Quản trị nhóm làm việc

Quản trị nhóm làm việc

A- SƠ LƯỢC VỀ QUẢN TRỊ NHÓM:

I- Tổng quan về nhóm:

1/ Nhóm làm việc là gì?

Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặclàm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm phụ thuộcvào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình Họ kết hợp với nhau

để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồnlực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức Trái với tổ làm việc, nơi nhà quản lý

có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn

Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạo nhóm: Chuẩn bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J Richard Hackman

đã kết luận bốn đặc điểm cần thiết của một nhóm làm việc thật sự:"Nhiệm vụ vàranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định" Đây không phải là định nghĩa của tổ làm việc Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông thường là đối xử với tổ làm việc như một nhóm và ngược lại Theo quan sát của Hackman, "Nếu được triển khai hợp lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết quả khả quan Nhưng sự nhầm lẫn ở đây có thể là áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám sát các cá nhân thành viên khi công việc là trách nhiệm của cả nhóm"

Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa nêu trên Thay vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia Thật ra hai mô hình làm việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu quả ở một điểm nào đó giữa hai thái cực này

2/ Sự khác biệt giữa tổ và nhóm :

Có thể nói khái niệm “tổ” đã xuất hiện từ thuở sơ khai của con người, và là đơn

vị cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức, hệ thống hay cơ cấu nào Tuy nhiên, để trở nên hiệu quả hơn, hoạt động của tổ cần thay đổi và điều chỉnh thường xuyên

nhằm thích nghi với môi trường tương tác Và tổ sẽ đạt hiệu quả tối ưu nhất khi trở thành nhóm - một đơn vị hoạt độngvới hiệu suất vượt trội.

Nhiều nhà quản lý dường như bằng lòng với hoạt động của tổ bởi họ không nghĩ

xa hơn những thành quả mà tổ có khả năng đạt được Tuy nhiên, vẫn có một số nhà quản lý không dừng ở kết quả hiện tại mà tìm cách khai thác năng lực của

tổ trong những hoàn cảnh, môi trường khác nhau Những nhà quản lý này khéo léo kết hợp những cá nhântrong tổ lại đồng thời xây dựng một bầu không khí khiến mọi người sẵn lòng nỗ lực tối đa và hợp tác tích cực nhằm cải thiện đáng

kể hiệu suất hoạt động Khi đó, họ đã chuyển biến hoạt động của tổ thành hoạt động của nhóm

Đặc điểm của nhóm:

-Các thành viên nhận thức sự tương tác của mọi người và hiểu rằng cần phải hoàn tất mục tiêu cá nhân lẫn của nhóm với sự trợ giúp lẫn nhau Nhóm sẽ không lãng phí thời gian vào việc tranh giành quyền lực hay tìm cách đạt được mục đích cá nhân mà làm tổn hại đến người khác

- Các thành viên được đóng góp vào những mục tiêu của nhóm nên làm việc vớithái độ tận tâm và có ý thức chủ động đối với công việc

-Bằng kiến thức và năng lực của mình, các thành viên đóng góp ý kiến để đưa raphương pháp làm việc tối ưu nhất nhằm bảo đảm sự thành công cho các mục tiêu của nhóm

-Các thành viên làm việc trong bầu không khí tin cậy lẫn nhau Việc đặt câu hỏi

và bày tỏ cởi mở ý kiến, quan điểm hay sự bất đồng được khuyến khích.Các thành viên giao tiếp cởi mở, trung thực và cố gắng hiểu quan điểm của nhau

- Các thành viên được khuyến khích phát triển kỹ năng và áp dụng những gì họ

đã học hỏi vào công việc Họ luôn được sự hỗ trợ của các thành viên khác

- Các thành viên chấp nhận mâu thuẫn là một khía cạnh thông thường trong mọi mối quan hệ tương tác và họ xem những tình huống mâu thuẫn là cơ hội cho ý tưởng mới và tính sáng tạo Mọi người cùng nhau giải quyết mâu thuẫn nhanh chóng và trên tinh thần xây dựng

