thông điêp trong giao tiếp kinh doanh

Khoa QTKD - BM QTNS Đại học Kinh tế TP. HCM Chào mừng các học viên tham gia LỚP HỌC “Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ” 1 Khoa QTKD - BM QTNS PHẦN 2 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP (Chiến lược giao tiếp) 2 Khoa QTKD - BM QTNS CHƯƠNG 5 THÔNG ĐiỆP 3 Khoa QTKD - BM QTNS Quy trình giao tiếp Người gửi Phản hồi Người nhận Thông điệp Mã hoá Giải mã Mã hoá Giải mã Nhieãu Nhieãu MÔI TRƯỜNG 4 Khoa QTKD - BM QTNS MỤC ĐÍCH Để kiến trúc lại những gì chúng ta viết hay nói cho thích hợp, hữu ích và có tính thuyết phục đối với đối tượng giao tiếp của bạn. 5 Khoa QTKD - BM QTNS THÔNG ĐIỆP: CẤU TRÚC THÔNG ĐiỆP Tư tưởng & kiến trúc tư tưởng Quá trình tư tưởng Kiến trúc tư tưởng 6 Khoa QTKD - BM QTNS TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Phân biệt tư tưởng và kiến trúc tư tưởng  Tư tưởng  Kiến trúc tư tưởng THÔNG ĐiỆP 7 Khoa QTKD - BM QTNS Ví dụ: Bạn nhận được những thông tin này từ người tổ chức cuộc họp mà bạn là thành viên đang tham gia: “Chúng ta phải dành riêng phòng cho các báo cáo viên của ban quản trị ít nhất là 2 tuần trước. Tôi đang lo lắng về việc đưa các báo cáo viên vào chương trình hội nghị. Chúng ta cũng cần in các áp phích, tờ giới thiệu thông báo ai sẽ nói chuyện. Anh có thể lo chuyện đó được không? Đừng quên rằng bích chương phải gồm cả số phòng nữa.” TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 8 Khoa QTKD - BM QTNS Kiến trúc lại thông điệp: “Tôi muốn nhắc anh về 3 việc phải sắp đặt trước cho buổi nói chuyện của các báo cáo viên.  Mời thuyết trình viên và ấn định ngày giờ.  Dành sẵn phòng trước ngày 15/3  In bích chương ( Gồm cả tên báo cáo viên, thời gian và số phòng) để phân phát trước ngày 1/4 ” TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 9 Khoa QTKD - BM QTNS Bạn nhận được tin hay điện thoại của nhân viên: “Những người giao hàng của hãng vận tải ABC làm chúng tôi khổ sở vô cùng. Họ đến trễ ít nhất 2 giờ mỗi ngày trong tuần này. Ngoài ra, hầu hết thợ đóng kiện hàng đều ra về sớm, khi đã đi thì một số hàng giao thực sự bị hư hỏng, với cách làm như vậy chúng tôi không thể đóng kiện hàng kịp giờ. Tôi nghĩ chúng ta phải làm một cái gì đó tốt hơn, vì chúng ta đã mất 15% hàng hóa. Có lẽ chúng ta nên mời ông Giám đốc hãng vận tải tới để nói chuyện, nhưng tôi đã gọi tới đó nhiều lần rồi, tôi nghĩ làm vậy cũng vô ích. Tôi đã nghe đủ lý do và thành thật nghĩ rằng họ đã quen giao hàng lúc 2 giờ trưa. Như vậy chúng ta có thể thay đổi kíp thợ đóng kiện, nhưng chúng ta phải tổ chức một phiên họp và giải thích tình trạng vì không nhất thiết là họ thích sự thay đổi đó.” TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG 10 [...]...TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Kiến trúc lại thông điệp trên: “Tôi đề nghị chúng ta tổ chức một cuộc họp để thảo luận khả năng thay đổi giờ làm việc cho kíp thợ đóng kiện hàng Hãng vận tải ABC kiên quyết chỉ giao hàng lúc 14 giờ thay vì giao vào lúc 12 giờ như từ trước tới nay, việc này đã làm hàng hóa hư hỏng mất 15 % Để tránh sự hư hỏng đó... chặt chẽ Khoa QTKD - BM QTNS 14 THÔNG ĐiỆP QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Quá trình tư tưởng: là sự kết nối theo trật tự của những giả định làm cơ sở cho thông điệp, những dữ kiện và những kết luận có giá trị Khoa QTKD - BM QTNS 15 QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Chú ý: Quá trình tư tưởng bao gồm 3 vấn để sau: Nhận rõ những giả định Rút ra những kết luận có giá trị Hạn chế những nhược điểm trong lập luận Khoa QTKD - BM QTNS... mất nhiều thời gian để viết bản báo cáo gửi cho trưởng phòng.” ” Do đó, tôi sẽ tốn nhiều thời gian để giao tiếp. ” Khoa QTKD - BM QTNS 26 QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Kết luận (Phương pháp quy nạp) Bắt đầu