Đề tài : HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ, VĂN THƯ, LƯƯ TRỮ CỦA CÔNG TY pps

ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY Giáo viên hướng dẫn : Phùng Thị Kim Liên Họ tên sinh viên : 1 L ỜI MỞ ĐẦU Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công v iệc của các cơ quan các tổ chức , nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư là một nội dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tạ i nhà trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty xây dựng công trình giao thông 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn tốt nghiệp của mình. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể không tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư, đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cô, các chú, anh chị phòng hành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 đã giúp em hoàn thiện luận văn này. 2 B ẢN THU HOẠCH THỰC TẬP ĐƯỢC CHIA LÀM 4 PHẦN Phần I : Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của công ty và văn phòng công ty. 1. Chức năng và nhiện vụ của công ty. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Phần II: Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung của Công ty. 2. Công tác thư ký. 3. Công tác văn thư. 4. Công t ác lưu trữ. Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của công ty. 1. Đánh giá chung về khâu công việc. 2. Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục. Phần IV: Nhận xét của Công ty về kết quả thực tập của sinh viên. 1. Ý thức tổ chức kỷ luật. 2. Hiệu quả công việc trong thời gian thực tập. 3. Xếp loại. 4. Thang điểm. 5. Chữ ký của lãnh đạo trong Công ty thực tập. 3 P HẦN I I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần XD - CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trình Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD - CTGT 118. - Nhiệm vụ chủ yếu của công ty. Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề để nâng cao đời sống cho con người. 2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính . 2.1Cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty Cổ phần XD - CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có: - Văn phòng Hành chính. - Phòng Tài chính Kinh tế. - Phòng Kinh tế thị trường. - Phòng Quản lý thiết bị. - Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư. - Phòng Công Đoàn. 2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính : Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tá c LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ của công ty 02. 4 Sơ đồ tổ chức. Phó văn phòng Nhân viên quản trị đời sống Cán bộ BHLĐ, chuyên viên pháp luật Nhân viên chế độ chính sách kiêm văn thư Nhân viên thống kê lao động tiền lương Nhân viên bảo vệ , trực tổng đài , sao chép tài liệu Nhân viên bảo vệ trực điện nước Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ Nhân viên lái xe con Chánh văn phòng 5 Phần II Tình hình thực tế về công tác v ăn thư ở Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 1. Khái quát tình hình Công ty. 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty. Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây D ưng Công Trình Giao Thông 118 đư ợc thành lập từ tháng 10 n ă m 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy móc,thiết bị do Liên Xô viện trợ đ ể thi công các công trình giao thông đư ờng sắt, đư ờng bộ thuộc khu đ ầu mối và vành đ ai Hà Nội. N ăm 1983 Công ty đ ổi tên thành Công trư ờng 212, sau đ ó lấy tên là đư ờng bộ 118. Đ ến n ăm 1993 đ ổi tên thành Công ty Công Trình Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng Công trình Giao Thông I - Bộ Giao Thông vận Tải. Từ n ăm 1999 đ ến nay, công ty đ ã đ ổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con ng ư ời, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề vì thế đ ã tạo ra những b ư ớc tiến nhẩy vọt. Sau 3 n ăm đ ổi mới, sản l ư ợng 2001 đ ã tă ng gần 10 lần so với n ă m 1998 và có nền tảng tài chính ổn đ ịnh, lành mạnh. Tháng 1 nă m 2002 công ty tiến hành chuyển đ ổi hình thức sở hữu, từ một doanh nghiệp nhà n ư ớc hạch toán đ ộc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng Công ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đ ổi tên thành công ty cổ phần Xây dựng CTGT 118 - Quyết đ ịnh thành lập và hoạt đ ộng từ ngày 01 tháng 01 năm 2002. Trong quá trình hoạt đ ộng, Công ty đ ã tham gia thi công nhiều dự án lớn của quốc gia nh ư: Đư ờng Bắc Th ăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đ ai 3 Hà Nội Hiện nay, công ty đang đ ồng thời thi công các dự án lớn như : Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đư ờng Hồ Chí Minh, các hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất, đư ờng vào thuỷ đ iện Đ ại Ninh, công trình 353 cầu Dào Đ ồ S ơn, Đông Hà- Huế, công trình Long An, Khách sạn Đông Dươ ng và hàng loạt các công trình giao thông ở các đ ịa ph ươ ng trong cả n ư ớc. Tất cả các công trình giao thông công ty thi công đ ều đ ạt chất l ư ợng cao, hoàn thành đ úng tiến đ ộ, đ ẹp về mỹ thuật, đa dạng về sản phẩm, đư ợc chủ đ ầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giá cao. Đ ồng thời công ty đ ang xúc tiến đ ấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đư ờng, bến cảng, theo nhiều hình thức và nguồn vốn. Tiếp tục đ ổi mới hoàn thiện, đ a dạng hoá nghành nghề và mở rộng thêm thị tr ư ờng, lấy việc đ ầu t ư và xây dựng cầu, đư ờng làm trọng tâm. Phấn đ ấu đ ến 2005 doanh thu hàng n ăm đ ạt từ 20 triệu USD trở lên. Từ đ ầu n ă m 1999 công ty dã đ ầu t ư thiết bị và con ng ư ời đ ể đưa máy tính vào công tác quản lý , đ iều hành sản xuất. Đ ến cuối n ăm 2000 đ ã hoàn thiện c ơ bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty. 6 Cuối n ăm 2002 công ty đ ã đư ợc cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001 -2000. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cả nư ớc, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đư ờng đ iện lư ới 35 KV, nạo vét , bồi đ ắp mặt bằng, đào đ ắp nền, đào đ ắp công trình, đ ầu t ư xây dựng c ơ sở hạ tầng cụm dân c ư, đ ô thị 1.2. Đ ặc đ iểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ. Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đ ặc đ iểm riêng, nó tạo nên c ơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình ( nhà máy, cầu đư ờng, công trình phúc lợi ) có đ ủ đ iều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đ ặc đ iểm đ ó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đ a dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đ oạn khác nhau. Mỗi công trình đ ều có dự toán, thiêt kế riêng, đ ịa đ iểm thi công khác nhau.Vì vậy đ ể tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đ ã lập ra các đ ội thi công và các đ ội cầu đ ể các đ ội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai đ oạn trong quy trình công nghệ. Các giai đ oạ n đ ể thi công công trình giao thông ( cầu, đư ờng ) của công ty đư ợc mô tả nh ư sau: - Giai đ oạn khảo sát thi công: Đây là giai đ oạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình, nó quyết đ ịnh trực tiếp đ ến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đ oạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập ngay đ ội khảo sát thiết kế đư ợc trang bị đ ầy đ ủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đ ội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đ ạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đ ó, thiết kế và chọn phươ ng án thi công hợp lý. - Giai đ oạn thi công: Đ ối với thi công cầu, công ty áp dụng ph ương pháp đ óng cọc, đ ổ trụ và làm dầm bê tông đ ể thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đư ờng có quy trình nh ư sau: đào đ ất hữu cơ dải vải đ ịa kỹ thật và đ ắp cát đ ệm; đ ắp nền đư ờng, đ ắp sỏi đ ỏ, thi công lớp Khảo sát thi công Thi công Hoàn thiện Bàn giao Nghiệm thu 7 cấp phối đá dăm, tư ới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đư ờng. - Giai đ oạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đ ảm bảo tính thẩm mỹ của công trình. - Giai đ oạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế đư ợc duyệt thì tiến hành nghiệm thu. - Giai đ oạn bàn giao: Khi công trình đ ã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đư a vào sử dụng. 1.3. Đ ặc đ iểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đ ã xây dựng đ ự ơ c môt mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị tr ư ờng, chủ đ ộng trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị tr ư ờng trong lĩnh vực XDCB, đ ảm bảo đ ứng vững và phát triển trong đ iều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức n ăng đ ã đ áp ứng nhiệm vụ chỉ đ ạo và kiểm tra mọi hoạt đ ộng sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Đ ứng đ ầu bộ máy của công ty là giám đ ốc đ iều hành. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó giám đ ốc, Giám đ ốc còn trực tiếp chỉ đ ạo thông qua các phòng ban. Các phòng ban chức n ă ng chịu sự quản lý của ban giám đ ốc, gồm: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công ty, tổ chức thực hiện công tác v ă n phòng, quản lý công v ă n giấy tờ có liên quan đ ến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đ ốc trong công tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty. Phòng kỹ thuật kinh tế đ ầu t ư: Tham mư u giúp việc cho giám đ ốc về công tác kế hoạch. Quản lý công tác kỹ thuật chất l ư ợng công trình. Phòng kinh tế thị tr ư ờng: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợp đ ồng. Quản lý các hợp đ ồng, theo dõi khối l ư ợng công việc nghiệm thu công trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đ ấu thầu các công trình. Phòng tài chính kế toán: Tham m ư u giúp việc cho giám đ ốc về công tác quản lý tài chính của toàn công ty theo đ úng chức n ăng giám đ ốc đ ồng tiền. Thanh toán, quyết toán các công trình với đ ối tác bên trong và bên ngoài công ty. Thanh toán tiền l ương, thư ởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi công của công ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đư ỡng đ ịnh kỳ hàng quý, hàng nă m cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết bị phục vụ sản xuất của công ty. Quản lý về công tác khoa học công nghệ. 8 Sơ đ ồ tổ chức quản lý công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118. 2.Công tác thư ký. 2.1 Ngành thư ký đ ã có mặt ở n ư ớc ta từ rất lâu đ ời d ư ới hình thức làm việc của các thư lại và các phủ huyện ngày x ưa và đ ến tận ngày nay, khi mà ngành Th ư ký đ ã trở nên rất quan trọng và thiết thực trong mọi lĩnh vực đ ời sống thì vẫn còn rất nhiều ng ư ời ch ư a hiểu rõ về chức n ă ng nhiệm vụ và tầm quan trọng của ngành Thư ký. Vậy khi đ ề cập đ ến nghiệp vụ th ư ký v ă n phòng thì ta cần hiểu rõ Thư ký là gì. Vậy Th ư ký là gì? Th ư k ý là một ng ư ời trợ giúp cho thủ tr ư ởng trong mọi lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi hoạt đ ộng của v ă n phòng. Vậy ta Hội đ ồng quản trị Giám đ ốc đ iều hành Ban kiểm soát Phó giám đ ốc đ iều hành Phó giám đ ốc đ iều hành Phó giám đ ố c đ iều hành Phó giám đ ốc đ iều hành Các đơ n vị sản xuấ t Các đơ n vị quản lý Xư ở ng s ử a ch ữ a Ban đi ề u hành d ự án Các đ ộ i thi công đ ộ c l ậ p Văn Phòng Công ty Các đơ n vị thi công d ự án Văn phòng đ ại di ệ n phía nam Phòng kính t ế th ị trư ờ ng Phòng kĩ thu ậ t công ngh ệ Phòng tài chính kinh t ế Phòng quản lý thi ế t bị Trung tâm thí nghi ệ m 9 thấy rằng ng ư ời th ư ký đ ã góp phần rất quan trọng trong sự thành công của công việc và là một ng ư ời th ư ký v ă n phòng