Các thành viên tham gia vào những kết quả ảnh hưởng đến nhóm vẫn là người đưa ra quyết định cuối cùng nếu cả nhóm không tìm được tiếng nói chung hoặc

trong những trường hợp khẩn cấp Kết quả tích cực là mục tiêu chứ không phải

Nguyên nhân thành lập

Vì mục tiêu hành chính thực hiện mục tiêu cá

nhân cùng mục tiêu nhóm với sự trở giúp lẫnnhau của các thành viênCách

thức làm việc

Trên tinh thần người tuyển dụng, “người làm công ăn lương” thực hiện theo một khuôn khổ, bị động

thực hiện công việc theo

xu hướng tích cực, các thành viên trong nhóm chủ động trong công việc

Mối quan hệ giữa các thành viên

Làm việc độc lập, kết hợp khi có yêu cầu công việc

Không tin tưởng nhau

Các thành viên bình đẳng, hợp tác giúp đỡ nhau hoàn thành công việc

Mâu thuẫn

dễ gây mâu thuẫnkhông biết cách giải quyết mâu thuẫn

giải quyết mâu thuẫn một cách nhanh chóngcoi mâu thuẫn là cơ hội mới dể sáng tạo

Kết luận: Làm việc nhóm có nhiều ưu điểm hơn và đạt hiểu quả cao hơn làm việc theo tổ

3 / Tầm quan trọng và lợi ích của việc xây dựng nhóm :

Có khả năng làm việc nhóm tốt, đơn giản là bạn và mọi người có khảnăng cùng nhau làm tốt công việc, đạt được mục tiêu đã đề ra bằng cách hiểumình, hiểu nhau, làm tốt phần việc của mình và giúp người khác làm tốt việccủa họ Sự tương tác đa chiều trong một nhóm làm việc giúp cho mọi người cóthể hoàn thành nhiệm vụ của mình xuất sắc hơn nhờ giúp đỡ các thành viênkhác Để đạt được sự tương tác đa chiều này, ngoài việc nhóm cần có mộttrưởng nhóm giỏi, biết cách sắp xếp công việc, tổ chức môi trường làm việc sao

cho các thành viên có thể dễ dàng trao đổi với nhau mà còn đòi hỏi một phần rấtlớn ở bản thân mỗi người trong nhóm phải có kỹ năng tương tác, hợp tác đểhiểu rõ mình và cộng sự của mình Và nhóm làm tốt có nghĩa là bạn làm tốt, cónghĩa bạn là nhân viên có năng lực cao.

Hiệu quả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà

ở kết quả khi ta sử dụng kỹ năng đó Một người có khả năng trình bày thuyếtphục vấn đề của mình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọingười, và có khi, ít nói chưa phải là nguyên nhân mà người ta không giao tiếpđược với nhau Do đó, đừng vội cho rằng mình không thể cộng tác với mọingười hay mình là người giỏi nhất Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn

Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến câu ca dao "Một cây làm chẳng nênnon, ba cây chụm lại nên hòn núi cao" Câu ca dao cũng đã phần nào cho ta thấy

rõ được sức mạnh và hiệu quả của làm việc nhóm Mỗi người chỉ có thể giỏitrong một vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể nào giỏi hay biết tất cả, nhưngnhóm thì hoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội tụ được tất cả những yếu

tố cần thiết cho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân không thể có đầy đủ Bạn

có thể thấy rõ 5 lợi ích chính khi tham gia một nhóm là:

- Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốthơn và không cảm thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trongnhóm cũng không có sức ép của bất kỳ ai lên bạn

- Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên

và người lãnh đạo trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đếnphức tạp Từ đó tạo nên sự thống nhất trong mục tiêu và sự hoạt động củanhóm

- Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nữa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự thânthiện và cởi mở sẽ được tạo ra giữa các thành viên

- Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo củanhóm

- Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viêntrong nhóm, cái mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được

3/ Vai trò của người trưởng nhóm:

Đặc điểm dễ nhận diện của một người nhóm trưởng là vẫn duy trì phong cách của người từng thành công với việc quản lý tổ, nhưng ở cấp độ cao hơn.Phong cách này được hình thành bởi kinh nghiệm thực tế và các giá trị trải nghiệm mà họ tích lũy trong thời gian dài.

