Chương 6 Chức năng kiểm tra pdf

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA1.1 Khái niệm kiểm tra Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động dựa trên những tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra, nhằm ngăn chặn, phát hiện và đo lường nhữn

Chương 6

CHỨC NĂNG KIỂM TRA

ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH THÁI NGUYÊN

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

NỘI DUNG CHÍNH

2 Quá trình kiểm tra

1 Các khái niệm cơ bản về kiểm tra

3 Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra

Yêu cầu đối với sinh viên

• Nắm được các nội dung, tóm tắt được các ý chính.

• Đọc kỹ giáo trình, tham khảo thêm các tài liệu để

bổ sung thêm kiến thức.

• Tự nghiên cứu, nắm được các vấn đề sau:

 Vai trò của kiểm tra.

 Các chủ thể kiểm tra.

 Các hình thức và kỹ thuật kiểm tra.

 Các nội dung kiểm tra

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1.1 Khái niệm kiểm tra

Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động dựa trên những tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra, nhằm ngăn chặn, phát hiện và đo lường những sai lệch để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho các hoạt động thực hiện đúng hướng, đạt được kết quả tốt hơn.

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1.2 Bản chất của kiểm tra

 Kiểm tra là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động

Gây tốn kém cho tổ chức

Kết quả mong đợi Kết quả thực tế

Đo lường kết quả thực tế

So sánh với các tiêu chuẩn

Thực hiện điều chỉnh

Xây dựng chương trình điều chỉnh

Phân tích nguyên nhân sai lệch

Xác định các sai lệch

Cơ chế kiểm tra dựa trên nguyên lý phản hồi về kết quả

NHƯỢC ĐIỂM

Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng

của quá trình tạo ra các kết quả

Chỉ đem lại bài học đắt giá cho giai đoạn

kế hoạch sau

Thường tạo nên độ trễ về thời gian (là điểm yếu

của cơ chế kiểm tra chỉ dựa trên những mối liên hệ

ngược từ đầu ra của hệ thống)

Gây tốn kém cho tổ chức

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1.2 Bản chất của kiểm tra <tiếp>

Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo

Hệ thống kiểm tra dự báo là hệ thống kiểm tra giám sát đầu vào và quá trình hoạt động để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có bảo đảm cho hệ thống thực hiện

Hình 29-Hệ thống kiểm tra dự báo

Có thể nói rằng hệ thống kiểm tra dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngược Nhưng ở đây sự phản hồi nằm

ở phía đầu vào của quá trình hoạt động sao cho những tác động điều chỉnh có thể được thực hiện trước khi đầu ra của

hệ thống bị ảnh hưởng Hệ thống kiểm tra dự báo là hệ thống kiểm tra giám sát đầu vào và quá trình hoạt động để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có bảo đảm cho

hệ thống thực hiện kế hoạch không

Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra dự báo

 Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch và kiểm tra

 Xây dựng mô hình của hệ thống

 Phải kiểm tra thường xuyên

 Thu thập dữ liệu đều đặn

 Đánh giá thường xuyên những sai lệch

 Tiến hành tác động kịp thời để điều chỉnh sai lệch

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1.3 Vai trò của kiểm tra

Kiểm tra giúp các nhà quản trị có thể xác định kịp thời thành tích của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức

Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

Kiểm tra giúp cho việc hoàn thiện các quan điểm về nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của tổ chức.

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra

NHIỆM VỤ

Phải xác định, sửa chữa được những sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với mục tiêu, kế hoạch và tìm kiếm các cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để phát triển, hoàn thiện, cải tiến, đổi mới không ngừng mọi yếu tố của hệ thống

Khu vực thiết yếu Điểm kiểm tra

thiết yếu

Các điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt trong hệ thống mà ở đó việc giám sát và thu thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện Đó chính là những điểm mà nếu tại đó sai lệch không được đo lường và điều chỉnh kịp thời thì sẽ có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của hệ thống

Các khu vực hoạt động thiết yếu là

những lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố

của hệ thống cần phải hoạt động

có hiệu quả cao để đảm bảo cho

toàn hệ thống thành công

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra

 Kiểm tra đường lối, mục đích của tổ chức

 Kiểm tra quy chế hoạt động của tổ chức

 Kiểm tra nghĩa vụ được phân, giao cho các cá nhân, tập thể, các bộ phận trong tổ chức

