QUẢN TRỊ HỌC Câu 1: Tại sao công việc quản trị lại cần thiết đối với các loại hình tổ chức. Cho ví dụ thực tế chứng minh. o Các tổ chức đều quan tâm đến vấn đề hiệu quả : Hiệu quả = Kết quả / Chi phí o Đế mục tiêu hoàn thành, kết quả đạt được tốt nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất, thì cần đến những hoạt động trong quản trị. o Các công tác quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. 4 hoạt động này đều cần thiết, bản chất đếu giống nhau đối với mọi loại hình tổ chức, chỉ khác nhau ở môi trường hoạt động. o Thông qua công tác quản trị, nhà quản trị gia tăng tính hiệu quả của tổ chức. Hiệu quả của các công tác được thể hiện: * Hoạch định: - Chỉ ra những con đường, những biện pháp cho phép khai thác tối đa các thế mạnh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội, đồng thời hạn chế rủi ro. - Kế hoạch hành động cụ thể thì tập trung vào nhiệm vụ chính yếu có thể đạt mục tiêu với chi phí thấp nhất. - Việc hoạch định chi tiết tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra. * Tổ chức: - Phân công lao động hợp lý, từ đó xây dựng môi trường nội bộ thống nhất, thuận lợi. Nếu phân công lao động bất hợp lý có thể dẫn đến tái cấu trúc tổ chức, từ đó gây tốn kém. - Nếu công tác tổ chức tốt, nó sẽ xác định rõ quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận. Hạn chế sự chồng chéo công việc. * Lãnh đạo: - Làm càng tốt công tác lãnh đạo, nhà quản trị càng có khả năng ảnh hưởng đến nhân viên của mình, để họ làm theo những điều mình mong muốn (phải có quyền lực). - Nếu lãnh đạo không tốt, tổ chức không đi đúng hướng đặt ra. * Kiểm tra: - Kiểm tra giúp phát hiện ra những sai lầm để từ đó khắc phục, điều chỉnh các khâu trước. - Nếu không làm tốt công tác kiểm tra, chúng ta không đo lường được hiệu quả công việc. Câu 2: Trình bày các trách nhiệm chính yếu của các nhà quản trị, để hoàn thành trách nhiệm này họ được quyền gì? Cho ví dụ minh họa thực tế chứng minh. Để hoàn thành các trách nhiệm chính yếu, các nhà quản trị được quyền: - Quyền sử dụng và phân phối các tài nguyên trong tổ chức (tài chính, nhân lực…) - Quyền giám sát các hoạt động của người khác. Quản trị viên cao cấp: - Phân tích môi trường hoạt động của doanh nghiệp nhằm xác định cơ hội và những rủ ro đối với mỗi doanh nghiệp. - Xác định xứ mạng, nhiệm vụ, chiến lược của tổ chức (Trả lời các câu hỏi: Tổ chức tồn tại để làm gì? Muốn đi đến đâu?). - Quyết định sự thay đổi của tổ chức để thay đổi một cách tương thích với môi trường. - Xây dựng văn hóa cho tổ chức (đặc biệt là một nền văn hóa mạnh nhằm phân biệt tổ chức mình với tổ chức khác và dễ dàng kiểm soát hành vi của nhân viên). Quản trị viên trung cấp o Thiết lập những mục tiêu phù hợp với mục tiêu và kế hoạch chiến lược của các nhà quản trị viên cấp cao. o Thực hiên các chiến lược và sự thay đổi. o Phối hợp giữa các nhóm, bộ phận, đơn vị phân ngành (SBU). Ví dụ như Hoàng Anh Gia Lai kinh doanh trên nhiều SBU như gỗ, địa ốc, du lịch, đá hoa cương… o Theo dõi giám sát kết quả công việc của các nhà quản trị viên cấp cơ sở. Quản trị viên cấp cơ sở: Theo dõi, giám sát kết quả công việc của các nhân viên. Lên các kế hoạch tác nghiệp, thủ tục, quy trình, ngân sách, chính sách, quy định. Hướng dẫn và đào tạo nhân viên. Biện pháp hay nhất để đào tạo nhân viên là “cầm tay chỉ việc”. Động viên nhân viên bằng những giải pháp cụ thể mà các nhà quản trị đưa ra để khơi