người đư ợc đ ảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc đ ến liên quan đ ến lĩnh vực v ă n phòng một lĩnh phạm vi hoạt đ ộng rất rộng lớn vì thế chức n ă ng nhiệm vụ của ng ư ời th ư ký v ă n phòng rất quan trọng. Và sau một thời gian đ ược về thực tập tại công ty, qua quá trình làm việc và h ọc hỏi em rút ra đ uợc một số kinh nghiệm rất quý báu. Đ ây là một công ty hoạt đ ộng theo c ơ chế thủ tr ư ởng, cho nên công tác th ư ký là một trong những công tác quan trọng của công ty. Chính vì vậy ng ư ời th ư ký phải giải phóng thủ trư ởng ra khỏi những công việc phức tạp thì thủ tr ư ởng mới có thời gian thực hiện những công việc quan trọng. Theo Lê Nin th ư ký là loại lao đ ộng đ ể tất cả những vấn đ ề đư ợc chọn lọc, đánh giá sơ bộ và ông cho rằng th ư ký là cái “ phin pha cà phê ” tức là th ư ký phải có khả n ăng sà ng lọc những thông tin thô đ ể đem lại hiệu quả cao nhất trong công việc. Ng ư ời th ư ký càng phải hiểu rõ các chức nă ng và trách nhiệm của mình bao nhiêu thì thủ tr ư ởng càng có khả n ă ng thực hiện tốt trách nhiệm của mình bấy nhiêu. Những chức n ăng chính như: Chức n ă ng thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đ ến công tác v ăn thư < còn gọi là công tác thông tin >. Chức n ă ng thuộc việc và giải quyết các công việc có liên quan trong hoạt đ ộng v ă n bản. Nói chung là một nghề th ư ký thì phải biết rõ công việc của mình và phải đ iều khiển nó làm sao có hiệu quả tốt nhất trong công việc cũng nh ư trong mọi lĩnh vực khác. 2.2. Nhiệm vụ của ng ư ời th ư ký trong việc tiếp đ ãi khách . a. Tổ chức tiếp khách trong công ty. Tổ chức tiếp khách ở v ă n phòng: V ă n phòng bố trí chỗ cho khách ngồi đ ợi trư ớc khi vào làm việc với công ty. Trong phòng cần treo nội quy tiếp khách với nội dung ngắn gọn dễ hiểu và phải thông báo ngay cho th ư ký biết số l ư ợng và yêu cầu của khách đ ặc biệt là những vị khách quan trọng đ ể th ư ký chuẩn bị kịp thời, chu đ áo trong việc tiếp khách cũng nh ư những công việc có liên quan. Thư ký cần n ă m rõ những vấn đ ề cụ thể trong tiếp khách đ ể phổ biến cho các đơ n vị thực hiện và duy trì. - Ngày giờ tiếp khách của công ty. - Việc tiếp khách của Giám đ ốc và các Phó giám đ ốc - Trư ờng hợp khách từ xa đ ến ă n nghỉ tại công ty - Trư òng hợp tiếp nhiều khách có lãnh đ ạo hoặc không có lãnh đ ạo - Việc bố trí ă n ở phục vụ khách khi đ ến công ty - Nhiệm vụ của th ư ký trong việc tiếp khách b. Vai trò của th ư ký trong việc tiếp khách Vai trò của ng ư òi th ư ký trong việc tiếp khách rất quan trọng vì th ư ký là ngư ời đ ầu tiên của công ty tiếp xúc với khách. ấn t ư ợng đ ầu tiên của khách đ ối với c ơ quan là do ngư ời th ư ký tạo nên, vì vậy những đ ánh giá tốt luôn tạo nên [...]... khâu công việc Công tác hành chính văn phòng nói chung và công tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ nói riêng gắn liền với hoạt động của cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý của lãnh đạo Nội dung của công tác văn phòng cũng như công tác Thư ký, Văn thư, Lưu trữ bao gồm nhiều khâu công việc,liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều bộ phận việc phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu công. .. Chuyển Lưu hồ s : Số Dấu thực tế tại công ty Công văn đến Số Ngày / ./2004 3.5 Lập hồ sơ hiện hành Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cùng của công tác văn thư đó là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ trong công ty Cán bộ văn thư làm tốt công việc này sẽ 22 tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cán bộ làm công tác lưu trữ, tránh được... Theo Nghị định 42/CP của Chính phủ, tài liệu kết thúc công việc được một năm phải tiên hành nộp vào lưu trữ công ty Cuối mỗi năm, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong công ty và các cán bộ làm công tác chuyên môn