Tài liệu lưu trữ được bảo quản thống nhất và tuyệt đối an toàn ở bộ phận lưu trữ của công ty. Tất cả những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội... Được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty đều được giao nộp vào lưu trữ mỗi năm.
Tài liệu lưu trữ có nhiều loại: Tài liệu giấy tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm... phản ánh được hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội và có giá trị nhiều mặt: Về chính trị, về kinh tế, về nghiên cứu khoa học và còn là một di sản văn hoá đặc biệt quý giá của dân tộc. Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao đòi mỗi công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác này, góp phần xây đắp nền văn hoá đậm đà bản sắc dân tộc.
Tài liệu giao nộp vào lưu trữ bao gồm: Bản chính hoặc bản có giá trị như bản chính của các văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa băng...Những tài liệu mang độ mật phải được bảo quản theo đúng chế độ bảo mật của nhà nước. Trong Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 đã có kho lưu trữ riêng và có các quy định về công tác lưu trữ để đảm bảo các điều kiện làm việc. Nhưng để làm tốt các công tác này đúng với quy định chung của nhà nước và quy định chung của công ty thì các cán bộ làm công tác lưu trữ cần thực hiện tốt những công việc như sau:
4.1. Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ công ty.
Đối với lưu trữ công ty, nguồn bổ xung chủ yếu là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty và các đơn vị trực thuộc. Theo Nghị định 42/CP của Chính phủ, tài liệu kết thúc công việc được một năm phải tiên hành nộp vào lưu trữ công ty. Cuối mỗi năm, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong công ty và các cán bộ làm công tác chuyên môn khác nhưng có liên quan đến công tác, công văn giấy tờ phải kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu đang giữ đem nộp cho bộ phận lưu trữ công ty đồng thời lưu trữ công ty phải căn cứ vào danh mục hồ sơ để tiếp nhận tài liệu nộp lưu.
Những tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cần phải được chỉnh lý lập thành hồ sơ đầy đủ và nộp theo đúng thời gian quy định, không giao nộp từng b ó tài liệu lộn xộn. Khi giao nộp hồ sơ vào lưư giữ công ty cần phải thực hịên việc lập biên bản, biên bản được thành lập 02 bản < 01 để nơi nhận, 01 bản để nơi giao nộp giữ >. Việc giao nhận cần phải kèm theo mục lục hệ thống danh sách những hồ sơ tài liệu đem nộp.
Lưu trữ công ty hiện tại mới chỉ thu nhận tài liệu của bộ phận văn phòng còn các phòng ban trực thuộc khác chưa thường xuyên nộp tài liệu vào lưu trữ, vì thế mà một số tài liệu vẫn còn nằm rải rác và ở trong tình trạng lộn xộn... Một số ít thì đã được lạp hồ sơ nhưng chưa đúng quy định nên gây khó khăn trong việc bảo quản và chỉnh lý tài liệu trong lưu trữ công ty.
4.2. Xác định giá trị tài liệu.
Đây thực chất là quá trình nghiên cứu sử dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho và loại ra những tài liệu không còn giá trị để tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
Việc xác định giá trị tài liệu cần được tiến hành từ bộ phận văn thư cho đến lưu trữ công ty. Trong văn thư công ty, xác định giá trị tài liệu chủ yếu được thực hiện trong khi lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ công việc và ngay từ quá trình lập danh mục hồ sơ cho công ty. Lưu trữ công ty có trách nhiệm kiểm tra lại giá trị hồ sơ, tài liệu do văn thư công ty nộp lại.Tại đây hồ sơ, tài liệu sẽ được đánh giá một cách toàn diện những tài liệu trùng thừa, hết giá trị, tài liệu đựơc xác định không chính xác ở giai đoạn truớc sẽ được tiến hành tiêu huỷ. Khi tiến hành việc tiêu huỷ tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu để tiến hành xem xét, đề nghị cấp có thẩm quyền. Cần lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị và bảo quản hồ sơ đó ở lưu trữ công ty với thời hạn lâu dài. Công việc tiêu huỷ tài liệu có ý nghĩa đối với việc tiết kiệm ngân sách nhà nước, giải phóng được kho tàng trang thiết bị bảo quản, cung cấp vật liệu làm giấy cho các nhà máy hoặc cơ sở sản xuất.
Do bộ phận văn thư trong công ty đã lập hồ sơ công việc và danh mục hồ sơ, nên việc xác định giá trị tài liệu bước đầu được thực hiện đầy đủ, tạo nên tiền đề thuận lợi cho lưu trữ công ty, bổ xung được những tài liệu có giá trị vào lưu trữ lịch sử.
4.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài tuổ i thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu có thể bị mất mát hư hỏng... Cán bộ lưu trữ công ty cần nắm rõ những nguyên nhân gây hư hại tài liệu để đáp ứng những biện pháp khắc phục cho hợp lý. Ngoài ra cán bộ lưu trữ cũng cần áp dụng những phương pháp quản lý tài liệu trong kho cụ thể là việc xắp xếp tài liệu: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ, sắp xếp lên giá tủ, tiếp đến là chế độ bảo vệ: Kiểm tra trạng thái vật lý của tài liệu, thường xuyên vệ sinh tài liệu trong kho, có các biện pháp phòng cháy chữa cháy kịp thời và nếu cần thiết
phải có nội quy ra vào kho. Cuối cùng là chế độ sử dụng tài liệu: Không mang tài liệu ra khỏi kho lưu trữ, chỉ được nghiên cứu tài liệu tại chỗ, trong trường hợp cần sao chụp công chứng cần phải có ý kiến của người có thẩm quyền. Nghiêm cấm những hành vi chiếm dụng, mua bán trao đổi và tiêu huỷ trái phép tài liệu. Cần có quy định cụ thể trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu theo quy định của nhà nước và pháp luật.
Để đảm bảo an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ của Công ty Cổ phần XD – CTGT 118 được bảo quản ở vị trí cao ráo thoáng mát, có đầy đủ các phương tiện bảo quản và các dụng cụ tra tìm thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu.
Phần III