dậy sự nhiệt huyết, nỗ lực cố gắng để thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất. Câu 3: Trình bày các kỹ năng cơ bản của nhà quản trị. Cho biết nhà quản trị nào đã thực hiện tốt vai trò này? - Để thực hiện quản trị có hiệu quả các nhà quản trị cần phải có những kỹ năng chung nhất định, bất kể nhà quản trị đó thuộc cấp nào trong hệ thống cấp bậc của tổ chức. 3 kỹ năng cơ bản đó là - Kỹ năng nhân sự: khả năng làm việc với nhau, kĩ năng giao tiếp, động viên, khích lệ. - Kỹ năng kỹ thuật: khả năng làm tốt những công việc cụ thể. - Kỹ năng tư duy: khả năng phân tích, đơn giản hóa, giải quyết vấn đề, suy nghĩ sáng tạo. Tất cả 3 kỹ năng quản trị đều hết sức quan trọng đối với việc đảm bảo làm việc có hiệu quả. Tuy nhiên tầm mức quan trọng của các kỹ năng đối với từng cấp bậc quản trị thì khác nhau. Quản trị viên cấp cao đòi hỏi kỹ năng tư duy phải cao vì quản trị viên cao cấp là người đưa tầm nhìn, viễn cảnh, đưa ra nhiều quyết định quan trọng cho tổ chức. Quản trị viên cấp cơ sở thì đòi hỏi kĩ năng kỹ thuật nhiều hơn vì họ là người trực tiếp điều hành, đôi khi trực tiếp thực hiện các công việc. Kĩ năng nhân sự ở cả 3 cấp quản trị đều cần thiết vì ở bất kì cấp bậc quản trị nào thì họ đều phải làm việc với con người. Câu 4: Trình bày các vai trò cùa một nhà quản trị, và hãy cho biết một nhà quản tri nào đã thực hiện tốt các vai trò nói trên? - Theo kết quả nghiên cứu của Henry Mintzberg vào những năm 1960, một nhà quản trị có 10 vai trò, chia ra 3 nhóm chính: đó là nhóm vai trò quan hệ con người, nhóm vai trò thông tin và nhóm vai trò ra quyết định. * Vai trò quan hệ con người: đây là vai trò nhằm tập trung vào các mối quan hệ giữa các cá nhân. - Vai trò đại diện (vai trò tổ trưởng danh dự): công việc quản trị đòi hỏi phải có những trách nhiệm có tính chất tượng trưng hay nghi thức. Ví dụ: chủ nhiệm khoa của trường đại học trao bằng tốt nghiệp cho sinh viên, giám sát viên phân xưởng đến dự đám cưới của con gái người dưới quyền… - Vai trò lãnh đạo: đòi hỏi nhà quản trị phải chỉ đạo và điều phối các hoạt động của những người dưới quyền, cũng có thể phải bố trí nhân sự (tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt, sa thải…) và đôn đốc những người dưới quyền, nó cũng đòi hỏi phải kiểm tra, đảm bảo rằng mọi việc đều diễn ra theo đúng dự kiến. - Vai trò liên lạc: Buộc những nhà quản trị phải can dự vào những mối liên hệ giữa các cá nhân ở bên ngoài phạm vi chỉ huy của mình. Việc này đòi hỏi cần phải có những cuộc tiếp xúc cả ở trong lẫn ở ngoài tổ chức. Ở bên trong tổ chức những nhà quản trị phải giao tiếp với rất nhiều người nhà quản trị và các cá nhân khác. Họ phải duy trì quan hệ tốt với những nhà quản trị đã giao việc cho đơn vị cũng như những người nhận việc của đơn vị. Ví dụ: Một chủ nhiệm khoa của trường đại học phải giao tiếp với các cá nhân trong toàn trường, một điều dưỡng viên trong phòng mổ phải quan hệ với các tổ trưởng và các thành viên trong các tổ y tá khác nhau… Cuối cùng những nhà quản trị vẫn hay quan hệ với nhân vật quan trọng bên ngoài tổ chức. Vai trò này thường chiếm mất khá nhiều thời gian của nhà quản trị. * Vai trò thông tin: - Vai trò người theo dõi: khảo sát môi trường để thu thập thông tin về những biến động, những cơ hội, và những vấn đề có thể tác động đến đơn vị mình. - Vai trò người phổ biến thông tin: cung cấp những thông tin quan trọng hay dành riêng cho những người