Sử dụng phần mềm Excel potx

Nhập cùng dữ liệu cho một nhóm các ô  Chọn phạm vi nhóm ô cần nhập dữ liệu  Nhập dữ liệu tùy theo kiểu đã qui định  Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter... Công cụ điền nội dung tự động a Điền

Nội dung

 Bài 1: Tổng quan về MS-Excel

 Bài 2

: Thao tác nhập và định dạng dữ liệu trong bảng tính

 Bài 3: Công thức và hàm

 Bài 4: Đồ thị và in ấn

 Bài 5: Cơ sở dữ liệu trong MS-Excel

gồm nhiều cột (column) và nhiều hàng (row) tạo thành các đơn vị lưu trữ và xử lý dữ liệu gọi

là ô (cell)

2. Một số thao tác cơ bản

a. Khởi động MS-Excel

 Cách 1: Nhấn chuột vào nút Start,

chọn Program, chọn Microsoft office và chọn Ms-Excel

 Cách 2: Nhấp đúp chuột vào biểu

tượng chương trình Ms-Excel trên Desktop

 Sau khi khởi động chương trình MS-Excel, chúng ta có một sổ bảng tính (workbook).

 Cửa sổ bảng tính MS-Excel có các thành phần chính sau:

Thanh tiêu đề: cho biết tên tập tin

Thanh thực đơn lệnh: cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bảng tính

Thanh công cụ: cung cấp các nút thao tác nhanh

Thanh công thức (Formula Bar): hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung

dữ liệu của ô

 Đường viền ngang: ghi tên cột

 Đường viền dọc: ghi số thứ tự dòng

 Thanh trượt ngang và dọc: cho phép hiển thị những ô bị che khuất

 Thanh trạng thái: cho biết thông tin về bảng tính

 Trong một sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính (Sheet) Một sổ bảng tính có thể chứa từ 1 đến

255 trang bảng tính.

chỉ số theo chữ cái A,B,C, … Z,AA,AB,AC, … và

65536 dòng được đánh chỉ số theo số thứ tự 1,2,3 … 65536.

MS_Excel tạo 3 trang bảng tính trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3 Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên là Sheet4, Sheet5, …

 Các thao tác cơ bản về Sheet

 Sheet đang làm việc hoặc đang được chọn gọi là Sheet hiện hành Muốn chọn Sheet nào ta click vào Sheet đó trên Sheet Tab.

 Click phải chuột tại Sheet Tab để kích hoạt ShortCut menu gồm:

 Insert: chèn thêm Sheet vào vị trí Sheet hiện hành

 Delete: xóa Sheet hiện hành

 Rename: đổi tên Sheet hiện hành

 Move or copy: di chuyển hoặc sao chép Sheet

 Select all Sheets: chọn tất cả các Sheet

 Ô (cell)

Ô của trang bảng tính là giao của cột và

dòng Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau

Ví dụ địa chỉ của ô đầu tiên là A1 và địa chỉ của ô cuối cùng là IV65536.

b Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc định

Nhắp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.

c Tạo bảng tính mới theo mẫu lựa chọn

Nhắp chuột vào menu File -> New làm xuất hiện hộp thoại chọn mẫu

d Ghi lưu bảng tính

 Nhắp chuột vào menu File -> Save (hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Save ) Xuất hiện hộp thoại Save as:

 Gõ tên tệp vào ô File name (nên gõ không dấu)

 Xác định ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin bằng cách chọn trong hộp Save in

 Nhấn nút Save để hoàn tất việc ghi lưu.

e.Đóng bảng tính, đóng chương trình Excel

 Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Close

để đóng bảng tính đang làm việc

 Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Exit để đóng chương trình MS-Excel hoặc nhấn nút tại góc trên bên phải màn hình

f Mở một hoặc nhiều bảng tính

 Nhắp chọn menu File -> Open (hoặc nhắp chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ) Xuất hiện hộp thoại:

 Tìm thư mục chứa tệp tin trong hộp Look

in

 Chọn các tệp tin cần mở rồi nhấp nút Open

 Nhập dữ liệu kiểu số

 Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08

 Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào

cặp dấu ngoặc đơn - “( số )”

 Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và

phần thập phân

 Dữ liệu kiểu ngày tháng

 Cách thức nhập được quy định trong mục

Regional Settings trong cửa sổ Control Panel

 Thứ tự nhập mặc định: tháng/ngày/năm

 Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy định được đặt trong mục Regional Settings

 Nhập dữ liệu kiểu văn bản

1 Nhập dữ liệu vào 1 ô

 Di chuyển con trỏ đến ô cần nhập

 Nhập dữ liệu tùy theo kiểu đã qui định

 Kết thúc nhập dữ liệu ta di chuyển con trỏ ra khỏi ô

 Để sửa đổi dữ liệu tại một ô ta nhấn phím F2 hoặc nhấn đúp chuột tại ô đó.

2 Nhập cùng dữ liệu cho một nhóm các ô

 Chọn phạm vi nhóm ô cần nhập dữ liệu

 Nhập dữ liệu tùy theo kiểu đã qui định

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter

3 Công cụ điền nội dung tự động

a) Điền tự động theo cấp số cộng

 Nhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy

luật cấp số cộng, ví dụ: 1, 4

 Chọn 2 ô vừa nhập

 Đưa con trỏ chuột vào hình vuông ở

góc phải dưới của vùng vừa chọn

 Nhấn vào kéo chuột theo chiều dọc,

ngang như mong muốn

b) Điền tự động theo chuỗi dữ liệu

dụ: 05TC0001, 05TC0002

dưới của vùng vừa chọn

như mong muốn

c) Điền tự động theo cấp số nhân

số nhân, ví dụ: 1, 3

dưới của vùng vừa chọn

dọc, ngang như mong muốn

II Các thao tác về ô, cột, hàng

 Các đối tượng hay dùng

1 Sao chép, di chuyển, xóa các ô

c) Xóa nội dung các ô

 Chọn các ô cần xóa

 Vào menu Edit /Clear / Contents

(Hoặc nhấn phím Delete)

2 Thêm/bớt ô, dòng, cột

a) Thêm dòng

b) Thêm cột

c) Thêm ô

 Chọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nó

 Vào menu Insert  Cell

 Xuất hiện hộp thoại:

đẩy ô hiện tại sang phải

và đẩy ô hiện tại xuống dưới

lên trên

sang trái

d) Xóa vùng ô

 Chọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô

bên trái sang

 Chọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các

ô bên phải sang

 Chọn Entire row: xóa các dòng có ô đang

chọn

 Chọn Entrire column: xóa các cột có ô

b) Thay đổi chiều cao dòng

dưới của tiêu đề dòng Nhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để tăng/giảm

độ cao dòng.

Cách 2: Chọn menu Format -> Row -> Height Nhập chiều cao dòng Nhấp nút

OK để kết thúc

III Thao tác định dạng

 Cách 1: Các thao tác định dạng ô được thực hiện với các nút chức năng trên thanh công cụ Formating

Phông chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Căn lề Định dạng kiểu số

Kẻ đường viền

Ý nghĩa một số nút lệnh

 Thêm kí hiệu tiền tệ

 Tăng thêm 1 chữ số phần thập phân

 Giảm bớt 1 chữ số phần thập phân

 Cách 2: nhắp chọn menu Format -> Cells làm

xuất hiện hộp hội thoại Format Cells

Thẻ Number: Dạng biểu diễn dữ liệu

trong ô Các dạng biểu diễn dữ liệu

Thẻ Font: Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ,

dạng chữ (Các thao tác tương tự trong Word)

MS-Thẻ Patterns: thay đổi màu chữ và

màu nền ô:

– Thay đổi mầu trong bảng Color – Chọn mẫu hoa văn trong mục Pattern

Thẻ Aligment: Vị trí dữ liệu trong ô

– Text aligment: Chọn hướng căn chỉnh lề

• Horizontal: căn chỉnh theo chiều ngang

• Vertical: căn chỉnh theo chiều dọc

– Wrap text: Cho phép hiển thị dữ liệu bằng nhiều dòng

– Merge cell: Trộn cell

– Orientation: Thay đổi hướng văn bản

Thẻ Border: Tạo đường viền cho các ô

• Chọn kiểu nét trong hộp Style

• Chọn mẫu đường trong hộp Color

• Chọn một đường viền cụ thể để áp

dụng trong hộp Border

(nhỏ hơn), >= (lớn hơn hoặc bằng),

<=(nhỏ hơn hoặc bằng), <> (không bằng)

Thứ tự ưu tiên các phép toán

2) Cách tạo công thức cơ bản

 Trước tiên nhập ký tự =, sau đó nhập nội dung công thức Nhấn phím Enter

để kết thúc.

• Nhận biết và sửa lỗi

– ####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,

– #VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu

cầu của công thức

– #DIV/0!: chia cho giá trị 0 – #NAME?: không xác định được ký tự trong

3) CÁC LOẠI ĐỊA CHỈ

3.1 Địa chỉ tương đối (Relative Address)

 Ví dụ: A7, H14, AB12

 Địa chỉ tương đối có trong công thức sẽ

thay đổi theo vị trí ô khi chúng ta thực hiện sao chép công thức từ một ô đến các ô khác.

<Cột><Hàng>

Ví dụ: Công thức ô D2 là =B2*C2

• Khi sao chép sang ô D3 sẽ là = B3*C3

• Khi sao chép sang ô F4 sẽ là = D4*E4

3.2 Địa chỉ tuyệt đối

• Ví dụ: $A$7, $H$14, $AB$12

• Địa chỉ tuyệt đối có trong công thức sẽ cố

định không thay đổi khi chúng ta thực hiện sao chép công thức từ một ô đến các ô khác.

• Ví dụ: Công thức ô D2 là =B2*$C$2

Khi sao chép sang ô D3 sẽ là = B3*$C$2

Khi sao chép sang ô F4 sẽ là =

$<Cột>$<Hàng>

D4*$C$2

3.3 Địa chỉ hỗn hợp

•

• Ví dụ: $A7, H$14, AB$12

• Địa chỉ hỗn hợp có trong công thức sẽ thay

đổi theo phần tương đối, không thay đổi theo phần tuyệt đối khi chúng ta thực hiện sao chép công thức từ một ô đến các ô khác.

• Ví dụ: Công thức ô D2 là =B$2*$C2

Khi sao chép sang ô D3 sẽ là = B$2*$C3

Khi sao chép sang ô F4 sẽ là =

$<Cột><Hàng> hoặc

<Cột>$<Hàng>

D$2*$C4

4) Sử dụng hàm

4.1 Khái niệm hàm :

 Hàm là một đoạn chương trình được viết

sẵn nhằm thực hiện các thao tác tính toán nào đó.

 Hàm luôn trả về giá trị thuộc một kiểu dữ

liệu.

• Dạng tổng quát của hàm :

Tên hàm (các đối số).

Phần lớn các hàm trong MS-Excel đều có một hoặc nhiều đối số

Đối số có thể là một giá trị kiểu số, một

xâu kí tự, địa chỉ ô hay vùng ô, công thức hay những hàm khác.

• Tên hàm được sử dụng theo qui ước

của Excel Có 2 loại hàm là hàm có

sẵn và hàm do người dùng tự viết

• Nhập hàm

– Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng

“=<Tên hàm>(đối số 1, đối số 2,…, đối số n)”

– Cách 2:

• Chuyển con trỏ ô về ô muốn nhập công thức

• Trên thanh thực đơn chọn Insert  Function

• Chọn loại hàm trong mục Function Category

• Chọn hàm trong mục Function name

• Nhấn nút OK

• Nhập các đối số cần thiết

• Nhấn nút OK để hoàn tất

c) Hàm INT

• Cú pháp : INT (Number)

• Chức năng : Tính phần nguyên của số

Number

• Ví dụ : = INT (4.135) cho kết quả là 4

= INT(6.78) cho kết quả là 6

ROUND(153.5,0)=

ROUND(153.5,-2)=

154 200

e) Hàm MOD

– Cú pháp : MOD (đối số 1, đối số 2)

– Chức năng : Tính phần dư của phép

chia đối số 1 cho đối số 2 – Ví dụ : = MOD (7,6) cho kết quả là 1

1) Hàm MAX

– Cú pháp: MAX(đối số 1, đối số 2,…)– Trả lại số lớn nhất trong danh sách

– Ví dụ: MAX(6,7,2,9,13)=13

MAX(D2:D6) = 9

2 Hàm MIN

– Cú pháp: MIN(đối số 1, đối số 2,…)– Trả lại số nhỏ nhất trong danh sách– Ví dụ: MIN(6,7,2,9,13)=2

MIN(D2:D6) = 5

3 Hàm AVERAGE

– Cú pháp:

AVERAGE(đối số 1, đối số 2,…)– Trả lại giá trị trung bình cộng của

các số trong danh sách– Ví dụ: AVERAGE(6,7,14)=9

AVERAGE (D2:F2)=8

4 Hàm SUM

• Cú pháp: SUM (danh sách đối số)

• Chức năng: Tính tổng các giá trị của

danh sách đối số

• Ví dụ: = SUM (7,3,6) cho kết quả là 16

= SUM (D2 :D6) cho kết quả là 34

• Ví dụ: Tính tổng điểm Toán của những người sinh năm 1988

= SUMIF (C2:C6,1988,D2:D6) cho kết quả là 14

– Ví dụ: COUNTA(6,7,”Nữ”,2,9,13,”Nam”)=7

• Ví dụ:

1) Có bao nhiêu người sinh năm 1988

= COUNTIF (C2:C6,1988) cho kết quả

9 Hàm RANK

• Cú pháp: RANK (x, danh sách l, d)

• Chức năng: Tìm thứ hạng của x trong

danh sách l theo qui định của d

– Nếu d=0 : thứ hạng theo giá trị giảm dần.

– Nếu d=1 : thứ hạng theo giá trị tăng dần.

• Ví dụ: = RANK (G2,$G$2:$G$6,0)

 Nhóm hàm chuỗi

1. Hàm LEFT

 Cú pháp: LEFT (Text, n)

 Chức năng: Trả về n ký tự tính từ trái

của chuỗi Text.

 Ví dụ: = LEFT (“spring”,2) cho kết quả là

“sp”

= LEFT(B2,3) Cho kết quả là “Trú”

2 Hàm RIGHT

• Cú pháp: RIGHT (Text, n)

• Chức năng: Trả về n ký tự tính từ phải

của chuỗi Text

• Ví dụ: = RIGHT (“spring”,3) cho kết

quả là “ing”

3 Hàm MID

• Cú pháp: MID (Text, i, n)

• Chức năng: Trả về n ký tự tính từ kí tự

thứ i của chuỗi Text

• Ví dụ: = MID (“spring”,2,3) cho kết quả

là “pri”

= MID(B2,5,2) cho kết quả là “ A”

4 Hàm TRIM

• Cú pháp: TRIM (Text)

• Chức năng: Cắt bỏ các kí tự trống

thừa của chuỗi Text

• Ví dụ: = TRIM (“ mùa xuân”) cho kết

quả là “mùa xuân”

8 Hàm PROPER

• Cú pháp: PROPER (Text)

• Chức năng: Đổi ký tự đầu của chuỗi

Text sang chữ in, còn lại chữ thường

• Ví dụ: = PROPER (“spring”) cho kết

quả là “Spring”

 Nhóm hàm logic

1. Hàm AND

 Cú pháp:

AND (bt logic 1, bt logic 2, …, bt logic n)

 Chức năng: Hàm trả về giá trị True nếu

tất cả các bt logic đều có giá trị True Trả

về giá trị False nếu có ít nhất 1 bt logic

có giá trị False.

 Ví dụ: = AND (5<6, right(“lop kt”,2)=”Kt”)

cho kết quả là False

2 Hàm OR

• Cú pháp:

OR (bt logic 1, bt logic 2, …, )

• Chức năng: Hàm trả về giá trị True

nếu có ít nhất 1 bt logic có giá trị True Trả về giá trị False nếu tất cả các bt logic đều có giá trị False

• Ví dụ: = OR (5<6, “lop kt”=”Kt”) cho

kết quả là True

4 Hàm IF

• Cú pháp:

IF (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)

• Chức năng: Hàm trả về giá trị 1 nếu điều

kiện đúng, ngược lại hàm trả về giá trị 2.

• Ví dụ: = IF (5<6,”ABC”,”DEF”) cho kết quả

là “ABC”

= IF(G2>=9,”XS”,IF(G2>=8,” GIỎI”, IF(G2>=7,”KHÁ”,IF(G2>=5,”TB”,”YẾU”))))

3 Hàm DAY

• Cú pháp: DAY (dữ liệu kiểu ngày)

• Chức năng: Lấy giá trị ngày của dữ

liệu ngày tháng

• Ví dụ: DAY(“10/11/2007”) = 10

4 Hàm MONTH

• Cú pháp: MONTH (dữ liệu kiểu ngày)

• Chức năng: Lấy giá trị tháng của dữ

liệu ngày tháng

6 Hàm TIME

• Cú pháp: TIME (giờ, phút, giây)

• Chức năng: đổi 3 trị số trên thành biểu

thức giờ

• Ví dụ: = TIME(8,20,40) cho kết quả là

8:20:40 AM

7 Hàm HOUR

• Cú pháp: HOUR (dữ liệu kiểu giờ)

• Chức năng: lấy giá trị giờ của dữ liệu

kiểu giờ

8 Hàm MINUTE

• Cú pháp: MINUTE (dữ liệu kiểu giờ)

• Chức năng: lấy giá trị phút của dữ liệu

kiểu giờ

9 Hàm SECOND

• Cú pháp: SECOND (dữ liệu kiểu giờ)

• Chức năng: lấy giá trị giây của dữ liệu

kiểu giờ

− Chức năng: Tìm giá trị tìm kiếm trong cột thứ nhất của vùng đối chiếu,nếu tìm thấy

trả về giá trị cùng hàng tại cột trả kết quả, nếu không tìm thấy thì tùy theo kiểu tìm :

– Nếu kiểu tìm là 0: thông báo lỗi N/A

– Nếu kiểu tìm là 1: sẽ tìm lấy giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn giá trị cần tìm Trong trường hợp này, cột đầu tiên trong bảng đối chiếu phải xếp theo thứ tự tăng dần.

• Ví dụ: Tính phụ cấp chức vụ dựa vào bảng phụ:

Chọn ô F2 gõ công thức :

=VLOOKUP(D2,$B$8 :$C$12,2,0)

2 Hàm HLOOKUP

• Cú pháp:

HLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng bảng đối chiếu, hàng trả kết quả, kiểu tìm)

• Chức năng: Tìm giá trị tìm kiếm trong hàng trên cùng của vùng đối chiếu, nếu

tìm thấy trả về giá trị cùng cột tại hàng trả kết quả, nếu không tìm thấy thì tùy theo kiểu tìm :

– Nếu kiểu tìm là 0: thông báo lỗi N/A – Nếu kiểu tìm là 1: sẽ tìm lấy giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn giá trị cần tìm Trong trường hợp này, hàng trên cùng trong bảng đối chiếu phải xếp theo thứ tự tăng

• Ví dụ: Tính phụ cấp chức vụ dựa vào bảng phụ:

Chọn ô F2 gõ công thức :

=VLOOKUP(D2,$C$13 :$G$14,2,0)

§4 ĐỒ THỊ VÀ IN ẤN

1 Vẽ đồ thị

Các bước thực hiện

 Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ

 Trên thanh thực đơn chọn Insert  Chart

 Xuất hiện hộp thoại Chart Wizard:

Ta thực hiện 4 bước thông qua 4 hộp thoại như sau:

Bước 1:Chọn một kiểu biểu đồ cụ thể

trong khung Chart Type, nhấn Next

Bước 2:Chọn vùng dữ liệu để vẽ biểu

đồ trong ô Data Range, nhấn Next

Bước 3:Nhập tiêu đề chung, tiêu đề

trục ngang, trục dọc, nhấn Next

Bước 3:Chọn nơi đặt biểu đồ

Nhấn Finish

2 Định dạng trang

• Để điều chỉnh trang in, trên thanh thực

đơn chọn File  Page Setup

• Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup:

• Header: khoảng cách cho vùng đầu trang

• Footer: khoảng cách cho vùng chân trang

• Center on page: để căn chỉnh dữ liệu

và giữa 2 chiều của trang in

• Nhấn nút Print để in ngay

• Nhấn nút Print Preview để xem trước

• Nhấn nút Options để thiết đặt máy in

• Nhấn nút OK để hoàn tất việc thiết đặt

trang in