SKKN sử dụng phần mềm excel trong quản lí thi nghề nhằm nâng cao hiệu quả quản lí trường THPT số 4 TP lào cai

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào CaiVới sự phát triển của CNTT đã tạo ra cơ hội mới cho ngành GD&ĐT trong tất cả các lĩnh vực: Quả

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LÀO CAI

TÊN SKKN:

SỬ DỤNG PHẦN MỀM EXCEL TRONG QUẢN LÍ THI NGHỀ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ

QUẢN LÍ TRƯỜNG THPT SỐ 4 TP LÀO CAI”

- Họ và tên tác giả: Ngô Minh Trân

- Chức vụ: Phó Hiệu trưởng

- Tổ chuyên môn: Toán – Lý – Tin - Công nghệ

- Đơn vị công tác: Trường THPT số 4 thành phố Lào Cai

Thành phố Lào Cai, ngày 05 tháng 5 năm 2014.

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

Với sự phát triển của CNTT đã tạo ra cơ hội mới cho ngành GD&ĐT trong tất

cả các lĩnh vực: Quản lý giáo dục, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, giáoviên, Hỗ trợ đắc lực cho phương pháp dạy học tích cực, cho hoạt động nhận thứccủa HS

Trong những năm học trước, nhà trường đã tích ứng dụng CNTT vào công tácquản lý đem lại những hiệu quả tích cực Nhằm thúc đẩy nhà trường phát triển theohướng hội nhập, đồng thời thực hiện tốt nhiệm vụ, mục tiêu của năm học 2013 -

2014, tôi nhận thấy cần thiết phải tiếp tục tích cực áp dụng CNTT, nhất là phầnmềm Excel vào quá trình quản lí nhằm đổi mới nâng cao hiệu quả quản lí Đây lànhiệm vụ khó khăn, đòi hỏi Ban Giám hiệu phải tích cực đổi mới, chịu khó tìm tòi

để viết các chương trình quản lí trên phần mềm Excel phục vụ kịp thời cho công tác

quản lí và chỉ đạo dạy học Và đó cũng là lý do tôi chọn đề tài “sử dụng phần

mềm Excel trong quản lí thi nghề nhằm nâng cao hiệu quả quản lí trường THPT số 4 TP Lào Cai”

2 Mục đích nghiên cứu

Đề xuất cách viết và sử dụng chương trình quản lí thi nghề bằng phần mềmExcel phục vụ quản lí tại trường THPT số 4 thành phố Lào Cai nhằm nâng cao hiệuquả quản lí của nhà trường

3 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn.

Nêu ra một số quan điểm chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Giáo dục và Đào tạo, Banchấp hành Đảng bộ tỉnh Lào Cai, Sở Giáo dục và Đào tạo Lào Cai về định hướngchỉ đạo ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và dạy học

Từ kết quả triển khai thực hiện tổng kết thành kinh nghiệm cho những năm tiếpsau tại trường THPT số 4 thành phố Lào Cai và có thể áp dụng cho các trườngTHPT khác

Chương trình toàn khoá XIV của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Lào Cai được cụthể hoá bằng đề án phát triền kinh tế - xã hội giai đoạn 2010-2015 chỉ ra một trongcác biện pháp nâng cao chất lượng giáo dục là ứng dụng CNTT trong các hoạt độnggiáo dục

Đổi mới công tác quản lí, khuyến khích và động viên cán bộ quản lí, giáo viên,nhân viên tích cực ứng dụng CNTT vào quản lí, dạy học, công tác hành chính làviệc làm cần thiết Việc làm này đảm bảo quá trình quản lí tài chính, học chính,hành chính mang tính hệ thống, chính xác, tốn ít thời gian, tiết kiệm chi phí và mộtđiều không kém quan trọng đó là chủ động điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi vềquy chế, quy định

2 Cơ sở thực tiễn.

Sau 23 năm thành lập, đến nay điều kiện kinh tế xã hội tỉnh Lào Cai đã đạt đượcnhiều thành tích đáng tự hào về tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên,nhiều nơi trên địa bàn tỉnh nói chung và một số xã, phường thuộc thành phố LàoCai nói riêng đời sống nhân dân vẫn còn gặp khó khăn, trình độ dân trí còn hạn chế.Việc thu hút học sinh đến trường là nhiệm vụ hết sức quan trọng góp phần nâng caotrình độ dân trí, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho tỉnh Ứng dụng CNTT nóichung và phần mềm Excel nói riêng trong quản lí nhằm giảm thời gian thực hiệncác công việc hành chính cho Ban Giám hiệu để dành thời gian tập trung xây dựngnhà trường thành “trường học thân thiện, học sinh tích cực” thu hút học sinh đến

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

Những năm gần đây, nhà trường đã tích cực sử dụng các phần mềm của Dự án

Hỗ trợ đổi mới quản lí giáo dục của Ủy ban châu Âu hỗ trợ Việt Nam trong lĩnhvực giáo dục (SREM) vào quản lí nhân sự, thiết bị, thư viện, quản lí học sinh đem lại hiệu quả nhất định Tuy nhiên, sử dụng các phân hệ của dự án này cónhững hạn chế:

Thứ nhất, việc cài đặt phần mềm của SREM phức tạp; một người quản lí mộtphân hệ song phải cài đặt tất cả các phân hệ còn lại trong khi khả năng sử dụng cácphân hệ của một số cán bộ, giáo viên còn hạn chế

Thứ hai, phần mềm của SREM nhạy cảm với virut nên nếu máy tính có virut thìkhông cài được hoặc nếu cài xong mà máy bị nhiễm virút thì chương trình khônghoạt động được

Thứ ba, việc sử dụng một phân hệ cũng phức tạp Vì các phân hệ liên kết vớinhau nên tốc độ xử lí thông tin chậm, hay lỗi (phân hệ QLHS khi nhập hạnh kiểmxong thì không sửa được; phân hệ PEMIS về quản lí nhân sự không tự động cậpnhật quá trình nâng bậc lương; việc nhập số CMTND của một cá nhân, máy báo đãtồn tại số CMND này rồi nhưng khi thực hiện tìm kiếm thì lại báo không có sốCMND như thế)

Thứ tư, khi có thay đổi về quy chế, người sử dụng phải chờ phiên bản mới từnhà cung cấp nên tính chủ động trong công việc hạn chế

Thứ năm, việc sử dụng phân hệ quản lí học sinh vào kiểm tra định kỳ, thi khókhăn vì quy trình phức tạp, tố thời gian, hay bị sai sót

Từ lí luận và thực tiễn, lại được giao phụ trách công tác chuyên môn, tôi đề xuấtvới Hiệu trưởng nhà trường quyết tâm ứng dụng phần mềm Excel vào quản lí, nhất

là chương trình quản lí thi nghề

II ỨNG DỤNG EXCEL VÀO QUẢN LÍ THI.

1 Ưu điểm của phần mềm excel.

Trong các phần mềm phần mềm ứng dụng cơ bản Microsoff Office Word,Excel, Powepoint, cán bộ quản lí, giáo viên trong các nhà trường nói chung, trườngtôi nói riêng thường sử dụng hai phần mềm vào quản lí và giảng dạy là Word,Powepoint mà ít sử dụng phần mềm Excel Tuy nhiên, phần mềm Excel có những

ưu điểm riêng mà hai phần mềm kia không có đó là:

Phần mềm cho phép kẻ bảng biểu với số cột (column) mặc định là 256 và sốdòng (rows) là hơn 10.000 và việc chỉnh sửa kích thước cột, dòng dễ hơn

Việc nhập dự liệu giống nhau trong Excel ở nhiều ô rất nhanh và đơn giản

Cho phép thực hiện các phép toán, các thuật toán mà các phần mềm Word,Powepoint không thực hiện được

2 Các phép tính và các hàm số thường dùng khi viết chương trình quản lí thi:

a) Các phép tính: Nhân (*), chia (/), cộng (+), trừ (-)

b) Các hàm:

- Hàm Sum: Hàm này trả về tổng của một chuỗi số

Cú pháp = Sum (Number 1, Number 2, ), trong đó Number 1, Number 2 có thể

là các số, địa chỉ ô hoặc dãy ô

- Hàm Average: Tính giá trị trung bình cộng của các số

Cú pháp = Average (Number 1, Number 2, ), trong đó Number 1,Number 2 cóthể là các số, địa chỉ ô hoặc dãy ô

- Hàm Vlookup: Tìm giá trị được chỉ định theo cột

Cú pháp = Vlookup (Lookup_value, Table_array, Col_index-num, lookup), trong đó

Range-+ Lookup_value: Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn

+ Table_array : Bảng giới hạn để dò tìm

+ Col_index-num: Số thứ tự cột trong bản giới hạn

+ Range-lookup: Là giá trị logic

- Hàm if: kiểm tra điều kiện

Cú pháp = if(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false), trong đó:

+ Logical_test: Là điều kiện cho trước Điều kiện này phải trả về True hay =1hoặc False hay = 0

+ Value_if_true: Là đối số bất kì (dạng số hay công thức ) nó được thực hiệnnếu kiểm tra ở đối Logical_test là đúng (True hay = 1)

+ Value_if_false): Là đối số bất kì (dạng số hay công thức ) nó được thực hiệnnếu kiểm tra ở đối Logical_test là sai (False hay = 0)

- Hàm And: Kết hợp với một số hàm khác là để mở rộng tính hữu dụng của các

hàm thực hiện các kiểm nghiệm lô-gic Cú pháp = AND(Logical1,Logical2,…),

trong đó Logical 1, Logical 2…là các biểu thức điều kiện.

+ Logical 1: Bắt buộc Điều kiện thứ nhất mà bạn muốn kiểm nghiệm và có thể

định trị là TRUE hoặc FALSE

+ Logical2, : Tùy chọn Các điều kiện bổ sung mà bạn muốn kiểm nghiệm,

chúng có thể định trị là TRUE hoặc FALSE, với tối đa 255 điều kiện

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

- Hàm Round: Làm tròn một số với số chữ số thập phân cho trước

Cú pháp = Round (Value 1, n), trong đó Value có thể là những giá trị số, có thể

là địa chỉ ô; n là số chữ số thập phân định làm tròn tới ( n = 0, 1,2, )

3 Văn bản quy phạm.

Công văn số 10945/GDĐT-GDTrH ngày 27/11/2008 của Bộ Giáo dục và Đàotạo về việc hướng dẫn thi và cấp chứng chỉ nghề phổ thông, trong đó:

2.1 Nội dung điểm b, điểm c khoản 3 mục II như sau:

b) Học sinh phải hoàn thành 2 bài thi:

- Bài thi lí thuyết theo đề tự luận hoặc trắc nghiệm hoặc có một phần tự luận vàmột phần trắc nghiệm, thời gian làm bài 45 phút, điểm hệ số 1

- Bài thi thực hành: thời gian làm bài do Sở GDĐT quy định cho từng nghề phổthông thời lượng 60; 90; 120; 150 hoặc 180 phút, điểm hệ số 3

c) Điểm thi NPT là trung bình cộng của điểm bài thi lý thuyết và điểm bài thựchành, sau khi đã tính hệ số tương ứng Nếu các bài thi chấm điểm theo thang điểmkhác thì khi tính điểm NPT phải quy đổi ra thang điểm 10

2.2 Nội dung khoản 5 mục II: Xếp kết quả thi và cấp Giấy chứng nhận Nghềphổ thông

a) Học sinh đạt điểm trung bình 2 bài thi từ 5,0 trở lên, không có bài thi điểmdưới 3,0 thì được công nhận kết quả và xếp loại theo tiêu chuẩn sau đây:

- Loại Giỏi: Điểm trung bình 2 bài thi đạt từ 9,0 đến 10,

- Loại Khá: Điểm trung bình 2 bài thi đạt từ 7,0 đến dưới 9,0, điểm bài thi lýthuyết từ 5,0 trở lên,

- Loại Trung bình: Các trường hợp được công nhận kết quả thi NPT còn lại

4 Thiết kế chương trình quản lí thi

Các văn bản chỉ đạo của Bộ, Sở

GD ĐT

Lập danh sách(Sheet nguồn)

Lập bảng danh sách dự thi Lập bảng Ghi tên, ghi điểm Lập danh sách thí sinh Lập phiếu thu bài (Sheet DSPT) Lập danh sách cấp chứng chỉ nghề

phòng thi Lập bảng tổng hợp kết quả thi Lập khóa phách, nhập điểm

5 Viết chương trình (Phần mềm) quản thi (Phần mềm tôi viết cho Ban coi,

chấm thi nghề THPT số 3 huyện Mường Khương, khóa thi ngày 13/3/2014).

5.1 Lập danh sách thí sinh và sử dụng các hàm

5.1.1 Lập danh sách thí sinh: Theo mẫu Sheet nguồn dưới đây

- Cột phòng thi (P thi): Ghi phòng 1 là P01, phòng 2 là P02, Sở dĩ ghi nhưvậy là để không xảy ra hiện tượng trùng mã thí sinh VD: 1 thí sinh ở phòng 1, sốthứ tự 12, mã thí sinh này là 112 sẽ trùng với thí sinh khác ở phòng 11, số thứ tự 2,cũng có mã thí sinh 112

- Cột Họ tên: Sau khi nhập xong dữ liệu hoặc lấy dữ liệu từ phần mềm quản líđiểm, thực hiện sắp xếp họ và tên theo trật tự AZ: Lựa chọn phạm vi sắp xếpbằng cách bôi đen theo dòng (rà trỏ vào số thứ tự dòng ở rìa trái Sheet) rồi thựchiện lệnh DataSort (Ở Sort by là Column H chọn Ascending; ở Then By làColumn G chọn Ascending) OK

Lưu ý: Khi Sort xong, ta thấy học sinh có tên mà phụ âm là chữ Đ đứng trướchọc sinh có tên mà phụ âm là chữ D (VD: Nguyễn Văn Đại trước Trần Hữu Danh),

ta phải thực hiện cắt, dán cho đúng trật tự (Trần Hữu Danh trước Nguyễn VănĐại) Chỉ sắp xếp khi đã nhập đầy đủ dữ liệu cho tất cả thí sinh

Hình 1

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

- Cột số báo danh (SBD): Gán cho mỗi thí sinh 1 số báo danh (có thể dùng tiền

tố hoặc không) Sau khi gán SBD cho thí sinh đầu tiên, đưa trỏ vào bên phải phíadưới của ô (trỏ có dạng dấu + ), bấm chuột trái kéo dọc theo cột cho đến thí sinhcuối cùng Nếu không dùng tiền tố (SBD 001) thì ấn Ctrt và bấm chuột trái rà kéo(Gọi tắt là rà kéo) hoặc đặt công thức SBD sau = SBD trước +1 VD ở ô F5 đặtcông thức =F4+1 rồi rà kéo cho các thí sinh còn lại

- Cột mã thí sinh (Mã TS): Dùng dấu &: Tại ô C4 đặt lệnh = C4&E4 rồi rà kéocho đến thí sinh cuối cùng

- Cột Giới, Nơi sinh, HS trường, Lớp nghề: Đa số thông tin về thí sinh giốngnhau Để nhập cho nhanh, ta làm như sau: VD cột Giới: Bôi đen theo cột từ thí sinhđầu đến thí sinh cuối, ấn Ctrl, đặt trỏ vào ô ứng với thí sinh đầu tiên (Ô I4) đánhchữ Nam, ấn Ctrl và Enter thì toàn bộ thí sinh đều có giới là Nam Kiểm tra thí sinhnào là nữ thì sửa thành Nữ Các cột còn lại làm tương tự

- Cột ngày sinh: Chọn định dạng Việt Nam: Start  Settings  Control Panel Date, Time, Language and Regional Options  Regional and Language Options Customize  Date, ở ô Short date format chọn định dạng dd/MM/yyyy  Apply 

Ok  Ok Sau khi chọn xong, ta chỉ cần nhập ngày, dấu (/), tháng dấu (/) và 2 sốcuối của năm rồi Enter Ví dụ nhập 1/11/98 rồi Enter ta được 01/11/1998

- Cột điểm trung bình nghề (ĐTB), điểm thi lý thuyết (LT), điểm thi thực hành(TH): Định dạng 1 chữ số thập phân bằng cách chọn tất cả 3 cột này Trên Menuchọn FormatCells ở Number chọn Custon, chọn định dạng 0,0

- Cột điểm bình quân (ĐBQ) chọn định dạng 0,00 Cách thực hiện như trên.5.1.2 Sử dụng các hàm cho bảng danh sách

- Cột LT: Tại Q4, nhập = VLOOKUP($F4,'Nhập điểm'!$D$2:$M$701,4,0)

Sau khi đánh xong chữ Nam ấn Ctrl và Enter thì tất cả các

ô chọn đều có chữ Nam

Hình 2

Hình 2

Hình 3

Ý nghĩa của câu lệnh:

+ F4 là điều kiện tìm kiếm (theo SBD)

+ 'Nhập điểm'!$D$2:$M$701: Tìm ở Sheet 'Nhập điểm'; phạm vi tìm kiếm từD2 đến M701

+ 4: Cột thứ tư

+ 0: Giá trị logic

Lưu ý: Nếu dùng câu lệnh trên, những thí sinh bỏ thi, không có điểm, thì kếtquả tìm được là điểm 0 Điều này không chấp nhận được Để khắc phục, ta dùngcâu lệnh hỗn hợp:

"),"")

Ứng dụng phần mềm Excel trong QL thi nghề -Ngô Minh Trân - Trường THPT số 4 Lào Cai

'Nhập điểm'!$D$2:$M$701,4,0),"") rồi rà kéo cho đến ô ứng với thí sinh cuốicùng

- Cột TH: Copy câu lệnh ô Q4 sang R4 và sửa thành cột 5

=IF(VLOOKUP($F4,'Nhập điểm'!$D$2:$M$701,5,0)<>"",VLOOKUP($F4, 'Nhập điểm'!$D$2:$M$701,5,0),"") rồi rà kéo cho đến ô ứng với thí sinh cuối cùng.

- Cột ĐBQ: Tại S4, nhập câu lệnh: =Average(Q4:R4,R4,R4) Ở đây, giá trị ô R4lặp lại 3 lần (hệ số 3); Q4 chỉ 1 lần (hệ số 1)

- Cột đỗ (Đ): Tại ô T4, nhập câu lệnh:

=IF(AND(Q4<>"",R4<>""),IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4>=5),"Đ",""),"")

Rà kéo cho đến ô ứng với thí sinh cuối cùng

Ý nghĩa: Nếu tại Q4 và R4 khác trống, không có bài thi dưới 3 và điểm bìnhquân từ 5,0 trở lên thì đỗ “Đ”, còn lại để trống ("")

Thực hiện rà kéo cho đến ô ứng với thí sinh cuối cùng

- Cột xếp loại (XL): Tại ô V4, nhập câu lệnh:

=IF(S4>=9,"Giỏi",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=5,S4>=7),"Khá",IF(AND(MIN(Q4:R4)>=3,S4>=5),"TB","")))

Thực hiện rà kéo cho đến ô ứng với thí sinh cuối cùng

Ý nghĩa của câu lệnh: ĐBQ không nhỏ hơn 9,0 thì xếp loại giỏi; nếu không cóbài thi điểm dưới 5 và ĐBQ không nhỏ hơn 7,0 thì xếp loại khá; nếu không có bàithi điểm dưới 3 và ĐBQ không nhỏ hơn 5,0 thì xếp loại trung bình (TB); trườnghợp còn lại để trống ("") Tuy nhiên, nếu dùng câu lệnh như trên, đối với trườnghợp thí sinh bỏ thi, máy báo lỗi, ta phải thực hiện thêm thao tác xóa Khắc phụcbằng câu lệnh sau:

Hình 4

- Cột TT: Copy số thứ tự của một phòng thi ở Sheet nguon rồi Paste

- Cột SBD: Tại ô D7, đánh câu lệnh:

=VLOOKUP($Q$1&$C7,Nguon!$D$4:$X$992,3,0)

Ý nghĩa:

+ $Q$1&$C1: Các điều kiện tìm kiếm Điều kiện 1, dùng địa chỉ tuyệt đối

$Q$1); điều kiện 2, dùng địa chỉ tuyệt đối cột và tương đối dòng $C1

+ Nguon!$D$4:$X$992: Tìm ở Sheet nguon, phạm vi từ D4 đến X992 Cảhai ô này dùng địa chỉ tuyệt đối cột và tuyệt đối dòng

+ Số 3 là cột thứ 3

Sau khi thực hiện xong câu lệnh thì rà kéo sang các ô E7, F7 (Họ và tên), G7,H7 đến N7 sau đó sửa cột thứ 3 (số 3) thành 4 ở E7, thành 5 ở F7 Sau khi thựchiện xong bôi đen từ D7 đến N7 và rà kéo cho đến thí sinh cuối cùng của phòng thi

Để in bảng danh sách dự thi phòng thi nào, ta chỉ việc đánh số phòng thi đóvào ô Q1 Ở Hình 4 là Bảng danh sách dự thi phòng 3 Nếu cần in cho phòng 1, ta

Đánh vào ô này p03 thì được bảng danh sách dự thi phòng 3