65 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại conga ty cổ phần xuất nhập khẩu Việt

Trang 1

Đảng và Nhà nớc trong từng giai đoạn

Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩmô của Nhà nớc, hoạt động của Công ty thơng mại có những khác biệt rất cơ bản

so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung Trong cơ chế cũ,Công ty thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra Nhng trong cơ chếmới, Công ty thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lýkinh doanh sao cho có hiệu quả nhất

Để tồn tại và phát triển, Công ty thơng mại phải tổ chức đợc tốt 3 khâu củaquá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra Ba khâu này có quan

hệ mật thiết với nhau Mặc dù mục đích Công ty thơng mại là tiêu thụ hàng hoánhng muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thì các Công ty phải tổ chứcthu mua và dự trữ Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thựchiện chức năng, mục tiêu của Công ty Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tếcủa Công ty để cạnh tranh với Công ty khác trên thị trờng

Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tại ờng cũng nh tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty thơng mại, em đã chọn

tr-đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPXuất nhập khẩu Việt Tuấn" làm nội dung của bản chuyên đề này Bản chuyên đềnày là sự kết hợp giữa lý luận với thực tiễn tại Công ty

Trang 2

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chơng:

Ch ơng I: Tổng quan về Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn.

Ch ơng II : Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanhtoán tiền hàng

tại Công ty Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn

Ch

ơng III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng

và thanh toán tiền hàng tại Công ty Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn

chơng I

Tổng quan về công ty CPTM &xNK Việt tuấn

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.

Công ty CPTM và XNK Việt Tuấn đợc thành lập theo Quyết định số 210/

QP ký ngày 11/03/1995 Trải qua một quá trình hoạt động và phát triển Công ty

Trang 3

đã ngày một lớn mạnh và chứng tỏ đợc sự phát triển bền vững trong những giai

đoạn đầy khó khăn trên thị trờng quốc tế và ở Việt Nam Trớc hết có thể kháiquát một vài đặc điểm chủ yếu của công ty nh sau:

Tên công ty : Công ty cổ phần thơng mại & XNK Việt tuấn

Tên giao dịch quốc tế : VIETUAN, JSC

Địa chỉ trụ sở chính: Số 51/228 Phố Lê Trọng Tấn, Quận Thanh Xuân, HN

mở rộng lĩnh vực và phạm vi hoạt động với các nghành nghề kinh doanh chủ yếusau đây :

 Kinh doanh thơng mại xuất nhập khẩu

 Lắp ráp và kinh doanh thiết bị y tế

Bên cạnh đó, công ty đã chủ động xin bổ sung chức năng kinh doanh thiết bị y

tế Từ những chủ động đó kết hợp với nỗ lực của tập thể cán bộ,công nhân viêntrong toàn công ty, công ty đã đạt đợc nhiều kết quả tích cực trong lĩnh vực mới

mẻ này qua các hợp đồng cung cấp và lắp đặt thiết bị y tế cho các Công tytrên

địa bàn thành phố và các địa bàn khác nh :Hải Phòng, Quảng Ninh, Lạng Sơn,Nam Định Qua các hợp đồng này, công ty Việt Tuấn đã từng bớc tạo dựng đ-

ợc uy tín của mình trong lĩnh vực cung cấp và dịch vụ thiết bị y tế trên địabàn.Vì vậy Công ty đã đạt đợc những bớc phát triển nhanh chóng, với các sảnphẩm chất lợng cao và chế độ bảo hành tận tình, chu đáo, công ty đã giành đợc

sự tín nhiệm của các đơn vị, cơ quan

Kinh doanh, lắp đặt trang thiết bị là một trong những hoạt động then chốt trong lĩnh vực thiết bị y tế của Công ty Việt Tuấn trong giai đoạn hiện tại và cho cả chiến lợc lâu dài của Công ty

Các sản phẩm mà Công ty cung cấp gồm :