Ngày nay,với tốc độ và nhu cầu thay đổi nhanh chóng của tổ chức và cả con người, người làm công tác quản lý cần phải thường xuyên đánh giá lại bản thân và điều chỉnh phong cách quản lý sao cho phù hợp Đây là cách duy nhất để họ có được sự thích nghi cần thiết nhằm hoạt động hiệu quả

Nhóm trưởng không gặp nhiều khó khăn khi thực hiện các mục tiêu hiện tại

Có khả năng nhận ra khả năng đóng góp của nhân viên khi là thành viên của nhóm Sẵn sàng chia sẻ tầm nhìn và hành động tương ứng

Nhóm trưởng phải tiên phong trong hầu hết các mối quan hệ Thể hiện

phong cách cá nhân, có khả năng khơi dậy sự hào hứng và hành động sôi nổi

4/ Phát triển nhóm:

Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình

thành, Xung đột, Bình thường hóa, Vận hành.

Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại Mọi người đều rất giữ

gìn và rụt rè Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu

là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực Do nhóm còn mới nên các cánhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một ngườilãnh đạo

Xung đột là giai đoạn tiếp theo Khi đó, các bè phái được hình thành, các

tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múavuốt Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một

số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở Sự thật là, sự xung đột nàydường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìnxuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ,

có thể bức tranh sẽ rõ hơn

Sau đó là giai đoạn bình thường hóa Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu

nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xungđột nội bộ Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảmthấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này đượcthảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thểbắt đầu lắng nghe nhau Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn

bộ nhóm đều nhận biết được điều đó

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy Đây là điểm cao trào, khi

nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quanđiểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thànhviên và với các quyết định của nhóm

Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏhơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuốngđiểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó làmột mức độ hoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu Chính mức độhoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhómlàm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên

5/ Thái độ của người xây dựng nhóm hiệu quả

Khi khái niệm xây dựng nhóm được hiểu và áp dụng ở tất cả các cấp trong tổ chức thì việc chuyển đổi tổ thành nhóm trở nên dễ dàng hơn Tuynhiên, thái độ của người quản lý sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong việc phát triển nhóm

Sau đây là những thái độ hỗ trợ cho việc xây dựng nhóm:

 Khi tuyển nhân viên, tôi chọn những người có thể đáp ứng các yêu cầu công việc và hợp tác tốt với người khác

 Tôi tạo cho nhân viên ý thức làm chủ bằng cách để họ tham gia vào việc lập mục tiêu, giải quyết vấn đề và các hoạt độngcải thiện năng suất

 Tôi cố gắng xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm bằng cách khuyến khích nhân viên hợp tác và hỗ trợ nhau trong các hoạt động liên quan

 Tôi trao đổi cởi mở, thẳng thắn, rõ ràng với nhân viên và khuyến khích cách giao tiếp tương tự ở họ

 Tôi không phá vỡ những gì đã nhất trí với nhân viên bởi sự tin tưởng của

họ cần thiết cho việc lãnh đạo của tôi

 Tôi tạo cơ hội để các thành viên trong nhóm hiểu thêm về đồng nghiệp của mình và ý thức được năng lực của nhau

 Tôi đảm bảo các nhân viên có được sự đào tạo cần thiết để làm việc và biết cách áp dụng kiến thức đó

 Tôi hiểu rằng mâu thuẫn là điều bình thường, nhưng nó phải được giải quyết nhanh chóng và công bằng trước khi trở nên tệ hại

 Tôi tin tưởng mọi người sẽ hoạt động theo nhóm khi biết được những kỳ vọng và phần thưởng dành cho họ

 Tôi sẵn sàng thay thế những thành viên nào không thể đáp ứng các tiêu chuẩn làm việc dù đã được huấn luyện thỏa đáng