 Kiểm tra kết quả hoạt động tổng hợp và từng lĩnh vực của tổ chức

 Kiểm tra các điển hình của tổ chức

6.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

6.1.4 Nội dung và mức độ kiểm tra

Kiểm tra quá mức tạo bầu không khí tâm lý căng thẳng

Sự kiểm tra không dễ được mọi người thông cảm

Đòi hỏi quá trình xem xét và đổi mới liên tục

MỨC ĐỘ KIỂM TRA

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

1.5 Những yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra

1 Công tác kiểm tra cần được thiết kế theo các kế hoạch

2 Kiểm tra phải mang tính đồng bộ

3 Kiểm tra phải công khai, chính xác và khách quan

4 Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống

5 Hệ thống kiểm tra phải đơn giản

6 Kiểm tra cần phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý

7 Kiểm tra cần phải hiệu quả

8 Kiểm tra có trọng điểm

9 Kiểm tra có địa điểm

I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ KIỂM TRA

Kiểm tra của giám đốc

Kiểm tra của hội viên

Kiểm tra của người làm công2

II QUÁ TRÌNH KIỂM TRA

Quá trình kiểm tra

Sự thực hiện hoạt động phù hợp với CSCN tiêu chuẩn

Tiến hành điều chỉnh

Không cần điều chỉnh

II QUÁ TRÌNH KIỂM TRA

2.1 Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và tổ chức phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ

tổ chức hoạt động có hiệu quả

KHÁI NIỆM

Định mức kinh tế, kỹ thuật

Chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và

dịch vụ

Tiêu chuẩn thu nhập

C ÁC DẠNG TIÊU CHUẨN

- Cần cố gắng lượng hóa các tiêu chuẩn kiểm tra mặc dù vẫn còn

tồn tại nhiều tiêu chuẩn định tính trong các lĩnh vực hoạt động khác

nhau của các tổ chức

- Số lượng các tiêu chuẩn kiểm tra cần được hạn chế ở mức tối thiểu

- Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình

xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra cho hoạt động của chính họ

LƯU Ý

2.2 Đo lường và đánh giá kết quả thực hiện

 Đo lường: thường được thực hiện bằng việc quan sát trực tiếp, qua việc đếm bằng tay, bằng máy móc thiết bị

để thống kê các kết quả cần kiểm tra.

 Đánh giá: thực chất là việc so sánh đối chiếu kết quả thực tế đo lường được với tiêu chuẩn kiểm tra đã xây dựng để rút ra kết luận.

CÁC LOẠI KIỂM TRA

 Dựa vào thời điểm kiểm tra (Sơ đồ)

 Kiểm tra trước công việc

 Kiểm tra trong công việc

 Kiểm tra sau công việc

 Dựa vào hình thức kiểm tra

 Tự kiểm tra

 Kiểm tra của cán bộ nghiệp vụ

 Kiểm tra của lãnh đạo

 Kiểm tra thông qua ý kiến đánh giá của tổ chức, cá nhân khác

 Kiểm tra tự động

Sơ đồ : Các phương pháp kiểm tra tập trung vào những yếu tố nhất định của hệ thống, như đầu vào, quá trình chế biến hay đầu ra.

Dẫn đến những kết quả đạt được

Kiểm tra trước

KIỂM TRA TRƯỚC CÔNG VIỆC

Là loại hình kiểm tra được thực hiện trước khi hoạt động bắt đầu, tập trung vào việc phòng ngừa việc có thể có những sai lệch về chất lượng của những nguồn tài nguyên sẽ được sử dụng trong tổ chức đó.

Các nguồn lực phải được kiểm tra xem có đáp ứng được những yêu cầu (tiêu chuẩn) do tổ chức đề ra hay không, bao gồm:

- Điều kiện về thể lực và trí lực của công nhân.

- Tinh thần trách nhiệm và thái độ làm việc

Các loại vật tư phải được kiểm tra xem có đáp ứng được chất lượng và có thể kiếm được dễ dàng trong thời hạn và địa điểm cần thiết hay không.

Vốn cần phải được kiểm tra xem có đủ để đảm bảo cho việc cung cấp đầy đủ điện, nước, mua sắm trang thiết bị… hay không.

 Các nguồn tài chính có được đảm bảo đủ số lượng và đúng thờ

hạn hay không

Ưu điểm:

 Giúp nhà quản trị lường trước được các sai xót, các bất trắc có thể xảy ra để chủ động các biện pháp khắc phục ngay từ đầu.

 Kiểm tra trước không làm gián đoạn các quá trình hoạt động hoặc vận hành của tổ chức.