- Đệm hơi nớc

Trang 4

- Máy đo huyết áp

- Máy điện lão đồ

1.2.2 Quan hệ của Công ty với các bên liên quan:

Là Công ty thơng mại thực thụ nên hoạt động chính của Công ty là luthông hàng hoá, tổ chức quá trình vận động của hàng hoá từ sản xuất đến tiêudùng Công ty mua hàng hoá từ các nhà sản xuất, nhà bán buôn về bán cho ngờitiêu dùng Hoạt động này sẽ mang lại lợi nhuận, nâng cao lợi ích của Công ty

đồng thời có nguồn tài chính đảm bảo cho Công ty hoạt động tốt

Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã có những thành tích rất đáng khích

lệ trong thị trờng ở Việt Nam và đã xây dựng đợc những mối quan hệ chặt chẽvới các khách hàng, các nhà sản xuất và các bạn hàng trên thị trờng trong vàngoài nớc Với một quá trình ra đời và phát triển, kế thừa những kinh nghiệmtrong quá trình hoạt động và với một đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lựcCông ty đã tự khẳng định mình và dần trở thành một Công tyhàng đầu trong việccung cấp thiết bị y tế trên thị trờng Việt Nam

Ngay sau khi triển khai hoạt động trong lĩnh vực thiết bị y tế và đạt đợcmột số kết quả, Công ty đã tập trung cao nhất năng lực của mình trên cơ sở có sự

hỗ trợ giúp đỡ của các cơ quan, Công tytrong và ngoài nớc để tham gia vào các

dự án Với phơng châm “Tạo ra đợc hiệu quả tối u cho khách hàng ” kết hợp vớiviệc dựa trên nền tảng đó mà công ty đã thực hiện hoàn hảo các dự án Cơ chếbảo hành, bảo trì của Công ty đã làm hài lòng khách hàng

Hoạt động kinh doanh bán buôn, bán lẻ thiết bị và linh kiện y tế là hoạt

động đợc công ty triển khai rất sớm với phơng châm phục vụ tới tận tay ngời tiêu

dùng và “Tất cả các khách hàng sẽ là bạn” Công ty coi hoạt động bán lẻ là cầu

nối gắn kết Công ty và bạn hàng Mỗi khách hàng khi đến với Công ty không chỉ

đợc thoả mãn tối u nhu cầu tiêu dùng cùng với một chi phí bỏ ra mà chế độ bảohành cho khách hàng cũng đợc đội ngũ nhân viên kỹ thuật của Công ty thực hiệntận tình,chu đáo ngay tại Công tycủa khách hàng khi có yêu cầu Chính vì thế, sựkết nối giữa Công ty và khách hàng ngày càng chặt chẽ và là động lực không nhỏthúc đẩy Công ty đến với những dự án lớn hơn

1.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty một số năm gần đây:

Bảng 1: Kết quả hoạt động sxkd trong năm 2006 - 2007.

Đơn vị tính: Triệu đồng

Trang 5

Các chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh

b Kinh doanh bán buôn, bán lẻ 207 29,53 230 29,26 23 11,11

1.2.4 Phơng hớng phát triển của Công ty trong thời gian tới:

Để đứng vững trên thị trờng Công ty đã đa ra phơng hớng phát triển trongthời gian tới nh sau:

Xây dựng, tổ chức công tác kinh doanh và quản lý khai thác sử dụng cóhiệu quả, đảm bảo đầu t, mở rộng kinh doanh, bù đắp chi phí

Từng bớc ổn định mở rộng kinh doanh, tăng cờng công tác quản lý, pháthiện và điều chỉnh kịp thời những sai lệch nhằm hạn chế những tổn thất về kinhtế

Kinh doanh trên cơ sở bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện chế độhạch toán kinh tế độc lập, nộp Thuế cho Nhà nớc theo đúng qui định

Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nớc, thực hiện

đúng các cam kết trong hợp đồng kinh tế liên quan

Thực hiện đúng chế độ quản lý tài sản, tài chính, phân phối theo lao độngtiền lơng, làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ an ninh

Đào tạo, bồi dỡng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho ngời lao động.Không ngừng nâng cao lợi ích của các thành viên góp vốn và đảm bảo đờisống cho ngời lao động

Trang 6

Phấn đấu thực hiện tốt các khâu nhằm nâng cao chất lợng dịch vụ đáp ứngnhu cầu của khách hàng, nâng cao uy tín cho công ty.

