1.1 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐÈ TÀI
Hội LT-TP TP.HCM (FFA) là một tổ chức phi lợi nhuận, đại diện cho các doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh - chế biến lương thực, thực phẩm trên địa bàn TP.HCM Với số
lượng hội viên không ít (khoảng 170 hội viên) và tổng quy mô khá lớn (sản lượng của hội
viên chiếm hơn 20% sản lượng của tồn ngành), công tác thông tin của Hội thông qua bản tin đóng vai trò rất quan trọng Bản tin vừa phải đáp ứng nhu cầu thông tin nội bộ (thông tin về hoạt động của Hội và hội viên) lẫn nhu cầu thông tin kinh tế, thị trường, công nghệ
mới liên quan đến ngành
Để thực hiện tốt vai trò của mình nhằm hướng tới mục tiêu là cầu nối giữa Hội với hội
viên và giữa các hội viên với nhau, trước hết bản tin phải tự mình tồn tại và phát triển bằng nguồn thu lâu dài và bền vững Nếu cứ trông chờ vào sự trợ giúp luân phiên của hội
viên như hiện nay (mỗi hội viên tài trợ 2.000.000 đồng/kỳ và lương của nhân viên phụ trách bản tin được tài trợ có định bởi một thành viên của Hội) thì những người thực hiện
ban tin sẽ không bao giờ biết được bản tin của mình thu hút độc giả như thế nào, đáp ứng nhu cầu thông tin ra sao mà cải thiện ngày càng tốt hơn Hơn nữa, bản tin nên dựa vào
nguồn thu của chính mình để có thể đề ra các chiến lược phù hợp và dài hạn Sự tài trợ của hội viên chỉ nên được xem là cứu cánh sau cùng
Vậy làm thế nào đề bản tin có thể tồn tại và phát triển lớn mạnh mà không dựa vào các
nguôn tài trợ?
Đề tài “Biện pháp tạo nguồn thu cho ban tin của Hội Lương thực-thực phẩm
TP.HCM” là một đề tài có ý nghĩa thực tiễn, giúp bản tin có thé tự mình đứng vững bằng
nguồn thu lâu đài và chắc chắn, bước đầu thỏa mãn nhu cầu hội viên hiện tại và dần dần
thu hút số lượng hội viên tiềm năng ngày càng nhiều
12 MUC TIEU ĐÈ TÀI
s* Khảo sát thực trạng thu chỉ về hoạt động của bản tin FFA và nguồn thu của một số bản
tin khác
s* Dự kiến một số biện pháp tao nguén thu cho ban tin FFA
Trang 313 PHAM VICUA DE TAI
> Chi nghién cứu bản tin bằng giấy và dự kiến một số biện pháp tạo nguồn thu cho bản tin bằng giấy
> Đối tượng nghiên cứu: các doanh nghiệp trong ngành LT-TP và các doanh nghiệp có thể là nhà cung cấp cho các doanh nghiệp trong ngành
1.4 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
Do đối tượng nghiên cứu là bản tin (bằng giấy) của Hội nên cơ sở lý thuyết về bản tin rất ít, không cụ thê, hầu như chỉ nói về các Hội và bản tin điện tử của các Hội ở nước ngồi
Vì vậy, đề tài này được thực hiện chủ yếu dựa vào hoạt động thực tiễn của các Hội ở Việt Nam: xem xét cách làm của họ, tại SaO họ lại chọn cách làm như vậy, có gặp khó khăn gì không, nêu có thì giải quyêt như thê nào Từ đó, đôi chiêu với FFA và bản tin của Hội nhăm tìm ra và thực hiện các biện pháp tạo nguôn thu cho bản tin FFA
Cụ thể:
- Phong van nhân viên phụ trách bản tin cia FFA dé tim hiểu hoạt động của ban tin
- Phong van nhan viên phụ trách bản tin của các Hội khác để tìm hiểu nguồn thu của
một sô bản tin, từ đó đê xuât một sô biện pháp tạo nguôn thu của bản tin FFA
- Két hợp với cơ sở lý thuyết thực hiện kế hoạch tiếp cận một cách khoa học, hệ thống - _ Phân tích thuận lợi và khó khăn khi thực hiện kế hoạch nhằm đánh gia tinh kha thi cua
Trang 5Chương nay trinh bay nhitng nội dung lÿ thuyết được sử dụng để thực hiện các biện pháp
tạo nguồn thu cho bản tin, gom co ly thuyết bản tin nhằm để hiểu rõ về sản phẩm mà FFA muốn tiếp thị và lý thuyết về tiếp thị nhằm tạo nên tảng thu hút và làm thỏa mãn khách hàng một cách khoa học, hệ thống
2.1 LY THUYET BAN TIN 2.1.1 Ban tin là gi?
Ban tin là một dạng báo cáo đặc biệt theo định kỳ về một đề tài cụ thể Một bản tin hay và chuyên nghiệp là bản tin có thể tồn tại và phát triển chỉ bằng tiền bán bản tin mà không
cần dựa vào quảng cáo Thông tin trong bản tin phải cập nhật và thường không thế tìm
thấy ở bất cứ nơi nào khác Nó là một sự mở rộng hợp lý từ các báo và tạp chí thương
mại
Do hướng đến một nhóm độc giả chọn lọc, bản tin thường chứa đựng các thông tin nội bộ
trong lĩnh vực tương ứng, những lời khuyên hợp thời và những tin tức sốt dẻo - những điều sẽ trở thành lạc hậu không lâu sau đó Bản tin không được phân phối cho các sạp
báo, dĩ nhiên cũng không đành cho thị trường rộng lớn Thực tế, sô lượng người đọc tiềm
năng trung bình của bản tin trong một lĩnh vực nào đó thường tương đối nhỏ Bởi vì
lượng thông tin cụ thể, chuyên biệt của mình, bản tin có thể yêu cầu trả phí cao Nhưng
các chủ doanh nghiệp sẵn sàng đáp ứng đề có được các thông tin đáng giá này
2.1.2 Thế nào là một bản tin thành công?
Mỗi bản tin đều có những đối tượng mục tiêu riêng, và những người mua nó sẽ chấp nhận trả giá cao cho những thông tin trong đó Không có những thông tin nào không thé
tìm thấy, cũng như luôn có một nhóm nhiều người say mê, muôn có chúng Làm thế nào
biết được độc giả muốn gì? Câu trả lời nằm ở chỗ chúng ta sử dụng nguôn lực và kiến thức của mình như thế nào
Đề một bản tin thành công, nó phải phù hợp với sứ mạng của tổ chức và cung cấp thông
tin một cách chiến lược Nếu bản tin chỉ như một đống các thông tin rời rạc, không đồng
bộ và không có kế hoạch truyền thông rõ ràng thì độc giả sẽ không bao giờ chịu bỏ phí
thời gian để xem nó Bất kỳ bản tin nào đều phải hướng đến đối tượng độc giả cụ thể,
riêng biệt và đáp ứng được nhu cầu thông tin của họ Khi tổ chức cung cấp cho khách hàng các thông tin có giá trị, họ sẽ trở lại hết lần này đến lần khác và xem tổ chức như một nơi cung cấp thông tin đáng tin cậy
Bn cL Ình i, mL ]t bLÏh tin tinh cong cin phL Ìi LILL giao “ng th Ì¡ nL ln LILIc
Trang 6mL Ì¡ quan nL] MCA knit Oe ling tin, tH) ene sO thLly sL Ìc mL Ình eLla mình
2.1.3 Mục tiêu của bản tin
-_ Nhắc mọi người nhớ đến sự hiện diện của tổ chức
- Tang doanh thu bằng cách giới thiệu lặp đi lặp lại các địch vụ đến khách hàng tiềm năng
- _ Hình thành mối quan hệ lâu dài với độc giả Bat cit người nao trong số họ cũng có thể trở thành khách hàng, người hợp tác, tư van, cung cap dich vụ,
- _ Bên cạnh việc trở thành một phương tiện tiêp thị dịch vụ của các tô chức, bản tin có
thể tạo ra thu nhập bằng các quảng cáo 2.1.4 Độc giả mục tiêu
Xác định độc giả mục tiêu thật đơn giản: bất cứ người nào nhận thấy thông tin của tổ chức
là có ích đối với họ Không chỉ những người trong ngành mà còn cả những người có công
việc liên quan và các tổ chức tìm kiêm các thông tin chuyên môn Tổ chức có thể chỉ ra
các lợi ích từ những lời khuyên của mình như làm sao có được các phương pháp tìm kiếm thông tin dễ nhất, rẻ tiền nhất và gần nguồn thông tin gốc nhất
Một số cách tìm kiếm độc giả như nhờ vào một công ty chuyên bán thông tin, hoặc các khách hàng cũng đang muốn mua thông tin tương tự Tổ chức có thé đăng quảng cáo trên các tạp chí thương mại có liên quan đến đề tài đang làm, bao gồm đầy đủ chỉ tiết về bản tin, hoặc nhờ một người lãnh đạo hướng dẫn thông tin và gởi chỉ tiết sau đó Đặc biệt đối với giá của bản tin, các tổ chức có thê chuẩn bị và gởi tài liệu cũng như các mẫu hơn là đưa ra giá trực tiếp
Cách chắc chắn đề thiết lập một danh sách độc giả tiềm năng là thu lượm từ một hội chợ hoặc hội nghị chuyên ngành Các tổ chức có thể xin danh thiếp của họ Tất cả những người tham dự sẽ quan tâm đến đề tài bản tin của tổ chức
Sau đó, chuẩn bị thư trực tiếp mô tả lợi ích và đặc tính của bản tin và cách đăng ký Các
tổ chức có thể tặng một cuốn sách nhỏ đặc biệt cho những người chưa đăng ký bao giờ,
hoặc một sự chiết khấu nào đó Có thể đính kèm một bản tin mau dé cho thấy ban tin của tổ chức xứng đáng bỏ tiền ra mua và dành thời gian ra đọc như thế nào
Bán bản tin — cũng như bán những sản phẩm khác — cần nhiều thử nghiệm Các tổ chức cân test phản ứng ban đâu về ý tưởng hoặc vê những bản tin đâu tiên được xuât bản
-_ Giá luôn là một khía cạnh đòi hỏi sự tinh tế, khéo léo của việc bán thông tin Tổ chức
Trang 7- _ Tần suất của bản tin cũng đóng vai trò quan trọng Mặc dù các tô chức có thê chuẩn bị và phát hành bản tin hàng tuần nhưng độc giả có thể không kịp đọc nó và đề nghị bản tin hàng tháng
Một danh sách độc giả tốt nên được dùng nhiều lần Hãy đưa ra nhiều lần đề nghị sau đó với một khoảng cách thời gian nhât định đê mời gọi những người chưa thê ra quyết định ở lan dau tiên
2.1.5 Lam thé nao dé cé nhiéu quang cao và tài trợ hơn?
Không ai muốn mua quảng cáo Mọi người muốn giải quyết các khó khăn của mình Họ tìm kiếm giải pháp Một bản tin có chất lượng không phải chỉ rêu rao: nhìn coi công việc
biên tập của tôi tuyệt hảo như thế nào? Hoặc bản tin của tôi có rất nhiều độc giá Thay vào
đó các tô chức phải hướng đến chính xác khách hàng của mình, bán cho họ những lời tư
vấn
Các nhà xuất bản nhỏ nếu không có đủ điều kiện thu hút các thân chủ quảng cáo to lớn thì hãy bắt đầu với những mâu quảng cáo nhỏ Các mục rao vặt đang phát triển nhanh hơn những quảng cáo lớn Các tổ chức nên thu hút và giữ lấy các nhà quảng cáo vừa và nhỏ như các nguôn thu đảm bảo
Một khi có được doanh thu, tổ chức cũng phải luôn đối xử tốt với họ như thời gian đầu
Đôi khi điêu này có nghĩa là nên từ chối những lời đê nghị không thích hợp 2.1.6 Lợi nhuận
2.1.6 IChuẩn bị và hoạch định chiến lược bản hàng
Trang 8~-_ LLh ích cL la nầ xuL ]tbL Ïh
ChL Ìp nhL Ïn quL Ìng ếo n bLÏ tin tLo ra mLIt nguL Ìn thu kẾc cho cơng ville kinh
doanh cL Ïa tL Ì ehL Íc BLÌng ếch ốn quL Ïng ếo, nầ xuL Ït bLln bL] c LÌy lo ra
bLÌn tin cï chL Ït IL lLlng tÙ lt nLln OF Oa rin CO ngL ]L]i Ce 10h con ụ quL Ìng ế ếo SL] Llu IILh è¡ nguLÏn thu mL Ì¡ tLÌ doanh sL quL Ìng ế ếo cho b
tin gip tL] chL Ìc phL Ìc vLÌ kẾch Ang chu ~o hL Ìn Nh xuLlt bLIn ci thL] cLii (Ch hoL Ìt Chg bLIng ếch mL ]Lln im nà vLÏn hoL Ìc âng cLlp aL] thL Ìng phL Ïn mL Ìm hay nL] thL Ìng pần phL Ìi
- LLliehcLla cơng ty quL Ìng ếo
NA quL Ìng ếo cï thL] truyL Ìn thơng ¡L Íp cL Ìa ơn Llh mL | sL] Ung Le giL] eC nO TO ene éng biL Ìtz vL] Ce Cech minh bao nhiu thi éng ci thL ] tìm kiL Ìm nhL Ïng nh quL Ïn ếo ph hLlp THẾ kẾch Ang mL Ìc ứu cL Ïa mình bLÌy nhĩu BL Ìt kẴ] thong tin fio vL] nần khL Ìu nf tO che et Oe tO & cule kno s Ce giL] Llu1m cho tL Ì chL Ìc aL] dng thuyL Ì phLc nh quL Ïng ếo gilli thiLlu
tin bln tin cLla mình -_ LLliíehcLla Ll gil]
LILI giL]1 ngL ]Lh muL Ìn § “nh gi cao nhLIng quL Ìng & ếo cL la tLÏ chL le LhLlụ fly chL Ï°ng khi vi[ |e quL Ìng eo LILI: thL ]c hi ln mL Ì ếch HK hL Ìp Thị chL Ïc
Co s x[ T alli si h Ae LI: sLln phL Ïm nL] Mình mua QuL] ng ếo
cLhhg cung cLlp cho nal Ce nhilu thong tin hLÌn cLlng nhL ] nhL Ìng nguL ]n kẾc nhau L]tLÏ ïnLÏ ki ]m LILI- nhL Ìng thơng tin, sLÏn phL Ìm mình eL_Ìn NL Ìu
im tLe vile ây, nhL Ìng mL Ìu quL Ìng ếo cĩ th ]3 1L ] ích chính cho Le gil 2.1.6.2Bồn bước thiết lập một chiến lược bán hàng nhờ quảng cáo
BLILIc 1:L ]Llnn gí quL Ìng ếo
CPM (cost per thousand readers) — chi phi ttn 1000 hai BL Ìn tin cĩ he cLng bao nhiu ng Li Oe? NOu bLn tin cz 1000 Le gi LÌnh gi 20$/ ng Co, CPM 1 20$ Cc CPM kfc nhau ty theo thL ] trL ]LÌng phL lưnh gĩ rL ] aL la ưn Llc giL ] - bLh nầ xuL BL ILÌh cơng ty quL Ìng ếo
PEA - Pulled Erom Air ML Ìt phL lLÌng pấp rL Ìt thơng th[ lLlng Š tầnh cơng LÌn khơn ngL] LÌ quyL Ì Ohh ot uL Ìng ếo HL Ì¡ 10 nầ xuL ]tbLlh bLlh tin hL Ì LĨnh gi nh thL] âo, è tLÏ chL Ïc A ci 10 phLn hL Ï¡ kẾc nhau Ly1 mL Ìtêu tL]LÌ thong thLILng: *, Joe ci mL bLÌn tin v[ Ì¡ éng chL Ï LÌ Š anh ta ra gĩ 50%/quL Ìng ếo, ain toi cLIng Ch gf gil ng vL Ìy.”
Trang 9BLILI 2: NhL Ìn d[ Ìng cơng ty quL Ìng ếo
NhL Ìn dL Ìng toLJi sn phLm ri Le giL] cL Ïa bLÌn tin quan?m
BLO 3: ThiLt 1p nguyn te ¢ chinh ch quL Ìng ếo
QuyL Ì L Ình mL ]¡ kL Ì bL Ìn tin cĩ bao nhĩu mL Ìu quLÏn ếo, chiL Ïm khơng gian bao nhiu, OO nhL Ïng vO tri âo NLÏu kếch ing Che oLne & ếo nhiLlu (On cr Oe kiuyCh mi gi khong? (chL]n hLÌn LÌ3k me ếo thì LILÌ‹ miLÌn mA iO
4) TO che cOh tniLh ILlp m[L ]thL Ì th ng theo di ville Ot Ang qu ếo cLIng ohL] doanh thu tL] quL Ïng ế ếo D cho hL ] thLIng LILlc chL n1 mL Ì si
phLÏn mL Ìm tỉnh vi hay mL |t 1L lch mì ¡Llù quan trLÌng nhL ÌtÌ nĩ phL Ïi hiLlu
quL
BL ]Ll 4: TL Ìo ñn nhL Ìng ếch thL |e Lh ng Š ếch thL Ïc thanh tL Ìn
LL ]a chLla LÌt ầng: xem ếc dL Ïch vL Ì quL Ïng ếo nhL Ì nhL Ìng sL Ìn phL Ìm kc è cho hL Ì nhiL Ìu ếch thL le LÌ nes nhL Ì ĩ thL Ì Bao gL Ìm ếc hL lLlng dL la L Ìtầng
Š thanh tLÌn L] ci thL ] thL Ì hiLJn qua ếc Lìn Ch fing, phone, fax, email
Cch thanh tL Ìn: chLp nhL Ïh thanh tL Ïn qua thL] tin dLhhg, gc š LÏn mL Ì 2.1.6.3Tìm nhà quảng cáo và bản quảng cáo
Bước 1: Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh
-_ Quanất LÌ¡ thL ]cL Ình tranh È xem ai Che qul_Ing ếo tn bL Ïh tin eL Ïa hL ] - Tìm hiL lu gí quL Ìng ếo cL la ếc LÌ thL ]ày
-_ Tìm hiL lu mL of uL Ìng ế ếo tiL Ïm nL Ìng eL la tL ] chL lc* bL Ì ra bao nhĩu LÌn O quL Ìng ếo ữn bLTn tin cLla nhLhg Ch thL | cL Ình tranh
Bước 2: Phân bổ nguồn lực bán hàng
Bán quảng cáo và phát triển mối quan hệ bền vững Với các công ty quảng cáo có thể là
một dự án tốn nhiều thời gian Ngân sách bán hàng của tổ chức nên phản ánh sự kiện đó
1 TL Ì chL Íc sL] bLÏ ra bao nhu thL Ì¡ gian LI (Llp trung cho dL lch vLÌ quL Ìng ế co
cLla mình?
Xem Xt Cc cong vile rL ]LÌc khi quyL Ì Llnh pần bL]thL] gian: - NhL Ìn Bn quL Ìng ếo
- Tildn finh giao dL Ï chi chính
- TIL ]p tL Ì: thơng tin tầm Šo, IL]h cLÏm LÌn Š thu ti Ìn quL Ìng ếo - Chn quL Ìng ếo
Trang 10GiL ktich fing quL Ìng ếo
2 TL chL Ìc sL] Clu tL] bao nhiu tiLtn LlnL] tL] cho dL Ích vL] quL Ìng ếo?
ML ]L Ìh chuýn gia phL téch Vn Day?
- TL ]3m, nhL | r[ Ìng doanh thu phL Ï cĩ th ] 6 [li L]LI v[ li thL ]¡ gian ảnh cho viL Je ốn quL Ìng ếo ThL Ì¡ gian cL ]a tL Ì che oF gf trL Ì 50% mL Ít giL ] khơng? NL lu tL Í chL ]c bL Í ra 10 giL] cho viLle ốn quL Ïng ếo thì thu nhL Ïp tL] quL Ìng
ếo phL Ìi em 1L Ïi ít nhL ]t3 5008
3 Thũ ngL Ìi hay (Lim Bước 3: Tiếp xúc
By giL], vil_lt cho mL ngL ]Lli thích hL Ïp OJ mi cong ty Od giL] thiL ]u vL] mình Cho hL Ï biL Ït ? do tL ]¡ sao hL Ï ñn quL Ïng ếo n bL Ìn tin cL la tL Ï chL Ìc nì khơng phL Ìi tn bLÌÏn tin cLla L li thL Ì c[ Ình tranh LL lu †,Ếc tL] che eLIng
pht triLÌn mL Ìi quan nL] vi of quL Ìng éo tiLlm nL ng, vì vL ly ñy dng tn cLla
nU, website ca aU, cho aH bit (che niu? vO a Ri ti, en Li ¢
pần tích phLÏn Che cLla nL
Bước 4: Đề nghị bán quảng cáo và kết thúc việc bán hàng
LIL] xuLlt vi Ïc ốn quLÌng ếo vì khL ] nL ng pất triLÌn cLla tLÌ chL Ìc trong
tL]Llhs lai LO: nghL ] ñn bao gL Ìm kích cL quL Ìng ếo, tL Ìn suL ]t cL la bBLÌh
tin’ gf cL] cL Ìng thm nhLhg min qi Ce bile tO chL Ìc ảnh cho nL], ohL] Ong 3 kL quL Ìng ếo tì LILlc mlh phí kL] quL Ìng ếo thL Ì 4 NLù tL] chLÌc Ly
nghe phL Ìn Llng cL ]a nL] è bLln tn cL ]a tL Ì che ct éng th, ] tL lEhhg mL Ìc u vL Ì¡ hL Ì mì ILli LÌ nghL ] crthLÌ LILIc hL ]Llng Che
Bước 5: Giữ nhà quảng cáo
ThiL Ì iLp mi quan hL ] vL]i nhL Ïng cơng ty quL Ïng ếo chính NL lu tL Ï ehLlk
Trang 112.2 LiTHUYOT TIDP THO
2.2.1 LUa chUn phU Ung tin truyUn thong
Cï nhiL ]u dL Ìng Knh truyL Ìn thơng, cĩ th Ì L]L Ì chia tnh 2 nhĩm 1L Ìn 3 (1) truyLÌn
thơng tre ti_lp qua con ngL ]Lh (personal) Š (2) truyL Ïn thong gin tLlp qua | moi
trLILIng kfic (non-personal)
& TruyLIn thong trL lc tiLÌp: 3 ấ trình truyLIn tin trong i 2 hoL Ìc nhiL Ìu ngL ]L]h
