phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại học viện hành chính

Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị được Nhà nước quyết định thànhlập để thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một lĩnh vực nào đó như các cơ quan chính q

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ

1.1 Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp và vai trò của tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu 4

1.1.1.Đơn vị sự nghiệp hoạt động sự nghiệp có thu trong hệ thống đơn vị hành chính sự nghiệp 4 1.1.2.Đặc điểm quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp có thu 6 1.1.3.Vai trò tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu 8 1.2.Căn cứ, nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu 9 1.2.1.Căn cứ tổ chức hạch toán kế toán 9 1.2.2.Nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán 10 1.3.Nội dung tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp 11

1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 11 1.3.2 Tổ chức công tác kế toán 13 1.3.3 Tổ chức hạch toán kế toán trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin 33 1.4 Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu trong các đơn vị sự nghiệp.

34

1.4.1 Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu thụ hưởng kinh phí ngân sách nhà nước 34 1.4.2 Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tự chủ tài chính 37

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại Học viện Hành chính 43 2.2 Đặc điểm quản lý tài chính tại Học viện Hành chính 44

2.2.1 Mô hình quản lý tài chính 44

Hành chính 52 2.3.1 Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Học viện Hành chính 52 2.3.2 Tổ chức công tác hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính 60 2.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán 65 2.4 Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính 68

2.4.1 Ưu điểm 68 2.4.2 Hạn chế và nguyên nhân chủ yếu 69

có thu tại Học viện Hành chính 82 3.4 Điều kiện thực hiện giải pháp để hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính 94

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 97

PHỤ LỤC 98

TÓM TẮT LUẬN VĂN LỜI MỞ ĐẦU

* Tính cấp thiết của đề tài

* Mục đích nghiên cứu đề tài

* Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Phương pháp nghiên cứu của đề tài

* Đóng góp của đề tài

* Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự nghiệp có

thu

Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu

tại Học viện Hành chính

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán

hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ

TOÁN TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU.

*Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp và vai trò của tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu.

Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị được Nhà nước quyết định thànhlập để thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước

về một lĩnh vực nào đó như các cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực nhànước, cơ quan quản lý theo ngành, các tổ chức đoàn thể hoạt động bằngnguồn kinh phí ngân sách nhà nước, có thể cấp toàn bộ hoặc một phần kinh

phí đảm bảo theo nguyên tắc cấp không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiệnnhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao trong từng thời kỳ.

Đặc trưng cơ bản của các đơn vị sự nghiệp là được giao kinh phí hoạtđộng và chịu sự quản lý của Nhà nước thông qua dự toán, quyết toán và phêduyệt quyết toán kinh phí hàng năm Đơn vị phải lập dự toán thu, chi theo cácđịnh mức, chế độ, tiêu chuẩn do nhà nước quy định

*Đặc điểm quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp có thu.

Quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp có thu được tiến hành theo

hệ thống các cấp dự toán và tuân thủ theo luật ngân sách nhà nước, theo đó kếtoán đơn vị sự nghiệp có thu được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng vớitừng cấp ngân sách để phù hợp với việc chấp hành ngân sách của cấp đó,trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cấp dự toán

*Vai trò tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu.

Hạch toán kế toán trong các đơn vị SNCT có vai trò quan trọng đối vớiquản lý vĩ mô và vi mô Thông tin kế toán không chỉ phục vụ cho các nhàquản lý của đơn vị mà còn phục vụ cho các đối tượng có nhu cầu sử dụngthông tin khác như các cơ quan quản lý nhà nước, ngân hàng, kho bạc và cácđối tác đầu tư, liên kết

đơn vị sự nghiệp có thu.

Căn cứ tổ chức hạch toán kế toán.

- Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả nhằm đáp ứngmục tiêu tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hạch toán kế toán

- Tổ chức HTKT phải cung cấp thông tin nhanh, kịp thời và đáng tin cậycho quản lý

- Tổ chức kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiệntốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò quan trọng của HTKT

Để thực hiện được những yêu cầu trên thì tổ chức HTKT phải dựa vànhững căn cứ sau:

- Chế độ, thể lệ về quản lý tài chính của nhà nước và chế độ kế toán hiệnhành

- Yêu cầu quản lý, tính chất hoạt động của đơn vị

- Cơ chế quản lý tài chính trong đơn vị

- Trình độ của đội ngũ kế toán trong đơn vị

- Tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật cho công tác kế toán

Nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán.

- Tổ chức HTKT phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp Do tổ chức HTKT

là đặc thù của tổ chức nói chung cho nên tổ chức HTKT phải đảm bảo tínhthống nhất giữa đối tượng và phương pháp, giữa hình thức và bộ máy kế toántrong đơn vị

- Tổ chức HTKT phải dựa trên chế độ kế toán nhà nước ban hành Căn

cứ vào đó các đơn vị vận dụng cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện của đơn

vị mình

- Tổ chức HTKT phải căn cứ vào yêu cầu và nhiệm vụ của hạch toán,phải căn cứ vào yêu cầu quản lý của đơn vị để tổ chức hệ thống chứng từ, tàikhoản kế toán và báo cáo kế toán phù hợp

- Tổ chức HTKT phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả Tính hiệu quảđược thể hiện qua việc thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra hoạt độngtài chính trong đơn vị trên cơ sở tổ chức hợp lý, khoa học và áp dụng tin họchoá phục vụ công tác hạch toán kế toán Nguyên tắc này giúp nâng cao hiệusuất sử dụng lao động cũng như đạt được hiệu quả cao nhất với chi phí thấpnhất

- Tổ chức HTKT phải đảm bảo tính nhất quán về các phương phápnghiệp vụ sử dụng trong hạch toán kế toán Bởi vì trong quá trình HTKT phảitiến hành nhiều phương pháp có tính chất nghiệp vụ gắn liền với những nộidung kế toán cụ thể ở nhiều thời điểm khác nhau, chính vì thế không được sửdụng các phương pháp hạch toán tuỳ tiện mà phải sử dụng thống nhất mộtphương pháp hạch toán Thực hiện nguyên tắc này để đảm bảo độ tin cậy, sosánh được và dễ hiểu của thông tin cho nhu cầu quản lý và cho các đối tượng

sử dụng khác nhau

Các nguyên tắc tổ chức HTKT được thực hiện một cách đồng bộ vàxuyên suốt trong quá trình hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu để manglại hiệu quả cho thông tin kế toán

*Nội dung tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp:

Tổ chức tài khoản kế toán.

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thốnghoá các nghiệp vụ kinh tế và theo trình tự thời gian Tài khoản kế toán phảnánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, sựvận động tài sản, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhànước cấp và các nguồn kinh phí khác, tình hình thu chi các hoạt động kháctrong đơn vị

Hệ thống tài khoản kế toán được nhà nước ban hành một cách thống nhấtnhằm quản lý, điều hành hạch toán kế toán của các đơn vị.

Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữsố) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặccấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được

Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện

Tổ chức sổ kế toán.

Tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các mẫu sổ, kết cấu từng loại

sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối liên hệ giữa các loại sổ Tổ chức sổ

kế toán hợp lý đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong việc ghi sổ, hệ thống hoá

số liệu kế toán, nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, nhanh chóngcung cấp thông tin đầy đủ, đáng tin cậy và kịp thời cho yêu cầu quản lý củađơn vị

Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức sổ Nhật ký – Sổ cái

Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Chứng từ - ghi sổ

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.

