giao tiếp kinh doanh giao tiếp nội bộ công ty

Đề tài số 9 Phần I : GIAO TIẾP NỘI BỘ CÔNG TY I. Giao tiếp nội bộ công ty: Giao tiếp nội bộ công ty là hình thức trao đổi thông tin, từ hai cá nhân trở lên với nhau một cách có ý thức và vô thức, bằng phương thức ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, trực tiếp và gián tiếp.Theo mục đích của từng cá nhân và của tổ chức. 1.Giao tiếp nội bộ công ty có những tính chất sau: Hình minh họa Giao tiếp trong công ty phải nhanh nhạy trong khâu nắm bắt, xác nhận thông tin, thông báo hay nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin chiến lược, đáng tin cậy. Nhưng việc thực hiện thành công các kế hoạch, tiến hành những thay đổi văn hoá cũng như những thay đổi cần thiết để đạt được những mục tiêu đột phá, nhân viên nắm rõ các kế hoạch chiến lược của công ty lại là yếu tố căn bản chứng tỏ sự tận tâm của họ. Việc đưa ra các quyết định hay kế hoạch của công ty cần phải xem xét đến mức độ cấp bách cũng như những khó khăn gặp phải trong quá trình giao tiếp và các chức năng giao tiếp phải hướng tới các kế hoạch chiến lược của công ty như sau: 1. 1 Nhu cầu và định hướng chiến lược: Giao tiếp là vấn đề khá quan trọng đối với các công ty, mục đích chính của giao tiếp là nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện các kế hoạch chiến lược. 1. 2 Hoà hợp và thống nhất Cái khó trong việc xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm là hoà hợp với các quy tắc, nghi thức của công ty và nhiều vấn đề bên ngoài khác. Thuật hùng biện trong quản lý các vấn đề công ty hay để thuyết trình thì rất hiệu quả. Tuy vậy để giao tiếp thì không mấy có tác dụng. Thông qua việc thông báo các chính sách hay kế hoạch, công ty hãy liên tục thử nghiệm và xác định rõ. 1. 3 Phẩm chất và sự tôn trọng Giao tiếp dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau của cả 2 bên, đó là quy tắc căn bản được xây dựng để tạo nên mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng. Nếu nhân viên trong công ty có được những mối quan hệ 1 Đề tài số 9 như vậy sự tận tâm đối với công việc của nhân viên trong công ty sẽ ngày càng tăng từ đó công ty sẽ ngày càng phát triển hơn hẳn những công ty khác không có được nhũng mối quan hệ như vậy. Bởi về cơ bản mà nói thành công của công ty phụ thuộc vào những nỗ lực làm việc đầy sáng tạo và theo nguyên tắc của nhân viên. Giao tiếp chính là dưạ trên phẩm chất và sự tôn trọng của đôi bên bởi nó xây dựng mối quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng giữa người với người, là nền tảng dẫn tới thành công của công ty. 1. 4 Thông tin chiến lược Thông tin là những chuyển động của giao tiếp, giống như dòng chảy của tiền tạo nên sự giàu có nên những dòng chảy thông tin nhanh nhậy và đều đặn sẽ phát triển và làm giàu cho công ty đó. Các công ty nên khuyến khích và duy trì những dòng chảy thông tin có hệ thống, đáng tin cậy, tối mật và có tính tức thời để rồi sử dụng những thông tin ấy tiến hành các kế hoạch chiến lược. Để được như vậy cần có sự tận tâm đối với công việc của các nhà lãnh đạo công ty, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ phù hợp ngoài ra còn cần có sự ủng hộ cũng như tham gia của đội ngũ nhân viên công ty. Dù tốt hay xấu dòng chảy thông tin của công ty chính là “ Biểu vũ đồ” để đo khả năng hoàn thành công việc. 1. 