hLÏh thơng tn tLe tiLÍp vLh nhau Hình thL Ìc Ây cĩ thLÌ1 Lh mLl (face to face), qua iLln thoL Ïi, qua thL ], cin gLli3 truyLÌn thơng 2 chiL Ìu TruyLÌn thơng 2 chiL lu ct Ou mite Ong Lh ktich tin trong nel Th hL Ïn, ế nần trình ồ nhL Ïn phL Ïn hL Ì¡ n ay Ce shLÍPh tiLln cLh Knh truyLÌn thong fly bao
tiLlp thL] Le «Llp (gLh thL ] ul le tiLlp, ti_lp thL] (xa 6 iL th qua
website) È ốn Ang € nfin
MLIc 4 vL Ìy, nu Om dL Ìng Llu ¡iL lm cL là truyL Ìn thơng tre tiL Ìp, neh to tìm mL Ï¡ ếch Cp Xe vL Ï¡ kẾch Ang m khong BÌNH sLÌ [he ¡ i TH pắp cL hL Ï sL Ï khi[ln nL Ì cï cL Ìm gic BL im niLn, tO rn @ Oh ng khong tL
vL] doanh nghiL Ìp thi Llu ‘Chm (Lh vLlu tL] tinh he im
& TruyL Ìn thong gin tiLlp: chuyL Ín tL thơng tin khơng thơng qua tLlp Xe, te Llng qua IL]¡ Le ti_lp gil_la ngL ]Ll vL Ì¡ ngL ]L]i Ly Ầ dL Ìng truyL Ìn thong 1
chiL Ïu,fe LĨng LÌh kẾch ầng trong mL Ìt thL Ì¡ gian ải Cc phL ÍL Ìng úL Ìn cï thL | Ầ: quL Ïng ếo, quan nL] cLlng Che, h Ì¡ chL ] š triL Ìnm
Llụ ¡iL lm cL là truyL Ìn thơng gín úL ]p3fc Llng Lln sL Ì ơng L li tLL lng énglc; Š
Trang 12& BL Ìng sauˆy sL Ì trình By Ou nb Om cL]a ếc phL ]L Ìng tiL Ìn n Che voi sn phL]m1 é deh vO to nguL Ïn thu cho bL Ïh tin FFA:
BLhhg 1 Oe one im cha & phL ]LÌng till truyL Ìn thơng PhL lLÌng tiLhh Lu iLIm NhL ]Lk ¡L Ìm
TiLlp thL] trLTc úL ] Tính chL Ïn IL Íc cao NLÙù wie bt ếch sLÌ - GUinO Le 4L] TruyLln Lh thơng tin hLÌn Lh ph] C, Lh - TiLlp thL] (Ld xa chlInh, chuyn $u Ooch ng khong Lk vo - TiLl thL] qua website Nhanh ching, ae holt FFA cho kfich Ang
Rin: tL], thn mL] > aL] kiLÌm j1
Bn fing nin SLs tiLJp nL tLe tiLp | Chỉ phí cao
DL ‘Lo cho kfich fing cL ]m gíc bLÏ quL ]y rL ly
Qul_Ing fo Tc Lng éng ic Un nhiLtu | Chi phi cao
( Li voi B2p: Fax, tLlp chí | Li lan trong thi gian | Tinh chL Ìn IL Ìc thLIp
chuyn nénh, nin gim the k | di Khĩ kiL Ìm sL Ìt
nễnh, brochurc, )
Quan nL] cLIng Lng hL Llng tL Ïn â ñy khơng cLln thiL Ït vì thL LÏng LILI HL] chL], triL Ìnìm a chLle vLJi quy mơ Dh, ki tLn Km
Tim IL Ì, vì mOe tiv Ca chin 1 trayOn thong Oe U1 rai tim ktich fing
mL Ì¡ trong khoL Ïng th Ìi gian ngL Ïn vL ÌÌ chỉ phí chL Ïp nhLÏn L]Ll đn ÿu cLlu
LÌt ra ì phL Ì ìm cho qố trình truyLÌn thơng aL] dng, nhanh chin nhOn Oe phLn nChe ¥ khong tÙ Ìn nhiL Ìu chỉ phí Do 7, te giL] chL Ìn hình thLle pẾt brochure cho kfich fing mL Ïc tu trong ếc bul h triLIn 1m, hL Ì chL ], nLii thLlo, *o tL Ìo in
quan = ngnh (quL Ìng ếo) nhL Ìm pI Lhù giL ]Ì thiLlu dL Ïch vLÌ cLla HL Ì, kLÌt nL] h vL Ì¡ gL ]i thL ] tre tiLlp v ti_lp thL] tL] xa (LÏp thL ] tre tiLlp) O
ti_lp thE] cho dLIch vL1
OO vi tiLlp thL] tLe tiLIp, NVNT sL Ì am hiLlu ¢ truyLÌn thơng củ kẾch ue theo phL Llng tiL Ìn ni kẾch ng mon muL Ìn Cdn tho email, fax,
cLlng nhL Ï thi gian thuL Ïn tin Oi voi nO LÌ] khLle phl_le “are ue
cLla truyL Ìn thơng trL lc tiL Íp
2.2.2 ThiL ]t kL] thơng L]iL lp s* Trả lời 3 câu hỏi:
-_ Ci gì khiL Ìn cho ngL ][Ìi mua nghL ] Llh è ânh LÌng?
Trang 13+» Thông điệp phải ngắn gọn
Nếu không có thể trở nên là người mang đến phiền phức cho khách hàng Hãy nói những thông tin quan trọng trước như lợi ích của sản phâm và cách liên hệ với bạn
Cuối thông điệp nên để lại số điện thoại và địa chỉ website Lặp lại tên của người gọi, tên
công ty, và số điện thoại một cách nhã nhặn để khách hàng không phải xác nhận lại 2.2.3 Cc bL]L]e tL]o m[L ]t brochure tiL ]p thL]
2.2.3.1 MŨ lc ñu gL ]j brochure
-_ GiL h thiL Ïu sLÌn phL Ìm LÌn kích Ang tiL Ìm nL Ïng
- Cung cLlp thong tin cho kfich fing hiL ]n tL ]¡ vL] nhL Ìng thay Oi trong cong ty, sLIn phLlm mL Ji, hoL ]c sLÏn phL Ìm LILL fing cLlp
2.2.3.2 Ai rin nhUn brochure ry?
- Kfich fing hiLIn (Li
- Kfich ng mL Ï
2.2.3.3 TU chUle muOn Oe gil ci phUn Ung gi khi nhUn brochure? ~_ BiL ÌtvL ] doanh nghiL ]p š sLÌn phL Ìm
- MuL Ìn am kiL Ïm Š dng sh phL Ïm cL Hà tơi ngay ILlp tLÌc 2.2.3.4 Cc thơng tin ln hLÌ
2.2.3.5 NL]? dung chính: gL Ìm ếc thơng tin sau:
Trang 14GU nO tle tiLlp 1 dL Ìng truyLÌn thơng viLlt cung cLlp thong tin hoL Ïc mL Ì L]¡ LÌ nghL Ì nhL Ìm kích thích sL Ì phL Ìn Li ville eLli thL ]ưLlc ti_lp dda tin
nhLIng danh ếch“ LILÌc thu thL Íp sLÌn Lùn LÌm bL lo ngL ]Ll nhL Ìn thL]
IRIRR tLlo iLdu kiL Ìn hL Ïn hL Ï¡ dL] dng, nhL Ì sLÌ iLln thoL ÌÌ, email hoL Ìc
mL Ìt bì thL Ì cĩ ấn tem J1,
+ ThiL Ìt iLp mL Ìc tiu, bLIng ếch tL] i mt sO eu ai CO bh:
- MuOh Ch Oe iu gì? KẾch fing m[L Ï¡?
- tmthL io Ck Ole? Dng dL ]uL lụ trong thL ], postcard, hoL letL]rLl MuLÏn mL ] ngL ]L li phLÌn hL Ïi bL Ïng ếch äo? L]L Ìn thoL Ìi, email hoL Ìc bì
thL Ï cĩ ấn tem sL Ìn?
+ ML ]tfthL ]ẹthL ]ìm LÌL Íc nhL Ìng gì?
- Too sO tiLlp ắc ban L lu vL Ì kếch Ang tLJOhg lai
-_ KiL Ïm nghiL lm1L ] LĨnghL] L]¡ vLh L gil
- KhuyL Ïn khích cuL |c LÌi thoL Ì¡ ế nần
s% Khi vill, dng chil_In ILIL AIDA:
Thu Ất (Attention): oLln LÌu tín phL Ïi lơi cuL Ìn sL Ì cñ ¡ la ngL ]L]i Ce - Thong tin (Information): oLIn thL] 2 cung cLlp thơng tin
- KhL ]ï dL ]y sL] mong ruth (Desire): oL]n kL] ti_lp 1m cho kfich fing kL] vL Ìng cĩ [II sn phL ] m
- Tình Llng (Action): cuLli éng kích thích hL Ì in hL Ì vLh pLln LÌ mua sLÌh phL Ìm
s* Các yếu tố của một bức thư trực tiếp là:
Thứ nhất Phong bì (chỉ đối với thư bằng giấy): là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng có được, quyết định khách hàng có nên đọc thư hay không Trên phong bì khách hàng sẽ chú ý đến tên và logo của FFA, đến nội dung chính của bức thư, kích thước của bức thư, màu sắc của phong bì Điều này làm chỉ phí tăng lên nhưng sẽ làm nổi bật bức thư Khi khách
hàng quyết định đọc thư, tổ chức có nhiều thuận lợi hơn
Thứ 2 Nội dung bức thư: để truyền thông hiệu quả với khách hàng tiềm năng, hãy suy nghĩ về các mục tiêu đã đê ra
- wt thL] tiLIp thL ] tLÌ ci fiu Lh mL Ïtê éu in Lìm, lơi cuL Ïn ngL Lh Le
say nh tLe Chg th, «TL sao Hn poh trL ] thuL ] nhiL Ìu hL Ìn
Trang 15Sau 7, bao gL Im nhL Ïng IL Ìi ngL Ìn eL Ìn, cL] bh giL li thích tL Ï chL l3 ai,
LÌ nghL] Gi gi, sLIn phL Ìm cLlatLÏ chL lc ct He im gi kfic voi Oi nO
cL Ình tranh Š nhL Ïng 1E] ich Ca sn phLIm ra sao
LIoElh cụL ca bO ec th 1 ning thong tin tin nL 6 thong iLdp kích thich phL Ïh hL Ìi
Thứ 3 Những chỉ tiết kèm theo: có thể là phiếu hồi đáp, phần mềm gởi tặng khách hàng,
hay những mâu vật Các chi tiết này cân được chú ý đê tạo hiệu quả
Thứ 4 Yêu cầu hồi đáp: cần tạo ra cơ chế thích hợp để yêu cầu khách hàng hồi đáp Hồi đáp có thể là yêu cầu thêm thông tin hay yêu cầu đặt hàng Cần thiết kế sẵn các mẫu biểu để khách hàng điền vào Tạo điều kiện thuận lợi và nhanh chóng cho khách hàng hành
động Cần cung cấp lý do để khách hàng hành động ngay
*
s* Lưu ý: gới thư trực tiếp sẽ có hiệu quả khi tất cả các yếu tổ cùng hoạt động một cách tốt nhất Trong khi tỷ lệ phản hồi dao động từ 1%-10% hay nhiều hơn nữa, giá trị của mỗi phản ứng có thể lớn hơn chỉ phí và hành động gởi thư trực tiếp có thể rất có lợi Tuy nhiên, việc tràn ngập các bức thư có thé làm giảm sự chú ý và làm mắt đi tính cấp thiết của nội dung bức thư
+ Êm thL Ì âo gia tL Ìng tL TL ÏphLlh nẴ li?
