Hoàn thiện công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC

1 PHẦN MỞ ĐẦU Khi nói đến sản xuất kinh doanh cho dù dưới hình thức nào thì vấn đề được nêu ra trước tiên cũng là hiệu quả. Hiệu quả sản xuất kinh doanh là mục tiêu phấn đấu của toàn doanh nghiệp, là thước đo mọi mặt của nền kinh tế quốc dân cũng như từng đơn vị sản xuất. Lợi nhuận kinh doanh trong nền kinh tế thị trường là mục tiêu lớn nhất của mọi doanh nghiệp. Để làm được điều đó mà vẫn đảm bảo được chất lượng tốt, giá thành hợp lý, doanh nghiệp vẫn đứng vững trong cạnh tranh thì các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao trình độ sản xuất kinh doanh. Trong đó công tác hoạch định là vấn đề quan trọng có ý nghĩa quyết định đến kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC là doanh nghiệp trẻ mới đi vào hoạt động được 5 năm, lại đứng trước nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt công ty cũng luôn cố gắng hoạch định cho mình những hướng đi đúng đắn bằng cách hàng năm đều lập nên các kế hoạch định hướng các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên môi trường kinh doanh luôn thay đổi và việc hoạch định cũng cần phải điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh mới. Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC trên cơ sở hệ thống lý thuyết đã được trang bị tại nhà trường, cộng với thực tế thực tập tại công ty, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC “ làm nội dung nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình. SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 2 Nội dung nghiên cứu là vận dụng các vấn đề lý luận cơ bản về công tác hoạch định nói chung, trên cơ sở đó đưa ra các ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hoạch định của công ty trong thời gian tới. Luận văn tốt nghiệp bao gồm 3 phần : - Chương 1 : Cơ sở lý luận của công tác hoạch định trong doanh nghiệp. - Chương 2 : Thực trạng công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC - Chương 3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC trong giai đoạn năm 2013- 2015 Mặc dù có cố gắng nhưng do khả năng phân tích và trình độ còn hạn chế nên bài viết này của em có nhiều sai sót, em kính mong nhận được các ý kiến của thầy cô giáo để bài viết này của em có thể được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 3 CHƯƠNAG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Hoạch định và vai trò của hoạch định trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm công tác hoạch định Có nhiều cách hiểu về chức năng hoạch định. Trên giác độ ra quyết định, hoạch định là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản trị mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta biết rằng quản trị có bốn chức năng cơ bản là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Chúng ta có thể hình dung hoạch định là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi đồ sộ, rồi từ đó mọc lên các “nhánh” tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Trên ý nghĩa này hoạch định là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với nhà quản trị. Hoạch định không phải là một sự kiện đơn thuần có bắt đầu và có kết thúc rõ ràng. Hoạch định là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa này hoạch định được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức.  Tóm lại công tác hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu Muốn cho công tác hoạch định đạt kết quả mong muốn thì nó phải đáp ứng được các yêu cầu: Khoa học, khách quan, hệ thống, nhất quán, khả thi,cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn. 1.1.2. Phân loại hoạch định SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 4 Trên thực tế có nhiều loại hoạch định khác nhau được phân loại theo các tiêu thức khác nhau. Phân loại theo các tiêu thức cơ bản nhất gồm có như sau. a. Phân loại theo cấp hoạch định  Các tổ chức được quản trị bằng hai cấp hoạch định tiêu biểu là : + Hoạch định chiến lược + Hoạch định tác nghiệp. Hoạch định chiến lược là quá trình xác định làm sao đạt được những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được. Do những nhà quản trị cấp cao của tổ chức quyết định nhằm xác định những mục tiêu tổng thể của tổ chức. Hoạch định tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hóa của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày như là kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên vật liệu và tồn kho…. Mục đích đặt ra với hoạch định tác nghiệp là bảo đảm mọi người trong tổ chức đều hiểu về các mục tiêu của tổ chức và xác định rõ trách nhiệm của họ liên quan như thế nào trong việc thực hiện các mục tiêu đó và tiến hành các hoạt động ra sao để đạt được kết quả như dự kiến. Hoạch định chiến lược liên quan đến mối quan hệ giữa con người của tổ chức với các con người của những tổ chức khác. Hoạch định tác nghiệp lại chỉ liên quan đến con người của chính tổ chức đó mà thôi.  