5 Sự rõ ràng và sức mạnh của thông báo Sự rõ ràng là tiểu chuẩn hàng đầu đối với một thông báo. Thiếu nó thông báo dễ gây nhầm lẫn thậm chí lộn xộn. Những thông báo rõ ràng, rành mạch sẽ được xem xét đầu tiên và một cách cẩn thận do đó nó sẽ không bị nhầm lẫn với bất cứ thông báo nào khác. Thông báo rõ ràng rành mạch là cân bằng giữa sự đơn giản và phức tạp được diễn đạt dựa trên sự cân nhắc về số lượng từ nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa. Ngôn ngữ là ngôn ngữ được sủ dụng trong giao tiếp hàng ngày bởi như thế sẽ thu hút được sự chú ý của mọi người hơn là những cáo thị hay những bài diễn văn. Tóm lại những thông báo rõ ràng rành mạch là những thông báo mạch lạc, nhất quán, đầy đủ truyền đạt được những ý mình cần. 1. 6 Những triển vọng đối ngoại Hệ thống thông tin trong công ty đòi hỏi một triển vọng đối ngoại và sự định hướng. Tất nhiên đưa ra một chiến lược là khi công ty phải đối mặt với những vấn đề như: môi trường bên ngoài, các khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà phân phối cũng như thuộc quyền quản lý của Nhà nước trong 1 xã hội. Các cá nhân hay nhóm làm việc đang cố gắng hoàn thành kế hoạch chiến lược cần hiểu rằng không chỉ có bản thân chiến lược mà còn có nhiều nguyên nhân cũng như phương pháp dẫn đến thành công. Không chỉ cần có một hệ thống thông tin đáng tin cậy bên ngoài công ty mà còn phải áp dụng thông tin đó đúng nơi đúng lúc sao cho hiệu quả. 1.7 Vai trò và trách nhiệm Một hệ thống thông tin mạnh phụ thuộc vào sự đóng góp cần thiết kịp thời của các nhân viên toàn công ty, mỗi một nhân viên đóng một vai trò trong đó, một số người còn góp nhiều vai trò. Nhân viên nên xác định rõ trách nhiệm của mình để có thể đóng góp thích đáng cho công việc. Trách nhiệm cần được phân chia rõ ràng trong việc gửi và nhận thông tin cũng như xây dựng những mối quan hệ có lợi để nhanh chóng thu thập những thông tin chiến lược đáng tin cậy. 1. 8 Lắng nghe và có mặt kịp thời 2 Đề tài số 9 Lắng nghe là một mắt xích quan trọng để giao tiếp tốt. Giao tiếp tốt không giống như bạn có khả năng hùng biện hay nói chuyện có sức thuyết phục mà là cuộc nói chuyện và thảo luận rõ ràng. Sẽ không có buổi nói chuyện nào hết nếu như bạn không lắng nghe một cách chân thành và đáp lại những thông tin hay thông điệp được đưa ra. Biết cách lắng nghe còn hơn cả im lặng một cách lịch sự hay chú ý vào những gì người khác nói, nói chung nó rất khác so với sự khéo léo giả dối. Đó là một đức tính tốt, học cách để biết được người khác nghĩ gì trong đầu là sự đầu tư khôn ngoan, nó yêu cầu ta phải khiêm tốn có tinh thần học hỏi. 1. 9 Đào tạo và ủng hộ Thừa nhận vai trò của mỗi nhân viên trong giao tiếp, công ty cần phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều có năng lực cũng như phẩm chất và ủng hộ họ hoàn thành trách nhiệm.Giáo dục và đào tạo phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của công ty và nhu cầu riêng của mỗi cá nhân cũng như của công ty. 1. 10 Phương pháp Những giao tiếp trong nội bộ công ty phản ánh sự thật là giao tiếp chỉ là một phương tiện không bao giờ kết thúc và không phải để đạt được thành công mà mục đích chủ yếu là tăng cường hoàn thành nhiệm vụ của công ty giao. Chức năng giao tiếp nên tạo ra một sự liên kết với đội quản lý của các nhóm đang hoạt động có hiệu quả. 1.11 Hệ thống khuôn khổ Khuôn khổ là một khía cạnh quan trọng của hệ thống hoạt động hiệu quả của giao tiếp chiến lược trong công ty, nó đòi hỏi người đảm nhận phải khéo léo và thận trọng. Thật hoang đường khi cho rằng tất cả mọi việc quan trọng trong công ty đều được cân nhắc kỹ càng, xem xét triệt để. Tính chính trực, tính kiên nhẫn, tổ làm việc, sự nhanh nhẹn và những phẩm chất khác của một nhân viên quan trọng đều không tuân theo bất cứ khuôn khổ nào. Tầm quan trọng hay giá trị của giao tiếp chiến lược không phải là một mục tiêu phù hợp để đặt trong khuôn khổ, về định nghĩa, nó là giá trị của chiến lược hay cơ hội, mục tiêu luôn được ủng hộ nó không phải là khía cạnh chiến lược của giao tiếp cũng không phải là mục tiêu của khuôn khổ. Khuôn khổ tốt nhất là bao gồm cả giao tiếp trang trọng, bán trang trọng và giao tiếp thường ngày. 1. 