dưới quyền mà thông thường họ không thể biết được hay không thể nhận được. - Vai trò người phát ngôn: (thay mặt cho tổ chức) nhà quản trị đại diện cho bộ phận của mình cung cấp thông tin cho các bộ phận trong và ngoài đơn vị. * Vai trò ra quyết định: đây là vai trò quan trọng nhất của một nhà quản trị. - Vai trò doanh nhân: cải tiến các hoạt động của tổ chức, tạo ra những chuyển biến tốt hơn trong đơn vị. Ví dụ: người giám sát viên cơ sở năng động, không ngừng tìm kiếm những ý tưởng mới hay những phương pháp mới nhằm nâng cao kết quả hoạt động của đơn vị… - Vai trò người xử lý xáo trộn: những nhà quản trị đưa ra các quyết định hay thi hành biện pháp chấn chỉnh nhằm đối phó với những biến cố bất ngờ, với những sức ép nằm ngoài tầm kiểm soát của mình đưa tổ chức sớm ổn định. - Vai trò người phân phối tài nguyên: nhà quản trị cần xác định xem ai được nhận những nguồn tài nguyên nào, bao gồm tiền bạc, nhân lực, thời gian và trang thiết bị. - Vai trò nhà thương thuyết: các nhà quản trị phải bàn bạc với các bộ phận và các cá nhân khác để giành lấy lợi thế về cho đơn vị của mình. Câu 5: Sự thỏa mãn tinh thần cho người lao động có luôn luôn mang lại năng suất cao không? Sự thỏa mãn tinh thần không luôn luôn mang lại năng suất cao cho người lao động vì năng suất lao động còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố: - Máy móc thiết bị. - Công nghệ. - Trình độ chuyên môn. - Môi trường làm việc. - Sự phù hợp đối với công việc. - Chính sách phúc lợi của công ty. Câu 6: So sánh các cách thức tiếp cận trong các lý thuyết cổ điển và lý thuyết hiện đại Lý thuyết cổ điển - Hiệu quả quản trị phụ thuộc vào năng suất lao động Công tác quản trị tập trung vào môi trường nội bộ. - Con người được xem như là con người máy móc, con người kinh tế (Taylor). - Lãnh đạo độc đoán, cứng nhắc. - Cơ cấu tổ chức theo cấp bậc nhiều tầng nấc trung gian. - Nhấn mạnh đến sự phân tích bản chất của công việc phải làm, chú trọng đặc biệt đến “việc” hơn là “người”. Lý thuyết chủ yếu nhấn mạnh đến quản trị công việc và quản trị tổ chức. Lý thuyết hiện đại - Hiệu quả phụ thuộc sự thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Công tác quản trị tập trung vào môi trường bên ngoài. - Con người là con người nhân văn, là một thực thể phức tạp. - Lãnh đạo theo tình huống tùy cơ ứng biến. - Cơ cấu tổ chức ít tầng nấc trung gian. - Nhấn mạnh đến tầm quan trọng của yếu tố con người. Trong đó vai trò của người lãnh đạo cũng cần được quan tâm. Câu 7: Những thách thức của quản lý ở thế kỷ 21 Có 4 thách thức chính mà các nhà quản lý phải quan tâm đến trong thế kỷ 21: - Cạnh tranh toàn cầu .cm muốn tồn tại phải tạo dựng lợi thế cạnh tranh - Trách nhiệm của doanh nghiệp đối với xã hội: Là sự chấp thuận tuân thủ quy phạm đạo đức của xã hội doanh nghiệp, cống hiến vì sự phát triển của kinh tế, cải thiện chất lýợng cuộc sống của công nhân. + Cung cấp sản phẩm chất lượng cao dưới sự bảo vệ môi trường, đề phòng ô nhiễm. + Tích cực tham gia các hoạt động công ích đáp trả xã hội để kiến tạo xã hội tốt đẹp hơn. + Tham gia các hoạt động cộng đồng . - Sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin. Doanh nghiệp có chính sách để có thể bắt kịp theo xu hướng mới. - Quản lí lực lượng lao động hiện nay : + Quản lí môi trường đa văn hóa.