mục đích vμ phạm vi nghiên cứu của bμi báo CT 2 Rủi ro thời gian dự án được xem là các rủi ro, các bất trắc mà khi nó xảy ra sẽ làm ảnh hưởng đến thời gian của các dự án xây dựng công t
Trang 1Rủi ro vμ quản lý rủi ro
liên quan đến thời gian trong dự án xây dựng
Công trình giao thông
NCS TRịnh thuỳ anh
Trường ĐH Giao thông Vận tải
Tóm tắt: Yếu tố thời gian đóng vai trò quan trọng đặc biệt trong việc quản lý các dự án
đầu tư xây dựng công trình giao thông Quản lý tốt thời gian dự án thì mới có thể giúp dự án
thực hiện được thμnh công vμ đạt hiệu quả Nếu thời gian dự án bị kéo dμi có thể lμm phát sinh
chi phí, hoặc ảnh hưởng đến chất lượng công trình Bμi viết nμy nhằm nghiên cứu các rủi ro liên
quan đến vấn đề thời gian dự án xây dựng công trình giao thông, cũng như các biện pháp quản
lý các rủi ro thời gian nμy
Summary: Time factor plays an important role in management of transport construction
projects Project time management helps managers to lead a project to a success Time delay
in transport projects causes cost expense or affects construction work quality This paper aims
to study risks in relation to time in transport construction projects, and then proposes
alternatives to time risk project management
i mục đích vμ phạm vi nghiên cứu của bμi báo
CT 2
Rủi ro thời gian dự án được xem là các rủi ro, các bất trắc mà khi nó xảy ra sẽ làm ảnh
hưởng đến thời gian của các dự án xây dựng công trình giao thông Về mặt nguyên tắc, rủi ro
thời gian sẽ bao gồm các rủi ro tích cực (làm rút ngắn thời gian dự án) và các rủi ro tiêu cực (gây
kéo dài thời gian dự án) Tuy nhiên trong phạm vi bài viết này chỉ đề cập đến các rủi ro tiêu cực
và các biện pháp hạn chế các rủi ro gây kéo dài thời gian dự án Nghiên cứu vấn đề rủi ro tích
cực nhằm tận dụng các cơ hội rút ngắn thời gian dự án cũng là một mảng nghiên cứu khá thú vị
và sẽ được đề cập đến trong các bài viết sau
Thời gian của dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông được xác định tuỳ thuộc vào các
đối tượng khác nhau liên quan đến dự án Đối với chủ đầu tư, thời gian dự án bao gồm ba giai
đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn kết thúc đầu tư Đối với
nhà thầu hoặc tư vấn giám sát, thời gian dự án chỉ gói gọn trong giai đoạn thực hiện xây dựng
công trình Phạm vi bài viết này sẽ nghiên cứu các rủi ro và quản lý rủi ro liên quan đến thời
gian dự án xây dựng công trình giao thông trong giai đoạn thực hiện đầu tư, xét trên góc độ nhà
quản lý dự án
ii giới thiệu về Rủi ro thời gian dự án
Hình 1 cho thấy quá trình quản lý thời gian thực hiện dự án Vì thời gian có giá trị của tiền,
nên tất cả các chủ đầu tư đều hướng ưu tiên của họ đến việc công trình được bàn giao càng
sớm càng tốt Trong lĩnh vực công cộng, các chủ đầu tư sẽ xem xét việc thanh toán công trình
Trang 2theo tiến độ phân bổ vốn ngân sách hàng năm của chính phủ Một số chủ đầu tư sẽ quan tâm
đến việc công trình có được bàn giao đúng chính xác thời hạn hay không, hơn là quan tâm đến tốc độ xây dựng
Cần chú ý rằng điều kiện và tình hình thực tế đóng vai trò rất quan trọng đối với việc hoàn tất và bàn giao công trình đúng thời hạn đề ra, ở cả góc độ thiết kế cũng như xây dựng Có nhiều yếu tố tác động đến thời gian dự án, một số yếu tố có thể kiểm soát được, trong khi nhiều yếu tố thì không có khả năng kiểm soát Khó có thể kiểm soát được thời gian từ khi bắt đầu cho