Trang 7

1 3 tổ chức bộmáy quản lý tại công ty.

1.3.1 Sơ đồ tổ chức kinh doanh của công ty.

Sơ đồ 1: Tổ chức kinh doanh của công ty.

Các Công tythành viên hạch toán kinh tế phụ thuộc, hoạt động theo kếhoạch hạch toán của Công ty và mọi hoạt động phải chịu sự quản lý trực tiếpcủa Công ty

Các Công tythành viên tổ chức Bộ máy quản lý theo Bộ máy quản lý củaCông ty: Là các phòng ban nghiệp vụ Đơn vị Đứng đầu Công tythành viên làGiám đốc, giúp việc là các Phó giám đốc Giám đốc Công ty có quyền quyết

định cơ cấu bộ máy quản lý của các Đơn vị thành viên theo hớng tinh giảm biênchế gián tiếp nhng vẫn bảo đảm phát huy đợc hiệu lực

1.3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự tại văn phòng công ty.

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy công ty Việt Tuấn

Giám đốc

Phó giám đốc

kinh doanh

Phó giám đốc tổ chức hành chính

Phòng kinh

doanh

TTâm Dịch

vụ bảo hành Phòng hành chínhPhòng

TC - KTChi nhánh Hà Nội

Trang 8

* Nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ:

1.Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách

nhiệm trớc Bộ y tế, trớc Pháp luật, cấp uỷ cấp mình về điều hành hoạt động củaCông ty Sau khi có Nghị quyết cấp uỷ, Giám đốc có quyền điều hành cao nhấttrong Công ty

2.Các Phó giám đốc giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và

uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ đợc Giám

đốc phân công và uỷ quyền

3.Kế toán trởng giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác

kế toán, thống kê của Công ty và có nhiệm vụ quyền hạn theo quy định của Phápluật

4.Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty có chức năng giúp việc

Giám đốc Công ty trong quản lý và điều hành công việc của Công ty

- Lập dự án kế hoạch năm, quý, tháng về công tác nghiệp vụ chuyên môn

đợc giao trình giám đốc hoặc cấp trên phê duyệt

- Tiến hành thực thi công tác nghiệp vụ cụ thể theo chức năng nhiệm vụ

đ-ợc giao Tổ chức theo dõi quá trình thực hiện và xác định hiệu quả sản xuất kinhdoanh của cơ sở và toàn Công ty thuộc phần việc hoặc thuộc bộ phận mình quảnlý

- Nghiên cứu và thực hiện chế độ chính sách, luật lệ của Nhà nớc, các quy

định của cấp trên, các địa phơng Tổ chức và bồi dỡng nghiệp vụ cho cán bộcông nhân viên trong phòng hoặc bộ phận và cơ sở

- Thực hiện đúng các quy định về thủ tục hành chính lu tài liệu nghiệp vụ.Giữ bí mật về kinh tế kỹ thuật, công nghệ và quản lý sản xuất của lâm nghiệp.Cung cấp hồ sơ tài liệu nghiệp vụ cho các cơ quan khác phải đợc Giám đốc Công

ty cho phép

1.4 tổ chức kế toán tại Công ty:

1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.

Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán.

Kế toán tr ởng

Kế Toán Hàng Kế

Toán Hàng Kế

Toán Tổng Kế

Toán

Tài

Kế Toán Hàng

Kế Toán Thanh

Ban Kế Toán

Trang 9

Chức năng từng phần hạch toán.