6/ Kỹ năng làm việc nhóm

Nhóm làm việc là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những

cá nhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả Nếu hiểu rõ quá trình này, có thể đẩy mạnh sự hoạt động của nhóm

Có hai tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có:

- Kỹ năng quản trị

- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân

Và việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là việc tăng cường nắm bắt những kỹ năng này

Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phầnlớn những chức năng của một người lãnh đạo nhóm Ví dụ như tổ chức các cuộchọp, quyết định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sáthoạt động Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trôngđợi một cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có sự trợgiúp; trong một nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn Ngay cả khi

có những nhà quản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng phải đồng ý với mộtphương thức và sau đó là thuyết phục và đào tạo những người còn lại trong

Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải ôn lại một số cung cách

và kỹ năng quản lý cơ bản Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột,người đó cần nắm được những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải biếtcách thực hiện những cách thức này mà không gây ra tình trạng đối đầu thiếutính xây dựng

B- NỘI DUNG CHÍNH:

I/Để trở thành người quản trị nhóm thành công:

Lãnh đạo nhóm là công việc đầy khó khăn và thử thách Ai cũng muốnmình trở thành người lãnh đạo nhưng lãnh đạo như thế nào là hiệu quả lại làviệc rất ít người nhóm trưởng làm được Người lãnh đạo nhóm thành công phải

là người biết rất rõ mục tiêu mà cả nhóm hướng tới, biết cách xây dựng một cơcấu nhóm hợp lý, biết cách dùng những người giỏi hơn mình và biết tạo ra mộtmôi trường mà ở đó các thành viên có thể phát huy tối đa khả năng của bản thânvào mục tiêu chung của cả nhóm

1.Để trở thành người hoạch định hiệu quả:

Hoạch định bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai vànhững phương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó Kết quả của hoạchđịnh là kế hoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định nhữnghành động cụ thể mà một tổ chức phải thực hiện

Trong quản trị nhóm, điều kiện tiên quyết để một nhóm làm việc ra đời

là mục đích tồn tại của nó Nhìn chung, các nhóm đều được xây dựng

với mục đích tập hợp những người có công việc độc lập và liên quan lại với nhau, để họ hợp tác trong công việc, nhằm đạt được những nhiệm vụcủa bộ phận và nhóm

Các thành viên trong nhóm luôn muốn biết họ được kết hợp với

nhau vì mục đích gì, những nhiệm vụ nào họ cần phải thực hiện và có

những ai khác liên quan Nếu những thông tin này không rõ ràng thì thấtbại là kết quả tất yếu Vai trò của trưởng nhóm vô cùng quan trọng bởi đây là người mà nhóm kì vọng sẽ đưa ra phương hướng hành động đúnglúc và phối hợp với các tổ khác để đạt mục tiêu Để đạt được điều này, việc đầu tiên trưởng nhóm cần làm là lập kế hoạch hiệu quả

Hoạch định là việc tư duy, suy nghĩ trước khi thực hiện công việc: Mục tiêu mà nhóm nhắm đến là gì, cần những yếu tố nào để đạt được

mục tiêu đó Nếu không lập kế hoạch thì thời gian và công sức sẽ trở nên lãng phí bởi lập kế hoạch cũng giống như là vẽ ra một con đường đểmọi người cùng đi tới đích đến là mục tiêu

Để lập kế hoạch được dễ dàng ta cần quan tâm các yêu cầu sau:

a- Giải thích rõ rãng những mục tiêu đã được các cấp quản lý

cao hơn thông qua.

Khi các mục tiêu đã được quản lí cấp trên thông qua thì việc tiếp theo

mà người trưởng nhóm cần phải làm là giải thích cho từng thành viên

hiểu rõ những mục tiêu đó, từ đó đề ra được biện pháp để thực hiện mụctiêu Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới

(mục tiêu) từ đó bàn thảo, đóng góp ý kiến cùng đưa ra phương hướng

và giải pháp để thực hiện mục tiêu Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện Khi đó, vai trò của người trưởng

nhóm là vô cùng quan trọng, họ phải lắng nghe và phân tích mọi ý kiến của từng thành viên để từ đó đưa ra quyết định cuối cùng về biện pháp thực hiện mục tiêu cho nhóm

Làm sao có thể thành công khi các thành viên trong nhóm không

được truyền đạt một mục tiêu chung rõ ràng Mọi việc thậm chí còn tồi

tệ hơn khi các nhà điều hành hay nhà tài trợ không chắc chắn về những

một cách ngắn gọn và rõ ràng về mục tiêu của nhóm cho giám đốc điều hành hay cho bất kỳ một người nào Dưới đây là hai câu trả lời được

xem là đạt yêu cầu:

+ "Chúng tôi đang thiết kế lại website với ba mục tiêu: hỗ trợ từng

nhóm sản phẩm khác nhau, khả năng xử lý nhanh hơn, ít tốn kém hơn vàtăng cường thông tin cho khách hàng."

+ "Nhóm chúng tôi đang sắp xếp lại toàn bộ quy trình dịch vụ khách

hàng Nếu chúng tôi thành công, 95% cuộc điện thoại khách hàng gọi

đến sẽ chỉ do một đại diện dịch vụ xử lý, và 80% các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba phút."

Mọi người trong nhóm bạn có thể phác họa mục tiêu của nhóm một cách đơn giản và rõ ràng như thế không? Việc truyền đạt mục tiêu của mọi người có thống nhất với nhau không? Nếu bạn trả lời "không" cho một trong hai câu hỏi, nghĩa là nhóm bạn đang có vấn đề gì đó cần phải giải quyết Mục tiêu của nhóm nhìn chung sẽ được cấp quản lý giao cho nhóm Cấp quản lý này nhìn thấy vấn đề hay cơ hội và muốn nhóm giải quyết những điều đó Mô hình lý tưởng nhất là cấp quản lý sẽ xác định mục đích chung cho nhóm, còn biện pháp tiến hành cụ thể sẽ giao lại

cho nhóm tự quyết định Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm phải

chia sẻ mọi thông tin và sự hiểu biết về mục tiêu chung đó, nếu không,

họ có thể lạc vào các đường hướng khác nhau, làm tiêu hao cả thời gian lẫn nguồn lực, gây nên tình trạng mâu thuẫn và tranh cãi

Các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu vì thế nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm

b- Chuyển các nhu cầu ( trong đó có nhu cầu của nhóm) thành các mục đích và mục tiêu của nhóm.

Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải

được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục

tiêu riêng

Nhu cầu của tổ chức hay của nhóm cần được xem như mục đích mànhóm cần hướng đến và đạt được, người trưởng nhóm phải biết biến cácnhu cầu đó thành các mục tiêu của nhóm, bàn thảo và đưa ra phương

hướng và biện pháp để thực hiện thành công những nhu cầu đó, khi

những nhu cầu đó được thực hiện thành công thì coi như nhóm cũng đã thực hiện được mục tiêu của mình, điều cần hướng đến

c- Lập kế hoạch thực hiện bằng cách kiểm tra các phương

án thay thế và chọn lựa những hoạt động có khả năng đến

Công việc này đòi hỏi nhà quản trị phải có cái nhìn rộng và nhạy

bén, biết kết hợp và thay thế những phương án

Việc thu thập thông tin và ý kiến của từng thành viên trong nhóm góp phần không nhỏ vào việc đưa ra kế hoạch để thực hiện mục tiêu,

cần khuyến khích óc sangs tạo của thành viên trong nhóm: phá thế thụ động và tạo tính sáng tạo.Đừng để nhóm bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động Muốn vậy, người trưởng nhóm luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng,

để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất

Người trưởng nhóm cần tạo ra những buổi thảo luận để lấy ý kiến của từng thành viên trong nhóm:

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người

có thể nhìn thấy Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt

những ý khả thi Những điểm cần ghi nhớ:

 Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hànhđộng nhóm”

 Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo

 Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp

 Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải

pháp đáng giá

 Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo

 Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra

d- Xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu

(nguồn lực con người, thời gian, tài chính, nguyên vật liệu và

sở sản xuất), đảm bảo các nguồn lực luôn trong tình trạn

ổn định và sẵn sàng hoạt động.