đến khi các thiết kế phác thảo, thiết kế chi tiết, giấy phép xây dựng, kế hoạch xây dựng và các
điều chỉnh (nếu có) … được chấp thuận Thời gian cho việc di dân và giải phóng mặt bằng cũng
là một yếu tố khó xác định Các yếu tố không thể thấy trước được như điều kiện thời tiết… cũng làm kéo dài thời gian thực hiện xây dựng công trình
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
Vòng đời dự án đầu tư
- Ngắn hạn
- Trung hạn
- Dài hạn
Giai đoạn đầu tư
Thời gian được cấp phép Thời gian thiết kế Thời gian chuẩn bị Thời gian xây dựng Thời gian bàn giao
Thiết kế
- Lập kế hoạch chi tiết và xây dựng
- Chấp thuận các điều chỉnh
- Xác định thời gian cho thiết kế phác thảo, thiết kế chi tiết và bản vẽ thi công
Đấu thầu
Giai đoạn đấu thầu
Xây dựng
Giai đoạn xây dựng tại công trường
bμn giao
Thời gian bàn giao
CT 2
Hình 1 Thời gian dự án
Trang 3Bảng 1 cho thấy các nguyên nhân làm kéo dài thời gian dự án
Vào thời điểm bắt đầu dự án, chủ đầu tư sẽ chỉ quan tâm đến ngày bắt đầu và ngày kết
thúc dự án Trong giai đoạn thiết kế và xây dựng, có nhiều hoạt động cụ thể, như thiết kế, đấu
thầu, giải phóng mặt bằng, thực hiện xây dựng công trình … thì chủ đầu tư sẽ quan tâm đến thời
gian cho từng hoạt động cụ thể này
Có nhiều phương pháp lập kế hoạch thời gian thực hiện dự án, như lập kế hoạch đường
găng, sơ đồ mạng PERT, CPM Cùng với sự hỗ trợ của các phần mềm máy tính, ta có thể xác
định được xác suất mà dự án sẽ được thực hiện đúng tiến độ đề ra Có một số chương trình kết
hợp việc quản lý rủi ro với việc lập lịch trình thực hiện công việc
Các bên liên quan đến dự án thường làm việc tại các địa điểm khác nhau và thường ít khi
đánh giá dự án theo quan điểm của chủ đầu tư Chẳng hạn như khi việc vận chuyển nhiều loại
nguyên vật liệu chủ yếu cho các nhà thầu lớn bị gián đoạn, thời gian thực hiện dự án đương
nhiên sẽ bị kéo dài ra Hoặc khi các điều kiện địa chất bất lợi xảy ra mà trong những lần thăm
dò địa chất trước đây không thấy được sẽ có rất nhiều tác động dây chuyền xảy ra làm kéo dài
thời gian xây dựng công trình
Bảng 1 Nguyên nhân gây kéo dμi thời gian dự án
TT Nguyên nhân gây kéo dài thời gian dự án Đối tượng chịu tác động
1 Tư vấn lập dự án kéo dài thời gian hơn so với kế hoạch Chủ đầu tư
3 Quá trình xin cấp quyết định đầu tư, các thủ tục hành
chính và thủ tục chuẩn bị bị kéo dài thời gian
Chủ đầu tư
9 Chất lượng công trình kém, hư hỏng, xuống cấp do chất
lượng nguyên vật liệu, công nghệ thi công, tay nghề công
nhân, … dẫn đến việc công trình phải phá đi làm lại
Chủ đầu tư, nhà thầu
CT 2
iii Tác động từ việc thời gian dự án bị kéo dμi
Một số các tác động của việc thời gian xây dựng bị kéo dài ra do phía chủ đầu tư và do
phía nhà thầu được liệt kê trong bảng 2
Trang 4Bảng 2 Hậu quả từ các tác động của rủi ro kéo dμi thời gian dự án
TT Hậu quả từ các rủi ro do phía chủ đầu tư Hậu quả từ các rủi ro do phía nhà thầu
1 Nhà thầu phụ bị kéo dài một khoảng thời
gian và sẽ tính thêm chi phí phát sinh cho nhà thầu chính
Nhà thầu phụ bị kéo dài một khoảng thời gian
2 Nhà thầu chính bị kéo dài một khoảng thời
gian và sẽ tính thêm chi phí phát sinh cho chủ đầu tư
