kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ) Theo phơng pháp này, giá trị vật liệu xuất kho đợc xác định sở bình quân hoá giá trị tất hàng nhập kho kỳ tồn đầu kỳ Giá thực tế xuất kho Đơn giá thực tế bình quân = = Số lợng xuất kho * Đơn giá thực tế bình quân Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập kỳ - Ưu điểm: Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất kỳ - Nhợc điểm: Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính vào cuối tháng, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ hạch toán, làm chậm tiến độ thực khâu kế toán khác Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất nhiều, giá biến động đột ngột Giá thực tế bình quân sau lần nhập: Theo phơng pháp này, sau lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân danh điểm vật liệu Căn vào giá đơn vị bình quân lợng vật liệu xuất kho hai lần nhập để xác định giá thực tế vật liệu xuất kho - Ưu điểm: Phơng pháp khắc phục đợc nhợc điểm hai phơng pháp trên, việc tính giá đợc xác, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ Công việc tính giá đợc tiến hành đặn kỳ - Nhợc điểm: Phơng pháp đòi hỏi phải tốn nhiều công sức, khối lợng tính toán nhiều Phơng pháp giá thực tế bình quân sau lần nhập thích hợp áp dụng với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập, xuất không nhiều, thực kế toán máy vi tính Giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Theo phơng pháp này, giả định số vật liệu đợc nhập kho trớc xuất kho trớc, xuất hết số nhập trớc đến số nhập sau theo giá thực tế xủa số hàng xuất Nh vậy, giá thực tế vật liệu mua trớc đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc Phơng pháp thích hợp giá vật liệu ổn định có xu hớng giảm - Ưu điểm: Việc tính giá đơn giản, dễ làm gần với luồng nhập_xuất vật liệu thực tế - Nhợc điểm: Khối lợng công việc hạch toán tơng đối nhiều Phơng pháp thờng đợc áp dụng doanh nghiệp có loại vật liệu, số lần nhập kho loại vật liệu không nhiều Giá thực tế nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp nhập sau- xuất trớc giả định loại vật liệu đợc nhập vào kho sau đợc xuất trớc tiên, xuất hết số nhập sau đến số nhập trớc Phơng pháp phù hợp trờng hợp giá vật liệu có xu hớng tăng lên số xuất theo giá cao, chi phí tăng, lợi nhuận giảm số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp giảm Doanh thu phù hợp với chi phí - Ưu điểm: Việc tính toán đơn giản, dễ làm so với phơng pháp FIFO - Nhợc điểm: Phơng pháp bỏ qua luồng nhập, xuất hàng thực tế Trờng hợp giá thực tế vật liệu biến động mạnh, việc tính giá vật liệu trở nên thiếu xác Phơng pháp phù hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, tần suất nhập, xuất loại vật liệu không nhiều vật liệu có yêu cầu cao thời hạn bảo quản Giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp giá trị xuất kho vật liệu đợc xác định theo giá nhập kho Việc tính giá vật liệu xuất kho xác nhiên đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản hạch toán chi tiết, tỉ mỉ Phơng pháp thích hợp cho cho doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng lô vật liệu nhập kho, xuất lô tính theo giá đích danh lô Phơng pháp giá hạch toán: Đối với phơng pháp này, toàn vật liệu biến động kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch loại giá ổn định kỳ) Cuối kỳ, kế toán tính giá thực tế số vật liệu xuất kho kỳ sở chênh lệch giá thực tế giá hạch toán vật liệu theo công thức: Giá thực tế vật = Giá hạch toán vật * Hệ số giá liệu xuất kho liệu xuất kho vật liệu Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu + tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán vật liệu + tồn kho đầu kỳ Giá thực tế vật liệu nhập kho kỳ Giá hạch toán vật liệu nhập kho kỳ - Ưu điểm: Phơng pháp kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, phản ánh kịp thời biến động giá trị loại vật liệu trình sản xuất kinh doanh - Nhợc điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập, xuất kho vật liệu nhiều, thờng xuyên, giá mua thực tế biến động lớn thông tin giá không kịp thời III Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu Khái niệm Vật liệu doanh nghiệp sản xuất thờng đa dạng, nhiều chủng loại chiếm vai trò quan trọng trình sản xuất Hoạt động sản xuất diễn đợc liên tục có hiệu hay không phụ thuộc lớn vào việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ Do nhiệm vụ cấp bách kế toán phải theo dõi, kiểm soát đợc tình hình biến động vật liệu Bên cạnh đó, vật liệu tài sản doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết thứ vật liệu kể tiêu vật giá trị, không kho, nhóm, thứ mà tiết tỉ mỉ theo chủng loại, chất lợng, quy cách tuỳ theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp Hạch toán chi tiết vật liệu việc doanh nghiệp tổ chức hạch toán chứng từ, mở sổ kế toán chi tiết, vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu Việc quản lý vật liệu đợc thực nhiều phận khác có liên quan, nhiên kế toán thủ kho có trách nhiệm quản lý trực tiếp tình hình nhập, xuất, kho vật liệu thông qua việc sử dụng chứng từ nhập, xuất kho để hạch toán chi tiết loại vật liệu Nhiệm vụ hạch toán chi tiết đợc tiến hành kế toán thủ kho bao gồm yêu cầu sau: Trớc tiên, việc hạch toán chi tiết vật liệu phải đợc tổ chức kho phận kế toán doanh nghiệp Kế toán thủ kho theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho thứ, nhóm, loại vật liệu gồm tiêu