KC nLlp uL]p nL] (LÏ xa Š chL lLlng tình ci HO ele lp im gia
tUng (010) phn ni 0 5% tn 15%
Nội dung bức thư được thiết kế khác nhau cho giám đốc kinh doanh, tiếp thị, và
nhà quản lý câp cao sẽ có được tỷ lệ phản hôi cao hơn là cùng một nội dung gởi cho tât cả đôi tượng khách hàng
Tu O phL Ìi ¡ ngay Šo trL Ìng tm, fin ILÌi ku gL Ìi Anh Che Ni fin gLÌm
nhL Ïng (Ome Li O nghL] hoLle ñ do LÏ ầnh Che NhL Ì miLIn phí,
chiL]t khL]u, phLÌn gĩ trL] tầm Šo, hoL]e euL]i tuLÌn ây, sL Ì kích thích kẾch
fing phL Ìn ach
Èm ï thơng iL Íp,1L]h LÌ nghL Ì, hoL Ìc ếc phLlLÌng aL]n LÌ phLlh nL Ì NL lu 3 gL Ì¡ th[ Ì qua email thì ềng phL Ìi Ầm z nhL Ìng nL Ìi fone tin vi email thL ]L lng LILI mL] ra, xem Ÿ ĩng IL Ìi nhanh hL Ìn th bLIhg gil] gi
NgL ]LÌi gL li thL] ini mL é nần, khong phL Ìi cong ty
s% Đối với email: Không gởi email cho những khách hàng không yêu cầu Nó có thé làm cho khách hàng có ấn tượng xấu về tô chức
Trang 16Tiếp thị từ xa có thể hiệu quả khi giới thiệu sản phẩm mới, nghiên cứu thị trường, xin
cuộc hẹn gặp mặt, và bán sản phâm
ci 4 loL ] kL Ích bLÌn cL] bL Ìh, ty theo tính phL Ìc tL Íp c[ ]à thơng ¡L Ìp ốn ing rf
kL Ích bLÌn ảo L]LI 1L la chL Ìn sao cho ph hL Ïp nhL ]t vV[ ]¡ nhu cL lu cL la (L] chLle:
- KUch bon “ng nguyn von (Verbatim Script): nẹL ]L li gLli theo “ng tL Ìng tt] trong kL Ích bLh Tuy nhin, khong phL Ïi ‡e âo hL] cLÌng dng ia gil_Ing nhau trong mLJi cuLle gL Ìi KL Ích bLÌn cho pắp ngL ]Lli eL li mLIt cht Sng tLo
LoL Ì¡ ầy thích np khi gL Ï¡ cho ngL ]L li tiu ang, chi FO kno &, § mL sL]
giao dL lch B2B Lun gilIn Cch fy tL ]o sSLÏ kRc biL lít qua thL Ìi gian
- KOech phn phic thLlo (Outline Script): kLÌ hL Ïp cuLle Oi thoLli theo “ng
nguỳn vLÏn (LÏ phLÏn giL ]i th Ïu ð kÌ te) vLli nhỈ Ïng êu hL Ì¡ chính È nhL Ïng phL Ïn hL ] cĩ thLÌ cLla kếch ầng KL Ích bL Ìn ây thL]Llng L]LI‹ áng
trong ếc tình huL Ìng phL Ìc tLlp khi nL ]Ì dung cule gL Ìi cï thL Ì chuyL Ïn sang
nhi Ìu hL ]L lng KẾc nhau
- KLch bLÌn LILI nO don (Guided Script): cin LILI gLÌiì kLch bLÌn
Lli thoL]i noL Ì- kL Ích bln nhL Ìy Bn LoLli Ay cho phi ng ]L li gL Ìi thL ILlp mL quan hL Ï vL ] kếch fing KL Ích bLÌn OC HD ]L ng dL Ìn tn IuyLln
cho ng Li gL li KO nL Ìng thLlo IuL Ìn, hL Ìn Ì Ce, bLIng ếch cho hL Ì biL Ì
mLle tiu cLla tL Ìng hon trong cuL Ìc eLli Phun giL ]i thiLlu, ñu 1L ]¡ ích, ¥ kLÌt tắc thLILng Co viL Ìt sLÏn PhLÌn chính cL la cuL Ìc gL Ìi trinh By nhLIng von LI phLÏh hL Ìi cLÌng nhL Ì nhL Ìng IL]i (L] chL li 6u bLlu LILI dL] tinh rL]L
- KOleh bon kX hoLeh gL ]Ì (Call-Plan Seripb: khi ngL]L]i gLl muLÌn mi
chuyL Ìn vL ÌH kếch ng dL ]L li aL Ìng cuL le LÌ]¡ thoL ]“mL Ì°, kL Ìch bLÌn â thle chL] bao gLÌm mL Ìc u ch cuL Ìc Li; nhLng cam kL LÌi wh kăch Bing tiLlm nLng, ếc vLÌn LÏ chính LÌ aC phLn ick tắc, Š nhL Ìng nh Oh cen im ti_lp theo KL Ích bLÌn ip n Oi gL li kiL ]m sL Ìt cuL Ì- gL li, nll Ing tre tip On kot al § Ce Cte ếc mL c tiu cL Ïn thi Ì
Trong chL Llng 5, tc giL] L] nghL ] NVNT áng keh bon Oe hL ]Llns dL Ìn
Trang 17& ML ]tkL [ch bLln L]LIc viL Ìtra gil_ly:
~ Gïp ngL ]L li gL ]¡1n k ÏhoL Ïch è ki Ìm s Ìt qố trình è nL Ì dung cuL le gL]Ì
LILlm bL Ío ứnh nhL Ì qốn vL]kLh quL] § ville truyLÌn LÌ mL Ì thơng iLTp chuL Ìn
- Thun tin cho villein IuyL Ìn š kiL Ìm tra - KhuyLÏn khích sL Ì tLlp trung
Khơng cĩ kL ch bln, ngLILi eLii ci thL] tị phL Ìi mL ]t sL ] r[ ]ì ro nhL Ì ILlb ILli, bL] sĩt, khơng nhL Ì qấn, Š chL LIL] khơng (Lh Khi sL ] dL Ìng bt cL
kLIch bLÌn â fio, fy chLle =ph rong Hi uL TL] tin phLii nĩi cho kẾch hing biL Ït
neL ]Ll gL Ì¡ ai, muL]n LÌ cLlp On sLIn phL Ìm gi, v tLÏ¡ sao hL ] 1L ñn dng
sL Ïn phL Ïm cL la tL ] chL Íc dì khơng phL ]:1 eL la ngL xtc Giải quyết những phản ứng từ khách hàng:
- Kch bLÌ: gip ngL ]Ll gL li tL Íb trung khi kếch Đng tLÌ¡ phLln LÌi noL Ì- khĩ chL Ìu, è gïp ngL ]Lh gL ]¡ trL Ì IU li phL Ìn trình ồy cL Ìa mình mL Ìt ếch in tLe, khong bL] gin oLlh
~_ Khi râu thuL Ìn vL ]i kẾch Ang nLly sinh, fy dnh thL Ï¡ gian LÏ uN i du sau 7 ti_lp tHe abi dung êu chu, NhL ] rLÌng m c tiu cLla ng gL lit xoay chuyL Ìn cuLle Hi thoLli theo hL ]Llng tích ncL
a LL]h khuyn cho ti_lp thL] (xa
s* Luôn dé lại thông điệp
Bat cứ khi nào gọi điện thoại, hãy để lại thông điệp Kiên trì sẽ chiến thắng Truyền thông
điệp qua điện thoại thường xuyên đủ để nhắc khách hàng tiềm năng nhớ đến sản phẩm
của tổ chức Nhưng không gọi quá thường đến nỗi khách hàng cảm thấy bị làm phiên,
quấy ray
s* Tại sao nên để lại thông điệp?
- _ Vì một điều, người gọi muốn người ta nhận ra sản phẩm của mình Người gọi không thể thuyết phục khách hàng mua hàng lần này hay lần kế, nhưng những thông tin mà người gọi để lại sẽ có thể thực hiện điều đó
- Vi mdt điều khác nữa, người gọi đang xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng ngay cả khi không tiếp xúc trực tiếp Cách này sẽ thuyết phục khách hàng rằng người gọi kiên trì và bền bi
- Sau cùng, người gọi điện thoại đang là người truyền thông Cần cho khách hàng biết họ có cơ hội được hưởng chiết khâu
Trang 18Bình thường, một người đại diện có thể gọi 15-20 cuộc điện thoại trong vòng | giờ Tổ
chức có thê lên kê hoạch gọi điện trong ít nhât là 3 giờ nhưng không quá 5 giờ l ngày Vì
thê môi ngày có thê gọi được 60-100 cuộc điện thoại
b ThL Ìâo1 úL Ìp th tH xa tinh cong?