- Phòng kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình tập trung

Nhiệm vụ của phòng kế toán :

+ Giám sát tình hình hoạt động tài chính của Công ty

+ Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng Công ty

+ Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế

độ qui định của ngành chủ quản

+ Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo

- Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty:

+ Kế toán trởng: Phụ trách chung trực tiếp công tác hạch toán kế toán,công tác tài chính và nhân sự

+ Kế toán TSCĐ: Theo dõi về quản lý tài sản cố định đồng thời đảmnhiệm việc nhập dữ liệu vào máy vi tính

+ Kế toán hàng mua: Theo dõi hàng mua tại Công ty

+ Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp, làm kế toán Công ty

+ Kế toán bán hàng: Theo dõi hàng bán trên địa bàn kinh doanh

+ Kế toán hàng hoá: Theo dõi N - X, tồn kho hàng hoá toàn Công ty

+ Ngoài ra còn có thủ quỹ đảm nhiệm các công việc riêng :1 thủ quỹchính phụ trách quỹ tiền mặt của Công ty, các thủ quỹ ở các Công ty

1.4.2 vận dụng chế độ kế toán tại Công ty.

* Các chính sách kế toán chung:

Tổ chức công tác kế toán của Công ty đợc quy định nh sau:

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình hình luân chuyển tài sảnvật t tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chiphí hợp lý của Công ty

Kế Toán Hàng Hoá Kế

Toán Vận Tả i

Kế Toán Hàng Bán Kế

Toán Tổng Hợp Kế

Hàng

Mua

Kế Toán Thanh Toán

Ban Kế Toán Xí Nghiệp

Trang 10

- Lập báo cáo và cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc phân tích hoạt

động kinh tế tài chính, phục vụ Giám đốc để chỉ đạo kinh doanh kịp thời

+ Niên độ kế toán của Nhà máy bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N.+ Nhà máy áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp

kê khai thờng xuyên Theo phơng pháp hạch toán này tình hình nhập, xuấtnguyên vật liệu đợc phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục và kế toán có thểxác định giá trị vật liệu tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ điểm nào trong kỳ kếtoán Từng tháng xác định giá trị tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp bình quân giaquyền và hàng tồn kho đợc tính theo giá gốc Công ty áp dụng phơng pháp tínhThuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán làViệt Nam đồng Tính và trích khấu hao TSCĐ tho phơng pháp đờng thẳng

+ Chế độ kế toán áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3năm 2006 của Bộ Tài Chính

* Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:

Công ty Việt Tuấn áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán cho Công tytheo QĐ15/2006/QĐ-BTC

* Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán:

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết Định 15/ 2006 / QĐ - BTCngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trởng Bộ Tài Chính Công ty sử dụng 70 tàikhoản và không sử dụng một số tài khoản sau: TK 161, TK221, TK222 ,TK223 , TK3336, TK3337 , TK343, TK631 và một số tài khoản khác

* Tổ chức vận dụng sổ sáchkế toán:

Từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức sổnhật ký chung theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BộTài Chính

(*) Hệ thống sổ sách sử dụng

- Sổ kế toán chi tiết

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ quỹ tiền gửi

- Sổ cái tài khoản

- Sổ theo dõi công nợ

- …

Trang 11

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán theo hình thức sổ nhật ký chung

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung, việc lập báo cáo Tài chính chỉ có Công ty có quyền công bố ra ngoài Công ty, và có giá trị pháp lý

* Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáokế toán:

Hàng tháng,hàng quý, hàng năm phòng kế toán phải lập báo cáo về hoạt

động sản xuất,kinh doanh của Nhà máy mình với ban giám đốc, công ty chủquản và báo cáo với các cơ quan chức năng Các báo cáo đều đợc lập theo chế độquy định chung và theo yêu cầu quản lý của cấp trên Bao gồm các báo cáo sau: +) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Đợc lập vào cuối niên độ kếtoán

+) Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Đợc lập vào cuối niên độ kế toán +) Bảng cân đối kế toán: phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện có vànguồn hình thành tài sản của nhà máy

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký

đặc biệt Sổ nhật ký chung thẻ chi tiết Sổ

Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chính

Trang 12

+) Báo cáo lu chuyển tiền tệ: Báo cáo này đợc lập hàng quý và lập theophơng pháp trực tiếp Báo cáo này đợc lập nhằm cung cấp thông tin về dòng tiềnvốn vào ra; các nhân tố tác động đến sự tăng(vào) và sự giảm (ra) của dòng tiền

nh thế nào

+) Báo cáo thuế GTGT: Hàng tháng kế toán lập tờ khai thuế kèm theobảng kê thuế GTGT mua vào và bán ra để nộp cho phòng kế toán của công ty vàbáo cáo với cơ quan thuế