12 Liên tục đổi mới Không chỉ đơn giản là xu hướng quản lý nhất thời liên tục đổi mới là một câu hỏi không bao giờ kết thúc cho hướng đi phát triển hơn. Đó vừa là đặc điểm của cá nhân vừa là đặc điểm của nghề nghiệp và sự tận tụy của cá nhân hay công ty để thay đổi, chuyển biến và phát triển, không có nó chúng ta sẽ trì trệ không phát triển 2. Các hình thức giao tiếp nội bộ công ty: 2. 1 Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới Ngoài các cuộc họp ra, nhà quản trị còn phải tiếp xúc với nhân viên nhằm : - Kiểm tra việc thực hiện các quyết định; - Đánh giá tiến độ thực hiện công việc trong đơn vị để uốn nắn sai sót, động viên kịp thời những người tốt việc tốt; 3 Đề tài số 9 - Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tổ chức tốt công việc; - Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ. Nhà quản trị cần thực hiện tốt 8 nguyên tắc khi giao tiếp với cấp dưới : + Hãy tin tưởng và tín nhiệm nhân tài. + Hãy dùng người đúng. Người quản trị phải nhìn thấy được tài năng của nhân viên và phải lượng tài để sử dụng, tài lớn thì giao việc lớn, tài nhỏ giao việc nhỏ. + Đào tạo bồi dưỡng nhân tài, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động của doanh nghiệp trong cạnh tranh và hội nhập. + Hãy lắng nghe ý kiến của cấp dưới. + Hãy tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới. + Hãy đến với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim. Phải cư xử bằng tấm lòng chân thực, tăng cường mối quan hệ tình cảm, tâm lý. + Không quên lời hứa, Nếu không thực hiện được phải phản hồi, thậm chí xin lỗi. Có như thế mới tạo được niềm tin nơi nhân viên. + Khen chê kịp thời, khen chê phải đúng mực, khách quan, công bằng, nếu không sẽ phản tác dụng. Người có thành tích đều muốn khen trực diện, công khai trước mọi người. Đối với người có sai lầm, khuyết điểm thì nên góp ý trao đổi riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ, thích hợp với tâm trạng 2. 2 Giao tiếp từ cấp dưới lên cấp trên: Giao tiếp từ cấp dưới lên trên đặc biệt được dùng để đạt 3 mục tiêu : - Để báo cáo công tác hay thành tích cá nhân, ban ngành - Để đưa ra các đề nghị, ý kiến - Để phát huy sự tham gia vào quản lý - Hãy tuân thủ trật tự đẳng cấp. Mỗi một tổ chức đều được tổ chức theo cấp bậc và yêu cầu mọi người cần phải tuân theo, không được vượt cấp trong hệ thống đẳng cấp. - Cần phải phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình - Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư - Hãy quý trọng thời gian của họ. Khi cần báo cáo, bàn việc với họ, bạn nên trình bày ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể. - Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu họ, không chê bai họ sau lưng. - Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ. 2. 3 Giao tiếp với đồng nghiệp: - Không tò mò về việc riêng, cuộc sống riêng tư của người khác, không bình luận sau lưng người khác, không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm của đồng nghiệp - Cần có đi có lại với đồng nghiệp, không nên trao đổi 1 cách thực dụng - Giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng giữ một tần số hợp lý - Cạnh tranh 1 cách lành mạnh vì mục đích chung - Đối xử 1 cách chân thành , khen ngợi những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên - Phân biệt rõ việc công, việc tư. 4 Đề tài số 9 PHẦN II. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI GIAO TIẾP NỘI BỘ I Hình thức và tính chất 1. Ánh mắt Đây là cách làm phổ biến và thường được “ưa chuộng” hơn hẳn, nguyên nhân không chỉ bởi nó là một hoạt động tốn ít calo, mà nó còn chứa đựng bao hàm ý lẫn sự tình tứ của người muốn truyền thông điệp, bởi thế mà nhân gian có câu “liếc mắt đưa tình”, còn ở nơi công sở “liếc mắt đưa tin”. Chỉ cần cái nhau mày, liếc mắt sắc bén cũng khiến người tiếp chuyện hiểu sự không hài lòng của bạn. Một ánh mắt trìu mến, hàm chứa sự cổ vũ, đồng tình, khích lệ khiến của sếp hay đồng nghiệp cũng khiến bạn có thêm niềm tin vững bước trên con đường sự nghiệp của mình. Lời khuyên đặc biệt dành cho nhân viên mới, cần đặc biệt chú ý từng nét mặt, cử chỉ của sếp cũng như đồng nghiệp, đặc biệt là ánh mắt, bởi nếu là người nhạy cảm bạn sẽ biết những bước kế tiếp cho con đường giành niềm tin và thành công trong sự nghiệp của mình. 2. Trang phục Trong hội nghị hay đàm phán, cách ăn mặc của mỗi nhân vật đều có giá trị thông báo thông tin, bởi nó không những là phong cách thời trang thể hiện cá tính riêng của từng người, mà còn thể hiện địa vị cũng như tầm quan trọng của cuộc họp hay đàm phán. Dù là vật vô chi vô giác, nhưng trang phục lại là những ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với đối tác cũng như lần ra mắt đầu tiên trước nhà tuyển dụng, nó là một trong những nhân tố quan trọng trong việc “lấy lòng” đối phương. Ngoài ra, trang phục đôi khi còn là phương tiện để thể hiện phong cách ăn mặc, xu hướng thời trang, đẳng cấp của mỗi người. Cũng đôi khi nó là cầu nối cho những ai “hợp gu” dễ dàng thân thiết và bắt chuyện với nhau khi cùng một sở thích. 3. Tư thế, điệu bộ Một thế đứng thẳng, bước chân nhanh nhẹn, nhẹ nhàng khiến mọi người xung quanh đều cảm nhận được sự năng động, nhiệt huyết trong con người bạn, từ đó sinh ra sự quý mến hay cảm giác ngưỡng mộ, tin tưởng… Tư thế thẳng thắn, khoan thai, cùng với thái độ bình tĩnh, tràn ngập sự tự tin luôn là ưu điểm “hút” ánh nhìn chú ý và sự đánh giá cao của nhà tuyển dụng. Không ai có cảm tình hay ngợi khen những tư thế ngồi ngỗ ngược, mất mỹ quan, hay dáng đi hiện rõ sự” luồn lách” xu nịnh. Qua tư thế của bạn, mọi người phần nào đoán biết tính cách và con người của bạn, hãy cẩn thận nếu không muốn ai đó nắm được yếu điểm của mình. 4. Ngữ điệu nói 5 Đề tài số 9 Nói nhanh hay chậm, ngữ điệu khiêm nhường hay tự cao tự đại…cũng là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của bạn. Nói với tốc độ quá nhanh khiến mọi người không thể bắt kịp và nắm bắt nội dung bạn muốn truyền đạt, nói quá chậm lại không có sự truyền cảm luôn khiến người nghe muốn ngủ gật. Giọng điệu quá kiêu, tự cao thể hiện cá tính hay năng lực “ăn to nói lớn” của mỗi người nhưng lại gây sự khó chịu với người xung quanh… Trong bất kỳ tình huống, trường hợp nào (dù sang trọng, thân mật hay suồng sã…) đều nên “học ăn học nói”, giữ thái độ ôn hòa, ngữ điệu nói vừa phải khiến thông tin truyền đi được hiểu đúng và rõ nghĩa. 5. Quà tặng Giá trị lớn nhất ở mỗi phần quà tặng không mang tên vật chất mà đó là yếu tố tinh thần, nặng về tình nghĩa. Giữa đồng nghiệp với nhau, việc tặng những món quà nhỏ nhân ngày đặc biệt nào đó cũng khiến mối quan hệ hai phía trở nên khăng khít, thân mật hơn. Tuy nhiên, đặc biệt lưu ý đến những món quà tặng sếp. Đừng vì lợi ích cá nhân nào đó mà tặng quà để lợi dụng. Nên xuất phát từ sự kính trọng hay lòng biết ơn do tạo công ăn việc làm, do chiếu cố…Vấn đề này hết sức nhạy cảm, do đó bạn cần cân nhắc kỹ trước khi tặng quà sếp kẻo gây hiểu nhầm. 6. Nụ cười Sự thành công, ủng hộ, khuyến khích luôn được đánh dấu bằng những nụ cười thân thiện. Luôn