Các công việc của nhà thầu chính cũng bị
ảnh hưởng dây chuyền
3 Tất cả các công việc tương lai trên đường
găng sẽ bị kéo dài thêm thời gian Mỗi đối tác tham gia vào dự án sẽ xác định thời gian và quản lý thời gian dự án theo quan
điểm của họ
Thời gian của toàn bộ dự án sẽ bị kéo dài thêm
4 Chủ đầu tư sẽ phải trả thêm chi phí cho
các công tác xây dựng
Chủ đầu tư sẽ phải tốn thêm chi phí vì thời gian bị kéo dài này Mặt khác chủ đầu tư cũng có thể đòi hỏi nhà thầu bồi thường
5 Chủ đầu tư sẽ phải trả thêm chi phí thuê tư
vấn giám sát vì chi phí này tính theo tỷ lệ % của khối lượng công việc được thực hiện
Chủ đầu tư sẽ phải trả thêm chi phí thuê tư vấn giám sát nếu chi phí này tính thời gian thực hiện dự án
6 Chủ đầu tư sẽ phải chịu khoản chi phí lãi
vay gia tăng do kéo dài thời gian xây dựng công trình
Chủ đầu tư sẽ phải chịu khoản chi phí lãi vay gia tăng do kéo dài thời gian xây dựng công trình
công trình bị kéo dài thêm một khoảng thời gian
Chủ đầu tư sẽ mất thêm doanh thu do công trình bị kéo dài thêm một khoảng thời gian
CT 2
Rõ ràng nhà quản lý khôn ngoan sẽ xây dựng công việc dự trữ khi lập kế hoạch thời gian
dự án, tuy nhiên công việc dự trữ này cũng liên quan đến một khoản chi phí nhất định
Để minh hoạ tính phức tạp và mối liên hệ giữa các hoạt động tại công trường xây dựng, thời gian dự án cần được xem xét trên quan điểm của cả nhà thầu chính và nhà thầu phụ
iv Quản lý rủi ro thời gian dự án
Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro kéo dài thời gian trong quản lý dự án đầu tư? Nguyên tắc thứ nhất là lập kế hoạch tốt Nguyên tắc thứ hai là xác định các hoạt động có nhiều rủi ro nhất
và phân phối nguồn lực một cách hợp lý để hạn chế các rủi ro này, cũng có thể giảm nhẹ nguồn lực đối với các công việc có thời gian dự trữ tự do
Khi xác định được giá trị xác suất trên các hoạt động nằm trên đường găng, ta sẽ tính được xác suất hoàn tất dự án đúng thời hạn theo kế hoạch dự kiến
Trang 5Về mặt lý thuyết, phân tích đường găng là một công cụ cực kỳ cần thiết đối với việc lập kế
hoạch xây dựng Trong thực tế nó được áp dụng ở cấp lập kế hoạch chiến lược nhưng ít khi
được áp dụng khi lập kế hoạch thi công bởi vì rõ ràng là nó quá phức tạp Các nhân viên ngoài
hiện trường thường sử dụng sơ đồ ngang, xây dựng sau khi phân tích đường găng
Bảng 3 cho thấy các biện pháp quản lý rủi ro trên góc độ nhà thầu (cả nhà thầu tổng lẫn
nhà thầu phụ) Các giai đoạn của dự án lúc này được phân thành 4 giai đoạn là (1) thiết kế; (2)
chuẩn bị nguyên vật liệu, máy móc thi công và mặt bằng xây dựng, (3) xây dựng và lắp đặt; (4)
bàn giao và thanh toán
Các loại rủi ro tác động đến chi phí, thời gian và kỹ thuật/chất lượng được xem xét trong
từng giai đoạn ở mỗi giai đoạn, các nhà thầu phụ phải đảm bảo chắc rằng họ hoàn thành theo
quy trình xây dựng chuẩn, công việc được thực hiện theo kế hoạch và không được gây ảnh
hưởng tới các nhà thầu phụ khác
Thực chất, các rủi ro liên quan đến chi phí, đến thời gian và kỹ thuật/chất lượng thì lại có
mối liên hệ với nhau, và xét cho cùng thì các rủi ro tác động đến thời gian và chất lượng sẽ lại
hướng vào chi phí dự án Nghĩa là rủi ro làm kéo dài thời gian dự án (do điều kiện thời tiết xấu