khác nhưng có liên quan đến công tác, công văn giấy tờ phải kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang giữ đem nộp cho bộ phận lưu trữ công ty đồng thời lưu trữ công ty phải căn cứ vào... ch : Cột 1: Số ký hiệu công văn Cột 2: Ngày tháng công văn Cột 3: Phân loại và trích yếu nội dung công văn Cột 4: Nơi nhận Cột 5: Người ký Cột 6: Nơi người nhận bản lưu Cột 7: Ghi chú Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 trong qúa trình hoạt động Văn thư còn phải nhập một số văn bản đến ,văn bản đi quan trọng vào máy nh : Công văn đi Số TT: 01 Ký hiệu: 01/VP Ngày 03/02/04 Ngày phát hành 08/02/04 - Phân loại :. .. định về công tác lưu trữ để đảm bảo các điều kiện làm việc Nhưng để làm tốt các công tác này đúng với quy định chung của nhà nước và quy định chung của công ty thì các cán bộ làm công tác lưu trữ cần thực hiện tốt những công việc như sau: 4.1 Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ công ty Đối với lưu trữ công ty, nguồn bổ xung chủ yếu là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và... chung trong công ty, đây là một bộ phận 23 không thể thiếu được trong toàn bộ công việc thuộc về tổ chức lao động khoa học trong công ty b Trang thiết bị công tác văn thư Trang thiết bị công tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất chất lượng của công tác văn thư đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho người cán bộ làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình -... phát hành: Văn phòng - Toàn văn nội dung Trong văn bản đi của công ty, ngoài chuyển công văn thông thư ng của công ty còn có cả chuyển phát nhanh để phục vụ thông tin nhanh hơn, nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc Quy trình chuyển của nó cũng giống như chuyển công văn đi nhưng phong bì của nó thì khác so với công văn đi 3.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến Tổ chức và giải quyết công văn đến... liệu mật và giao nộp vào lưu trữ công ty theo đúng quy định - Về công tác lưu tr : Lãnh đạo văn phòng cùng cán bộ lưu trữ lập kế hoach thu thập tài liệu về lưu trữ công ty Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ phải tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, bổ sung các công cụ tra cứu và hoàn thiện hệ thống sổ sách, thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng... 03 Công ty cơ khí ô tô 1/5 Ngày Nơi Kí Tên loại và trích tháng công người nhận yếu nội dung văn công văn nhận 101/EUN- 31/12/03 V/v: Ngày khởi AT công thi công gói thầu số 4501-N2 0258/04/ 02/01/04 V/v: Tăng cường BGTVT công tác thanh tra kiểm tra trong ngành GTVT 12/TCKT 01/02/04 V/v: Thông báo thanh toán số kí hiệu công văn Ghi ch : Cột 1: Ngày tháng đến Cột 2: Số đến Cột 3: Nơi gửi công văn Cột 4:. .. thể trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu theo quy định của nhà nước và pháp luật Để đảm bảo an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ của Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 được bảo quản ở vị trí cao ráo thoáng mát, có đầy đủ các phương tiện bảo quản và các dụng cụ tra tìm thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu 26 Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác văn thư, thư ký lưu trữ ở công ty 1 Đánh . chức của công ty và văn phòng công ty. 1. Chức năng và nhiện vụ của công ty. 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Phần II: Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, . trữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung của Công ty. 2. Công tác thư ký. 3. Công tác văn thư. 4. Công t ác lưu trữ. Phần III : Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, . ĐỀ TÀI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THƯ KÝ, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY Giáo viên hướng dẫn : Phùng Thị Kim Liên Họ tên sinh viên : 1 L ỜI MỞ ĐẦU