giữ thái độ hòa nhã với nụ cười thường trực trên môi không những mang lại cảm giác thân thiện với mọi người xung quanh mà còn khiến chính bản thân có được sự khoan khoái, thanh thản. Trái lại, cần cảnh giác cao độ với những nụ cười mỉa mai, giả tạo của đồng nghiệp nhằm tránh xa các trò” chơi khăm” của “ma cũ” hay “đối thủ”. Làm được điều này không những đã tránh được mối họa mà còn thể hiện sự nhạy cảm trong chính năng lực phán đoán và cảm nhận của bạn. 7.Cẩn thận với tính hài hước Với những người đã hiểu bạn, cách bông đùa đó có thể chấp nhận được. Nhưng bạn nên biết rằng không thể hài hước với tất cả mọi người ở bất cứ lúc nào, trong bất cứ tình huống nào. Cẩn thận kẻo câu đùa của bạn có thể trở thành điều xúc phạm với người khác. Tốt nhất hãy tránh xa những lời bông đùa nếu đồng nghiệp của bạn không phải là một người thân thiện. 6 thói quen xấu trong giao tiếp nơi công sở 8. Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ Có thể bạn đã từng làm như vậy. Bạn chỉ liên lạc với đồng nghiệp A. khi cần nhờ anh ấy cung cấp thông tin hộ. Bạn chỉ hỏi thăm chị B. khi muốn nhờ chị tìm khách hàng giúp,… Giữa những “giai đoạn cần” đó, bạn thường không có liên lạc gì, thậm chí không thèm trả lời thư từ hay điện thọai hỏi thăm họ. Chắc chắn những người trước đây đã nhiệt tình giúp bạn, giờ sẽ cảm thấy đang bị lợi dụng. Họ dần trở nên khép mình, cảnh giác với bạn. Họ cũng chẳng hơi đâu nhiệt tình giúp đỡ những người vô ơn. Và bạn sẽ bị loại khỏi bộ nhớ của họ không thương tiếc. 9. Không trả lời những cuộc gọi điện thọai hoặc e-mail Thói xấu này ngày càng trở nên phổ biến, nhất là khi cuộc sống ngày càng bận rộn. Bạn đang vi 6 Đề tài số 9 phạm quy luật của cuộc sống văn minh đấy. Thói quen giao tiếp cẩu thả này đôi khi sẽ lấy đi của bạn những cơ hội lớn trong đời. Giả dụ có một đối tác lớn rất quan tâm đến doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn thờ ơ không đáp lễ. Tất nhiên, họ sẽ quên ngay bạn, thị trường rộng lớn mà. 10. Bỏ qua những giao tiếp căn bản Những người có thói xấu này thường xuyên quên nói “cảm ơn” hoặc “làm ơn” khi nhận hoặc yêu cầu điều gì. Những phép giao tiếp căn bản này thường bị lãng quên bởi rất nhiều lý do: con người ta quá bận rộn, không được dạy dỗ căn bản hoặc có tư tưởng là mình xứng đáng được yêu cầu người khác. 11. Không biết lắng nghe Đã có nhiều trường hợp phải trả giá đắt cho sự không biết lắng nghe này. Một trong những hậu quả của việc không biết lắng nghe là không biết đặt câu hỏi, cứ nín thinh không thể hiện việc mình có đồng ý với ý kiến của khách hàng hay không. Khi giao tiếp, không biết lắng nghe sẽ dẫn đến việc thông tin sai lệch, mất đi nhiều cơ hội và làm giảm năng suất vì còn phải vừa làm vừa sửa sai. Không những thế, trong giao tiếp với cấp trên, nếu bạn tỏ ra không biết lắng nghe, sếp sẽ đánh giá bạn là thiếu năng lực, hoặc không có ý thức cầu tiến. 12. Nói dối Có những người còn cố tình nói dối, còn những người khác thì chỉ “nói dối chút chút”. Dù nói dối ít hay nhiều thì hậu quả của nó đều không hay, hoặc làm hại người khác, hoặc làm hại mình. Việc nói dối chỉ có thể thông cảm được trong trường hợp bất khả kháng, hoặc khi nó không gây hại cho ai. Tuy nhiên, trong giao tiếp với đồng nghiệp, hay hơn cả vẫn là nói thật, nhưng nói thật một cách khéo léo, nhạy cảm, không làm tổn thương người khác. 13.Luôn miệng nói những lời tiêu cực Có những người thường xuyên thốt ra những lời chê bai tiêu cực về mọi thứ: chê công việc, chê không khí công sở, chê sếp, chê đồng nghiệp,… Hãy thử tưởng tượng, bạn có hứng thú làm việc không nếu người ngồi cạnh bạn cứ luôn miệng chê bai mọi thứ. 14. Phớt lờ cá nhân Bạn chủ trì một bữa ăn trưa với các đồng nghiệp trong nhóm. Tuy nhiên, có một đồng nghiệp không tỏ ra hứng thú với đề tài bạn thảo luận nên bạn đã chủ động không rủ cô ấy đi ăn các lần tiếp theo. Làm như vậy có thể khiến đồng nghiệp đó cảm thấy mình không được coi trọng. Khi mời, hãy để cô ấy lựa chọn. Đồng nghiệp có thể không thích đi nhưng bạn lại ép cô ấy. Và như vậy dần dần các cá nhân khác sẽ tự động rời bỏ bạn vì sự không phù hợp. Hãy nhớ, đồng nghiệp sẽ không phớt lờ bạn nếu bạn là người “bỏ rơi” họ trước. 