(microsoft) + Lực lượng lao động có những nhu cầu khác nhau. + Năng lực của nhân viên. Câu 8: Bạn hiểu như thế nào về tính ưu tiên của công tác hoạch định? Hoạch định là dự trù trước các hoạt động trong tương lai nhưng kế hoạch thì phải linh động, hai việc này có mâu thuẫn với nhau không? Giải thích cho VD minh hoa. - Hoạch định: là một tiến trình bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và đi tìm ra những biện pháp, những hành động cụ thể đề đạt được mục tiêu đó. - Hoạch định là chức năng đầu tiên quan trọng nhất của quá trình quản trị, vì yêu cầu của quản trị là phải làm đúng ngay từ đầu. Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển, phải tiến hành công tác “hoạch định” vì nó chỉ ra những con đường, những biện pháp cho phép khai thác tối đa các thế mạnh của doanh nghiệp, tận dụng được thế mạnh của doanh nghiệp cũng như cơ hội , đồng thời hạn chế rủi ro. Và trong điều kiện môi trường đầy biến động, hoạch định bao giờ cũng bao gồm nhiều phương án ứng phó với những tình huống khác nhau. Hoạch định tạo tiền đề cho các chức năng còn lại. Đối với chức năng tổ chức, hoạch định tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân chia các bộ phận, các khâu các cấp. Đồng thời là cơ sở để xác định chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, các cá nhân qua các thời kì . Đối với chức năng lãnh đạo, hoạch định sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình điều tra, là cơ sở để hướng dẫn, đôn đốc, động viên, khuyến khích các bộ phận, các cá nhân hoàn thành nhiệm vụ của mình. Đối với chức năng kiểm tra, kiểm tra kiểm soát lấy hoạch định làm chuẩn để so sánh, đối chiếu. “ Trong kinh doanh, nếu bạn không lập kế hoạch, điều đó có nghĩa là bạn đang chuẩn bị một kế hoạch để thất bại” ( Trích: lời vàng cho những nhà kinh doanh, NXB trẻ 1994) Họach định là dự trù trước các hoạt động trong tương lai nhưng kế hoạch thì phải linh động. Hai việc này không mâu thuẩn với nhâu. Hoạch định là dự trù, dự báo, đưa ra kế hoạch nhằm đạt được những mục tiêu trong tương lai nhưng thực tế những gì xảy ra chưa chắc đúng như những gì ta mong đợi. Do đó, trong quá trình lập kế hoạch phải linh động để có thể ứng phó với những thay đổi mới phát sinh của môi trường. Vd: Thủ tướng thay đổi chỉ tiêu GDP, các ngân hàng thay đổi lãi suất… Câu 10: Tầm hạn quản trị là gì? Muốn bỏ bớt các tầng nấc trung gian các nhà Quản trị cần quan tâm đến những vấn đề nào? Tầm hạn quản trị là khái niệm chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt nhất.nếu điều khiển được nhiều người thì gọi là tầm hạn quản trị rộng và nếu điều khiển ít người: tầm hạn quản trị hẹp. Với cùng một số lượng nhân viên, nếu chọn tầm hạn quản trị rộng thì sẽ có ít tầng nấc trung gian đồng thời chi phí sẽ giảm và ngược lại. Muốn bỏ bớt các tầng nấc trung gian trong bộ máy tổ chức nghĩa là các nhà quản trị phải mở rộng tầm hạn quản trị. Tuy nhiên đây không phải là vấn để chủ quan của nhà quản trị mà vấn đề này phải được sự cân nhắc của nhà quản trị dựa trên các yếu tố: Năng lực của nhà quản trị và nhân viên cùng cấp Đặc điểm công việc của người nhân viên cấp dưới. Nhân viên cấp dưới có được ủy quyền rộng rãi không. Câu 11: Trình bày ưu nhược điểm của sự phân cấp quản trị. Việc phân cấp quản trị nên được tính toán như thế nào? * Ưu điểm: Giải phóng bớt khối lượng công việc của nhà quản trị viên cao cấp để họ tập trung vào những nhiệm vụ chính yếu của mình. Giúp quản trị viên cấp cơ sở chủ động đối phó với sự thay đổi của môi trường. Giúp đào tạo, chuẩn bị