Muốn thực hiện thành công mục tiêu đề ra, yếu tố nguồn lực là vô cùng quan trọng, người trưởng nhóm cần biết chính xác về tình hình cácyếu tố

 Con người: khả năng, trình độ của từng thành viên hay của chính mình

 Thời gian: ngắn hạn hay dài hạn, để đạt được mục tiêu đó

cần thời gian bao lâu để có thể đề ra kế hoạch thực hiện đúngtiến độ

 Tài chính: tính hình ngân sách của nhóm, dòng vốn từ đó

dự toán chi phí để có thể đề ra được phương án tốt nhất

 Nguyên vật liệu và cơ sở sản xuất

Việc xác thực tình hình các yếu tố trên giúp người hoạch định nắm

rõ tình hình nguồn lực của nhóm mình để đưa ra được phương án đảm bảo nguồn lực luôn trong tình trạng ổn định và sẵn sàng họat động điều này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc thành công của việc thực

hiện mục tiêu

e- Dự tính thời gian thực hiện và ngày hoàn tất các mục tiêu

Mục tiêu phải được hoàn thành đúng tiến độ Vì vậy khi đề ra kế

hoạch thực hiện mục tiêu đó, ta cũng cần dự tính thời gian bắt đầu thực hiện các công việc, phân chia thời gian cho từng công việc và từng

thành viên cho hợp lí đảm bảo hoàn tất các mục tiêu đúng thời gian

f- Xác định các tiêu chuẩn về hiệu suất hoạt động và phương

pháp đánh giá kết quả.

Sau khi mục tiêu chung đã được thông suốt và thấu hiểu, các thành

viên trong nhóm sẽ phối hợp với cấp quản lý để làm rõ mục tiêu đó theo các định mức về hiệu suất hoạt động Trong ví dụ về việc sắp xếp lại

quy trình dịch vụ khách hàng ở trên, nhóm đã định rõ mục tiêu là: "95% cuộc điện thoại khách hàng gọi đến sẽ do một đại diện dịch vụ duy nhất

xử lý, và 80% tất cả các cuộc gọi sẽ được giải quyết trong vòng ba

phút" Những định mức như thế này không chỉ làm rõ hơn mục tiêu của nhóm, mà còn tạo cơ sở đánh giá quy trình hoàn tất mục tiêu Ví dụ,

nhóm này có thể lập các điểm mốc giữa kỳ như sau:

+ Trong vòng 6 tháng, 50% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được mộtđại diện dịch vụ duy nhất giải quyết

+ Trong vòng 9 tháng, 75% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được mộtđại diện dịch vụ duy nhất giải quyết

+ Trong vòng 12 tháng, 95% cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được một đại diện dịch vụ duy nhất giải quyết

Nếu không có định mức về hiệu suất hoạt động, nhóm sẽ không thể

xác định được liệu các phương pháp họ đang thực hiện có đưa họ đến

thành công hay không

g- Nối kết các nỗ lực của các thanh viên trong nhóm:

Vai trò quản trị hiện hữu là do bởi nhu cầu cần được nối kết để điềuhành những công tác của mỗi thành viên trong một nhóm Hoạch định làmột kỹ thuật quan trọng giúp đạt đến việc nối kết đó Một kế hoạch tốt

là một kế hoạch có thể vạch ra mục tiêu cho cả nhóm và các ban ngànhtrong tổ chức Trong tiến trình hoàn thành mục tiêu đã định, mỗi thànhviên trong nhóm sẽ cùng góp phần để đạt đến mục tiêu Khi mục tiêuhoàn thành, người ngoài nhóm không nói một cá nhân nào đó đã hoànthành mục tiêu, nhưng là nhóm đó đã đạt chỉ tiêu

h- Nâng cấp trình độ của các quản trị viên

Khả năng hoạch định là khả năng vận dụng trí tuệ ở mức độ cao vìngười hoạch định là người đương đầu với những bất trắc, dữ kiện vànhất là những gì còn trừu tượng mơ hồ trong tương lai Qua hoạch định,trạng thái vô định của một nhóm trở nên cố định, những guồng máy trìtrệ c được canh tân, nếu quản trị viên nhiệt tình và năng động trong việcnâng cấp nhóm để hướng nhóm về tương lai Nói cách khác, với chứcnăng hoạch định, quản trị viên chủ động nắm thời cơ để tạo thời thế hơn

là chờ thời thế nhào nặn mình Hành động hoạch định là chính cơ hội đểquản trị viên mài dũa khả năng đương đầu với những ý tưởng trừutượng, những thay đổi mang tính bất trắc và những khả thể trong tươnglai Nhờ vậy, thành quả và hành động hoạch định sẽ đem lại lợi ích cho

cả tổ chức lẫn bản thân của quản trị viên

Nhân viên có thể đóng góp đáng kể vào lap kế hoạch một khi họ

tận tâm với qui tŕnh này Nếu diều phối tốt việc lap kế hoạch, việc lănh đạo nhóm sẽ hiệu quả hơn rất nhiều

2 Tăng c ường các kỹ năng tổ chức: ng các kỹ năng t ch c: ổ chức: ức:

a Tại sao phải có tổ chức nhóm?:

i Xã hội không có luật pháp và nhà nước thì bạn có sống nổi trong mô trường

đó không?

ii Tại sao đoàn kiến bò rất ngay hàng, thẳng lối?

iii Tại sao tổ ong lại phải có ong chúa, ong thợ?

=> Tổ chức là hành động phân nhóm các nghiệp vụ sao cho các hoạt động của DN được luân chuyển hợp lý, có năng suất lao động cao và các bộ phận

nghiệp vụ có quan hệ hữu cơ, móc xích lẫn nhau thành một thực thể thống nhất.

Cơ cấu tổ chức của nhóm tuỳ thuộc vào chiến lược hay những nhiệm vụ và mục tiêu tuỳ thuộc vào hoàn cnhr bên trong và bên ngoài, cơ cấu và công nghệ, con người và văn hoá

Vậy chức năng của tổ chức giải quyết:

- Cái gì cần đạt được ?

- Ai thực hiện?

- Thực hiện ở đâu, với ai?

- Bao giờ bắt đầu, bao giờ kết thúc , tiến độ thực hiện như thế nào?

- Thực hiện bằng phương tiện nào?

b Khái quát hóa: là hoạt động phân bổ nguồn lực cho hoạch định, bao

gồm các công việc xây dựng hệ thống sơ đồ các bộ phận, phòng ban chứcnăng, các mối quan hệ giữa chúng và trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi, nghĩa vụ của chúng

Khi một chiến lược được giao cho một nhóm người thì người quản lý phải xác định ,phân chia cho những cá nhân cụ thể tạo cho mọi người có trách nhiệm với phần việc của mình Cho họ những quyền hạn cần thiết để hoàn thành công việc của mình tạo sự lien kế giữa mọi người sự hố trợ nhau là điều cần thiết khi thực hiện mục tiêu chung

c Nguyên tắc:

- Thống nhất chỉ huy cho nhiệm vụ, từng phòng ban

- Tổ chức tốt thì phải gắn các bộ phận, phòng ban với các mục tiêu cụ thể Nếu bộ phận nào dư thừa hay không phục vụ mục tiêu nào cả thì mạnh dạn giải thể hay sáp nhập lại

- Đảm bảo tính hiệu quả của vật lực, năng suất lao động của nhân lực và thực hành tiết kiệm chi phí trong toàn bộ hệ thống

- Ủy quyền: quyền lợi, trách nhiệm, nghĩa vụ cho các vị trí từ quản lý cho tới nhân viên Một hệ thống thiết kế tốt là một hệ thống sử dụng công cụ ủy quyền đúng người đúng việc, đúng khả năng trình độ

- Linh hoạt giữa cứng rắn và mềm mỏng, cương quyết và cầu thị, độc đoán

và dân chủ

- tổ chức công việc,theo nhiệm vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân,

mỗi con người

- không chồng chéo.

d.vai trò của tổ chức

Tổ chức khoa học trong việc xây guồng máy sẽ bảo đảm nề nếp, quy củ , kỉ cương, tính tổ chức tính kỉ luật, tính khoa học ,tác phong công tác, sự đoàn kết nhất trí,phát huy được hết sở trường của mối cá nhân Ngược lại khi bộ máy tổ chức không khoa học ,không mang tính hệ thống, không đủ năng lực chuyên môn , có thể làm cho hoạt động quản trị kém hiệu quả,bất nhất đùn đẩy trách nhiệm,tranh công ddoorb lỗi ,thiếu bản lĩnh thiếu quyết đoán, không tận dụng cơ hội và tời cơ khi nó xuất hiện và lung túng bị động khi phải đối phó với các nguy cơ Không biết cách giải quyết công việc một cáchkhoa học có thể làm hỏng công việc, lãng phí các nguồn tài nguyên, đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu

e Mục tiêu của công tác tổ chức.

- xây dựng nhóm thành một bộ máy có hiệu lực

- xây dựng nề nếp văn hoá của tổ chức lành mạnh

- tổ chức công việc khoa học

- phát hiện,uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kiems của nhóm

- phát huy hiệu quả các nguồn tài nguyen vốn có

- tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong cũng như bên ngoài

d Các cơ sở lý luận cho tổ chức:

i Tầm hạn quản trị: số người trong nhóm không quá đông khoảng

từ 5-10 người

ii Quyền hạn:

- Phạm vị ủy quyền hạn theo năng lực và nhiệm vụ

- Ủy quyền phải lưu ý tới việc “Tâm phục, khẩu phục” của nhân viên

iii Cơ cấu tổ chức: sắp xếp sao cho các nhân viên, phòng ban làm việc với

nhau thuận tiện nhất và hướng tới mục tiêu chung.

iv Mô hình kiểu Việt Nam

- nhóm nhỏ: sếp->nhân viên (khoảng 5 người)->tầm hạn quản trị rộng và phong cách lãnh đạo là trực tiếp tới từng nhân viên

- Nhóm lớn: Theo ngành hàng, khối chức năng Phong cách lãnh đạo chủ yếu là ủy quyền

- Theo dự án Phong cách lãnh đạo chủ yếu là ủy quyền

e Phương pháp ủy quyền:

i Người ủy quyền là người trực tiếp thực hiện công việc

ii Không làm mất đi hay thu nhỏ nhiệm vụ sẵn có của họ

iii Quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ phải rõ ràng và có ràng buộc

iv Nhận ủy quyền phải tự giác, không áp đặt

v Trao đầy đủ thông tin và quyền hạn

vi Kiểm tra, giám sát nội dung đã ủy quyền

f Tuyển chọn các thành viên cho nhóm:

Các thành viên tự nguyện gia nhập vào một nhóm có xu hướng tận tụy với công việc của nhóm hơn là các thành viên được chỉ định

Sự tận tâm còn mạnh mẽ hơn khi các thành viên nhận thấy mục đích quan trọng phía sau những nỗ lực của nhóm bằng việc tập trung vào một chiến lược rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy những thành viên mong muốn cho nhóm của mình

Khi tuyển chọn cần chú ý

- Tuyển dụng những cá nhân có thể đóng góp kỹ năng bù trừ cho các thành viên khác trong nhóm (Ví dụ như kỹ năng tài chính, khả năng quản lý dự án)

- Lựa chọn những cá nhân có năng lực giải quyết vấn đề cụ thể và ra quyết định

- Lưu ý thông tin tiến cử từ quản lý của bạn và các đồng nghiệp

- Tìm kiếm các cá nhân có kinh nghiệm làm việc theo nhóm

- Tìm kiếm những người coi đây là cơ hội để kết hợp kỹ năng và trí tuệ của