vật giá trị Đồng thời, số liệu Sổ kế toán chi tiết số liệu ghi chép thủ kho kho phải đảm bảo khớp nội dung, tiêu, giá trị Số liệu kế toán tồng hợp phải đợc đối chiếu với số liệu kế toán chi tiết Cuối cùng, hạch toán chi tiết vật liệu phải đảm bảo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ thông tin vật liệu theo định kỳ đáp ứng yêu cầu quản lý Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh đặc điểm quản lý, doanh nghiệp lựa chọn ba phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu cho phù hợp nhằm đạt đợc hiệu quản lý cao Tuy nhiên, sở để kế toán thủ kho tiến hành ghi chép vào sổ sách hạch toán chi tiết vật liệu chứng từ kế toán Chứng từ doanh nghiệp thờng sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu chứng từ theo mẫu đợc Bộ Tài ban hành Đó chứng từ mang tính chất bắt buộc chứng từ có tính chất hớng dẫn, tự lập Các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất sử dụng vật liệu gồm loại: - Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng - Hoá đơn (GTGT) mua hàng - Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội (mẫu 03-VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02- BH) - Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03- BH) Các chứng từ có tính chất bắt buộc hay hớng dẫn phải đảm bảo có đầy đủ yếu tố bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý phận có liên quan yêu cầu ghi sổ, kiểm tra kế toán Bên cạnh đó, tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu mà doanh nghiệp lựa chọn, doanh nghiệp sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số d Trong sổ (thẻ) kho (mẫu số 06- VT) đợc dùng dể theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho thứ vật liệu Phòng kế toán lập thẻ ghi tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật t, sản phẩm, hàng hoá, sau giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Sổ đợc dùng cho phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số d đợc dùng để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu mặt giá trị số lợng giá trị tuỳ thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu áp dụng doanh nghiệp Ngoài sổ kế toán chi tiết vật liệu nêu mở thêm Bảng kê Nhập, Bảng kê Xuất, Bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời a) Phơng pháp thẻ song song Theo phơng pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho, kho phải mở thẻ kho theo dõi mặt số lợng, phòng kế toán phải mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép mặt số lợng giá trị Thẻ kho kế toán lập theo mẫu quy định bắt buộc (mẫu 06-VT) cho danh điểm vật liệu giao cho thủ kho sau đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho Tại kho: Hàng ngày nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp lệ chứng từ ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Sau nghiệp vụ nhập, xuất cuối ngày tính số tồn kho thẻ kho Mỗi chứng từ đợc ghi dòng thẻ kho Đối với phiếu xuất vật t theo hạn mức, sau lần xuất, thủ kho phải ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến kết thúc chứng từ ghi Thủ kho phải thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho thẻ kho với số lợng vật liệu thực tế tồn kho để đảm bảo ghi chép đầy đủ Hàng ngày định kỳ 3, ngày thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho đợc phân loại theo thứ, nhóm vật liệu cho phòng kế toán Tại phòng kế toán: Kế toán thực ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chi tiết cho danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho cho tiêu: số lợng giá trị Sổ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung giống nh thẻ kho, khác theo dõi giá trị vật liệu Khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho thủ kho chuyển đến, kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu với chứng từ có liên quan (Hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn vận chuyển ), ghi đơn giá vào phiếu tính thành tiền chứng từ nhập, xuất kho Trên sở chứng từ kế toán ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật liệu liên quan Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết vật liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho, đồng thời kế toán vật liệu phải tập hợp chung số liệu tổng cộng sổ (thẻ) kế toán chi tiết bao gồm tiêu nhập, xuất, tồn vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn số lợng giá trị Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ 1.1: Sơ đồ 1.1 Kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song (1) Chứng từ nhập (2) Thẻ kho (3) Sổ kế toán chi tiết (4) (1) Chứng từ xuất (2) Bảng tổng (5) hợp N- X- T Ghi chú: Ghi hàng ngày Sổ kế toán tổng hợp Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu, nhợc điểm phạm vi áp dụng: + Ưu diểm: đơn giản, dễ làm, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra, đảm bảo xác thông tin có khả cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho + Nhợc điểm: Việc ghi chép cồng kềnh, có trùng lắp tiêu số lợng Ngoài ra, việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, làm hạn chế chức kiểm tra kịp thời kế toán + Phạm vi áp dụng: áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có chủng loại vật t, khối lợng nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, phát sinh không thờng xuyên Phơng pháp tiện lợi doanh nghiệp sử dụng máy vi tính để xử lý số liệu kế toán đợc áp dụng phổ biến doanh nghiệp b) Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành sở cải tiến bớc phơng pháp thể song song kho: Theo phơng pháp để hạch toán chi tiết vật liệu thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn thứ, loại vật liệu mặt số lợng Cách lập ghi thẻ kho đợc trình bày phòng kế toán: Sau nhận đợc chứng từ đợc phân loại thủ kho chuyển lên, kế toán thực kiểm tra hoàn chỉnh chứng từ Để theo dõi loại vật liệu nhập, xuất khối lợng giá trị, kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Sổ đối chiếu luân chuyển không đợc ghi chép hàng ngày nh hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song mà đặc điểm ghi chép thực ghi chép lần vào cuối tháng sở tổng hợp chứng từ nhập, xuất tháng Mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi dòng Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán lập Bảng kê nhập, Bảng kê xuất để tổng hợp số liệu làm sở ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu tiêu số lợng vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển với số lợng vật liệu thẻ kho đối chiếu số tiền loại vật liệu sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu kế toán tổng hợp Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát theo sơ đồ 1.2: Sơ đồ 1.2 Kế toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển (1) Chứng từ nhập (2) Bảng kê nhập (1) Thẻ kho (4) (3) (3) Sổ đối chiếu luân chuyển (5) Ghi chú: Chứng từ xuất (2) Bảng kê xuất Ghi Sổ hàng kếngày toán tổng hợp Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - Ưu, nhợc điểm phạm vi áp dụng: + Ưu điểm: Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đơn giản, dễ thực hiện, số lợng ghi chép có bớt so với phơng pháp thẻ song song + Nhợc điểm: phơng pháp tồn ghi chép trùng lắp tiêu số lợng, khối lợng ghi chép kế toán dồn vào cuối tháng nhiều nên ảnh hởng đến tính kịp thời việc cung cấp thông tin kế toán cho đối tợng khác Mặt khác, không lập Bảng kê nhập, xuất vật liệu việc xếp chứng từ nhập, xuất tháng để ghi Sổ đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn, sai sót Nếu nhập Bảng kê nhập, xuất khối lợng ghi chép lớn + Phạm vi áp dụng: Thích hợp áp dụng với doanh nghiệp nhiều nghiệp vụ nhập, xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình biến động vật liệu hàng ngày c) Phơng pháp sổ số d Phơng pháp sổ số d có thay đổi so với phơng pháp đợc sử 10 chế độ kế toán quy định Việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh tài khoản xác II Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Trong công tác hạch toán vật liệu Công ty, bên cạnh u điểm tồn hạn chế định cần hoàn thiện Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý hạch toán vật liệu Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, trình độ có hạn, em xin mạnh dạn đa số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện thêm bớc công tác hạch toán vật liệu nói riêng công tác kế toán nói chung Thứ nhất, xây dựng hệ thống danh điểm hợp lý Để sản xuất loại sản phẩm Công ty phải sử dụng khối lợng lớn vật liệu, công cụ dụng cụ gồm nhiều loại, nhiều thứ, loại có công dụng, tính chất khác Với đặc điểm vật liệu nh Công ty cần xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hợp lý, khoa học Việc sử dụng sổ danh điểm vật liệu nâng cao nhiều hiệu cho công tác quản lý vật t nh công tác kế toán chi tiết tổng hợp vật liệu Nhất Công ty ứng dụng kế toán máy xử lý số liệu kế toán hệ thống danh điểm vật liệu hợp lý cần thiết cho công việc đợc tiến hành nhanh chóng, dễ dàng Sổ danh điểm vật liệu Công ty xây dựng nh sau: Kho Danh điểm vật t Tên vật t Đơn vị Ghi 1521 Vật liệu Kg Nhựa 1521.01 Nhựa Kg 1521.01.01 Nhựa ABS Kg 1521.01.02 Nhựa PET Kg Kim loại 1521.02 Kim loại Kg 1521.02.01 Sắt tráng thép Kg 1521.02.02 Đồng Kg 1522 Vật liệu phụ 1522.01 Bao bì 1522.02 Sắt thép Thứ hai, tài khoản 151-Hàng mua đờng Hiện danh mục tài khoản sử dụng Công ty có tài khoản 151 nhng Công ty không sử dụng để phản ánh vật t, hàng hoá mua kỳ nhng cuối tháng hàng cha vận chuyển đến kho Việc sử dụng tài khoản 151 phản ánh xác tình hình biến động vật liệu có doanh nghiệp thông tin kế toán phản ánh trung thực tình hình tài sản Công ty Thứ ba, hạch toán giảm giá hàng mua đợc hởng Vật liệu Công ty đợc thu mua từ nhiều nguồn khác với số lợng lớn Trong trờng hợp phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán nhà cung cấp đồng ý, kế toán hạch toán khoản giảm giá đợc hởng vào tài khoản 721- Thu nhập hoạt động bất thờng Điều dễ dàng cho công tác kế toán vật liệu Công ty, nhiên không phản ánh xác giá thực tế vật liệu nhập kho 64 kỳ theo quy định chế độ kế toán hành Khi nhà cung cấp đồng ý giảm giá hàng mua, kế toán ghi: Nợ TK 331: ghi giảm số nợ phải trả nhà cung cấp Nợ TK 111, 112: Nếu nhà cung cấp trả tiền Có TK 152: Khoản giảm giá trừ vào giá mua thực tế nhập kho Công ty theo dõi trực tiếp phần giảm giá hàng mua đợc hởng sổ kế toán chi tiết vật liệu để máy tính đợc xác giá vật liệu nhập kho kỳ Thứ t, việc lập sổ kế toán chi tiết vật liệu Sổ chi tiết vật liệu Công ty không phản ánh tài khoản đối ứng với tài khoản 152, đồng thời cồng kềnh trờng hợp Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân cuối kỳ Sổ kế toán chi tiết vật liệu đợc lập nh sau: Sổ chi tiết vật liệu Tài khoản: 1521 Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001 Tên vật t: Đồng Số danh điểm: 1521.02.02 Đơn vị tính: Kg N T Số CT Diễn giải Tồn đầu