Hệ thống báo cáo tài chính giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong quátrình tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị, là bức tranh toàn cảnh của hoạtđộng kinh tế, tài chính của đơn vị

Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tìnhhình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tìnhhình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp trong kỳ kếtoán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình

và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạođơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị

Tổ chức tốt và kịp thời hệ thống báo cáo tài chính nhằm trình bày mộtcách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận và sửdụng kinh phí từ ngân sách nhà nước, tình hình thu, chi và kết quả hoạt độngcác hoạt động sự nghiệp có thu trong kỳ kế toán.

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Tổ chức phân tích, xử lý thông tin kế toán và cung cấp thông tin kế toán.

Quá trình phân tích và xử lý thông tin kế toán nhằm tạo ra những thôngtin kế toán phù hợp với việc đánh giá thực trạng hoạt động tài chính trongtừng thời kỳ của đơn vị, cung cấp được các thông tin cho các đối tượng sửdụng, giúp họ đánh giá được chính xác thực trạng tài chính, xác định đượcnhững nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến tình hình hoạtđộng tài chính, từ đó giúp cho việc ra quyết định kịp thời và hợp lý

Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu thụ hưởng kinh phí ngân sách nhà nước.

Đối với những đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt độngthường xuyên hoặc không có nguồn thu sự nghiệp thì ngân sách nhà nước sẽcấp phần còn lại của kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị

Việc tiếp nhận kinh phí hoạt động thường xuyên cho đơn vị được Ngânsách nhà nước cấp theo định kỳ hàng năm theo các cấp dự toán

Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tự chủ tài chính.

Đối với đơn vị sự nghiệp có thu tự chủ tài chính thì thủ trưởng đơn vịcăn cứ vào hướng dẫn của Nghị định 43 để xây dựng phương án tự chủ, tựchịu trách nhiệm về tài chính, sau đó trình cơ quan chủ quản phê duyệt

Tổ chức hạch toán hoạt động sự nghiệp có thu bao gồm kế toán cáckhoản: Kế toán vốn bằng tiền; Kế toán vật tư, tài sản; Kế toán thanh toán; Kếtoán nguồn vốn, quỹ; Kế toán chi; Kế toán các khoản thu; Kế toán chênh lệchthu chi; Lập báo cáo tài chính theo qui định để gửi lên cơ quan cấp trên và cơquan tài chính

*Tổ chức hoạt động sự nghiệp tại Học viện Hành chính.

Học viện Hành chính hàng năm đều tiến hành thực hiện chức năng,nhiệm vụ chính trị của mình đó là tiến hành đào tạo các loại hình chuyên

nghành hành chính và quản lý hành chính nhà nước; Học viện còn có các hoạtđộng có thu khác như: Tận dụng thu cơ sở vật chất sẵn có; Tổ chức hoạt độngphát hành tài liệu, phục vụ nhu cầu thông tin và giảng dạy của giảng viên, họcviên; Tổ chức phát hành Tạp chí quản lý nhà nước và tiến hành hoạt độngquảng cáo nhằm tuyên truyền, phổ biến các chính sách về hành chính, côngnghệ hành chính và quản lý nhà nước.

* Đặc điểm quản lý tài chính tại Học viện Hành chính.

* Mô hình quản lý tài chính.

Mô hình tài chính được áp dụng là mô hình quản lý tài chính tập trung

* Cơ chế quản lý tài chính.

Học viện Hành chính thực hiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị theo quyếtđịnh số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hànhchế độ kế toán Hành chính sự nghiệp

Thực hiện quản lý tài chính tại đơn vị theo hướng dẫn tại Quyết định số 3666/QĐ-HVCT-HCQG-TC ngày 23/12/2008 của Học viện Chính trị Hành chínhQuốc gia Hồ Chí Minh về việc giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tàichính đối với Học viện Hành chính; và Quyết định số 2388/QĐ-HVHC ngày

12 tháng 11 năm 2009 của Giám đốc Học viện Hành chính về việc ban hànhQuy chế chi tiêu nội bộ tại Học viện Hành chính

- Quản lý tài chính hoạt động sự nghiệp thụ hưởng được tiến hành theo hệthống các cấp dự toán và tuân thủ theo luật Ngân sách Nhà nước

- Quản lý tài chính hoạt động sự nghiệp có thu

Học viện Hành chính đang từng bước xây dựng phương án tự chủ, tựchịu một phần trách nhiệm về tài chính Học viện đã xây dựng và ban hànhquy chế chi tiêu nội bộ

* Quản lý hoạt động thu: Mức thu đối với các khoản thu Học viện được

tự chủ quyết định do Giám đốc Học viện quyết định phải đảm bảo nguyên tắcthu bù chi và có tích luỹ

* Quản lý hoạt động chi: Hoạt động chi được quản lý theo các nhóm Chicho cá nhân; Chi quản lý hành chính; Chi nghiệp vụ giảng dạy, học tập; Chimua sắm, sửa chữa thường xuyên; Chi đoàn ra, đoàn vào; Chi khác

* Xử lý chênh lệch

Chênh lệch thu chi được xử lý vào cuối mỗi năm tài chính được thựchiện gồm hai nghiệp vụ chính là nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và trích lậpcác quỹ hoạt động

*Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính.

Tổ chức chứng từ kế toán.

Tổ chức chứng từ kế toán áp dụng tại Học viện Hành chính là chứng từ

kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, thực hiện theo nộidung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghịđịnh số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết vàhướng dẫn thi hành; Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính và sửa đổi, bổ sung theo Thông tư số BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính

Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Học viện Hành chính là hệ thốngtài khoản kế toán hành chính sự nghiệp quy định tại Quyết định số 19/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Hệ thống tài khoản này được xây dựng theo nguyêntắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp

có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế toándoanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước

Tổ chức hệ thống sổ kế toán.

Hệ thống mẫu sổ kế toán được áp dụng theo Quyết định số 19/QĐ-BTCngày 30/03/2006 của Bộ Tài chính

Học viện áp dụng hệ thống phần mềm kế toán trên máy, khi lập chứng

từ, kế toán các phần hành đã định khoản đầy đủ, chi tiết trên chứng từ nên sổsách kế toán đồng thời được tự động ghi và lập theo chứng từ Sổ được bắtđầu mở từ ngày 1/1 hàng năm sau khi số dư được chuyển tiếp và lấy ngàykhoá sổ là ngày 31/12

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.

Học viện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán theo quy định chung của BộTài chính ban hành theo Quyết định số 19/QĐ-BTC ngày 30/03/2006

Hệ thống báo cáo tại Học viện Hành chính bao gồm các loại sau:

- Bảng cân đối tài khoản

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN

- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngânsách tại KBNN

- Báo cáo thu- chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinhdoanh

- Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ

- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang

- Thuyết minh báo cáo tài chính

*Tổ chức công tác hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính.

Tổ chức chứng từ kế toán.

Chứng từ thu chi cho các hoạt động sự nghiệp có thu bao gồm nhữngmẫu biểu tuân theo Quyết định 19/QĐ-BTC ngày 30/03/2006.