Trang 13

2.1.1 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng tại Công ty :

* Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng:

Chức năng chủ yếu của Công ty là tổ chức lu thông hàng hoá, đa hàng hoá

từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán

Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của Công

ty Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của Công ty chuyển từ hình thái tiền tệ sanghình thái hiện vật là hàng hoá

Đối với Công ty, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng là một nghiệp

vụ quan trọng đảm bảo cho lu thông hàng hoá một cách bình thờng Nguồn hàng chủyếu của Công ty là do mua lại từ nhà sản xuất, các bạn hàng hoặc nhập khẩu từ nớcngoài

Việc tổ chức nguồn hàng đợc coi là nhiệm vụ hàng đầu của Công ty nhằmtạo ra nguồn hàng dồi dào về số lợng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp, giá cảhợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trờng

* Các phơng thức mua hàng:

a Mua hàng trong nớc:

- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Công ty cử cán bộ cung ứng mang giấy

uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp

đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp Các chứng từ mua hàng do bên cung cấplập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng

kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho Công ty

- Phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký vớiCông ty, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho Công ty tại địa điểm qui địnhghi trong hợp đồng Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua

Trang 14

chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lợng, số lợng từng mặt hàng và tổng sốtiền phải thanh toán đã thoả thuận Công ty sau khi nhận đợc chứng từ do bêncung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký vàchuẩn bị nhập hàng Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi

sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp

b Nhập khẩu hàng hoá:

2.1.2 Đặc điểm quản lý nghiệp vụ mua hàng tại Công ty :

* Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng:

Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong Công ty thơng mại chính là quá trìnhquản lý hàng hoá về số lợng, chất lợng, giá trị hàng hoá trong quá trình vận độngmua vào - dự trữ - bán ra

Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lợng,chất lợng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lýtheo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ cáckhoản công nợ của Công tytheo từng chủ nợ, từng lần mua

Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toántiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toánnghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêuchi tiết Để thực hiện đợc yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kếtoán quản trị

- Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích chongời sử dụng thông tin

Để số liệu kế toán đợc chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lýnghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc:

+ Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu tráchnhiệm vật chất Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trongtừng thời điểm và theo từng bộ phận

+ Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phơngpháp ghi chép và tính toán theo giá thống nhất

* Nhiệm vụ kế toán:

Trang 15

Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ,chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiềnhàng của Công ty Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận quản

lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của Công ty

Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng:

- Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồnhàng, từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế

- Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hànghoá an toàn về số lợng và chất lợng

- Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc Công tythanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho ngời cung cấp

- Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng Từ

đó, giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho Công ty

Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyêntắc kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý Công ty đ a racác quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãngphí, vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nớc

2.2 Thủ tục, chứng từ nghiệp vụ mua hàng tại Công ty:

2.2.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu

Nhận thức đợc tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản

ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ởCông ty CPTM & XNK Việt Tuấn rất đợc chú trọng

ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có:

- Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận Các chứng

từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng đợc sử dụng và ghichép theo đúng qui định của Bộ tài chính

- Yêu cầu: ngời ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải

có tính pháp lý

- Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lênphòng kế toán

Trang 16

- Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là Công tykinh doanh thuộc đối tợngnộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu,

kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau:

- Hoá đơn GTGT:

+ Giá bán (cha có thuế GTGT)

+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT

+ Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT)

- Hoá đơn bán hàng:

Đợc sử dụng trong trờng hợp Công ty mua hàng tại các cơ sở kinh doanhthuộc đối tợng tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp Khi đó, giá bán hàng

là giá đã bao gồm thuế GTGT

- Phiếu nhập kho: lập thành 04 liên:

+ 01 liên lu tại phòng kinh doanh

+ 01 liên giao cho kế toán kho

+ 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT) + 01 liên giao cho thủ kho

- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào Đồng thời vớiquá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn,chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào đợckhấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoámua vào

- Biên bản kiểm nghiệm:

Công ty lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trờng hợp nh nhậpkho với số lợng lớn, nhập kho các loại vật t có tính chất lý hoá phức tạp, nhậpkho vật t quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không

đúng quy cách, phẩm chất, số lợng so với hợp đồng,

- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT)

Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá

Trang 17

đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào đợc khấutrừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào

- Một số chứng từ thanh toán:

+ Giấy báo nợ của ngân hàng

+ Phiếu chi tiền mặt

+ Giấy thanh toán tạm ứng

+ Chứng từ nộp thuế ở khâu mua

2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng:

Việc mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quátrình kinh doanh của đơn vị Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tựnghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận đợc tốt, cònphải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liênquan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu

kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng Do vậy, công ty đã lựa chọn một

số tài khoản cần thiết nh:

Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn

Chi phí thu mua hàng hoá

Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến

Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị ngời mua trả lại Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ

+ Bên Có:

Trang 18

Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi,thuê ngoài gia công chế biến

Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ

Chiết khấu mua hàng đợc hởng

Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất

+ Số d bên Nợ:

Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho

Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhng cha đợcchấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi

+ Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”

Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”

- Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đờng”

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật

t mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhng cha về nhập kho mà còn

đang trên đờng vận chuyển hoặc đã về đến Công ty nhng đang chờ kiểm nhậnnhập kho

+ Bên Nợ:

Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng

Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật t đang đi trên đờng cuối

kỳ (phơng pháp kiểm kê định kỳ)

+ Bên Có:

Trị giá hàng hoá, vật t đang đi trên đờng đã về nhập kho hoặc giao bán

Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đờng đầu kỳ (phơng phápkiểm kê định kỳ)

+ Số d bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đitrên đờng

- Tài khoản 133 “Thuế GTGT đợc khấu trừ” :

Trang 19

Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấutrừ (đã khấu trừ và còn khấu trừ) Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những Côngtynộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.

+ Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

+ Bên Có:

Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ

Số thuế GTGT của hàng mua trả lại

Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại

+ Số d bên Nợ:

Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ

Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách Nhà nớc chahoàn trả

+ Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1331 “Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ” Tài khoản 1332 “Thuế GTGT đợc khấu trừ của TSCĐ”

- Tài khoản 331 “Phải trả ngời bán” :

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợphải trả của Công ty cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụtheo hợp đồng đã ký kết

Trang 20

Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp thuận cho Công ty giảm trừvào nợ phải trả

+ Bên Có:

Số tiền phải trả ngời bán vật t, hàng hoá

Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật t, lao vụ,dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức

+ Số d bên Nợ: phản ánh số tiền Công ty đã ứng trớc cho ngời bán nhngcha nhận vật t, hàng hoá

+ Số d bên Có: phản ánh số tiền Công ty còn phải trả cho ngời bán, ngờinhận thầu xây dựng cơ bản

- Tài khoản 111:

Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị

- Bên Nợ: Các khoản tiền mặt nhập quỹ

- Bên Có: Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả tiền hàng

- Số d bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ

- Tài khoản 112:

Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàngcủa Công ty

- Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng

- Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng

- Số d bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng

- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan nh:

+ Tài khoản 141 “Tạm ứng”

2.3 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty:

2.3.1 Tính giá hàng hóa mua vào:

Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chếthị trờng Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá Giá trị hàng hoá đợcxác định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó Mặc dù giá trị

là cơ sở của giá cả nhng trên thị trờng, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trịhàng hoá

Trang 21

Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toántheo nguyên tắc giá phí Đó là toàn bộ số tiền Công ty phải bỏ ra để có đợc hànghoá đó

- Đối với Công ty Việt Tuấn áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế thì giámua đợc xác định nh sau:

Giá mua thực tế của

Giá thanh toán với ngờibán (không gồm VAT) + Chi phí thu muaTrong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lu kho, lu bãi

2.3.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng:

Sơ đồ 5: Kế toán nghiệp vụ mua hàng

Hàng hoá mua ngoài nhập kho

Chi phí thu mua hàng hoá

Hàng hoá đ ợc giảm giá

Hàng mua trả lại ng ời bán

Hàng hoá thừa phát hiện khi

kiểm kê

Hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê