Tiểu luận đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm e office

1.2 Mục tiêu và phạm vi, đối tượng nghiên cứu Mục tiêu của đề tài là xác định các yếu tố tác động đến chất lượng ứng dụng phần mềm để trong thời gian tới việc thực hiện Văn phòng điện t

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 3

1.1 Lý do chọn đề tài: 3

1.2 Mục tiêu và phạm vi, đối tượng nghiên cứu 3

1.3 Phương pháp nghiên cứu: 3

1.4 Ý nghĩa của Đề tài: 4

1.5 Bố cục của tiểu luận 4

CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ PHẦN MỀM E-OFFICE 5

2.1 Giới thiệu về phầm mềm Eoffice: 5

2.2 Quy trình tiếp nhận văn bản đến: 9

2.3 Lý thuyết về chất lượng của việc ứng dụng phần mềm: 10

2.3.1 Đánh giá chất lượng việc ứng dụng phần mềm thông qua một số yếu tố sau: 10

Điều kện tiếp cận Công nghệ thông tin: 10

Đặc điểm cá nhân của cá nhân: 10

Sự quan tâm của lãnh đạo: 11

Sự hỗ trợ của bộ phận tin học: 11

Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thư: 11

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐÁNH GIÁ 15

3.1 Quy trình nghiên cứu đánh giá 15

3.2 Nghiên cứu định tính: 15

Trình độ tin học: 15

Cơ sở vật chất: 16

Sự quan tâm của lãnh đạo: 16

Sự hỗ trợ kịp thời của bộ phận tin học: 16

Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thư: 16

3.3 Nguồn thông tin: 18

3.4 Phương pháp chọn mẫu và thiết kế mẫu 19

3.4.1 Phương pháp chọn mẫu: 19

3.4.2 Thiết kế mẫu: 19

3.4.3 Xây dựng thang đo: 19

Thang đo yếu tố Cơ sở vật chất: 20

Thang đo yếu tố sự quan tâm của lãnh đạo: 20

Thang đo yếu tố Sự hỗ trợ kịp thời của bộ phận tin học: 21

Thang đo yếu tố sự tâm huyết của lãnh đạo và văn thư: 21

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐÁNH GIÁ 23

4.1 Sơ lược về cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lai Vung – Đồng Tháp: 23

4.1.1 Cơ cấu tổ chức: 23

4.1.2 Chức năng, nhiệm vụ: 23

4.1.2.1 Chức năng: 23

4.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 23

4.2 Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm: 28

4.2.1 Thông tin về đối tượng nghiên cứu đánh giá: 28

4.2.1.1 Thông tin về độ tuổi và giới: 28

4.2.1.2 Thông tin về trình độ: 29

4.2.1.3 Thông về cơ sở vật chất: 30

4.2.2 Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm: 31

4.2.3 Đánh giá chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office tại UBND huyện Lai Vung: 32 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 34

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

1.1 Lý do chọn đề tài:

Trong giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay, với tốc độ phát triển như vũ bảo của khoa học công nghệ thì việc ứng dụng khoa học kỹ thuật mà đặc biệt là công nghiệ thông tin vào trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ là cần thiết Nếu doanh nghiệp nào chậm cải tiến trong việc ứng dụng công nghệ kỹ thuật sẽ nhanh chống lạc hậu, mất dần lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, do chi phí nhân công ngày càng đắc, nguồn lực con người ngày càng khan hiếm Trong lĩnh vực hành chính nhà nước cũng vậy, Chính phủ ta cũng nhìn nhận tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính Chính phủ ra Nghị định số 64/2007/NĐ-CP chỉ đạo tăng cường ứng dụng CNTT trong các hoạt động của cơ quan Nhà nước Theo đó, người đứng đầu cơ quan Nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng CNTT vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin Với những chủ trương đó, UBND huyện Lai Vung đã triển khai áp dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-Office vào trong lĩnh vực văn phòng, góp phần tạo nền tảng để cán bộ công chức làm quen dần với việc ứng dụng phần mềm tin học trong giải quyết công việc

Với ý nghĩa đó, tôi chọn đề tài “Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng ứng dụng phần mềm Eoffice tại UBND huyện Lai Vung – Đồng Tháp” để ngày càng hoàn thiện và nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính

1.2 Mục tiêu và phạm vi, đối tượng nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài là xác định các yếu tố tác động đến chất lượng ứng dụng phần mềm để trong thời gian tới việc thực hiện Văn phòng điện tử E-Office ngày càng đạt chất lượng cao hơn, từng bước nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND huyện Lai Vung

- Mục tiêu cụ thể 1: Xác định các yếu tố tác động đến chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office tại UBND huyện Lai Vung

- Mục tiêu cụ thể 2: Đề xuất một số giải pháp năng cao chất lượng ứng

dụng phần mềm E-Office

Thời gian và phạm vi nghiên cứu của Đề tài: trong tháng 8 năm 2014, trong

phạm vị UBND huyện Lai Vung

Đối tượng nghiên cứu:

- Cán bộ, công chức đang công tác tại UBND huyện Lai Vung và tại một số

xã, thị trấn trong huyện

- Nghiên cứu tiến hành bằng phiếu câu hỏi được thiết kế sẵn và gởi cho các

cá nhân

Giai đoạn 1: Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính Thông tin thu thập từ nghiên cứu định tính nhằm khám phá, bổ sung cho mô hình nghiên cứu Giai đoạn 2: sử dụng phương pháp nghiên cứu định lượng thông qua phiếu phỏng vấn câu hỏi được gởi cho cán bộ, công chức đang công tác tại các phòng, ban ngành của UBND huyện và tại một số xã, thị trấn

Dữ liệu thu thập từ kết quả phiếu phỏng vấn được xử lý bằng phần mềm SPSS 18.0

1.4 Ý nghĩa của Đề tài:

Qua kết quả nghiên cứu, biết được các yếu tố tác động đến chất lượng ứng dụng phần mềm, từ đó xây dựng những chính sách và đưa ra giải pháp để giúp cho việc khai thác, sử dụng phần mềm đạt hiệu quả cao hơn

1.5 Bố cục của tiểu luận

Tiểu luận bao gồm 5 chương

Tiểu luận bao gồm 5 chương

Chương I: Giới thiệu

Chương II: Lý thuyết về phần mềm E-Office

Chương III: Nghiên cứu lý thuyết và đưa ra phương pháp đánh giá

Chương IV: Phân tích kết quả

Chương V: Kết luận

CHƯƠNG 2: LÝ THUYẾT VỀ PHẦN MỀM E-OFFICE

2.1 Giới thiệu về phầm mềm Eoffice:

Với phần mềm ứng dụng này, tất cả các cán bộ, công chức từ huyện đến xã đều có thể chuyển và nhận văn bản với nhau trên môi trường mạng Internet Mỗi

cá nhân có tên đăng nhập và mật khẩu riêng để đăng nhập vào phần mềm

Giới thiệu phần mềm và một số quy trình xử lý văn bản trên phần mềm:

Phần mềm được thiết kế giành cho 3 vị trí: Văn thư, lãnh đạo và chuyên viên

Ở mỗi vị trí có 2 nhiệm vụ chính đó là tiếp nhận văn bản đến để xử lý và chuyển văn bản đi Đối với văn bản đến chưa xử lý thì phần mềm sẽ hiển thị thông báo giúp người dùng nhận định và biết được số lượng những văn bản mình chưa xử lý để tiến hành xử lý

Những tiện ích mà phần mềm mang lại:

Các loại văn bản đi, đến, công tác cập nhập và xử lý được thực hiện trên môi trường mạng đã hạn chế tối đa việc giao dịch văn bản bằng giấy tờ như trước kia Không những vậy, một tính năng ưu việt nữa của văn phòng điện tử là tiết kiệm thời gian: đối với các văn bản chỉ đạo nội bộ thì chỉ 1-2 phút sau khi phát hành các thành viên đã nhận được để thực hiện Hơn nữa, phần mềm còn có tính năng tự động nhắc các loại văn bản với các cấp độ như văn bản thường, văn bản khẩn cấp, văn bản hỏa tốc, nên lãnh đạo đơn vị có thể theo dõi các văn bản đến của cơ quan hàng ngày, xác định ưu tiên thứ tự xử lý văn bản cho phù hợp… Tiếp đó, việc lưu trữ được chia thành các lĩnh vực (văn hóa – xã hội – kinh tế - tư pháp – thương mại…) theo từng thể thức văn bản như công văn, báo cáo, tờ trình, quyết định, giấy mời… nên việc tìm kiếm tài liệu rất dễ dàng và thuận tiện

Tiết kiệm được chi phí, nếu như trước đây công văn chuyển cho lãnh đạo,

bộ phận chuyên môn để xử lý thì phải photo văn bản giấy, nếu liên quan đến nhiều bộ phận thì phải photo nhiều bản Nay sử dụng phần mềm thì chỉ cần chuyển file mềm trên chương trình, trong một lúc sẽ chuyển được đến nhiều người, số lượng không hạn chế Đồng thời, với việc áp dụng Văn phòng điện tử

sẽ giúp cho cán bộ, công chức chủ động được thời gian trong giải quyết công việc Vì đây là một phần mềm được xây dựng trên môi trường mạng nên có thể xem và giải quyết công việc tại nhà, trong lúc đi công tác

2.2 Quy trình tiếp nhận văn bản đến:

Đối với vị trí văn thư: là bộ phận đầu mối tiếp nhận văn bản đến từ các ban, ngành từ các đơn vị khác chuyển đến, cán bộ văn thư cho số văn bản đến, ngày đến, điền thông tin trích yếu văn bản sau đó chuyển cho thủ trưởng đơn vị xử

lý Văn bản có thể kết thúc tại quy trình xử lý của lãnh đạo hoặc được chuyển cho bộ phận chuyên môn xử lý tiếp theo nếu có liên quan và cuối cùng chọn kết thúc văn bản

Đối với vị trí lãnh đạo: tiếp nhận văn bản đến từ bộ phận văn thư, sau đó xem nội dung văn bản và chuyển cho chuyên môn xử lý, ghi bổ sung những nội dung cần yêu cầu thêm cho bộ phận chuyên môn trong quá trình xử lý sau đó chọn kết thúc văn bản

Đối với chuyên viên: tiếp nhận văn bản được lãnh đạo chuyển đến thuộc lĩnh vực chuyên môn để xử lý sau đó chọn kết thúc văn bản

Phát hành văn bản đi:

Xuất phát từ bộ phận chuyên môn, soạn thảo văn bản tham mưu cho lãnh đạo nhằm thực hiện những nhiệm vụ của ngành rồi chuyển cho lãnh đạo xem nội dung

Ở đây xảy ra 2 trường hợp:

Thứ nhất: nếu lãnh đạo thống nhất với nội dung soạn thảo tham mưu của bộ phận chuyên môn thì chuyển cho văn thư cho số văn bản và phát hành văn bản Thứ hai: nếu nội dung công văn chưa thật đầy đủ, chưa chính xác thì lãnh đạo bổ sung ý kiến xử lý, yêu cầu chuyên viên xem lại và chỉnh sửa Sau khi điều chỉnh văn bản theo nội dung yêu cầu của lãnh đạo, chuyên viên chuyển cho lãnh đạo xem lại lần nữa, lãnh đạo thống nhất thì chuyển cho bộ phận văn thư phát hành văn bản

2.3 Lý thuyết về chất lượng của việc ứng dụng phần mềm:

2.3.1 Đánh giá chất lượng việc ứng dụng phần mềm thông qua một số yếu tố sau:

- Việc áp dụng phần mềm phải thường xuyên, liên tục

- Khả năng thao tác thành thạo, không để sai sót hay có lỗi xảy ra trên phần mềm trong quá trình thao tác

- Qua việc sử dụng phần mềm cải tiến được thời gian và chất lượng công việc

- Việc thống kê, tìm kiếm văn bản, hồ sơ nhanh chống và thuận tiện

- Khai thác hiệu quả, đầy đủ những tính năng sẵn có trên phần mềm

- Chuyển và nhận văn bản kịp thời, đầy đủ, đúng thành phần

Các yếu tố tác động đến chất lượng ứng dụng phần mềm:

Để đảm bảo được các yếu tố chất lượng phần mềm, cá nhân xin đưa ra một

số yếu tố sau:

Điều kện tiếp cận Công nghệ thông tin:

Nó dùng để mô tả khả năng của một ai đó khi cần có thể sử dụng được Tiếp cận không đồng nghĩa với “khả năng sử dụng”, nó không mang nghĩa về mặt năng lực, kỹ năng

Điều kiện tiếp cận Công nghệ thông tin được hiểu là cơ hội để tiếp cận, sử dụng các thiết bị công nghệ thông tin như máy tính, máy scan, máy photo, các thiết bị mạng, phần mềm ứng dụng…

Việc đánh giá điều kiện tiếp cận được chia làm 5 mức độ: (1) Chưa có, (2) rất khó tiếp cận, (3) khó tiếp cận, (4) dễ tiếp cận, (5) rất dễ tiếp cận

Kỹ năng sử dụng máy tính:

Kỹ năng là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc nào đó phát sinh trong cuộc sống

Kỹ năng sử dụng máy tính trong nghiên cứu này được hiểu là khả năng sử dụng máy tính và phần mềm máy tính trong việc áp dụng văn phòng điện tử thông qua phần mềm E-Office

Đặc điểm cá nhân của cá nhân:

Đó là thái độ của cán bộ, công chức đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc Các đặc điểm về dân số học, về chuyên môn, thời gian công tác

Ở đây, thái độ được định nghĩa là cách nhìn nhận của một cá nhân về một hướng nào đó trước một vấn đề, một tình huống cần giải quyết Đó là tổng thể

của những biểu hiện bên ngoài của ý nghĩ, tình cảm của cá nhân đối với một cá thể hay một sự việc, hiện tượng nào đó

Từ điển Bách khoa Việt Nam giải nghĩa: Thái độ là tâm trạng bên trong được biểu lộ qua hành động, hành vi, cử chỉ ứng xử với người khác, đối với các

sự kiện, quan điểm Là giai đoạn trung gian giữa giai đoạn tiềm ẩn với giai đoạn thực hiện đầy đủ một ý nghĩa, một ý định nào đó trong cuộc sống

Nghiên cứu này tiếp cận thái độ với nghĩa là “Quan điểm, cách nhìn nhận, ứng xử của cá nhân đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng điện tử

Đánh giá thái độ cũng được tác giả chia thành 5 cấp độ: (1) rất không đồng

ý, (2) không đồng ý, (3) phân vân, (4) đồng ý, (5) rất đồng ý

Sự quan tâm của lãnh đạo:

Sự quan tâm của lãnh đạo được cụ thể hóa bằng những văn bản chỉ đạo, điều hành, tuyên truyền tầm quan trọng và ý nghĩa của việc thực hiện Văn phòng điện tử Eoffice trong thời buổi công nghệ như hiện nay Làm cho cán bộ công chức thay đổi nhận thức, từng bước tiếp cận nền công nghệ, sử dụng công nghệ, máy móc tự động hóa thay cho những công việc làm thủ công như trước đây

Sự quan tâm của lãnh đạo được chia thành 5 cấp độ: (1) Rất không quan tâm, (2) không quan tâm, (3) bình thường, (4) quan tâm, (5) rất quan tâm

Sự hỗ trợ của bộ phận tin học:

Đây là bộ phận hỗ trợ công nghệ thông tin của UBND huyện, có nhiệm vụ triển khai, hướng dẫn các đơn vị cài đặt và sử dụng phần mềm Giúp cho các đơn vị thực hiện đúng quy trình văn bản đi, văn bản đến, các thao tác xử lý trên phần mềm như: đánh số văn bản đi, ký hiệu văn bản, kết thúc văn bản, lưu văn bản, khai thác và sử dụng kho dữ liệu một cách hiệu quả Từ đó, giúp nhân viên thấy được những hữu ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ tạo nên động lực và sự tâm quyết trong công việc

Sự hỗ trợ cũng được chia thành 5 cấp độ: (1) Rất không kịp thời, (2) không kịp thời, (3) tương đối kịp thời, (4) kịp thời, (5) rất kịp thời

Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thư:

E-Office có tác động mạnh mẽ thay đổi phong cách làm việc của vị trí thủ trưởng và văn thư; do vậy họ phải thật sự có tâm huyết, có nhiệt tình và am hiểu

về CNTT Có thể nói các đối tượng này là mấu chốt nền tảng của E-Office Như vậy, các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, cũng như mức độ đáp ứng của phần mềm E-Office đối với công việc là 5 yếu tố :

(1) Điều kiện tiếp cận Công nghệ thông tin

(2) Đặc điểm cá nhân của cá nhân

(3) Sự quan tâm của lãnh đạo

(4) Sự hỗ trợ của bộ phận tin học

(5)Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thƣ

Chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office được tiểu luận đề xuất theo

mô hình ảnh hưởng 5 yếu tố như sau:

Sự quan tâm

của lãnh đạo

Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thư

Sự hỗ trợ của bộ phận tin học

Đặc điểm cá nhân của cá nhân

Điều kiện tiếp cận Công nghệ thông tin

Chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office

Các yếu tố này sẽ đƣợc nhận diện lại xem có phù hợp khi đƣa vào mô hình

nghiên cứu về chất lƣợng ứng dụng phần mềm E-Office tại UBND Huyện Lai Vung, tỉnh Đồng Tháp hay không thông qua việc nghiên cứu định tính, phỏng vấn các chuyên gia quản lý tại UBND Huyện Lai Vung – Đồng Tháp

-oOo -

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐÁNH GIÁ

3.1 Quy trình nghiên cứu đánh giá

Qua nghiên cứu, tổng hợp các lý thuyết có liên quan đến chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office tại UBND Huyện Lai Vung, đồng thời kết hợp với điều kiện thực tiễn tại Huyện Lai Vung, tỉnh Đồng Tháp, cá nhân đưa ra quy trình nghiên cứu đánh giá như sau:

3.2 Nghiên cứu định tính:

Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua việc phỏng vấn một số chuyên gia là lãnh đạo và cán bộ là chuyên viên, cán bộ văn thư của một số ban ngành huyện Mục đích của quá trình này là tham khảo ý kiến một số chuyên gia trong quá trình triển khai thực hiện “Văn phòng điện tử Eoffice” đã đạt được hiệu quả và những khó khăn trong quá trình thực hiện để từ đó đưa ra những yếu

tố có tác động đến chất lượng ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Đó là các yếu tố: (1) trình độ về tin học, (2) cơ sở vật chất, (3) sự quan tâm của lãnh đạo, (4) sự hỗ trợ kịp thời của bộ phận tin học, (5) sự tâm quyết của lãnh đạo và văn thư

Với sự hiểu biết đó, người cán bộ, công chức không ngần ngại và luôn sẵn sàng đưa tin học vào vận dụng trong công việc, phát huy được những đặc tính

ưu việt mà phần mềm mang lại

Cơ sở vật chất:

Đó chính là những trang thiết bị máy tính, máy scan, những thiết bị mạng cần thiết khác cho việc cài đặt phần mềm Eoffice đến tất cả các cán bộ, công chức từ cấp huyện đến xã, thị trấn

Sự quan tâm của lãnh đạo:

Sự quan tâm của lãnh đạo được cụ thể hóa bằng những văn bản chỉ đạo, điều hành, tuyên truyền tầm quan trọng và ý nghĩa của việc thực hiện Văn phòng điện tử Eoffice trong thời buổi công nghệ như hiện nay Làm cho cán bộ công chức thay đổi nhận thức, từng bước tiếp cận nền công nghệ, sử dụng công nghệ, máy móc tự động hóa thay cho những công việc làm thủ công như trước đây

Sự hỗ trợ kịp thời của bộ phận tin học:

Đây là bộ phận hỗ trợ công nghệ thông tin của UBND huyện, có nhiệm vụ triển khai, hướng dẫn các đơn vị cài đặt và sử dụng phần mềm Giúp cho các đơn vị thực hiện đúng quy trình văn bản đi, văn bản đến, các thao tác xử lý trên phần mềm như: đánh số văn bản đi, ký hiệu văn bản, kết thúc văn bản, lưu văn bản, khai thác và sử dụng kho dữ liệu một cách hiệu quả Từ đó, giúp nhân viên thấy được những hữu ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý trong công tác văn thư, lưu trữ tạo nên động lực và sự tâm quyết trong công việc

Sự tâm huyết của lãnh đạo đơn vị và bộ phận văn thư:

Khi đã được trang bị và hỗ trợ đầy đủ về trang thiết bị, kỹ thuật nhưng con người lại không tâm huyết, không thực hiện tốt

Như vậy mô hình nghiên cứu như sau:

(5)

Sự tâm huyết của lãnh đạo và

văn thƣ

(4)

Sự hỗ trợ kịp thời của

bộ phận tin học

(3)

Sự quan tâm của lãnh đạo

(2)

Cơ sở vật chất

(1)Trình độ về tin học

Chất lượng ứng dụng phần mềm E-Office