Tổ chức tài khoản kế toán.

Tổ chức sổ sách kế toán.

Sổ sách kế toán được tự động lập khi kế toán tiến hành lập chứng từ,hàng tháng kế toán đối chiếu chi tiết vào cuối tháng, cuối năm khi đã hoàn tấtviệc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, kế toán tiến hành in sổ

Tổ chức báo cáo kế toán.

- Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh.Ngoài ra do yêu cầu quản lý của Học viện và của cơ quan quản lý chủquản, Học viện còn làm thêm:

- Báo cáo chi tiết tình hình mở lớp nhằm quản lý tổng số thu của mộtlớp, số học viên, đơn giá học phí, số đã thu, số còn phải thu, ngày khai giảng,kết thúc lớp, ngày thanh lý hợp đồng

- Báo cáo chi tiết khối lượng và tỷ trọng của từng khoản chi trong mỗilớp, mỗi hợp đồng

- Báo cáo chi tiết chênh lệch thu chi của mỗi lớp, mỗi hợp đồng

Tổ chức bộ máy kế toán.

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Học viện theo hình thức tổ chứchỗn hợp, vừa tập trung vừa phân tán Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừatập trung vừa phân tán gồm phòng kế toán trung tâm của đơn vị và các bộphận kế toán và nhân viên kế toán ở các bộ phận khác Phòng kế toán trungtâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộphận khác không tổ chức kế toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kếtoán từ các bộ phận khác có tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toànđơn vị, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của đơn vị Các bộ phận kế toán ởcác bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh nghiệp vụ

phát sinh theo sự phân công của phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kếtoán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ

bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Mối quan hệ giữa các kế toán trong bộ máy tại Học viện là mối quan hệtrực tuyến Nhân viên kế toán chịu sự kiểm tra, giám sát, hướng dẫn mọi mặt

về nghiệp vụ của Trưởng phòng Tài vụ - Kế toán

*Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính.

*Tính tất yếu phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính.

Các đơn vị sự nghiệp có thu được Nhà nước đảm bảo một phần hoặctoàn bộ và thường được phép thu những khoản phí và lệ phí theo quy định củaNhà nước để đảm bảo chi phí hoạt động của đơn vị Tuy nhiên do cơ chế quản

lý tài chính chưa thống nhất; cũng như chưa hoàn thiện cơ chế quản lý tàichính đối với nguồn thu Hơn nữa thực hiện cải cách tài chính công nhằm xâydựng cơ chế tài chính phù hợp với các đơn vị sự nghiệp có thu để đảm bảotính độc lập tương đối và tính tự chủ của các đơn vị trong hoạt động, giảm bớtgánh nặng chi phí cho Nhà nước cấp hàng năm, tiến tới tự chủ tài chính hoàntoàn Do đó để tăng cường tính hội nhập, chủ động cũng như vai trò quản lýcủa nhà nước, hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu cần phải được

hoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh cần phải đảm bảo tính hợp lý, kịp thời vàđúng chế độ

* Yêu cầu cơ bản và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính.

Để hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tạiHọc viện Hành chính phải đảm bảo các yêu cầu và nguyên tắc sau:

- Việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải bắt nguồn từ chính yêucầu quản lý tài chính của Học viện Hoàn thiện trên cơ sở kế thừa và phát huynhững mặt mạnh đã có, đồng thời tiến tới khắc phục điểm sai, yếu hoặc khácvới chế độ kế toán và xây dựng cho phù hợp với các yêu cầu quản lý về tàichính hiện hành của Nhà nước

- Hoàn thiện phải đảm bảo quán triệt nguyên tắc thống nhất và phù hợpvới hệ thống kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành để đảm bảo được tínhkhả thi của các giải pháp

- Hoàn thiện tổ chức HTKT phải phù hợp và góp phần hoàn thiện LuậtNgân sách Nhà nước, phù hợp với chính sách quản lý tài chính của Nhà nước

- Đảm bảo thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý,đảm bảo thống nhất giữa đơn vị dự toán cấp dưới với cơ quan quản lý cấptrên

- Hoàn thiện hạch toán kế toán phải đảm bảo thu chi trong đơn vị đúngmục đích, đúng chế độ và sử dụng nguồn thu một cách hiệu quả nhất

- Đảm bảo được các khoản chi đúng mục lục chi Ngân sách Nhà nước,tiết kiệm chi, sử dụng, huy động và tận dụng được các nguồn thu hiện có, khaithác được hết các tiềm năng

- Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết, hữu ích cho các nhà quản lý, các

cơ quan quản lý và sử dụng Ngân sách nhà nước

* Phương hướng và giải pháp cơ bản tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính.

Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp

có thu tại Học viện Hành chính.

* Hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính đi kèm là xây dựng cơ chế chi tiêunội bộ

* Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán

- Phương hướng hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán

- Phương hướng hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán

- Phương hướng hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo tàichính, báo cáo quyết toán

* Giải pháp cơ bản hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính.

Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán.

- Quy định bằng văn bản hệ thống mẫu biểu chứng từ bắt buộc theohướng dẫn tại QĐ 19/2006- BTC áp dụng cho Học viện và các đơn vị trựcthuộc

- Xây dựng nội quy về chứng từ kế toán quy đinh rõ các chỉ tiêu, nộidung, thời hạn, thể hiện tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ kế toán giúp choviệc xử lý chứng từ kế toán một cách nhanh chóng và hiệu quả

- Thực hiện tốt chế độ ghi chép và kiểm soát ban đầu nhằm nâng caochất lượng của thông tin kế toán, cung cấp thông tin kịp thời và đáng tin cậy

- Cần xây dựng quy chế luân chuyển chứng từ khoa học, có quy định rõràng cho từng loại chứng từ giảm thiểu thời gian thanh toán và trình ký

- Tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép chứng từ ban đầu.Khi phát hiện chứng từ vi phạm chế độ kế toán và quy chế chi tiêu nội bộ thì

kế toán tiến hành trả lại chứng từ đã nhận của người thanh toán và yêu cầugiải trình, hoàn thiện lại chứng từ

- Chứng từ kế toán phải được lưu trữ bảo quản chặt chẽ hơn nữa, khi cóbất cứ việc tra cứu và sao chép chứng từ thì cần phải có sự đồng ý, cho phépcủa Kế toán trưởng

- Trong điều kiện áp dụng áp dụng phần mềm kế toán, công tác diệtvirut, bảo mật số liệu cần được chú ý hơn nữa, và phải được thực hiện định

kỳ, tránh tình trạng virut tấn công máy tính gây nên tình trạng treo máy cục

bộ, ảnh hưởng chung đến tiến độ thực hiện công tác kế toán trong kỳ

Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán.

Tài khoản kế toán được sử dụng để phản ánh, kiểm tra một cách thườngxuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đốitượng kế toán cụ thể Do đó việc sử dụng đầy đủ các tài khoản phản ánh đúngđối tượng kế toán sẽ hệ thống được thông tin về tài sản và các hoạt động kinh

tế tài chính ở đơn vị nhằm phục vụ lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính củanhà nước, của cơ quan chủ quản Đồng thời cũng hệ thống được tình hình tàisản và sự vận động của tài sản phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, yêucầu phân cấp quản lý kinh tế trong đơn vị, và yêu cầu quản lý tài sản trongđơn vị Và cũng nhờ có số liệu của tài khoản kế toán mà có thể nhanh chóng

hệ thống hoá được số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để lập được cácbáo cáo kế toán định kỳ

Hệ thống tài khoản của Học viện áp dụng theo chế độ kế toán hành chính

sự nghiệp theo QĐ19/2006/QĐ-BTC Và do các đơn vị sự nghiệp có thu nóichung và Học viện nói riêng có tiến hành sản xuất hàng hoá hoặc cung ứngdịch vụ nên hệ thống kế toán áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu nên

hướng vận dụng theo các tài khoản trong hệ thống kế toán doanh nghiệp đểthống nhất trong việc lập báo cáo tài chính, phản ánh đúng và trung thực kếtquả hoạt động sự nghiệp, sản xuất kinh doanh của đơn vị để có thể làm cácthủ tục về huy động vốn đầu tư, liên doanh, liên kết.

- Tiến hành theo dõi công nợ phải thu và phải trả chặt chẽ hơn

- Tiến hành trích khấu hao hàng tháng tài sản cố định có nguồn gốc từNSNN cho phần kinh doanh dịch vụ từ nguồn thu

- Khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với phần hàng hoá, dịch vụ dùng chohoạt động Thu từ tận dụng cơ sở vật chất

- Đối với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong toàn đơn vị, cơ sở củaHọc viện, Phòng Tài vụ kế toán tại Hà Nội nên xây dựng và ban hành hệthống tài khoản thống nhất trên cơ sở hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hànhnhằm thuận tiện cho công tác kiểm tra, phê duyệt quyết toán cũng như tổnghợp số liệu

- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho toàn bộ các kế toán trong các đơn vịthuộc Học viện để thống nhất cách thức hạch toán khi có sự thay đổi chế độ,chính sách

- Xây dựng cách hạch toán thống nhất trong các đơn vị thuộc Học viện,hạch toán đúng, sử dụng đầy đủ các tài khoản phản ánh đúng đối tượng kếtoán, tuyệt đối không được treo ẩn doanh và chi phí vào các tài khoản phải thukhác, phải trả khác

- Đối với những phần hành, nghiệp vụ lần đầu tiên phát sinh, Phòng Tài

vụ có thể đi tham khảo học tập những đơn vị bạn cùng nghành, cùng lĩnh vực,

từ đó đúc kết và rút ra những cách thức hợp lý nhất với đơn vị mình

Hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán.

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụkinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian,

do đó cần thiết phải mở sổ kế toán cho tất cả các tài khoản có phát sinhnghiệp vụ kinh tế, và để phục vụ việc tra cứu, tham chiếu thông tin cũng nhưphục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán.

- Trong từng loại sổ kế toán, phải hướng dẫn cụ thể công việc phải làm,phương pháp ghi sổ, cách thức kiểm tra, đối chiếu từng tài khoản cụ thể, từngđối tượng kế toán cụ thể giúp cho việc quản lý và cung cấp thông tin kịp thời,hiệu quả

- Luôn luôn phải đôn đốc, kiểm tra các kế toán ghi sổ kịp thời, không đểdồn chứng từ kế toán đến cuối tháng mới lập chứng từ theo đó sổ sách kế toánmới được phản ánh gây khó khăn cho việc cung cấp số liệu cho công tác quảnlý

Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán.

Hệ thống báo cáo kế toán đầy đủ sẽ phản ánh được tình hình về tài sản,tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước, tình hình thu chi và kếtquả hoạt động của đơn vị, cung cấp thông tin, kinh tế tài chính chủ yếu choviệc đánh giá tình hình thực trạng của đơn vị, do đó để hoàn thiện hệ thốngbáo cáo kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và tại Học viện nóiriêng cần bổ sung thống nhất các loại báo cáo đồng nhất giữa các đơn vị vớinhau Khuyến khích các đơn vị lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nhằm cung cấptình hình về tiền tệ và sự vận động của các dòng tiền của đơn vị trong kỳ domức độ lưu chuyển tiền tệ trong kỳ của Học viện là khá lớn, không có báo cáonày các nhà quản lý khó biết được tình hình vận động của tiền tệ của từnghoạt động trong kỳ, cũng như khả năng chuyển đổi của tài sản thành tiền, khảnăng thanh toán và khả năng tạo ra các luồng tiền của đơn vị trong kỳ, dựđoán được khả năng của các luồng tiền trong tương lai

- Thuyết minh báo cáo tài chính của đơn vị ngoài các chỉ tiêu theo quyđịnh cần phải thuyết minh được những công việc phát sinh đột xuất trong năm

và biến động cơ bản về nợ khó đòi, các chỉ tiêu tăng giảm đột biến…và giảitrình được đa số các nội dung mà các báo cáo tài chính khác không thểhiện rõđược.

- Lập báo cáo về doanh thu, chi phí và tình hình thanh toán của từng lớptheo các loại hình mở lớp nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho công tác đônđốc công nợ, phục vụ công tác quản lý nguồn thu chủ yếu của Học viện

- Học viện trung tâm phải quy định trách nhiệm lập và nộp báo cáo đúnghạn Thời hạn lập và nộp báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán phải được

ấn định nghiêm chỉnh, theo quy định của Học viện Chính trị - Hành chínhQuốc gia Hồ Chí Minh hạn nộp báo cáo quyết toán năm là ngày 31 tháng 03hàng năm Việc ấn định và thúc giục giúp cho công tác tổng hợp số liệu đúnghạn, cung cấp thông tin kế toán hiệu quả và kịp thời

Hoàn thiện bộ máy kế toán

Cần xây dựng bộ máy kế toán phù hợp với yêu cầu công tác của đơn vị,sắp xếp hợp lý các vị trí kế toán phù hợp với năng lực chuyên môn và yêu cầucông việc, tránh tình trạng người quá nhiều việc, người ít việc không phát huyhết được khả năng sẵn có

- Luôn tạo điều kiện bồi dưỡng hoặc đào tạo lại, nâng cao trình độchuyên môn, phát huy hết khả năng của các kế toán viên, khi có sự thay đổi

về chế độ chính sách mới cần tạo điều kiện cử các kế toán đi tham gia tậphuấn nghiệp vụ, ngoài ra cần tạo điều kiện cho các kế toán tham gia các lớptập huấn về nghiệp vụ văn phòng, đi tham gia thực tế, học hỏi kinh nghiệm ởcác đơn vị bạn nhằm trau dồi thêm kiến thức chuyên môn

- Luôn khuyến khích các kế toán nghiên cứu chế độ kinh tế, tài chính,chế độ kế toán để làm tốt công tác tham mưu, tư vấn tài chính cho đơn vị, từ

đó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác tài chính – kế toán trong đơn vị

Hoàn thiện hệ thống kiểm tra kế toán.

Thành lập phòng kiểm toán nội bộ, quy định rõ trách nhiệm của từng vịtrí trong phòng đối với từng mảng công việc, quy định thẩm quyền của phòngkiểm toán nội bộ Xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ, hình thức kiểm tra,thời gian kiểm tra Quy định rõ thời gian tiến hành đối chiếu số liệu giữa các

kế toán với nhau, giữa kế toán tổng hợp và các kế toán chi tiết, đối chiếuchứng từ với sổ sách, với các đơn vị liên quan Kiểm tra tình hình thực hiệnngân sách với dự toán giao trong năm, theo dõi đối chiếu tình hình sử dụng tàisản, tình hình thực hiện việc mua sắm tài sản và sửa chữa thường xuyên theocác danh mục đã được phê duyệt

* Điều kiện thực hiện giải pháp để hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính.

Để các giải pháp hoàn thiện tổ chức HTKT hoạt động sự nghiệp có thutại Học viện Hành chính được khả thi cần có một số điều kiện sau:

* Điều kiện về phía Học viện:

- Để thực hiện được các giải pháp hoàn thiện tổ chức HTKT trong Họcviện trước hết phải phụ thuộc vào trình độ công tác và năng lực, nhận thứccủa các nhân viên kế toán trong Học viện, nâng cao trao dồi nghiệp vụ, cậpnhật, tham gia tập huấn khi có chế độ chính sách mới

- Ban hành thống nhất chế độ hạch toán kế toán trong các đơn vị trực thuộc

- Cần hoàn thiện và có cơ chế quản lý tài chính phù hợp với quá trìnhhoạt động và phát triển của đơn vị, phù hợp với cơ chế tài chính mới và phùhợp với các chính sách, chế độ của Nhà nước

- Chủ động phân bố nguồn tài chính của đơn vị theo nhu cầu chi tiêuthực tế, đảm bảo sử dụng tiết kiệm và hiệu quả

- Nâng cao trình độ lập dự toán để đảm bảo kinh phí ngân sách sát vớithực tế

- Cần kiến nghị về chế độ báo cáo với đơn vị chủ quản để giảm thiểu sốlượng các báo cáo nhỏ lẻ, manh mún, liên tục, kiến nghị về các chính sách tàichính của Học viện trung tâm đối với các đơn vị trực thuộc.

* Điều kiện về phía Học viện trung tâm:

- Ban hành hướng dẫn chế độ hạch toán kế toán thống nhất trong các đơn

vị trực thuộc

- Ban hành danh mục các báo cáo định kỳ quy định rõ các báo cáo phảilập (ngoài báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán), thời hạn nộp báo cáo đểđơn vị chủ động trong việc lập báo cáo, sắp xếp thời gian cũng như có kếhoạch phân công người phụ trách lập báo cáo

- Tạo điều kiện về chế độ quản lý tài chính để các đơn vị trực thuộc hoànthành nhiệm vụ

- Có sự nhìn nhận đối với sự đổi mới cơ chế quản lý tài chính cũng nhưhạch toán kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu Tiếp thu các ý kiến đónggóp từ các đơn vị trực thuộc- những người làm trực tiếp công tác kế toán để

có những cải tiến, yêu cầu ngày càng phù hợp

* Điều kiện về phía Nhà nước

- Tạo dựng đầy đủ khung pháp lý về kế toán hành chính sự nghiệp cóthu, tạo môi trường thuận lợi đảm bảo cho công tác kế toán, tổ chức hạch toán

kế toán được thực hiện theo pháp luật

- Các định mức và tiêu chuẩn chi tiêu cần sớm được sửa đổi lại cho phùhợp với điều kiện thực tế, tránh tình trạng lạc hậu quá lâu so với thực tế, bổsung thêm các chế độ còn chưa hoàn chỉnh

KẾT LỤC

Các phụ lục kèm theo

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Để phù hợp với điều kiện hiện nay cũng như khai thác được những tiềmnăng và thế mạnh vốn có của mình, ngoài nguồn kinh phí nhà nước cấp, đa sốcác đơn vị sự nghiệp đã chủ động tạo lập nguồn thu tương đối lớn từ hoạtđộng sản xuất kinh doanh dịch vụ để đảm bảo chi phí hoạt động của đơn vị.Tuy nhiên do cơ chế quản lý tài chính chưa thống nhất, các đơn vị đang trongquá trình hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán cũng như hoàn thiện cơ chếquản lý tài chính đối với nguồn thu Do đó để tăng cường tính hội nhập, chủđộng cũng như vai trò quản lý của nhà nước, hạch toán kế toán hoạt động sựnghiệp có thu cần phải được hoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh cần phải đảmbảo tính hợp lý, kịp thời tuân thủ các chế độ chung

Tại Học viện Hành chính, những năm gần đây đã tận dụng được nhữnglợi thế trong đào tạo quản lý nhà nước cho cán bộ và đã liên kết với các tỉnh

và các đơn vị có nhu cầu đào tạo về quản lý hành chính cho các đối tượng là

cử nhân, chuyên viên, chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp tạo ra nguồnthu không nhỏ, tự đảm bảo đựơc một phần kinh phí cho hoạt động thườngxuyên Tuy nhiên để đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho các đốitượng quản lý và yêu cầu quản lý của nhà nước, cũng như thu chi hợp lý vàlàm nghĩa vụ nộp thuế với ngân sách và trích lập các khoản chênh lệch đúngchế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán thì vẫn còn đang trong thời gianvừa làm vừa rút kinh nghiệm song song với tiến trình hoàn thiện quy chế chitiêu nội bộ Do vậy, việc nắm bắt và đánh giá được thực trạng tổ chức hạchtoán kế toán của các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và Học viện Hànhchính nói riêng là hết sức cần thiết Trên cơ sở đó tìm ra những nhóm giảipháp nhằm hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính và hoàn thiện công tác tổ chức

hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu phù hợp với chế độ Kế toánhiện hành của Nhà nước, và tính chất hoạt động của đơn vị sự nghiệp có thutại Học viện Hành chính góp phần tổ chức hạch toán kế toán từng bước đượcchuyên nghiệp hơn Vì những lý do đó cũng như tính cấp thiết của lý luận vàthực trạng hoạt động tổ chức kế toán tại Học viện Hành chính, em chọn đề tài

nghiên cứu là “ Hoàn thiện Tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp

có thu tại Học viện Hành chính.”

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tập trung làm rõ cơ sở lý luận chung về

tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu ở Việt Nam; Phântích thực trạng tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại đơn

vị sự nghiệp có thu là Học viện Hành chính, từ đó đánh giá những kết quả đạtđược, những mặt còn hạn chế, tồn tại, tìm ra nguyên nhân; Xây dựng các yêucầu và nguyên tắc cho việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sựnghiệp có thu tại Học viện Hành chính; Đề xuất một số giải pháp cũng nhưđiều kiện để thực hiện giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán hoạtđộng sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính

3 Đối tượng nghiên cứu của đề tài.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức hạch toán kế toán trong đơn

vị sự nghiệp nói chung và tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sựnghiệp có thu nói riêng từ bộ máy kế toán đến quy trình và phần hành kế toán

4 Phạm vi nghiên cứu của đề tài.

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sựnghiệp có thu Nội dung của đề tài tập trung nghiên cứu về cơ chế quản lý tàichính tại Học viện Hành chính và tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sựnghiệp có thu tại đơn vị Về thời gian nghiên cứu các hoạt động sự nghiệp cóthu là năm tài chính 2010 tại Học viện Hành chính

5 Phương pháp nghiên cứu của đề tài.

Phương pháp nghiên cứu đề tài được dựa vào các phương pháp biệnchứng duy vật, phương pháp điều tra khảo sát và phỏng vấn để tổng kết, phântích đánh giá hiện trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Học viện Hành chính

6 Kết cấu của luận văn.

Kết cấu luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận, các phần bố cục và danhmục tài liệu tham khảo gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự

nghiệp có thu

Chương 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán hoạt động sự nghiệp có

thu tại Học viện Hành chính

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế

toán hoạt động sự nghiệp có thu tại Học viện Hành chính

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU

1.1 Đặc điểm của đơn vị sự nghiệp có thu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp và vai trò của tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu.

1.1.1 Đơn vị sự nghiệp hoạt động sự nghiệp có thu trong hệ thống đơn vị hành chính sự nghiệp.

Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị được Nhà nước quyết định thànhlập để thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước

về một lĩnh vực nào đó như các cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực nhànước, cơ quan quản lý theo ngành, các tổ chức đoàn thể hoạt động bằngnguồn kinh phí ngân sách nhà nước, có thể cấp toàn bộ hoặc một phần kinhphí đảm bảo theo nguyên tắc cấp không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiệnnhiệm vụ mà Đảng và Nhà nước giao trong từng thời kỳ

Đặc trưng cơ bản của các đơn vị sự nghiệp là được giao kinh phí hoạtđộng và chịu sự quản lý của Nhà nước thông qua dự toán, quyết toán và phêduyệt quyết toán kinh phí hàng năm Đơn vị phải lập dự toán thu, chi theo cácđịnh mức, chế độ, tiêu chuẩn do nhà nước quy định

Theo các tiêu chí khác nhau sẽ có các cách phân loại đơn vị hành chính

sự nghiệp tương ứng:

Căn cứ vào đơn vị chủ quản thì các đơn vị HCSN bao gồm các đơn vịhành chính sự nghiệp thuộc bộ, các cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộcchính phủ, cơ quan trực thuộc uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc

trung ương, các đơn vị lực lượng vũ trang, các tổ chức xã hội, các cơ quanđoàn thể do trung ương hoặc địa phương quản lý.

Căn cứ vào tính chất hoạt động thì các đơn vị sự nghiệp được phânthành: các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần tuý gồm các cơ quan quyền lực,

cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan quản lý xã hội; các đơn vị hành chính sựnghiệp có thu gồm các cơ quan văn hoá, giáo dục y tế, nghiên cứu khoa học;các đơn vị sự nghiệp kinh tế; các tổ chức đoàn thể, nghề nghiệp, xã hội

Căn cứ theo mức tự đảm bảo kinh phí hoạt động thường xuyên để phânloại đơn vị sự nghiệp có thu:

Đơn vị có mức tự đảm bảo chi phí hoạt động thường xuyên lớn hơn hoặcbằng 100% là đơn vị sự nghiệp đã tự đảm bảo chi phí hoạt động thườngxuyên từ nguồn thu sự nghiệp, ngân sách nhà nước không cấp kinh phí đảmbảo hoạt động thường xuyên của đơn vị Đơn vị có mức tự đảm bảo chi phíhoạt động thường xuyên nhỏ hơn 100% là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo mộtphần chi phí hoạt động thường xuyên từ nguồn thu sự nghiệp, phần còn lại dongân sách nhà nước cấp đảm bảo hoạt động thường xuyên cho đơn vị

Hoạt động sự nghiệp có thu trong các đơn vị sự nghiệp là hoạt động tạo

ra nguồn thu cho đơn vị ngoài việc tiếp nhận nguồn kinh phí ngân sách nhànước cấp, đơn vị còn tự tạo ra nguồn thu dựa vào nguồn lực và lợi thế củamình Đặc trưng cơ bản của hoạt động sự nghiệp có thu trong các đơn vị sựnghiệp là kinh phí hoạt động được tạo lập từ hai nguồn, một là nguồn kinh phíđược ngân sách nhà nước giao hàng năm thông qua quá trình lập dự toán, giao

x 100

Mức tự đảm bảo chi phí

Hoạt động thường xuyên =

của đơn vị sự nghiệp (%)

Tổng số nguồn thu sự nghiệp Tổng số chi hoạt động thường xuyên

dự toán và quyết toán theo đúng chế độ; hai là nguồn kinh phí tự tạo lập thôngqua nguồn thu phí, lệ phí và quá trình kinh doanh hoặc liên doanh liên kết, đốivới nguồn kinh phí này, đơn vị được chủ động quyết định và sử dụng theo chế

độ hiện hành

Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị tự đảm bảo một phần hoặc toàn bộ chiphí hoạt động thường xuyên từ nguồn thu sự nghiệp

1.1.2 Đặc điểm quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp có thu.

Quản lý tài chính trong các đơn vị sự nghiệp có thu được tiến hành theo

hệ thống các cấp dự toán và tuân thủ theo luật ngân sách nhà nước, theo đó kếtoán đơn vị sự nghiệp có thu được tổ chức theo hệ thống dọc tương ứng vớitừng cấp ngân sách để phù hợp với việc chấp hành ngân sách của cấp đó,trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cấp dự toán được thể hiện như sau: Đơn vị dự toán cấp I là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàngnăm do Thủ tướng Chính phủ giao, thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sáchcho các đơn vị cấp dưới trực thuộc, chịu trách nhiệm trước nhà nước về việc

tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình

và công tác kế toán quyết toán ngân sách của các đơn vị cấp dưới trực thuộctheo quy định Đơn vị dự toán cấp I quan hệ trực tiếp với Bộ Tài chính

Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị cấp dưới đơn vị dự toán cấp I, được đơn

vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán được giao cho đơn vị dựtoán cấp III (trường hợp được ủy quyền của đơn vị dự toán cấp I), chịu tráchnhiệm về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách củađơn vị mình và công tác kế toán quyết toán ngân sách của các đơn vị cấp dướitrực thuộc theo quy định

Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách (đơn vị sửdụng ngân sách Nhà nước), được đơn vị dự toán cấp I hoặc cấp II giao dựtoán ngân sách, chịu trách nhiệm về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán

và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và công tác kế toán quyết toán ngânsách của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc theo quy định

Ngoài ra còn có các đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III đượcnhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiệncông tác kế toán và quyết toán theo quy định (đơn vị sử dụng ngân sách Nhànước)

Còn trong trường hợp các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phảilàm nhiệm vụ kế toán cấp I và cấp III Ở các đơn vị dự toán chỉ có hai cấp thìđơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị kế toán cấp I, đơn vị dự toáncấp dưới làm nhiệm vụ kế toán cấp III

Ngoài làm công tác kế toán của đơn vị mình, đơn vị dự toán cấp I và II

có đơn vị trực thuộc phải làm báo cáo tổng hợp của các đơn vị trực thuộc gửicho đơn vị kế toán cấp trên (đối với cấp II) hoặc cơ quan tài chính đồng cấp(đối với cấp I)

Công tác quản lý tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp thụ hưởng ngânsách 100% theo đúng trình tự của các cấp dự toán, bắt đầu của quy trình từlập dự toán, bảo vệ dự toán, giao dự toán và quyết toán ngân sách hàng nămtheo các cấp dự toán

Đối với đơn vị tự đảm bảo được một phần kinh phí thường xuyên, đơn vịvừa được thụ hưởng vừa tự chủ kinh phí thì cơ chế quản lý tài chính đối vớiloại hình này là vừa chịu sự quản lý của các cấp dự toán đối với nguồn kinhphí thụ hưởng đồng thời vừa chịu sự điều tiết của thủ trưởng đơn vị đối vớinguồn thu thông qua cơ chế chi tiêu nội bộ Đơn vị có trách nhiệm điều tiếtnguồn thu từ khâu dự toán thu, giao thu và quyết toán nguồn thu với đơn vịchủ quản cùng với nguồn kinh phí thụ hưởng, đồng thời làm các nghĩa vụ vềcác khoản phải nộp ngân sách nhà nước đối với nguồn kinh phí tự chủ và nộpbáo cáo tài chính với Cục Thuế sở tại

Đơn vị tự chủ tài chính được hoàn toàn chủ động tạo lập nguồn thu, quản

lý và phân phối nguồn thu theo pháp luật Đơn vị được chủ động phân bốnguồn lực theo kế hoạch của đơn vị, chủ động quản lý và thu hồi công nợ,thanh quyết toán theo các chế độ nhà nước ban hành(Theo 43), căn cứ vào đóban hành quy chế chi tiêu nội bộ để khống chế và quản lý chi tiêu cho phùhợp với tiêu chí điều tiết nguồn lực

1.1.3 Vai trò tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu.

Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, do tận dụng và khai thác đượcnguồn thu để đảm bảo được một phần hoặc toàn bộ kinh phí hoạt độngthường xuyên của đơn vị mình, từ đó giảm được nguồn kinh phí ngân sáchnhà nước cấp nên nhà nước có thể đầu tư để phát triển cho lĩnh vực xã hộikhác, đồng thời các đơn vị sự nghiệp có thu cũng đóng góp một phần thuếkhông nhỏ là nguồn thu cho ngân sách nhà nước Hạch toán kế toán trong cácđơn vị SNCT vì vậy có vai trò quan trọng đối với quản lý vĩ mô và vi mô.Thông tin kế toán không chỉ phục vụ cho các nhà quản lý của đơn vị mà cònphục vụ cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin khác như các cơ quanquản lý nhà nước, ngân hàng, kho bạc và các đối tác đầu tư, liên kết Có thểtóm tắt một số vai trò của tổ chức HTKT như sau:

- Tổ chức HTKT khoa học đảm bảo cho kế toán cung cấp được thông tinhợp lý, hữu ích về tình hình tài chính của đơn vị giúp cho cơ quan quản lý,nhà đầu tư đưa ra những quyết định phù hợp nhất, hiệu quả nhất, giúp nhànước thực hiện việc quản lý vĩ mô nền kinh tế, từ đó định hướng phát triển, đề

ra các chính sách, chế độ quản lý phù hợp

- Tổ chức HTKT hợp lý đảm bảo cho đơn vị có một bộ máy kế toán gọnnhẹ, hiệu quả

- Tổ chức HTKT thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện phù hợp với

sự thay đổi của chính sách, của chế độ kế toán - tài chính đáp ứng được các

nhu cầu ngày càng cao của sự phát triển, của yêu cầu quản lý, của cơ chế thịtrường.

Như vậy tổ chức HTKT có vai trò to lớn trong quản lý kinh tế nói chung

và quản trị doanh nghiệp nói riêng

đơn vị sự nghiệp có thu.

1.2.1 Căn cứ tổ chức hạch toán kế toán.

Nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính, đảm bảo thông tin kế toán

và phát huy được vai trò của HTKT trong quản lý mọi hoạt động của các đơn

vị SNCT, tổ chức HTKT phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Căn cức tổ chức bộ máy kế toán:

- Căn cứ tổ chức công tác kế toán:

- Căn cứ tổ chức kế toán hoạt động sự nghiệp có thu tại đơn vị sựnghiệp:

- Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả nhằm đáp ứngmục tiêu tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hạch toán kế toán

- Tổ chức HTKT phải cung cấp thông tin nhanh, kịp thời và đáng tin cậycho quản lý

- Tổ chức kế toán khoa học và hợp lý là điều kiện cần thiết để thực hiệntốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò quan trọng của HTKT

Để thực hiện được những yêu cầu trên thì tổ chức HTKT phải dựa trêncác căn cứ sau:

- Chế độ, thể lệ về quản lý tài chính của nhà nước và chế độ kế toán hiệnhành

- Yêu cầu quản lý, tính chất hoạt động của đơn vị

- Cơ chế quản lý tài chính trong đơn vị

- Trình độ của đội ngũ kế toán trong đơn vị

- Tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật cho công tác kế toán.

1.2.2 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán.

Để nâng cao hiệu quả cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý nhànước, quản trị doanh nghiệp và nhu cầu khai thác thông tin của các đối tượng

có nhu cầu, HTKT phải tuân thủ theo các nguyên tắc cơ bản sau:

- Tổ chức HTKT phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp Do tổ chức HTKT

là đặc thù của tổ chức nói chung cho nên tổ chức HTKT phải đảm bảo tínhthống nhất giữa đối tượng và phương pháp, giữa hình thức và bộ máy kế toántrong đơn vị

- Tổ chức HTKT phải dựa trên chế độ kế toán nhà nước ban hành Căn

cứ vào đó các đơn vị vận dụng cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện của đơn

vị mình

- Tổ chức HTKT phải căn cứ vào yêu cầu và nhiệm vụ của hạch toán,phải căn cứ vào yêu cầu quản lý của đơn vị để tổ chức hệ thống chứng từ, tàikhoản kế toán và báo cáo kế toán phù hợp

- Tổ chức HTKT phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả Tính hiệu quảđược thể hiện qua việc thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra hoạt độngtài chính trong đơn vị trên cơ sở tổ chức hợp lý, khoa học và áp dụng tin họchoá phục vụ công tác hạch toán kế toán Nguyên tắc này giúp nâng cao hiệusuất sử dụng lao động cũng như đạt được hiệu quả cao nhất với chi phí thấpnhất

- Tổ chức HTKT phải đảm bảo tính nhất quán về các phương phápnghiệp vụ sử dụng trong hạch toán kế toán Bởi vì trong quá trình HTKT phảitiến hành nhiều phương pháp có tính chất nghiệp vụ gắn liền với những nộidung kế toán cụ thể ở nhiều thời điểm khác nhau, chính vì thế không được sử

dụng các phương pháp hạch toán tuỳ tiện mà phải sử dụng thống nhất mộtphương pháp hạch toán Thực hiện nguyên tắc này để đảm bảo độ tin cậy, sosánh được và dễ hiểu của thông tin cho nhu cầu quản lý và cho các đối tượng

sử dụng khác nhau

Các nguyên tắc tổ chức HTKT được thực hiện một cách đồng bộ vàxuyên suốt trong quá trình hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu để manglại hiệu quả cho thông tin kế toán