đội ngũ quản lý kế thừa trong tương lai. * Khuyết điểm: Một số khó khăn gặp phải khi phân cấp: Trình độ của quản trị viên cấp dưới. Phân cấp đôi khi làm mất tính thống nhất của tổ chức. Rào cản về mặt tâm lý. * Việc phân cấp cần được tính toán một cách cụ thể, được căn cứ trên một số vấn đề sau: Tổ chức phát triển ở giai đoạn nào. Có cần phải ra quyết định nhanh hay không. Trình độ của nhà quản trị viên cấp dưới. Tổ chức đang hoạt động trong môi trường nào. Câu 12: Trình bày tiến trình ủy quyền. Cho VD thực tế minh họa chứng minh các nhà quản trị đã ủy quyền thành công cũng như thất bại, để qua đó thấy được tính nghệ thuật trong vấn đề ủy quyền. - Ủy quyền là giao việc cho người dưới quyền có trách nhiệm thực hiện & hoàn thành công việc đó, đồng thời cũng giao cho họ những quyền hạn tương xứng với trách nhiệm. - Tiến trình: o Bước 1: Xác định được những vấn đề cần được ủy quyền. o Bước 2: Chọn người để ủy quyền. o Bước 3: Tiến hành ủy quyền. Giai đoạn 1: Cần giải thích rõ với người được ủy quyền về công việc, về kết quả mong đợi. Trao đổi bàn bạc, thảo luận về phương pháp giải quyết. Giai đoạn 2: Theo dõi quá trình thực hiện. Cần khuyến khích người được ủy quyền sáng tạo trong việc thực hiện, hạn chế việc can thiệp vào quá trình thực hiện nhiệm vụ của họ.(Chỉ tham gia khi phát hiện sai sót hay đi quá xa mục tiêu) Giai đoạn 3: Đánh giá lại quá trình thực hiện sự ủy quyền này. Tính nghệ thuật của ủy quyền: o Sự rộng rãi, phóng khoáng trong ủy quyền, làm cho người được ủy quyền chủ động suy nghĩ và nhận nhiệm vụ một cách thoải mái, như vậy sẽ phát huy khả năng tư duy sáng tạo cấp dưới. o Người ủy quyền phải chia sẻ quyền hạn, trách nhiệm với người thụ ủy, sẵn sàng chia sẻ những khó khăn thất bại với họ. Đây là chỗ dựa tinh thần và vật chất để họ có đủ điều kiện thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. o Ủy quyền phải thể hiện sự tin cậy cấp dưới, nhưng không vì thế mà buông lỏng sự kiểm tra - kiểm soát trong quá trình ủy quyền. Câu 16: Trình bày các tiến trình kiểm tra. Bước 1: Xác định tiêu chuẩn. Ghi chú: Đối với các loại hình công việc mà chúng ta không thể xác định về những tiêu chuẩn cân, đong, đo, đếm thì các nhà quản trị nên xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn mang tính chất “mập mờ”. Bước 2: Tiến hành đo lường thành quả, xác định xem có đúng tiêu chuẩn không. - Nếu thành quả đạt tiêu chuẩn Không hành động. - Nếu thành quả chưa đạt tiêu chuẩn Xem xét sự sai sót có chấp nhận được hay không. + Nếu sai sót chấp nhận được Không hành động. + Nếu sai sót không chấp nhận được Xem xét tiêu chuẩn đặt ra đã phù hợp hay chưa • Nếu tiêu chuẩn chưa phù hợp Tiến hành bước 1 • Nếu tiêu chuẩn phù hợp Tiến hành bước 3 Bước 3: Tìm ra những nguyên nhân nào dẫn đến sự sai lệch để từ đó có các biện pháp khắc phục sửa chữa. . lợi thế về cho đơn vị của mình. Câu 5: Sự thỏa mãn tinh thần cho người lao động có luôn luôn mang lại năng suất cao không? Sự thỏa mãn tinh thần không luôn luôn mang lại năng suất cao cho người. biến thông tin: cung cấp những thông tin quan trọng hay dành riêng cho những người dưới quyền mà thông thường họ không thể biết được hay không thể nhận được. - Vai trò người phát ngôn: (thay. nhiều yếu tố: - Máy móc thiết bị. - Công nghệ. - Trình độ chuyên môn. - Môi trường làm việc. - Sự phù hợp đối với công việc. - Chính sách phúc lợi của công ty. Câu 6: So sánh các cách thức tiếp