kỳ Nhập (Xuất) Giảm giá Cộng phát sinh Tồn cuối kỳ ĐG TK ĐƯ 34746 331 331 SL Nhập Tiền 5550,8 208022652,9 5550,8 208022652,9 Xuất SL X Tiền Tồn SL Tiền x x x x 6934944 x Thứ năm, định kỳ thủ kho chuyển chứng từ nhập, xuất kho lên cho kế toán 15 ngày lần Thời gian chuyển chứng từ nh làm cho công tác kế toán bị dồn nhiều vào cuối tháng, việc hạch toán không kịp thời Mặt khác gây ảnh hởng làm chậm tiến độ kế toán tính giá thành điều kiện tình hình nhập, xuất vật liệu công ty diễn thờng xuyên với tần suất lớn Công ty nên giảm thời gian chuyển chứng từ cho phòng kế toán để phản ánh nhanh chóng tình hình nhập, xuất vật liệu sổ sách Thứ sáu, sử dụng máy tính công tác kế toán Hiện nay, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà sử dụng phần mềm kế toán CAD đợc thiết kế công ty phần mềm Tuy nhiên việc áp dụng kế toán máy cho hình thức sổ Nhật ký- chứng từ tơng đối phức tạp cha hoàn thiện Kế toán Công ty phải tiến hành lập số sổ theo phơng pháp thủ công nh sổ Cái tài khoản Nh vậy, phần mềm kế toán cha đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán công ty Công ty cần bớc cải thiện phần mềm kế toán để thực giới hoá toàn công tác kế toán Số liệu kế toán đợc xử lý toàn máy vi tính đảm bảo tính xác, nhanh chóng, làm giảm khối lợng công việc cho kế 65 toán viên cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý Thứ bảy, lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho việc tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh phần trị giá bị giảm xuống thấp so với trị giá ghi sổ kế toán hàng tồn kho Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh xác giá trị thực tế tài sản Bảng cân đối kế toán Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi niên độ kế toán nên doanh nghiệp tích luỹ đợc nguồn tài mà lẽ đợc phân chia Nguồn tài tạm thời nằm TSLĐ cần sử dụng để bù đắp khoản thiệt hại thực tế vật t, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, phát sinh Một điểm lợi dự phòng dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp Giả sử cuối năm 2001, doanh nghiệp tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho Căn vào mức trích dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Cuối niên độ sau (2002), doanh nghiệp phải tiến hành hoàn nhập toàn số dự phòng trích cuối niên độ trớc (2001): Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời vào tình hình hàng tồn kho, tình hình giá thị trờng giá thực tế ghi sổ để xác định mức trích dự phòng cho niên độ sau (2003): Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Công ty lập Bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối theo mẫu nh sau: Stt Mã VT Tên vật t 1 NHPET Nhựa PET Số lợng 24410 Đơn giá ghi sổ 11811,95 Đơn giá thời điểm cuối năm 9500 Chênh lệch 7=6-5 2311,95 Mức trích 8=7x4 56434699,5 - Bên cạnh công tác hạch toán đợc coi nh công cụ quản lý hữu hiệu tài sản, nguồn vốn doanh nghiệp, cung cấp thông tin chi tiết cho Ban giám đốc, việc phân tích tiêu tổng hợp cho nhà quản lý đợc nhìn toàn diện, sâu sắc Từ xác định đợc nguyên nhân, mức độ ảnh hởng nhân tố có biện pháp hữu hiệu nhằm tăng cờng hiệu sử dụng vốn III Phơng hớng nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Đánh giá tình hình sử dụng vốn lu động Công ty Trong giai đoạn khó khăn trớc đây, Công ty lâm vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng, trang thiết bị lạc hậu, máy quản lý hoạt động cha có hiệu quả.Tuy nhiên từ trở thành thành viên Tổng Công ty Giấy Việt nam, 66 đợc đầu t thêm vốn trợ giúp Tổng công ty, mặt Công ty dần thay đổi Công tác quản lý không ngừng hoàn thiện, tổ chức thêm phòng ban thăm dò, khai thác thị trờng, yếu tố tiên đa doanh nghiệp phát triển Chính máy quản lý tốt làm tăng hiệu sử dụng nguồn vốn doanh nghiệp Công ty thực đầu t, mở rộng hớng từ chỗ làm ăn thua lỗ dần có lãi phát triển Vật liệu chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản phẩm Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Để góp phần nâng cao hiệu sử dụng vốn, tránh ứ đọng, Công ty thực nhiều biện pháp quản lý vật liệu cho khoa học, hiệu Công ty tổ chức đợc phận chuyên thực thu mua vật t, tìm hiều nhà cung cấp thị trờng, phân tích tìm nguồn cung cấp có lợi Do Công ty đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, xây dựng định mức dự trữ vật liệu phù hợp để hoạt động sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ Việc bảo quản, dự trữ vật liệu đợc Công ty quan tâm mức, hệ thống kho tàng đầy đủ, rộng rãi tạo điều kiện cho việc bảo quản loại vật liệu có tính chất khác Các kho luôn đợc kiểm tra, đảm bảo điều kiện tốt cho việc dự trữ vật liệu Nhằm giảm bớt chi phí vật liệu, việc sử dụng vật liệu cho sản xuất đợc Công ty trọng khâu kiểm soát Dựa trình sản xuất sản phẩm, Công ty xây dựng đợc định mức tiêu hao vật liệu, từ quản lý vật liệu xuất dùng đợc tốt hơn, tránh mát, h hỏng Mặt khác nhu cầu sử dụng vật liệu đợc đa qua phòng kế hoạch dể xem xét tính hợp lý, hợp lệ nh cầu tránh đợc tợng lãng phí vật liệu Đó công việc cụ thể công tác quản lý vật liệu Công ty với mục đích nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động, nhiên để đánh giá đợc kết công việc cần phải phân tích, tìm nguyên nhân có định quản lý xác Để phân tích đợc hiệu sử dụng vốn lu động ta xem xét số liệu bảng sau: Stt Chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch Doanh thu 19563457263 25517412036 5953954773 Các khoản giảm trừ 42464779 382159947 Doanh thu (1-2) 19520992484 25135252089 5614259605 Vốn lu động bình quân 8190120360 12001218105 3811097745 Lợi nhuận 1890469 2808558 918089 Giá trị vật t xuất dùng 12378904198 14096581985 1717677787 Giá trị vật t tồn đầu kỳ 2623977355 2243190392 -380786963 Giá trị vật t tồn cuối kỳ 2243190392 4671385874 2428195482 Số d bình quân vật t tồn kho 2433583874 3457288133 1023704259 10 Sức sản xuất VLĐ (3/ 4) 2,383 2,094 -0,289 Sức sinh lợi VLĐ (5/ 4) 11 0,00023 0,000234 0,000004 12 Hệ số quay kho (6/ 9) 5,087 4,077 -1,01 13 Hệ số luân chuyển VLĐ (3/ 4) 2,383 2,094 -0,289 Hệ số đảm nhiệm VLĐ (4/ 3) 14 0,419 0,477 0,058 67 15 151,04 Số ngày vòng luân chuyển (360ngày/ 13) 171,89 20,85 Sử dụng phơng pháp thay liên hoàn để tính toán mức độ ảnh hởng nhân tố đến tiêu phân tích nh sau: Sức sản xuất vốn lu động năm 1999 2,383, năm 2000 2,094 tức đồng vốn lu động bỏ thu đợc 2,094 đồng doanh thu, giảm so với tiêu năm 1999 0,289 ảnh hởng hai nhân tố: - Do vốn lu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho sức sản xuất giảm 0,975: 25135252089 25135252089 = 2,094 - 3,069 = -0,975 12001218105 8190120360 - Do doanh thu tăng 5614259605 đồng làm cho mức sản xuất tăng 0.636: 25135252089 8910120036 19520992484 8910120036 = 3,069 - 2,383 = 0,636 Nh vậy, doanh thu kỳ doanh nghiệp có tăng lên nhng Vốn lu động bình quân tăng tăng nhanh tốc độ tăng doanh thu Công ty tăng cờng hoạt động tiếp thị, truyền thông quảng cáo, khai thác thêm thị trờng, đồng thời nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã doanh thu Công ty tăng lên đáng kể Nhng Công ty đầu t nhiều vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm tăng công suất sản xuất loại sản phẩm Chính điều làm cho sức sản xuất vốn lu động giảm, hiệu sử dụng vốn không đợc không đợc tăng lên Sức sinh lợi vốn lu động năm 1999 0,0023, năm 2000 0,000234 tức đồng vốn lu động bỏ năm 2000 tạo 0,000234 đồng lợi nhuận, cao tiêu năm 1999 0,000004 dồng lợi nhuận ảnh hởng hai nhân tố sau: - Vốn lu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho sức sinh lợi vốn lu động giảm 0,000109: 2808558 2808558 =0,000234 - 0,00023 = 0,000109 12001218105 8190120360 - Lợi nhuận tăng 918089đ làm cho sức sinh lợi vốn lu động tăng: 2808558 1890469 =0,000343- 0,00023 = 0,000113 8910120036 8190120360 Chỉ tiêu sức sinh lợi công ty thấp Điều giải thích công ty vừa thoát khỏi tình trạng khó khăn thua lỗ, dần có lãi phát triển Có thể thấy lợi nhuận tăng lên nguyên nhân cho sc sinh lợi vốn lu động tăng thấp Công ty tăng đợc doanh số bán bán thêm đợc nhiều sản phẩm, lợi nhuận tăng lên - Hệ số quay kho Hệ số quay kho vật t năm 1999 5087, năm 2000 4077 giảm so với năm 68 1999 1,01 vòng, ảnh hởng hai nhân tố sau: +Số d bình quân vật t tồn kho tăng 1023704259 đồng làm cho hệ số quay kho giảm 1,716 vòng 14096581985 14096581985 = 4,077 - 5,787 = -1,716 3457288133 2433583874 +Giá trị vật t xuất dùng tăng 1717677787đ làm cho hệ số quay kho tăng 0.706 vòng 14096581985 12378904198 = 5,793 5,087 = 0,706 2433583874 2433583874 Vật liệu tồn kho công ty tăng lên đáng kể mặt công ty điều chỉnh vật liệu dự trữ tăng thêm để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất tăng lên, nhiên l ợng dự trữ nhiều nguyên nhân chủ yếu gây hệ số quay kho giảm giá trị vật t xuất dùng cho sản xuất tăng thêm thể mở rộng sản xuất công ty làm cho hệ số quay kho tăng - Hệ số luân chuyển vốn lu động: Năm 1999 vốn lu động quay trung bình 2,383 vòng; năm 2000 2,094 vòng giảm so với năm 1999 0,289 vòng, ảnh hởng hai nhân tố sau: + Vốn lu động bình quân tăng 3811097745 đồng làm cho hệ số luân chuyển VLĐ giảm 0,975 25135252089 25135252089 = 2,094 - 3,069 = -0,975 12001218105 8190120360 + Doanh thu tăng 5614259605 đồng làm cho hệ số luân chyển VLĐ tăng 0.636: 25135252089 19520992484 = 3,069 - 2,383 = 0,636 8910120036 8190120360 Vốn lu động bình quân tăng 811 097 745 đồng làm cho hệ số luân chuyển vốn lu động giảm 0,975 vòng, doanh thu tăng 614 259 605 đồng làm hệ số luân chuyển vốn lu động tăng 0,636 vòng Có thể nói hệ số luân chuyển vốn lu động công ty thấp, tốc độ quay vòng vốn chậm Nguyên nhân làm giảm tốc độ luân chuyển vốn lu động vốn lu động bình quân kì tăng lên doanh nghiệp vay ngắn hạn mở rộng sản xuất, tốc độ luân chuyển vốn giảm Tuy nhiên doanh thu tăng lên khẳng định doanh nghiệp cố gắng mở rộng qui mô sản xuất để đáp ứng nhu cầu tăng lên thị trờng làm tăng hiệu hoạt động doanh nghiệp, đa công ty phát triển - Hệ số đảm nhiệm vốn lu động: năm 2000 (0,477) tăng 0,058 so với năm 1999 (0,419) tức để tạo đồng doanh thu năm 1999 phải bỏ 0,419 đồng vốn lu động năm 2000 phải bỏ 0,477 tăng 0,058 đồng so năm 1999 Điều ảnh hởng hai nhân tố: +Doanh thu tăng 15 614 259 605 đồng làm cho hệ số đảm nhiệm vốn lu động giảm 0,093: 69 8190120360 25135252089 8190120360 19520992484 = 0,326 - 0,419 = -0,093 +Vốn lu động tăng 811 097 745 đồng làm cho hệ số đảm nhiệm vốn lu động tăng 0,151 12001218105 8190120360 25135252089 25135252089 = 0,477 - 0,326 = 0,151 Nguyên nhân làm cho hệ số đảm nhiệm vốn lu động tăng lên vốn lu động bình quân tăng lên, thời gian cho vòng vốn lu động luân chuyển tăng 20,85 ngày Điều tránh đợc giai đoạn đầu trình mở rộng sản xuất, công ty đầu t vào sản xuất kinh doanh cha thể đạt đợc mức doanh thu lớn thời kì Hiện hệ số đảm nhiệm vốn lu động