Thông thường, tiếp thị từ xa sẽ có khoảng 5-10% tỷ lệ thành công Để theo dõi, hãy ghi lại nội dung của tat cả các cuộc gọi (dùng mẫu Báo cáo tiếp thị từ xa trong phụ luc M)
Bao nhiêu cuộc gọi được thực hiện Bao nhiêu người đồng ý mua sản phâm, bao nhiêu
người không mua, và bao nhiêu người gọi điện lại Từ thông tin này, người gọi sẽ có thể
rút ra kết luận về giải pháp nào đem lại lợi nhuận nhiều nhất
2.2.4.3.Sự kết hợp giữa gởi thư trực tiếp và tiếp thị từ xa
Khả năng của gởi thư trực tiếp có thể là không gì so sánh được trong lĩnh vực cá nhân và
thúc đây khách hàng đi đến hành động mua Gởi thư có lợi thế về sự năng động, sáng tạo
nhưng nó thiếu sự đối thoại trực tiếp Ngược lại tính đối thoại trực tiếp là một thế mạnh
của tiếp thị từ xa, ngồi ra nó cũng như gởi thư trực tiếp còn có tính nhanh chóng và cấp
thiết Do đó, việc kết hợp hai công cụ này sẽ tạo ra kết quả phản hồi tốt hơn
2.2.4.4Tiếp thị qua website
Thay vì cần phải có nhiều nhân viên để phục vụ trong một trung tâm quản lý cuộc gọi đặt hàng hay dịch vụ cho khách hàng 24/24 thì một website có thê lam tat ca với chỉ phí thấp
hơn vì nó luôn hoạt động Những khách hàng chưa ghé thăm và sử dụng trang web thì
FFA co thể gởi thư hay gọi điện để mời họ ghé thăm trang web
Tác giả không chọn tiếp thị qua website vì hiện nay trang web của FFA chưa đủ các công
Trang 192.3 MƠ HÌNH THL]C HIL]N Cơ sở ê rabiệ n Mu cfiucu abié n Xc i nhkfich fing mu c fiu
Kế hoạ chtié pea n
Sau khi tm hiL ]u Iĩ thuyL Ït vL I bL In tin cL la ếc hL lí LI ne nghli $ khL Ìo ất
thLe nguL Ïn thu cho bLÌn tin LÌ mL Ìt sL] nL li phL] biLÏn vill Nam, tc
giLl sL] phn tích Š LÌ ra &€ Thua nlo i¢khi ‘cho bL Ìn tin FFA ML Ie tiu
cLla ếc biLÌn pấp, ếch ấc khă n(nh ei tính Ong nhL ] kL] noLlch úLlp
Trang 21Chương 3 mô tả cụ thể về FFA va cac hoat dong chức năng của Hội, kèm theo một số phân tích nhằm cung cấp cái nhìn tong thể về môi trường tác động đến việc thực hiện ban tin và nguôn thu của ban tin
3.1 TONG QUAN VE FFA
Hội LT-TP TP.HCM - FFA (Food and Foodstuff Association) là hội thành viên của Hiệp hội doanh nghiệp TP.HCM, được thành lập ngày 10/01/1998; đặt văn phòng tại số 9
Quang Trung, Phường 11, Quận Gò Vập; Email: FEA-hcmc(hem.vnn.vn; Website: www.ffa.hcmcity.com, www.ffa.com.vn Người đại diện là ông Nguyễn Trường Cổn Hội là một tổ chức phi chính phủ, tập hợp các doanh nghiệp sản xuất - kinh doanh - chế
biên LT-TP và đô uông trên địa bàn TP.HCM (sản lượng của hội viên chiêm hơn 50% sản
lượng của tồn ngành)
Phương châm hoạt động của Hội LT-TP là “Đại đồn kết, tập hợp đông đảo doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế vào tổ chức Hội đề giúp đỡ, bảo vệ quyền lợi chính đáng của hội viên, ồn định và phát triển doanh nghiệp, nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu
quả kinh doanh từ đó phát huy vai trò, vị trí và tiếng nói chung của ngành trước công luận và công quyên” 3.1.1 San pham Bang 2 Cac san pham va chung loai san pham Nước châm — Gia vi -_ Nước chấm: nước tương, chao, mắm nêm, tương ớt, tương cà, sa tế, bột nêm
Thực phâm chê biên - Dua mon, cu kiéu, ớt ngâm dâm, tỏi ngâm giâm, cà pháo muôi,
~ Mì ăn liền, bánh phở, bánh tráng, hủ tiếu dai, phở ăn liền
- Thủy hải sản chê biên: các loại măm cá đông, cá biên, chả giò, tôm viên, cá viên,
tôm chua, há cảo, hônh thánh, pa tê, xúc xích, chả lụa, nem chua, lạp xưởng
Thủy hải sản tươi sông -_ Các loại cá, mực, cua, bạch tuộc nghêu, tôm
Nông sản chê biên - Gao, ca phé, tiêu, trà, đậu phụng, nắm, hạt điều, nghệ, gừng,
-_ Trái cây va rau cải
Đồ uống - Nước giải
khát -_ Các loại nước ngọt có gaz và không gaz, nước ép trái cây, xô đa, nước tăng lực, sữa, -_ Bia và các loại rượu
Bánh kẹo
- Banh bong lan, banh cracker, banh Flan, bánh mì ngọt, bánh phông tôm, bánh quy,
bánh snack, bánh trung thu
-_ Kẹo sữa, kẹo chocolate, keo trai cay, keo dau ph6ng,
3.1.2 Tổ chức
Đại hội thành lập nhiệm kỳ đầu tiên được tổ chức vào ngày 10/01/1998, bầu ra 15 Ủy
Trang 22đã bầu ra 19 Ủy viên Ban Chấp hành và 3 ủy viên Ban Kiểm tra Ban Chap hanh bau ra Ban Thường vụ có 7 ủy viên (trong đó: 1 Chu tich, 3 Pho Chu tich, 1 Tong Thu ky va 2 Ủy viên thường vu) Sơ đồ tổ chức FFA Đại hội đoàn thể (ĐH đại biểu) BanKiêmta Hàn Chấphành
Ban Tài chính - Xã hội Ban Thường vụ Ban Tổ chức - Phát triển
Ban chấp hành gồm 23 người, dug Vănphòng Hội thanh viên (nhiệm kỳ 5 năm); gồm 1 Ban kiểm tra và 3 Ban chuyên mon: øan 1o cnưc - Phát triển, Ban Thường vụ, Ban Tài chính - Xã hội Chủ tịch được Ban chấp hành bầu ra Quá trình ra quyết định: đa số Ngồi cuộc họp hàng năm, các thành viên không tham gia bất cứ hoạt động nào của ban chấp hành
Các điều lệ của Hội bao gồm mục tiêu, số hội viên, sự gặp gỡ giữa các hội viên, số đại biêu quy định, sự ủy quyên, kết thúc tư cách hội viên, nhiệm vu, ban điêu hành và ủy ban
thường trực (xem chỉ tiêt ở phụ lục C))
Hầu hết các hoạt động/chương trình của FFA được khởi xướng và giám sát bởi phó chủ
tịch thường trực và các quản lý văn phòng Hàng quý, nhân viên chuân bị các bản báo cáo
cho ban châp hành
Mặc đù có bản mô tả công việc cho Ban chấp hành nhưng không có bản mô tả công việc
cho từng cá nhân trong ban
Nhận xét: FFA có một nền tảng tốt trở thành một hội dân chủ bởi vì điều lệ của Hội dựa
trên đa số phiếu bầu và không phân biệt loại doanh nghiệp Tuy nhiên, với cấu trúc hiện tại dường như các doanh nghiệp gia đình và doanh nghiệp nhỏ, hưởng lợi không bao nhiêu Câu trúc điều hành không dân chủ và không tạo được mối liên hệ giữa các hội
viên Bên cạnh đó, ban quản lý còn khá bị động trong việc hướng dẫn Hội một cách chiến
Trang 233.1.3 Lập kế hoạch
Hội cũng vạch ra cho mình một bản phát biểu nhiệm vụ chiến lược gồm các mục tiêu của FFA Muc tiéu chinh la cai tién kha năng cạnh tranh của các thành viên băng cách ủng hộ
hêt mình, cung câp những khóa huân luyện cũng như dịch vụ thông tin qua mang lưới Các giai đoạn phát triển của Hội từ trước đến nay:
- Giai đoạn I (1/2001-6/2002): giới thiệu FFA qua báo chí, hội nghị, dịch vụ, phát tờ
bướm
- Giai doan 2 (7/2002-12/2003): giới thiệu FFA trên website để đạt được mức độ bao phủ nhiêu hơn
-_ Giai đoạn 3 (1/2004-nay): tap trung phát triển thực lực để phục vụ số hội viên ngày
càng đông: cơ sở dữ liệu, hệ thông quản lý và đào tạo nhân viên
Đầu năm 2002, khi phát hành kỷ yếu lần nhất, Hội phải đi xin tài trợ ở các doanh nghiệp Tuy nhiên, đến ký yếu lần 2 (đầu năm 2004), đã có 28/80, tức hơn 1⁄4 số hội viên thường xuyên tự đăng ký tài trợ, cho thấy FFA làm việc dần có hiệu quả, các doanh nghiệp bước
đâu nhận thây Hội đem lại cho mình nhiêu lợi ích
Mặc dù vậy, tầm nhìn và sứ mạng của Hội chưa được định nghĩa rõ; các thành viên chưa
nhận thức đây đủ vai trò của FFA, quyên lợi của họ cũng như vai trò của họ đôi với Hội FFA chỉ chuẩn bị kế hoạch cho các khóa huấn luyện và một vài hoạt động trong năm Tuy nhiên, kế hoạch đào tạo thường thay đổi vì Hội không thê kiểm sốt các tô chức thực hiện đào tạo
3.1.4 Hội viên
Hiện nay FFA có hơn 170 hội viên, nhưng chỉ có khoảng 80 doanh nghiệp là hội viên thường xuyên, nghĩa là những doanh nghiệp này có đóng hội phí, tham gia khá đầy đủ
những hoạt động của hội như đào tạo, hội thảo, hội chợ, triển lãm, xúc tiến thương mại
FFA xem tất cả các doanh nghiệp tham gia bất kỳ hoạt động nào được cung cấp bởi FFA
là thành viên, thậm chí nếu doanh nghiệp nào đó không trả phí Dĩ nhiên, các tổ chức này không thể nhận cùng mức dịch vụ từ FFA với các thành viên khác
Hội viên được đăng thông tin và bài viết cúa doanh nghiệp mình miễn phí trên chuyên
san “Tiêu chuẩn — Chất lượng và Vệ sinh An tồn Thực phẩm” của Tỗng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Để giúp các doanh nghiệp hội viên mở rộng thị trường,
thông qua việc giới thiệu những sản phẩm đảm bảo an tần thực phẩm đến người tiêu
dùng Hội LT-TP dã thoả thuận với Tạp chí Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để Quý doanh nghiệp hội viên có thể đưa thông tin miễn phí trên Tạp chí Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng và chuyên san Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
Trang 24Hội phân loại các doanh nghiệp hội viên theo thành phần kinh tế và theo sản phẩm vì mỗi đối tượng có những đặc trưng riêng (ví dụ như doanh nghiệp tư nhân thường có quy mô vừa và nhỏ, với số vốn cũng như số nhân viên ít, thích hợp để nhận những đơn hàng nhỏ
hoặc tham dự những hội chợ nhỏ ) đề Hội có thể tổ chức các dịch vụ của mình một cách thiết thực và phù hợp Bảng 3 Phân loại doanh nghiệp theo thành phần kinh tế
Hội viên Sô lượng | Tỷ lệ (%) Doanh nghiệp nhà nước 38 22,09
DNTN 46 26,74
Công ty TNHH 64 37,21
Công ty Cô phân ll 6,40
Trang 25Bảng 4 Phân loại doanh nghiệp theo sản phẩm
Nhóm sản phâm Sô lượng Tỷ trọng | GTSX năm 2002 Doanh thu xuât khâu
doanh nghiệp (triệu đồng) năm 2002 (triệu đồng)
Nước châm — Gia vị 21 12,21%
Thực phâm chê biên 53 30,81% 4.095.486 41.193
Thủy hải sản tươi 32 18,6% 5.337.119 3.869.411 Nông sản 32 18,6% 4.313.475 1.868.821 Nước giải khát 25 14,53% 1.693.354 21.042 Bánh kẹo 13 7,56% 5.143.913 106.645 Nguyên liệu thực phâm 21 12,21% 897.219 105.136 (Nguén: www.ffa.com.vn, cdp nhật ngày 26/07/2004) 3.1.5.2 Kết nạp hội viên
Thông qua các hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp thiết thực và có chất lượng, đây mạnh việc thu nạp hội viên mới đúng đối tượng, đảm bảo chất lượng, FFA từng bước thực hiện mục
tiêu về vai trò đại điện cho cộng đồng doanh nghiệp trong ngành LT-TP, làm cầu nối có hiệu quả giữa doanh nghiệp với Nhà nước
Mỗi quý FFA thu nạp trên 20 doanh nghiệp hội viên mới Nhân xét:
- _ Điểm thuận lợi nhất của Hội là có những thành viên tận tâm tài trợ như SAPUWA và Cầu Tre Tuy nhiên, việc thiếu nhân viên phụ trách hội viên dẫn đến cung cầu chưa
gặp nhau giữa hội viên và FFA Đây có thể là nguyên nhân các thành viên không nhiệt tình tham gia hoạt động của hội
-_ Ngồi ra, Hội không có giải pháp mang tính hệ thống trong quá trình tuyến dụng và giữ hội viên, truyền thông và mối liên hệ giữa các hội viên chưa được thiết lập Một số
trường hợp, các doanh nghiệp không là hội viên lại được đối xử tương đương với hội viên, các hội viên không có sự ưu tiên cao, dẫn đến doanh nghiệp mất động cơ gia
nhập hội
- _ Các thành viên thiếu tinh thần hợp tác, sẵn sàng nhận thông tin chứ không sẵn sàng chia sẻ thông tin với các công ty khác (điều này được so sánh với AGTEK - Hội Dệt
Trang 263.1.5 Tài chính
Các thành viên trong hội đồng chuyên môn và hội đồng kiểm tra đóng góp nhiều hơn các
thành viên khác SAPUWA và Cầu Tre là 2 thành viên tích cực nhất Lương của tất cả nhân viên của FFA đều được SAPUWA tài trợ từ khi thành lập đến nay Bên cạnh đó,
SAPUWA cũng cho FFA sử dụng miễn phí phòng họp của mình cho các khóa đào tạo
Hội không có nhân viên kế tốn chuẩn bị các bán báo cáo kế tốn Do đó các thông tin tài
chính chỉ dựa trên tiên mặt
Một vài số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh:
Bang 5 Doanh thu năm 2002 va 2003 Doanh thu theo nguôn Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch Hội phí 18,00% 23,09% + 5,09% Thu nhập từ dịch vụ 46,49% 30,36% -16,13% Các khoản tài trợ 35,51% 46,55% + 11,04%
Nhân xét: FFA nhận được nhiều sự tài trợ hơn trong năm 2003, chứng tỏ các hội viên và
những tổ chức liên quan bước đầu đã thấy được những hiệu quả hoạt động của Hội, muốn hỗ trợ hội phát huy thế mạnh của mình Điều này rõ ràng cũng được nhận thấy qua việc số
hội viên đóng hội phí cũng tăng lên Thu nhập từ dịch vụ cũng có tăng do tô chức nhiều khóa đào tạo, huấn luyện hơn năm 2002 nhưng không đáng kẻ
Bang 6 Chi phi nam 2002 va nam 2003 Chỉ phí hoạt động Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch Lương 6,25% 8,6% +2,35% Thiét bị văn phòng 4,64% 12,78% +8,14% Các hoạt động và dịch vụ của Hội 59,58% 49,64% -0,94% Hoạt động xã hội 8,57% 25,87% +17,3% Hoạt động khác 15,31% 3,11% -12.2%
Nhân xét: Trong năm 2003, FFA nhận được nhiều tài trợ và hội phí hơn nhưng lại chi không tương ứng với các hoạt động và dịch vụ của Hội, ngược lại dùng để chi nhiều hơn cho các khoản như lương, thiết bị hoạt động và hoạt động xã hội
Tuy nhiên, một điều cần lưu ý là theo cách nhìn nhận tính tốn của Hội, các hoạt động hiện
nay luôn đạt được kết quả tối thiểu là hòa vốn chứ không bị lỗ Nhưng thật tế theo bảng 6
thì các khoản tài trợ chiếm một dung lượng rất lớn trong báo cáo kế tốn, hơn 1/3 năm
2002 và gần bằng một nửa năm 2003 Do đó nếu cân đối riêng phần thu chi của các dịch
vụ của Hội thì FFA hoạt động còn kém hiệu quả 3.1.6 Phương hướng hoạt động năm 2004
Trang 273.1.6.1Chương trình thông tin
Cải tổ Bản tin nội bộ thành Bản tin Lương thực-thực phẩm khổ A3, nâng cao chất lượng
nội dung phục vụ kịp thời nhu câu của hội viên Trước mắt phát hành ban tin moi tháng
một kỳ vào ngày 15 hàng tháng, sau này có điêu kiện sẽ nâng dân sô kỳ trong tháng
Phát huy hiệu quả hoạt động của trang web mới www.ffa.com.vn
Xây dựng các cơ sở dữ liệu về Hội, hội viên, doanh nghiệp, sản phẩm, khách hàng, đối
tác, chuyên gia, làm cơ sở cho công tác quản lý và phát triên các dịch vụ chât lượng cao hơn
Phát hành phổ biến đến từng hội viên các tài liệu liên quan đề hội viên nắm được các hoạt
động của Hội, các thông tin cân thiệt cho hoạt động sản xuât — kinh doanh của mình 3.1.6.2Chwong trình Doanh nhân và Pháp luật
Tổ chức diễn đàn, tạo điều kiện thuận lợi đề doanh nghiệp gap gd cac co quan quan ly nha nước, được thông tin về pháp luật, đồng thời được trực tiếp phản ảnh với các cơ quan quản lý về những khó khăn, nguyện vọng của mình Dự kiến Hội sẽ phối hợp với Câu lạc
bộ Pháp chế doanh nghiệp, Báo Pháp luật thành phố và một vài cơ quan chức năng khác
tổ chức diễn đàn mỗi quý một lần
3.1.6.3Chương trình doanh nhân gặp gố
Tổ chức những buổi gặp gỡ, giao lưu giữa các hội viên mỗi quý một lần theo những nội
dung chuyên đề với hình thức “Hội nghị bàn tròn” nhẹ nhàng, thân mật, cởi mở nhưng rất
bổ ích để các hội viên trao đổi kinh nghiệm đồng thời tạo được không khí đồn kết, giao
lưu, hợp tác cùng phát triển trong nội bộ của Hội, phát huy nội lực 3.1.6.4Chwong trinh nang cao nang lực hoạt động cho doanh nghiệp
Phối hợp với các trường Đại học, Trung tâm đào tạo, chương trình đào tạo linh hoạt của
MPDF; phan dau tổ chức mỗi tháng 2 lớp đào tạo ngắn hạn
3.1.6.5Chương trình thực phẩm với sức khỏe cộng đồng
Phối hợp với một số đơn vị và ngành chức năng, 6 chức giới thiệu những sản phẩm thực phẩm an tồn do các doanh nghiệp hội viên sản xuất với cộng đồng, để tôn vinh hàng nội
địa, phát triển thương hiệu, tăng sức cạnh tranh cho hàng nội, đồng thời khuyến khích các
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đúng pháp luật và vì sức khỏe cộng đồng Dự kiến tổ chức 1 tháng I lần
3.1.6.6 Công tác xúc tiến thương mại
Trong năm 2004, tổ chức một hội chợ - triển lăm chuyên ngành lấy chủ đề “Thực phẩm
và Đô uông TP.HCM 2004”
Trang 28Xây dựng đề án thành lập Trung tâm Xúc tiến thương mại của Hội dưới sự bảo trợ của
Chính quyên thành phô về mặt băng và một phân kinh phí và sự hỗ trợ đào tạo nhân lực của đôi tác
Liên kết hội viên theo sản phâm để dễ dàng thực hiện những đơn hàng lớn
3.1.6.7 Công tác phát triển hội viên
Quảng bá tuyên truyền về Hội bằng các ấn phẩm như bản Điều lệ của Hội, brochure, ky yếu, dia CD-ROM dé doanh nghiép tim hiéu vé FFA va tự nguyện gia nhập Hội
Ngồi ra, các hội viên, nhất là ủy viên Ban chấp hành đều có trách nhiệm tuyên truyền, quảng bá về Hội và vận động các doanh nghiệp ngành LT-TP còn ở ngồi Hội gia nhập
hội, mỗi hội viên cố gắng vận động ít nhất 5 doanh nghiệp trở lên Chỉ tiêu phá triển hội
Trang 293.1.6.8 Công tác xã hội - từ thiện
Cứu trợ lũ lụt, thiên tai, hỏa hoạn : tùy theo thực tế mà huy động
Nhà tình nghĩa, nhà tình thương : 5 căn
3.1.6.9 Công tác đối ngoại
Phối hợp với chương trình MPDF từng bước nâng cao năng lực hoạt động của FFA trên
các lĩnh vực Tiếp tục tranh thủ sự hỗ trợ về tài chính, kinh nghiệm về nâng cao năng lực
hoạt động của Hội của các tổ chức quốc tế; sự giúp đỡ của chính quyền thành phó, các ban ngành chức năng và trung ương đề đưa vi tri FFA trở thành một hội chuyên nghiệp
3.1.7 Thuận lợi và khó khăn 3.1.7.1Thuận lợi
FFA có nhiều cơ hội phát triển rộng lớn hơn vì số lượng thành viên tiềm năng rất
nhiều Bên cạnh đó, FFA có tiềm năng trở thành một tô chức đại điện mạnh mẽ cho
ngành LT-TP dựa trên cơ hội thông tin qua mạng lưới trong ngành, một nhu cầu rõ ràng của các thành viên, mức hỗ trợ cao của chính phủ, số hội viên tiềm năng to lớn và khả năng liên kết với các hiệp hội khác về các vấn đề chung
Do tầm quan trọng của ngành thực phẩm nên FFA nhận được nhiều tài trợ từ các tổ
chức khác Bên cạnh đó, FFA cũng được I số thành viên tận tâm giúp đỡ như SAPUWA và Cầu Tre Tuy nhiên, thuận lợi này lại là l nhược điểm của FFA Quá phụ thuộc vào bên ngồi khiến cho FFA không thể tự kiểm sốt, từ đó rất khó lập kế hoạch dài hạn Tệ hơn, FFA luôn bị đe doạ sự rút lui của các “nhà hảo tâm” này
3.1.7.2Khó khăn
Các doanh nghiệp hội viên đa số là đoanh nghiệp vừa và nhỏ, uy tín thương hiệu còn ít, chưa có nhiều kinh nghiệm trên thương trường quốc tế, vì vậy khó thực hiện các
hoạt động kết nói với đối tác
Hội bị đe dọa bởi sự xuất hiện của các tổ chức khác như VASEP, YBA và một số tổ
chức quốc gia tiềm ân độc lập với FFA
Trang 303.2 PHAN TÍCH HOẠT ĐỘNG CHÚC NĂNG
Hiện tại, FFA cung cấp các dịch vụ phát triển kinh doanh sau: 3.2.1 Dịch vụ thông tin
Hội đều đặn thông tin đến các hội viên qua bản tin nội bộ hàng tháng, các ấn phẩm : tờ
bướm của Hội, của doanh nghiệp hội viên, kỷ yêu, đĩa CD-rom, cập nhật thông tin các hoạt động của Hội vào Website của Hội ( http://www.ffa.com.vn.) vê các nội dung:
- _ Các hoạt động của Hội
-_ Hoạt động của hội viên cũ, giới thiệu hội viên mới
- Ky thuật - công nghệ chuyên ngành chế biến và bao quan LT-TP
- Thi truong gia cả, ai mua, ai bán, mua gì, bán gì
- Cac hội chợ, triển lãm trong nước và quốc tế : thời gian, địa điểm, thủ tục đăng ký và đơn vị tô chức
-_ Các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động sản xuất - kinh doanh 3.2.2 Dao tao ngan han
Hội hợp tác với các tổ chức đào tạo trong nước và quốc tế dé xây đựng chương trình đào
tạo ngắn hạn theo yêu cầu của doanh nghiệp, doanh nghiệp hội viên được giảm 20% phí
tham dự
Các chủ đề tập trung vào: quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản lý tài chính doanh nghiệp, quản lý và sử dụng nguồn nhân lực, sử dụng chất phụ gia trong chế biến thực phẩm, kỹ thuật-công nghệ chế biến, đóng gói, kỹ thuật tổ chức và tham gia hội chợ quốc
