131 Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 (68tr)

131 Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 (68tr)

Lời nói đầu

Nền kinh tế thị trờng đã và đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đồng thời mang lại những lợi ích cho ngời tiêu dùng, đó là sản phẩm đẹp, mẫu mã đẹp chất lợng cao, giá thành phù hợp Với nhiều loại hình sản xuất và với nhiều hình thức sở hữu, các doanh nghiệp muốn tồn tại đợc thì phải tìm phơng hớng sản xuất kinh doanh phù hợp để sản phẩm của mình có thể cạnh tranh đợc và đáp ứng nhu cầu thị trờng Chính vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh Để làm đợc điều đó thì các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó hạch toán đóng vai trò rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất đợc tiến hành liên tục, quản lí và sử dụng tài sản, nhằm đảm bảo sản xuất đợc tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu

tố chi phí để đạt đợc hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế, từ đó đa ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì, bằng nguyên vật liệu nào? mua ở đâu và xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ Vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng.

Và đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi các lý do sau:

Thứ nhất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của qúa trình sản xuất, nó quyết

định chất lợng sản phẩm đầu ra.

Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất, vì thế nó mang tính trọng yếu Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu làm ảnh h- ởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm Vì thế sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là rất quan trọng.

Thứ ba, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủng loại do đó yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt và thận trọng Việc bảo quản tốt sẽ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của công tác quản

nói riêng và quản lý sản xuất nói chung Từ thực tiễn nền kinh tế thị trờng, trớc việc

đổi mới quản lý kinh tế, việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiêu hao vật liệu, duy trì và bảo quản tốt các loại vật t là việc làm quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung mà còn

đối với công ty cơ khí ô tô 1-5 nói riêng Vì vậy, việc tăng cờng cải tiến công tác quản

lý vật t phải đi liền với việc cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán với việc tăng c ờng hiệu quả sử dụng các loài tài sản trong đó hạch toán và quản lý nguyên vật liệu

-đóng vai trò hết sức quan trọng.

Với ý nghĩa nh vậy của nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất, và qua một thời gian thực tập tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1-5, em đã nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5" làm chuyên đề thực tập cuối khoá.

Cấu trúc chuyên đề gồm 3 chơng:

Chơng I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các

doanh nghiệp sản xuất Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí

ô tô 1-5 Chơng III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật

liệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công

ty cơ khí ô tô 1-5

Chơng I Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên vật

liệu tại các doanh nghiệp sản xuất

I Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

1 Khái niệm, đặc điểm

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá,chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quátrình sản xuất dới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay

đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộgiá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lợng của cả quá trình sản xuất Đầu vào có tốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lợng cao.

Nguyên vật liệu tồn tại dới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn nh sắt,thép, ở thể lỏng nh dầu, xăng, sơn ở dạng bột nh cát, vôi … tuỳ từng loại hình sản xuất tuỳ từng loại hình sản xuất.

Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng nh:

- Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, cha chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào.

- Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm.

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu.

2 Phân loại nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

* Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Theo đặc trng này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất đợc phân ra thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến

sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Ngoài ra, còn có cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến.

- Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình

Ngoài ra còn có cách phân loại khác:

* Phân loại theo nguồn hình thành:

- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.

- VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến

- Vật liệu nhận vốn góp liên doanh.

- Vật liệu đợc biếu tặng, cấp phát.

* Phân loại theo quan hệ sở hữu:

- Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp

- Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài

- Vật liệu nhận giữ hộ.

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và

dự trữ nguyên vật liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu:

- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lợng lẫn chất lợng.

- Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tợng sử dụng hay các khoản chi phí.

- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo chế độ quy định.

- Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ

đọng, hoặc khan hiếm ảnh hởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh.

- Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp.

Nh vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, ngăn ngừa hiện tợng h hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

4 Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất:

Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lợng, chất lợng, giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.

- Tính toánvà phản ánh chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

II Tính giá nguyên vật liệu- NVL:

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đ-

1 Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ:

Giá thực tế của VL nhập kho đợc xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập:

- Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán, các khoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lu kho, lu bãi trừ đi các khoản giảm trừ nh: giảm giá, chiết khấu(nếu đợc ngời bán chấp nhận).

- Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuê ngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công).

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL đợc các bên tham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có).

- Nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế

đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trờng.

2 Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì.

Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp.

Các phơng pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thờng dùng là:

2.1 Phơng pháp tính giá thực tế bình quân:

Giá thực tế của NVL xuất kho =

Giá bình quân

1 đơn vị NVL x

Lợng NL xuất kho

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và

số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít.

Ưu điểm: Theo dõi thờng xuyên, kịp thời, chính xác.

Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều

- Phơng pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trớc:

Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lợng tính toán.

Nhợc: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trờng có sự biến động.

Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu có giá thị trờng ổn định.

2.2 Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO)

Theo phơng pháp này NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định

là lô NVL nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc Vì vậy, lợng NVL xuất kho thuộc lầnnhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó

Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời

Nhợc điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi

phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trờng NVL.

Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lợng nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trờng ổn định

2.3 Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)

Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho giả định là lôNVL nào nhập vào kho sau sẽ đợc dùng trớc Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL đ-

ợc làm ngợc lại với phơng pháp nhập sau - xuất trớc

Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

đ-ợc phản ảnh kịp thời theo giá thị trờng của ngân hàng

Nhợc điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công.

2.4 Phơng pháp trực tiếp (gọi là phơng pháp giá thực tế đích danh hay phơng pháp đặc điểm riêng)

NVL đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho

đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho.

Ưu điểm: công tác tính giá đợc thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể

theo dõi đợc thời gian bảo quản riêng từng loại NVL.

Nhợc điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL.

2.5 Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ

áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mãkhác nhau nhng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Vì vậy,doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc, sau đó mới xác

định đợc NVL xuất kho trong kỳ:

Giá thực tế NVL

Giá thực tế NVL nhập kho +

áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá cả thờng xuyên biến

động, nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập- xuất- tồn kho NVL trong khi tính đợc giá thực tế của nó.

Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giá bình quân tháng trớc.

Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế

và giá hạch toán.

Hệ số giá VL = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kỳ

Giá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Do đó, giá thực tế:

VL xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) =

Giá hạch toán VL xuất trung kỳ (tồn cuối kỳ) x Hệ số giá VL

Phơng pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL trong công tác tính giá nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối lợng công việc ít, hạch toán chi tiết đơn giản hơn.

Tuy nhiên, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ

Phơng pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Trên đây là một số phơng pháp tính giá xuất NVL trong kỳ Từng phơng pháp có

-u, nhợc điểm và điều kiện áp dụng riêng Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp

và trình độ quản lý của kế toán mà sử dụng phơng pháp tính toán thích hợp.

III Hạch toán nguyên vật liệu:

1 Tổ chức chứng từ kế toán

Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ đợc sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoá đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận

- Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật t của đơn vị lập thành 3 liên

và ngời lập phải ký vào đó Trớc khi lập phiếu nhập, ngời lập phải căn cứ vào chứng từ bên bán nh hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t, các chứng từ khác

- Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trởng đơn vị hoặc ngời phụ trách ký.

- Ngời giao hàng nhận phiếu nhập.

- Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lợng, quy cách vào cột thực nhập cùng ngời giao ký xác nhận.

Ba liên của phiếu nhập kho đợc lu giữ nh sau:

Liên 1: lu tại quyển gốc.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ.

Liên 3: Dùng để thanh toán.

1.2 Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu:

Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho Phiếu này là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật t tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán.

Phiếu xuất kho đợc lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành.

Phiếu xuất kho đợc lập và luân chuyển nh sau:

- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho ngời cầm phiếu xuống kho để lĩnh.

- Thủ kho căn cứ vào lợng xuất để ghi vào cột số lợng thực xuất và cùng ngời nhận hàng ký vào phiếu xuất kho.

+ Ba liên phiếu xuất đợc luân chuyển:

2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thờng có nhiều chủng loại Nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu, phải phản ánh cả về số lợng, giá trị, chất lợng của từng danh điểm theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất

Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt hạch toán nguyên vật liệu cả về số lợng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hình thành nên sổ danh điểm nguyên vật liệu Sổ này xác định thống nhất tên gọi, quy cách, mã hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL.

Trong thực tế công tác kế toán ở nớc ta, có thể sử dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là:

- Phơng pháp thẻ song song.

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

- Phơng pháp sổ số d.

2.1 Phơng pháp thẻ song song

Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên

vật liệu, khối lợng chứng từ xuất vật liệu ít, không thờng xuyên, trình độ chuyên môn của

kế toán không cao.

Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho.

Thẻ kho đợc mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu.

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số

l-ợng và tính thành tiền NVL nhập- xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tơng ứng với thẻ kho) Sổ này giống nh thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tơng ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL theo từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song:

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song

Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót

đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệukịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lợng.

Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

ở kho: đợc ghi chép giống phơng pháp thẻ song song.

ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho.

Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo từng danh điểm NVL vàtheo từng kho kế toán lập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL, dựa vào các bảng

kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ Khi nhận đợc thẻ kho, kế

Kế toán tổng hợp

Ghi chú:

Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Ưu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán, tránh sự trùng lắp.

Nhợc điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng

nên trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khá lớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhng số lợng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều

2.3 Phơng pháp sổ số d:

Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lợng chứng

từ nhập- xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm đợc tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ

kế toán tơng đối cao

ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống nh các phơng pháp trên Ngoài ra thủ kho

còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu Thủ kho phải phản ánh số lợng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh

điểm nguyên vật liệu vào sổ số d Sổ này đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm Trớc ngày cuối tháng, kế toán đa sổ số d cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán.

ở phòng kế toán: kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất của từng danh điểm NVL

đ-ợc tổng hợp từ các chứng từ nhập- xuất mà kế toán nhận đđ-ợc khi kiểm tra các kho theo

định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền NVL nhập- xuất theo từng danh điểm NVL từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập- khẩu NVL (lập theo từng danh điểm NVL) Cuối kỳ tính tiền trên sổ số d do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu với

kế toán tổng hợp về NVL.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Thẻ kho

Phiếu giao nhận CT nhập

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL

Kế toán tổng hợp

Bảng luỹ kế N- X- T

Phiếu giao nhận ch.từ xuất

Sổ số

d

Ghi hàng ngày Ghi chú:

Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thờng xuyên, không bị dồn vào cuối kỳ Nhợcđiểm: kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn.

3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Để hạch toán NVL nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể ápdụng một trong hai phơng pháp: (KKTX) kê khai thờng xuyên, hoặc kê khai định

kỳ (KKĐK)

Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên cũng nh quy định của chế độ kế toán hiện hành.

3.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX

3.1.1 Tài khoản sử dụng

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biến

động tăng, giảm một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những thuận lợi của nó Phơng pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác

định đợc lợng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất- tồn thờng xuyên mà áp dụng phơng pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian.

Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thì kế toán phải sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này có thể

mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phơng tiện tính toán.

- TK 151: “hàng mua đi đờng”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối tháng hàng cha về nhập kho.

- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 331, TK

133, TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112.

Sơ đồ 1.4: sơ đồ Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX

cho toàn doanh nghiệp

khấu trừ

VAT khấu trừ cho phần NVL trả lại

NVL cho ng ời bán Chiết khấu th ơng mại hoặc trả lại khi kiểm kê

Giá thực tế NVL xuất Hàng mua đang đi đ ờng

Nhận lại vốn góp liên doanh

TK 222,128

kiểm kê Thừa phát hiện khi

TK 3388

thuê gia công Nhập NVL tự chế hoặc

3.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

3.2.1 Tài khoản sử dụng:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ

sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng hàng hoá tồn kho thực tế và lợng hàng hoá xuất dùng

và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.

Phơng pháp này có u điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những vật t khác nhau, giá trị thấp đợc xuất dùng thờng xuyên

Các TK sử dụng theo phơng pháp kê khai định kỳ:

- TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ.

TK 611: Không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC… tuỳ từng loại hình sản xuất.

- TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho.

- TK 151: “Hàng mua đang đi đờng”: phản ánh trị giá hàng mua nhng cuối tháng cha về nhập kho.

- Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331,

111, 112, 311, 621, 627… tuỳ từng loại hình sản xuất.

3.2.2 Phơng pháp hạch toán:

Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai định kỳ đợc tiến hành theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK.

4 Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ từng đặc điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốn hình thức sổ sau:

4.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung (NKC)

*Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thờng áp dụng cho các doanh nghiệp có

số lợng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản.

* Hình thức này gồm có các loại sổ sau:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ

Trị giá NVL sử dụng cho các đối t ợng khác

Đánh giá giảm NVL

Trị giá NVL sử dụng trực tiếp

cho sản xuất

Thuế GTGT cho phần NVL trả lại

VAT khấu trừ

hàng mua đi đ ờng tồn cuối tháng

K/c giá trị NVL tồn kho đầu kỳ, hàng mua đi đ ờng tháng tr ớc

Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính.

Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152.

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKC:

Sổ(thẻ) kế toán chi tiết VL

Bảng tổng hợp chi tiết NVL

Ghi chú:

Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng máy tính.

Nhợc điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do ghi vào nhiều loại sổ khác nhau.

4.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC)

* Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lợng nghiệp vụ diến ra ít,

và sử dụng ít TK, trình độ nhân viên kế toán không cao.

* Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hợp pháp của các nghiệp

vụ và đồng thời ghi vào NK - SC theo nội dung nghiệp vụ.

Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản:

Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật

liệu.Trình tự ghi sổ đợc biểu diễn qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ trình tự kế toán NVL theo hình thức NK - SC.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc:

-Hoá đơn -Phiếu nhập, xuất kho

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

VL

Ưu điểm: Dễ làm, ít nhân viên kế toán, trình độ kế toán không cần cao Nhợc điểm: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế

Trình tự ghi sổ đợc biểu diễn qua sơ đồ sau.

Sơ đồ 1.7: Khái quát trình tự kế toán nvl theo hình thức sổ CTGS.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết VL

Ưu điểm: Dễ, đơn giản

Nhợc điểm: Kiểm tra, đối chiếu khó, chuyên môn hoá cha cao.

7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế toán.

Trình tự ghi sổ theo hình thức này đợc biển diễn bằng sơ đồ sau

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự kế toán nvL theo hình thức sổ NKCT.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Báo cáo KT

Sổ cái

TK 152

Ưu điểm: Chuyên môn hoá cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm cho từng ngời

Nhợc điẻm: Số lợng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế toán với trình độ chyyên

môn cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy đợc vai trò của máy vi tính

Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lợng kế

toán viên nhiều trình độ chuyên môn cao.

Trên đây là bốn hình thức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ theo đặc

điểm, tùy điều kiện cũng nh trình độ kế toán của kế toán viên mà áp dụng một hình thức phù hợp.

I Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hởng đến hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên

vật liệu tại công ty.

1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cơ khí ô tô 1 -5:

Công ty cơ khí ô tô 1 -5 thuộc tổng công ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT đợcthành lập ngày 1-5 -1956

Tên giao dịch Auto Mobile Mechanical Company 1-5:

Trụ sở chính: Km 15 - QL13- Khối 7A - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội

Tiền thân của Công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 đợc hình thành trên cơ

sở 4 xởng cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan ChuTrinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô… tuỳ từng loại hình sản xuất Vàonhững năm đầu tiên khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ,

số lợng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế

độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế Mặc dù thế, nhng công ty vẫn hoànthành các nhiệm vụ mà nhà nớc giao và không ngừng lớn mạnh, đợc nhà nớc tặngthởng nhiều huân huy chơng cao quý Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chếtạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và đợc diễu hành vào đúng ngàyQuốc Khánh 2 -9 - 1959

Nhng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhàmáy 19 - 5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ Tại đây, nhà máy gặp rất nhiềukhó khăn do xa trung tâm, tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranhbiên giới xảy ra ngày càng quyết liệt, hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngàycàng nhiều, khách hàng ngày cnàg giảm sút Cán bộ lãnh đạo nhà máy đã tìm đủmọi biện pháp để khôi phục nhà máy nh: tổ chức nuôi bò sữa, làm một số loại máymóc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Nhng kết quả thu đợc đều quá thất vọng.Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô

Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy đợc phépthu mua các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi cácchi tiết, vào những năm này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiếtnhỏ nh bơm nớc xe Zin, các loại bulông… tuỳ từng loại hình sản xuất

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy

đã chủ động về kế hoạch sản xuất, bớc đầu có ý thức về thị trờng, về Marketing,nhờ vậy mà sản phẩm của nhà máy càng đợc a chuộng Từ đó đến nay, nhà máythực sự bớc sang một trang mới và đặc biệt là từ khi đợc thành lập lại theo quyết

định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27 -5- 1993 của Bộ trởng Bộ GTVT (thành lậplại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty cơ khí ô tô 1 -5 Đây là một thuận lợitạo cho công ty có t cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch toán kinh tế, tự giaodịch và kí kết hợp đồng kinh tế Với nhiệm vụ mới chủ yếu là sửa chữa đóng mới,lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác

Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế,

đặc biệt từ khi luật đầu t nớc ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phốihợp với bộ GTVT, trờng đại học GTVT… tuỳ từng loại hình sản xuất chế tạo thêm các loại sản phẩm nh: lubánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê tông nhựa asphalt công suất từ 25 - 100 tấn/ giờtrạm cấp phối đợc cục đo lờng chất lợng nhà nớc xác định đảm bảo chất lợng thaythế hàng nhập khẩu Có thể nói đây là những mặt hàng chủ đạo của công ty, khẳng

định đợc tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nớc cũng nh cán bộlãnh đạo công ty

Các sản phẩm của công ty đã đạt đợc nhiều huy chơng vàng, bạc nh: trạmtrộn asphalt, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trờng trong nớc

do chất lợng cao, giá thành hạ

Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt đợc lợi nhuận cao, và đạt vợt

định mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 ngùn cơ bản là nộp ngân sách nhànớc, đầu t tích luỹ bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập chongời lao động Năm 2000, công ty đã đợc nhà nớc phong tặng là “Đơn vị anh hùnglao động” của 10 năm đổi mới

Do u thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu t thêm cho TSCĐ

847 triệu đồng từ nguồn vốn Đầu t phát triển , Bộ tài chính cấp bổ xung thêm8,4tỷ đồng làm nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng

Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xởng mớivới diện tích 20 ha để vừa tạo công ăn việc làm cho nhân dân điạ phơng và các tỉnhlân cận

Những thành tựu đạt đợc của công ty trong những năm qua đợc thể hiện ởmột số chỉ tiêu kinh tế sau:

Biểu 1.2: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty.

định nhng sang năm 2003 đã tăng một cách vợt trội, tăng 2,32 lần 80 năm 2002 vàdoanh thu (thuần) tăng nhanh năm 2003, tăng 3,56 lần, năm 2002 tăng 1,6 lần sovới năm 2001 Lợi nhuận năm 2003 tăng 6 lần, năm 2002 tăng 3,84 lần so với năm

2001 Thu nhập bình quân đầu ngời 1 tháng tăng, so với năm 2001thì năm 2002tăng 1,09 lần (tức là tăng 80.000đ/tháng/1ngời), năm 2003 tăng 1,26 lần (tức là

230 000 đ/1 ngời / 1 tháng) Điều đó khẳng định công ty đã không ngng sản xuấtsản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao các chỉ tiêu sảnxuất kinh doanh, đồng thời nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ngời lao động

Tỷ suất lợi nhuận trên tổng doanh thu và hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu năm

Nh đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay,tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyếtliệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lợng sản phẩm đợc

đặt lên hàng đầu Để đáp ứng nhu cầu thị trờng, công ty từng bớc xác lập lại cơ cấusản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trờngbằng chính những sản phẩm ấy

Các sản phẩm mà công ty sản xuất, chế tạo:

- Thiết bị máy công trình: phục vụ cho việc nhào trộn các vật liệu để xâydựng, nh:

+ Trạm trộn bê tông Asphalt+ Trạm cấp phối

+ Trạm nghiền sỏi đá

+ Lu bánh lốp

- Lắp ráp, chế tạo ôtô:

+ Ôtô khách 44 - 51 chỗ ngồi+ Ôtô tải 2,5 - 3,5 tấn

- Kết cấu thép:

+ Cầu giao thông nông thôn+ Trạm thu phí

+ Cầu cáp dây căng

2.2 Thị trờng tiêu thụ sản phẩm:

Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, hạgiá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàngloạt các đại lý trong cả nớc, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị tr-ờng trong nớc góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đờng xá, cầu giao thông,

và hệ thống phơng tiện giao thông trong nớc, đồng thời góp phần không nhỏ vàocông cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nớc

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết

và không thể thiếu đợc để đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình SXKDcủa doanh nghiệp Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã

tổ chức lại cơ cấu lao động, các phòng ban, phân xởng cho phù hợp với yêu cầuquản lý chung

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xởng của côngty

Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm

vụ riêng Nhng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máyquản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất

* Giám đốc công ty: Là ngời phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt

hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là ngời chịu trách nhiệm trớc cấptrên về các hoạt động của công ty mình Giám đốc không chỉ quản lý các phòngban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từngnơi làm việc khi cần thiết Giám đốc có các phó giám đốc và các trởng phòng giúp

* Phó giám đốc: Là ngời giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty.

+ Phòng chuyển giao công nghệ+ Trung tâm bảo hành

+ Ban cơ điện

* Phòng kinh tế- thị trờng (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách

hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trờng nh sự biến động về giácả các sản phẩm ; thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sảnphẩm

* Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà

cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ… tuỳ từng loại hình sản xuất cầnthiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và

định mức kĩ thuật đã xác định

* Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các

định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lợng sản phẩm máy côngtrình, ôtô, kết cấu thép và đa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sảnxuất sản phẩm

* Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lợng hàng mua vào và các

thành phần của công ty

* Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trớc giám đốc về

khâu chuyển giao công nghệ máy công trình

* Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu,

bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng

* Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động

-tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lơng, thởng, các chế độ kháccho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lơng

- Phân xởng cơ khí: gia công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụcho việc lắp ráp chế tạo ôtô, máy công trình, các sản phẩm khác.

- Xí nghiệp ôtô: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ôtô

- Xí nghiệp sản xuất xe khách: sản xuất các loại xe khách 29 - 30 chỗ

- Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bịMCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp… tuỳ từng loại hình sản xuất

Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này

Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty nh sau:

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5:

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Phòng kế toán- tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lýcác số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thờiphục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thờng xuyên báo cáo kịp thời tìnhhình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP

Phòng kế toán gồm có 9 ngời dới sự lãnh đạo của 1 kế toán trởng và phóphòng kế toán Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xởng tơng ứng với mộtphân xởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xởng, xí nghiệpcho kế toán trởng Bốn nhân viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trởng còn

có sự quản lý của phân xởng, và các xí nghiệp

Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toánnhng sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chínhxác, chặt chẽ của thông tin kế toán

kế toán

Phòng

tổ chức hành chính

Phòng

kế hoạch sản xuất

Phòng khoa học công nghệ

Phòng KCS

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán nh sau:

* Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung

mọi hoạt động của phòng cũng nh phân xởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy

đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc vềtoàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phơng thức hạchtoán; tạo vốn cho công ty, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời chogiám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty

Định kỳ, kế toán trởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trongphòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tợng cónhu cầu thông tin về tình hình tài chính của công ty nh ngân hàng, tổng công ty,các nhà đầu t, các nhà cung cấp… tuỳ từng loại hình sản xuất

* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối,lập báo cáo cuối kỳ Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liênquan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty.Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số d tài khoản và sổ cáicác tài khoản Hàng quý lập báo cáo tài chính

Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thuchi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế toánthanh toán và bảng trìn vốn vay

* Kế toán vật t kiêm thủ quỹ:

- Định kỳ kế toán vật t căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC đểphản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3 Cuối tháng căn cứ vàocác NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giáthực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2

Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập- xuất VL, CCDC đối chiến với thẻ kho

- Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lợng tiền mặt có tại két của công ty, kiểmnhận lợng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đếntiền mặt Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanhtoán với ngời bán lập

*Kế toán thanh toán với ngời bán:

Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụliên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5 Định kỳ, kế toánthanh toán với ngời bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toándoanh thu lên báo cáo thuế

* Bộ phận phiếu xuất vật t:

* Kế toán TSCĐ và XDCB:

- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng

- Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB

* Kế toán thanh toán tạm ứng:

Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trongcông ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng

* Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ và thuế.

Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu

Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ

Lập báo cáo thuế theo định kỳ

* Bốn nhân viên thống kê:

Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu vớinhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sảnxuất sản phẩm

Ngoài ra trong phòng kế toán cũng đợc trang bị thêm một số máy tính đểphục vụ cho công tác kế toán

Sơ dồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty

- Các TK sử dụng TK 111, 112 (chi tiết cho từng ngân hàng) 152, 153, 154,

155, 211, 241, 214, 621, 627, 642, 532… tuỳ từng loại hình sản xuất

Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức NKCT đợc khái quát nh sau:

ơng kiêm NH

Kế toán TSCĐ

vvà XDCB

Kế toán doanh thu, thu hồi công

nợ, thuế

Kế toán thanh toán tạm ứng

Kế toán thanh toán với ng

ời bán

Sơ đồ 2.3: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT.

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu

II Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5:

1 Khái quát chung tình hình nguyên vật liệu tại công ty:

1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty:

Công ty cơ khí ô tô 1 -5 là công ty chuyên sản xuất, lắp ráp, chế tạo các sảnphẩm này đợc cấu thành từ nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi phải sử dụng nhiêùloại nguyên vật liệu khác nhau

Nguyên vật liệu ở công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, cókhoảng 700 loại nh tôn, thép, sơn xi măng… tuỳ từng loại hình sản xuất Các loại nguyên vật liệu này chủ yếu

đợc mua ở trong nớc, ngoài ra còn nhập ngoại (nh các loại sơn, nớclàm mát… tuỳ từng loại hình sản xuất.)nguyên vật liệu mua về công ty đều phải qua kiểm nghiệm trớc khi nhập kho chonên đảm bảo chất lợng và đúng thông số kỹ thuật

Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí,

đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khálớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 75 - 80%) Vì vậy, khi

có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hởng rất lớn đến giá thành sảnphẩm Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu

là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo đợc chất lợngsản phẩm Song muốn làm đợc điều này thì công ty phải có những biện pháp khoahọc và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đếnbảo quản, sử dụng và dự trữ… tuỳ từng loại hình sản xuất

Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảocông việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loạivật liệu trên cơ sở côngdụng kinh tế cảub nguyên vật liệu đối với qúa trình sản xuấtsản phẩm Vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại: tôn, thép, nhôm… tuỳ từng loại hình sản xuất

- Nguyên vật liệu phụ: que hàn, đinh, sơn bulông, ốc, vít các loại… tuỳ từng loại hình sản xuất

- Nhiên liệu: đất đèn, ga ôxy, xăng… tuỳ từng loại hình sản xuất

- Phế liệu thu hồi: Phôi tôn, thép trong quá trình gia công các chi tiết sảnphẩm

Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá đợc vai trò của từng loạinguyên vật liệu để từ đó xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợpvới điều kiện sản xuất Hơn nữa cách phân này định giá sản phẩm dở dang theonguyên vật liệu chính 1 cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm sảnxuất trong kỳ đợc chính xác hơn

1.2 Công tác quản lý vật liệu ở công ty:

ở mỗi kho, thủ kho đợc trang bị đầy đủ phơng tiện cân, đo, đong, đếm ở các

xí nghiệp, phân xởng của công ty cũng có các kho riêng và do thống kê phân xởngquản lý Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật t mà xí nghiệp phân x-ởng nhận về cha đa vào sản xuất, sau đó vật t đợc giao cho các tổ, đội sản xuất

Hai là, công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật t Đây cũng là biện phápquan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu Phòng thiết kế ôtô và máy côngtrình có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu chotừng chi tiết, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kĩ thuật đã quy định chung củanhà nớc Nh vậy, khi các phân xởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật t thì thống kêphân xởng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật t do tổ trởng phân xởng, xí nghiệp đềnghị sẽ lên phòng kế toán yêu cầu viết phiếu xuất vật t

Ba là, công ty giao trách nhiệm cho các thủ kho Các thủ kho ngoài việcquản lý, bảo quản tốt vật t còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lợng,tình hình biến động của từng thứ vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có tráchnhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trờng hợp vật liệu tồn đọngtrong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất của công ty

2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty:

Tính giá là 1 khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán Việc tínhgiá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết đợc chi phí nguyên vậtliệu thực tế phát sinh trong qúa trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm

Tại Công ty cơ khí ô tô 1- 5, thuế GTGT đợc tính theo phơng pháp khấu trừ

2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với NVL mua trong nớc thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá

đơn (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) các chi phí liên quan nh chi phí vậnchuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua

- Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá thực tế nhập kho bao gồm tổng giátrị thanh toánvới ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua… tuỳ từng loại hình sản xuất

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trênthị trờng

2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

ở công ty, nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp hệ số giá:

Phơng pháp này tơng đối phù hợp với việc tính giá nguyên vật liệu ở 1 công

ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, xuất dùng thờng xuyên

3 Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:

3.1 Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu.

a Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vậtliệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu Hàng tháng sau khi nhân

và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng.Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trởng phòng kế toán và phòngKCS Sau đó phòng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t sẽ lập phiếunhập kho Phiếu này đợc lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòngban: Một liên lu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vàothẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho

để tính giá và đối chiếu Một liên đính kèm với hoá đơn của ngời bán Hàng ngày(định kỳ), kế toán thanh toánvới ngời bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với ngờibán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5

Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t ghi số lợngthực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu và cùng ngời giao hàng kí vào 2 bản

Nguyên vật liệu nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định

đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t và an toàn trong bảo quản, cháy nổ