chẳng hạn), đương nhiên sẽ làm phát sinh nhiều khoản chi phí, làm đội giá thành công trình lên
Hoặc rủi ro làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình (phải phá đi làm lại chẳng hạn), cũng sẽ
làm phát sinh thêm nhiều khoản chi phí Ngược lại, các rủi ro chi phí (giá vật liệu xây dựng tăng,
suy thoái kinh tế ) cũng tác động làm kéo dài thời gian dự án
Bảng 3 Các biện pháp quản lý rủi ro thời gian của các nhμ thầu
Thiết kế sản
phẩm, thiết kế
dự án
- Lập dự toán chuẩn xác cho các hạng mục
- Cân đối chi phí - giá
thành đối với các hạng mục được thiết kế
- Quản lý rủi ro hợp
đồng
- Đảm bảo thời gian thiết kế phù hợp với yêu cầu và nội dung thiết kế
- Chú trọng yêu cầu thiết kế
- Đảm bảo thiết kế phù hợp với mục
đích
- Đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật quy
định
Chuẩn bị
điều kiện thi công
- Cân đối chi phí và giá
cả đối với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, cấu kiện, máy móc thi công
- Quản lý rủi ro hợp
đồng
- Có kế hoạch vận chuyển nguyên vật liệu, máy móc thiết bị
đến chân công trình phù hợp với yêu cầu
đặt ra
- Đảm bảo các yêu cầu về chất lượng
đối với nguyên vật liệu, cấu kiện, máy móc, thiết bị
Thi công xây
dựng, lắp đặt
- Quản lý chặt chẽ chi phí của từng hạng mục xây dựng
- Quản lý rủi ro hợp
đồng
- ước đoán sai số
- Cân nhắc đến yếu tố lạm phát
- Giảm thiểu việc phá
đi làm lại gây tổn thất nguồn lực
- Đảm bảo thời gian xây lắp phù hợp với
kế hoạch đặt ra
- Có biện pháp đối phó với điều kiện thời tiết xấu, tránh gây kéo dài thời gian
- Giảm thiểu việc phá
đi làm lại
- Nguyên vật liệu cần có sẵn cho quy trình thi công xây lắp
- Tổ chức và quản lý các nhà thầu phụ
- Đảm bảo duy trì
chất lượng theo tiêu chuẩn
CT 2
Trang 6Bảng 3 (Tiếp)
Bàn giao, thanh và
quyết toán
- Đảm bảo bàn giao, thanh và quyết toán
đúng các kỳ hạn
- Đảm bảo thanh và quyết toán đúng với hợp đồng cam kết, khối lượng phát sinh phải được xác nhận chặt chẽ bởi tư vấn giám sát
- Có biện pháp đối phó với lạm phát
- Xác định, đền bù thiệt hại do chậm tiến
độ
- Quản lý rủi ro hợp
đồng
- Quản lý rủi ro giá cả
- các yếu tố ngầm
- Bàn giao, thanh quyết toán phải đúng thời hạn, phù hợp với
kế hoạch tổng thể của dự án
- Thanh quyết toán phải bù đắp được thời gian bị kéo dài do tác
động của các nhà thầu khác
- Chất lượng trình
độ thợ
- Tổ chức và quản lý của đội dự án
- Mối quan hệ giữa các lao động
- Tác động ngầm
đối với việc hoàn thành gây ra do trình độ lực lượng lao động kém, công nghệ lạc hậu
- An toàn của mỗi cá nhân
Một trong số các biện pháp để giảm thiểu rủi ro kéo dài thời gian dự án là chuyên môn hoá cao
Sự suy thoái kinh tế, nhu cầu xây dựng đi xuống và các thay đổi thất thường cũng như các khó khăn gia tăng đã tác động rất nhiều đến nhà thầu khi họ sử dụng hoàn toàn lao động trực tiếp của mình Ngoài ra sự tiến bộ khoa học kỹ thuật đã dẫn đến chuyên môn hoá công nghệ xây dựng và phân hoá giữa lao động lành nghề và lao động phổ thông Hiện nay trong công tác xây dựng, nhìn chung các nhà thầu được chuyên môn hoá theo một số công việc nhất định Do
đó các nhà thầu chuyên nghiệp sẽ có vai trò quan trọng trong tương lai, các nhà thầu chuyên nghiệp sẽ ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng Nhà thầu chuyên nghiệp, hay chuyên môn hoá, sau đây được gọi là nhà thầu phụ