Nhược điểm:

 Không chính xác vì trong nhiều trường hợp khó có thể đo lường trước những gì sẽ xảy ra, hoặc phân tích không chính xác môi trường của tổ chức.

 Đôi khi kiểm soát trước có thể làm chậm trễ quá trình hành động của tổ chức.

KIỂM TRA TRONG CÔNG VIỆC

Là loại hình kiểm tra trong khi các hoạt động đang tiến hành, là việc theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc chắn rằng mọi cái đều đang hướng tới mục tiêu.

• Việc kiểm tra trong công việc được thực hiện chủ yếu bằng hoạt động giám sát của những nhà quản trị Tiêu chuẩn cho việc giám sát các hoạt động đang diễn ra này được rút ra

từ những phần mô tả công việc và các phương pháp hành động theo các kế hoạch đề ra.

– Khả năng sửa chữa, khắc phục thấp hơn

KIỂM TRA SAU CÔNG VIỆC

Là loại hình kiểm tra tập trung vào các kết quả cuối cùng, được thực hiện sau khi hoạt động đã hoàn thành.

Nhược điểm:

– Khả năng sửa chữa, khắc phục rất thấp vì các sai lệch đã xảy ra đôi khi không

có khả năng sửa chữa hay khắc phục hậu quả

Nhận xét:

Trọng tâm của biện pháp điều chỉnh trong kiểm tra trước công việc là các nguồn tài nguyên; của kiểm tra trong công việc là các hoạt động đang diễn ra, khi phát hiện ra hoạt động nào đang có vấn đề (không đúng với kế hoạch) thì điều chỉnh

– Đôi khi không triệt để, không khách quan.

• Điều kiện thực hiện:

– Quy chế tổ chức phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ áp dụng, hợp đạo lý với mọi người, mọi bộ phận trong tổ chức

– Công tác truyền thông trong nội bộ tổ chức phải tốt, đảm bảo cho mọi phân

hệ, mọi thành viên đều có thể hiểu rõ mọi chủ trương, đường lối, quy chế, các chuẩn mực trong tổ chức

KIỂM TRA CỦA CÁN BỘ NGHIỆP VỤ

Kiểm tra nghiệp vụ là hình thức kiểm tra được thực hiện bởi các

bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách về kiểm tra trong tổ chức.

Điều kiện thực hiện:

Phải lựa chọn và đào tạo được cán bộ tinh thông nghiệp vụ kiểm tra

Phải lựa chọn được cán bộ chính trực, trung thành với sự nghiệp của tổ chức

KIỂM TRA CỦA LÃNH ĐẠO

Là hình thức kiểm tra được tiến hành trực tiếp bởi người lãnh đạo tổ chức hoặc của hệ thống quản trị đối với các hoạt động của cấp dưới.

 Ưu điểm:

 Lãnh đạo trực tiếp kiểm tra, chứng kiến kết quả hoạt động của cấp dưới, do đó

có thể trực tiếp đánh giá cấp dưới mà không phải qua trung gian nên tính chính xác cao hơn

 Lãnh đạo có thể động viên, nhắc nhở cấp dưới kịp thời trong quá trình hoạt động

 Nhược điểm:

Mất thời gian, công sức của lãnh đạo, vì vậy phạm vi kiểm tra thường bị hạn chế

 Điều kiện thực hiện:

Chỉ thực hiện với các nội dung kiểm tra trọng yếu

KIỂM TRA THÔNG QUA Ý KIẾN ĐÁNH GIÁ

Là hình thức kiểm tra được thực hiện thông qua những ý kiến đánh giá ở bên ngoài tổ chức như bạn hàng, khách hàng, đối thủ cạnh tranh Hoặc ở bên trong tổ chức như người về hưu, bộ phận này đánh giá bộ phận khác hay

cá nhân đánh giá lẫn nhau

• Ưu điểm:

– Có thể đánh giá khách quan đối tượng bị kiểm tra vì các ý kiến đánh giá ít

chịu sự ràng buộc của đối tượng được xem xét đánh giá.

• Nhược điểm:

– Dễ bị nhiễu thông tin, dễ bị trúng kế của đối phương nếu không xử lý tốt

thông tin.

– Chi phí đầu tư cho hệ thống thiết bị lớn.

– Không kiểm tra được các nội dung phức tạp.

CÁC KỸ THUẬT KIỂM TRA

• Kiểm tra tài chính

• Kiểm toán

• Kiểm tra bằng phương pháp sơ đồ Gantt

và sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Kiểm tra quá trình sản xuất trực tiếp

• Kiểm tra nhân sự