Trang 31Từ ngày thành lập đến cuối năm 2003, Hội đã tổ chức được 23 lớp, với 505 lượt người
tham dự, chia ra: Năm 2001| 2002| 2003 Số lớp mở 03 08 12 Sô lượt người dự 46| 209| 250
Nhận xét: Trong năm 2001 và 2002, FFA chỉ mở lớp theo nhận định chủ quan của mình
về nhu cầu doanh nghiệp Tuy nhiên trong 2 tháng đầu năm 2003, nhân viên đào tạo đã thiết kế danh mục các chủ đề đào tạo và tổ chức gởi phiếu thăm đò nhu cầu đào tạo đến
hơn 200 doanh nghiệp, đồng thời Hội ký hợp đồng hợp tác với chương trình MPDF về
công tác đào tạo, các bước chuẩn bị nhằm thực hiện chỉ tiêu mỗi tháng tô chức ít nhất 2
khóa đào tạo cho đoanh nghiệp Tuy kết quả không được như mong đợi nhưng bước đầu
cũng cho thấy nỗ lực rất lớn của Hội
3.2.3 Tổ chức hội thảo chuyên đề
Hàng tháng FFA tổ chức các buổi “hội thảo theo từng chủ đề và lĩnh vực doanh nghiệp quan tâm, đôi thoại với chính quyên thành phô, cụ thê:
- Tim hiéu và ứng dụng khoa học công nghệ chế biến thực phẩm, bảo quản, đóng gói,
đê doanh nghiệp lựa chọn công nghệ thích hợp đâu tư phát triên cho doanh nghiệp
mình
-_ Phổ biến, hội thảo về những quy định pháp luật của Nhà nước, ngành liên quan đến
hoạt động sản xuât — kinh doanh của doanh nghiệp Có kiên nghị cụ thê với chính
quyên đề tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp
- Tim hiểu thị {rường nước ngồi và những quy định pháp luật về thủ tục xuất khâu vào
thị trường môi nước
Đến cuối năm 2003, FFA đã tổ chức được 15 cuộc hội thảo với 1.242 lượt người tham dự, chia làm: Năm 2001| 2002| 2003 Sô cuộc hội thảo 03 02 10 Số lượt người dự | _ 136 77| 1029
Nhận xét: Các chủ đề hội thảo cũng như đào tạo lúc đầu được đề ra từ đánh giá chủ quan
của Hội, hoặc có tham khảo một ít doanh nghiệp hội viên có mối quan hệ gần gũi với hội
vì chưa tạo được lòng tin ở phần lớn các hội viên, nên chỉ mở được ít buổi (năm 2001 và 2002), có những cuộc hội thảo có nhiều người tham dự, cũng có những cuộc chỉ một ít
người đến Nhưng dần dần (bắt đầu từ năm 2003) đã thăm đò rộng rãi các doanh nghiệp
và nhận được sự ủng hộ của họ, các buổi hội thảo trở nên phù hợp và cần thiết hơn, thu
hút được nhiều người tham gia hơn
3.2.4 Hỗ trợ doanh nghiệp xúc tiến thương mại và thầu phụ
Trang 32nghiệp giới thiệu sản phẩm, tạo cơ hội ký kết hợp đồng bán hàng hoặc xúc tiến hợp đồng
thâu phụ
Tổ chức gian hàng chung của Hội tại một số hội chợ thương mại để giới thiệu và bán các
sản phâm của hội viên làm ra, đông thời có chính sách giảm giá (theo phiêu) cho các hội viên khi mua hàng do các hội viên khác sản xuât chê biên
Được sự hỗ trợ của chính quyền thành phó, FFA đã tham gia vào các Đồn xúc tiến thương mại và đâu tư vào các thị trường Mỹ, Liên bang Nga, Singapore, Thái Lan
Tháng 5/2003, lần đầu tiên FFA phối hợp với ] công ty khác tổ chức Hội chợ Thương
Mại Quốc Tế tại TP.HCM Với vai trò tiếp thị đến các hội viên, FFA giảm phí từ 30-45%
cho các thành viên của Hội Bên cạnh đó, FFA cũng đặt trước gian hàng cho các thành viên nhỏ
Đăng ký nhãn hàng hóa tập thể (sử dụng logo FFA làm nhãn hàng hóa tập thể) để giúp
doanh nghiệp hội viên có quy mô nhỏ và vừa có điều kiện xuất khẩu sản phẩm vào thị
trường quốc tế
Hơn nữa, Hội còn tham gia vào đáp ứng kinh doanh Thông thường, các đề nghị xuất phát từ thành viên Sau đó, FFA giúp sắp xếp các buổi gặp gỡ với đối tác bằng cách gặp
gỡ các phái đồn thương mại nước ngồi, VCCI hoặc ITPC Trước đây, các thành viên
của FFA không đáp lại nhiều đối với cô gắng của Hội Ví dụ, vào cuối tháng 5 năm 2003, sẽ có đồn thương mại đến Nga (cùng với chính quyền thành phố, FFA đã kêu gọi các thành viên gởi các thông tin chiêu thị cho đồn nhưng chỉ 1 ít công ty thực hiện)
Tuy nhiên, vì tài chính có hạn nên FFA không thể tham gia vào các đồn đại biểu kinh
doanh Thậm chí khi nhận được sự 1 phần ủng hộ đề đi đến hội chợ quốc tế, FFA đành phải từ chối lời mời vì không đủ tin
Trong quá khứ, hoạt động xúc tiến thương mại của Hội thường chỉ có vai trò cung cấp
thông tin về các hội chợ quốc tế cũng như trong nước và tổ chức các gian hàng ở hội chợ trong nước cho những thành viên nhỏ
3.2.5 Vận động chính sách công (Policy Advocacy)
Năm 2002, cùng với ITPC, FFA đã tổ chức cuộc gặp gỡ giữa các thành viên và chính
quyên thành phô
Thông qua Liên Đồn Hiệp Hội Công Nghiệp Và Thương Mại (UAIC), FFA cũng có các đại diện ở những diễn đàn / meeting của chính phủ Tuy nhiên, Hội chưa nêu lên được
vân đê quan trọng nào trong các buôi hội thảo này
Sự vận động chính sách công được xem là I trong những vai trò chính của FFA vì nhiều thành viên đang gặp phải những vân đê giông nhau về môi trường luật pháp Việt Nam
Tuy nhiên, hội viên không quan tâm nhiêu đên các điêu lệ cụ thê của ngành công nghiệp
Trang 33Tuy nhiên, cho đến nay FFA vẫn còn khá bị động Hội chưa xây dựng được cơ cấu tư vấn
cho các thành viên về các vân đê pháp luật cũng như một chương trình nghị sự vê các vân
đê vận động chính sách 3.2.6 Các hoạt động kết nỗi
Tháng 7/2003, Hội thành lập Câu lạc bộ Ngành Nước chấm (Câu lạc bộ đầu tiên), bố nhiệm Ban Chủ Nhiệm gồm 1 Chủ nhiệm, 2 Phó chủ nhiệm, 9 uỷ viên va ban hành quy
chế hoạt động
FFA đã sắp xếp nhiều cuộc gặp gỡ cho các thành viên và đối tác Một công ty luôn đến với FFA kèm theo một lời đề nghị và FFA cô gắng hết mình là chiếc cầu nói kết các công
ty với đối tác tương ứng
Trang 343.2.7 Các dịch vụ khác
-_ Thông tin chương trình của chính phủ như xây dựng thương hiệu, nhãn hiệu, môi
trường, sản phâm chủ lực
-_ Cung cấp văn bản pháp luật mới (một tháng/lần)
- _ Tư vấn kinh tế, thủ tục pháp luật
- Các dịch vụ kinh doanh, kỹ thuật khác khi các thành viên yêu cầu
FFA sẵn lòng cung cấp các dịch vụ có giá trị cho các hội viên Tuy nhiên, vì nhiều lý do
khác nhau, các dịch vụ này chưa đáp ứng đủ nhu cầu, khiến doanh nghiệp không đánh giá
Trang 35Chương 4
PHAN TÍCH HOAT DONG CUA BAN TIN FFA VA MOT SO BAN TIN KHAC
Nôi dung:
“+ Hoat dong cua ban tin FFA
s* Thực trạng nguồn thu của bản tin ở một số hội
Trang 36Sau khi có được cái nhìn tống quát về FEA, chương 4 mô tả và phân tích cụ thể hoạt
động của bản tin bao gồm mục tiêu của bản tin, nội dung và hình thức, cách thu thập thông tin, chỉ phí phát hành, để tìm hiéu thực trạng cúa bán tin hiện nay có những ưu điểm nào cần phát huy, những yếu tố nào cân cải tiến, thay đỗi,
Kế tiếp phan 4.2 giới thiệu bản tin của một số hội khác, nhận dạng các nguồn thu và cách tạo nguồn thu, xác định những điểm khác biệt và tương đồng giữa các ban tin này và bản tin cia FFA, từ đó rút ra nhận xét FFA để chọn hướng đi cụ thể nhằm tạo cho ban tin FFA m6t nguon tai chính độc lập và chắc chắn
4.1 HOAT DONG CUA BAN TIN FFA
4.1.1 Mục tiêu của bản tin
-_ Là cầu nối giữa hội với hội viên (cả hội viên hiện tại lẫn hội viên tiềm năng) - _ Cập nhật thông tin nội bộ của hội và hội viên, tin kinh doanh, hội chợ - triển
lãm, hội thảo - đào tạo, và các sự kiện kinh tê - xã hội có liên quan
-_ Tạo thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động thương mại, tích
lũy kinh nghiệm thực tê
Từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp hội viên so với các đối thủ trong
nước cũng như ngôi nước
4.1.2 Đối tượng đọc bản tin
-_ Hội viên hiện tại và hội viên tiềm năng - những doanh nghiệp trong ngành LT- TP nhưng chưa gia nhập đề giới thiệu về Hội và mời gia nhập Hội
-_ Các doanh nghiệp có sản phẩm phục vụ ngành chế biến thực phẩm: bao bì, nhựa, hồ chât - đê kêu gọi quảng cáo
- _ Các công ty thương mại, siêu thị: giới thiệu tiêu thụ sản phẩm cho hội viên
Trang 374.1.3 Phát hành
Bản tin được phát hành lần đầu vào tháng 7/2002 và được duy trì đúng kỳ vào ngày 15
hàng tháng qua bưu điện, không sớm hơn hay trễ hơn với bắt kỳ lý đo gì Bản tin bao gồm
tin tức về hoạt động của Hội, hoạt động của các doanh nghiệp hội viên, hội chợ - triển
lãm, thị trường, văn bản pháp luật mới cũng như các sự kiện kinh tế - xã hội có liên quan
4.1.4 Noi dung và hình thức
4.1.4.1V hình thức
Cho đến tháng 3/2003 bản tin được lấy tên là Ban tin ndi bộ, gồm 4 trang, chi in mau 6 tên bản tin và tên Hội, còn nội dung thì hồn tồn trắng đen, không có hình ảnh, không có logo FFA, nguồn thông tin (đối với các tin ngồi) có thông tin ghi thông tin không ghi, thậm chí số trang còn đánh bằng tay Các mảng tin theo thứ tự: Tin kinh doanh - Thương mại; Thông tin pháp luật; Hội chợ - Triển lãm; Đào tạo - Hội thảo; Điểm tin nội bộ và Giới thiệu doanh nghiệp hội viên Mặc dù vậy, không phải lúc nào các kỳ bản tin cũng có đủ những mảng như trên
Sau khi hợp tác với Chương trình Phát triển Dự án Mê Kông (MPDF) - là chương trình của IFC - Trung tâm Tài chính Quốc tế được thiết lap dé tu van, đào tạo và nâng cao năng
lực hoạt động của các hiệp hội - bản tin đã có nhiều thay đổi Các kỳ bản tin tháng 4,
tháng 5, (bản tin tháng 6 giống bản tin tháng 5) và tháng 7 liên tục có những điểm khác
nhau, như đang tìm kiếm hướng đi đúng đắn hơn Nói cách khác các bản tin này như đang
trong thời kỳ quá độ, một sô nội dung còn ảnh hưởng của cái cũ và một số nội dung đã bắt đầu đổi mới
Tên bản tin được đổi lại thành Bản tin Lương thực — Thực phẩm; phía trên góc trái trang nhất có logo FFA ¡in màu; mục lục được dé ngay cuối trang nhất để doanh nghiệp nhanh chóng nắm bat được những thông tin cần thiết và phù hợp nhất; có header ghi loại tin va footer ghi số trang và BẢN TIN HỘI LTTP — TP.HCM (đây là một ưu điểm so với BẢN TIN NỘI BỘ của Hội Dệt May Thêu Đan TP HCM (AGTEK) và THÔNG TIN &
ĐIÊM BẢO của Hiệp hội Nhựa Việt Nam (VPA)), thêm vào đó bản tin còn ghi nguồn tài
liệu đầy đủ, rõ ràng Ngôi ra, bắt đầu từ bản tin tháng 7, FFA tăng số lượng in lên thành 500 bản, đối giấy in có chất lượng tốt hơn, trang đầu có tiêu đề của các mẫu tin đều được in màu, lại kèm theo hình ảnh minh họa rất đẹp Phần header ghi số trang và BẢN TIN LT-TP
Thứ tự các mảng tin có sự thay đổi như sau: Hoạt động của hội viên; Hội chợ - Triển lãm; Tin thị trường; Văn bản pháp luật mới; Cơ hội kinh doanh và cuối cùng là Tin nội bộ Sự
thay đổi như vậy để độc giả nắm bắt ngay những thông tin quan trọng và cần thiết nhất
đối với doanh nghiệp của mình Tuy nhiên chỉ bat đầu từ bản tin tháng 7, mục lục mới đề
theo thứ tự số trang Các bản tin tháng 4, tháng 5, tháng 6 để mục lục theo thứ tự các tin
theo hội là quan trọng nhất Theo nhận xét của tác giả, các tin khác đù có quan trọng như
thế nào thì doanh nghiệp hội viên hoặc những độc giả khác cũng có thé tìm kiếm và đọc
Trang 38bộ thì chỉ có bản tin của hội mới có thể đáp ứng được Do vậy, hãy cứ duy trì mục lục bản
tin như trong bản tin tháng 7 1a tot nhat
Chỉ có bản tin tháng 4 gồm 6 trang, từ bản tin thang 5 gồm 8 trang Lý do là FFA lúc sau này có mối quan hệ gần gũi và tốt hơn với hội viên được hội viên cung cấp thông tin
nhiều hơn cũng như có nhiều doanh nghiệp bên ngồi gia nhập Hội hơn trước > day Từ tháng 5/2004 đến nay Hội cố gắng duy trì mỗi kỳ đều có đủ thông tin cho mỗi mảng tin
Đây là một có gắng rất lớn của FFA nếu chúng ta biết rằng Hội chỉ có một nhân viên vừa phụ trách bản tin vừa phụ trách hội viên
Tuy nhiên, cách trình bày bản tin vẫn chưa chuyên nghiệp nhằm thu hút độc giả nhiều
hơn: điều muốn nhắn mạnh để ở góc trên tay phải (đây là vị trí mọi người sẽ nhìn thấy đầu tiên khi lật sang trang), trong khi góc dưới tay phải là những thông tin ít được chú ý nhất, hoặc thông tin chính đề ở giữa còn các tin van dé 6 2 bên hoặc ngay dưới tin chính, thỉnh thoảng chèn thêm một vài hình ảnh làm giảm đi sự căng thắng, mệt mỏi khi nhìn từ
đầu đến cuôi tồn chữ là chữ, tồn tin là tin (nếu so với bản tin của Hội Doanh nghiệp Trẻ TP.HCM thì còn có cả Tranh biếm hoạ, Truyện vui, Sống đẹp với nghề nghiệp, Văn hóa doanh nghiệp, )
4.1.4.2V nội dung
Đối với nội dung ban tin của FFA., theo các tiêu chí của một thông tin tốt thì tác giả đánh giá như sau:
s* Thích hợp (liên quan đến công việc và cam kết đưa ra, giúp độc giả giải quyết van dé):
tính phù hợp của các thông tin trong bản tin không cao
- _ Nhiều thông tin không thích hợp đối với các doanh nghiệp trong ngành, đặc biệt là mảng tin thị trường Chang han, ban tin tháng 8-2004 có mục tin nói về “Nấu ăn bằng lò VIBA có còn đủ chất dinh đưỡng không?” với nội dung chính giải thích lò
viba mang lại nhiều tiện lợi cho người sử dụng nhất là trong thời đại ngày nay song
lò viba cũng mang lại không ít những nguy cơ cho người dùng; bản tin thang 10- 2004 có bài “Sữa ít béo có thể ngừa bệnh "Gút"”viết về nguyên nhân, triệu chứng
và cách ngăn ngừa một căn bệnh nguy hiểm; bản tin tháng 11-2004 lại đưa tin về
cây nem dài 3m nang 150kg va cây chả dài 1,5m nặng 240kg của công ty Việt Hương sẽ được cắt và mời quý khách dùng thử tại Hội chợ Thực phẩm và Đồ
uống 2004 trong hai ngày 24 và 25/12/2004: : các thông tin này nếu được đăng
trên bao Tudi trẻ, hoặc Sài Gòn Tiếp thị, nói chung là các báo hướng đến độc giả là
người tiêu dùng thì thích hợp hơn
- Khong tap trung đưa các tin có liên quan đến đa số độc giả, tức độc giả mục tiêu Hầu hết hội viên FFA là các doanh nghiệp chuyên ngành thực phẩm, sô lượng các công ty về lương thực rất ít mà bản tin thường xuyên đăng các tin về thị trường lúa, gạo; thậm chí nhiều tin về lương thực trên cùng một bản tin
Trang 39nhìn tồn cảnh để vượt qua những khó khăn hiện tại và dự đốn được tình hình biến
động trong tương lai, từ đó có kê hoạch chuân bị và đôi phó
Kịp thời: một trong những tính chất đặc trưng của thông tin là đáp ứng kịp thời khi người ta cần đến, con dé sau đó sẽ không còn giá trị nữa Điều này nhìn chung Hội
đáp ứng khá tốt, các tin về Thị trường, Cơ hội kinh doanh, đều được đăng trên bản tin trước thời điểm diễn ra để doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị sẵn sàng
Chính xác: thông tin không được sai lệch đến mức cao nhất so với tin gốc, nhất là
những từ khóa Nêu thông tin qua tông hợp, đánh giá (tức mang tính chủ quan của
người viêt) thì cũng phải dựa trên cơ sở chính xác, thậm chí cân tham khảo ý kiên của các chuyên gia Bản tin hiện nay chỉ dừng lại ở mức mô tả, và các nguôn tin thường là từ:
- _ Doanh nghiệp hội viên: cung cấp tin Hoạt động hội viên qua fax, email
-_ Các mảng dịch vụ khác trong Hội, cơ quan chủ quản (Hiệp hội Doanh nghiệp): cung cấp Tin nội bộ, Hội chợ - Triển lãm, Hội thảo - Đào tạo, Văn bản pháp luật
mới qua báo cáo
- VCCI, Thông tấn xã Việt Nam, báo Người lao động, cung cấp Tin Thị trường, qua các báo, tạp chí do đó tính chính xác của thông tin có thê được đảm bảo Duy
chỉ có các mục tin về kỹ thuật, công nghệ lấy từ các trang web tiếng Anh thì chất
lượng dịch có khi không đảm bảo
s* Giảm điều chưa rõ (yếu tô gây bất ngờ): Bản tin chỉ đừng lại ở mức độ ghi chép lại từ
một nguồn thông tin nào đó, không có sự đối chiếu so sánh hoặc tổng hợp từ nhiều
nguồn tin Vì vậy, thông tin nhiều lúc bị lỗi thời do doanh nghiệp đã có thể đọc báo hàng ngày dé có được những tin tức trên Vì bản tin mỗi tháng chỉ được phát hành một kỳ nên kỳ vọng của hội viên đối là sự tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin dé ho có một cái nhìn tổng quát Đó mới chính là thê mạnh của bản tin
Do bản tin một tháng ra một kỳ nên Hội có nhiều thông tin, cần chọn ra những thông tin
đặc trưng, hấp dẫn nhất Tuy nhiên, việc lựa chọn thông tin do nhân viên phụ trách tự
đánh giá Nếu cảm nhận thông tin nào hay và thu hút độc giả thì đăng Thực tế các vị tổng biên tập ở những tờ báo lớn cũng chọn lọc tin của phóng viên hay bạn đọc theo cách này Tuy nhiên họ là những người có kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức xã hội và kinh nghiệm đủ đề ra quyết định đúng đắn Trong khi đó, điều này thật sự không nên khi nhân viên phụ trách bản tin thiếu tất cả những thứ trên
Hơn nữa, câu văn chưa hay, cách viết chưa thu hút độc giả như mục đào tạo không nêu tên giảng viên hoặc tổ chức đào tạo, nhắn mạnh học viên sẽ học được những gì sau khóa
học cũng như có đánh giá kết quả sau khóa học dành cho người dạy lẫn người học hay không, ngồi thời gian, địa điểm, đối tượng tham dự.,
Trang 404.1.5 Khó khăn trong việc xử lý thông tin
Nhân viên phụ trách bản tin khi chuyền tải những dữ liệu thô thành thông tin thì chỉ viết
theo những suy nghĩ, cảm nhận của mình, như chị nhận xét thì như “viết văn chứ chưa phải viết báo”, không biết phải viết phần đầu như thế nào, phần giữa ra sao, còn kết luận
thì viết gì cho hay vì chưa được học qua lớp báo chí
Hiện nay khó khăn nhất là việc dịch các trang web tiếng Anh để lấy thông tin về ngành
LT-TP, có các từ ngữ về kỹ thuật, công nghệ rất khó hiểu, hoặc không biết dịch như thế nào cho độc giả hiểu Tuy nhiên lại chưa tìm được người hỗ trợ trong khi mướn người
ngồi dịch thì phải tốn chỉ phí, mà điều này thì Hội chưa đáp ứng được
4.1.6 Nguồn thu
Trước đây FFA kêu gọi các doanh nghiệp tài trợ luân phiên cho bản tin — chi phi mua bao, in ấn, gởi qua bưu điện, (300 000đ/kỳ) Nhưng kế từ năm 2004 khi Hội dự định sẽ tăng số trang và in màu nhiều hơn, in giây đẹp hơn đã kêu gọi các doanh nghiệp tài trợ 2.000.000đ/kỳ Điều đáng mừng là kỳ này các doanh nghiệp đã nhận ra lợi ích của bản tin và tự nguyện đăng ký để bản tin có kinh phí tồn tại lâu dài _ Dap lại, FFA sẽ quảng cáo in màu cho hội viên đăng ký tài trợ kỳ bản tin đó ở trang cuối của bản tin Nếu một doanh nghiệp đăng ký tài trợ cho một kỳ thì doanh nghiệp đó tốn chỉ phí là 2.000.000đ (được quảng cáo | trang cuối), nếu 2 doanh nghiệp cùng đăng ký một kỳ thì sẽ chia nhau môi bên 1.000.000đ (mỗi doanh nghiệp quảng cáo trong vòng nửa trang) Đây chính là nguồn
thu duy nhất hiện nay của bản tin
4.17 Đánh giá
Hội đánh giá bản tin một cách rất chủ quan, chung chung, không có tiêu chí đánh giá cụ thể, nhất là chưa thực hiện lần nào bản câu hỏi khảo sát nhu cầu thông tin của doanh nghiệp để có thể cung cấp thông tin phù hợp và xác thực nhất (chỉ gọi điện trao đổi với
một số hội viên)
Bản tin hiện nay theo đánh giá của FFA là khá, nhưng thực tế (theo những phân tích ở trên) theo tác giả thì chưa hay: Hội không có chiến lược tìm kiếm, thu thập thông tin, dẫn
đến thông tin không đủ nhiều để chọn lọc và phân tich-tong hợp, ai có thì cho (không có
hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng tốt) So với AGTEK cũng chỉ có một nhân viên
phụ trách bản tin nhưng nhân viên chịu khó đọc báo nhiều hơn, năng động gọi điện thoại
hỏi những doanh nghiệp hội viên và đến gặp họ thu thập thông tin nhiều hơn
4.2 THỰC TRẠNG NGUÒN THU CỦA BẢN TIN Ở MỘT SÓ HỘI
4.2.1 Mục tiêu
Tìm hiểu sơ lược bản tin của các hội khác, họ đã tạo nguồn thu cho bản tin bằng cách nào, đôi tượng là ai, trên cơ sở gì định giá những nguôn thu đó, từ đó phân tích tại sao họ lại