Hướng dẫn sử dụng phần mềm Excel

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH PHỔ CẬP TRUNG HỌC CƠ SỞ A. Giới thiệu Chương trình phổ cập trung học cơ sở nhằm giúp các nhà trường THCS quản lý các đối tượng thuộc diện phổ cập trên địa bàn một cách khoa học và chính xác. Chương trình giúp đưa ra được các danh sách, các thống kê chính xác và kịp thời, giảm thiểu đáng kể thời gian của cán bộ phụ trách phổ cập trong việc lên thống kê. Chương trình được thực hiện trong môi trường MS Excel, giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt nên khá gần gũi và thân thiện với người sử dụng. Không yêu cầu cao về hệ thống thiết bị. Dễ dàng nâng cấp và bảo trì. B. Yêu cầu hệ thống - Máy có cài MS Office 2003 - Chế độ cảnh báo Macro trong Excel được đặt ở chế độ thấp nhất (Low). C. Hướng dẫn cài đặt 1. Cài đặt cảnh báo Macro trong Excel - Khởi động Excel, vào menu Tools chọn Macro -> Security… - Chọn mục Low… và OK. ______________________________________________ Hướng dẫn sử dụng chương trình phổ cập THCS 1 2. Cài đặt chương trình *Hiện nay chưa tạo bộ cài đặt - Sau khi giải nén file phocap09.zip chúng ta có thư mục PHOCAP09, bao gồm Tên file/FOLDER Nội dung Ghi chú phocap.xls Tệp chương trình phocap.ico Tệp biểu tượng chương trình huongdan.doc Tệp hướng dẫn sử dụng DATA Thư mục chứa tệp dữ liệu (dulieu.xls) Mặc định chương trình sử dụng file dulieu.xls là dữ liệu hiện tại. NOPDL Thư mục chứa các tệp thống kê để nộp cho Phòng GD TEMP Thư mục chứa tệp dữ liệu mẫu Khi DATA không có file dulieu.xls thì file này được đưa vào DATA TONGHOP Thư mục chứa các tệp thống kê của các trường khác trong cùng xã (phường, TT) DANHSACH Chứa các danh sách được tao ra theo lựa chọn người dùng TEST Chứa file dữ liệu để chạy thử Nếu muốn chạy thử thì copy file dulieu.xls tại đây vào DATA D. Hướng dẫn sử dụng 3. Một số nút lệnh của chương trình Tên nút Chức năng Ghi chú Trở về giao diện ban đầu Xóa dữ liệu tại vị trí con trỏ Sao lưu dữ liệu khi có thay đổi Nhập thông tin các đối tượng từ sổ điều tra vào cơ sở dữ liệu Cho phép sửa dữ liệu tại dòng chứa con trỏ Xem ở chế độ PrintPreview, có thể chỉnh lề trang in tại đây. In nội dung hiện tại. Hộp chọn giá trị Tạo danh sách Chuyển dữ liệu hiện tại ra một file Excel khác để người dùng tự do xử lý. ______________________________________________ Hướng dẫn sử dụng chương trình phổ cập THCS 2 4. Thông tin đơn vị Dùng để khai báo các thông tin của trường Nhập đầy đủ thông tin vào các mục cho phép, nút “Trở về” để trở về giao diện chính. Lưu ý: + Mã đơn vị là mã của trường do Phòng GD-ĐT quy định và thống nhất trên toàn huyện (TP), mã có kiểu text và không được đặt mã trùng nhau. + Mã đơn vị được đặt theo quy ước như sau: Mã đơn vị = Mã xã+Mã trường. Mã trường là thứ tự của trường trong xã (phường), ví dụ: Xã có 1 trường thì đương nhiên mã trường là 1, xã có nhiều trường thì mã các trường lần lượt là 1,2,3 … + Mã các đơn vị cùng xã: Là mã của các trường còn lại trong xã (phường) tham gia vào thống kê chung . Mục này chỉ áp dụng cho trường được giao nhiệm vụ thống kê tổng hợp cho toàn xã (phường) của các xã (phường) có nhiều trường. 