1.3 Nội dung tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp

Tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổchức sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của đơn vị Hiện nay,thường có 3 hình thức tổ chức hạch toán kế toán ở các đơn vị đó là: hình thức

tổ chức bộ máy kế toán tập trung, hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán,hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức kế toánmột cấp, toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại

phòng kế toán Các bộ phận trực thuộc, đơn vị trực thuộc không có bộ phận

kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tracông tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách hạchtoán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộphận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kếtoán đơn vị để xử lý và tiến hành công tác kế toán Mô hình này tạo điều kiệnthuận lợi để vận dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại, bộ máy kếtoán ít nhân viên nhưng cũng đảm bảo được việc cung cấp thông tin kế toánkịp thời cho việc quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,thường áp dụng cho các đơn vị hoạt động với quy mô nhỏ, hoạt động kinh

doanh tập trung về mặt không gian (Phụ lục số 1.1)

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán:

Hình thức tồ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức được phân cấpthành kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc, công việc kế toán được tiếnhành ở mỗi cấp Kế toán trực thuộc thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kếtoán từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế toán chi tiết

và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và lập báo cáo

kế toán theo hướng dẫn phân cấp của đơn vị Kế toán trung tâm của đơn vịthực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi đến, phản ánh cácnghiệp vụ có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo theo quy định của nhànước đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán của các bộphận Mô hình này thường được áp dụng cho các đơn vị có địa bàn hoạt động

rộng lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp và qui mô kinh doanh lớn (Phụ lục số

1.2)

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán gồmphòng kế toán trung tâm của đơn vị và các bộ phận kế toán và nhân viên kế

toán ở các bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán cácnghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kếtoán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có

tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, kiểm tra toàn bộ côngtác kế toán của đơn vị Các bộ phận kế toán ở các bộ phận khác thực hiệncông tác kế toán tương đối hoàn chỉnh nghiệp vụ phát sinh theo sự phân côngcủa phòng kế toán trung tâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm

vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửichứng từ kế toán về phòng kế toán trung tâm

Hình thức tổ chức bộ máy kế toán này thường phù hợp với những đơn vị

có qui mô lớn nhưng các bộ phận phụ thuộc có sự phân cấp quản lý khác nhauthực hiện công tác quản lý theo sự phân công đó

Dù đơn vị có tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức nào thì để thực hiệnđầy đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán của đơn vị phải được tổ chứckhoa học, hợp lý, chuyên môn hóa, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất

và trực tiếp của kế toán trưởng, đồng thời cũng phù hợp việc tổ chức sản xuấtkinh doanh và trình độ quản lý của doanh nghiệp Và khâu tổ chức lao động

kế toán là khâu quyết định đến chất lượng của công việc kế toán, phải đảmbảo xác định được trách nhiệm, quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ cụ thể củatừng nhân viên nhằm sắp xếp hợp lý công việc phù hợp với thế mạnh và trình

độ của mỗi người, xây dựng tiêu chuẩn, định mức lao động kế toán, cũng nhưđiều kiện làm việc để phát huy được tối đa khả năng của bộ máy kế toán

- Nội dung cơ bản của một chứng từ bao gồm các yếu tố bắt buộc sau:+ Tên gọi chứng từ: là sự khái quát hoá nội dung kinh tế nghiệp vụ phátsinh.

+ Số hiệu và ngày tháng lập chứng từ: là yếu tố chi tiết nghiệp vụ theothời gian và là cơ sở để tra cứu

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Số lượng, đơn giá ghi bằng số, số tiền ghi bằng số và bằng chữ

+ Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liênquan đến chứng từ

Ngoài các yếu tố bắt buộc trên chứng từ thì còn có thể có thêm các yếu

tố bổ sung như phương thức mua bán hàng, phương thức thanh toán, địa điểmkho hàng…, và những yếu tố bổ sung này cần ngắn gọn, súc tích, trách trùnglắp

- Yêu cầu của chứng từ kế toán:

Để phù hợp với hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ kế toán banhành, để chứng từ kế toán trở thành cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ, kiểm tra,thanh tra, kiểm toán thì phải tuân theo các yêu cầu sau:

+ Chứng từ được lập theo mẫu thống nhất với chế độ kế toán ban hành,trường hợp đơn vị có nghiệp vụ đặc thù với mẫu chứng từ đặc thù thì phảithông báo cho cơ quan quản lý tài chính biết

+ Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phải được ghi cả bằng số và bằng chữ.+ Chứng từ phải được luân chuyển theo trật tự

+ Chứng từ phải được bảo đảm an toàn và lưu trữ theo thời hạn quyđịnh

Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán bao gồm các nội dung sau:

- Vận dụng hệ thống chứng từ: Vận dụng và quản lý tốt chứng từ nhằmnâng cao chất lượng thông tin kế toán, đảm bảo tính trung thực, hợp lý, tincậy cho thông tin kế toán Tổ chức chứng từ bao gồm việc lựa chọn các chứng

từ được sử dụng đó là các chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn theo cácquy định hiện hành của chế độ kế toán Đối với chứng từ bắt buộc, đơn vịkhông được tự ý sửa chữa mẫu biểu, nội dung, còn đối với chứng từ hướngdẫn thì đơn vị được phép bổ sung những chỉ tiêu phù hợp với yêu cầu quản lýcủa doanh nghiệp

- Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các giai đoạn sau:

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đếnđều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị Bộ phận kế toán phải kiểm tratoàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lýcủa chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán Trình tự luânchuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:

+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán: tuỳ theo các yếu tố của chứng

từ, theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh mà sử dụng loại chứng từcho phù hợp Số liên của chứng từ được lập theo quy định của chế độ hiệnhành và theo yêu cầu quản lý của đơn vị

+Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trìnhThủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có).+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

+ Kiểm tra chứng từ: các yếu tố của chứng từ phải được kiểm tra tínhhợp pháp, hợp lệ, hợp lý, kiểm tra chữ ký của những người có liên quan, kiểmtra số liệu Chứng từ đã được kiểm tra tính hoàn chỉnh sẽ là căn cứ ghi sổ kếtoán Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán là Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực,đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra

tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ

kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểmtra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán Khi kiểm trachứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, cácquy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện(xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản choThủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ

số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại,yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

Tổ chức hạch toán ban đầu chính là sử dụng hệ thống chứng từ kế toán

để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

+ Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: Cung cấpthông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ, phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụphát sinh, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phùhợp với yêu cầu ghi sổ kế toán và yêu cầu quản lý, lập định khoản và ghi sổ

kế toán các nghiệp vụ phát sinh

+ Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hoạch toán: mục đích làbảo đảm an toàn chống thất thoát chứng từ và phục vụ cho việc đối chiếutrong kỳ

+ Chuyển chứng từ vào lưu trữ và huỷ: sau khi ghi sổ và kết thúc kỳhạch toán chứng từ được chuyển sang lưu trữ, bảo quản Khi hết thời hạn lưutrữ, tuỳ theo yêu cầu quản lý chứng từ được huỷ

Tổ chức chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của tổ chức hạch toán kếtoán trong đơn vị Tổ chức tốt và hợp lý hệ thống chứng từ sẽ đảm bảo tínhkhoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý số liệu kế toán, tạo điều kiệncho công tác kiểm tra, đối chiếu

1.3.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán