- Về công tác văn thư: Cần bố trí thời gian làm việc hợp lý để cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc đạt hiệu quả cao. Các đơn vị phòng ban chức năng đưa ra mục lục hồ sơ từng đơn vị mình để dựa vào
đó cán bộ văn thư công ty lập danh mục hồ sơ cho từng đơn vị. Cônh văn tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lưu trữ công ty theo đúng quy định.
- Về công tác lưu trữ: Lãnh đạo văn phòng cùng cán bộ lưu trữ lập kế hoach thu thập tài liệu về lưu trữ công ty. Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ phải tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, bổ sung các công cụ tra cứu và hoàn thiện hệ thống sổ sách, thống kê tài liệu lưu trữ để tra tìm nhanh chóng phục vụ cho việc nghiên cứu, sử dụng. Lãnh đạo văn phòng dựa vào quy định về công tác văn thư, lưu trữ để phân công trách nhiệm giữa các bộ phận trong công ty, sau đó thống nhất với nhau về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ công ty.
- Các cán bộ nhân viên trong công ty cần có trách nhiệm hơn nữa trong công việc và những nhiệm vụ được giao. Chấp hành đầy đủ những nội quy, quy chế của công ty và những quy định của pháp luật hiện hành trong nghiệp vụ của mình. Mỗi cán bộ cần học hỏi và nghieưn cứư thêm về nghiệp vụ chuyên môn của bản thân đáp ứng yêu cầu công việc.
Trên đây là những ý kiến đề xuất của cá nhân em qua đợt thực tập tại Công ty Cổ phần XD – CTGT 118, em mong muốn công tác tổ chức hành chính của công ty ngày càng đạt được những hiệu quả đáng khích lệ, đóng góp cho sự phát triển nền hành chính văn phòng của nhà nước ta trong thời kỳ đổi mới.
Rất mong những đề xuất của em được lãnh đạo công ty quan tâm xem xét.
Phần IV