5. Danh mục địa bàn, thôn xóm Dùng để khai báo thông tin về các đơn vị hành chính trên địa bàn quản lý Thứ tự: Do người dùng quy định về cách sắp xếp các đơn vị Mã: Do người sử dụng quy định mang tính gợi nhớ, các mã không được trùng nhau. Mã và tên của 1 đơn vị chỉ sửa chữa được khi chưa có dữ liệu của đơn vị đó. 6. Danh mục lớp Dùng để khai báo tên các lớp hiện tại của nhà trường. Tên lớp chỉ sửa (xoá) được khi chưa có dữ liệu của lớp đó. 7. Đội ngũ cán bộ, giáo viên Dùng để khai báo số lượng về đội ngũ hiện tại của nhà trường 8. Cơ sở vật chất Dùng để khai báo các thông tin về cơ sở vật chất hiện tại của nhà trường 9. Nhập dữ liệu Nhập dữ liệu từ phiếu điều tra. Các phiếu điều tra được đánh số phiếu theo đơn vị hành chính bắt đầu từ 001. Dữ liệu được hiển thị trên các dòng liên tục, dòng đầu là chủ hộ và có mã hộ Với mỗi phiếu điều tra: - Đầu tiên nhập thông tin về chủ hộ - Tiếp theo nhập thông tin về các đối tượng trong hộ, muốn nhập thành viên của hộ nào thì phải đặt con trỏ tại dòng chủ hộ hoặc dưới gần nhất với dòng chủ hộ đó. + Họ tên: Nhập không phân biệt chữ hoa, chữ thường + Ngày sinh: Nhập đủ 6 kí tự số của ngày tháng năm, chương trình sẽ tự động chuyển sang định dạng ngày/tháng/năm . Nếu đối tượng không rõ ngày tháng sinh thì coi là ngày 01/01. Không chấp nhận ngày không có trên thực tế. . . . + Trình độ văn hoá: Ghi rõ trình độ văn hoá các năm học tương ứng. Lần đầu nhập dữ liệu cần phải nhập đủ trình độ cho 2 năm học cuối. Quy ước nhập trình độ văn hoá như sau Địa điểm học Cách ghi Ví dụ Tại trường Ghi rõ tên lớp 6A, 7B, 8C, 9D . Học nơi khác Ghi L+Lớp, nếu học bổ túc ghi thêm 2 kí tự cuối "BT" L6, L7BT . Tốt nghiệp THCS/BTCS TN9 hoặc TN9BT Bỏ học Ghi BH+khối bỏ BH1, BH2, BH3,… + Tên trường: Ghi rõ tên trường đang học đối với học nơi khác, đang học tại trường thì không cần ghi. + Chuyển đi, chuyển đến: Ghi đầy đủ ngày và nơi đi/đến + Ghi chú: Ghi địa chỉ của đối tượng ngoài địa bàn (Nơi chịu trách nhiệm huy động phổ cập của đối tượng này). ______________________________________________ Hướng dẫn sử dụng chương trình phổ cập THCS 3 10. Thiết lập mật khẩu Dùng để đặt mật khẩu mới hoặc sửa mật khẩu đã có 11. Chuyển năm học Dùng để chuyển dữ liệu sang năm học sau. 12. Trợ giúp Dùng để gọi hướng dẫn sử dụng 13. Thoát Thoát khỏi chương trình . ___________________________________ Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ Đồng Văn Nguyễn, ĐT: 0350.3505657, 0912.283.433 Email: chibicomputer@yahoo.com Blog: http:\\vn.myblog.yahoo.com\chibicomputer ______________________________________________ Hướng dẫn sử dụng chương trình phổ cập THCS 4 . tượng chương trình huongdan.doc Tệp hướng dẫn sử dụng DATA Thư mục chứa tệp dữ liệu (dulieu.xls) Mặc định chương trình sử dụng file dulieu.xls là dữ liệu hiện. cảnh báo Macro trong Excel được đặt ở chế độ thấp nhất (Low). C. Hướng dẫn cài đặt 1. Cài đặt cảnh báo Macro trong Excel - Khởi động Excel, vào menu Tools