bằng một loạt tính chất đặc thù: Rút ra sự khái quát hóa: Dũng: “ Không bao giờ tôi phải cân đối sổ sách trong công việc của mình” ”Không cần học kế toán cho mệt người” Mạnh: “Tôi có thể nhờ người khác làm sổ... hóa quá mức vấn đề Khoa QTKD - BM QTNS 31 3 quy tắc vàng Khái quát hóa vội vã Không kết luận vội vàng “Chiến lược tiếp thị sản phẩm X đã thành công ờ Bình Dương vì vậy có thể đem áp dụng chương trình này trên tất cả thị trường của công ty chúng ta.” Nguyên nhân giả “ Ông trưởng phòng kinh doanh thật giỏi, lượng hàng bán ra của công ty tại Bình Dương tăng 42%” Khoa QTKD - BM QTNS 32 3 quy tắc vàng Tránh... biệt giữa thiên tai và khủng hoảng kinh tế Khoa QTKD - BM QTNS 34 3 quy tắc vàng Tránh che dấu ý tưởng và nấp sau những ý tưởng sai lầm Tránh nấp sau những hình ảnh phóng đại: “ Chi phí trung gian của chúng ta là 15% trên giá thành sản phẩm, nếu cứ theo tiến độ như vậy công ty sẽ bị phá sản” Sai lầm: Bỏ qua những luận cứ có thể của cách khác trong sự phát triển của doanh nghiệp Khoa QTKD - BM QTNS 35... luận rõ ràng Chỉ thị rõ ràng Chủ quan Sự thật Ý ki ến tố t Giả thiết Khoa QTKD - BM QTNS 12 TƯ TƯỞNG VÀ KiẾN TRÚC TƯ TƯỞNG Tư tưởng: Sự nhận thức của con người trong đó xuất hiện tổng hợp các ý nghĩ, xấu tốt, hoàn chỉnh, dở dang, dữ kiện, thông số…Sự xuất hiện của các yếu tố này chưa được sắp đặt, trình bày theo thứ bậc, Nó còn mang tính ngẫu nhiên chưa hoàn thiện Khoa QTKD - BM QTNS 13 TƯ TƯỞNG VÀ... những ý tưởng của mình tưởng của mình Khoa QTKD - BM QTNS 30 QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Những hạn chế trong lập luận Ý tưởng của bạn có thể giống như một sản phẩm đang di chuyển trên băng tải Tuy nhiên khi ý tưởng thay đổi hay chuyển động nó có thể đi lệch theo nhiều cách khác nhau 3 quy tắc vàng để loại bỏ nhược điểm trong quá trình tư tưởng Không được kết luận vội vàng Không được che dấu, né tránh Không... Nhận rõ những giả định Rút ra những kết luận có giá trị Hạn chế những nhược điểm trong lập luận Khoa QTKD - BM QTNS 16 QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Giả định Giả định chính là cơ sở của tất cả những bước tiếp theo trong quá trình tư tưởng Nếu giả định thay đổi thì sẽ làm cho mọi hoạt động của con người thay đổi theo Ví dụ: Bạn đi học; nếu bạn giả định rằng thời tiết không mưa, trời đẹp thì hành động của bạn... nhân viên trong công ty gia tăng Có lẽ chúng ta nên tăng lương cho họ để giữ họ lại” Khoa QTKD - BM QTNS Sai lầm: Đã bỏ qua những sai lầm khác 33 3 quy tắc vàng Tránh che dấu ý tưởng và nấp sau những ý tưởng sai lầm Tránh nấp sau một sự tương tự không đúng: “Nhà chọc trời càng nhiều tầng càng dễ bị sét đánh Tương tự như vậy, một tổ chức càng nhiều tầng nấc càng dễ bị sụp đổ vì khủng hoảng kinh tế.”... diễn dịch: Bắt đầu từ một nguyên lý chính hoặc một giả định, sau đó áp dụng chúng vào một trường hợp đặc thù và rút ra kết luận Trong phương pháp diễn dịch, điều cốt yếu là nguyên lý chính của bạn phải đúng Khoa QTKD - BM QTNS 23 QUÁ TRÌNH TƯ TƯỞNG Rút ra kết luận “Vấn đề X trong quy trình sản xuất làm cho sản xuất sút giảm” (Nguyên lý chính) “Phân xưởng 1 đang vướng phải vấn đề X ” (Áp dụng cho trường . BM QTNS Đại học Kinh tế TP. HCM Chào mừng các học viên tham gia LỚP HỌC “Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh ” 1 Khoa QTKD - BM QTNS PHẦN 2 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP (Chiến lược giao tiếp) 2 Khoa QTKD. TIẾP (Chiến lược giao tiếp) 2 Khoa QTKD - BM QTNS CHƯƠNG 5 THÔNG ĐiỆP 3 Khoa QTKD - BM QTNS Quy trình giao tiếp Người gửi Phản hồi Người nhận Thông điệp Mã hoá Giải mã Mã hoá Giải mã Nhieãu Nhieãu MÔI. cho thích hợp, hữu ích và có tính thuyết phục đối với đối tượng giao tiếp của bạn. 5 Khoa QTKD - BM QTNS THÔNG ĐIỆP: CẤU TRÚC THÔNG ĐiỆP Tư tưởng & kiến trúc tư tưởng Quá trình tư tưởng Kiến