Giữa hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp có sự khác biệt chủ yếu SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 5 So sánh Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp Mức độ ảnh hưởng Tác động đến các mảng hoạt động lớn (toàn bộ ) Chỉ trong một phạm vi hạn hẹp ở trong mảng hoạt động nào đó (cục bộ) Thời gian thực hiện Dài hạn (từ 2,3 năm trở lên) Ngắn hạn (thường chỉ 1 năm trở xuống) Mục tiêu đề ra Lớn và tổng quát thiên về định tính Cụ thể, rõ ràng thiên về định lượng Thông tin để hoạch định Tổng hợp, không đầy đủ Đầy đủ, chính xác Kết quả thực hiện Lâu dài Có thể điều chỉnh Thất bại nếu xảy ra Nặng nề, có thể làm phá sản Có thể khắc phụ được Rủi ro nếu xảy ra Lớn Hạn chế Khả năng của người ra quyết định Khái quát vấn đề Phân tích cụ thể, tỷ mỷ Người thực hiện Hội đồng quản trị, hội đồng giám đốc và những nhà quản trị cấp cao. Những nhà quản trị cấp trung gian và cấp cơ sở. b. Phân loại theo thời gian thực hiện + Hoạch định dài hạn: là hoạch định cho thời kỳ từ 5 năm trở lên. + Hoạch định trung hạn: là hoạch định cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm. + Hoạch định ngắn hạn: hoạch định cho thời kỳ dưới 1 năm. Trong loại hoạch định này còn có thể chia thành : SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 6 - Hoạch định cụ thể: là những hoạch định với những mục tiêu đã được xác định rất rõ ràng không có sự mập mờ và hiểu lầm trong đó. Ví dụ: công ty quyết định tăng 20% doanh thu trong năm nay, vậy ngân sách tiến độ, phân công cụ thể… ra sao để đạt được mục tiêu đó ? - Hoạch định định hướng: là những hoạch định có tính linh hoạt đưa ra những hướng chỉ đạo chung. Ví dụ: hoạch định trong việc cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp khoảng 5 đến 10% trong thời gian tới. Hoạch định định hướng hay được sử dụng hơn hoạch định cụ thể khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp đang ở giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó. c. Phân loại theo lĩnh vực kinh doanh Dựa theo tiêu thức này người ta chia thành nhiều loại hoạch định khác nhau: Hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự, hoạch định vật tư, hoạch định sản xuất, hoạch định tiêu thụ,…. Việc phân chia các loại hoạch định chỉ mang tính chất tương đối. Các loại hoạch định có quan hệ qua lại với nhau, như hoạch định chiến lược có thể bao gồm cả hoạch định dài hạn và ngắn hạn, tuy vậy hoạch định chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn trong khi hoạch định tác nghiệp phần lớn là hoạch định ngắn hạn. 1.1.3. Vai trò của hoạch định Trên tất cả các phương diện nhận thức cũng như trong thực tiễn hoạch định có vai trò hết sức quan trọng bởi nó hỗ trợ các nhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc đề ra những kế hoạch sử dụng hiệu quả các nguồn tài nguyên hạn chế trong điều SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 7 kiện không chắc chắn của môi trường. Hoạch định giữ vai trò mở đường cho tất cả các chức năng quản trị khác nên nó được coi là chức năng quản trị chính yếu. Hoạch định là chiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai. Nó sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn của tổ chức. Hoạch định là nền tảng của quá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả. Công tác hoạch định giúp tổ chức thích nghi với những biến động của môi trường, nhận ra được những cơ hội cũng như nhận thức được các rủi ro, các nguy cơ tiềm ẩn có thể gây hại đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp để tổ chức phối hợp và khai thác các nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp có được những ý tưởng rõ ràng về cái mà doanh nghiệp cần, định hướng được số phận của tổ chức. Nhờ hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể. Khi mỗi người trong tập thể cùng nhau hành động và đều biết rằng mình muốn đạt cái gì thì kết quả hoạt động sẽ cao hơn. Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. Hoạch định giúp giảm được những hoạt động chồng chéo và những lãng phí không cần thiết, làm tăng hiệu quả của cá nhân và tổ chức, làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp. 1.2. Nội dung của hoạch định 1.2.1. Hoạch định sứ mạng, mục tiêu Hoạch định là một quá trình liên quan đến tư duy và ý chí của con người, bắt đầu bằng việc hoạch định sứ mạng, xác định mục tiêu. SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 8 Mục tiêu là những mong đợi mà tổ chức muốn đạt được trong một khoảng thời gian hay một thời điểm nhất định (đích đến trong tương lai). Sứ mạng là nghĩa vụ thiêng liêng của doanh nghiệp với cộng đồng, quốc gia, dân tộc,…. là lí do mà tổ chức tồn tại. Mục tiêu là phương tiện để đạt tới sứ mạng. Lợi ích cả việc hoạch định mục tiêu là làm rõ những kỳ vọng, dễ dàng cho việc kiểm soát và tăng động lực thúc đẩy. Một tổ chức có thể có hai loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai. Những mục tiêu hàng đầu liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức đó là mục tiêu về lợi nhuận, doanh số hay thị phần. Mục tiêu hàng thứ hai lại liên quan đến tính hiệu quả của tổ chức, chúng cũng rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức nhưng không phải lúc nào cũng ảnh hưởng đến sự sống còn, các mục tiêu này thể hiện ở mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của tổ chức, sự phát triển sản phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính,… Dù có chú trọng tới mục tiêu nào đi chăng nữa thì điều quan trọng vẫn là phải xác định các mục tiêu thật rõ ràng, có thể đo lường được và mang tính khả thi.  Phương pháp xây dựng mục tiêu • Phương pháp theo kiểu truyền thống: Là phương pháp xây dựng mục tiêu chung cho toàn bộ tổ chức được hình thành bởi những nhà quản trị cấp cao, rồi sau đó phân bổ cho từng bộ phận, mang tính áp đặt từ trên xuống. Ưu điểm: ít tốn thời gian, chớp thời cơ Nhược điểm: thụ động, xa rời thực tế. SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 9 • Phương pháp theo kiểu MBO ( Mannagement By Objectives) Nhà quản trị để cho các thành viên trong tổ chức tự xác định, quản lý và thực hiện mục tiêu. Tiến trình 4 bước gồm: - Bước 1 : Dự thảo các mục tiêu cấp cao - Bước 2: Cấp trên cùng với cấp dưới đề ra mục tiêu - Bước 3 : Thực hiện mục tiêu và đánh giá kết quả - Bước 4 : Tiến hành kiểm tra và điều chỉnh lại hệ thống mục tiêu + Ưu điểm : - Mục tiêu của tổ chức và từng cá nhân thống nhất - Kích thích tinh thần hăng hái của các nhân viên + Nhược điểm - Tốn kém thời gian, mang tính ngắn hạn 1.2.2. Hoạch định chiến lược Là hoạch định ở cấp độ toàn doanh nghiệp, nó thiết lập nên những mục tiêu chung của doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp với môi trường. Nhiệm vụ của hoạch định chiến lược là xây dựng các chiến lược dài hạn, hoặc mang tính quan trọng và quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạt động thường xuyên lâu dài ở một tổ chức, vạch kế hoạch và tổ chức thực hiện các loại chiến lược và sách lược như chiến lược kinh doanh, đầu tư, nhân sự ….Phối hợp hoạt động chiến lược giữa các bộ phận với nhau. SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà 10 Công cụ hoạch định chiến lược: Ma trận phát triển – tham gia thị trường (BCG), ma trận SWOT. Tiến trình hoạch định chiến lược • Bước 1: Phát triển sứ mệnh và các mục tiêu Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức được phát triển dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau đây: Chúng ta nên kinh doanh những lĩnh vực nào? Chúng ta cam kết cái gì? Kết quả nào chúng ta cần đạt được? Mục tiêu chung cung cấp định hướng cho việc ra quyết định và nó có thể không thay đổi theo từng năm. Các sứ mệnh và SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 GVHD: TS Trần Thị Hoàng Hà Bước 1: Phát triển sứ mệnh và các mục tiêu Bước 2: Phát hiện các cơ hội và đe dọa Bước 3: Chuẩn đoán điểm mạnh và điểm yếu Bước 4: Phát triển các chiến lược Bước 5: Chuẩn bị kế hoạch chiến lược Bước 6: Chuẩn bị kế hoạch chiến thuật Bước 7: Kiểm tra và đánh giá kết quả Bước 8: Tiếp tục hoạch định [...]... những công ty mới thành lập điều kiện về vốn cũng như kinh nghiệm kinh doanh còn yếu và thiếu như công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 Hà GVHD: TS Trần Thị Hoàng 28 Sau khi hoàn thành công tác xây dựng một chiến lược cụ thể, các nhà quản trị cấp cao bắt đầu ra quyết định hoạch định chiến lược Cụ thể công tác hoạch định chiến lược của công ty TNHH một thành viên. .. TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐIỆN CÔNG NGHIỆP PLC 2.1 Khái quát về doanh nghiệp 2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của công ty Tên đầy đủ của doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC Vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH Trụ sở chính: Phú An, xã Cao An, huyện Cẩm Giàng, tỉnh Hải Dương SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 Hà GVHD: TS Trần Thị Hoàng 18 Điện. .. Trần Thị Hoàng 27 2.2.1 Nội dung công tác hoạch định của công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC giai đoạn 2010-2012 a Mục tiêu của công ty Giai đoạn năm 2010-2012 là những năm đầu tiên công ty mới chính thức đi vào hoạt động nên việc nhận thức được vai trò và thực hiện công tác hoạch định để vạch ra các mục tiêu, phương pháp, phương hướng chưa được chú trọng, còn khá mơ hồ, việc hoạch định chỉ... Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 Hà GVHD: TS Trần Thị Hoàng 17 và công tác hoạch định trong doanh nghiệp, biết sử dụng các công cụ để hoạch định Việc tổ chức, sắp xếp và phân công công việc một cách hợp lý giữa các cán bộ làm công tác hoạch định cũng ảnh hưởng đến chất lượng của việc hoạch định Do đó, doanh nghiệp cần bố trí đúng người, đúng việc và phân công công việc một các hợp lý, phù hợp với chuyên môn của... quy mô chưa lớn, số lượng cán bộ công nhân viên cũng không nhiều nên lĩnh vực kinh doanh chính của Công ty vẫn chỉ là buôn bán các thiết bị điện tử, điện dân dụng Công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC hoạt động chủ yếu ở thị trường trong nước Do công ty mới thành lập điều kiện về vốn còn thiếu, thị trường còn hạn hẹp nên để tồn tại và phát triển được công ty đã gặp không ít khó khăn; đặc... trường bên trong và bên ngoài cùng với công tác Marketing còn kém hiệu quả 2.3 Đánh giá ưu nhược điểm của công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC 2.3.1 Ưu điểm Tuy mới đi vào hoạt động trong thời gian ngắn nhưng công ty đã mở rộng được thị trường xang các tỉnh lân cận, đặt văn phòng đại diện tại Hà Nội, Hải Phòng Sản phẩm của công ty bước đầu đã tạo được uy tín trong... ra từ trước Công tác triển khai các chiến lược không được thực hiện đầy đủ, không theo quy trình nhất định, và các phòng ban chưa có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, nên hiệu quả hoạt động kinh doanh mang lại là chưa cao SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 Hà GVHD: TS Trần Thị Hoàng 32 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐIỆN CÔNG NGHIỆP PLC GIAI ĐOẠN... hoạch định cho công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC a Các giải pháp hoàn thiện công tác xác định mục tiêu Hiện nay công ty đang theo đuổi 2 mục tiêu chính là: mở rộng thị trường và tăng lợi nhuận Như chúng ta đã biết mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được là kết quả kỳ vọng trong tương lai mà doanh nghiệp phải huy động mọi nguồn lực để thực hiện nhưng nếu mục tiêu không được định lượng một. .. mức lợi nhuận công ty thu được có tăng lên nhưng chi phí bỏ ra còn lớn và cũng có xu hướng tăng lên Vấn đề này công ty phải quan tâm và tìm ra những biện pháp để giảm chi phí nhằm tăng thêm mức lợi nhuận, từ đó giúp công ty có thể phát triển bền vững hơn, cạnh tranh được với các đối thủ khác trên thị trường 2.2 Thực trạng công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC SV: Nguyễn... Nguồn lực của công ty a Nguồn nhân lực Tính đến thời điểm cuối năm 2012 thì tổng số cán bộ công nhân viên của công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC là 120 người, họ có trình độ học thức và cơ cấu khác nhau Sau đây là một số chỉ tiêu thống kê về tình hình nhân lực tại công ty SV: Nguyễn Thị Hồng Ngọc- K7HQ8 Hà GVHD: TS Trần Thị Hoàng 23 Bảng 1: Cơ cấu lao động theo độ tuổi của công ty từ năm . trạng công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC - Chương 3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC. lý thuyết đã được trang bị tại nhà trường, cộng với thực tế thực tập tại công ty, em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác hoạch định tại công ty TNHH một thành viên điện công nghiệp PLC “ làm nội dung. pháp ở một mức độ phù hợp. Tính chất của công tác hoạch định sẽ phụ thuộc nhiều vào các giải pháp này. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐIỆN CÔNG NGHIỆP PLC 2.1.