15. Quá chú ý tới chủ nhân của câu chuyện Bạn có một câu chuyện hay nhưng đồng nghiệp hoặc sếp lại tranh lời bạn. Điều đó có thể khiến bạn cảm thấy mình không được đánh giá cao và tự hứa sẽ không bao giờ chia sẻ ý kiến nào nữa. 7 Đề tài số 9 Ai cũng biết cần phải đấu tranh đến cùng để bảo vệ ý tưởng của mình nhưng liệu đó có cần thiết khi mọi người chỉ đang nói chuyện phiếm để vui vẻ và không ai coi trọng ai nói gì. Do đó, hãy thoải mái và đừng quá chú ý tới chủ nhân của câu chuyện. 16. Ngắt lời đồng nghiệp Bạn có thể biết chắc điều đồng nghiệp định nói và ngắt lời trước khi cô ấy kết thúc câu nói để tiết kiệm thời gian. Nhưng làm như vậy là mất lịch sự và không tôn trọng người khác. Hãy nghĩ trong đầu rằng mọi người xử lí thông tin theo các cách khác nhau và người đồng nghiệp đó có vẻ mất nhiều thời gian hơn để đi vào trọng tâm của vấn đề. Hãy cho đồng nghiệp thời gian để kết thúc suy nghĩ của mình thay vì xen vào ý kiến của bạn. Nếu không, bạn thậm chí có thể bỏ lỡ ý tưởng hay của người đó. 17. Không chú ý tới cảm nhận của đồng nghiệp Khi đang nói chuyện với một đồng nghiệp, bạn bất ngờ nhận được một cuộc điện thoại, bạn vội vàng nhận nó mà “bỏ rơi” người đồng nghiệp kia. Anh/ cô ấy sẽ cảm thấy mình không được tôn trọng. Nếu tiếp tục hành động như vậy với những người khác, cuối cùng chính bạn sẽ là người bị bỏ rơi. Do đó, hãy lịch sự xin lỗi người kia rồi nhận điện thoại hoặc chờ tới khi kết thúc cuộc nói chuyện rồi mới trả lời điện thoại, tin nhắn, email. 18. Tỏ ra kênh kiệu Một đồng nghiệp mới tươi cười tới chỗ bạn bắt chuyện nhưng bạn lại lạnh lùng bỏ đi. Tất nhiên không ai muốn làm việc với một đồng nghiệp kênh kiệu như vậy nên việc bạn bị đồng nghiệp phớt lờ sớm muộn sẽ xảy ra. Do đó, hãy thân thiện và hòa đồng với mọi người. Chú ý tới từ ngữ và giọng nói khi nói chuyện và đừng tỏ ra mình thông minh, tài giỏi hơn người. 19. Nóng tính Mọi người thường lảng tránh những người tính tình nóng nảy, cư xử thô bạo. Nếu bạn là người như vậy, hãy thay đổi để thân thiết hơn với đồng nghiệp. 20. Đọc nhầm tên đồng nghiệp Đồng nghiệp có một cái tên không phổ biến. Nếu bạn không phát âm nó một cách chính xác hay tự động gọi sang một cái tên khác vui và dễ nhớ hơn khi chưa được phép của người đó có thể điều thất lễ. Khi bạn gặp ai đó với cái tên bạn chưa từng nghe tới, hãy hỏi lại, nói lại to lên và viết ra phòng trường hợp bạn quên. Nếu từng trải qua sự coi thường, bị “bỏ rơi” nơi công sở, chắc chắn bạn sẽ hiểu cảm giác thất vọng ra sao. Vì vậy, hãy kiểm soát những hành động thiếu chín chắn, có thể gây tổn thương người khác của mình và bạn sẽ có mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp trong văn phòng. 