cao, thời gian cho vòng quay vốn dài, hiệu sử dụng vốn lu động công ty thấp nhng với việc tăng cờng đầu t sản xuất công ty đạt đợc nhiều bớc phát triển cao Những biện pháp quản lý vật liệu biện pháp nâng cao hiệu s dụng vật liệu Có thể thấy hiệu sử dụng vốn công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà thấp, tốc độ luân chuyển vốn chậm, lợi nhuận công ty đạt đợc cha cao Để cải thiện tăng nhanh tiêu trên, công ty phải tiến hành thực biện pháp đổi tất khâu trình sản xuất kinh doanh: dự trữ, sản xuất lu thông Trong đặc biệt công tác quản lí vật liệu, cần phải có biện pháp làm giảm số lợng vốn rút ngắn thời gian quay vòng vốn Trong khâu thu mua: Một điều kiện quan trọng để nhằm nâng cao chất lợng sản phẩm, tăng hiệu sản xuất kinh doanh việc cung ứng vật liệu đủ số lọng, kịp thời gian, qui cách phẩm chất Công ty cần tổ chức trình thu mua hợp lý nhằm tìm đợc nhà cung cấp tốt Trớc hết, việc xác định nhu cầu vật liệu đợc thực phòng kế hoạch, dựa kế hoạch dự trữ kế hoạch sản xuất mà phòng có nhiệm vụ điều độ thực sản xuất loại hàng Biện pháp thu mua cần xem xét điều kiện thị trờng d thừa hay thiếu hụt góp phần vào định đặt hàng để đạt đợc giá mua tốt Sự phối hợp nhịp nhàng hữu ích việc xác định đợc nhu cầu tốt , có lợi cho công ty Ngoài công ty cần nghiên cứu lựa chọn phơng thức thu mua, toán, vận chuyển, bảo quản, bốc xếp phù hợp với chi phí thấp Đây nhân tố góp phần làm giảm giá nhập kho vật liệu Khi hàng nhập kho, công ty cần tổ chức công tác bốc dỡ, kiểm nhận để phát trờng hợp thừa thiếu vật liệu, đối chiếu với tiêu chuẩn qui định để đánh giá vật liệu đáp ứng tiêu chuẩn chất lợng hay cha Việc kiểm định hàng nhập kho phải đợc thực cán kỹ thuật, kết hợp với việc đếm hàng xác định tiêu chuẩn định lợng Chất lợng vật liệu đợc đảm bảo ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm, tăng suất lao động hạ giá thành sản phẩm Hiện để đảm bảo cho chất lợng vật liệu tốt công ty 70 tiến hành nhập số loại vật liệu nh: nhựa, inox, từ Đài Loan, Trung Quốc Đây nguyên nhân làm tăng giá mua vật liệu nhập kho Đối với loại vật liệu thay từ nguồn nớc nguồn nớc Công ty nên tăng cờng tìm hiểu Nhà máy sản xuất nhựa có uy tín, chất lợng nh Nhựa Hải Phòng, Nhựa Rạng Đông Việc thay làm giảm đáng kể chi phí vật liệu dồng thời góp phần kích cầu nớc, thúc đẩy việc phát triển ngành công nghiệp nớc Trong khâu dự trữ, bảo quản: Một yêu cầu quan trọng công ty cần xác định mức dự trữ phù hợp Công ty phải kiểm soát khối lợng lu kho để giảm tối đa lợng vốn cần đầu t vào đây, kèm theo chi phí bảo quản đồng thời phải quan tâm đến việc đảm bảo mức tồn kho cụ thể chủng loại vât t để đáp ứng nhu cầu chung của công ty Mức dự trữ tối thiểu, tối đa cần thiết thời điểm đặt hàng, số lợng hàng cần đặt cho kinh tế dựa vào kết hợp yếu tố Thứ nhất, cần xem xét thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng loại vật t đợc giao hàng sẵn sàng phục vụ sản xuất Thứ hai, cần quan tâm đên loại chi phí khác nhau: chi phí lu kho, lãi suất đầu t, chi phí hàng hoá bị h hỏng Cuối cùng, cần cân nhắc chi phí mua hàng với chi phí chuyên chở, thấp mua với số lợng lớn Nh công ty cần phải nhanh nhạy việc xác định mức dự trữ vật liệu cho phù hợp với điều kiện cụ thể, dự trữ nhiều trờng hợp trình thu mua diễn chậm, chi phí giảm đáng kể số lợng hàng mua lớn, nhu cầu vật liệu cho trình mở rộng sản xuất tăng lên ngợc lại Công tác lu kho, bảo quản vật t bao gồm việc xếp chủng lloại hàng hoá khác để tìm thấy nhanh chóng xuất , cung cấp cho phân xởng cần Do công ty cần xếp loại vật liệu cách hợp lý, đảm bảo mức độ an toàn cần thiết cho loại vật liệu Một phần tránh đợc h hỏng, mặt khác dễ dàng cho việc kiểm soát, kiểm kê vật t Việc kiểm kê kho định kì cần đợc tiến hành liên tục, thờng xuyên Hiện công ty thờng tiến hành kiểm kê kho vào cuối năm phát đợc nhiều trờng hợp mát, h hỏng vật liệu Trong trình kiểm kê, phải đối chiếu lại số liệu kế toán thủ kho, với lợng tồn kho thực tế, đánh giá lại toàn vật t để xác định vật liệu bị h hỏng, chất lợng Đối với trờng hợp mát vật t, cần có biện pháp xử lý chặt chẽ, qui trách nhiệm vật chất cho cá nhân có liên quan Từ tăng cờng đợc công tác kiểm soát kho tàng, giảm thiểu hao hụt định mức Đối với vật liệu ứ đọng nằm kho, công ty cần phải tiến hành lý nhằm thu hồi vốn giải phóng kho tàng Trong khâu sản xuất: Chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng đáng kể toàn chi phí hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Các chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, động lực phải quản lý chặt chẽ dựa hai vân đề: định mức tiêu hao giá vật t Việc xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho trình sản xuất kinh doanh phải đợc thực kết hợp phòng ban, phận sản xuất toàn công ty dựa thực tế trình sản xuất kinh doanh Định mức tiêu hao vật liệu cho 71 đơn vị sản phẩm bao gồm số nguyên liệu tiêu hao cho đơn vi thành phẩm, có cho phép hao hụt bình thờng Việc xác định mức tiêu hao góp phần động viên công nhân doanh nghiệp cố gắng thực công việc đợc giao cao so với định mức Công ty cần phải có hình thức khen thởng, biểu dơng kịp thời việc sử dụng tiết kiệm vật t xử lý trờng hợp tiêu hao vật t vợt định mức Nh loại vật liệu sử dụng vào sản xuất kinh doanh phải đợc quản lý chặt chẽ theo định mức tiêu hao doanh nghiệp ban hành Định mức tiêu hao cần phải đợc thờng xuyên theo dõi, kiểm