Báo cáo khoa học: "Rủi ro và quản lý rủi ro liên quan đến thời gian trong dự án xây dựng Công trình giao thông" doc

Rủi ro v quản lý rủi ro liên quan đến thời gian trong dự án xây dựng Công trình giao thông NCS. TRịnh thuỳ anh Trờng ĐH Giao thông Vận tải Tóm tắt: Yếu tố thời gian đóng vai trò quan trọng đặc biệt trong việc quản lý các dự án đầu t xây dựng công trình giao thông. Quản lý tốt thời gian dự án thì mới có thể giúp dự án thực hiện đợc thnh công v đạt hiệu quả. Nếu thời gian dự án bị kéo di có thể lm phát sinh chi phí, hoặc ảnh hởng đến chất lợng công trình. Bi viết ny nhằm nghiên cứu các rủi ro liên quan đến vấn đề thời gian dự án xây dựng công trình giao thông, cũng nh các biện pháp quản lý các rủi ro thời gian ny. Summary: Time factor plays an important role in management of transport construction projects. Project time management helps managers to lead a project to a success. Time delay in transport projects causes cost expense or affects construction work quality. This paper aims to study risks in relation to time in transport construction projects, and then proposes alternatives to time risk project management. i. mục đích v phạm vi nghiên cứu của bi báo CT 2 Rủi ro thời gian dự án đợc xem là các rủi ro, các bất trắc mà khi nó xảy ra sẽ làm ảnh hởng đến thời gian của các dự án xây dựng công trình giao thông. Về mặt nguyên tắc, rủi ro thời gian sẽ bao gồm các rủi ro tích cực (làm rút ngắn thời gian dự án) và các rủi ro tiêu cực (gây kéo dài thời gian dự án). Tuy nhiên trong phạm vi bài viết này chỉ đề cập đến các rủi ro tiêu cực và các biện pháp hạn chế các rủi ro gây kéo dài thời gian dự án. Nghiên cứu vấn đề rủi ro tích cực nhằm tận dụng các cơ hội rút ngắn thời gian dự án cũng là một mảng nghiên cứu khá thú vị và sẽ đợc đề cập đến trong các bài viết sau. Thời gian của dự án đầu t xây dựng công trình giao thông đợc xác định tuỳ thuộc vào các đối tợng khác nhau liên quan đến dự án. Đối với chủ đầu t, thời gian dự án bao gồm ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị đầu t, giai đoạn thực hiện đầu t và giai đoạn kết thúc đầu t. Đối với nhà thầu hoặc t vấn giám sát, thời gian dự án chỉ gói gọn trong giai đoạn thực hiện xây dựng công trình. Phạm vi bài viết này sẽ nghiên cứu các rủi ro và quản lý rủi ro liên quan đến thời gian dự án xây dựng công trình giao thông trong giai đoạn thực hiện đầu t, xét trên góc độ nhà quản lý dự án. ii. giới thiệu về Rủi ro thời gian dự án Hình 1 cho thấy quá trình quản lý thời gian thực hiện dự án. Vì thời gian có giá trị của tiền, nên tất cả các chủ đầu t đều hớng u tiên của họ đến việc công trình đợc bàn giao càng sớm càng tốt. Trong lĩnh vực công cộng, các chủ đầu t sẽ xem xét việc thanh toán công trình theo tiến độ phân bổ vốn ngân sách hàng năm của chính phủ. Một số chủ đầu t sẽ quan tâm đến việc công trình có đợc bàn giao đúng chính xác thời hạn hay không, hơn là quan tâm đến tốc độ xây dựng. Cần chú ý rằng điều kiện và tình hình thực tế đóng vai trò rất quan trọng đối với việc hoàn tất và bàn giao công trình đúng thời hạn đề ra, ở cả góc độ thiết kế cũng nh xây dựng. Có nhiều yếu tố tác động đến thời gian dự án, một số yếu tố có thể kiểm soát đợc, trong khi nhiều yếu tố thì không có khả năng kiểm soát. Khó có thể kiểm soát đợc thời gian từ khi bắt đầu cho đến khi các thiết kế phác thảo, thiết kế chi tiết, giấy phép xây dựng, kế hoạch xây dựng và các điều chỉnh (nếu có) đợc chấp thuận. Thời gian cho việc di dân và giải phóng mặt bằng cũng là một yếu tố khó xác định. Các yếu tố không thể thấy trớc đợc nh điều kiện thời tiết cũng làm kéo dài thời gian thực hiện xây dựng công trình. Giai đoạn chuẩn bị đầu t Vòng đời dự án đầu t - Ngắn hạn - Trung hạn - Dài hạn Giai đoạn đầu t Thời gian đợc cấp phép Thời gian thiết kế Thời gian chuẩn bị Thời gian xây dựng Thời gian bàn giao Thiết k ế - Lập kế hoạch chi tiết và xây dựng - Chấp thuận các điều chỉnh - Xác đ ị nh thời g ian cho thiết kế phác thảo, thiết kế chi tiết và bản vẽ thi công Đ ấu thầu Giai đoạn đấu thầu X ây dựng Giai đoạn xây dựng tại công trờng bn giao Thời gian bàn giao CT 2 Hình 1. Thời gian dự án Bảng 1 cho thấy các nguyên nhân làm kéo dài thời gian dự án. Vào thời điểm bắt đầu dự án, chủ đầu t sẽ chỉ quan tâm đến ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án. Trong giai đoạn thiết kế và xây dựng, có nhiều hoạt động cụ thể, nh thiết kế, đấu thầu, giải phóng mặt bằng, thực hiện xây dựng công trình thì chủ đầu t sẽ quan tâm đến thời gian cho từng hoạt động cụ thể này. Có nhiều phơng pháp lập kế hoạch thời gian thực hiện dự án, nh lập kế hoạch đờng găng, sơ đồ mạng PERT, CPM. Cùng với sự hỗ trợ của các phần mềm máy tính, ta có thể xác định đợc xác suất mà dự án sẽ đợc thực hiện đúng tiến độ đề ra. Có một số chơng trình kết hợp việc quản lý rủi ro với việc lập lịch trình thực hiện công việc. Các bên liên quan đến dự án thờng làm việc tại các địa điểm khác nhau và thờng ít khi đánh giá dự án theo quan điểm của chủ đầu t. Chẳng hạn nh khi việc vận chuyển nhiều loại nguyên vật liệu chủ yếu cho các nhà thầu lớn bị gián đoạn, thời gian thực hiện dự án đơng nhiên sẽ bị kéo dài ra. Hoặc khi các điều kiện địa chất bất lợi xảy ra mà trong những lần thăm dò địa chất trớc đây không thấy đợc sẽ có rất nhiều tác động dây chuyền xảy ra làm kéo dài thời gian xây dựng công trình. Bảng 1. Nguyên nhân gây kéo di thời gian dự án TT Nguyên nhân gây kéo dài thời gian dự án Đối tợng chịu tác động 1 T vấn lập dự án kéo dài thời gian hơn so với kế hoạch Chủ đầu t 2 Việc thẩm định dự án kéo dài Chủ đầu t 3 Quá trình xin cấp quyết định đầu t, các thủ tục hành chính và thủ tục chuẩn bị bị kéo dài thời gian Chủ đầu t 4 Khảo sát địa chất công trình cha tốt Chủ đầu t 5 Thiết kế sai sót Chủ đầu t 6 Thay đổi thiết kế Chủ đầu t 7 Giải phóng mặt bằng chậm Chủ đầu t, nhà thầu 8 Vận chuyển nguyên vật liệu đến chậm Chủ đầu t, nhà thầu 9 Chất lợng công trình kém, h hỏng, xuống cấp do chất lợng nguyên vật liệu, công nghệ thi công, tay nghề công nhân, dẫn đến việc công trình phải phá đi làm lại Chủ đầu t, nhà thầu CT 2 iii. Tác động từ việc thời gian dự án bị kéo di Một số các tác động của việc thời gian xây dựng bị kéo dài ra do phía chủ đầu t và do phía nhà thầu đợc liệt kê trong bảng 2. Bảng 2. Hậu quả từ các tác động của rủi ro kéo di thời gian dự án TT Hậu quả từ các rủi ro do phía chủ đầu t Hậu quả từ các rủi ro do phía nhà thầu 1 Nhà thầu phụ bị kéo dài một khoảng thời gian và sẽ tính thêm chi phí phát sinh cho nhà thầu chính Nhà thầu phụ bị kéo dài một khoảng thời gian 2 Nhà thầu chính bị kéo dài một khoảng thời gian và sẽ tính thêm chi phí phát sinh cho chủ đầu t. Các công việc của nhà thầu chính cũng bị ảnh hởng dây chuyền 3 Tất cả các công việc tơng lai trên đờng găng sẽ bị kéo dài thêm thời gian. Mỗi đối tác tham gia vào dự án sẽ xác định thời gian và quản lý thời gian dự án theo quan điểm của họ Thời gian của toàn bộ dự án sẽ bị kéo dài thêm 4 Chủ đầu t sẽ phải trả thêm chi phí cho các công tác xây dựng Chủ đầu t sẽ phải tốn thêm chi phí vì thời gian bị kéo dài này. Mặt khác chủ đầu t cũng có thể đòi hỏi nhà thầu bồi thờng 5 Chủ đầu t sẽ phải trả thêm chi phí thuê t vấn giám sát vì chi phí này tính theo tỷ lệ % của khối lợng công việc đợc thực hiện. Chủ đầu t sẽ phải trả thêm chi phí thuê t vấn giám sát nếu chi phí này tính thời gian thực hiện dự án. 6 Chủ đầu t sẽ phải chịu khoản chi phí lãi vay gia tăng do kéo dài thời gian xây dựng công trình. Chủ đầu t sẽ phải chịu khoản chi phí lãi vay gia tăng do kéo dài thời gian xây dựng công trình. 7 Chủ đầu t sẽ mất thêm doanh thu do công trình bị kéo dài thêm một khoảng thời gian Chủ đầu t sẽ mất thêm doanh thu do công trình bị kéo dài thêm một khoảng thời gian CT 2 Rõ ràng nhà quản lý khôn ngoan sẽ xây dựng công việc dự trữ khi lập kế hoạch thời gian dự án, tuy nhiên công việc dự trữ này cũng liên quan đến một khoản chi phí nhất định. Để minh hoạ tính phức tạp và mối liên hệ giữa các hoạt động tại công trờng xây dựng, thời gian dự án cần đợc xem xét trên quan điểm của cả nhà thầu chính và nhà thầu phụ. iv. Quản lý rủi ro thời gian dự án Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro kéo dài thời gian trong quản lý dự án đầu t? Nguyên tắc thứ nhất là lập kế hoạch tốt. Nguyên tắc thứ hai là xác định các hoạt động có nhiều rủi ro nhất và phân phối nguồn lực một cách hợp lý để hạn chế các rủi ro này, cũng có thể giảm nhẹ nguồn lực đối với các công việc có thời gian dự trữ tự do. Khi xác định đợc giá trị xác suất trên các hoạt động nằm trên đờng găng, ta sẽ tính đợc xác suất hoàn tất dự án đúng thời hạn theo kế hoạch dự kiến. Về mặt lý thuyết, phân tích đờng găng là một công cụ cực kỳ cần thiết đối với việc lập kế hoạch xây dựng. Trong thực tế nó đợc áp dụng ở cấp lập kế hoạch chiến lợc nhng ít khi đợc áp dụng khi lập kế hoạch thi công bởi vì rõ ràng là nó quá phức tạp. Các nhân viên ngoài hiện trờng thờng sử dụng sơ đồ ngang, xây dựng sau khi phân tích đờng găng. Bảng 3 cho thấy các biện pháp quản lý rủi ro trên góc độ nhà thầu (cả nhà thầu tổng lẫn nhà thầu phụ). Các giai đoạn của dự án lúc này đợc phân thành 4 giai đoạn là (1) thiết kế; (2) chuẩn bị nguyên vật liệu, máy móc thi công và mặt bằng xây dựng, (3) xây dựng và lắp đặt; (4) bàn giao và thanh toán. Các loại rủi ro tác động đến chi phí, thời gian và kỹ thuật/chất lợng đợc xem xét trong từng giai đoạn. ở mỗi giai đoạn, các nhà thầu phụ phải đảm bảo chắc rằng họ hoàn thành theo quy trình xây dựng chuẩn, công việc đợc thực hiện theo kế hoạch và không đợc gây ảnh hởng tới các nhà thầu phụ khác. Thực chất, các rủi ro liên quan đến chi phí, đến thời gian và kỹ thuật/chất lợng thì lại có mối liên hệ với nhau, và xét cho cùng thì các rủi ro tác động đến thời gian và chất lợng sẽ lại hớng vào chi phí dự án. Nghĩa là rủi ro làm kéo dài thời gian dự án (do điều kiện thời tiết xấu chẳng hạn), đơng nhiên sẽ làm phát sinh nhiều khoản chi phí, làm đội giá thành công trình lên Hoặc rủi ro làm ảnh hởng đến chất lợng công trình (phải phá đi làm lại chẳng hạn), cũng sẽ làm phát sinh thêm nhiều khoản chi phí. Ngợc lại, các rủi ro chi phí (giá vật liệu xây dựng tăng, suy thoái kinh tế ) cũng tác động làm kéo dài thời gian dự án. Bảng 3. Các biện pháp quản lý rủi ro thời gian của các nh thầu Quá trình Chi phí Thời gian Kỹ thuật Thiết kế sản phẩm, thiết kế dự án - Lập dự toán chuẩn xác cho các hạng mục - Cân đối chi phí - giá thành đối với các hạng mục đợc thiết kế - Quản lý rủi ro hợp đồng - Đảm bảo thời gian thiết kế phù hợp với yêu cầu và nội dung thiết kế - Chú trọng yêu cầu thiết kế - Đảm bảo thiết kế phù hợp với mục đích - Đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật quy định Chuẩn bị điều kiện thi công - Cân đối chi phí và giá cả đối với các nhà cung cấp nguyên vật liệu, cấu kiện, máy móc thi công - Quản lý rủi ro hợp đồng - Có kế hoạch vận chuyển nguyên vật liệu, máy móc thiết bị đến chân công trình phù hợp với yêu cầu đặt ra - Đảm bảo các yêu cầu về chất lợng đối với nguyên vật liệu, cấu kiện, máy móc, thiết bị Thi công xây dựng, lắp đặt - Quản lý chặt chẽ chi phí của từng hạng mục xây dựng - Quản lý rủi ro hợp đồng - ớc đoán sai số - Cân nhắc đến yếu tố lạm phát - Giảm thiểu việc phá đi làm lại gây tổn thất nguồn lực - Đảm bảo thời gian xây lắp phù hợp với kế hoạch đặt ra - Có biện pháp đối phó với điều kiện thời tiết xấu, tránh gây kéo dài thời gian - Giảm thiểu việc phá đi làm lại - Nguyên vật liệu cần có sẵn cho quy trình thi công xây lắp - Tổ chức và quản lý các nhà thầu phụ - Đảm bảo duy trì chất lợng theo tiêu chuẩn CT 2 Bảng 3. (Tiếp) Bàn giao, thanh và quyết toán - Đảm bảo bàn giao, thanh và quyết toán đúng các kỳ hạn - Đảm bảo thanh và quyết toán đúng với hợp đồng cam kết, khối lợng phát sinh phải đợc xác nhận chặt chẽ bởi t vấn giám sát - Có biện pháp đối phó với lạm phát - Xác định, đền bù thiệt hại do chậm tiến độ - Quản lý rủi ro hợp đồng - Quản lý rủi ro giá cả - các yếu tố ngầm - Bàn giao, thanh quyết toán phải đúng thời hạn, phù hợp với kế hoạch tổng thể của dự án - Thanh quyết toán phải bù đắp đợc thời gian bị kéo dài do tác động của các nhà thầu khác - Chất lợng trình độ thợ - Tổ chức và quản lý của đội dự án - Mối quan hệ giữa các lao động - Tác động ngầm đối với việc hoàn thành gây ra do trình độ lực lợng lao động kém, công nghệ lạc hậu. - An toàn của mỗi cá nhân Một trong số các biện pháp để giảm thiểu rủi ro kéo dài thời gian dự án là chuyên môn hoá cao. Sự suy thoái kinh tế, nhu cầu xây dựng đi xuống và các thay đổi thất thờng cũng nh các khó khăn gia tăng đã tác động rất nhiều đến nhà thầu khi họ sử dụng hoàn toàn lao động trực tiếp của mình. Ngoài ra sự tiến bộ khoa học kỹ thuật đã dẫn đến chuyên môn hoá công nghệ xây dựng và phân hoá giữa lao động lành nghề và lao động phổ thông. Hiện nay trong công tác xây dựng, nhìn chung các nhà thầu đợc chuyên môn hoá theo một số công việc nhất định. Do đó các nhà thầu chuyên nghiệp sẽ có vai trò quan trọng trong tơng lai, các nhà thầu chuyên nghiệp sẽ ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng. Nhà thầu chuyên nghiệp, hay chuyên môn hoá, sau đây đợc gọi là nhà thầu phụ. CT 2 Theo quan điểm truyền thống, quá trình xây dựng sẽ đợc tính kể từ khi nhà thầu bỏ giá thấp nhất đợc chấp nhận và hợp đồng đợc ký giữa nhà thầu và chủ đầu t, công việc sẽ đợc thực hiện tại mặt bằng thi công và lúc này, phần lớn rủi ro sẽ thuộc về nhà thầu. Quan điểm này đúng nếu nh tổng thầu sử dụng lực lợng lao động của họ để thực hiện phần lớn các công tác xây dựng, còn khi tổng thầu ký hợp đồng lại với các nhà thầu phụ thì điều này cũng không hoàn toàn đúng. Theo thời gian, việc chuyên môn hoá ngày càng đợc đẩy mạnh. Một số công ty đã xây dựng các công trình có yêu cầu kỹ thuật cao và phức tạp, nhờ đó kỹ năng của cán bộ công nhân viên của họ đợc phát triển đáng kể. Nhà thầu chuyên môn hoá đóng vai trò khá quan trọng. Nhà thầu chuyên môn hoá có thể đồng thời là nhà thiết kế, sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh và lắp đặt vào công trình đối với một số công trình đặc biệt hoặc phức tạp nh vận chuyển đờng ống, công trình ngầm Cạnh tranh phụ thuộc vào giá cả và một phần phụ thuộc vào tên tuổi, uy tín của các công ty, tuy nhiên có rất ít khách hàng trung thành với các công ty xây dựng. Mặc dù các nhà thầu cũng chú trọng đến việc tạo mối quan hệ lâu năm với các khách hàng, nhng nhìn chung, giá cả là yếu tố quyết định nhà thầu nào sẽ nhận đợc công trình. Ngoài ra đối với các công trình đặc biệt tính chuyên môn hoá cao của nhà thầu cũng đóng vai trò rất quan trọng không kém so với vai trò của giá cả. Tài liệu tham khảo [1]. NCS. Trịnh Thuỳ Anh. Chuyên đề số 2: Lý thuyết về rủi ro và quản lý rủi ro trong các dự án đầu t. Trờng Đại học Giao thông vận tải, 2004. [2]. ThS. Trịnh Thuỳ Anh, TS. Nguyễn Xuân Hon. Bài giảng Quản trị dự án đầu t giao thông vận tải. Trờng Đại học Giao thông Vận tải, Hà Nội 2003. [3]. Nguyễn Xuân Hải. Quản lý dự án xây dựng nhìn từ góc độ nhà nớc, nhà đầu t, nhà t vấn, nhà thầu Nhà xuất bản xây dựng 2002. [4]. PGS.TS Đon Thị Hồng Vân. Quản trị rủi ro và khủng hoảng. Nhà xuất bản thống kê - 2002. [5]. TS. Ngô Thị Ngọc Huyền, TS. Lê Tấn Bửu, ThS. Nguyễn Thị Hồng Thu, ThS. Bùi Thanh Hùng. Rủi ro trong Kinh doanh. Nhà Xuất bản Thống kê - 2001. [6]. Chris Chapman and Stephen Ward. Project Risk Management - Processes, Techniques and Insights. John Wiley & Sons - 1999. CT 2 [7]. A Guide to Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide). Project Management Institute, Newtown Square Pennsylvania USA. [8]. Project Management: Body of Knowledge, fourth edition. Miles Dixon - Association for Project Management [9]. Roger Flanagan and George Norman. Risk Management and Construction. Blackwell Scientific Publication - 1993. [10]. Thomas. Papageorge. Risk Management for Building Professionals. ra R.S. Means Company, Inc. [11]. Project Risk Management. Jay Christensen CADENCE Management Corporation. [12]. Project Risk Management Handbook 1 st Edition. Caltrans - Office of Project Management Process Improvement. [13]. Dr. David Hilson. Paper: Managing Risk. Project Management Review January 1998. p31. [14]. Dr. David Hilson. Paper: Extending the risk process to manage opportunities. International Journal of Project Management 20 (2002) p235 - 240. [15]. Dr. David Hilson. Paper: Success in Risk Management. Project Management Review July/August 2002. p24 - 25. [16]. Dr. David Hilson. Defining Professionalism: Introducing the Risk Management Professionalism ManifestoĂ . sát, thời gian dự án chỉ gói gọn trong giai đoạn thực hiện xây dựng công trình. Phạm vi bài viết này sẽ nghiên cứu các rủi ro và quản lý rủi ro liên quan đến thời gian dự án xây dựng công trình. biệt trong việc quản lý các dự án đầu t xây dựng công trình giao thông. Quản lý tốt thời gian dự án thì mới có thể giúp dự án thực hiện đợc thnh công v đạt hiệu quả. Nếu thời gian dự án bị. Rủi ro v quản lý rủi ro liên quan đến thời gian trong dự án xây dựng Công trình giao thông NCS. TRịnh thuỳ anh Trờng ĐH Giao thông Vận tải Tóm tắt: Yếu tố thời gian đóng vai trò quan