Không phải bất cứ nhóm nào cùng đều hoạt động mang lại hiệu quả cao.Vậy đâu là nguyên nhân dẫn đến điều đó?
Nguyên nhân khiến hoạt động nhóm kém hiệu quả:
Thiếu tin cậy: các thành viên trong nhóm thiếu tin tưởng lẫn nhau, nên thường thiếu đi sự chia sẻ trong công việc.
Không quan tâm đến kết quả công việc: làm việc không có kết quả, trì trệ, thường xuyên thất bại. Ta cần: chỉ rõ lợi ích cá nhân trong lợi ích tập thể và đưa ra phần thưởng xứng đáng.
Thiếu trách nhiệm và lẩn tránh trách nhiệm: không nhận việc hoặc trì hoản kéo dài, thường đưa ra nhiều khó khăn mà không có giải pháp. Sợ thất bại nên không dám làm và thường tìm cách trốn tránh ngay khi có thể.
Sợ xung đột: các thành viên trong nhóm tránh né việc tranh luận, sợ mất lòng nhau nên không đưa ra được những ý tưởng hay cho nhóm. Ta cần chủ động sẻ chia và cởi mở với các thành viên trong nhóm, gây dựng niềm tin cho nhau.
Vậy làm thế nào để quán lý nhóm hiệu quả, làm cho nhóm hoạt động đạt được mục tiêu?
Để làm việc nhóm thành công:
Lựa chọn những thành viên có nhiều điểm chung: mỗi cá nhân luôn có xu hướng gắn bó với những người có những điểm giống mình. Vì vậy, lựa chọn những thành viên có những tính cách tương đồng, có phương pháp làm việc khoa học, sự nhiệt tình, tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đặc biệt có chung mục tiêu làm việc sẽ giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng hoà hợp và thống nhất.
Mục tiêu làm việc của nhóm và từng thành viên phải rõ ràng và cụ thể hoá bằng những công việc cụ thể. Mục tiêu được coi như một thông tin định hướng cho tất cả các hoạt động của thành viên. Vì vậy, dù những công việc có khác nhau, cách làm cũng khác nhau nhưng khi các thành viên trong nhóm hiểu rõ những gì họ cần phải đạt tới, họ sẽ dễ dàng kết nối những hoạt động của mình.
Luôn động viên, khích lệ, ghi nhận tinh thần làm việc nhóm của các thành viên: khi làm việc trong nhóm, các thành viên có thể gặp phải những áp lực công việc khiến tinh thần mệt mỏi, tiến độ công việc có phần giảm sút, đặc biệt đối với những công việc bị giới hạn về thời gian và sự đòi hỏi cao về tính chuyên môn. Vì vậy, người lãnh đạo cần phải hiểu và ghi nhận sự nỗ lực, cố gắng của các thành viên bằng những lời động viên, khuyến khích giúp họ có động lực để hoàn thành công việc.
Cùng nhóm giải quyết những bất đồng: hầu hết các nhóm làm việc đều nảy sinh những bất đồng, giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa người quản lý với các thành viên. Đây là một phần rất quan trọng trong quá trình làm việc để đi tới một kết quả cuối cùng. Trong việc giải quyết những xung đột trong nhóm, người quản lý không nên dùng quyền lực của mình để khoả lấp những xung đột mà phải dựa trên kết quả thảo luận ý kiến của nhóm để đưa ra cách giải quyết hợp lý.