tra phân tích biến động thực định mức từ tìm nguyên nhân xử lí để không ngừng hoàn thiện hệ thống định mức Công ty cần phải xem xét trờng hợp biến động nguyên vật liệu mua vào chất lợng đợc dùng trình sản xuất số lợng phế liệu sản phẩm hỏng có xu hớng tăng lên kết số lợng nguyên liệu đợc dùng nhiều Trình độ công nhân đóng vai trò quan trọng việc thực định mức tiêu hao, công nhân không đủ trình độ phù hợp, họ sử dụng lãng phí nguyên vật liệu sản xuất Tại công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm đợc vật liệu, công ty cần quan tâm pha trộn thành phần tạo nên nguyên vật liệu linh hoạt công ty nên thay đổi pha trộn tuỳ thuộc vào giá thị trờng thành phần nhằm tận dụng chi phí cách tối đa Công ty cần tạo đợc môi trờng sản xuất sáng tạo, tạo điều kiện cho công nhân sản xuất hăng say tìm kiếm biện pháp cải tiến trình sản xuất nhằm đạt đợc hiêụ cao Muốn công ty cần tạo khích lệ phù hợp với cá nhân đồng thời tạo phối hợp, trao đổi qua lại công nhân phận sản xuất phát huy đợc sức mạnh chung Lao động yếu tố quan trọng cho phát triển công ty Công ty cần có biện pháp nâng cao trình độ cho công nhân, kinh nghiệm thực tế, công nhân cần trang bị kiến thức khoa học sản xuất từ áp dụng vào thực tế đợc linh hoạt, hiệu Bên cạnh đó, công ty nên trọng vào việc đào tạo cán kĩ thuật có trình độ đại học, có kinh nghiệm nắm bắt công nghệ sản xuất đại Công ty gửi số cán đào tạo thêm tuyển thêm nhân viên có trình độ cao Một đội ngũ cán công nhân lành nghề, giỏi chuyên môn điều kiện tiên cho phát triển doanh nghiệp Lao động có chất lợng cao làm tăng suất lao động, tiết kiệm đợc nguyên vật liệu cho trình sản xuất giảm phế liệu, sản xuất hỏng hạ đợc giá thành sản phẩm, tạo điều kiện cho công ty nâng cao khả cạnh tranh thị trờng Bên canh biện pháp quan trọng công ty cần phân tích, nghiên cứu sản phẩm cải tiến sản phẩm cũ dựa kiến thức chuyên sâu kỹ thuật việc thiết kế phát triển sản phẩm Việc nghiên cứu cho phép tạo sản phẩm với việc sử dụng nguyên vật liệu thay có giá thấp sử dụng nhng chất lợng sản phẩm đợc 72 đảm bảo Một nhân tố quan trọng ảnh hởng đến hiệu trình sản xuất kinh doanh nói chung dẫn đến mức tiêu hao vật liệu cho sản xuất việc sử dụng công nghệ Có thể thấy rõ công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, thực trạng công nghệ có khập khiễng Một số công nghệ sản xuất công ty tình trạng lạc hậu Điều nguyên nhân gây việc sử dụng nhiều nguyên liệu trình sản xuất tạo nhiều phế liệu, gây lãng phí vật liệu Hiện công ty nỗ lực cải tiến công nghệ tiên tiến Việc công ty tham gia liên doanh đợc đầu t công nghệ với trang thiết bị đại sản xuất bút máy, chai nhựa chứng tỏ đợc xu hớng đổi phát triển công ty Công nghệ cho thấy khả tận dụng nguồn vốn đầu t công ty, sản xuất sản phẩm có chất lợng cao, tạo sắc riêng cho sản phẩm công ty, tăng uy tín công ty thị trờng Công ty cần cải tiến đổi công nghệ cũ nhằm tăng cờng hiệu trình sản xuất, phải nghiên cứu xem xét để nhập công nghệ tốt, theo kịp trình độ phát triển Tuy nhiên để đào tạo công nhân, đổi thiết bị công nghệ, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, công ty cần phải huy động nguồn vốn đầu t lớn Hầu hết nguồn vốn công ty tự lo vay ngân hàng để phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh Để giải vấn đề vốn, mặt công ty nỗ lực sử dụng tiết kiệm vốn, mặt khác hợp tác với bên để huy động, tận dụng nguồn vốn từ bên đầu t Để nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động, giải tốt khâu tiêu thụ sản phẩm biện pháp quan trọng Công ty xác lập đợc thị trờng tiêu thụ ổn định cho mặt hàng chai nhựa số công ty sản xuất nớc khoáng Đây khách hàng thờng xuyên, liên tục có tiềm lớn nên Công ty cần có biện pháp khuyến khích nh bớt giá, hồi khấu để trì mối quan hệ kinh tế với họ Đối với sản phẩm văn phòng phẩm, Công ty cần quan tâm đến cải tiến mẫu mã cho phong phú, bật Công ty tham khảo sản phẩm nớc để cải tiến điều tra thị hiếu đối tợng khách hàng Ngoài việc liên hệ với nhà phân phối lớn để tận dụng uy tín họ nhằm tiêu thụ sản phẩm, kênh tiêu thụ bán lẻ trực tiếp cửa hàng thị trờng tiềm cần đợc khai thác Phòng thị trờng công ty cần động tìm thị trờng tiêu thụ mới, xác định mạng lới tiêu thụ hợp lý Một biện pháp quan trọng để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm việc tăng cờng quảng cáo có hiệu nhằm vào đối tợng khách hàng nh học sinh, nhân viên văn phòng Nhìn chung sản phẩm công ty phong phú đa dạng chủng loại, mẫu mã đẹp điều kiện thận lợi cho việc tăng cờng công tác tiêu thụ Sản phẩm hàng hoá đợc tiêu thụ nhanh sở cho việc thu hồi vốn nhanh, tái đầu t, tốc độ luân chuyển vốn nhanh có hiệu Trong toán, Công ty nên chọn hình thức toán hợp lý, thuận tiện với khách hàng Đối với khoản nợ lớn thời gian dài, Công ty cần phải xúc tiến cách đòi nợ, thu hồi vốn nhanh chóng Đối với khoản nợ đòi đợc, Công ty phải xử lý để bảo toàn vốn Biện pháp chiết 73 khấu cần đợc thực để thu hồi vốn, tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng lâu Nh vậy, biện pháp nêu để rút ngắn thời gian vốn khâu: dự trữ, sản xuất tiêu thụ nhằm tăng hệ số quay kho tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động Đây phơng hớng chủ yếu để sử dụng hợp lý tiết kiệm vốn lu động sản xuất kinh doanh Việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động giảm bớt đợc lợng vốn lu động cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh cách tuyệt đối tơng đối, từ nâng cao đợc mức đảm nhiệm vốn lu động Vì vậy, tổ chức kế toán vật liệu hợp lý giải pháp quan trọng nhằm sử dụng vốn với hiệu cao Kết luận Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đà phát triển trực thuộc tổng Công ty Giấy Việt Nam Công ty có máy tổ chức quản lý hoạt động phối hợp nhịp nhàng, kết hợp chặt chẽ với tạo điều kiện thận lợi cho phát triển Công ty Sản phẩm Công ty sản xuất đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng chất lợng, mẫu mã từ doanh 74 số bán công ty không ngừng tăng lên năm, thị trờng tiêu thụ đợc mở rộng Trong máy quản lý hiệu đó, công tác kế toán với nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết để qui định quản lý tối u góp phần quản lí tốt vấn đề tài chính, tiền tệ công ty Công tác kế toán nói chung, công tác hạch toán vật liệu nói riêng đợc tổ chức hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phát huy vai trò kế toán công cụ quản lý hữu hiệu Vật liệu công ty đợc quản lý chặt chẽ hạch toán đầy đủ, xác tạo điều kiện không ngừng nâng cao việc giảm chi phí, hạ giá thàn sản phẩm Do trình độ lý luận thời gian thực tập hạn chế, luận văn tốt nghiệp chắn nhiều thiếu sót, em mong nhận đợc bảo thêm cô giáo cô làm việc phòng tài vụ Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà để luận văn tốt nghiệp em hoàn thiện mặt lý luận thiết thực với thực tiễn Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty, cô phòng kế toán Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đặc biệt cô giáo hớng dẫn Trần Thị Phợng nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp Tài liệu tham khảo Các văn pháp quy kế toán, kiểm toán -NXB Tài Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Hệ thống tài khoản kế toán -NXB Tài Hệ thống kế toán doanh nghiệpHớng dẫn chứng từ- Sổ kế toán -NXB Tài Kế toán, kiểm toán phân tích kinh doanh _NXB Tài chính(1996) Lý thuyết thực hành kế toán tài (VAT) -NXB Tài chính(2000) - TS Nguyễn Văn Công Thuế kế toán thuế GTGT, Thuế TNDN -NXB Tài (1998) 75 Giáo trình kế toán tài Trờng ĐH Kinh tế quốc dân Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh, Trờng Đại học Kinh tế quốc dân- 1997- PGS TS Phạm Thị Gái Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán Trờng Đại học kinh tế quốc dân, 1994 TS Nguyễn Thị Đông 10.Giáo trình Kế toán quản trị, Trờng Đại học Kinh tế quốc dân- Năm 1998 - PTS Nguyễn Minh Phơng 11 Tạp chí chuyên nghành kế toán, kiểm toán 12 Tài liệu điều lệ Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Mục lục Trang Lời nói đầu I II III IV Phần thứ nhất: Lý luận chung kế toán vật liệu doanh nghiệp công nghiệp 2 3 V Nhiệm vụ kế toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất Vị trí vật liệu trình sản xuất Vai trò kế toán yêu cầu quản lý vật liệu Phân loại tính giá vật liệu Phân loại vật liệu Tính giá vật liệu Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu Khái niệm Chủ thể hạch toán chi tiết vật liệu Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu Kế toán thu mua nhập kho vật liệu Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán thu mua nhập kho vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Kế toán thu mua nhập kho vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Kế toán xuất kho vật liệu Chứng từ sử dụng Kế toán xuất kho vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Kế toán xuất kho vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 76 2 4 9 9 16 16 16 20 22 22 22 23 VI VII VIII Kế toán thừa, thiếu vật liệu kiểm kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kế toán thừa, thiếu vật liệu kiểm kê Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho Các hình thức sổ kế toán áp dụng hạch toán vật liệu Hạch toán sổ kế toán Nhật ký- sổ Cái Hạch toán sổ kế toán Nhật ký chung Hạch toán sổ kế toán Chứng từ- ghi sổ Hạch toán sổ kế toán Nhật ký- chứng từ Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động doanh nghiệp sản xuất Các tiêu để đánh giá hiệu sử dụng vốn lu động Mối quan hệ công tác quản lý hạch toán vật liệu với việc nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Phần thứ hai: Tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Những đặc trng Công ty ảnh hởng đến công tác kế toán Quá trình hình thành phát triển Công ty Đặc điểm tổ chức máy quản lý Đặc điểm hoạt động sản xuất Công ty Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà II Tình hình chung nguyên vật liệu Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Đặc điểm vật liệu Công ty Công tác quản lý vật liệu Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Tính giá vật liệu nhập kho xuất kho III Kế toán thu mua nhập kho vật liệu Công ty IV Kế toán xuất kho vật liệu I Phần thứ ba: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Đánh giá chung công tác quản lý kế toán vật liệu Công ty Đánh giá khái quát tổ chức máy kế toán công tác kế toán Đánh giá công tác hạch toán nguyên vật liệu II Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu Công ty III Phơng hớng nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Đánh giá tình hình sử dụng vốn lu động Công ty Những biện pháp quản lý vật liệu biện pháp nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động I Kết luận 26 26 27 28 28 29 30 31 33 33 35 36 36 36 38 39 42 45 45 46 48 51 61 70 70 70 71 72 76 76 80 86 87 Tài liệu tham khảo 77 78