CT 2
Theo quan điểm truyền thống, quá trình xây dựng sẽ được tính kể từ khi nhà thầu bỏ giá thấp nhất được chấp nhận và hợp đồng được ký giữa nhà thầu và chủ đầu tư, công việc sẽ được thực hiện tại mặt bằng thi công và lúc này, phần lớn rủi ro sẽ thuộc về nhà thầu Quan điểm này
đúng nếu như tổng thầu sử dụng lực lượng lao động của họ để thực hiện phần lớn các công tác xây dựng, còn khi tổng thầu ký hợp đồng lại với các nhà thầu phụ thì điều này cũng không hoàn toàn đúng
Theo thời gian, việc chuyên môn hoá ngày càng được đẩy mạnh Một số công ty đã xây dựng các công trình có yêu cầu kỹ thuật cao và phức tạp, nhờ đó kỹ năng của cán bộ công nhân viên của họ được phát triển đáng kể
Nhà thầu chuyên môn hoá đóng vai trò khá quan trọng Nhà thầu chuyên môn hoá có thể
đồng thời là nhà thiết kế, sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh và lắp đặt vào công trình đối với một số công trình đặc biệt hoặc phức tạp như vận chuyển đường ống, công trình ngầm…
Trang 7Cạnh tranh phụ thuộc vào giá cả và một phần phụ thuộc vào tên tuổi, uy tín của các công
ty, tuy nhiên có rất ít khách hàng trung thành với các công ty xây dựng Mặc dù các nhà thầu
cũng chú trọng đến việc tạo mối quan hệ lâu năm với các khách hàng, nhưng nhìn chung, giá
cả là yếu tố quyết định nhà thầu nào sẽ nhận được công trình Ngoài ra đối với các công trình
đặc biệt tính chuyên môn hoá cao của nhà thầu cũng đóng vai trò rất quan trọng không kém so
với vai trò của giá cả
Tài liệu tham khảo
[1] NCS Trịnh Thuỳ Anh Chuyên đề số 2: Lý thuyết về rủi ro và quản lý rủi ro trong các dự án đầu tư
Trường Đại học Giao thông vận tải, 2004
[2] ThS Trịnh Thuỳ Anh, TS Nguyễn Xuân Hoμn Bài giảng Quản trị dự án đầu tư giao thông vận tải
Trường Đại học Giao thông Vận tải, Hà Nội – 2003
[3] Nguyễn Xuân Hải Quản lý dự án xây dựng nhìn từ góc độ nhà nước, nhà đầu tư, nhà tư vấn, nhà thầu
Nhà xuất bản xây dựng – 2002
[4] PGS.TS Đoμn Thị Hồng Vân Quản trị rủi ro và khủng hoảng Nhà xuất bản thống kê - 2002
[5] TS Ngô Thị Ngọc Huyền, TS Lê Tấn Bửu, ThS Nguyễn Thị Hồng Thu, ThS Bùi Thanh Hùng Rủi ro
trong Kinh doanh Nhà Xuất bản Thống kê - 2001
[6] Chris Chapman and Stephen Ward Project Risk Management - Processes, Techniques and Insights
John Wiley & Sons - 1999
CT 2
[7] A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Project Management Institute,
Newtown Square Pennsylvania USA
[8] Project Management: Body of Knowledge, fourth edition Miles Dixon - Association for Project
Management
[9] Roger Flanagan and George Norman Risk Management and Construction Blackwell Scientific
Publication - 1993
[10] Thomas Papageorge Risk Management for Building Professionals ra R.S Means Company, Inc
[11] Project Risk Management Jay Christensen CADENCE Management Corporation
Improvement
[13] Dr David Hilson Paper: Managing Risk Project Management Review January 1998 p31
[14] Dr David Hilson Paper: Extending the risk process to manage opportunities International Journal of
Project Management 20 (2002) p235 - 240
[15] Dr David Hilson Paper: Success in Risk Management Project Management Review July/August
2002 p24 - 25
[16] Dr David Hilson Defining Professionalism: Introducing the Risk Management Professionalism
ManifestoĂ