21.Linh hoạt năng nổ Người năng nổ có sở thích rộng rãi, có thể tiếp xúc với nhiều người và làm được nhiều việc khác nhau. Bạn có thể tìm hiểu về những điều mà họ thường xuyên tiếp xúc nhưng không cần thiết phải tinh thông. Nếu một khách hành nói chuyện với bạn về một lĩnh vực bạn không thích hoặc không mấy quan 8 Đề tài số 9 tâm nhưng bạn vẫn có một sự hiểu biết nhất định và khiến khách hàng hài lòng. 22.Giữ chữ tín Đây là điểm vô cùng quan trọng trong cách giữ gìn những mối quan hệ. Một người biết giữ chữ tín sẽ được người khác coi trọng và tin tưởn1g. Khi đã hứa hoặc nhận lời một việc gì, dù bản thân không làm đươc nhưng bạn vẫn cố gắng hoàn thành nó. Chỉ cần bạn tự hỏi có nên làm hay không, đừng nên tự hỏi có thể làm hay không, bởi trên đời này không có việc gì là không thể xảy ra. 23.Khéo léo Sự khéo léo ở đây là chỉ trước mặt đồng nghiệp hãy tán thành quyết định của sếp, nhưng khi tiếp xúc với mình sếp cần nói rõ ưu khuyết điểm của quyết định để sếp biết rằng bạn là người có trách nhiệm mà vẫn kính trọng sếp. Điều đó của nghĩa là bạn đã dành 70% khéo nịnh sếp và 30% cho lời khuyên trung thành. 24.Khen chê thích hợp Không ai yêu quý người thích nói khoác bởi họ không biết khi nào thật, khi nào giả dối. Có thể nói quá đôi chút thành tích của mình nhưng không nên quá đà bởi sẽ gây ra sự hoài nghi về năng lực của bạn. Khi nói chuyện với người khác, khen người một cách hợp lí cũng chính là khen bản thân mình. Khi giao tiếp, biết cách khen chê hợp lí cũng là một nghệ thuật ứng xử. II. Một số điểm cần lưu ý: 1. Phong cách nghề nghiệp * Hãy tạo cho mình một bề ngoài trông cảm giác vui tươi, khỏe mạnh, thể hiện cách ăn mặc, đầu tóc, lịch sự, mang phẩm chất chuyên môn. * Cần chú ý đến mọi hành vi, cử chỉ, tác phong nhanh nhẹn, đừng lề mề. * Hãy lịch sự, an cần với mọi người, cởi mở trong giao tiếp hai chiều. * Nên học cách chấp nhận các ý kiến và thử thách mới bằng sự hào hứng và lòng nhiệt tình, tập cách làm việc hiệu quả dù dưới sự cưỡng bách. * Tạo thái độ tích cực trong cuộc sống để tránh bị pha lẫn trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể, nâng cao khả năng ngay từ ban đầu, đừng thụ động, nhưng cần tế nhị chứng tỏ những kỹ năng và tài năng của mình. * Phải luôn sẵn sàng tiếp thu và sửa chữa các sai sót, tránh tính hoài nghi và châm biếm. * Biết cách tìm tòi, học hỏi mọi thứ để bổ sung cho công việc nhằm phát triển khả năng lãnh đạo của mình. 2. Xã giao trong văn phòng * Chào hỏi hàng ngày những người cùng cơ quan, gọi tên theo tập quán, văn hóa trong cơ quan. * Đối với nhân viên mới, nên giúp đỡ họ, giới thiệu người mới đến với các nhân viên khác trong văn phòng khi vó dịp. Có thể mời họ dùng cơm trưa với mình ở một vài bữa đầu, nên dành thời gian để hướng dẫn cho họ về những nội qui, qui tắc trong công ty. * Nếu bạn là nhân viên mới, đừng bao giờ là người chỉ trích, chê bai và không nên tỏ ra thân thiện và tự 9 Đề tài số 9 nhiên quá sớm * Chú ý khi giao tiếp với những người lớn tuổi trong cơ quan * Phải tuân theo trật tự, đẳng cấp, nguyên tắc làm việc, không được vượt cấp. 3. Kỹ năng giao tiếp trong công sở Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc: Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn" Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ. Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai"! "Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"? Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. 3.1 Lắng nghe rồi mới đánh giá Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe. 3.2 Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao 10 [...]... chia sẻ và tìm thấy niềm vui trong công việc Thậm chí, chốn công sở còn được xem là ngôi nhà thứ hai để họ cùng giải tỏa những bức bách, tâm sự về gia đình, chồng con, nội ngoại Khi ấy, sự tỵ hiềm sẽ chào thua trước đoàn kết Câu Chuyện thứ 5: Chị Phuơng Thảo vừa đuợc Công ty Lưu Phúc tuyển dụng vào vị trí Truởng phòng kinh doanh, vì quen biết với nguời nhà của Giám đốc cty và cũng là vợ sắp cuới của giám... nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.ới các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp PHẦN III VÍ DỤ MINH HỌA Câu Chuyện thứ 1: Người rãnh rõi Không dừng ở việc theo dõi nề nếp, tác phong, Trân một nhân viên nhập liệu còn vào mạng nội bộ kiểm tra từng máy tính để xem mọi người làm gì, liên lạc với ai,... rồi gọi nhiều cũng thành quen Phải nói chị Lan là người sành điệu nhất công ty bởi quần áo thay liên tục Một tuần mặc đủ 6 bộ, không bộ nào trùng với bộ nào, trong khi các em thì còn chả có quần áo mà làm dáng Ai cũng chẹp miệng và khen chị vài câu cho chị hài lòng mặc dù phong cách của chị cực kì xấu và già Hễ có gái trẻ vào công ty là chị lại nói này, nói nọ, tỏ vẻ khó chịu rằng: “Các em trẻ đẹp thế... này để giao tiếp hiệu quả hơn 3.3 Thông tin đơn giản và dễ hiểu Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp 3.4 Tiếp nhận phản hồi Việc chuyển tải nội dung... Nhiều lần như thế, chị đâm bực bội trong người, quát tháo này nọ với các đồng nghiệp Ai cũng khó chịu nhưng biết chị vì chưa chồng nên thế và đành ngậm ngùi bỏ qua Sáng thứ 7 công ty vẫn đi làm bình thường Và vì là ngày cuối tuần nên chị ăn diện cho ra trò Những bộ đầm lướt thướt như quý bà nhưng lại sexy, hở nửa phần trên khiến cho ai cũng choáng váng Có lẽ nếu ai đó vào công ty mà nhìn thấy chị thì cho... tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn 3.6 Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện... Ngà có cảm giác, mọi người không muốn chia sẻ với cô trong công việc cũng như mọi hoạt động khác của phòng Hoặc là tìm hiểu về 13 Đề tài số 9 công ty, hoặc là làm mấy việc linh tinh, làm "chân điếu đóm" cho phòng, chấm hết Khi Ngà thắc mắc, mọi người lại mắt tròn mắt dẹt nhìn cô cứ như thể Ngà là người ngoài hành tinh vậy Rồi công việc cũng được giao cho Ngà nhưng nếu như nhiệm vụ và chuyên môn chính... chuyển công việc sang một công ty khác, sếp tổ chức tiệc chia tay và nhìn gương mặt hể hả của tất cả mọi người đã từng là nạn nhân.Trân chợt chạnh lòng: hóa ra việc cô ra đi là tin vui cho các đồng nghiệp Đó cũng là một bài học cũng như kinh nghiệm cho những ai như Trân Tuy nhiên, dù muốn dù không, tình trạng nói xấu vẫn diễn ra hàng ngày và trở thành món ăn không thể thiếu trong thực đơn ở công sở... là vợ sắp cuới của giám đốc nên cô ta tỏ vẻ cấp trên khi mới ngày đầu tiên đến cty Lúc ra về cô ta để mất thẻ xe và bị bảo vệ cty giữ lại không cho lấy xe, vì mới đến nên cô cũng chưa có thẻ nhân viên cty và vì cty rất đông nên bảo vệ chỉ làm đúng trách nhiệm của mình Cô ta bỗng lớn tiếng la lên: Tôi là truởng phòng của cty này, là vợ sắp cuới của giám đốc anh liệu mà làm kẻo mất việc như chơi đấy Vừa... mới bao giờ cũng phải làm đủ thứ việc lặt vặt trên đời trước khi muốn được chạm tay vào công việc chính" Sau này, các chị trong phòng giải thích "đó không phải là bắt nạt nhân viên mới mà là rèn luyện tính kiên nhẫn Với cả, có làm việc vặt thế mới có thời gian tìm hiểu về công ty kỹ càng, trước khi bắt tay vào công việc" Cũng may Linh là người chịu khó, chứ nếu không, chắc cũng đến nước rút lui sớm . Đề tài số 9 Phần I : GIAO TIẾP NỘI BỘ CÔNG TY I. Giao tiếp nội bộ công ty: Giao tiếp nội bộ công ty là hình thức trao đổi thông tin, từ hai cá nhân trở lên. phi ngôn ngữ, trực tiếp và gián tiếp. Theo mục đích của từng cá nhân và của tổ chức. 1 .Giao tiếp nội bộ công ty có những tính chất sau: Hình minh họa Giao tiếp trong công ty phải nhanh nhạy. thuộc vào đặc điểm của công ty và nhu cầu riêng của mỗi cá nhân cũng như của công ty. 1. 10 Phương pháp Những giao tiếp trong nội bộ công ty phản ánh sự thật là giao tiếp chỉ là một phương tiện